Gondolkodott már azon, hogyan tájékozódtak az emberek a térképek feltalálása előtt? A nap és a csillagok helyzetének segítségével.
Ha a projekt közepén úgy érzi, hogy csillagokat lát, akkor szüksége van egy térképre – egy folyamatábrázolásra. Nézzünk meg néhány folyamatábrázolási technikát, és hogyan használhatja őket az üzleti hatékonyság javítására.
Mik azok a folyamatábrázolási technikák?
A folyamatábrázolási technikák olyan szisztematikus megközelítések, amelyeket egy üzleti folyamat lépéseinek vizuális dokumentálására, elemzésére és javítására használnak. Különböző folyamatábrázolási technikák léteznek, például munkafolyamat-diagramok, adatáramlási diagramok, üzleti folyamatmodellezési jelölések, SIPOC-diagramok stb. Mielőtt a részletekbe bocsátkoznánk, ismerkedjünk meg az alapokkal.
Mi az üzleti folyamatábrázolás?
Az üzleti folyamatok ábrázolása az üzleti folyamatok lépéseinek vizuális ábrázolása. Ez egy folyamat kezdetétől a végéig tartó összevont képet ad.
A legegyszerűbb folyamatábrázolási technika egy folyamat lépéseinek vagy szakaszainak grafikus ábrázolását tartalmazó folyamatábra. A vevői panaszok kezelésének folyamatábrája így nézhet ki.
Ügyfélpanasz fogadása > panasz értékelése > prioritás meghatározása > ügyfélszolgálati vezetőnek való kiosztása > panasz megoldása > jegy lezárása > visszajelzés gyűjtése.
Mit tartalmaz egy folyamatábra?
A tipikus folyamatábrák a következőket tartalmazzák.
- Műveletek, amelyeket a felhasználók egy folyamat előmozdítása érdekében hajtanak végre
- Döntési pontok, ahol a felhasználók meghatározzák a teendőket
- A folyamat irányát a döntések határozzák meg
- Kezdő- és végpontok, amelyek a folyamat kezdetét és végét jelzik
A projekt összetettségétől függően lehet, hogy több komponens is szükséges, de ez a négy alapvető elemet képviseli.
Miben különbözik a folyamatábrázolás az üzleti folyamatok modellezésétől?
Bár a két kifejezés hasonlóan hangzik és bizonyos mértékben átfedésben van, az üzleti folyamatok feltérképezése eltér az üzleti folyamatok modellezésétől.
Az üzleti folyamatok modellezése egy kvantitatív és adatközpontú megközelítés a komplex folyamatok vázlatos ábrázolásához, míg a folyamatábrázolás egy kvalitatív képet ad arról, hogy az érintettek hogyan érzékelik a folyamatokat.
Ráadásul a modellezés általában részletes és átfogó, több szempontból vizsgálja a folyamatot, míg a leképezés általában egyszerűbb, az tevékenységek sorrendjére összpontosít.
Az üzleti folyamatok feltérképezése megteremti az alapot a jelenlegi folyamatok megértéséhez és ahhoz, hogy megértsük, hogyan kellene azoknak az egyes érdekelt felek szerint működniük. Ez számos előnnyel jár.
Az üzleti folyamatábrázolási technikák fontossága és előnyei
Az üzleti folyamatok feltérképezése különböző technikákkal végezhető el, amelyek mindegyike alkalmas meghatározott célokra. Bármelyik utat is választja, a előnyök számtalanok.
Jobb átláthatóság: Az üzleti folyamatok ábrázolása világosan megmutatja, hogyan működnek a folyamatok egy szervezeten belül. Így mindenki tudja, mire számíthat.
Például, ha a vezető fejlesztőtől elvárják, hogy a kódolás befejezése után azonnal elvégezze a kód felülvizsgálatát, a folyamatábra mindkettőjük számára egyértelművé teszi ezt.
A hatékonyság hiányosságainak azonosítása: Az üzleti folyamatok menedzsmentjében a térképek azonosítják a folyamatok hatékonyságának hiányosságait, a redundanciákat és a szűk keresztmetszeteket.
