V době, kdy se od každého očekává, že udělá více za méně času, je efektivita nanejvýš důležitá.
Nemáte čas číst smlouvy od více dodavatelů nebo si pamatovat všechny podrobnosti.
Zadejte: AI, která za vás shrne dokumenty.
Claude, AI asistent od společnosti Anthropic, je navržen tak, aby dokázal současně zpracovávat a analyzovat více souborů.
V tomto blogu vám ukážeme, jak používat Claude pro shrnování více dokumentů s pomocí vzorových dotazů a osvědčených postupů. Také se dozvíte, na jaká omezení můžete narazit a co v takových případech dělat.
Co vlastně znamená shrnování více dokumentů
Shrnutí více dokumentů odkazuje na schopnost Clauda zpracovávat a analyzovat informace z více dokumentů do jednoho souvislého shrnutí. Může analyzovat až 20 souborů najednou (každý o velikosti až 30 MB) s velikostí kontextu 200 000 tokenů.
Claude je navíc silný v extrakčním a abstraktním shrnování. Dokáže propojit myšlenky napříč dokumenty, identifikovat vzorce a rozpory, extrahovat klíčové poznatky a kombinovat nesourodé informace, aby vytvořil nuancované shrnutí, které pomáhá při rozhodování.
📚 Další informace: Recenze Claude AI: Co potřebujete vědět (funkce, ceny a uživatelské recenze)
🧠 Zajímavost: Claude AI je pojmenován po Claudu Shannonovi, matematikovi a inženýrovi známém jako otec informační teorie.
Jeho práce položila základy pro způsob měření, přenosu a uchovávání informací – vhodný pro AI navrženou k uvažování v rozsáhlých kontextech. Claude byl poprvé vydán v březnu 2023.
Kde se Claude hodí pro práci s více dokumenty
Claude je AI asistent vytvořený pro hloubkovou analýzu dokumentů. Použijte jej k shrnutí velkého množství dokumentů nebo když pracujete s jediným dokumentem, který je příliš dlouhý na to, abyste jej mohli zpracovat ručně.
Výhodou je, že Claude dokáže analyzovat více souborů současně, vyvozovat závěry z každého z nich a pomáhat vám činit rozhodnutí založená na datech a bez chyb.
Zde jsou různé scénáře, ve kterých můžete použít Claude AI k shrnutí více dokumentů:
- Literární rešerše a syntéza výzkumu: Funguje jako nástroj pro shrnování výzkumných článků, který identifikuje hlavní mezery ve výzkumu, omezení, společná témata, metodiku výzkumu a protichůdné závěry z více výzkumných prací.
- Porovnání smluvních nebo právních dokumentů: Extrahuje klauzule ze smluv nebo smluvních podmínek, mapuje rozdíly mezi verzemi, označuje rizika nesouladu a vytváří souhrny s vyznačenými změnami pro rychlou kontrolu.
- Konsolidace zpráv od různých týmů: Konsoliduje zprávy od různých oddělení, aby vám poskytla jednotný přehled o trendech výkonu, rozpočtových rozdílech a klíčových metrikách v jednom zobrazení.
- Shrnutí více rozhovorů nebo přepisů: Extrahuje témata, akční položky, problémové body, požadavky na funkce a vzorce sentimentu z kvalitativních rozhovorů a konferenčních hovorů a poskytuje vám strukturovaná data, se kterými můžete pracovat.
📮 ClickUp Insight: 62 % našich respondentů se spoléhá na konverzační AI nástroje, jako jsou ChatGPT a Claude. Jejich známé rozhraní chatbotu a všestranné schopnosti – generování obsahu, analýza dat a další – mohou být důvodem, proč jsou tak populární v různých rolích a odvětvích.
Pokud však uživatel musí pokaždé přepnout na jinou kartu, aby položil AI otázku, související náklady na přepínání a změnu kontextu se časem sčítají.
S ClickUp Brain to však není nutné. Je součástí vašeho pracovního prostoru, ví, na čem pracujete, rozumí jednoduchým textovým pokynům a poskytuje vám odpovědi, které jsou pro vaše úkoly velmi relevantní! Zvyšte svou produktivitu dvakrát s ClickUp!
✏️ Poznámka: Claude pracuje pouze s informacemi, které mu poskytnete. Nemůže ověřovat fakta ve vašich dokumentech ani přesnost vašich dat.
Co dokáže: propojit body, vytvořit konsenzus a extrahovat vzorce z dat, která poskytnete v souborech.
