A légi közlekedés történetének legsúlyosabb balesete, az úgynevezett tenerifei repülőtéri katasztrófa, „a torony és a repülőgép közötti félreértésnek ” tulajdonítható . Lényegében kommunikációs problémáról van szó.
Akár repülőgépet vezet, weboldalra szöveget ír, vagy szoftvert fejleszt, a hatástalan kommunikáció rendkívüli következményekkel járhat. Ebben a blogbejegyzésben a kommunikációs akadályokat és azok kezelésének módjait vizsgáljuk.
A kommunikációs akadályok megértése
A kommunikációs akadályok mindazok a tényezők, amelyek megakadályozzák az egyik személyt a világos kommunikációban, a másik személyt/személyeket pedig az üzenet megértésében. A kommunikációs akadályok több szempontból is káros hatással lehetnek a szervezet működésére.
❗️Minőség: A hatástalan kommunikáció megértési hiányosságokat eredményez, ami nem optimális munkavégzéshez vezet.
❗️Termelékenység: Az utasítások teljes megértése nélkül a csapat tagjai túl sok időt töltenek a feldolgozással, próbálkozással és kudarccal, vagy hatékonytalanul végzik munkájukat.
❗️Hatékonyság: Képzelje el, hogy egy alkalmazott és egy ügyfél/vezető között kommunikációs akadályok merülnek fel, ami félreértésekhez vezet. Az alkalmazott nehezen fogja tudni hatékonyan teljesíteni a tőle elvárt feladatokat.
❗️Elfordulás: Amikor a kommunikáció nehezebbé válik – és minden nap akadályokat kell leküzdeni –, a csapat tagjai fáradtságot éreznek és elfordulnak. Ez jelentősen befolyásolhatja a munkahelyi teljesítményt.
❗️Innováció: A kollektív kreativitáshoz zökkenőmentes kommunikációra van szükség. Enélkül az innováció csak távoli álom maradna.
❗️Kultúra: A jó kommunikáció kollektív célérzetet teremt. Hiánya diszfunkcionális kultúrát eredményez, ahol az emberek távolságtartóak, sőt bizalmatlanok. Valójában a kommunikációs akadályok fontos okai a tömeges lemondásoknak és a csendes kilépéseknek.
Ha ez túlzásnak tűnik, nézzük meg, hogyan történik ez a munkahelyen.
Gyakori kommunikációs akadályok a munkahelyen
A jó kommunikáció akkor valósul meg, amikor egy személy üzenetét világosan, a célközönség számára könnyen és teljesen érthető módon fogalmazza meg. Bármi, ami ezt akadályozza, kommunikációs akadálynak tekinthető. Íme a tíz legfontosabb példa.
1. Fizikai akadályok
A legegyszerűbb kommunikációs akadály a fizikai. Akár egy koncerten próbálsz kommunikálni valakivel, aki pár méterre van tőled, akár hibás berendezéssel tartasz prezentációt, a fizikai akadályok mindenhol jelen vannak.
Egyszerűek, mert világosak és kézzelfoghatók. A rendszer megváltoztatásával orvosolhatók.
Ha például nehezen tudja elmagyarázni egy fogalmat valakinek telefonon, akkor egy videokonferencia-eszközzel és képernyőmegosztással megoldhatja ezt a kommunikációs akadályt.
2. Pszichológiai akadályok
A fizikai akadályokkal ellentétben a pszichológiai akadályok az emberek fejében vannak, ezért kezelésük exponenciálisan bonyolultabb. A beszélő gyakori pszichológiai akadályai közé tartozik a lámpaláz, a szociális szorongás, a beszédzavarok, az önértékelési problémák stb.
A befogadó félnek is lehetnek pszichológiai akadályai, például előítéletek, ítéletek és nem ellenőrzött feltételezések, amelyek hatástalanná teszik a zárt ajtók mögötti beszélgetéseket.
3. Nyelvi akadályok
A legegyszerűbb nyelvi akadály az, amikor két ember nem ugyanazt a nyelvet beszéli. Például egy angol anyanyelvű amerikai állampolgár nyelvi akadályokba ütközhet, amikor francia, német vagy japán kollégáival kommunikál, akiknek az angol nem az első nyelve.
