Az amerikai tudásmunkások hetente 5,3 órát pazarolnak el információk várakozásával vagy a meglévő intézményi tudás újrateremtésével. Ez nemcsak minden alkalmazott termelékenységének pazarlását jelenti, hanem a projektek késedelméhez, a színvonal alatti teljesítéshez és, ami a legfontosabb, az alkalmazottak elkötelezettségének csökkenéséhez is vezet.
Távoli környezetben az információkhoz/intézményi tudáshoz való hozzáférés hiánya nagyon káros lehet, és gyakran csendes kilépéshez vezet.
Ezt elkerülheti egy egyszerű, ismételhető, következetes rendszerrel, amely megmutatja az alkalmazottaknak, hogyan kell elvégezniük feladataikat és hogyan kell meghozni a helyes munkahelyi döntéseket. Más szavakkal: munkafolyamatokkal.
A munkafolyamat általában egy projekt vagy feladat kezdetétől a befejezéséig végigfutó lépések sorozata. Ez lehet olyan összetett, mint egyedi mikroszolgáltatások felhőbe történő telepítése, vagy olyan egyszerű, mint egy üzleti kiadás jóváhagyása.
Vannak nem szekvenciális munkafolyamatok is, mint például az állapotgépes munkafolyamatok – amelyek oda-vissza mozoghatnak – vagy a szabályalapú munkafolyamatok.
Bármelyik típusról is legyen szó, egy jó munkafolyamat útitervként szolgál a feladat elvégzéséhez, megfelelő iránymutatást adva és megfelelő korlátokat állítva.
A munkafolyamat azonban csak annyira jó, mint a dokumentációja. Világos, tömör és teljes dokumentáció nélkül a munkafolyamatok valószínűleg feledésbe merülnek – ha nem is kerülnek figyelmen kívül –, és visszatérünk a kiindulási pontra.
Ebben a cikkben bemutatjuk, miért van szükség hatékony munkafolyamat-dokumentációra, hogyan lehet azt létrehozni, és milyen eszközökkel lehet megkönnyíteni a munkát.
Mi az a munkafolyamat-dokumentáció?
A munkafolyamat-dokumentáció az a folyamat, amelynek során a szervezeti tudást leírják, és mindenki számára könnyen hozzáférhetővé teszik, aki szüksége van rá. Általában egy biztonságos felületen elérhető dokumentumokból álló készletről van szó, amely felvázolja, hogyan végzi el üzleti tevékenységének minden aspektusát.
A jó munkafolyamat-dokumentáció legfontosabb jellemzői:
Részletes: Egy jó munkafolyamat-dokumentum feltételezések nélkül vázolja fel a folyamat minden lépését. Ha költségjóváhagyási munkafolyamat-dokumentumot készít, akkor le kell fednie a visszatérítési kérelem formátumát, a benyújtás platformját, a jóváhagyók nevét/megjelölését, a válaszadásra vonatkozó SLA-t, az eskalációs mátrixot, a kapcsolattartó személyt stb.
Hozzáférhető: A munkafolyamat-dokumentáció, amelyet nem lehet megtalálni, értéktelen. Ezért egy jó munkafolyamat-dokumentumnak könnyen hozzáférhetőnek kell lennie, ideális esetben keresésen keresztül, egy központi platformon, például egy megosztott meghajtón, helyi intraneten vagy biztonságos linken keresztül.
Világos és tömör: Senki sem szereti végtelen dokumentumokat olvasni a legegyszerűbb feladatok elvégzéséhez. Ezért a dokumentáció legyen rövid, világos utasításokkal. Használjon vizuális eszközöket, például folyamatábrákat, cselekvésre ösztönző szakaszokat/ellenőrzőlistákat, emojikkal jelölje meg a teendőket és a nem teendőket stb.
Frissítve: A gyorsan növekvő szervezetekben a dolgok gyorsan változnak. Gondoskodjon arról, hogy rendszeresen felülvizsgálja a munkafolyamatokat. Állítson be egy ritmust, például negyedévente egyszer, vagy olyan ritmust, amely a szervezetének megfelel. Ha egy folyamatosan fejlődő projektről van szó, frissítse a dokumentumokat valós időben.
