Tegyük fel, hogy tíz feladatot kell elvégeznie. A hasonló feladatok csoportosítása, a feladatok delegálása, automatizálása és a lista minél gyorsabb kipipálása a hatékonyság. A legfontosabb feladatok kiválasztása, amelyekbe először fekteti energiáját, az eredményesség.
Elméletben ez egyszerűnek tűnik. Azonban olyan szervezetekben, amelyek több embert érintő nagy projekteket valósítanak meg, a hatékonyság és a eredményesség közötti egyensúly megteremtése kihívást jelenthet.
Ebben a blogbejegyzésben segítséget nyújtunk Önnek.
Mi az a hatékonyság?
A hatékonyság azt jelenti, hogy minimális idő és erőforrások felhasználásával többet lehet elérni. Ha a hatékonyságra törekszik, akkor:
Minimalizálja az idő és az anyagok pazarlását. Például egy hatékony futószalag mindent megtenne annak érdekében, hogy megszüntesse a két egymást követő folyamat közötti időbeli különbséget, és elkerülje a felesleges erőforrások felhasználását.
Javítsa a folyamatokat a munkafolyamatok racionalizálásával és a szűk keresztmetszetek kiküszöbölésével. Például egy szolgáltatási projektmenedzser gondoskodik arról, hogy az információk standupok, retrospektívek stb. útján eljussanak a csapat minden tagjához.
Maximalizálja a termelékenységet eszközök és automatizálás segítségével. Például egy szoftverfejlesztő csapat automatizált minőségbiztosítást hozna létre, hogy óránként több tesztet lehessen elvégezni.
Mérjen meg mindent. A hatékonyság egyik legfontosabb eleme a mérhetőség. A csapatok a folyamat minden egyes szakaszában kulcsfontosságú teljesítménymutatókat (KPI-ket) használnak, hogy biztosítsák a maximális eredményt.
Bár a hatékonyság nem pontosan az ellenkezője, mégis eltér tőle. Értsük meg ezt.
Mi az eredményesség?
A hatékonyság egy szervezet azon képessége, hogy a kívánt eredmények elérése érdekében a megfelelő lépéseket tegye meg. Ha a hatékonyságot tűzi ki célul, akkor:
- Határozzon meg egyértelmű célokat, amelyek iránymutatásul szolgálnak a projekt során a döntéshozatalhoz.
- Prioritizálja azokat a feladatokat, amelyek hozzájárulnak az ön által kitűzött célok eléréséhez.
- Összpontosítson az értékteremtésre azáltal, hogy a sürgős feladatok helyett a fontosabbakat helyezi előtérbe, és előremozdítja a hosszú távú stratégiai célokat.
- Tekintse át a teljes képet az üzleti érték, az ügyfélélmény, az innováció és a részvényesi érték tekintetében.
A hatékonyság és a eredményesség közötti legfontosabb különbségek
Egyszerűen fogalmazva: a hatékonyság azt jelenti, hogy valamit jól vagy helyesen csinálunk. A eredményesség pedig azt, hogy a helyes dolgokat csináljuk. Hogyan működik ez a valós életben? Nézzük meg!
Fókusz az erőforrásokra vagy az eredményekre?
A hatékonyság az erőforrások maximalizálására összpontosít. Arról szól, hogy minden befektetett egységből a maximális hozamot érjük el.
Például, ha süteményt süt, akkor hatékonyan jár el, ha minden cukorral és vajjal a végtermék elkészítéséhez használja.
A hatékonyság a kívánt eredmények elérésére összpontosít. A termék minőségének és hasznosságának javításáról szól.
Például a hatékonyság elérése érdekében a cukrot stevia-val helyettesítené, hogy szélesebb körű táplálkozási igényű ügyfélkört tudjon kiszolgálni, még akkor is, ha ez drágább.
Rövid távú vs. hosszú távú
A hatékonyság általában a rövid távú eredményekre összpontosít. Célja a folyamat minden apró részletének/részének optimalizálása a pazarlás kiküszöbölése érdekében. Egy hatékony értékesítő a nap minden percét kihasználhatja telefonálásra, hogy hatékony legyen.
