プロジェクトを成功させるために必要なことは何だろう？人、時間、お金？しかし、それだけではありません。プロジェクトを成功させるには、適切なリソースを適切なタスクに適切なタイミングで論理的な順序でスケジューリングする必要があります。
そのため、ビジネスが損失を被るのも不思議ではありません。 数百万ドル 数百万ドル/%ref:遅延や予算超過による実質コストと機会コスト。
プロジェクトマネージャーとして、効果的なリソーススケジューリングは成功の鍵である。
リソーススケジューリングとは?
リソーススケジューリングは、プロジェクト管理の重要な部分であり、利用可能なチームメンバーは、所定の時間内に完了する特定のタスクを割り当てられます。リソーススケジューリングには、主に2つの方法があります：時間制約型とリソース制約型です。
時間制約型リソーススケジューリング
プロジェクトの締め切りが決まっている場合、そのスケジュール内で仕事を完了するようにリソースを割り当てる。この場合、納期は決まっていますが、リソースはフレキシブルです。プロフェッショナルサービス組織や、プロジェクト待ちの余剰リソースを持つ代理店では、通常、時間制約リソーススケジューリングを使用します。
また、開始日が決まっているプロジェクトにも適用できます。例えば、クリスマスにローンチを考えている場合、12月25日（またはそれ以前）に時間制約があります。
リソース制約型スケジューリング
一方、リソースの数にリミットがある場合、リソースのアベイラビリティとキャパシティを中心にプロジェクトをプランします。
このリソース管理方法では、タイムラインに柔軟性が求められます。リソース制約型スケジューリングは、通常、製品会社や社内チームで使用され、チームメンバーや請負業者を追加雇用します。例えば、ClickUpがプラットフォームにAI機能を追加する場合、私たちはプロジェクトのスケジュールを私たちの リソース制約 を念頭に置く。
いずれにせよ、リソーススケジュールは基本的にリソースと時間に支配されます。例えば コンテンツ制作チーム .SEOアナリスト、ライター、エディター、デザイナー、パブリッシャーがいる。ここでは、各人が前のタスクを完了した後にそれぞれのタスクを実行する。そのため、リソースを2週間ごとのスプリントとして順次スケジュールする必要がある。
- 1日目から3日目までのSEOリサーチとブリーフ
- 4～9日目にライティング
- 10～12日目に編集
- 13日目から15日目までデザイン
この単純なリソーススケジュールでさえも、課題がある。上のチャートからわかるように、SEOアナリストやエディターはタスクを完了するのに3日、ライターは6日必要だ。
つまり、このチームに各スキルを持つリソースが1人ずついた場合、ライター以外の全員が十分に活用されていないことになる。効果的なリソーススケジューリングが解決しようとするのは、まさにこの問題である。
なぜリソーススケジューリングがプロジェクト管理で重要なのか?
人件費は "組織の総事業費の70％"にも及ぶ。 /%href/ ヒューマン・キャピタル・マネジメント研究所（HCMI）の調査によると、従業員は最大の資産である一方、最大の経費でもある。つまり、従業員は最大の資産であると同時に、最大の経費でもあるのです。そのため、従業員を最適かつ効果的に活用する必要がある。
リソースの最適化
クリックアップでの作業量ビュー
人材リソースを最大限に活用する」とは言っていないことにお気づきだろうか。実際、" ガートナーのリサーチ ガートナーの調査 /%ref:「稼働率の低いチームは、ビジネス価値を提供するまでの時間を30%以上短縮できる」。
リソースのスケジューリングは、プロジェクトマネージャーにチームメンバーの時間を有効に使う力を与えます。それは、成果を最大化するために利用可能な人材とスキルを最大限に活用することを可能にします。
納期と予算を守る
リソーススケジューリングを活用して、割り当てられた時間と予算内でプロジェクトを完了しましょう。
これにより、プロジェクトの将来的な経過を可視化し、必要な コンティンジェンシー・プラン を事前によく考えておくこと。予期せぬイベントが発生したら、必要に応じて調整するか、軸足を移す。
質の高いサービスを提供する
プロジェクトのスケジューリングは、単なる リソースカレンダー .これは、プロジェクトのデリバリーがどのように行われるかを透明性をもって視覚化したものである。プロジェクトのタスク、責任、依存関係、引継ぎ、コラボレーション、フィードバックサイクルなどが含まれる。
このような包括的ビューにより、すべてのチームメンバーはプロジェクトライフサイクルにおける自分の役割を理解する。そうすることで、より効果的に仲間と協力し、全体的な引継ぎを受け、明確な指示を伝えることができる。そして、期待される水準を満たすサービスを一緒に提供するのです。
コストの削減
事前にリソースのスケジュールを立てておけば、プランのギャップを特定するのは簡単です。これにより、プロジェクトマネージャーは、ギャップを埋めるために事前に雇用したり、チームを入れ替えたりする時間と機会を得ることができます。
リソースのスケジュールがなければ、プロジェクト中にギャップが頻繁に現れ、誰もが解決策に奔走することになり、不必要な出費につながります。また、プロジェクトスケジュールのギャップは、従業員のエンゲージメント、パフォーマンス、リテンションに関するリソース管理の問題を引き起こします。