De ez nem az egyetlen nyelvi akadály. Az akcentusok, a dialektusok, a szakszavak, a helyi szleng, vagy akár egy ismeretlen metafora is akadályozhatja a kommunikációt. Például, ha chips-et rendel, az Egyesült Államokban és az Egyesült Királyságban két teljesen különböző dolgot kap!
Másrészt a csapatok és szervezetek is rendelkezhetnek saját nyelvükkel.
Például olyan kifejezések, mint „peeling the curtain” (a függöny lehúzása), „falling down the rabbit hole” (az üregbe zuhanás) vagy „sidebar” (oldalsáv) gyakoriak, de azok számára, akik nem ismerik ezt a szlenget, nem ismerősek. Szociális csapatunknak sok mondanivalója van erről!
4. Kulturális akadályok
A kulturális különbségek kommunikációs akadályokat teremtenek. Például egyes keleti kultúrákban a hatalmi távolság nagy lehet, ami miatt a fiatalabb csapat tagok nem mernek szembeszállni a főnökeikkel.
Egyes szervezetek, különösen a régóta működőek, formális munkakultúrával rendelkezhetnek, ahol minden kommunikációnak írásban, meghatározott formátumban kell történnie. Ez azt eredményezheti, hogy sok információ kimarad, ami kommunikációs hiányosságokat okoz a munkahelyen.
Lehet, hogy van egy új csapattagja, aki eddig egy másik kultúrában dolgozott, és akinek át kell állnia, hogy hatékonyan tudjon Önnel kommunikálni.
5. Szervezeti akadályok
A szervezeti sajátosságok gyakran kommunikációs akadályokat jelenthetnek.
Például egy kis baráti társaság által alapított startup kizáró hatást gyakorolhat a hálózatukon kívüli új alkalmazottakra.
A megfelelő munkahelyi kommunikációs eszközökkel nem rendelkező távoli csapatok szintén akadályokat teremthetnek. Ha nincs közös hely, ahol minden beszélgetés zajlik, a csapatok végül az információkat különböző eszközök között szórják szét, ami megértési problémákhoz vezet.
6. Folyamatbeli akadályok
Bármely szervezet folyamatok összessége. Egy feladat elvégzéséhez több ember végzi el a részeket, amelyeket aztán átadnak másoknak egy koherens folyamat részeként. Most gondoljon egy olyan helyzetre, amikor egy személy nem tudja, kinek adja át a feladatot, vagy hogyan kell azt helyesen elvégezni.
A szoftverfejlesztő csapatokban a tervező és a fejlesztő közötti átadás nagyon gyakori kihívás.
7. Kontextusbeli akadályok
Kontextusbeli akadályról akkor beszélünk, amikor a kommunikáló felek nem rendelkeznek azonos információkkal a projekt hátteréről, céljairól, igényeiről stb.
Például egy új csapattag nem biztos, hogy ismeri az adott probléma megoldására korábban kipróbált összes megoldást, ami újramunkálást eredményezhet. Ha a tartalomcsapatnak nincs stílusúti mutatója, akkor a kimenetben következetlenségek léphetnek fel.
8. Technológiai akadályok
Manapság a kommunikáció nagy része digitális formában zajlik. Azonban nem mindenki érzi magát ugyanolyan kényelmesen a digitális kommunikációban.
Lehet, hogy egyesek nem értik az emojikat – ismer valakit, aki szerint a felemelt hüvelykujj emoji durva? Mások pedig rosszul helyezték el a videokamerájukat egy megbeszélés során. Az akadálymentesség is akadályokat teremthet.
9. Érzelmi akadályok
Azok az idők, amikor az érzelmeinket otthon hagytuk, már a múlté, ma már teljes személyiségünkkel járunk dolgozni. Akár így, akár úgy, minden munkahelyen különböző érzelmeket és attitűdöket tápláló emberek keverednek egymással.
Aki rossz reggelen van túl, az nem biztos, hogy nyitott a kritikus visszajelzésekre. A stresszes csapattagok pedig nem biztos, hogy hajlandóak plusz erőfeszítéseket tenni.
10. Értékrendbeli akadályok
Általában a legjobb munkát azok végzik, akik közös értékrendet képviselnek, például átláthatóság, integritás, ügyfélközpontúság stb. Ha az emberek értékrendjei ütköznek egymással, a kommunikáció megszakad.