A hatékonyság a hosszú távú eredményekre összpontosít. Célja, hogy javítsa a vevőre gyakorolt hatást az érték maximalizálása érdekében. Egy hatékony értékesítő kutatást végez, személyre szabja az értékesítési stratégiát, és a megfelelő potenciális ügyfeleket hívja fel.
Részletek kontra áttekintés
A hatékonyság a részletekről szól. Minden cukorszemről és vajcseppről szól. Általában a vállalatok a szervezet kisebb egységeinek, például az egyéneknek vagy a csapatoknak a hatékonyságának javítására koncentrálnak.
A hatékonyság a nagy képet jelenti, azaz az egész hatásának növelését. A hatékonyság méréséhez a vállalkozások a vevői igényekre, az értékre, a fenntarthatóságra és a versenyelőnyre koncentrálnak. Ebben az esetben a szervezetek arra összpontosítanak, hogy minden mozgó alkatrész jól illeszkedjen egymáshoz.
Mérőszámok és mérés
A hatékonyságot szorosan figyelemmel kísérik és mérik a folyamat/projekt megvalósítási szintjén. A csapatok olyan KPI-ket használnak, mint az óránkénti teljesítmény, az átfutási idő, a ciklusidő, az erőforrás-kihasználás stb.
A hatékonyságot szintén szorosan figyelemmel kísérik, de üzleti szinten. A csapatok olyan mutatókat használnak, mint az ügyfél-elégedettség (CSAT), a konverziós arány, a termék/funkciók elfogadásának aránya stb.
Összefoglaljuk.
| Funkció | Hatékonyság | Hatékonyság |
|---|---|---|
| Fókusz | Növelje a projekt eredményességét | Érje el üzleti céljait |
| Cél | Maximalizálja a kihasználtságot | Maximalizálja üzleti értékét |
| Időkeret | Rövid távú, általában napi, heti, havi, negyedéves | Hosszú távú, általában 1-5 év |
| Alkalmazhatóság | Részletes, folyamat- vagy projekt szinten | Átfogó kép, osztály vagy szervezet szintjén |
| Mérőszámok | Erőforrás-kihasználási arány, alkalmazotti termelékenység, hibaarány, első átfutási hozam | Részletes, folyamat- vagy projekt szinten |
| Felelősség | Egyének, csapatvezetők, projektmenedzserek | Projektmenedzserek, osztályvezetők, többfunkciós csapatok |
Ha megnézzük a különbségeket, úgy tűnhet, hogy az egyiket a másik helyett kell választani. Ha így teszünk, az hiba lenne. Bármely szervezet sikere szempontjából mind a hatékonyság, mind a eredményesség fontos.
Miért fontos mind a hatékonyság, mind a eredményesség?
A hatékonyság és a eredményesség mindkét szempont kritikus fontosságú bármely üzleti tevékenységben. Segítenek abban, hogy a megfelelő dolgokat a megfelelő módon végezzük el. Ez egy hatékony kombináció. Nézzük meg, hogyan működik ez egy szoftverfejlesztési projekt példáján.
Sem hatékony, sem eredményes
Ha egy fejlesztői csapat sem hatékony, sem eredményes, akkor a projektjeik késedelmet szenvednek, a szoftverek minősége nem lesz egyenletes, az üzleti érdekelt felek elégedetlenek lesznek, és a projekt valószínűleg kudarcba fullad.
Hatékony, de nem eredményes
A műszaki hatékonyság biztosítja, hogy időben és a költségkereten belül teljesítsen. Csapatai jól kihasználhatók és produktívak lesznek.
Mivel azonban nem hatékonyak, előfordulhat, hogy nem a legfontosabb feladatokat helyezik előtérbe. Olyan funkciókat építenek be, amelyek nem felelnek meg az ügyfelek igényeinek. Ez ügyfél-elégedetlenséget okoz, ami a projekt kudarcához vezet.
Hatékony, de nem eredményes
Ha a csapatok hatékonyak, akkor a megfelelő dolgokat helyezik előtérbe. A sürgető és fontos problémák megoldásán dolgoznak. Minden felhasználó számára üzleti értéket teremtenek.
