A projektmenedzserek és a vezetők legalább három félelmet hordoznak a szívükben: a költségvetés túllépése, a projekt előrehaladásának megakadályozása és a mesterséges intelligencia rendszerek átvétele az irányítás felett!
Az első kettő a munkához tartozik, de az utolsóval is törődnie kell?
A Gartner előrejelzése szerint a mesterséges intelligencia átveszi és megszünteti a projektmenedzsment feladatok 80%-át.
De mielőtt az AI-vel kapcsolatos aggodalmak elhatalmasodnának, ne feledje: az AI nem fogja felváltani a projektmenedzsereket.
Ehelyett együttműködhet a mesterséges intelligenciával, és delegálhat feladatokat, hogy könnyítse a munkaterhelését. Ez a cikk azt vizsgálja, hogyan teheti a mesterséges intelligenciát a saját javára, és ne ellene.
Az AI szerepe a projektmenedzsmentben
Nem szerette volna mindig, ha egy asszisztens elvégezné a „nem túl kedves” adminisztratív feladatokat, hogy Önnek ne kelljen? A projektmenedzsmentben alkalmazott mesterséges intelligencia pontosan ezt az előnyt kínálja.
Például a ClickUp egy all-in-one projektmenedzsment megoldás, amely:
- Motiválja az alkalmazottakat, hogy többet teljesítsenek azáltal, hogy elvégzi helyettük a mindennapi feladatokat.
- Csökkenti a költségeket azáltal, hogy kiküszöböli a hibákat és az újramunkálásokat, és felszabadítja az erőforrásokat.
- Egységes eredményekkel biztosítja a márka következetes élményét – ha jól képezi az AI-t, az frissíti a memóriáját a megfelelő kontextussal, amelyet minden hasonló projektre alkalmazni tud.
Ez az „új technológia” hatékonyságot ad a munkafolyamatához és növeli a termelékenységet. Olvassa el, hogy megtudja, hogyan.
1. A rutin feladatok automatizálása
A mesterséges intelligencia kiválóan alkalmas a rutin feladatok megszüntetésére. Az AI-technológiák integrálásával a vállalatok racionalizálhatják az ütemezés, az erőforrás-elosztás és a kockázatkezelés folyamatát, végső soron javítva a projektmenedzsment hatékonyságát és termelékenységét.
Az AI feladat-automatizálás valós példái
- Siemens: A Siemens mesterséges intelligenciát használt a projekttervezés és az erőforrás-elosztás javítására. A korábbi adatok elemzésével mesterséges intelligencia rendszereik pontosan megjósolják a projekt ütemtervét és optimalizálják az erőforrások felhasználását, ami jobb projekt eredményeket és hatékonyságot eredményez.
- Shell Oil Company: A Shell mesterséges intelligenciát alkalmazott a tengeri fúrási műveletek karbantartási ütemezésének optimalizálására. A mesterséges intelligencia elemzi az érzékelők adatait és a korábbi feljegyzéseket, hogy előre jelezze a berendezések meghibásodásait, lehetővé téve a proaktív karbantartást és jelentősen csökkentve az állásidőt.
- JPMorgan Chase: A bank mesterséges intelligenciát alkalmaz a szerződés-felülvizsgálati folyamatokban. A mesterséges intelligencia természetes nyelvfeldolgozás segítségével gyorsan kivonja a legfontosabb információkat a jogi dokumentumokból, gyorsítva ezzel a tárgyalásokat és csökkentve a felülvizsgálatokhoz szükséges időt.
Azonban a megfelelő eszközök kiválasztása az egyes feladatok automatizálásához kihívást jelenthet. Ne felejtsük el, hogy az egyes modellek kézi integrálása a különböző munkaterületekbe nem csökkenti a projektmenedzser munkaterhelését.
De a ClickUp Automations képes rá! Az ingyenes projektmenedzsment szoftver több mint 100 automatizálási sablont kínál különböző üzleti műveletekhez. Miután regisztrált a ClickUp-ra, egyszerű if-then utasítások segítségével kód nélkül is létrehozhat egyedi automatizálási sorozatokat.