Ha ez túl sok papírmunkának tűnik ahhoz képest, amit a csapataid naponta könnyedén elvégeznek, hadd mutassuk meg, hogyan lehet a munkafolyamat-dokumentációval hosszú távon személyenként közel hat órát és több millió dollárt megtakarítani.
A hatékony munkafolyamat-dokumentáció előnyei
Gyakran, amikor munkafolyamatokról beszélünk, a folyamat hatékonyságát, a termelékenység javítását, időmegtakarítást stb. tűzzük ki célul.
A hatékony munkafolyamat-dokumentáció azonban a munkavállalóknak is előnyös. Minden munkavállaló számára önsegítő útmutatóként szolgál a munkájában. Íme, hogyan.
A szervezeti tudás megosztása: A világosan dokumentált munkafolyamat biztosítja, hogy a csapat minden tagja tudja, mit kell tudnia a munkája megfelelő elvégzéséhez.
Az új alkalmazottak hozzáférhetnek a hallgatólagos tudáshoz és a bevált gyakorlatokhoz, így elkerülhetik ugyanazok a hibák megismétlődését. Ez felgyorsítja az alkalmazottak beilleszkedését, legyen szó a szervezetbe vagy új projektekbe való beilleszkedésről.
Jobb együttműködés: A munkafolyamatok felvázolják a folyamat minden lépését, tájékoztatva minden csapattagot arról, hogy mi történik a feladatuk elvégzése előtt és után.
Ez segít nekik összegyűjteni az összes szükséges információt, hatékonyan elvégezni a munkájukat, és átadni azt a következő személynek.
A teljesítés sebessége: Ha mindenki tudja, mit kell tennie és hogyan kell azt megtennie, akkor zavartalanul elvégezheti feladatait.
A jó munkafolyamat-dokumentáció meghatározza azokat a problémákat is, amelyekkel találkozhatunk, és azok lehetséges megoldásait, így elsimítva a folyamat során felmerülő nehézségeket.
Csapat összehangolása: Ha az egész csapat egy szabványos munkafolyamatot követ, kevesebb hibát követ el, és minden alkalommal konzisztens eredményeket ér el.
Ez pedig következetessé teszi az ügyfélélményt, erősíti a márka megítélését, és több értékesítéshez, nagyobb nyereséghez és gyorsabb növekedéshez vezet.
Felelősség: A jó munkafolyamat nem csak a folyamat lépéseiről szól, hanem a részt vevő érdekelt felekről is.
Felvázolja az egyes csapattagok felelősségi körét, így ők is felelőssé válnak azért, hogy a munkájuk megfeleljen a szervezeti elvárásoknak.
Biztonság: A Világgazdasági Fórum szerint a kiberbiztonsági problémák 95%-a emberi hibára vezethető vissza. Ez lehet egy adathalász csalás áldozatává válás vagy véletlen titkos adatok kódba való beírása.
A jól dokumentált munkafolyamat felvázolja, mit ne tegyenek, és emlékezteti a munkavállalókat a követendő biztonsági intézkedésekre.
Folyamatos fejlesztés: A munkafolyamatok dokumentálása áttekinthető képet ad az egyes feladatok végrehajtásának módjáról.
Ez segít a szervezeteknek felülvizsgálni folyamataikat és folyamatosan javítani azokat. Ez lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy figyeljenek gyakorlataikra és rendszeresen finomítsák azokat.
Lényegében a munkafolyamatok az üzleti tevékenység „hogyan” kérdései. Ezek a receptjeid – azok az egyedi módszerek, amelyekkel megvalósítod a projekteket.
Ezek az Ön szellemi tulajdona. A munkafolyamatok megfelelő dokumentálása segít az egész szervezetnek kihasználni az Ön szellemi tulajdonát. Íme, hogyan valósíthatja meg ezt.
Dokumentum munkafolyamat vs. munkafolyamat-dokumentáció – Ugyanazok?