Azonban hatékonyságuk hiánya miatt túl sok időt vehetnek igénybe és túl sok költségvetést emészthetnek fel. Nem lennének képesek leküzdeni a szűk keresztmetszeteket, ami akár a projekt befejezésének elmaradását is okozhatja.
Hatékony és eredményes
Egy hatékony és eredményes csapat:
- Készítse el azokat a funkciókat, amelyekre az ügyfeleknek szükségük van és amelyeket szeretnének
- A megfelelő problémákat oldja meg kiváló minőségű szoftverekkel
- Összpontosítson a kiváló felhasználói élmény megteremtésére
- Szállítson időben és a költségvetés keretein belül – gyorsabban lépjen piacra!
- Használja ki optimálisan a fejlesztőcsapat készségeit és idejét
Összefoglalva: a hatékonyság és a eredményesség kiegészítik egymást. A professzionális csapatoknak mindkettőt következetesen optimalizálniuk kell. Íme, hogyan.
A hatékonyság és eredményesség javítására irányuló stratégiák
Gyakran előfordul, hogy az egyik javítása negatív hatással lehet a másikra. Például, ha túlzottan a pazarlás csökkentésére koncentrál, olyan termékeket hozhat létre, amelyek nem felelnek meg az ügyfelek igényeinek.
A cukor természetesen olcsóbb, mint a stevia. De egy keto tortát vásárolni kívánó ügyfél számára a cukorral készült torta hatástalan – lényegében az egész termék pazarlásnak minősül.
A jó üzleti vezetők ezt megértik. Ezért igyekeznek megtalálni a megfelelő egyensúlyt az optimális hatékonyság és eredményesség között. Ehhez egy olyan robusztus projektmenedzsment eszközre van szükség, mint a ClickUp.
A hatékonyság eszközei és technikái
Mielőtt bármit is optimalizálna, tisztázza, hogy az mit is jelent. Hozzon létre megfelelő rendszereket, hogy átfogó módon nyomon követhesse a jelenlegi teljesítményt.
Tervezze meg munkáját
Tegye a hatékonyságot fontos céljává a szervezeti tervezés során. Ossza fel projektjét kis, kezelhető részekre. Rendeljen felhasználókat és kövesse nyomon az előrehaladást egy olyan feladatkezelő rendszer segítségével, mint a ClickUp Tasks. Gyűjtse össze az összes releváns információt, kapcsolja össze az erőforrásokat, adjon hozzá ellenőrzőlistákat, és használjon beágyazott megjegyzéseket, hogy ezek a feladatok a projekt egyetlen hiteles forrásává váljanak.
Időkövetés
A feladat elvégzéséhez szükséges idő a hatékonyság egyik legfontosabb mutatója. Tehát, függetlenül attól, hogy építésvezetéssel vagy szoftverfejlesztéssel foglalkozik, kövesse nyomon az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges időt.
Használja a ClickUp Project Time Tracking szolgáltatást, hogy megbecsülje, mennyi időt vesz igénybe egy feladat elvégzése. A feladat befejezése után hasonlítsa össze a becsléseket a tényleges értékekkel, hogy megértse a különbségeket. Használja ki az időkövetési jelentésekből nyert információkat a jövőbeli projektek hatékonyságának növelése érdekében.
Például, ha úgy becsülte, hogy egy bizonyos funkció fejlesztése 2 órát vesz igénybe, de valójában 4 óra volt, akkor a folyamata nem olyan hatékony, mint gondolta.
Ez lehet a nem megfelelő információáramlás, a szükséges eszközök hiánya vagy a megfelelő készségek hiánya miatt. A kiváltó ok azonosítása segít minimalizálni ezt a hatékonysági különbséget.
Figyelje az eredményeket
A hatékonyság a mutatók kis, de tartós javulásában mérhető. Ezen javulások elérése érdekében a szervezeteknek valós időben kell figyelemmel kísérniük és nyomon követniük a teljesítményt KPI-alapú jelentések segítségével.
Használja a ClickUp Dashboards alkalmazást a szükséges jelentések és az azokhoz szükséges ütemterv elkészítéséhez. Akár havi munkaidő-nyilvántartásra, heti erőforrás-kihasználásra vagy napi termelékenységre van szüksége, állítsa be a megfelelő widgeteket, és ossza meg azokat biztonságosan az összes érintett féllel.