Például, ha egy vezető úgy véli, hogy a csapat akkor végez jó munkát, ha személyesen találkozik, de a csapat inkább a távmunkát részesíti előnyben, akkor mindkét fél elfogulttá válhat a saját véleménye iránt, és akár akaratlanul is kommunikációs akadályokat hozhat létre.
Bár a kommunikációs akadályok jelentős következményekkel járhatnak, minden szervezetben gyakran előfordulnak. Ezek természetes következményei annak, hogy különböző emberek jönnek össze, hogy közös célokért dolgozzanak.
Ne féljen a kommunikációs akadályoktól! Hozzon létre rendszereket azok leküzdésére. Íme, hogyan.
A kommunikációs akadályok leküzdése
A kommunikációs akadályok elkerülhetetlenek. Az első lépés azok leküzdéséhez tehát az, hogy megfigyeljük és megértsük őket. Kezdje ezzel!
Azonosítsa a kommunikációs akadályokat
Állítson fel stratégiai követelményeket a gyakori akadályok megfigyelésére, azonosítására és megértésére.
- Tegye a kommunikációs zavarok figyelemmel kísérését minden vezető teljesítménymutatójának részévé.
- Ösztönözze az alkalmazottakat, hogy jelezzék a munkahelyi kommunikációval és együttműködéssel kapcsolatos aggályaikat.
- Kérje meg a csapat tagjait, hogy rendszeresen adjanak visszajelzést a csapat hatékonyságáról.
Ápolja a kommunikatív kultúrát
Teremtsen hatékony kommunikációs kultúrát a szervezetében. Ösztönözze az üzenet küldőjét, hogy vállaljon felelősséget azért, hogy az üzenet megértésre kerüljön. Tegye lehetővé a fogadó fél számára, hogy kérdéseket tegyen fel vagy vitassa meg az ötleteket, ha tisztázásra van szükség. Mutasson példát, demonstrálja az átláthatóságot, a nyitottságot és az együttműködést.
Rendszeresen tartson képzéseket
Mindenki tud kommunikálni, de a hatékony kommunikáció teljesen más tészta. Rendszeres képzésekkel segítse elő, hogy mindenki hatékonyan kommunikáljon.
A munkatársak készségeitől függően ez lehet figyelmes hallgatás, e-mailek írása, távmunka, inkluzív nyelvhasználat vagy ügyfélkommunikáció. Hasznos lehet rövid leckék, poszterek vagy ellenőrzőlisták készítése arról, hogyan lehet információkat megosztani a csapattagokkal, vagy hogyan lehet elkerülni a félreértéseket a munkahelyen.
Állítson be eszközöket és erőforrásokat a hatékony kommunikáció érdekében.
Ne várja el, hogy mindenki tudja, hogyan kell hatékonyan kommunikálni. Hozzon létre olyan rendszereket, amelyek ösztönzik őket a jobb teljesítményre.
Például a szoftverfejlesztő csapatok sablonokat vagy űrlapokat használhatnak az összes releváns információ rögzítésére. A tartalomcsapatok szerkesztőket/lektorokat alkalmazhatnak, akik biztosítják a következetességet.
Valójában ezek a rendszerek lehetnek olyan egyszerűek, mint egy napirend formátum minden találkozóra. Vagy olyan átfogóak, mint egy együttműködési platform, például a ClickUp.
Bónusz olvasmány: Íme néhány hasznos aszinkron kommunikációs eszköz.
Csapatmunka
A modern csapatok hatékony, hibrid munkahelyi kommunikációt igényelnek. Szükségük van egy olyan helyre, ahol kontextusban tudnak kommunikálni, összekapcsolva a projekteket, feladatokat, megjegyzéseket, dokumentumokat és videokonferenciákat.
A ClickUp Chat pontosan ezt a célt szolgálja. Használja a ClickUp Chatet a munkahelyi túlkommunikációhoz. Hozzon létre csatornákat, amelyek tükrözik a munkaterület szervezését. Tartsa mindenki naprakészen a bejegyzésekkel. Kapcsolja össze a meglévő feladatokat, vagy hozzon létre új feladatokat a csevegésekből. Állítson be egy kattintással kezdeményezhető hívásokat automatikus összefoglalásokkal és teendőkkel, mindezt a ClickUp-on belül!