Például, ha a beszerzési folyamatábra több jóváhagyást mutat a rutin beszerzések esetében, a vállalat ezt úgy egyszerűsítheti, hogy magasabb küszöbértékeket állít be a vezetői felülvizsgálathoz, így gyorsítva a beszerzéseket.
A kommunikáció racionalizálása: A jó folyamatábrázolási eszközök feltárják az információáramlás hiányából adódó kommunikációs hiányosságokat és redundanciákat. Ezeket az adatokat felhasználhatja jobb kommunikációs protokollok kidolgozásához.
Munkavállalói elégedettség: Ha a csapat tagjai ismerik a munkájukat megelőző és követő lépéseket, akkor valószínűleg jobban átgondolják a munkájuk eredményét. Például, ha az üzleti elemző tudja, hogy a funkció tesztelésre kerül, akkor világosabb felhasználói történeteket és elfogadási kritériumokat ír.
Automatizálás: Ez a legfontosabb előny. A folyamatábrázolás az alábbiak révén teszi lehetővé az üzleti folyamatok automatizálását:
- A folyamat áramlásának és a lépések sorrendjének vázlatos bemutatása
- A függőségek és átfedések azonosítása
- Az egyes lépésekhez szükséges idő és erőfeszítés kiszámítása
- Egy lépés hatásának mérése a következőre
- A lépések ismétlődő és automatizálható sorrendbe rendezése
Mindezekkel az információkkal a vállalkozások intelligensen automatizálhatják a folyamatokat, így a csapat tagjai több időt fordíthatnak stratégiai tevékenységekre.
Miután elsajátította az üzleti folyamatok ábrázolásának elméletét, térjünk át a gyakorlatra. Íme a legfontosabb üzleti folyamatábrázolási technikák, amelyeket ma már alkalmazhat az Ön igényeinek megfelelően.
Üzleti folyamatábrázolási technikák
A folyamat jellegétől, összetettségétől, az érintett felektől, az üzleti tevékenységre gyakorolt hatásától stb. függően több fejlett folyamatábrázolási technika közül választhat. Itt a legfontosabbakat ismertetjük.
1. Munkafolyamat-technikák
A munkafolyamat egy sor lépés, amelyet emberek vagy gépek követnek egy feladat elvégzése vagy egy cél elérése érdekében. Ez lehet egyszerű, mint például pénzfelvétel egy ATM-ből, vagy bonyolult, mint például egy okostelefon összeszerelése.
A munkafolyamat-alapú üzleti folyamatábrázolási technikák a teljes folyamatra alkalmazhatók, függetlenül attól, hogy az mennyire összetett. A szervezetek ezt a technikát a munkafolyamatok munkafolyamatainak ábrázolására is használják.
Például a fejlesztői csapatnak lehet programozási munkafolyamata. A mérnöki csapatnak lehet a programozási munkafolyamathoz kapcsolódó telepítési munkafolyamata. A DevOps csapatnak lehet alkalmazáskarbantartási munkafolyamata, amely mindkettőt magában foglalja.
Így használhatja a munkafolyamat-technikákat üzleti folyamatainak feltérképezéséhez.
A munkafolyamat típusának azonosítása
A munkafolyamatok négy típusba sorolhatók. Kezdje az üzleti folyamatok feltérképezését azzal, hogy azonosítja, milyen típusú a saját folyamata.
Szekvenciális: A szekvenciális munkafolyamatokban a feladatok egy meghatározott sorrendben, egymás után kerülnek végrehajtásra. Vegyük példának a pénzfelvételt egy ATM-ből: a kártya behelyezésétől a kártya visszavételéig a lépéseket egymás után hajtja végre.
Állapotgép: Az állapotgépes munkafolyamatok során a folyamat oda-vissza halad. Például egy mobilalkalmazás felhasználói élményének fejlesztése során több felhasználói tesztet és kutatást végezhet, mielőtt elkészíti a végleges tervet.