強力なレビューとレトロスペクティブ
優れたレビューとは、計画に対する結果を測定するものであり、リソーススケジュールがプランの役割を果たします。レビューによって、遅延、予算の超過、コラボレーションの問題、その他の対人関係の課題がなかったかどうかを理解することができます。これに基づいて、今後のプロジェクトの継続的改善プランを構成する。
リソーススケジューリングのメリット
どのようなプロジェクトでも、目標は収益を上げることです。リソーススケジューリングにより、必要な結果を確実に得ることができます。
チームメンバーにとって
クリアされ、可視性、透明性のあるリソーススケジュールにより、すべてのチームメンバーは、いつまでに、どのような基準で、何をやる必要があるかを正確に把握することができます。そのため、チームメンバーは
- 自分の役割を明確にすることで、結果に責任を持ち、最高の仕事をすることができる。
- 休暇、休憩、サバティカル、その他の大きなライフイベントを計画するための完了までの道筋
- タスクをビジネス目標に接続し、コミットメントを促進する目的意識
- より良いコラボレーションのための職場エンゲージメント
- 業績達成のための可視性プロジェクトを通して目標を達成するためのパフォーマンスの可視化 フォロワーは以下を提供する：
- 誰が何をやっているかがクリアされ、活用と従業員エンゲージメントが最適化される。
- ギャップや過負荷に対処し、プロジェクトを軌道に乗せるための概要。
- 遅延や予算超過を予見し、問題を未然に防ぎ、避けられない問題に備える能力
- 市場の需要、カスタマーのニーズ、組織構造の変化に対応できる適応力
- プロジェクトのステータスを正確かつ定期的にリーダーに伝える自由度
組織にとって
効果的なリソーススケジューリングは、組織がチームを最適に活用するのに役立ちます。
- 適切な人材を適切なタイミングで採用する
- 努力と時間をほぼ正確に見積もり、適切な価格をカスタマに請求する。
- スキルや能力のギャップを特定し、学習・開発戦略をプランニングする
- リソース需要の正確な予測
- スコープクリープの防止
リソーススケジュールを作成するには？
1.プロジェクトのスコープとリソース要件を決定する
リソーススケジュール作成プロセスを始める前に、まず、プロジェクトのスコープと、それを完了するために必要なリソースを決定することから始めます。これをやることで、次のことを考慮する。
あなたが持っている時間：私の仕事日数を超えて考えてください。また、長期休暇やチームが参加するような大きな社内イベントがある場合、そのために休める日があるかどうかも考慮しましょう。
必要なスキル：プロジェクトを完了するために必要なスキルを、技術的、運営的、管理的なスキルも含めてすべて洗い出しましょう。
必要なリソース：必要なリソース：一人の個人が複数のスキルを持つ場合もある。複数の個人が同じスキルを持つこともある。必要なスキルを構成するチームメンバーの最適な組み合わせを作成する。
Work breakdown structure (WBS): プロジェクトを小さく、階層的で、管理しやすい構成要素、すなわちタスクに分解する。
依存関係：チームが完了しなければならないタスクの順序と、そのタスクが上流または下流の活動にどのような影響を与えるかを概説します。
制約：タイトな プロジェクトスケジュール ?必要だと思う人数より少ない？予算はリミットですか？私のチームはタイムゾーンが重なっていない？
遭遇しそうな障害をすべて洗い出しましょう。また、組織内のリソース需要を評価し、より良いスキル共有ができるようにする。
プロジェクトの成果物と成功の尺度：各チームメンバーに期待する成果物と、その成果をどのように測定するかを書き出す。こうすることで、全員が同じページを読み、連動して成果を出せるようになります。
2.リソース管理ツールを選ぶ
組織は長い間、テーブルやスプレッドシートを使ってリソースをスケジュールしてきた。私の仕事は、上で示したような単純で連続したタスクには有効です。しかし、チームの規模が大きくなり、タスクが複雑になり、依存関係が大きくなると、要件を満たすように設計されたリソーススケジューリングソフトウェアが必要になります。
リソースのスケジューリングに必要なすべての機能は、ClickUpのプロジェクト管理アプリに含まれています。
- プロジェクトタスク
- ユーザーが特定のタスクを割り当て可能
- 作業負荷を確認し、現在のニーズに合わせることが可能
- タスクとプロジェクト間の依存関係
- よりシンプルな管理のためのタイムトラッカーとタイムシート
- リスト、カンバン、カレンダー、そしてガントチャートビュー* 迅速なパフォーマンスレビューのためのダッシュボード
- 共同作業のためのドキュメント、コメント、ホワイトボード
最も重要なタスクをマイルストーンに変換し、プロジェクトの進捗を視覚的に表現します。
ClickUpには、簡単なドラッグ＆ドロップ機能、ユーザーフレンドリーなインターフェイス、通知、カスタマイズ可能なワークフローもあり、プロジェクトスケジューリングをシンプルかつ効果的に行えます。
3.タスクの作成
ClickUpを使ってタスクやプロジェクトを管理し、チームと効率的にコラボレーションしましょう。
リソース管理ツールを選択したら、プロジェクトをサブプロジェクト、タスク、サブタスク、チェックリストの集合体として設定します。ClickUpを使えば、プロジェクト管理は完了します。 タスク管理 .
