Ha bővíteni szeretné vállalkozását, minden részlegnek ugyanazokhoz a végső célokhoz kell hozzájárulnia. Az informatikai (IT) részleg esetében a megfelelő irányítási dokumentumok megléte segíthet biztosítani az üzleti célok elérését. 🤩
Az IT-részleg minden vállalat egyik legdrágább részlege, amely adatközpontokat, szoftvereket, eszközöket és egyéb szolgáltatásokat finanszíroz. A Gartner szerint a világszintű IT-kiadások 2023-ban várhatóan eléri a 4,6 billió dollárt, ami 5,5%-os növekedést jelent 2022-höz képest. Ezzel együtt egy jól működő IT-részleg működtetése elengedhetetlen a vállalat nyereségéhez.
Ahhoz, hogy az összes IT-tevékenység támogassa az általános üzleti céljait, szüksége van egy IT-irányítási keretrendszerre. Az alábbiakban elmagyarázzuk, mi is az IT-irányítási keretrendszer, milyen előnyei vannak egy IT-irányítási programnak, és milyen szerepet játszik a vállalatirányításban.
Mi az IT-irányítás?
Az IT-irányítás minden vállalkozás elengedhetetlen része, amely biztosítja, hogy az IT-stratégia összhangban legyen az üzleti célokkal. A vállalatirányítás más területeihez hasonlóan ez is segít a felső vezetésnek a gyors döntéshozatalban és a vállalat hatékony irányításában.
Az IT-irányítás biztosítja, hogy az IT-részleg megértse, hogyan hatnak döntései a vállalat jövőképére. Ezenkívül az IT-irányítás segít biztosítani, hogy vállalata megfeleljen az üzleti szabályozásoknak, az IT-részleg vezetői egy irányba haladjanak, és minden IT-döntés hozzájáruljon vállalkozása értékének növeléséhez.
Mi az az IT-irányítási keretrendszer?
Az IT-irányítási keretrendszer egy terv, amely segíti az IT-szakembereket a döntéshozatalban. Egyszerűen fogalmazva: megmutatja, hogy az egyes döntések vagy technológiai beruházások hogyan növelik a vállalat értékét, csökkentik a kockázatot és illeszkednek az üzleti kezdeményezésekhez. 🔍
Laikusok számára egyszerűen fogalmazva: az IT-irányítási keretrendszer megakadályozza, hogy a kollégák „újra feltalálják a kereket” az IT-osztályon belül. Sok más általános üzleti dokumentumhoz hasonlóan – például az SOP-khoz (szabványos működési eljárások), a képzési kézikönyvekhez és a vállalati alapszabályhoz – ez is egyszerűsíti az ismétlődő munkákat és a döntéshozatali folyamatokat.
Az IT-irányítási keretrendszer hivatalos struktúrát biztosít a részlegvezetők számára a folyamatok létrehozásához, a teljesítmény értékeléséhez és a katasztrófaelhárítás tervezéséhez. Idővel ez a keretrendszer csökkenti a megbeszélések, e-mailek és a részlegek hatékonyságának hiányosságait.
IT-irányítás kontra vállalati irányítás
Az IT-irányítás egyfajta vállalati irányítás.
A vállalatirányítás egy szabályok, folyamatok és irányelvek rendszer, amely segít racionalizálni a vállalat működését. Ez egy útiterv, amely meghatározza a részvényesek és alkalmazottak szerepeit, racionalizálja a stratégiai tervezést, és biztosítja, hogy minden részleg betartsa a jogi előírásokat.
A vállalatirányítást a vállalat minden csapata alkalmazza. Ezért az IT-részleg a vállalatirányításon belül már kialakult irányelveket veszi alapul az IT-irányítási keretrendszer létrehozásához.
Az IT-irányítás szerepei és felelősségei
Az IT-irányítási keretrendszer megléte elengedhetetlen az IT-projektek és a szervezet egészének sikeréhez. A keretrendszer részét képezi az egyes osztálytagok szerepeinek és felelősségeinek meghatározása.
Az IT-irányítási szerepeknek általában négy szintje van, ezek a következők:
- Stratégiai: A legmagasabb szintű IT-irányítás összehangolja a részleg stratégiáját az általános üzleti stratégiával. Ez a szint általában a igazgatósági tagokat és a CIO-t foglalja magában.