Szabályalapú: Ezek „ha-akkor-akkor” típusú munkafolyamatok, bár nem ennyire egyszerűek. Egyes döntéseknél több lehetőség is lehet, amelyek mindegyike több folyamatáramlásra ágazik.
Párhuzamos: Ha egy munkafolyamat párhuzamos, a folyamatok/feladatok egyszerre zajlanak. A karcsú gyártásnak több párhuzamos munkafolyamata van.
Ismerje meg a különböző összetevőket
Minden munkafolyamat különböző összetevőket tartalmaz, például:
- Feladatok: A munkafolyamatban végrehajtott minden lépés/tevékenység
- Kapcsolatok: A munkafolyamat feladatait összekötő függőségek és kapcsolatok
- Szerepek: Ki felelős az egyes feladatokért (ez nem feltétlenül egy személy, lehet szerepkör is, például projektmenedzser, fejlesztő stb. )
- Irány: Információáramlás (ez különösen fontos az állapotgépes munkafolyamatokban)
- SOP-k: A munkafolyamaton belüli feladatokra vonatkozó szabványos működési eljárások
Ezeket az információkat vegye fel a munkafolyamat-dokumentációba.
Hozzon létre egy munkafolyamat-diagramot
A folyamat különböző elemeiből hozzon létre egy munkafolyamat-diagramot, amelyben felvázolja a feladatokat, azok végrehajtóit, a végrehajtás sorrendjét és a követendő szabványokat. Íme néhány munkafolyamat-diagram példa inspirációként.
2. Adatáramlási diagramok
Ha a munkafolyamatok a cselekvésekkel/tevékenységekkel kapcsolatosak, akkor az adatáramlás az információkkal kapcsolatos. Az adatáramlási diagramok bemutatják, hogyan mozognak az adatok a bemenettől a kimenetig egy folyamat során, kiemelve a forrásokat, a célokat, a tárolási pontokat és az útvonalakat.
Ezek segítenek az információs rendszerek feltérképezésében, ezért különösen hasznosak a szoftverek és az adatigényes folyamatok esetében.
Az adatáramlási diagram elkészítéséhez használja a következő összetevőket.
- Körök vagy lekerekített téglalapok a folyamatokhoz, amelyek megmutatják, hogyan alakulnak át az adatok a rendszeren belül.
- Nyitott téglalapok vagy vonalak az adattárolókhoz, például fájlokhoz, adatbázisokhoz vagy raktárakhoz
- Négyszögek vagy téglalapok a rendszer határain kívüli külső entitások, például adatforrások vagy célállomások számára
- Az adatok áramlásának, a folyamatok, adattárolók és külső entitások összekapcsolásának jelölésére szolgáló nyilak
Az adatáramlási diagramok használatakor fontos megjegyezni, hogy nincs ellenőrzési áramlás. Ez azt jelenti, hogy ez a diagram nem tartalmaz feltételes áramlásokat, döntési szabályokat vagy hurkokat. Ezeket az adatáramlási diagramhoz kapcsolódó folyamatábrákként lehet ábrázolni.
3. Üzleti folyamatmodell és jelölés (BPMN)
Az üzleti folyamatmodell és jelölés egy sor irányelv, amelynek segítségével grafikusan ábrázolhatók a szervezeten belüli folyamatok. Átfogó szimbólum- és jelöléskészletet tartalmaz, amely minden üzleti érdekelt fél számára könnyen érthető.
A BPNM leginkább olyan folyamatokhoz alkalmas, amelyeket a műszaki csapatoknak, üzleti elemzőknek, vezetőknek és ügyfeleknek meg kell érteniük. Íme az ajánlott jelölések és azok használata.
A folyamat objektumainak azonosítása: Ezek a folyamat során elvégzett feladatokat, eseményeket vagy munkákat jelentenek. Például egy feladatcsomópont egy megrendelés-készpénz folyamatban az ügyfél hitelképességének ellenőrzését jelentheti.
