バーチャルに集まろうが、昔ながらの方法で直接会おうが、クライアントミーティングは情報を集め、ビジネス関係を形成し、クライアントの度肝を抜くチャンスだ。しかし、ミーティング前の世間話から、次のようなことまで、すべてが重要です。 アジェンダ・アクションアイテム はプロジェクトの成功、そしてクライアントのあなたに対する評価に大きな影響を与える。
無理は禁物だ。
ビジネスオーナー、営業担当者、サクセスマネージャーは、第一印象が重要であるため、タイトで効果的なクライアントミーティングを行う必要があります。しかし、長ったらしいスピーチやテーマから外れた話、準備不足のミーティング主催者などは、多くのミーティングを失敗させる原因となっています。だからこそ、より良いクライアントミーティングを積極的にプランニングすることが重要なのです。
このガイドでは、クライアントミーティングのあるべき仕事を説明し、成功するクライアントミーティングを計画するための専門家のベストプラクティスを共有します。
クライアントミーティングとは？
効果的なクライアントミーティングは、ビジネス所有者またはチームと、見込みクライアントまたは既存顧客を接続します。両者はミーティングのアジェンダと時間に合意し、集まります：
- 情報の共有
- オブジェクトの調整
- 問題の解決
- 強いリレーションシップを育む
- 次のクライアントミーティングの準備
クライアントミーティングの最終目標は、クライアントのニーズと期待に応えることです。電子メールやプロジェクト管理ソフトでやることはたくさんありますが、やはり顔を合わせて、ビデオ会議なら画面と画面を見ながらミーティングすることに勝るものはありません。🖥️
ClickUpタスク内で簡単に画面を共有し、他の画面録画ツールにジャンプすることなく、他のユーザーに素早く伝えることができます。
クライアントミーティングでは、クライアントの目標、課題、オブジェクトを深く掘り下げることになります。そうすることで、サービスを顧客のニーズに合わせてカスタマイズしやすくなります。
クライアントミーティングは単なる会話ではありません。リレーションシップを固め、顧客満足度を高め、新規クライアントに良い第一印象を与えるチャンスなのです。
クライアントミーティングの種類
クライアントミーティングのコンテンツは、あなたのサービスやクライアントとの関係によって異なります。様々なタイプのクライアントミーティングのニュアンスを理解することで、より円滑にミーティングを進めることができます。
導入ミーティング
美しくフォーマットされたミーティングのアジェンダと情報満載のドキュメントで、第一印象をアップ。
紹介ミーティングは通常、あなたとクライアント候補が初めて会って話をする場です。ミーティングのアジェンダの目的は、強引な売り込みではなく、お互いを知ることにあります。入門ミーティングでは、あなたがクライアントにどのように貢献できるか、言い換えれば、リレーションシップが合うかどうかを探ります。
ストレスを与えるつもりはないが、ここでは第一印象が本当に重要だ。クライアントは、あなたとあなたのチームについてどう感じるかによって、部分的に決断を下す。
セールスミーティング
セールスミーティングでは、生産性やサービスの紹介が中心となる。多くの場合、新規顧客とのミーティングになりますが、既存顧客にアップセルをすることもよくあります。
セールスミーティングでは、価格テーブルや製品のデモンストレーションなど、商談を成立させるためのあらゆることが行われます。営業担当者はクライアントを顧客に変えることを目標に、クライアントに合わせたアプローチを行う。
戦略セッション
戦略セッションでは、意思決定者を含むチームメンバー全員が「戦場」に集まり、クライアントのための革新的なアイデアを練ります。このミーティングでは、チームメンバーがクライアントと一緒に戦略を練ります。
視覚的にコラボレーティブなClickUpホワイトボードで、ブレインストーミング、戦略立案、ワークフローのマップを作成。
クライアントの意見を聞きながら仕事をするのはもちろんですが、戦略セッションの前にいくつかのポイントを準備しておくのも良いアイデアです。ちょっとした事前プランがより良いアイデアにつながるので、クライアントをうならせるアイデアをいくつかテーブルに持っていきましょう。
ステータスの更新またはチェックイン
定期的なチェックインは、あなたの仕事ぶりと結果で既存のクライアントを魅了するチャンスです。定量的なデータを出して、あなたのサービスが彼らのビジネスにどのような利益をもたらしているかを正確に伝えましょう。
マイルストーン、タスク、時間、アクティビティなどに基づいてクライアントレポート作成の進捗を即座に引き出す
効果的なクライアントミーティングは、クライアントへの報酬を正当化するために、通話中または通話後にプランニングされます。また、リテンションや健全な顧客リレーションシップの構築にも欠かせません。
可能であれば、クライアントの進捗状況を示すチャートなどのビジュアル資料を作成しましょう。
フォローアップミーティング
最初の売り込みやプレゼンテーションの後、クライアントとのフォローアップミーティングを予定することもあるだろう。ここではあまり押しつけがましくなりすぎず、クライアントの質問に答えながら、やんわりと決断を促すのが目標です。クライアントがあなたを雇うことを決めたら、次のステップについてのフォローアッププランを提供する必要がある。