Automatizálás
Miután összegyűjtötte az összes szükséges adatot, automatizáljon mindent, amihez nincs szükség emberi erőfeszítésre. A ClickUp több mint 100 projektmenedzsment automatizálási sablonjával racionalizálhatja a nem hatékony munkafolyamatokat. Legyen szó automatikus állapotváltoztatásról, felhasználók újbóli hozzárendeléséről vagy e-mailek/értesítések küldéséről, állítsa be a rendszert úgy, hogy önállóan és hatékonyan működjön.
Ha egy kis pluszra van szüksége, használja a ClickUp Brain alkalmazást projektfrissítések létrehozásához, a megfelelő válaszok megszerzéséhez, automatizált munkafolyamatok kialakításához, minőségi tartalom írásához és még sok máshoz.
Miután gondoskodott a részletes hatékonyságról, ideje áttérni a nagy képet mutató eredményességre.
További információk a munkafolyamat hatékonyságának javításáról itt találhatók.
A hatékonyság növelésének módszerei
Célok kitűzése
Ahhoz, hogy hatékony legyen, tudnia kell, mit szeretne elérni. Kezdje jól a ClickUp Goals segítségével. Állítson be célokat a sprintek, az értékesítés, a marketing, a tehetségszerzés, a műveletek és egyebek számára. Rendezze őket mappákba, és kövesse nyomon a több célra vonatkozó haladást a hatékonyság jobb átláthatósága érdekében.
Együttműködés
A hatékonyság növeléséhez szükséges, hogy az információk és a tudás áramoljon az egyik csapattagról a másikra.
Dokumentum: Használja a ClickUp Docs szolgáltatást, hogy egy helyen gyűjtsön össze minden releváns információt, és így minden csapat ugyanazon az oldalon álljon. Hozzon létre szabványos működési eljárásokat (SOP-kat), amelyeket a csapatoknak követniük kell. Ossza meg biztonságosan a csapat minden tagjával. Kérjen megjegyzéseket és javaslatokat. Frissítse üzleti folyamatait a folyamat során.
Vizualizálja
Használja a ClickUp Whiteboards alkalmazást komplex folyamatok és munkafolyamatok ábrázolásához. Álljon össze csapatként, hogy olyan folyamatokat hozzon létre, amelyek optimalizálják a hatékonyságot és a eredményességet. Időnként frissítse azokat.
Kommunikáljon
Minden egyéb esetben hozzon létre egy valós idejű együttműködési platformot, amely alkalmazkodik a munkahelyen alkalmazott összes kommunikációs stílushoz.
Használja a ClickUp Chat funkciót a kontextusban megjelenő üzenetek engedélyezéséhez, összekapcsolva a kommunikációt a projektcsatornákkal. Csatlakozzon egy kattintással a hívásokhoz, automatikus összefoglalókhoz és teendőkhöz.
Elemezze a teljesítményadatokat
A folyamatok hatékonyságának és eredményességének párhuzamos javítása érdekében vizsgálja meg a különböző adatpontokat, és kössön össze a pontokat.
Ha például úgy találja, hogy az ügyfélszerzési költségei magasak, nézze át a marketing hatékonysági mutatókat, amelyeket beállított. Ha a projektjei késnek, vizsgálja felül a munkaterhelés-kezelést és a termelékenységi jelentéseket.
Ennek során ne dőljön be a gyakori tévhiteknek. Nézzük meg ezt közelebbről!
Gyakori tévhitek
A hatékonyság és a eredményesség minden szervezet teljesítménymenedzsmentjének alapját képezi. Ugyanakkor ezeket különböző módon értelmezik, alkalmazzák és optimalizálják. Ebben a folyamatban előfordulhat, hogy bizonyos tévhiteket fogad el.
Így azonosíthatja és elkerülheti ezt.
🙅🏻♀️ A hatékonyság egyenlő a sikerrel
A szervezetek rendszeresen törekednek a hatékonyságra, mint az üzleti siker elérésének eszközére. Bár a hatékonyság javítása csökkentheti a költségeket és maximalizálhatja a termelékenységet, nem garantálja a sikert.