A dokumentum munkafolyamat és a munkafolyamat dokumentáció a folyamatkezelés különböző aspektusaira utal, bár hasonlóan hangzanak. Az egyes kifejezések jelentése a következő:
1. Dokumentálja a munkafolyamatot
- Meghatározás: Azokra a folyamatokra vagy lépésekre utal, amelyeken egy dokumentum életciklusa során átmegy, a létrehozástól a befejezésig vagy archiválásig.
- Cél: A dokumentumok mozgatásának, jóváhagyásának és kezelésének egyszerűsítése a szervezeten belül a hatékonyság és a szabályoknak való megfelelés biztosítása érdekében.
- Példák: Dokumentumjóváhagyási folyamat, amelynek során a tervezet több érdekelt fél által történő felülvizsgálaton és szerkesztésen esik át, mielőtt véglegesítik. Számlák jóváhagyásának automatizálása, amelynek során a dokumentum a számviteli osztálytól a vezetőséghez kerül aláírásra.
- Dokumentumjóváhagyási folyamat, amelynek során a tervezet több érdekelt fél által történő áttekintésen és szerkesztésen esik át, mielőtt véglegesítik. Számlák jóváhagyásának automatizálása, amelynek során a dokumentum a számviteli osztálytól a vezetőséghez kerül aláírásra.
- Dokumentumjóváhagyási folyamat, amelynek során a tervezet több érdekelt fél által történő áttekintésen és szerkesztésen esik át, mielőtt véglegesítik. Számlák jóváhagyásának automatizálása, amelynek során a dokumentum a számviteli osztálytól a vezetőséghez kerül aláírásra.
- A dokumentumok továbbítása a megfelelő személyeknek vagy osztályoknak.
- Jóváhagyási hierarchiák beállítása.
- A dokumentumok állapotának nyomon követése (pl. függőben, jóváhagyva, elutasítva).
- A szabályozásoknak és az ellenőrzési nyomvonalaknak való megfelelés biztosítása.
- Jogi szerződés felülvizsgálata.
- Tartalomközzétételi folyamatok.
- HR-dokumentumkezelés (pl. alkalmazotti nyilvántartások, beilleszkedési űrlapok).
2. Munkafolyamat-dokumentáció
- Meghatározás: Egy folyamat vagy munkafolyamat dokumentálása, amely leírja, hogyan valósul meg egy adott feladat, projekt vagy feladatok összessége.
- Cél: Segít a folyamatok formalizálásában és szabványosításában, hogy biztosítsa a következetességet, az egyértelműséget és a munkavállalók képzését.
- Példák:Lépésről lépésre bemutató útmutató készítése az új munkavállalók beillesztéséről. A ügyfélpanaszok kezelésének eljárásainak leírása egy ügyfélszolgálati csapatban.
- Lépésről lépésre bemutató útmutató készítése az új munkavállalók beillesztéséről. A támogató csapatban az ügyfélpanaszok kezelésére vonatkozó eljárások leírása.
- Lépésről lépésre bemutató útmutató készítése az új munkavállalók beillesztéséről. A támogató csapatban az ügyfélpanaszok kezelésére vonatkozó eljárások leírása.
Főbb elemek
- Világos, lépésről lépésre bemutatott utasítások.
- A szerepek és felelősségek azonosítása minden egyes lépésben.
- A használt eszközök, rendszerek vagy dokumentumok meghatározása.
- A döntési pontok és a vészhelyzetek felvázolása.
- Használati esetek:
Használati példák:
- Alkalmazotti képzési kézikönyvek.
- Szabványos működési eljárások (SOP-k).
- Szoftverfejlesztési folyamat dokumentációja.
