„Hiányoznak azok az adatok a felhasználói viselkedési mintákról, amelyek a hirdetési döntések meghozatalához szükségesek. Kérjük, egészítse ki őket, mielőtt ma benyújtanánk.”
VAGY
„Úgy gondolom, hogy a jelentésnek jót tenne, ha további adatokkal egészülne ki az üzleti dimenziókból. Megnéznéd később?”
Melyik a jobb? Nos, ez attól függ!
Az első mondat pontosan megmagyarázza, mit várnak Öntől és miért, anélkül, hogy helyet hagyna a kétértelműségnek – ez a közvetlen kommunikáció egyik formája. A második mondat, bár pontatlannak tűnik, párbeszédet indít el, teret hagyva az ötleteknek és a tárgyalásnak a közvetett kommunikáció révén.
Mindkét kommunikációs stílusnak megvan a helye a munkahelyen. Ebben a blogbejegyzésben megnézzük, miért és hogyan.
⏰ 60 másodperces összefoglaló
A közvetlen kommunikáció akkor valósul meg, ha üzenete világos, egyértelmű és nem kétértelmű. Ez elősegíti a világosságot, minimalizálja a félreértéseket és javítja az együttműködést.
A közvetlen kommunikáció nem korlátozódik a csatornára. A közvetlen stílust a következőképpen alkalmazhatja:
- Valós idejű csevegés
- Megjegyzések dokumentumokon vagy táblákon
- Feladatok modul a projektmenedzsment eszközben
A közvetlen kommunikáció használatára legalkalmasabb helyzetek a következők:
- Utasítások megadása
- A folyamatok és eljárások dokumentálása
- Visszajelzés adása
- A szabványos frissítések kommunikálása
Ha többet szeretne megtudni a közvetlen kommunikáció példáiról, a termelékenységi technikákról és a két stílushoz való alkalmazkodás tippjeiről, olvassa tovább.
Próbálja ki ingyenesen a ClickUp alkalmazást, hogy minden munkahelyi kommunikációs igényét kielégíthesse.
A közvetlen kommunikáció megértése
A közvetlen kommunikációs stílus az információk vagy utasítások egyértelmű és világos cseréjére utal. Az üzenet világosan és kifejezetten kerül átadásra, anélkül, hogy utalásokra, burkolt jelentésekre vagy nonverbális jelekre támaszkodna.
A közvetlen kommunikáció legfontosabb jellemzői a következők:
- Egyértelműség: Egyszerű nyelven, tömören fogalmazva, minimalizálva a munkahelyi kommunikációs hiányosságokat.
- Konkrétum: Pontos és megvalósítható részleteket tartalmaz, hogy elkerülje a félreértéseket.
- Átláthatóság: Nyílt kommunikáció, egyértelműen megfogalmazott szándékkal és céllal.
- Asszertivitás: Gyakran magabiztos és tanító jellegű
- Felelősségvállalás: Magában foglalja a szavaiért és azoknak a címzettre gyakorolt hatásaért való felelősségvállalást.
Elméletileg a közvetlen stílus tűnik a legjobb munkamódszernek. Mi baj lehet egy átlátható, határozott és egyértelmű kommunikációval? Valójában sok minden. Ezért a gyakorlatban a közvetett kommunikáció is rendkívül hasznos.
Közvetlen és közvetett kommunikáció
A munkahelyen különböző kommunikációs stílusok léteznek. A közvetett kommunikáció, amely a testbeszédet, a vizuális jelzéseket és a burkolt üzeneteket helyezi előtérbe, bizonyos helyzetekben hatékony eszköz lehet. Jellemzői:
- A fogadó felelőssége: A fogadó aktív szerepet játszik a szándékolt üzenet megértésében és értelmezésében.
- Közös megértés: A kontextus és a közös szókincs megkönnyíti a megértést.
- Szándékos kétértelműség: Kerülje el a konfrontációt vagy az ellenségeskedést azáltal, hogy tompítja a csapást.