Jak používat Claude pro shrnování více dokumentů
Zde je návod, jak používat Claude pro shrnování více dokumentů 👇
1. Stanovte kritéria úspěchu
Co byste definovali jako dobré shrnutí?
Zde je několik kritérií pro hodnocení kvality shrnutí na základě vašeho případu použití:
| Aspekt | Co to znamená | Případ použití |
| Faktická správnost | Shrnutí by mělo přesně odrážet fakta, pojmy a klíčové body v dokumentech. | Syntéza výzkumu a kontroly dodržování předpisů |
| Přesnost | Terminologie a odkazy na zákony, judikaturu nebo předpisy musí být správné a v souladu s právními normami. | Shrnování právních smluv, dokumentů o zásadách nebo regulačních podání |
| Stručnost | Stručné shrnutí by mělo zkrátit dlouhé dokumenty na podstatné body, aniž by došlo ke ztrátě důležitých detailů. | Briefingy pro vedoucí pracovníky, aktualizace pro zainteresované strany nebo scénáře rychlého rozhodování |
| Konzistence | Při shrnování více dokumentů by Claude měl zachovat konzistentní strukturu a přístup ke každému shrnutí. | Konsolidace zpráv od různých týmů nebo porovnání více návrhů |
| Čitelnost | Text by měl být jasný a srozumitelný, bez technického nebo právního žargonu, aby byl přístupný i čtenářům, kteří nejsou odborníky v dané oblasti. | Shrnutí pro klienty, meziresortní komunikace nebo veřejné zprávy |
| Zaujatost a spravedlnost | Shrnutí by mělo představovat nestranný a spravedlivý popis protichůdných argumentů a postojů. | Sladění pohledů zainteresovaných stran nebo shrnutí protichůdných výsledků výzkumu |
📚 Číst více: AI PDF Summarizers, které vám ušetří čas
2. Připravte data
Claude funguje pouze tak dobře, jak kvalitní jsou data, která mu poskytnete.
Při shrnování více souborů nezapomeňte data vyčistit a strukturovat. Bez struktury a přehlednosti by Claude halucinoval a vymýšlel si detaily.
Zde je několik věcí, které byste měli udělat pro přípravu dat před nahráním dokumentů:
| Příprava dat | Co dělat? |
| Formát souboru | CSV pro strukturovaná data, jako jsou průzkumy, finanční zprávy s metrikami nebo tabulkové informace PDF pro smlouvy, výzkumné práce a formátované dokumenty DOCX pro editovatelné zprávy, návrhy a spolupracovní dokumenty Word |
| Délka a velikost dokumentu | Každý soubor může mít velikost až 30 MB s kontextovým oknem 200K tokenů. Pokud dokumenty tuto velikost překračují, rozdělte je logicky podle sekcí nebo kapitol. Náhodné rozdělení uprostřed odstavce nebo myšlenky fragmentuje kontext a snižuje kvalitu shrnutí. |
| Příprava souborů | Zajistěte, aby soubory PDF obsahovaly jasný, strojově čitelný text se standardními fonty a svislou orientací. Spusťte OCR, abyste do naskenovaných dokumentů vložili skutečný text. Odstraňte nadbytečné stránky nebo nepotřebné obrázky, abyste snížili použití tokenů. Odstraňte nadbytečné mezery a čísla stránek. U dat CSV použijte popisné záhlaví sloupců, např. Datum, Prodej přes webové stránky, Tržby. |
| Extrakce dat(pro multimediální soubory PDF) | Před nahráním extrahujte text z obrázků, tabulek, grafů a ručně psaných poznámek pomocí nástrojů OCR, jako jsou Adobe Acrobat, Tesseract nebo vestavěné funkce v Google Drive. |
| Organizace souborů | Pojmenujte soubory jasně a seskupte související dokumenty. Používejte popisné názvy, jako například „Q3_Sales_Report_APAC. pdf“. |
| Problémy s kódováním | Zkontrolujte soubory CSV a textové soubory, zda neobsahují speciální znaky nebo problémy s kódováním. |
Před nahráním spusťte příkaz lint nebo kontrolu kvality, abyste se ujistili, že vaše soubory mají správný formát a neobsahují chyby kódování, které by mohly ovlivnit zpracování Claudem.
💡 Tip pro profesionály: Nechte Clauda odstranit irelevantní části, standardizovat formátování nebo extrahovat konkrétní data z neuspořádaných dokumentů před jejich nahráním do projektu za účelem shrnutí.
