新しいチームとの最初のミーティングは、チームとの関係を設定する極めて重要な瞬間である。
あなたとチームメンバーとの信頼関係を築き、新しく実りある仕事関係をスタートさせるチャンスです。だからこそ、ポジティブで長続きする第一印象を与えることが重要なのです。
新任マネージャーとして、あなたはチームと協力してタスクを割り当て、プロジェクトを管理し、業績を評価します。最初のミーティングでは、正しいスタートを切り、将来的な協力関係を築くための下準備をやることができます。
では、新しいチームとの初ミーティングをどのようにこなし、どのような課題を克服すればよいのでしょうか？
そのヒントがここにある。
新しいチームとの初ミーティングの課題
新しいチームとのミーティングは、エキサイティングであると同時にチャレンジングな経験でもある。一緒に仕事をする人たちを知り、自己紹介をしたいと思うかもしれない。しかし、部外者のように感じられるかもしれません。
緊張のほかにも、初ミーティングでは乗り越えなければならない課題がいくつかあります。これらの課題について簡単に説明しよう。
ミーティングの期間*。
新しいチームとの最初のミーティングに適切な期間を設定するのは難しいことです。ミーティングを短くしすぎて、あなたとの対話の時間が短くなっても困るし、かといって長すぎて仕事から遠ざかっても困る。
これに対処する最善の方法は、明確なアジェンダを用意し、ミーティングの各部分に期間を割り当てることだ。質疑応答や何気ない会話の時間も設定しましょう。
各活動やアジェンダに割り当てられた時間枠を加え、期間を計算する。予期せぬ遅れに備えてバッファーを確保しておくこと。
自己紹介が完了し、定期的なチームミーティングを始めたら、次のことを行う。 スタンドアップ・ミーティングを行う。 短時間のミーティングで、効率よく、ポイントを押さえる。
アジェンダがない。
することをやること。 ミーティングの50％は非生産的である。 時間の無駄？非生産的なミーティングの一番の原因は、アジェンダがないことだ。
アジェンダがないと、ミーティングは方向性を見失い、関係者全員にとって時間の無駄になる。構成がなければ、何の目的も解決しないまま予想以上に長引くかもしれない。
チームメンバーでさえ、何を期待していいのかわからず、準備不足のまま参加することになる。アジェンダを設定することで、ミーティングに構造が生まれ、より効率的で目的志向のミーティングになる。
技術的な問題
最初のミーティングのためにプレゼンテーションの準備をしていたのに、ミーティングスペースに適切な機材がなかったとしたら、それは大きな問題だ。適切な機材があっても、技術的な問題でプレゼンテーションやビデオを上映できないこともあります。
そのような事態を避けるために、事前に機材やミーティングルームをチェックし、すべてがうまく機能することを確認しましょう。
遠隔地のチームをマネージャーしていて、オンラインミーティングをプランしている場合、うまくいかないことがたくさんあります。インターネット接続が遅かったり、ビデオ会議ソリューションが遅かったりすると、ミーティングが煩わしく、非効率になる可能性があります。優れた ミーティング管理ソフトウェア を使えば、このような問題を回避し、ミーティングをスムーズに進めることができる。
準備不足
新しいチームと初めてミーティングをするときに直面する最大の問題の一つは、メンバーと話し合うための十分なポイントがないことです。
事前に調べたり準備したりすることは、その手助けになります。チームメンバーとの会話に必要なポイントをリストアップし、誰が誰なのかを把握しておけば、チームメンバーとの会話もスムーズになります。
そうでなければ、準備不足のために固まったり、気まずい沈黙に直面したりする可能性がある。ですから、第一印象を良くしたいなら、ミーティングには十分な準備をして出席しましょう。
部屋のサイズが不十分である。
初めてのミーティングを行う際に直面する可能性のあるもう一つの問題は、部屋のサイズを間違えて予約してしまうことです。これは、オンライン予約システムを使って、ミーティングルームを実際に確認せずに予約した場合に起こります。
技術設備と同様に、ミーティングルームも事前にチェックする必要があります。ミーティングを行うのに十分なサイズであることを確認してください。
チーム活動がプランされている場合は、物理的に十分なスペースがあり、ミーティングルームがそのために設定されていることを確認する。
話が多すぎる
社員との初ミーティングで話すこと、やることが多すぎて時間が足りないというのも、直面する可能性のある課題です。
新任マネージャーとして、話したいことが多すぎるかもしれませんが、優先順位をつけることを学ばなければなりません。最初のミーティングは導入的なものであり、仕事関連のミーティングは後で予定を組めばよいことを忘れないでください。
1回のミーティングで多くのことを達成しようとせず、短時間で双方向的なミーティングを心がけましょう。
オフトピック・ディスカッション
新任マネジャーの多くがミーティング中に直面する避けられない難題のひとつは、人々が調子に乗って本題から外れた議論をしてしまうことだ。インフォーマルやカジュアルな設定で大勢の人とミーティングをすると、会話はあらゆる方向にフローする可能性がある。
新任マネジャーとして、あなたはインフォーマルな交流とアジェンダ主導の構造化されたミーティングのバランスを取らなければならない。各アジェンダのアイテムと時間を伝えることで、ミーティングを正しい方向に導くことができる。