A közvetlen és a közvetett kommunikáció közötti különbség
Összefoglaljuk a különbségeket.
| Funkció | Közvetlen kommunikáció | Közvetett kommunikáció |
|---|---|---|
| Szállítás | Világos, egyértelmű és közvetlen | Finom, burkolt és kontextusfüggő |
| Cél | Adjon hatékonyan egyértelmű utasításokat | Tartsa fenn a harmóniát és kerülje a konfrontációt |
| Hangnem | Asszertív és magabiztos | Óvatos vagy szuggesztív |
| Világosság | Magas; kevés helyet hagy félreértelmezésre | Alacsony-közepes; lehet kétértelmű |
| Kockázat | Lehet, hogy nyersnek vagy érzéketlennek tűnik | Félreértésekhez vezethet |
A közvetlen és közvetett kommunikáció legjobb felhasználási esetei
Nincs helyes vagy helytelen kommunikációs stílus, csak az adott helyzetben legmegfelelőbb. Ez azt jelenti, hogy vannak olyan konkrét körülmények és helyzetek, amikor az egyik stílus alkalmasabb lehet, mint a másik.
A közvetlen kommunikáció használatának ideális feltételei a következők:
- Amikor a világosság és a pontosság kritikus fontosságú
- Amikor az időkorlátok hatékonyságot igényelnek
- Amikor a címzett nem ismeri a teljes kontextust
- Amikor olyan kérdéseket kell megoldani, amelyek felelősségre vonást vagy azonnali visszajelzést igényelnek
Tegyük fel, hogy utasításokat ad egy gyakornoknak egy fontos jelentéssel kapcsolatban, amin dolgozik. Ebben az esetben közvetlen kommunikációra van szükség. Ez például így hangozhat:
„Kérem, készítsen grafikonokat és táblázatokat a jelentés elemzési részéhez a Google Sheets programban. Használja a márka színeit, és linkelje be a forrásadatokat ugyanabba a táblázatba. Küldje el nekem ellenőrzésre a hét végéig.”
Ha egy étteremben a parkolószolgálatnak beszél a parkolásról, akkor mondhatja például: „Kérem, kapcsolja ki a lámpákat, mielőtt kikapcsolja a gyújtást, mert valami probléma van az automatikus kikapcsolással.” Lényegében itt közvetlen kommunikációra van szükség, mert a parkolószolgálat nem ismeri az autóját!
A közvetett kommunikáció használatának ideális feltételei a következők:
- Érzékeny vagy konfliktusra hajlamos helyzetek
- Hierarchikus kapcsolatok vagy kulturális normák, amelyek előtérbe helyezik az udvariasságot
- Kis csoportok, akiknek közös történelmük és átfogó kontextusuk van
- Hosszú távú kapcsolatok ápolása és a potenciális sértések elkerülése során
Ha valakinek közvetlenül azt mondja, hogy „ki van rúgva”, az jó lehet a tévében, de a munkahelyen nem ideális kommunikációs stílus, tekintettel a hír érzékeny természetére. Ilyen helyzetekben az empatikus, közvetett kommunikáció segít.
Brian Chesky, az Airbnb vezérigazgatója így jelentette be a pandémiával kapcsolatos létszámleépítést.
„Ma be kell jelentenem, hogy csökkentjük az Airbnb munkaerő létszámát... Megosztom Önökkel minden részletet, amennyire csak lehetséges, arról, hogy hogyan jutottam el ehhez a döntéshez, mit teszünk azokért, akik távoznak, és mi fog történni ezután.”
„Ma be kell jelentenem, hogy csökkentjük az Airbnb munkaerő létszámát... Megosztom Önökkel minden részletet, amennyire csak lehetséges, arról, hogy hogyan jutottam el ehhez a döntéshez, mit teszünk azokért, akik távoznak, és mi fog történni ezután.”
Mint látható, bár ez közvetett módszer, nem homályosításról vagy a felelősség elhárításáról van szó. Valójában éppen ellenkezőleg.