3. Nastavte projekty Claude nebo pokračujte v chatech Claude
Shrnování můžete zahájit v běžném Claude Chat. Pro úkoly shrnování, které se rozkládají na více relací a jsou opakující se, však nastavte projekt Claude. Tímto způsobem nebudete muset opakovaně obnovovat kontext.
Při nastavování projektu nakonfigurujte tyto prvky:
Nastavit pokyny k projektu
Pomocí systémového podnětu definujte tón, hloubku, formát a strukturu opakujících se úkolů, aby Claude zachoval konzistenci ve všech shrnutích.
Vyberte si správný model Claude
Sonnet pro generování shrnutí standardních dokumentů, Opus, když potřebujete hlubší analýzu protichůdných zdrojů, a Claude Haiku, když potřebujete rychlé zpracování.
Nahrajte referenční soubory
Nahrajte referenční dokumenty a kontextové materiály, které Claude bude potřebovat pro více shrnovacích relací. Mezi příklady kontextových dokumentů patří:
- Informace o společnosti, poslání nebo organizační schémata
- Průvodce odbornou terminologií nebo slovníčky specifické pro vaše odvětví
- Šablony zobrazující vámi preferovaný formát nebo strukturu shrnutí
- Historický kontext (například „Výroční zpráva za rok 2023 pro referenci“)
- Profily klíčových zainteresovaných stran
Nyní jste připraveni k shrnutí. Po nakonfigurování projektu stačí nahrát dokumenty, které chcete analyzovat, do nového chatu a požádat Clauda, aby je shrnul.
Claude automaticky použije vaše pokyny k projektu na všechny shrnutí.
📚 Další informace: Nejlepší aplikace pro pořizování poznámek (bezplatné i placené)
4. Nasazení pokročilých technik shrnování
Chcete-li vytvořit smysluplné shrnutí, které bude vyhovovat vašemu konkrétnímu použití, musíte Claude navést, jak k úkolu přistupovat. Zde jsou tři techniky, které se osvědčily pro shrnování více dokumentů:
Řízené shrnování
Pokud jsou dokumenty rozsáhlé a pokrývají různé úhly pohledu na stejné téma, můžete poskytnout konkrétní pokyny ohledně toho, na co se v dokumentech zaměřit – finanční údaje, mezery v metodice, obavy zainteresovaných stran, cokoli, co je pro váš případ použití důležité.
Mezi příklady naváděcích dotazů patří:
- Vytvořte souhrn z těchto čtvrtletních zpráv se zaměřením na klíčové úspěchy, hlavní rizika a rozhodnutí, která jsou nutná ze strany vedení.
- Identifikujte rozpory v metodologii těchto výzkumných prací a poznamenejte si, která studie je nejnovější.
- Z dokumentů Customer_Interviews_Jan. docx a Customer_Interviews_Feb. docx identifikujte opakující se problémy zmíněné v obou měsících a seskupte je podle vlastností produktu.
- Porovnejte, jak každý dokument o zásadách řeší ochranu osobních údajů, a označte místa, kde dochází ke konfliktu předpisů.
💡 Tip pro profesionály: Při práci s více dokumenty použijte k strukturování podnětů značky XML. Například:
To pomáhá Claudovi spolehlivěji analyzovat složité pokyny.
Meta shrnutí
To je užitečné, když pracujete s dlouhými dokumenty, které by při společném zpracování překročily limity tokenů, nebo když každý dokument vyžaduje vlastní shrnutí, abyste mohli získat celkový přehled.
V takových případech shrňte dokumenty tak, že je rozdělíte na menší, lépe zpracovatelné části a každou část zpracujete samostatně. Poté zkombinujte shrnutí jednotlivých částí a vytvořte meta-shrnutí celé sbírky. Takto to funguje v praxi:
Fáze 1: Nahrajte své soubory a požádejte Clauda, aby každý z nich samostatně shrnul. Například: „Shrňte Legal_Contract_A. pdf se zaměřením na ustanovení o odpovědnosti a podmínky ukončení smlouvy“, poté opakujte pro smlouvy B, C a D.
Fáze 2: Vezměte jednotlivé shrnutí a požádejte Clauda, aby vytvořil meta-shrnutí.