- Vezető: A második legmagasabb szint határozza meg a költségvetést és osztja el az IT-erőforrásokat az egyes projektek között. Ez a szint általában a felső vezetést (beleértve az alelnököket és az osztályvezetőket) foglalja magában, akik közvetlenül a CIO-nak tartoznak beszámolási kötelezettséggel.
- Programirányítás: Ez a szint kezeli a kockázatkezelést, az IT-beruházásokat, a projektmenedzsmentet és a kiberbiztonságot konkrét IT-projektek esetében. Ezt a szintet általában a vezetők és a projektvezetők végzik.
- Műveletek: Az IT-irányítás legalacsonyabb szintje az egész részleg napi működését optimalizálja. Ez a szint a részlegben dolgozó fiatalabb kollégákból áll.
Az IT-irányítási folyamat jelentősége a modern vállalkozásokban
Az IT-irányítás fő célja annak biztosítása, hogy minden IT-beruházás értéket teremtsen a vállalat számára.
Ezért a hatástalan IT-irányítás tartós, negatív hatással lehet a modern vállalkozásokra. A megfelelő szabályok, folyamatok és stratégiai célok bevezetésének elmulasztása gyengítheti a részlegek közötti kommunikációt vagy megterhelheti a vállalat költségvetését.
Ezenkívül a rossz IT-irányítási gyakorlatok a következőket eredményezhetik:
- Érzékeny adatok nem megfelelő kezelése: Ha az érzékeny adatok rossz kezekbe kerülnek, az identitáslopáshoz vagy csaláshoz vezethet az alkalmazottai vagy ügyfelei számára. Ez nemcsak technológiai rémálom lesz a munkatársai számára, hanem jogi következményekkel is járhat.
- Adatvédelmi incidensek és kiberbiztonsági támadások: Az Egyesült Államokban az adatvédelmi incidensek száma minden idők legmagasabb szintjét érte el. Az Apple jelentése szerint 2023 első kilenc hónapjában az adatvédelmi incidensek száma megdöbbentő 20%-kal nőtt 2022 egész évéhez képest. Mivel a vállalatok továbbra is személyes adatokat gyűjtenek ügyfeleiktől és alkalmazottaiktól, egyre nagyobb az esélye annak, hogy ezeket az adatokat kiberbűnözők visszaélésszerűen felhasználják.
- Az IT-költségvetés és erőforrások rossz elosztása: A technológia terén exponenciális fejlődésnek vagyunk tanúi – a legújabb technológiák egyre gyorsabban válnak elavulttá. Az IT-irányítás biztosítja, hogy a vállalatok megfelelő időt, pénzt és erőforrásokat fordítsanak a legjobb üzleti eszközök kutatására.
- Az IT-kockázatok félreértelmezése: Az adatvédelmi incidensek, a kibertámadások és az IT-rendszerek meghibásodásai azért fordulnak elő, mert a munkavállalók nem tudják, mivel kell szembenézniük. A kockázatkezelés az IT-irányítás elengedhetetlen része, mivel előre jelzi a vállalatot fenyegető potenciális veszélyeket.
- A változáskezelés figyelmen kívül hagyása: A vállalati irányítás azért létezik, hogy a vállalatok zökkenőmentesen működhessenek – függetlenül attól, hogy éppen ki áll az élükön. Sajnos sok vállalat nagymértékben támaszkodik a régóta hivatalban lévő vezetőkön, és nem dokumentálja a szabályokat, folyamatokat és munkafolyamatokat. A hatékony IT-irányítás megvalósítása magában foglalja a személyzeti változások tervezését, például egy új CIO felvételét.
Az IT-irányítás alkalmazásának előnyei
A megfelelő IT-irányítási keretrendszer elősegíti vállalatának stratégiai összehangolását, az IT-kezdeményezések költségkeretén belüli tartását, valamint a biztonsági szabálysértések enyhítését vagy megelőzését. Az IT-irányítás fejlődése végtelen, de itt van néhány előny, amelyet érdemes ismernie:
- Összhangba hozza az IT-kezdeményezéseket az üzleti célokkal: Ez biztosítja, hogy minden IT-projekt hozzájáruljon a szervezet céljaihoz, és garantálja a részleg számára a források megfelelő felhasználását.
- Megszünteti a redundanciákat a szervezeten belül: A vállalati irányítás – nem csak az IT-irányítás – egyik legnagyobb előnye, hogy megszünteti az ismétlődő feladatokat. Ezzel megszüntethetők a naptári találkozók, lerövidülhetnek a projekt időtartamai, és megelőzhető a duplikált megoldások beszerzése.