新しいチームとの初ミーティングを成功させるには？
導入ミーティングを成功させることで、チームに素晴らしい第一印象を与え、正しいスタートを切ることができます。
しかし、最初のミーティングを確実に成功させるには、ツールと戦略が必要です。
以下のヒントを参考に、成功の可能性をさらに高めてください。
適切な目標を設定し、事前にチームと共有する。
アジェンダの設定はすべてのミーティングに必要です。新しいチームとの最初のミーティングも例外ではありません。ミーティングの目標を設定し、チームにミーティングの目的を伝えましょう。
初ミーティングの目標は、自己紹介とチーム全員を知ることです。しかし、出席者がより明確になるよう、具体的なアクションアイテムや目標に落とし込むべきです。
例えば、以下のようなことが必要です：
- アイスブレイク・アクティビティ
- 自己紹介のスピーチ
- Aチーム紹介 ラウンド
- 質疑応答
最初のミーティングをプランする際には、このような活動やアクションアイテムをすべてリストアップし、それぞれに時間を割り当てましょう。
使用方法 ClickUp ドキュメント を使えば、明確な目標とアクションアイテムを持つ詳細なアジェンダを作成できます。箇条書きリストを作成して目標を設定したり、豊富なフォーマットを使用してミーティングアジェンダをカスタマイズしたりできます。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/rich-formatting-and-slash-commands-in-clickup-docs.gif ClickUp ドキュメントのリッチフォーマットとスラッシュコマンド /%img/
クリックUpドキュメントを使用して、フォーマットの整ったミーティング目標を作成し、チームと共有する。
次のミーティングでチーム目標を設定したい場合は、ClickUpの 目標設定ミーティングのアジェンダテンプレート .新しいチームの目標を設定するのに役立つ、あらかじめデザインされたフィールドを持つ、完全にカスタマイズ可能なドキュメントです。
ClickUpチームミーティングアジェンダテンプレートを使ってミーティングの目的を定義し、チームメンバーと共有しましょう。
体験をインタラクティブにする
チームとの初ミーティングを、自分の話だけで終わらせてはいけません。チームメンバーがあなたと話し、あなたのことをもっとよく知ることができるような、双方向的なセッションにしましょう。
チームの力関係や個々のメンバーについて詳しく知るために、積極的に耳を傾けましょう。新しいチームメンバー一人一人に細心の注意を払い、彼らと関わってください。
プロのアドバイス：最初のミーティングの前に、各チームメンバーについて詳細はこちら。役割や業績、その他の詳細については、あなたの会社の社員プロフィールから読んでください。
そうすることで、会話をパーソナライズし、チームメンバー一人ひとりに価値を感じてもらいながら関わることができます。
自己紹介ミーティングをインタラクティブなものにするためのヒントは、他にもいくつかあります：
- アイスブレイクを行い、会話を盛り上げる。チームダイナミクスを向上させる。* オンラインミーティングを行う場合は、クイズや投票などのインタラクティブな要素を加え、遠隔地のチームメンバーを積極的に参加させる。
- チームビルディングエクササイズを使って、チームとしての協力や問題解決を促す
- チームメンバーが質問できるオープンなQ&Aセッションを開催する。
- フォローアップの質問をしたり、会話に積極的に参加するなど、ミーティングを通してアクティブリスニングを実践する。
従業員から質問を受ける時間を設ける。
ミーティングをプランする際に ミーティングアジェンダ とアクションアイテム、従業員の質疑応答の時間を残す。
これによってチームメンバーは、今後の仕事や期待されていることについて疑問を明確にすることができる。また、チームメンバーがあなたやあなたのマネジメントスタイルをよりよく理解する助けにもなる。
質疑応答の時間を設けることは、次のような場合であっても、良い習慣である。 プロジェクトミーティングでも .ミーティングがよりインタラクティブになり、全員が議論に参加できるようになります。
不測の事態に対処できるよう準備しておく。
マネジャーとして、最初のミーティングでの対立や意見の相違に備えるべきです。潜在的な課題を予測し、それらに備えておきましょう。
例 えば、物事を変えてチームメンバーに新しい責任を担うよう促すプランの場合、多少の抵抗 に直面する覚悟が必要です。
鍵は、冷静かつ丁寧に対応することです。これは、あなたがどのようなリーダーになるかをチームに示すチャンスです。ですから、潜在的な問題を予測し、それに正面から取り組む準備をしておきましょう。
最初のチームミーティングをどのように締めくくるかを強く考えましょう。
ミーティングが突然終わったり、ぎこちなく終わったりしないように、適切に締めくくるためのポイントを準備する。
チームを鼓舞し、ミーティングを前向きに締めくくるための短いスピーチを準備する。
ミーティングが終わる前に、チームの次のステップとアクションアイテムを明確に設定しておく。必要に応じて、チームメンバーと1対1のミーティングを予定する。
使用方法 AIツール を使ってミーティングのメモや要約を取り、チームメンバーと共有する。
フォローアップ：チームミーティング後の次のステップ