Příklad výzvy:
Prohlížíte si shrnutí z pěti různých zpráv o průzkumu trhu (Q1_2024 až Q1_2025). Spojte tato jednotlivá shrnutí do soudržné analýzy, která sleduje:
1. Trendy v názorech zákazníků v průběhu času
2. Nové požadavky na funkce produktu ve všech čtvrtletích
3. Změny v konkurenčním postavení zmíněné respondenty
4. Změny v citlivosti na ceny nebo rozpočtových omezeních
5. Geografické rozdíly v preferencích (pokud jsou zaznamenány)
Prezentujte zjištění v narativním formátu, který ukazuje vývoj za posledních pět čtvrtletí. Označte případné rozpory mezi zprávami a poznamenejte si, ve kterém čtvrtletí došlo k nejvýznamnější změně v chování zákazníků.
💡 Tip pro profesionály: Použijte Claude Code k automatickému generování podrobných popisů pull requestů na základě analýzy vašich git commitů. Shrnuje změny, vysvětluje důvody aktualizací a upozorňuje recenzenty na potenciální zásadní změny.
Shrnutí indexovaných dokumentů
Dokumenty s indexovaným shrnutím představují pokročilý přístup k generování rozšířenému vyhledáváním (RAG), který funguje na úrovni dokumentů.
Tato metoda je obzvláště užitečná, když záleží na přesném vyhledávání informací – například když potřebujete dohledat, který dokument podporuje konkrétní tvrzení, nebo když je z důvodu dodržování předpisů nutné uvést zdroj. Funguje to takto:
- Shrňte každý dokument samostatně: Claude vytvoří shrnutí pro každý soubor ve vaší sbírce a zachytí jeho hlavní obsah bez všech detailů.
- Přizpůsobte shrnutí kontextu: Všechna shrnutí jsou dostatečně zkrácena, aby se vešla do limitů tokenů Clauda, takže můžete zpracovat celou sadu najednou.
- Hodnocení relevance pro váš dotaz: Claude řadí shrnutí podle relevance pro váš dotaz a zobrazuje dokumenty, které jsou skutečně důležité.
- Vylepšete pomocí přeřazení (volitelné): Proveďte druhé kolo, abyste zkomprimovali nebo přeskupili nejlepší výsledky a dosáhli ještě většího zaměření.
- Vygenerujte konečnou odpověď: Claude čerpá informace z nejrelevantnějších dokumentů a poskytuje odkazy zpět na zdrojové soubory.
Příklad výzvy:
Na základě následujícího dotazu a shrnutí dokumentů určete, které dokumenty jsou nejrelevantnější, a poté extrahujte konkrétní věty, které odpovídají na dotaz.
Dotaz: Jaké jsou naše smluvní povinnosti, pokud dojde u dodavatele k porušení bezpečnosti dat, které má dopad na informace o zákaznících?
Dokumenty: Vendor_Contract_A. pdf, Vendor_Contract_B. pdf, Vendor_Contract_C. pdf, Vendor_Contract_D. pdf
Kroky:
- Prohlédněte si shrnutí všech čtyř smluv.
- Seřaďte smlouvy podle relevance pro povinnosti související s porušením ochrany osobních údajů.
- Z nejlépe hodnocených smluv extrahujte přesné klauzule týkající se oznámení o porušení, odpovědnosti, požadavků na nápravu a odškodnění.
- Zachovejte původní právní jazyk pro každou klauzuli.
- Uveďte název souboru smlouvy a číslo oddílu pro každou extrahovanou klauzuli.
Týmy, které potřebují automatizovat opakující se pracovní postupy souhrnů, mohou napsat kód pro interakci s API Clauda a programově zpracovávat souhrny.
💡 Tip pro profesionály: Použijte v Claudu vlastní příkazy se lomítkem k spuštění předdefinovaných pracovních postupů, jako jsou „/summarize-contracts“ nebo „/extract-findings“, aniž byste museli pokaždé, když potřebujete stejný formát analýzy, znovu zadávat pokyny.
5. Vyhodnoťte shrnutí
Nyní zhodnoťte shrnutí podle stanovených kritérií. Zde je několik způsobů, jak to můžete udělat:
- Hodnocení založené na LLM: Vyhodnoťte shrnutí podle bodovacího systému, který dokáže posoudit přesnost, úplnost, soudržnost nebo cokoli jiného, co je pro váš případ použití důležité. To se dobře hodí pro úkoly shrnování velkého objemu dat, kde není možné provést ruční kontrolu.
- Lidské hodnocení: Nechte odborníky v dané oblasti (právníky, specialisty na dané téma nebo kohokoli, kdo zná obsah nejlépe) zkontrolovat vzorek shrnutí. To je nákladné a časově náročné, ale je to nezbytné jako kontrola správnosti před nasazením shrnutí do produkčních pracovních postupů.