Feladatkezelés
Ahhoz, hogy a kommunikáció hatékony legyen, le kell fednie a mit, hogyan, ki és mikor kérdéseket. Projektmenedzsment szempontjából ez a következőket jelenti:
- Mi: Rövid vagy funkciókérés
- Hogyan: Szabványok vagy elfogadási kritériumok
- Ki: Feladatot kapó vagy feladat tulajdonosa
- Határidő: Határidő
Egy jó feladatkezelő eszköz segítségével mindezt dokumentálhatja. A ClickUp Tasks mindezt és még többet kínál. Lehetővé teszi az idő becslését, nyomon követését, megjegyzések cseréjét és tetszőleges számú egyéni mező hozzáadását.
Mi több? A ClickUp Assign Comments funkcióval biztosíthatja, hogy a kommunikáció a megfelelő csapattaghoz kerüljön.
Másrészt, a ClickUp Inbox segítségével lehetővé teheti csapata számára, hogy leküzdjék az értesítések túlterhelését. Ez segít csapatainak, hogy mindent egy helyen lássanak, és a fontos dolgokra koncentrálhassanak.
Ha még nem ismeri ezt a területet, próbálja ki a ClickUp kommunikációs terv sablonját a kezdéshez. Javítsa a belső és külső üzenetküldést, hozzon létre tudásbázisokat, ossza meg széles körben az információkat, és minimalizálja a kommunikációs akadályokat ezzel a sablonnal.
⚡️Sablonarchívum: További kommunikációs terv sablonok, amelyek közül választhat.
Dokumentáció
A háttérinformációk hiánya az egyik legnagyobb kihívás a virtuális csapatok számára. Ezt egyértelmű dokumentációval oldja meg.
Legyen szó szolgáltatási szintre vonatkozó megállapodásról (SLA) vagy a vállalati kultúráról, jegyezze le a ClickUp Docs segítségével. Használja a különböző stíluselemeket a fontos pontok kiemeléséhez. Kapcsolja össze a kapcsolódó dokumentumokat, illessze be őket a munkafolyamatokba, jelölje meg az embereket, és szerkessze őket közösen.
Ha képzési és oktatási anyagokat készít, próbálja ki a ClickUp Clips alkalmazást. Használja azt, hogy képernyőfelvétellel egyértelműen bemutassa a folyamatot.
Brainstorming
A kommunikációs akadályok legegyszerűbb leküzdési módja az, ha szó szerint egy lapra hozza őket. Indítsa el a ClickUp Whiteboards alkalmazást, és gyűjtsön ötleteket, rajzoljon folyamatokat, vitassa meg a mintákat vagy készítsen termékprototípusokat.
Miután megkapta a csapat beleegyezését, alakítsa az elemeket feladatokká, és kezdjen el dolgozni közvetlenül a tábláról!
Konszolidáció
Ha több digitális eszközt használ a szervezetében, a kommunikáció biztosan széttagolt lesz. Kerülje el ezt azáltal, hogy összes eszközét egyetlen központi kommunikációs platformba integrálja.
A ClickUp több mint 1000 eszközzel integrálható, például a Slackkel, a Zoommal, a Google Workspace-szel, a GitHubbal és a Discorddal. Több tucat eszközből automatikusan importálhat információkat a ClickUpba.
Automatizálás
Nem minden kommunikációnak kell manuálisan történnie. A ClickUp Automations több mint 100 előre elkészített sablont kínál, amelyekkel gyorsan elindulhat. Az olyan feladatok, mint a fejlesztő értesítése, amikor a tesztelő csapat hibát talált, vagy a szerkesztő figyelmeztetése, hogy új cikk van készülőben, automatikusan elvégezhetők.
Az AI még egy szinttel magasabbra emelheti ezt. A csapat tagjai eddig lehetetlen módon vitathatnak meg, együttműködhetnek és ötletelhetnek az AI segítségével. Azonnali válaszokat kaphatnak minden projektjükkel kapcsolatos kérdésre, automatikus összefoglalókat készíthetnek, helyesírás-ellenőrzést futtathatnak, sablonokat készíthetnek, videókat átírhatnak és még sok minden mást a ClickUp Brain segítségével.
Számos szervezet próbálkozott már a fenti eszközök és stratégiák alkalmazásával a kommunikációs akadályok minimalizálásával, és sikerrel járt. Nézzünk meg néhányat közülük!
Valós példák és esettanulmányok
Ha valaha nézett már feliratos idegen nyelvű filmet, akkor a vállalat hatékonyan leküzdött egyfajta kommunikációs akadályt. Látni fogja, hogy a körülötte lévő vállalkozások különböző stratégiákat és taktikákat alkalmaznak a hatékonyabb kommunikáció érdekében. Az alábbiakban néhány példát mutatunk be.