最初のミーティングは始まりに過ぎません。次のステップを伝え、今後のミーティングのプランも立てる必要があります。チームの価値観を理解し、新しいチームメンバーを知るのに役立ちます。
最初のミーティングは非常に重要ですが、1回ですべてを達成することはできません。定期的にチームミーティングを行うための行動プランとスケジュールが必要です。
それでは、気をつけるべき重要な点について説明しよう。
ミーティングのメモを取り、議事録を作成する。
ミーティングを文書化し、議事録を作成することは、議論されたポイントの記録を残すのに役立つため、非常に重要です。そうしないと、重要なアクションアイテムや次のステップを忘れてしまうかもしれません。
遠隔地のチームをマネージャーしている場合は、ミーティングを記録することがさらに重要になります。ミーティング中に議論されたポイントを参照するために、録音を利用することができます。
使用方法 ClickUpクリップ を使って、初めてのミーティングを録画しましょう。自分の画面を録画し、オンラインミーティングのビデオ録画を作成できます。こうすることで、チームメンバーは話し合った内容を聞いたり、あなたのプレゼンテーションを見ることができます。
最初のミーティングを記録するために画面を録画し、将来の参考のためにチームメンバーと共有しましょう。
ミーティングの議事録を、参照しやすいメモや要約として記録できます。この作業を行うために利用できる高度なテクノロジーを利用すれば、手作業なしで完了できます。
使用方法 ClickUp Brain を使えば、ミーティングのメモや要約を数秒以内に、高い精度と手作業ゼロで自動生成できます。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/Thread_Summarization_GIF.gif ClickUp AIにおけるスレッド要約GIF /%img/
ClickUp AIでスレッドを要約し、ミーティングメモを素早く作成。
チームメンバーのアクションアイテムや次のステップもメモして、チームで共有しましょう。クリックアップの ミーティングメモテンプレート アクションアイテムと次のステップのためのセクションを含む。
その後のミーティングのスケジュールとプランを立てる。
次のミーティングのプランニングも、最初のミーティングで完了しなければならない重要なタスクです。
アクションアイテムの進捗をチェックするために、次のミーティングを予定せずにミーティングを閉じてはいけません。チームミーティングのスケジュールを作成し、チームと共有することで、ミーティングを行う頻度を全員に知らせることができます。
新任マネージャーとして、各チームメンバーと1対1のセッションを予定しておく。また プロジェクト・キックオフ・ミーティング 様々なプロジェクトとそのタイムラインについて話し合う。
最初のミーティングですべてを伝える必要はない。その代わり、一連の電子メールを送り、さまざまなプロジェクトのスケジュールを伝えましょう。 ミーティングの種類 開催するプランの種類。
を使用してください。 ClickUp 次回ミーティングのアジェンダテンプレート をクリックして、次回のミーティングの目標と話のポイントを設定しましょう。
適切なツールでミーティングを強化
マネージャーやチームリーダーが新しいチームと最初に行うミーティングは、チームとの仕事関係の設定として非常に重要です。
第一印象を与え、チームに自己紹介し、信頼を築くチャンスです。うまくやることで、第一印象が良くなり、新しいチームとの仕事もやりやすくなります。
リモートチームのマネージャーで、最初のミーティングをオンラインで行うプランの場合は、プロセスをシームレスにするためのツールを用意しましょう。
使用方法 クリックUpミーティング を使えば、アジェンダの設定からメモの取り方、次のステップの伝え方まで、ミーティングのあらゆる側面を管理できる。 ClickUpに登録する に登録し、ミーティングの成功に役立てよう。
よくある質問
**1.新しいチームとの最初のミーティングでやることは？
新チームとの初ミーティングで考慮すべき話のポイントは以下の通りです：
- まず自己紹介をし、自分の仕事経験や専門分野、経歴をチームに伝えます。
- 温かく迎えてくれたチームに感謝し、一緒に仕事ができることを楽しみにしていることを伝える。
- ミーティングのスケジュールと、その後に予定されているすべての活動やアクションアイテムを示し、基本ルールを決める。
- アイスブレイク・セッションを行い、参加者を和ませ、会話のフローを作り、個人的なレベルで参加者を知る。
- アクションアイテムをプラン通りに終わらせ、質疑応答セッションと締めの言葉で締めくくる。
**2.チームリーダーが最初のミーティングで最初にやるべきことは何ですか？
最初のミーティングで最初にやるべきことは、新しいチームメンバーに自己紹介することです。あなたの経歴、仕事経験、現在の役割について話しましょう。
また、あなたの管理職としてのスタイルや、今後どのようにチームを率いていくかを伝え、期待を設定する絶好の機会でもあります。
また、あなたを歓迎してくれたチームに感謝し、彼らとの協力がどれほど楽しみかを伝えるべきです。
**3.最初のチームミーティングはどうやること？
最初のチームミーティングは、全員を歓迎し、自己紹介をすることから始めましょう。アイスブレーカーを使って、物事をさらに推し進める。ミーティングでプランされている重要なアクションアイテムをメンションし、個々に確認する。