Főbb különbségek:
| Aspect | Dokumentum munkafolyamat | Munkafolyamat-dokumentáció |
|---|---|---|
| Fókusz | A dokumentumok folyamatok általi áramlása és automatizálása. | A munkafolyamatok végrehajtásának rögzítése és formalizálása. |
| Cél | Dokumentumok hatékony kezelése és áthelyezése. | Biztosítsa a feladatok következetes megértését és végrehajtását. |
| Példa | Dokumentumjóváhagyási folyamat. | Írásbeli SOP a dokumentumok jóváhagyásának módjáról. |
| Automatizálás | Gyakran magában foglalja a dokumentumkezelés automatizálására szolgáló eszközöket. | Általában írásos vagy digitális útmutatók készítését jelenti. |
| Használat | Elsősorban dokumentumok kezelésére használják szervezetekben. | Kézikönyvek, útmutatók és oktatási anyagok készítéséhez használható. |
Lényegében a dokumentum munkafolyamat a dokumentumok mozgatásáról és kezeléséről szól, míg a munkafolyamat-dokumentáció a munkafolyamat működésének részletezéséről, amely magában foglalhatja a dokumentum munkafolyamatokat is, mint alcsoportot.
Hogyan hozzunk létre munkafolyamat-dokumentációs folyamatot
Talán azt gondolja, hogy még nincsenek munkafolyamataink, mit dokumentáljak?
Mindenkinek van valamilyen munkafolyamata, amelyet tudatosan vagy tudat alatt követ. A munkafolyamatok dokumentálása azonban teljesen más kérdés. Nézzük meg, hogyan lehet ezt jól csinálni.
1. Gyűjtsük össze a már dokumentált munkafolyamatokat
A jó munkafolyamat-dokumentációs folyamat a szervezeten belül szétszórt legjobb ötleteket gyűjti össze egy robusztus rendszerbe, amely mindenki számára hasznos.
Keresse meg a meglévő dokumentációkat vagy folyamatábrákat. Ne feledje, hogy ezeket nem feltétlenül a munkafolyamat-kezelő szoftverben vagy dokumentum formájában kell megírni.
Ezek lehetnek a vezetők által a csapattagoknak küldött e-mailek, a táblákra rajzolt folyamatábrák vagy az új munkatársak beillesztésére/képzésére készített prezentációk is.
Legyen nyitott a jelenlegi munkafolyamat-dokumentáció formáira vonatkozóan. Összesítse az összes információt. Rendezze őket lépésről lépésre.
2. Beszélj a csapatokkal
Minden szervezetben vannak olyan hallgatólagos ismeretek a csapat tagjai között, amelyekről ők maguk sem tudnak. Ha beszélgetünk velük az üzleti folyamataikról, olyan dolgokra derül fény, amelyek a folyamatok dokumentációjában nem feltétlenül szerepelnek.
3. Interjú az egyes csapattagokkal
Bár a csoporttalálkozók segítenek megérteni a dinamikát, az egyéni interjúk mélyebb információkat nyújtanak. Íme néhány kérdés, amely segíthet ezeknek a beszélgetéseknek a levezetésében.
- Melyek azok a lépések, amelyeket a teljes munkafolyamat részeként követ?
- Milyen sorrendben követik egymást ezek a lépések?
- Kik az egyes lépések érdekelt felei?
- Milyen kihívásokkal szembesültél az egyes lépések során, és hogyan sikerült azokat leküzdened?
- Hol vannak a hiányosságok a munkafolyamatában? Jelenleg hogyan pótolja azokat?
- Melyek a teljesítendő feladatok?
- Melyek az eredményei és a siker mércéi?
4. Dokumentálja a munkafolyamatot
Készítsen átfogó feljegyzést az eddig összegyűjtött információkról. Szervezze fel folyamatábrának, az elejétől a végéig, lépésről lépésre.
Minden szakaszban adj meg minél több részletet. A munkafolyamatok dokumentálásakor figyelembe veendő tényezők:
- Célkövetés: Mit kíván elérni ez a folyamat, és hogyan mérhető az eredmény?
- Érdekelt felek: Ki felelős az egyes lépésekért, mi az eskalációs mátrix, és kihez kell fordulni aggályok/kérdések esetén
- Függőségek: Az egyes lépések eredménye függ-e valakinek a cselekedeteitől vagy jóváhagyásától
- Hozzáférés: Milyen jogosultságokat kell megadni az eszközökhöz, környezetekhez, eszközökhöz és erőforrásokhoz a munkafolyamat befejezéséhez?