カスタム：必要な構造を 自動化 スプリントポイント、カスタムフィールドデータなど。
階層：ネストサブタスクを作成し、簡単に並べ替えや一括編集ができます。また、依存関係も設定できます。
グループ化：カテゴリ別にタスクを分類し、カスタムステータスを作成し、優先度を割り当て、タグを追加します。タスク、ドキュメント、統合をリンクされているため、チームメンバー全員がナレッジにアクセスできます。
定期的なタスク：毎週のミーティングや毎日のリマインダーを定期的なタスクとして設定し、自動的にリストに追加します。
テンプレート：タスクテンプレートを使用して、繰り返しタスクのワークフローを作成します。例えば、候補者関係のテンプレートを設定し、誰かが新しい採用リクエストを出すたびに再利用することができます。
マイルストーン：プロジェクトの重要なフェーズが完了したことを示す目標を設定しましょう。それを祝う時間も取りましょう。
4.プロジェクトリソースを割り当てる
タスクで直接ユーザーにコメントを割り当て、チェックリストで割り当てられたコメントのクイックビューを取得することで、コメントを確実に見ることができます。
各タスク/サブタスクに個人を割り当てます。ClickUpのリソース管理ツールを使えば、タスクに複数の個人を割り当てることができます。更新やステータス変更時に通知を受け取るビューアーを追加することもできます。
クリックアップボックスビューを使って、チームメンバーの忙しさや空き状況を確認できます。ワークロードビューを使って、各チームメンバーのキャパシティの過不足を確認できます。時間追跡と見積もり時間をオンにして、進捗を常に把握しましょう。
5.実現可能性の評価
設定が完了したら、すべてが問題ないか確認しましょう。を使用する。 15ビュー以上 ClickUpはやることを提供する。
カレンダービュー：カレンダービュー（日、週、月）を使って 時間管理 そして、マイルストーンがプロジェクトの期限と一致しているかどうかを確認する。
ガントチャートビュー：ガントチャートビュー: 並行して実行されるタスクが互いに依存関係にないことを確認するためにガントチャートビューを使用します。タスクを移動させることで、あるフェーズから別のフェーズへのスムーズな引き継ぎを実現し、リソース管理を強化します。ClickUpでは、以下のような識別も可能です。 クリティカルパスと余裕時間 を使うことで、より大きな納期に影響を与えることなく、いくつかの仕事をリスケジュールすることができる。
プロジェクトを整理し、タイムラインを計画し、チームの仕事を可視化する柔軟なカレンダーで、全員が同じページを見ることができます。
タイムラインビュー：ロードマップ、完了したタスク、将来のイベントを直線的に可視化します。 プロジェクトタイムライン を参照のこと。
6.チームを成功に導く設定
ClickUpのDocsを使って、美しいドキュメントやwikiなどを作成・接続し、チームでシームレスにアイデアを実行しましょう。
プロジェクトに必要なアセットを一箇所に集めることができます。次のような使い方ができます。 ClickUp ドキュメント を使ってプロジェクトを文書化できます。FigmaやGoogleシートなど、他のツールにアセットがある場合は、それらをClickUpワークスペースに埋め込むこともできます。使用方法 ClickUp ホワイトボード でブレインストーミング。チームで話し合うためのコメントを有効にしたり、コメントを素早くタスクに変換したりできます！
7.モニタリングと改善
ClickUpダッシュボードビューでのタスク、リソース、プロジェクト進捗の追跡と監視
リソースのスケジューリングは、プロジェクトが始まって終わりではありません。チームが毎日タスクを完了するにつれて、プロジェクトマネージャーは進捗を監視し、必要に応じて調整を行う必要があります。使用方法 ClickUpダッシュボード を参照してください。
あなたにとって重要なプロジェクト指標でカスタムダッシュボードを構築しましょう。チームメンバー、クリティカルパス、スプリント、ステータスなどのウィジェットを一箇所に追加できます。