- Elősegíti az átláthatóságot és a kommunikációt: Az IT-irányítási folyamatok bevezetése biztosítja, hogy a szerepek és a felelősségek egyértelműen meg legyenek fogalmazva. Ez segít racionalizálni a kommunikációt az egész osztályon belül, mivel a fiatalabb kollégák pontosan tudják, melyik vezetőhöz kell fordulniuk egy adott projekttel kapcsolatos kérdéseikkel vagy aggályaikkal.
- A kibertámadások gyorsan eszkalálódnak: A kiberbiztonsági fenyegetések növekvő veszélye miatt az IT-csapatoknak fel kell készülniük arra, hogy mikor (nem pedig ha) támadás érkezik. Ha az egész csapatot tájékoztatják a biztonsági incidens esetén teendő részletes protokollokról, az segíthet csökkenteni a szervezetre nehezedő terhet.
- Biztosítja a szabályozási megfelelést: Számos törvény és szabályozás vonatkozik a biztonságos adatok kezelésére. A megfelelő IT-irányítási keretrendszer biztosítja, hogy minden IT-üzleti tevékenység megfeleljen a 2002. évi szövetségi információbiztonsági törvénynek (FISM), a 2003. évi tisztességes és pontos hitelügyletekről szóló törvénynek (FACTA), a Gramm Leach Bliley törvénynek (GLBA) és egyéb szabályozásoknak.
- Javítja az ügyfélszolgálatot: Mindenki tudja, milyen frusztráló lehet az IT-osztályon várakozni. Az IT-irányítási keretrendszer létrehozásával biztosítható, hogy a technikai támogatási vonalak megfelelően legyenek ellátva személyzettel, a csapat megfelelő képzést kapjon a problémák elhárításához, és a csapat tagjai tudják, hogyan kell továbbítani a különösen nehéz kéréseket. Ezenkívül a gyakran feltett kérdésekre vagy kérésekre vonatkozó munkafolyamat-automatizálás bevezetése segíthet lerövidíteni a várakozási időt, vagy segíthet az ügyfeleknek a problémák önálló megoldásában.
- Növeli az alkalmazottak termelékenységét: A megfelelő IT-irányítási protokollok lehetővé teszik az alkalmazottak számára, hogy jobb teljesítményt nyújtsanak a munkában. A keretrendszernek tartalmaznia kell a megfelelő alkalmazotti képzési és beilleszkedési folyamatokat, hogy az IT-szakemberek gyorsan megismerjék a részleg szerepeit, munkafolyamatait és irányelveit.
- Csökkentse a technológiai költségeket: Az IT-részlegével kapcsolatos általános költségek valószínűleg megdöbbentőek – mind a munkavállalók, mind az infrastruktúra tekintetében. Míg az IT-szakemberek gyakran jó fizetést kapnak, a megfelelő képzés, beilleszkedés és belső folyamatok biztosítása megakadályozhatja a túlzott létszámfelvételt. Ezenkívül a megfelelő rendszerekbe és szoftverekbe való befektetés csökkentheti az IT-infrastruktúra költségeit.
- Ellenőrzi a közösségi médiát és más kommunikációs csatornákat: A vállalati kommunikáció nagy része a vállalati tűzfalon kívül zajlik, különösen a közösségi médiában és az azonnali üzenetküldő platformokon. A megfelelő IT-funkciók biztosítják, hogy az információk és adatok biztonságban maradjanak, függetlenül attól, hogy hol találhatók.
- Az egész vállalatot oktatja az IT használatáról: A közhiedelemmel ellentétben az IT-irányítási keretrendszer nem csak az IT-osztály számára készült. A megfelelő IT-irányítási protokollok minden osztályt oktatnak az adatbiztonság fenntartásáról és a kiberbiztonsági fenyegetések megelőzéséről.
Hogyan valósítson meg egy IT-irányítási tervet?
IT-irányítási keretrendszert szeretne létrehozni, de nem tudja, hol kezdje? Az alábbiakban lépésről lépésre bemutatjuk, hogyan hangolhatja össze az IT-kezdeményezéseket vállalata céljaival.
1. Határozzon meg rövid és hosszú távú célokat
Gyűjtse össze igazgatótanácsát és vezetői csapatát, hogy elvégezzék a következő év stratégiai tervezését. Miután meghatározták a vállalat egészére vonatkozó célokat, üljön össze CIO-jával és a felső vezetéssel, hogy meghatározzák az IT-csapat éves, negyedéves és havi céljait.