オンボーディング
リレーションシップは、クライアントとの関係を左右します。オンボーディングは必須ではありませんが、これは クライアント管理 クライアントにあなたとの仕事の仕方を教えるので、ベストプラクティスである。
Advanced Permissionsで新しい役割を作成し、ユーザーにワークスペース全体で部分的または完全な管理者アクセス権を与えます。
このミーティングでは、カスタマーが成功するための設定を行います。そのため、製品やサービスについてトレーニングしたり、サポート体制についてチャットしたり、質問に答えたりします。
ネットワーキング
このタイプのミーティングはあまり構造化されておらず、アジェンダもありません。ビジネスの世界では積極的な関係が重要であり、クライアントと時折肩を並べることで、長期的なビジネス、紹介、維持につながることがある。
アジェンダを提示する代わりに、世間話や利息の共有、業界のニュースなどに重点を置く。
クライアントミーティングのベストプラクティス
クライアントミーティングを怖いと感じる必要はありません。これらのベストプラクティスに従いさえすれば、効率的で生産性の高い顧客ミーティングをプランニングし、ビジネスの発展につなげることができる。
1.明確なオブジェクトを設定する
ミーティングに参加して、「これなら電子メールでもよかったかも」と思ったことはありませんか？クライアントにそう思われたくないので、ミーティングには常に明確な目的を持つこと。通常のフォローアップであっても、付加価値をつける必要がある。
タスクやプロジェクトに測定可能な目標を設定し、自動進捗により、定義されたタイムラインと定量化可能なターゲットでより効果的にオブジェクトを達成する
時は金なり」ですから、ミーティングは明確な必要性や目標がある場合にのみ行いましょう。代わりに電子メールを送ることもできます。📧
2.徹底的に準備する
準備不足のままミーティングに現れることほど恥ずかしいことはない。そのため、たとえ5分でも、顧客ミーティングのプランを練るためのバッファ時間を確保すること。
たとえ手のひらを返したように知っている一人の顧客と仕事をしているとしても、決してやみくもにミーティングに飛び込んではならない。効果的なミーティングをプランニングするには、文脈が重要である：
- 顧客との取引履歴
- ビジネスモデル
- 業界
- 目標
また、過去の ミーティングメモ とCRMのデータ。ミーティングに参加する前に、チームが前回のチャット以降に顧客とタッチポイントを行ったかどうかを確認し、潜在的な問題を探すことができます。
CRMに コミュニケーションプラン ミーティングに参加する前に、クライアントのコミュニケーション・プラン /%ref/ を読んでおくこと。
3.メモを取り、ミーティングのアジェンダテンプレートを使う
ミーティングメモは本当に助かるものだが、顧客とのミーティングをリードしながら、きちんとメモを取るのがいかに難しいかはよく分かっている。その代わり、クライアントとのミーティングには毎回メモ係をつけましょう。
それはアシスタントかもしれないし、アカウントマネージャーかもしれない。しかし、すべてのミーティングに少なくとも2人の社員を参加させ、1人が舵取りをし、もう1人がすべてを記録するのがよい。 ClickUp ミーティング を使えば、何度も参照できる素晴らしいメモを簡単に取ることができます。ドキュメントを開くだけでメモを取り、コメントやアクションアイテムを割り当て、超リッチな編集でフォーマットし、スマートなスラッシュコマンドでクリックを最小限に抑えます。🛠️
割り当てられたコメントにより、アクションアイテムがどこで作成されても失われることはありません。
ミーティングのアジェンダをゼロから作成する必要もありません。 /%href/ その ClickUpミーティングテンプレート クライアントの進捗状況、鍵、ステータスなどをモニタリングするために、すべてのミーティングを複数のビューで追跡します。
4.CRMでクライアントを管理する CRMソフトウェア は大きな時間節約になる。このツールは、各顧客のタブを保持します：
- 注文履歴
- コミュニケーション
- 目標
各顧客のアカウントに社内メモを追加することもできます。例：顧客のペットや最近の休暇についてのメモを追加する。クライアントとのミーティングの前にCRMをチェックすることで、このようなちょっとした情報を思い出し、より良いクライアントとの関係を築くことができます。
どのデバイスからでもClickUpでクライアントデータ、個人タスク、コミュニケーションを管理できます。
欠点は、ほとんどのCRMが実際の仕事と切り離されていることです。 クリックアップCRM は、顧客データとミーティングメモ、タスク、目標などを組み合わせることで、この問題を解決します。顧客のClickUp CRMの履歴をチェックすることで、次のミーティングのアプローチを変更する必要があるかどうかを確認できます。
5.AIツールを使う
ClickUp AIを使ってミーティングメモを数秒で要約する
ミーティングのアジェンダを作成する メモを取る やアクションアイテムの割り当てには多くの時間がかかる。一度にすべてをやろうとするのではなく、以下のようなAIツールを使って、より良いクライアントミーティングを運営しよう。 ClickUp AI .