Azokban az esetekben, amikor a csapat már régóta együtt dolgozik és közös szókincset használ, a közvetett kommunikáció is működhet. A „Mi BYOD vagyunk” vagy „A probléma csak az EUD-ban van” kifejezések a csoport tagjai számára teljesen érthetőek. Ugyanígy a The Office című sorozatból származó mémek is! 😀
Szóval, hogyan kommunikáljunk?
A közvetlen kommunikáció csatornái a munkahelyen
Bármelyik munkakörnyezet kiváló csatorna a közvetlen kommunikációhoz. Ez lehet az irodájában található konferenciaterem vagy egy olyan együttműködési eszköz, mint a ClickUp. Íme, hogyan működik ez.
Személyes interakció
A közvetlen beszélgetéshez két emberre van szükség: egy beszélőre és egy hallgatóra. A leghatékonyabb módszer erre a szemtől szembeni beszélgetés. Ez lehetővé teszi:
- Valós idejű interakció és tisztázás, ha szükséges
- Azonnali visszajelzés a címzettől arról, hogyan fogadja az üzenetet.
- Az utasítás aktív elfogadása vagy elutasítása
Virtuális csevegés
Ha nem lehet személyesen találkozni, a legjobb megoldás az online csevegés. Ez biztosan:
- Szinkronizált, megkönnyíti a beszélgetést
- Fájlok, képek, jegyzetek stb. segítségével.
- Dokumentálja, hogy később vissza tudjon rá térni
A ClickUp Chat kiváló eszköz erre a célra. Lehetővé teszi, hogy mappákból csatornákat hozzon létre, így nem kell különböző platformok között váltogatnia. Megjelölhet embereket, összekapcsolhat feladatokat, megjegyzéseket fűzhet hozzá, és emojikkal válaszolhat.
Tartsa az összes kommunikációját a projektmenedzsment eszközön belül. Hozzon létre feladatokat közvetlenül az üzenetekből, lépjen kapcsolatba gyorsan a csapattársaival a SyncUp segítségével, kövesse nyomon a feladatokat és még sok minden mást.
Például, ha gyors frissítésre van szüksége egy feladattal kapcsolatban, küldhet egy közvetlen üzenetet, például: „Szia Chad, megosztanád a délig az ügyfél ajánlatának állapotát?” Amikor Chad Jane-től kér néhány adatot, megjelölheti őt, és Ön létrehozhat egy feladatot, és hozzárendelheti neki!
Feladatok a projektmenedzsmentben
A legjobb módszer az, ha az adott munkával kapcsolatos összes információt egy helyen tárolja. A ClickUp Tasks hatékony módszert kínál erre. Miután létrehozta az elvégzendő feladatokhoz tartozó feladatokat, a következőket teheti:
- Magyarázza el a feladatot a leírás részben.
- Adjon hozzá egy ellenőrzőlistát elfogadási kritériumként
- Ossza szét a feladatokat az emberek között, hogy látszódjon, ki miért felelős.
- Használja a beágyazott megjegyzéseket a csapatkommunikációhoz.
Megjegyzések, mint beszélgetések
A fenti ClickUp Tasks-ban láthattuk a beágyazott megjegyzéseket. Ezenkívül a ClickUp Whiteboards, Mind Maps és Docs alkalmazásokban is használhatja a megjegyzések funkciót.
Például egy folyamatábrát tartalmazó táblán megjegyzést fűzhet egy hiányzó lépéshez. A Clickupon megosztott tervezési fájlban megjegyzéseket fűzhet, például: „Kérjük, frissítse a tervet a legújabb márkairányelveknek megfelelően.”
Szükség esetén a ClickUp Assign Comments segítségével megjelölhet egy adott személyt, és megjelölheti a megbízottakat vagy a projektben részt vevő összes személyt.
Nézzünk meg néhány példát arra, hogy ez hogyan valósulhat meg ezeken a kommunikációs csatornákon.
Példák a közvetlen kommunikációra
A közvetlen kommunikáció kiválóan alkalmas konkrét utasítások megadására, különösen akkor, ha a címzett először végez valamit.