Például az ügyfelek visszajelzéseire való reagálás vagy a beszállítók tájékoztatása időigényes feladat. A ClickUp segítségével beállíthat e-mail automatizálásokat, amelyek automatikus válaszokat küldenek a beérkező e-mailekre, így időt takaríthat meg.
A ClickUp Automations olyan műveleteket is kezel, mint a feladatok új listákba való áthelyezése, amikor azok állapota megváltozik. Automatikusan hozzárendelhet feladatokat, hozzászólásokat tehet közzé és frissítheti az állapotokat, biztosítva ezzel a hatékony munkafolyamatokat.
Automatizálja marketingkampányait, készítsen mesterséges intelligencia által generált csevegési összefoglalókat, írjon automatikus standupokat, állítson be auditnaplókat, és hajtson végre mesterséges intelligencia által vezérelt elemzéseket – mindezt egyetlen eszközzel!
Mi több? Nem kell minden alkalommal újra létrehoznia az ismétlődő feladatokat. A ClickUp segítségével ezek meghatározott időközönként ismétlődnek, így időt takaríthat meg és csökkentheti az emberi hibák számát.
Projektmenedzserként talán nem tudja, hogyan automatizálhatja a munkafolyamatokat. A ClickUp Brain segít! Írjon be egy egyszerű angol nyelvű utasítást, és a ClickUp Brain létrehoz egy részletes, személyre szabott munkafolyamat-automatizálást, amely megfelel az utasításainak.
A ClickUp Brain segítségével a következőket is megteheti:
- Lépjen be az AI Knowledge Manager alkalmazásba, hogy választ kapjon a ClickUp munkaterületén végzett feladatokkal, dokumentumokkal és akár emberekkel kapcsolatos kérdéseire.
- Automatizálja a haladásról szóló frissítéseket és a kommunikációt az AI Project Manager segítségével.
- Készítsen tartalmat az AI Writer for Work segítségével – legyen szó projekttervről, projekt chartáról, projektcélokról vagy bármely más fontos dokumentációról.
- Hozzon létre egyedi sablonokat a rutin feladatok gyorsabb elvégzéséhez és a termelékenység növeléséhez.
Mindezt az adatai biztonságának veszélyeztetése nélkül, a ismétlődő feladatok teljes biztonságú automatizálásával valósítjuk meg.
2. Adatelemzés és jelentések
A projektmenedzserek számtalan órát töltenek a költségvetés tervezésével, a csapat előrehaladásának figyelemmel kísérésével és a kihívások kezelésével. Bár a káosz elkerülhetetlen, folyamatosan figyelemmel kísérheti a projekt előrehaladását, és gyorsan reagálhat a lehetséges késedelmek megelőzése érdekében.
Az AI-eszközök például automatizálhatják a költségvetési folyamatot azáltal, hogy a korábbi adatokat elemezve előre jelzik a jövőbeli költségeket és azonosítják a lehetséges túllépéseket, mielőtt azok bekövetkeznének. Emellett valós időben követhetik a projekt előrehaladását, így a projektmenedzserek azonnal azonosíthatják a késedelmeket vagy problémákat. Automatikus riasztásokat kaphat, ha a kiadások eltérnek a költségvetéstől, vagy a projekt mérföldkövei nem teljesülnek.
Itt jönnek képbe az olyan eszközök, mint a ClickUp Dashboards. A Dashboards segít az adatok vizualizálásában listák, kártyák, táblázatok és grafikonok segítségével. Testreszabott műszerfalakat hozhat létre a projekt óráinak nyomon követéséhez, a lemorzsolódási arány figyeléséhez és a bevételek előrejelzéséhez – anélkül, hogy unalmas (és nehéz) táblázatokon kellene görnyednie.
A műszerfalak megszüntetik a fáradságos adatelemzési folyamatot, lehetővé téve a prediktív elemzések elvégzését és az adatokon alapuló döntések meghozatalát. Például nyomon követheti a projekt ütemtervét és figyelemmel kísérheti a legfontosabb mutatókat, mint például a valós idejű erőforrás-elosztást.