- Eredmények: Az egyes lépések végén várható eredmények, beleértve az egyes mutatókat
- Mérföldkő: A munkafolyamatban teljesítendő konkrét szakaszok
- Időkeret: SLA-k és ésszerű határidők a munkafolyamat egyes lépéseihez
- Vélemények: Ritmus a vélemények/megbeszélések számára a haladás nyomon követése érdekében
- Szótár: A projekt hatókörére jellemző kifejezések jelentése és használatának irányelvei
5. Tervezze meg a munkafolyamat-dokumentumot
Bár a 3. lépés részletesen elmagyarázza a munkafolyamatot, lehet, hogy nem a leghasznosabb, ha csak szövegfalakból áll.
Ezért elengedhetetlen, hogy a munkafolyamat-dokumentációt úgy tervezzük meg, hogy később könnyen használható és hivatkozható legyen. A munkafolyamat megtervezésének néhány egyszerű módja:
- Folyamatábrák a folyamat vizualizálásához
- Ellenőrzőlisták a feladatok és alfeladatok lefektetéséhez
- Gantt-diagramok az ütemtervek és az átfedő feladatok megtekintéséhez
- Fejlécek és alcímek a fontos lépések kiemeléséhez
- Figyelmeztető mezők a kritikus tényezők kiemelésére
6. Használjon munkafolyamat-dokumentációs szoftvert
Egy robusztus munkafolyamat-dokumentációs szoftver elsősorban három dologban segít:
- Racionalizálás: Adjon struktúrát a munkafolyamatnak, hogy könnyebben olvasható és követhető legyen
- Kapcsolatok: Különböző kapcsolódó munkafolyamatokat összekapcsolva jobban áttekinthetővé válik a teljes kép.
- Interaktivitás: Egyszerűbbé teszi a megvalósítható lépések létrehozását, például feladatok létrehozását vagy értesítések küldését.
Ehhez általánosan elérhető eszközöket használhat, például táblázatokat, prezentációkat vagy folyamatábrázoló szoftvereket. Azonban a kifejezetten erre a célra tervezett munkafolyamat-dokumentációs szoftverek sokkal hatékonyabbnak bizonyulnak.
A ClickUp Mind Maps egyszerű és vizuális módszert kínál a munkafolyamatok tervezéséhez. A meglévő sablonok segítségével azonnal megtervezhet egy munkafolyamat-diagramot, vagy egyszerűen drag-and-drop módszerrel összekapcsolhatja a lépéseket, hogy jelölje a függőségeket. A csomópontok segítségével referenciapontokat hozhat létre, amelyek forrásokat kínálnak bármely lépéshez.
A ClickUp Docs átfogó megoldást kínál a munkafolyamat-dokumentumok rögzítésére, megosztására és közös szerkesztésére. A beágyazott oldalak, könyvjelzők és összekapcsolt dokumentumok segítségével a ClickUp Docs segítségével komplex folyamatok dokumentációját is elkészítheti.
Biztonságosan megoszthatja a dokumentumokat, valós időben együttműködhet, dinamikusan szerkesztheti őket, és összekapcsolhatja őket a munkafolyamatokkal a projekt státuszának megváltoztatása érdekében. Az is segít, hogy a ClickUp Docs különböző formázási lehetőségeket kínál, amelyekkel a munkafolyamat-dokumentáció még használhatóbbá válik.
A ClickUp Tasks segítségével a Mind Maps vagy Docs munkafolyamatokat a projektmenedzsment szoftverben végrehajtható feladatokká alakíthatja.
Ha már használja a ClickUp-ot feladatokhoz, összekapcsolhatja azokat a Mind Maps-szel, hogy leképezze őket. Ha csak most kezdte el használni a ClickUp-ot, akkor a csomópont alapú Mind Maps eszközből is létrehozhat feladatokat.
7. Rendszeresen felülvizsgálja és frissítse
A munkafolyamat-dokumentációnak élő dokumentumnak kell lennie, amelyet a folyamat fejlődésével rendszeresen frissítenek és javítanak. Minden felülvizsgálat során vonja be a csapatot, hogy mélyebb betekintést nyerjen a munkafolyamatokba, és azoknak megfelelően módosítsa azokat.