Utasítások: A közvetlen kommunikáció legjobb példája egy lépésről lépésre bemutató útmutató vagy folyamatábra. A tartalmi stílusú útmutató segít a gyakornoknak abban, hogy munkájukat következetesen és a márka stílusának megfelelően tegyék közzé.
Irányelvek és eljárások: Hozzon létre egy mini Wikipédiát a belső folyamatairól olyan munkahelyi kommunikációs eszközök segítségével, mint a ClickUp Docs. Határozza meg, hogy mi elfogadható és mi nem elfogadható a szervezetében, hogy mindenki láthassa.
A szervezetében történő bejelentések strukturálása érdekében próbálja ki ezeket a kommunikációs terv sablonokat.
Visszajelzés: „Az utolsó jelentése jól kutatott volt, de a formázás miatt nehezen olvasható. A jövőbeni jelentéseknél kérjük, használja a megadott sablont, hogy javuljon az olvashatóság.” Az ilyen közvetlen visszajelzés egyértelműen közli a problémát, és megvalósítható lépéseket javasol a javításhoz.
Csapatmunka: Nem minden közvetlen kommunikáció két ember között zajlik. Használja csoportos megbeszéléseken, értekezleteken és csapatmunkában az egész szervezeten belül.
Például egy sprint tervezési megbeszélés során mondhatja: „Először az API integrációs feladatokat helyezzük előtérbe, és Johnnak adjuk a front-end függőségek kezelését. Megállapodhatunk abban, hogy péntekre tűzzük ki a haladás felülvizsgálatának határidejét?”
Rendszeres frissítések: Néha automatizálhat bizonyos tevékenységeket, hogy a csapat minden tagja megkapja az üzenetet. A ClickUp Multi-Task Toolbar segít több feladat kezelésében, a felelősségek kiosztásában, a határidők beállításában és a megjegyzések egyidejű elhelyezésében.
Most, hogy már tudja, hogyan néz ki a közvetlen kommunikáció a valós világban, nézzük meg, miért is olyan fontos.
A termelékenység javítása a közvetlen kommunikáció révén
A közvetlen kommunikáció kiküszöböli a felesleges részleteket. Segít a beszélőnek szabadon beszélni, a hallgatónak pedig gyorsan megérteni. Ez időt és energiát takarít meg mindkettőjük számára, ami végül jobb csapatmunkához és nagyobb termelékenységhez vezet. Íme, hogyan alkalmazhatja ezt a munkahelyén.
Tegye elérhetővé az adatokat: Könnyebb közvetlen kommunikációt folytatni, ha az adatokra alapul. Ehhez használja a ClickUp Dashboards alkalmazást. Például mondhatja: „A héten ugyanannyi potenciális ügyfelet szereztünk, de a konverziók száma 40%-kal csökkent. Tudjuk, mi történt?”
📖 Bónusz olvasmány: Hogyan osszuk meg az információkat a csapattagokkal?
Tegye a csapat tagjait felelőssé: A jobb felelősségvállalás érdekében állítson fel SMART célokat. Ezután állítsa be őket a ClickUp Goals alkalmazásban, hogy mindenki hozzáférhessen a céljaihoz és nyomon követhesse az előrehaladást.
Minimalizálja a redundanciákat: Ne kényszerítse az alkalmazottakat arra, hogy a standup során ismételjék magukat. Használja a ClickUp Brain alkalmazást a standup jelentések automatikus generálásához, és a megtakarított időt használja fel értelmesebb interakciókra.
Tippek különböző kommunikációs stílusú személyek számára
Az, hogy milyen kommunikációs stílust alkalmaz, szinte teljes mértékben a helyzettől függ. Íme néhány dolog, amit érdemes szem előtt tartani, amikor egy stílust választ.
Ha elsődleges stílusa a közvetlen kommunikáció
Figyeljen a hangnemére: A közvetlen kommunikáció csak egy hajszál választja el a durvaságtól. Ezért tartsa hangnemét professzionálisnak és figyelmesnek. Használjon udvarias nyelvet. Ne felejtse el a „kérem” és „köszönöm” szavakat.