A ClickUp értesítési beállításait úgy testreszabhatja, hogy bizonyos események alapján kapjon értesítéseket. Ezek közé tartoznak a fontos feladatokra, megjegyzésekre, határidőkre és prioritásváltozásokra vonatkozó értesítések. Minden felhasználó a saját igényeinek megfelelően állíthatja be a beállításokat az egyes munkaterületeken, így pontosan meghatározhatja, hogy mi számít számára „kritikus” értesítésnek.
3. AI-asszisztens a projektdokumentáció összeállításához
A projektmenedzsernek adatokat kell gyűjtenie, hogy előre láthassa a lehetséges kihívásokat, buktatókat és szűk keresztmetszeteket. Talán már ismeri azt a fáradságos folyamatot, amikor 20 évnyi jelentést kell összegyűjteni és rendszerezni.
Ilyen esetekben a dokumentációhoz mesterséges intelligencia használata a gyűjtési és összeállítási időt felére vagy annál is többel csökkentheti.
Vegyük például az üzleti jelentések összeállításának feladatát.
A projektmenedzsereknek adatokat kell gyűjteniük, trendeket kell elemezniük és sebezhető pontokat kell felismerniük. Ez a folyamat több napot vesz igénybe, és még így is lehet, hogy nem lesz teljes.
A ClickUp Brain segítségével azonban perceken belül elemezheti a pénzügyi és marketing adatbázisokat, a CRM rendszereket, az alkalmazottak teljesítményét és más szükséges területeket.
Az AI alaposan átvizsgálja ezeket az adatokat, miközben csökkenti a kézi munkát és az időt. Ezután összefoglalja a legfontosabb eredményeket és betekintéseket, és mélyreható elemzést nyújt az adatokról. Az eredmény egy hibátlan üzleti jelentés lesz, amely tartalmazza a trendeket, betekintéseket, projektösszefoglalókat, pénzügyi adatokat és a részletes munkafolyamatokat.
Ezenkívül használhat olyan mesterséges intelligenciával működő korrektúrakészítő eszközöket, mint a Grammarly, amelyek a természetes nyelvfeldolgozáson (NLP) alapulnak, hogy biztosítsa a projektkommunikáció egyértelműségét és csökkentse a félreértéseket.
Összegzésként elmondható, hogy az AI adat alapú betekintést nyújt, amely segít a projektmenedzsereknek megalapozott döntéseket hozni. Többféle forgatókönyvet elemezhet, és a projekt aktuális dinamikája alapján optimális cselekvési tervet javasolhat.
De ne feledje, hogy ez nem egyszeri előny. Az AI-rendszerek minden projektből tanulnak, és idővel finomítják algoritmusaikat. Ez a folyamatos tanulási folyamat segít javítani a jövőbeli projekt eredményeit azáltal, hogy alkalmazza a múltbeli tapasztalatokból levont tanulságokat.
Olvassa el még: 6 típusú folyamatfejlesztési módszertan
Az AI korlátai a projektmenedzsmentben
Bár az AI alkalmazása a projektmenedzsmentben forradalminak tűnik, még messze vagyunk attól, hogy az AI felváltsa a projektmenedzsereket. Nem hisz nekünk? Megmutatjuk, miért:
1. Az emberi ítélőképesség hiánya
Az AI-rendszerek kiválóan kezelik az ismétlődő projektmenedzsment feladatokat, de az emberi projektmenedzserekkel ellentétben nem képesek komplex, megalapozott döntéseket hozni. Az AI csak a rendelkezésére álló adatokkal tud dolgozni, és nem képes figyelembe venni az etikai árnyalatokat, a kontextust vagy az érzelmi intelligenciát – amelyek mindegyike elengedhetetlen a hatékony, valós idejű döntéshozatalhoz.
Például, ha egy fejlesztő folyamatosan túlterhelt feladatokkal, az AI nem feltétlenül ismeri fel a kiégés vagy a morál romlásának kockázatát. Egy emberi projektmenedzser figyelembe venné ezeket az érzelmi és etikai tényezőket, és dönthet úgy, hogy újraelosztja a feladatokat a csapat jóllétének fenntartása érdekében.