Többnyelvűség az ENSZ-ben
Az Egyesült Nemzetek Szervezete 193 tagállamból áll, amelyek lakói közel ugyanennyi nyelvet beszélnek. Az ilyen szervezetekben a nyelvi akadályok felszámolása átgondolt, átfogó és határozott kommunikációs stratégiákat igényel.
Az ENSZ az egyik legnagyobb nyelvi szakemberek foglalkoztatója világszerte. Magas színvonalú követelményeket támaszt a tolmácsolás (szóbeli kommunikáció) és a fordítás (írásbeli kommunikáció) terén, minden nyelv esetében.
Az ENSZ rendezvényeken elhangzó beszédeket hat hivatalos nyelven – arab, kínai, angol, francia, orosz és spanyol – tolmácsolják szinkronban. Azok számára, akik más nyelven szeretnének felszólalni, az ENSZ kérésre tolmácsolást és fordítást biztosít.
A Wikipedia szóértelmezése
Látta már a Wikipedia oldal tetején található egyértelműsítő megjegyzést? Próbálja meg például a Top Gun vagy Prince kifejezést keresni. Megjelenik egy üzenet, amely tájékoztatja Önt az aktuális oldal tartalmáról, és máshová irányítja, ha valami mást keres.
A kétértelműségek tisztázása kiváló módszer a kommunikációt gátló kulturális és kontextuális akadályok minimalizálására. Segít megelőzni a lehetséges félreértéseket, és alternatív információkat biztosít a felhasználók számára a különböző kultúrákban. Felhasználóközpontú, empatikus és hatékony.
Hogyan használja a ClickUp marketing csapata a ClickUp-ot?
A ClickUp elosztott marketing csapata több tucat szabadúszóval és ügynökséggel dolgozik együtt a feladatok elvégzésében. A csapat bővülésével, a földrajzi eloszlás növekedésével és a költségvetés megháromszorozódásával számos kommunikációs akadály merült fel.
Ennek a lendületnek a kezelésére a marketingcsapat létrehozott egy virtuális munkaterületet a ClickUp segítségével. A funkcionális mappák, listák, célok és irányítópultok segítségével a csapat a szokásos üzleti tevékenységén túl zökkenőmentesen indítja el kampányait.
Inspirációra van szüksége? Olvasson tovább arról, hogyan használja a ClickUp marketing csapata a ClickUp-ot.
Az Airbnb vezérigazgatója minimalizálja az egyéni megbeszéléseket
Egy nemrégiben készült interjúban Brian Chesky, az Airbnb vezérigazgatója hibásnak nevezte az egyéni megbeszélések modelljét. Azt mondta:
A helyzet az, hogy gyakran nem azokról a dolgokról beszélnek, amelyekről Ön szeretne beszélni.
A helyzet az, hogy gyakran nem azokról a dolgokról beszélnek, amelyekről Ön szeretne beszélni.
A transzparens kommunikációt övező pszichológiai és kulturális akadályok felszámolása érdekében Cheskey a több résztvevővel zajló megbeszéléseket részesíti előnyben. Úgy véli, hogy ez több embernek segít hozzájárulni és egymást kihívni, gyorsítva ezzel az információáramlást és a döntéshozatalt.
Törje le kommunikációs akadályait a ClickUp segítségével
A jó kommunikáció minden alapja, legyen szó személyes kapcsolatokról, üzleti tevékenységekről vagy nyilvános interakciókról. A elnöktől a pilótáig mindenki képesnek kell lennie arra, hogy minden nap világosan, határozottan és hatékonyan kommunikáljon.
Ennek elérése ugyanolyan mértékben függ az egyéntől, mint a szervezetektől, amelyeknek dolgoznak, ezért vannak olyan kommunikációs szakemberek, mint a beszédírók, olyan folyamatok, mint a legénységi erőforrás-kezelési képzési program, és olyan munkahelyi együttműködési eszközök, mint a ClickUp.
A ClickUp segítségével nemcsak hatékonyan kommunikálhat, hanem kontextusfüggő, multimodális és automatizált kommunikációt is megvalósíthat. Nézze meg, mit tehet Önért egy átfogó projektmenedzsment eszköz.