Rajzolja meg az összekötő elemeket: ezek az információ vagy a cselekvés áramlását jelképezik – egy folytonos vonal és egy folytonos nyílhegy mutat az egyik tevékenységről a következőre. A szaggatott vonalak az üzenetáramlást vagy az összefüggéseket jelképezik.
Rendezés úszósávokba: Ezek a folyamat különböző feladatait végző kategóriákra vagy érdekelt felekre utalnak. Például egy számlázási rendszerben a feladatok oszthatók sávokra a beszállítók, az ügyfelek, a pénzügyi csapatok, az értékesítési csapatok stb. számára.
Használjon artefaktokat: Mutassa meg, hogy az adatokra milyen tevékenységek során van szükség, illetve azok hogyan keletkeznek. Például egy adatelem lehet egy megrendelés, amelyet létrehoznak, majd különböző folyamatlépések során frissítenek.
Bónusz: Ismerje meg az AI folyamatábrázolást!
4. Egységes modellezési nyelv (UML) diagramok
Az Unified Modeling Language (UML) egy modellező nyelv, amelyet a rendszerek tervezésének vizualizálására használnak. Az UML-t széles körben használják a szoftverfejlesztésben a különböző komponensek struktúráinak és viselkedésének ábrázolására.
Bár így hívják, ez nem programozási nyelv, hanem egy sor irányelv és szókincs a rendszerek vizualizálására. Minden UML-diagram a rendszer egy-egy különböző aspektusára összpontosít, így az érdekelt felek könnyebben megérthetik a komplex szoftverterveket.
Az üzleti folyamatok leképezése során használja az Önnek leginkább megfelelő UML-t. Az UML-ek két kategóriába sorolhatók.
Szerkezeti diagramok
A strukturális diagramok leginkább a rendszer statikus aspektusainak, például a forráskód szerkezetének, beleértve a komponenseket, osztályokat, objektumokat és azok elrendezését, ábrázolására alkalmasak.
Például egy közösségi média platform osztálydiagramja részletesen bemutathatja, hogyan vannak felépítve és összekapcsolva a felhasználói profilok, bejegyzések, kommentek és üzenetek.
Viselkedési diagramok
A viselkedési diagramok a legalkalmasabbak a rendszer dinamikus aspektusainak ábrázolására, bemutatva, hogy a rendszer elemei hogyan hatnak egymásra és hogyan változnak az idő múlásával. Ezek a diagramok felvázolják az egyik tevékenységről a másikra történő irányítás áramlását, az objektumok közötti interakciókat és a rendszer eseményekre adott reakcióit.
Például egy hibajelentő rendszer szekvenciadiagramja bemutathatja a hiba jelentésének folyamatát, beleértve a felhasználó, a rendszer interfész és az adatbázis közötti interakciókat, kiemelve, hogy a rendszer hogyan reagál a felhasználói műveletekre és a rendszereseményekre.
5. SIPOC diagramok
A SIPOC a beszállítók, az inputok, a folyamatok, az outputok és az ügyfelek rövidítése. Ez egy olyan eszköz, amelyet a gyártás, a kiskereskedelem, az ellátási lánc és a kapcsolódó iparágakban használnak a folyamatok magas szintű áttekintésének feltérképezésére.
A SIPOC diagramok a legalkalmasabbak az üzleti környezet madártávlatból történő áttekintésére. Az egész folyamatot lefedik, beleértve:
- Beszállítók , akik a folyamatokhoz szükséges alapanyagokat biztosítják, és akik lehetnek a szervezeten belüli vagy külső beszállítók.
- Bemenetek, beleértve a folyamat végrehajtásához szükséges anyagokat, információkat vagy erőforrásokat
- Folyamat és a magas szintű tevékenységek, amelyek a bemenetet kimenetté alakítják. A SIPOC diagramok általában 5-7 lépésből állnak, hogy egyszerűek és világosak maradjanak.