A projektmenedzsereknek az AI-t termelékenységet növelő eszközként kell tekinteniük, de minden egyes lépést szorosan figyelemmel kell kísérniük, hogy az emberi intuíció és szakértelem továbbra is központi szerepet töltsön be.
2. Kreativitás és innováció
Ahogy Fei-Fei Li, amerikai informatikus mondja:
A mesterséges intelligencia nem helyettesíti az emberi intelligenciát, hanem az emberi kreativitást és találékonyságot erősítő eszköz.
A mesterséges intelligencia nem helyettesíti az emberi intelligenciát, hanem az emberi kreativitást és találékonyságot erősítő eszköz.
Az AI képes feladatok elvégzésére és a munkafolyamatok optimalizálására, de önállóan nem képes innoválni. Önön, a projektmenedzseren múlik, hogy kreatívan használja-e az AI eszközöket a célok eléréséhez.
Az AI támogathatja a döntéshozatalt, de az érdekelt felek kezelése és a kapcsolatok ápolása olyan feladatok, amelyeket leginkább az emberek tudnak ellátni.
Az AI korlátai egyértelműek, ha önálló kreativitásról van szó.
Például a ChatGPT belső történetéről szóló, a MIT Technology Review-ban megjelent cikkben az OpenAI fejlesztői megvitatták annak korlátait:
- A ChatGPT elfogult, és nem tud jobbat, hacsak nem mondják meg neki.
- Bár elutasíthatja a rossz kéréseket, különböző utasítások segítségével nagyon könnyű manipulálni.
- Ez ténylegesen helytelen lehet.
Köztudott, hogy az OpenAI csapata folyamatosan figyelemmel kíséri a felhasználói bejegyzéseket, hogy javítsa a ChatGPT belső működését. Így az AI-t korlátozza az a szükséglet, hogy meglévő tudását alkalmazkodtassa az eredmények és válaszok előállításához.
Eközben a vezetők új megközelítéseket dolgozhatnak ki a váratlan kihívások megoldására, ami rendkívül sokoldalúvá és értékessé teszi őket.
3. Adatbiztonság
A projektmenedzsment eszközök gyakran kezelnek érzékeny adatokat, például pénzügyi nyilvántartásokat vagy belső vállalati irányelveket. Az AI rendszerek az adatokból tanulnak a folyamatok optimalizálása érdekében, ezért a projektmenedzserek szkeptikusan állnak az AI alkalmazások és a bizalmas információk integrálásához.
A vállalkozás hírnevének megóvása érdekében a vezetésnek ellenőriznie kell az adatok titkosítását és biztosítania kell az adatvédelmi előírások betartását. Csak olyan mesterséges intelligencia eszközöket válasszon, amelyek megfelelnek az adatvédelmi protokolloknak.
Olvassa el még: Projektmenedzsment tippek elfoglalt vezetőknek + ingyenes sablon
Az emberi tényező a projektmenedzsmentben
A projektmenedzserek kulcsszerepet játszanak a vállalat növekedésének, bevételeinek és általános sikerének előmozdításában. Az AI ugyan segíthet könnyíteni a terheket, de nem helyettesítheti az emberi tulajdonságokat, mint például a vezetői képességeket, a kreativitást és az érzelmi intelligenciát:
1. Vezetői képességek és motiváció
A projektmenedzsment nem csak táblázatokról és határidőkről szól, hanem emberekről. A projektmenedzserek különböző készségekkel és háttérrel rendelkező egyéneket hoznak össze közös célok elérése érdekében.
Íme néhány módszer, amellyel a hatékony projektvezetők inspirálják csapataikat:
- Vegyen aktívan részt a projektekben, hogy mindenki egy közös cél felé haladjon!
- Ösztönözze a csoportos munkát az egyéni erőfeszítések helyett
- Figyelmesen hallgassa meg az egyes csapattagok véleményét, hogy megértse azok nézőpontját.
- Kommunikáljon az érdekelt felekkel a panaszok megoldása és a bizalom építése érdekében
A projektmenedzsernek a csapat motiválásában betöltött szerepét nem lehet túlbecsülni. Az AI számos folyamatot automatizálhat, de nem helyettesítheti az emberi vezető által nyújtott érzelmi és pszichológiai támogatást.