8. Használja a ClickUp Brain alkalmazást
A ClickUp AI egy mesterséges intelligenciával működő funkció, amely a ClickUp platformba integrálva növeli a termelékenységet a feladatok automatizálásával, a tartalomkészítés segítésével és a felhasználók számára nyújtott betekintéssel. Úgy tervezték, hogy segítse a csapatokat a hatékonyabb munkavégzésben azáltal, hogy mesterséges intelligenciát használ a munkafolyamatok egyszerűsítésére, a kommunikáció javítására és az adatokon alapuló döntések meghozatalára. Íme a ClickUp AI néhány legfontosabb funkciója:
A ClickUp Brain legfontosabb jellemzői:
Feladat automatizálás
A ClickUp AI automatizálhatja az ismétlődő feladatokat, például a feladatok kiosztását, a határidők beállítását vagy az állapotok frissítését előre meghatározott kiváltó események alapján. Ez segít csökkenteni a manuális munkát, és lehetővé teszi a csapatok számára, hogy a kritikusabb feladatokra koncentráljanak.
Tartalomgenerálás
A ClickUp AI segíthet a tartalom írásában és szerkesztésében összefoglalók készítésével, e-mailek megfogalmazásával, jelentések írásával vagy a meglévő szövegek javításának javaslatával. Hasznos marketingcsapatok, tartalomkészítők és bárki számára, akinek segítségre van szüksége az írásbeli kommunikációban.
Intelligens javaslatok
Az AI a feladatok vagy beszélgetések kontextusa alapján intelligens javaslatokat tud tenni. Például javasolhatja a következő lépéseket, tanácsot adhat a feladatok fontossági sorrendjének megállapításához, vagy ajánlhat releváns dokumentumokat és forrásokat.
Továbbfejlesztett keresés
Az AI-vezérelt keresési funkciók segítségével a felhasználók gyorsan megtalálhatják a szükséges információkat, legyen szó konkrét feladatról, dokumentumról vagy beszélgetésről. Az AI megérti a kontextust, és hatékonyabban tudja lekérni a releváns eredményeket.
Természetes nyelvfeldolgozás (NLP)
A ClickUp AI NLP-t használ a természetes nyelvű lekérdezések megértéséhez. Ez azt jelenti, hogy a felhasználók kérdéseket tehetnek fel vagy utasításokat adhatnak a platformnak mindennapi nyelven, ami intuitívabbá teszi az eszköz használatát.
Együttműködés és kommunikáció
A ClickUp Brain segítséget nyújthat a találkozók jegyzetének megírásában, a megbeszélések összefoglalásában, vagy akár a ClickUp csevegőjében vagy a feladatokhoz fűzött megjegyzésekben folytatott beszélgetések alapján intézkedések ajánlásában is. A kommunikációs folyamat egyes részeinek automatizálásával javítja az együttműködést.
A ClickUp Brain használati esetei:
- Projektmenedzsment: Automatizálja az állapotfrissítéseket, a feladatkiosztást és a határidők kezelését.
- Tartalomkészítés: Blogbejegyzések, jelentések vagy dokumentációs vázlatok létrehozása.
- Adat alapú döntések: Szerezzen betekintést a projektadatokba, hogy javítsa a döntéshozatalt és a projekt eredményeit.
- Csapatmunka: Összefoglalja az értekezleteket, és adjon ajánlásokat a következő lépésekre a munkafolyamatok racionalizálása érdekében.
Munkafolyamat-dokumentációs példák és sablonok
Munkavállalók beilleszkedési munkafolyamata
Az összes humánerőforrás-munkafolyamat közül a munkavállalók beillesztése a legbonyolultabb és legkiterjedtebb. Ha le szeretné írni a munkavállalók beillesztésének munkafolyamatát, a következő lépések segíthetnek.
Ezt a példát vázlatos formában tartottuk, hogy Önnek bőven legyen lehetősége a saját igényeinek megfelelően testreszabni/kibővíteni.