- Kimenetek, például a folyamat által generált termékek, szolgáltatások vagy információk
- Ügyfelek, mind a vállalkozáson belül, mind azon kívül
Bármelyik technikával is dolgozik, élvezheti a racionalizált üzleti folyamatok, az optimalizálás és az automatizálás előnyeit. Függetlenül attól, hogy melyiket használja, itt megtudhatja, hogyan hozhat létre hatékony üzleti folyamatábrát.
Hogyan készítsünk hatékony üzleti folyamatábrát?
A folyamatábra elkészítéséhez kutatásra, egyértelműségre és egy olyan célra tervezett eszközre van szükség, mint a ClickUp. Íme egy lépésről lépésre bemutató útmutató azok használatáról a folyamatok ábrázolásához.
Határozza meg a hatókört és a célokat
Minden folyamat több lépésből áll. A folyamat hatékony ábrázolásához meg kell határoznia annak hatókörét, a szükséges részletességi szintet és azt, hogy mit szeretne elérni vele. Ha például a beszerzési folyamatot ábrázolja, a hatókör lehet teljes körű vagy csak egy része, például a beszállító kiválasztása.
Egy jó értékáram-térképező szoftver segíthet meghatározni a szükséges részletességi szintet. Mielőtt munkához látna, használja a ClickUp Docs szoftvert a folyamatok dokumentálásához, beleértve a tevékenységek hatókörét és korlátait is.
Adatok gyűjtése
Gyűjtse össze az eljárással kapcsolatos összes szükséges információt, beleértve a lépéseket, feladatokat, bemeneteket, kimeneteket, döntési pontokat és a részt vevő szerepeket.
A csapat tagjainak és az érdekelt feleknek történő interjúzás kiváló módszer ezeknek az információknak a gyűjtésére. A ClickUp Forms segítségével felmérést is készíthet az érdekelt felek körében, hogy pontos adatokat gyűjtsön.
Határozza meg a kezdő- és végpontokat
Határozza meg egyértelműen, hol kezdődik és hol végződik a folyamat. Ez meghatározza a részletes folyamatábra határait, és biztosítja, hogy minden releváns tevékenységet belefoglaljunk.
A beszerzés példájánál a folyamat a szükséglet azonosításával kezdődhet, és az áruk átvételével és a szállító kifizetésével zárulhat.
Töltse ki a hiányzó részeket
Helyezze el a kezdő- és végpontokat bármelyik folyamatábrázolási eszközön. Ezután sorban adja hozzá az összes dokumentált lépést és döntési pontot. A következetesség és az egyértelműség érdekében ügyeljen a szabványos folyamatábrázolási szimbólumok használatára.
A ClickUp Whiteboard tiszta vásznat biztosít, amelyen a folyamatokat saját belátása szerint ábrázolhatja. Ha hatékonysági hiányosságokat észlel, és ötleteket szeretne gyűjteni, használja a ClickUp Mind Maps alkalmazást a forgatókönyvek kidolgozásához.
Ha még nem ismeri a folyamatábrázolást, próbálja ki a ClickUp sablonjait:
- A ClickUp folyamatábrázolási sablonja ideális kezdőknek. Egyedi állapotokkal és listákkal lehetővé teszi a feladatok és tevékenységek hatékony nyomon követését.
- Ha fejlettebb verziót szeretne, próbálja ki a ClickUp folyamatábra-táblát.
- A ClickUp számos értékáram-térképészeti sablont is kínál a hatékony térképezéshez, ami időt takarít meg.
Feladatok kiosztása
Építsen úszósávokat a folyamatábrájába, hogy meghatározza a különböző szerepkörök vagy részlegek felelősségi körét. Például a beszerzési csapat, a pénzügyi részleg és a beszállítók külön úszósávjai egy pillanat alatt megmutatják, melyik szervezet felelős a jóváhagyásért, a fizetésért és a szállításért.
A folyamat validálása
Miután elkészült a folyamatábra első vázlata, tekintse át és hagyja jóvá a folyamatban érintett érdekelt felekkel. Ez a lépés biztosítja, hogy az ábra pontosan tükrözze a valós folyamatot, és tartalmazza az összes szükséges részletet.