空白のワークスペースをお探しなら、ClickUpの リソースプランテンプレート .あなたのニーズに合わせて簡単にカスタムできます。他にも リソースプランテンプレート をExcelやGoogle スプレッドシートでご覧ください。
効果的なリソーススケジューリングのための6つの戦略
効果的なリソーススケジューリングに必要な詳細を見た後、プロジェクト管理に効果的な戦略を紹介します。
基準をクリアされる
すべてのタスクを遂行し、カスタマーの仕様を満たしたとき、プロジェクトは完了したとみなされます。そこで、リソーススケジューリングシステムを使って、次のことを行いましょう：
- 要件、期待、成功の尺度、品質基準を定義する。
- プロジェクトチーム全員を集めて、その基準を議論する。
- これを簡単な言葉で発表し、後で誰でも使えるようにする。
余分な時間とリソースのプランを立てる
タスクとリソースを一箇所で可視化する ClickUp リソースプランテンプレート 急な変更や展開に備え、余裕を持ったリソーススケジュールを立てましょう。人材を100％活用してはいけない。75～80％の活用で余裕を持たせる。
余分な時間は、特に執筆、デザイン、ソフトウェア開発などのクリエイティブな仕事において、認知エネルギーを温存し、全体としてより良い結果をもたらす。
また、ギリギリまでスケジュールを組まないこと。予期せぬ遅れをカバーするために、最後に1～2日空けておきましょう。新しく開発したウェブサイトがクラッシュしたり、バナー広告にタイプミスがあったりした場合、この余分な時間がその日を救うでしょう。
依存関係を考慮したプランを立てる
どんなにシンプルに見えるプロジェクトでも、依存関係はつきものです。誰かがオーバーワークにならないように、依存関係を中心にプランを立てましょう。チームメンバーに負担をかけすぎて、ワークフローの終盤に遅れが出ないようにしましょう。
例えば、小規模なDevOpsチームが最終日に何百もの機能を本番環境にプッシュする必要がある場合、技術的・感情的な故障に直面する可能性が高い。そのような活動は、慎重に時間をずらして行う。
常に監視する
進捗に目を光らせよう、 チームのキャパシティと利用率 を毎日とは言わないまでも、毎週確認すること。リソースの過負荷や過少利用を避ける。重要なタスクや、個人的な緊急事態や病気などの予期せぬ障害には、リソースを再配分する。
積極的にコミュニケーションをとる
チーム間のコラボレーションを促進するために、コミュニケーションチャネルを常にオープンにしておく。すべての利害関係者に、それぞれのニーズに基づいた進捗状況を知らせる。例：最高技術責任者（CTO）は、プロジェクト全体の進捗について、高いレベルで毎週更新する必要がある。
Cレベル以下のチームメンバーは、上流タスクに関するミクロレベルの最新情報が必要です。これを手動でやるか、定期的にレポートを自動作成する。
プロジェクトを有意義な形で終結させる
- プロジェクトのすべての側面に満足しているか、カスタマに確認する。
- うまく完了したこと、改善すべきことについてのフィードバックを求める。
- チームとともに勝利を祝う
- レトロスペクティブやパフォーマンスレビューを実施し、チームとしてタスクやプロジェクトの成功について話し合う
- プロジェクトのすべてのタスクを閉じた。プロジェクト管理ツール ですべてのタスクを終了し、必要に応じてアーカイブする。
効果的なリソーススケジューリングでチームのポテンシャルを最大限に引き出そう
プロジェクトを成功裏に完了するには、チームメンバー全員が自分の責任を理解し、必要なときにお互いをカバーする必要があります。依存関係や特定の時間にタスクを完了する必要性を呼びかけることが重要です。それを可能にする中心的な役割を果たすのが、効果的なリソーススケジューリングです。
ClickUpのリソーススケジュール機能を活用することで、プロジェクトマネージャーはチームをスタートからゴールまで正しい方向に導くことができます。適切なタスクに適切な人材をアサインすることも、タスクをピックアップして押し通すことも、ClickUpならすべてやることができます。チームのポテンシャルを最大限に引き出す方法をご覧ください。 無料登録 今日