Tartsd fenn az érdeklődésüket, amíg csatlakoznak: Általában néhány hét telik el az ajánlat elfogadásától a szervezethez való csatlakozásig.
- Ez idő alatt hetente egyszer e-mailben tartjuk a kapcsolatot.
Felelősség: HR vezető | Ütemezés: Az ajánlat elfogadásától a munkába állásig | Függőségek: Nincs
Az első napon: Végezze el a következő adminisztratív feladatokat.
- Beszélje meg a munkaszerződést, és írassák alá
- Üdvözlő csomag átadása
- Eszközök biztosítása – munkaállomás, e-mail, Slack, HRMS, névjegykártyák, parkolóhely stb.
- Gyűjtsük össze a bérszámfejtési számla adatait
- Kapcsolatfelvétel egy barát/mentorral
- Orientalációs ütemterv megosztása
- Vidd el őket ebédelni vagy egy virtuális kávéra
Felelősség: HR vezető | Ütemterv: Egy nap | Függőségek: Jogi, HR, bérszámfejtés, IT, buddy
Orientáció: A következőket végezze el, hogy sikeresen tudják betölteni a szerepet.
- Győződjön meg arról, hogy minden, a munkakörükhöz kapcsolódó orientációs/képzési programra jelentkeznek
- Ha személyes találkozóra kell utazniuk, gondoskodjon a megfelelő intézkedésekről.
- Kérdéseikkel forduljanak az orientációs csapathoz.
- Mutassa be őket más új alkalmazottaknak, akik esetleg csatlakoznak hozzájuk az orientációs programon
Felelősség: HR vezető | Ütemezés: három nap | Függőségek: HR, oktatók
Tervezze meg a releváns megbeszéléseket
- Jelentés a vezetői értekezleten a következő témák megvitatására Szerepek és felelősségek 30/60/90 napos célok Karrierbeszélgetés A siker mérése Visszacsatolási mechanizmus Azonnali feladatok
- Szerepek és felelősségek
- 30/60/90 napos célok
- Karrierbeszélgetés
- A siker mérése
- Visszajelzési mechanizmus
- Azonnali feladatok
- Ütemezzen megbeszéléseket azokkal a csapatokkal, amelyekkel az új alkalmazott együtt fog dolgozni, és határozzon meg konkrét célokat minden egyes beszélgetéshez.
- Szerepek és felelősségek
- 30/60/90 napos célok
- Karrierbeszélgetés
- A siker mérése
- Visszajelzési mechanizmus
- Azonnali feladatok
Felelősség: Jelentéstevő vezető | Ütemezés: Két hét | Függőségek: A releváns érdekelt felek rendelkezésre állása
ClickUp projektdokumentációs munkafolyamat-sablon
Minden projekthez szükség van egy wikire, azaz egy dokumentációra, amely összefoglalja a projekttel kapcsolatos összes intézményi tudást, a mérföldköveket, feladatokat, függőségeket és felelősségi köröket. Ez a ClickUp projektdokumentációs munkafolyamat-sablon minden szükséges elemet tartalmaz a sikeres munkavégzéshez. A következőket használja:
- Dokumentumok a projekt áttekintéséhez
- Célok és mérföldkövek
- Feladatok minden egyes lépéshez
- Az egyes feladatok határideje
- Gantt-diagram nézet a haladás vizualizálásához
ClickUp folyamatok és eljárások sablon
Legyen szó alkalmazottak beillesztéséről, költségek jóváhagyásáról, tartalom közzétételéről, értékesítési tárgyalásokról vagy szoftverbevezetésről, az üzleti folyamatok dokumentálása segíthet a csapatoknak abban, hogy magabiztosan végezzék munkájukat.
Itt található egy testreszabható ClickUp folyamatok sablon. Ez a sablon egyedi állapotokat, egyedi mezőket, táblázat/táblázat nézetet és projektmenedzsment funkciókat használ, hogy bármilyen folyamatnak megfeleljen.