A projektmenedzserek bizalmat építenek és javítják a morált azáltal, hogy elismerik az egyéni eredményeket és foglalkoznak a csapat aggályaival.
Vegyünk egy olyan projektcsapatot, amely jelentős változással szembesül, például új technológia bevezetésével vagy a projekt céljainak megváltoztatásával. Egy mesterséges intelligencia eszköz kiemelheti a hatékonyságnövekedést vagy a termelékenység javulását, de csak a projektmenedzser segíthet a csapatnak a változással kapcsolatos bizonytalanságok és aggodalmak kezelésében.
A projektmenedzser hatékonyan vezetheti át a csapatot az átmeneten, ha közli a változás mögötti elképzelést, megnyugtatást nyújt és elősegíti a részvétel érzését.
Az AI nem képes ilyen szintű érzelmi támogatást nyújtani.
2. Konfliktuskezelés
A konfliktusok elkerülhetetlenek, ha sokféle emberrel dolgozunk együtt. A hatékony kommunikáció elengedhetetlen a nézeteltérések megoldásához és a csapat összetartásának biztosításához.
A ClickUp belső kommunikációs sablon segíthet a projektmenedzsereknek ebben azáltal, hogy rendszerezi a frissítéseket, változásokat, kihívásokat és eredményeket.
Ezt a sablont igényeinek megfelelően testreszabhatja, és a projektmenedzserek egyetlen frissítéssel minimalizálhatják vele a munkahelyi konfliktusokat.
A sablon segít Önnek:
- Kövesse nyomon a belső kommunikációt olyan címkékkel, mint „jóváhagyva” vagy „ütemezett”.
- A kommunikációs adatok vizualizálása a megértés megkönnyítése érdekében
- Az adatattribútumok igényeinek megfelelő testreszabása
A sablon segíthet a konfliktusok korai jeleinek felismerésében azáltal, hogy elemzi a csapat kommunikációs mintáit és jelzi a negatív hangulatot. Ezeknek a konfliktusoknak a megoldása azonban emberi beavatkozást igényel.
A projektmenedzserek képesek értelmezni a konfliktus hátterét, megérteni az egyes felek motivációit, és olyan megoldást közvetíteni, amelyet az AI nem feltétlenül tudna elérni.
3. Érzelmi intelligencia
Az AI nem képes értelmezni az érzelmi árnyalatokat, és nem tud intuitív módon cselekedni – ezek pedig alapvető tulajdonságok a hatékony vezetéshez. A projektmenedzserek ezzel szemben érzelmi intelligenciájukat felhasználva megérthetik a csapat dinamikáját, motiválhatják az egyéneket és elősegíthetik az egészséges munkakörnyezet kialakulását.
Az AI például nem képes felismerni, ha egy csapattag személyes problémák miatt küzd. A projektmenedzser viszont támogatást tud nyújtani és alkalmazkodni tud az igényeihez, így empatikus munkahelyet teremtve.
Az empátia a hatékony vezetés alapja. A projektmenedzsereknek figyelembe kell venniük az érdekelt felek elvárásait és aggályait, egyensúlyt kell teremteniük az egymással versengő igények között, miközben a projektet a terv szerint haladnak.
Ehhez az emberi viselkedés mélyreható megértése szükséges, amit az AI nem tud lemásolni.
Olvassa el még: 9 pontos projektmenedzsment ellenőrzőlista vezetőknek
Hogyan alakítja az AI a projektmenedzsment jövőjét?
Az AI már most is alakítja a projektmenedzsmentet, és ez a tendencia a jövőben még inkább erősödni fog.
A legújabb McKinsey Global Survey felmérésből kiderült, hogy a válaszadók 65%-a elismerte, hogy szervezete rendszeresen használ generatív mesterséges intelligenciát.
A válaszadók fele azt is elmondta, hogy vállalatuk legalább két üzleti funkcióban alkalmazza az AI-t, és elégedettek az ebből származó költségcsökkenéssel és bevétel növekedéssel.