Ez egyben lehetőséget kínál az általunk figyelmen kívül hagyott eltérések vagy hatékonysági hiányosságok azonosítására is.
Elemzés és optimalizálás
Elemezze a folyamatot a hatékonysághiányok, szűk keresztmetszetek vagy redundanciák szempontjából egy validált folyamatábra segítségével. Kérjen visszajelzéseket és válogassa ki a fejlesztési ötleteket, például a lépések átszervezését, a szűk keresztmetszetek megszüntetését, a felelősségek újraelosztását vagy új eszközök bevezetését.
Vezesse be ezeket a folyamatfejlesztéseket, és folyamatosan kövesse nyomon az előrehaladást.
Irányítsa vállalkozását a helyes irányba a ClickUp folyamatábrázolásával
Egy jó folyamatábra pontosan azt teszi, amit a neve is sugall: iránymutatást ad mindenkinek, aki használja. Ezért ez az egyik legnépszerűbb technika, amelyet a vállalkozások világszerte alkalmaznak.
Bár a folyamatábrázolás hatékony eszköz, a megfelelő eszközök nélkül kihívást jelenthet. A ClickUp projektmenedzsment szoftvere éppen ilyen igényekre lett tervezve.
A ClickUp fehér táblákkal, gondolattérképekkel, feladatlistákkal, ellenőrzőlistákkal és sablonokkal minden szükséges eszközt biztosít ahhoz, hogy bármelyik technikával átfogó folyamatábrákat készíthessen.
Kezdje kis lépésekkel az üzleti folyamatok ábrázolását. Próbálja ki még ma ingyen a ClickUp alkalmazást.
Gyakran ismételt kérdések az üzleti folyamatábrákról
1. Melyek a hatékony folyamatábrázolás négy lépése?
A hatékony ábrázolás négy lépése:
- A hatókör meghatározása
- Adatok gyűjtése
- A folyamat feltérképezése
- Elemzés és fejlesztés
2. Melyek a folyamatábrázolás öt szintje?
A folyamatábrázolás öt szintje, a részletességi fokozat alapján, a legátfogóbb áttekintéstől a legrészletesebb dokumentációig, a következő:
- Értéklánc-térkép: a fő üzleti funkciók vagy folyamatok madártávlatból
- Magas szint: Átfogó képet ad az egyes alapvető funkciók főbb folyamatairól.
- Tevékenységi szint: A folyamaton belüli egyes tevékenységek nagyított képe, beleértve a feladatok sorrendjét és a döntési pontokat.
- Felhasználói szint: Az egyes felhasználók feladatkörének/tevékenységének megfelelően szervezett
- Feladat szint: A legrészletesebb szint, amely lépésről lépésre tartalmazza az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges utasításokat.
3. Mi egy példa a folyamatábrázolásra?
Vegyünk egy egyszerű példát a folyamatábrázolásra egy ügyfélszolgálati megkeresés esetében.
Kezdés: Az ügyfél benyújtja az érdeklődését. Ez bármilyen csatornán keresztül történhet, például e-mailben, telefonon vagy webes űrlapon.
Érdeklődés naplózása: Az érdeklődést egyedi azonosítóval és prioritással ellátott jegyként rögzítik egy nyomonkövetési rendszerben. Ez gyakran automatizált folyamat.
Felelősség kiosztása: A rendelkezésre állás, a jegy súlyossága/prioritása stb. alapján kijelölnek egy képviselőt az ügyintézésre.
Megoldás: A kijelölt képviselő áttekinti a kérdést, elvégzi a szükséges lépéseket, majd válaszol az ügyfélnek. Ez a lépés több al-lépésből állhat, a kérdés összetettségétől függően.
Zárás: Az ügyfél visszaigazolása után a képviselő a jegyet lezártként jelöli meg. Visszajelzés: Az ügyfélnek automatikusan kérdőív kerül elküldésre a visszajelzés begyűjtése érdekében.