🙅🏻♀️ Csak a hatékonyság számít
A hatékonyság közelebb áll a sikerhez, mint a hatékonyság, mert az üzleti értékre és az ügyfél-elégedettségre összpontosít. Ez azonban nem minden, ami számít, mert bármennyire is hatékony, egy nem hatékony működés drágává és veszteségessé válhat, ami értelmetlenné teszi.
🙅🏻♀️ A hatékonyság/eredményesség fekete vagy fehér
A vállalkozások gyakran úgy gondolják, hogy a hatékonyság vagy a eredményesség egy igen-nem kérdés. Vagyis vagy hatékony vagy, vagy nem. Ez téves elképzelés.
Minden folyamat és minden vállalkozás egy adott pillanatban a hatékonyság/eredményesség valamelyik szakaszában van. Optimalizálhatja folyamatait, hogy javítsa hatékonyságát és eredményességét. Mindig van lehetőség a hatékonyság vagy eredményesség maximalizálására, ami a folyamatos fejlesztési stratégiáinak központi elemét kell képeznie.
Hogyan nézne ez ki a valós világban?
Gyakorlati alkalmazások a munkahelyen
Általában a projektmenedzserek, az operatív vezetők, a folyamatmérnökök stb. azok a személyek, akik a hatékonysággal foglalkoznak. Ez azonban nem feltétlenül korlátozódik csak az ilyen típusú szerepkörökre. Minden alkalmazott és csapat javíthatja a hatékonyságot és a eredményességet a saját munkaterületén. Néhány példa az alábbiakban.
Az egyéni munkafolyamatok javítása
Túl gyakran ellenőrzi az e-mailjeit? Elvonják a figyelmét a csapattagok SMS-ei? Naponta hány órát tölt megbeszéléseken? Mindenki áttekintheti a munkáját, hogy megtalálja a hatékonyság javításának lehetőségeit.
A személyes célok kitűzése, az értékelések, a naplózás, az önreflexió stb. segíthetnek a hatékonyság javításában.
A csapat teljesítményének értékelése
A vezetők a hatékonyság és a eredményesség paramétereit felhasználva végezhetik el a csapatértékeléseket. A visszatekintések, egyéni megbeszélések és csoportos értékelések során a vezetők tanácsokkal láthatják el csapataikat, hogy azok egyénileg és együttesen is jobban teljesítsenek.
A kiegyensúlyozott kultúra megteremtése
Ha csak a hatékonyságra koncentrálnak, a vezetők magas termelékenységi és teljesítményi elvárásokat támaszthatnak a csapatukkal szemben. Ez legjobb esetben az alkalmazottak elégedetlenségéhez, rosszabb esetben pedig kiégéshez vezethet. Másrészt, ha csak a hatékonyságra koncentrálnak, az pazarláshoz vezethet.
A jó vezetők azon gondolkodnak, hogyan javíthatják a munkafolyamatok elosztását csapataikban. Megtalálják az egyensúlyt a kevesebb erőforrás felhasználása és a kívánt eredmény elérése között, így összességében jobban teljesítő szervezetet hoznak létre.
Hatékonyság és eredményesség elérése: optimalizálja munkafolyamatait a ClickUp segítségével
A hatékonyság és a eredményesség összehasonlítása helytelen szemléletmód. Az egyik sem jobb a másiknál, és egyik sem hozza meg a kívánt eredményt. Valójában a siker a hatékonyság és az eredményesség közötti arany középútban rejlik.
Ehhez értelmes célokra, átgondolt folyamatokra és olyan robusztus eszközökre van szükség, mint a ClickUp.
A brainstorming, a projektmenedzsment, a jelentések, az automatizálás és a mesterséges intelligencia területén a ClickUp mindent megad, amire szüksége van a hatékonyság és a eredményesség érdekében. Ha következetesen használja, a ClickUp segít felfedezni a mindennapi munka bonyolultságában rejtőző betekintéseket és lehetőségeket.
Próbálja ki Ön is! Regisztráljon még ma ingyenesen a ClickUp-ra.