Az AI-forradalom tartós hatást fog gyakorolni a projektmenedzsmentre az elkövetkező években:
1. Az AI kiegészítőként, nem pedig helyettesítőként
👀 Tudta? A különböző szektorokban és pozíciókban dolgozó munkavállalók 51%-a úgy véli, hogy az AI pozitív hatással lesz a munkájukra az elkövetkező öt évben.
Az emberek az AI-t az emberek segítésére hozták létre, nem pedig az emberek helyettesítésére. A projektmenedzserek olyan AI projektmenedzsment eszközöket használhatnak, mint a ClickUp Brain, hogy hatékonyabban dolgozhassanak, kezeljék az ismétlődő feladatokat, és a projektek stratégiai szempontjaira koncentrálhassanak.
A ClickUp Brain például automatikusan létrehozhatja a megbeszélések jegyzetét vagy összefoglalhatja a megbeszéléseket. Ahelyett, hogy időt pazarolna a jegyzetek átnézésével, az AI segítségével percek alatt létrehozhat tömör és formázott tartalmat, így több időt fordíthat az innovációra.
A ClickUp Brain a következő lépés számunkra, hogy minden csapatban felszabadítsuk a hatékonyságot. A tudásmenedzsment alkalmazások hatalmas lehetőségeket rejtenek magukban.
A ClickUp Brain a következő lépés számunkra, hogy minden csapatban felszabadítsuk a hatékonyságot. A tudásmenedzsment alkalmazások hatalmas lehetőségeket rejtenek magukban.
2. Az AI-eszközök integrálása
Az AI-eszközöket integrálhatja a munkahelyével, hogy automatizálja a feladatkezelést a csapat és saját maga számára.
Tájékoztassa a csapat tagjait, hogy mely feladatok élveznek elsőbbséget. A ClickUp Eisenhower-mátrix sablon segítségével a feladatokat „Végrehajtandó”, „Ütemezés”, „Delegálás” vagy „Törlés” kategóriákba sorolhatja a jobb döntéshozatal érdekében.
Hasonlóképpen, a napi feladatok kezelése is monoton és időigényes. A ClickUp több mint 1000 integrációja megkönnyíti a munkát, mivel a ClickUp-ot más népszerű eszközökkel párosítja, biztosítva ezzel a jobb együttműködést és minimalizálva a zavart.
Az eredmény? Az AI használatához már nem kell több eszközzel és platformmal bajlódnia.
Az AI fejlődésével még fejlettebb funkciókra számíthatunk, például AI-alapú virtuális asszisztensekre a projektmenedzserek számára vagy teljesen autonóm projektfelügyeleti rendszerekre. Ezek az integrációk javítják a hatékonyságot és lehetővé teszik a csapatok számára, hogy adminisztratív terhek nélkül érjenek el hatékony eredményeket.
Olvassa el még: Erőforrás-ütemezés: átfogó útmutató projektmenedzsereknek
Válassza a ClickUp-ot a projektmenedzsment megfelelő végrehajtásához
Bár az AI átalakította a projektmenedzsmentet, egyértelmű, hogy az emberi képességek pótolhatatlanok, és a projektmenedzseri munkák nem automatizálhatók teljes mértékben. A ClickUp támogatja a projektmenedzsereket azáltal, hogy csökkenti a rutin feladatokban előforduló hibákat és felgyorsítja a döntéshozatalt.
A ClickUp emellett minden projektmenedzsment tevékenységet szervez, és könnyű integrációt kínál más eszközökkel. Testreszabható irányítópultokat és projektmenedzsment sablonokat biztosít az Ön igényeinek megfelelően, miközben megőrzi az adatok titkosságát és anonimitását.
Az AI-vezérelt automatizálás, erőforrás-kezelés, továbbfejlesztett együttműködés, prediktív elemzés és készségfejlesztés funkcióival a ClickUp ideális partner azoknak a projektmenedzsereknek, akik sikerre vágynak a gyorsan fejlődő digitális projektmenedzsment területén.
Ha a szervezett adatok és a megnövekedett termelékenység izgatja Önt, regisztráljon még ma ingyenesen a ClickUp-ra!