2. Tekintse meg a korábbi adatokat
A jövő tervezésének legjobb módja a múltra visszatekintés.
Tekintse át az elmúlt évek biztonsági incidenseit és kiberfenyegetéseit, a költségvetést túllépő vagy határidőre be nem fejezett projekteket, az ügyfelek gyakori panaszát, és találkozzon a vezetőkkel, hogy megnézzék, mely alkalmazottak teljesítménye nem megfelelő. A múltban problémásnak bizonyult területek javítása elősegítheti a jövőben az erőforrás-gazdálkodás, a kockázatcsökkentés és a döntéshozatali folyamatok hatékonyságának növelését.
3. Keresse meg a kiindulási pontot
Számos meglévő módszertan áll rendelkezésre, amelyek alapján felépítheti IT-irányítási keretrendszerét.
Megjegyzés: Ezen modellek megértéséhez bizonyos tanúsítványok megszerzése lehet szükséges. Lehet, hogy tanácsadóval kell együttműködnie annak megállapításához, hogy melyik modell a legalkalmasabb a szervezetének.
Néhány népszerű módszertan:
- COBIT: Az információs és kapcsolódó technológiák ellenőrzési célkitűzései (COBIT) keretrendszert az Információs Rendszerek Auditálási és Ellenőrzési Szövetség (ISACA) fejlesztette ki. Az egyik legnépszerűbb vállalati IT-keretrendszerként számos modellt kínál az információs rendszerek értékének növelésére.
- ITIL: Az Informatikai Infrastruktúra Könyvtár (ITIL) az informatikai szolgáltatások menedzsmentjéhez szükséges gyakorlatok listájából áll, amelynek célja, hogy az informatikai projekteket összhangba hozza az Ön általános üzleti igényeivel.
- CMMI: A képességérettségi modell integrációja (Capability Maturity Model Integration) célja az üzleti teljesítmény javítása a szoftveres kockázatok csökkentése, az ügyfélszolgálat fejlesztése és az általános termékminőség javítása révén.
- COSO: A Committee of Sponsoring Organizations (Szponzoráló Szervezetek Bizottsága) egy teljesítménymérési keretrendszer, amelynek célja biztosítani, hogy vállalata etikus, átlátható módon, az iparági és nemzetközi szabványoknak megfelelően működjön.
4. Használja ki az eszközöket a ismétlődő feladatok automatizálásához
Az egyes IT-kezdeményezések életciklusának javítása érdekében automatizálnia kell az ismétlődő munkákat.
A ClickUp segítségével a ismétlődő feladatok a múlté válnak. A ClickUp segít a szoftverfejlesztő csapatoknak az ütemtervek kidolgozásában, a munkafolyamatok automatizálásában, az IT-kérelmek kezelésében és a projekt előrehaladásának valós idejű nyomon követésében.
További eszközöket keres? A ClickUp Automations több mint 100 munkafolyamatot kínál a rutin feladatok egyszerűsítéséhez és a projekt ütemtervének lerövidítéséhez. Ráadásul a ClickUp Gantt nézet segítségével csapata mindig naprakész információkkal rendelkezik, mivel átfogó képet nyújt az összes IT-prioritásról.
5. Végezzen kísérleti tesztet az irányítási struktúrájára
Az IT-irányítási keretrendszer egy élő dokumentumnak szánt. Más szavakkal, ne alkalmazzon „beállít és elfelejt” módszert a keretrendszerére.
Ehelyett negyedéves felülvizsgálatokat szervezzen a vezetői csapattal, hogy megnézzék, az új IT-irányítási keretrendszer hogyan felel meg a végső céloknak. Ezután a dokumentumot tetszés szerint szerkesztheti.
Indítsa el IT-irányítási keretrendszerét a ClickUp segítségével
A megfelelő IT-irányítási keretrendszer biztosítja, hogy az osztályok céljai összhangban legyenek a vállalat céljaival, egyértelműen meghatározza a szerepeket és a felelősségi köröket, valamint csökkenti az ismétlődő munkát.
Az IT-irányítási keretrendszer bevezetéséhez válassza a ClickUp szolgáltatást. A ClickUp IT-sablonokkal, automatizálási könyvtárral, többféle nézettel és több ezer integrációval rendelkezik. Ha meg szeretné tudni, hogyan növelheti vállalata értékét és javíthatja IT-részlegének termelékenységét, próbálja ki még ma a ClickUp szolgáltatást.