ClickUp AIにあなたの仕事の役割を伝えるだけで、ロボットがアシスタントを務めます。ミーティングのメモを入力してタスク割り当てを自動化したり、クライアントからのフィードバックに基づいてアクションプランを作成したり、気の利いたクライアントへの電子メールを作成したりと、このAIアシスタントが時間を節約します。
6.メトリクスと結果に焦点を当てる
各クライアントの目標を最も重要なKPIまで追跡し、進捗の詳細ビューを自動的に取得します。
クライアントはお金に見合った価値を求めています。ビジネス所有者やアカウントマネージャーとして、あなたは自分の価値を証明する必要があります。だからこそ、クライアントミーティングで定量データを共有することがとても重要なのです。これは、あなたの戦略がうまくいっているという白黒の証拠です。
使う ClickUp目標 を使えば、クライアントごとにマイルストーンとメトリクスを作成できます。ダッシュボードを作成し、すべてのメトリクスを一箇所で確認したり、ドリルダウンしてプロジェクトやタスクごとのパフォーマンスを確認したりできます。
7.技術をテストする（対面ミーティングでも）
ミーティングに参加して、誰かが「あなたの声が聞こえない」と言うたびに5セントあったら、私たちは大金持ちになれるだろう。技術的な災難をすべて防ぐことはできないが、クライアントミーティングの前に技術をテストすることで、災難を避ける（あるいは積極的に修正する）ことは確実にできる。
Zoomで自分のミュートを解除する方法を知らないとクライアントに判断されるかもしれないので、早めのテストが技術的な失敗を防ぐのだ。👩🏽💻
そして、これは対面ミーティングにも当てはまります。会議室の電話を使う場合は、テスト電話をかけて、システムの仕事を確認しておきましょう。
基本的なことのように聞こえるが、テクノロジーが効果的なミーティングの邪魔になることがあることに驚くだろう。
8.ソフトスキルを強化する
ボディーランゲージとアイコンタクトは、対面でやることであろうと、会議室でやることであろうと、どんなコミュニケーションチャネルでも重要だ。
/を問わず、ボディランゲージとアイコンタクトは重要だ。 https://clickup.com/ja/blog/44898/undefined/ バーチャルミーティング /%href/
.目で微笑み、ボディランゲージをオープンにし（腕を組まない！）、フレンドリーに。
ちょっとした世間話や個人的なチャットもいい。ミーティングを脱線させる必要はないが、2分間自分の週末についてチャットすることで、クライアントとの関係に投資し、信頼関係を築くことができる。
9.時間を追跡し、それを尊重する
終わらないミーティングほど最悪なものはない。クライアントとのミーティングを1時間で予約したなら、時間をオーバーしないこと。クライアントの時間は貴重であり、口には出さないかもしれないが、長時間のミーティングを望んでいないことは保証する。
担当者はタスクに費やした時間を簡単に追跡することができます。
顧客との電話中に時間を注意深く追跡します。時間を節約するために、デフォルトで30分のミーティングをスケジュールしてみたり、チームメンバーにタイムキーパーを割り当てて、ミーティングを軌道に乗せることもできます。
10.アクションアイテムと次回のミーティングをプランする。
成功するミーティングは、次のステップなしで終わるべきではありません。ミーティングの最後の5分間は、アクションアイテムをリストアップし、誰が何を担当し、いつまでにやるかを決めることに費やす。こうすることで、曖昧さがなくなり、全員がやることをわかってミーティングを終えることができる。
また、全員が通話中に次のミーティングのスケジュールを決めるのも良いアイデアだ。すぐにスケジューリングすることで、電子メールタグを避けることができ、早急に予定を立てることができる。
カスタマーミーティング成功のメリット
あなたが様々なタスクをこなしていることは知っています。ミーティングが優先度リストの一番下に落ちてしまうこともあるでしょう。しかし、時間をかけて効果的なクライアントミーティングをプランすることは、多くのメリットをもたらします。
より良いリレーションシップの構築
クライアントとの関係は、友人や家族との関係に似ている。顧客を大切にし、A+のカスタマー・エクスペリエンスを提供することで、長期的に深い絆を築くことができる。
これは解約を減らすだけでなく、クライアントとの関係は長期的なロイヤリティを促し、マーケティングコストを削減する。リレーションシップの構築は、顧客との関係構築の重要な要素である。 クライアント・マネジメント ベストプラクティス！
売上を上げる
売上を上げたいと思わない人はいないだろう。効果的なクライアントミーティングは、カスタマに好印象を与え、その顧客との関係を継続させます。そうすることで、彼らがあなたのビジネスをサポートし続け、友人にも紹介してくれる確率が高まる。🙌
より良いビジネスを構築しよう
クライアントミーティングはフィードバックの宝庫だ。クライアントは、イノベーションを推進し、新製品を生み出し、ビジネスを微調整するために使用できる多くの洞察力を持っています。
ClickUpでカスタマーのニーズに応える
成功するクライアントミーティングは、お別れだけでは終わりません。ClickUpでミーティングを成功させましょう。
ミーティングの準備、実施、フォローアップの方法を変えることで、プロセスを合理化し、すべてのクライアントとのミーティングを重要なものにします。
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