Aktívan hallgasson: A közvetlen kommunikátorok gyakran csak az üzenet átadására koncentrálnak, de ez nem elég. Gyakorolja az aktív hallgatást. Figyeljen oda arra, amit mások mondanak, anélkül, hogy közbeszólna.
Figyeljen a visszajelzésekre: Figyelje meg üzenete címzettjének nonverbális jelzéseit, például a bólintást vagy a mondatokat. Értékelje a helyzetet, és üzenetét ennek megfelelően alakítsa.
Alkalmazkodjon a hallgatóságához: Legyen óvatos, különösen akkor, ha olyan kultúrákból vagy környezetből származó személyekkel van dolga, ahol a közvetett kommunikáció a normális. Ügyeljen arra, hogy a közvetlen kommunikáció ne legyen sértő.
Alkalmazzon közvetett kommunikációt, ha lehetséges: A túlzott kommunikáció a munkahelyen hasznos technika lehet. Az empátia hozzáadása jelentősen javíthatja a kommunikáció minőségét.
Például ahelyett, hogy azt mondaná: „Ezt azonnal meg kell csinálni”, próbálja meg inkább ezt: „Tudom, hogy szoros a határidő, de az Ön erőfeszítései elengedhetetlenek ahhoz, hogy betarthassuk.”
Ez a megközelítés érvényesíti mások érzelmeit, miközben egyértelműen kifejezi az elvárásokat.
Ha az Ön preferált stílusa a közvetett kommunikáció
Ne kerülje a témát: A közvetett kommunikáció nem azt jelenti, hogy szándékosan homályosan fogalmazunk vagy nem vállalunk felelősséget. Valójában az empátiáról és a finomságról szól. Ne tévessze össze a közvetettséget a homályossággal.
Például, ahelyett, hogy úgy fogalmazna: „Ezen a részen még dolgozni kell”, mondja inkább: „Úgy gondolom, hogy egy esettanulmány hozzáadása erősítené az érvelését”.
Legyen magabiztos: Az asszertivitás nem jellemző a közvetett kommunikációra. A közvetett kommunikációt alkalmazók haboznak határozottan kifejezni igényeiket vagy véleményüket. Gyakorolja az udvarias asszertivitást. Ez különösen fontos a horizontális kommunikációban és a felettesekkel való kommunikációban.
Alkalmazkodjon a közvetlen kommunikátorokhoz: A közvetett kommunikátorok néha a közvetlen kommunikációt támadásnak vagy csapdának érzékelik. A magas színvonalú csapatok azonban gyakran közvetlenek.
Értsd meg, hogy a másik módszer (a közvetlen) nem feltétlenül rossz. Kerüld a célzásokra és finom utalásokra való támaszkodást, ha közvetlen kommunikációs stílusú emberekkel dolgozol. Vedd őket szó szerint, és beszélj egyértelműen és kifejezetten.
Hatékony kommunikáció (közvetlen vagy egyéb) a ClickUp segítségével
A tudásalapú munkában az interperszonális kommunikáció a siker alapja. Követelmények, eligazítások, pontosítások, ötletek, visszajelzések, folyamatok, frissítések – minden nap számtalan közvetlen és közvetett kommunikáció gyűjteménye.
Egy átfogó projektmenedzsment és együttműködési eszköz, mint a ClickUp, ezt nem csak lehetővé teszi, hanem még tovább is fejleszti. A ClickUp Docs és a ClickUp Tasks segít a kommunikációban a munka megkezdése előtt.
A megjegyzések és a ClickUp Chat lehetővé teszik az ötletek cseréjét a projekt során. A ClickUp Dashboard kiválóan alkalmas felülvizsgálatokra és visszatekintésekre. Idővel a ClickUp a szervezeti tudás egyetlen forrásává válik, növelve az értéket mindenki számára, aki belép a rendszerbe.
Nézze meg, hogyan segíthet a ClickUp a hatékony kommunikációban. Próbálja ki a ClickUp-ot még ma ingyen!