ClickUp folyamatábra-sablon
A folyamatábra-sablon egyszerű, vizuális módszert kínál a komplex munkafolyamatok bemutatására a csapatoknak. Megszünteti az üres képernyő okozta nyomást, mivel egy folyamatábrát biztosít, amellyel elindíthatja a munkafolyamat tervezését.
A munkafolyamat különböző lépéseit könnyedén feladatokká alakíthatja, határidőket adhat hozzájuk, és hozzárendelheti a csapat tagjaihoz.
A munkafolyamat-dokumentáció javítása a ClickUp segítségével
A jó munkafolyamat-dokumentáció a szervezeti hatékonyság alapja. A projektmenedzsment és a dokumentáció szorosan összekapcsolódik a ClickUp-ban.
Írjon jobb munkafolyamat-dokumentációt
Bontsa le az információkat, és formázási lehetőségekkel egészítse ki vizuális jelzésekkel, hogy dokumentációját figyelembe vegyék, és ne hagyják figyelmen kívül.
Kezdje el a munkafolyamatok dokumentálását a ClickUp Docs segítségével. Formázza őket úgy, hogy kiemelje a fontos elemeket, és adjon hozzá gombokat, szalagcímeket vagy akár kódblokkokat a fontos pontok hangsúlyozására.
A munkafolyamatok megvalósíthatóságának biztosítása
Vizualizálja munkafolyamatait a ClickUp Mind Maps segítségével. Hozzon létre feladatokat közvetlenül a munkafolyamatokból, és alakítsa azokat projektekké. Használjon beágyazott alfeladatokat és ellenőrzőlistákat, hogy eljusson a szükséges részletességi szintre.
Jelölje meg az egyes feladatokért felelős alkalmazottakat, hogy azoknak is világos legyen a helyzet. Egyszerűen másolja le a munkafolyamatot, amikor csak szüksége van rá.
A munkafolyamatok felülvizsgálata és megoldása
Használja a több mint 15 hatékony nézet bármelyikét, hogy megértse az egyes munkafolyamatok állapotát.
- Táblázatos nézet a munkafolyamatok állapotának megtekintéséhez
- Box nézet a magas szintű áttekintéshez
- Naptár nézet a lejárt, aktuális és jövőbeli feladatokhoz
- Tevékenység nézet a frissítések/beszélgetések nyomon követéséhez
- A munkaterhelés nézet, amelyben a csapat tagjainak teljesítménye látható
Használja a legkényelmesebb nézetet az akadályok azonosításához és a szükséges beavatkozásokhoz.
Együttműködés a csapattal
Ha a munkafolyamatban egy csapat vesz részt, akkor a dokumentációnak is ezt kell tükröznie. Ossza meg a munkafolyamat dokumentumait a csapatával, kérjen visszajelzéseket, és engedje meg nekik, hogy szerkesszék/hozzászólásokat fűzzenek hozzájuk.
Hagyja, hogy a ClickUp Brain elvégezze a munkát Ön helyett
Használja a ClickUp AI-t hosszú, dokumentált munkafolyamatok összefoglalásához, teendők generálásához, szöveg szerkesztéséhez/formázásához, feladatok/alfeladatok automatizálásához és még sok máshoz.
A munkafolyamat-dokumentáció egy jó folyamat alapja. A távolsági pilótáktól az intenzív osztály ápolóinakig mindenki a munkafolyamat-dokumentációt használja a munkája megfelelő elvégzéséhez.
Például Peter Pronovost, a Johns Hopkins Kórház intenzív terápiás szakembere egy megbízható ellenőrzőlista és némi adminisztratív támogatás segítségével 43 fertőzés megelőzésében, nyolc élet megmentésében és kétmillió dollár megtakarításában segített.
A kiforrott vállalkozások több millió dollárt takarítanak meg és többszörösen javítják hatékonyságukat a világos és hozzáférhető munkafolyamat-dokumentációval.
Te is megteheted ezt a ClickUp segítségével. Hozzáférés a Docs, Tasks, Mind Maps, Whiteboard alkalmazásokhoz, több tucat munkafolyamat-dokumentációs sablonhoz, AI-hez és még sok máshoz ingyen, örökre a ClickUp-on! 🦄ˀ