- Namátková kontrola podle zdrojových dokumentů: Náhodně vyberte části shrnutí a porovnejte je s původními soubory.
- Porovnejte více verzí shrnutí: Spusťte stejné dokumenty s různými výzvami nebo technikami a porovnejte výstup.
- Sledujte konzistenci v čase: Pokud se kvalita nebo formát shrnutí mění s tím, jak zpracováváte více dokumentů, vraťte se k pokynům nebo příkladům projektu.
Pokyn: Vyhodnoťte prosím souhrn mezifunkčního výkonu za 1. čtvrtletí 2024, který jste právě vygenerovali, podle předem stanovené bodovací stupnice. Ohodnoťte každé kritérium na stupnici 1–5 a uveďte odůvodnění každého bodového hodnocení a doporučení pro zlepšení.
📚 Další informace: Jak efektivně organizovat své poznámky
6. Exportujte shrnutí
Exportujte vygenerované shrnutí na místo, kde s nimi může váš tým pracovat. Shrnutí mají totiž za úkol posunout práci vpřed a podpořit strategické rozhodování.
V závislosti na vašem použití vám Claude umožňuje exportovat podrobné shrnutí v několika formátech:
| Formát exportu | Nejvhodnější pro |
| Formální zprávy, prezentace pro zainteresované strany a dokumentace týkající se dodržování předpisů | |
| Výstup v formátu Markdown a JSON | Dokumentační wiki, repozitáře GitHub nebo nástroje jako Notion a Confluence, kde je třeba zachovat formátování. |
| Tabulkový procesor (CXV/Excel) | Když shrnutí obsahují strukturovaná data, jako jsou srovnání, metriky nebo tabulkové výsledky, které vyžadují další analýzu |
⭐ Bonus: Připravili jsme pro vás tento krátký videoprůvodce prompt engineeringem, který vám pomůže klást AI lepší otázky.
📮 ClickUp Insight: Více než polovina zaměstnanců má potíže s nalezením informací, které potřebují v práci. Pouze 27 % z nich tvrdí, že je to snadné, zatímco ostatní se potýkají s určitými obtížemi a 23 % z nich to považuje za velmi obtížné.
Když jsou znalosti roztříštěné mezi e-maily, chaty a nástroje, rychle se hromadí zbytečně promarněný čas. S ClickUp můžete e-maily proměnit v sledovatelné úkoly, propojit chaty s úkoly, získat odpovědi od AI a mnoho dalšího v rámci jediného pracovního prostoru.
💫 Skutečné výsledky: Týmy mohou pomocí ClickUp ušetřit více než 5 hodin týdně, což představuje více než 250 hodin ročně na osobu, a to díky odstranění zastaralých procesů správy znalostí. Představte si, co by váš tým mohl vytvořit s extra týdnem produktivity každý čtvrtrok!
📚 Další informace: Jak napsat objektivní shrnutí jako profesionál
Strategie podnětů, které fungují pro shrnutí více dokumentů
Shrnutí více dokumentů se stává komplikovaným, když očekáváte, že Claude bude syntetizovat informace z různých zdrojů bez explicitních pokynů.
Zde je několik strategií pro zadávání pokynů, které můžete použít pro různé případy použití:
Syntetizování protichůdných informací z různých zdrojů
Pokud se poskytnuté dokumenty liší v faktech, časových osách nebo jakýchkoli důležitých detailech, nenechávejte na Claudovi, aby vybral nejlepší verzi.
💡 Zde je vzorový dotaz, který je třeba použít:
- Předem upozorněte na možnost rozporů: Ujasněte, že mezi zdroji existují rozpory a že jejich odhalení je důležitější než výběr vítěze, tj. tyto zprávy se mohou lišit v údajích o čtvrtletních tržbách – ukažte mi, kde se čísla liší.
- Požádejte o konkrétní příklady protichůdných informací: Požádejte o přesné citace nebo údaje z každého dokumentu, ve kterém se vyskytují rozpory.
- Požadavky na hodnotící kritéria: Pokud potřebujete, aby Claude posoudil, který zdroj je důvěryhodnější, poskytněte mu základ pro toto posouzení, tj. upřednostněte zdroj s nejnovějšími údaji.
- Naučte jej vysvětlovat důsledky rozporu: Pochopení konfliktu nemá velký význam, pokud nevíte, jak ovlivňuje vaše rozhodnutí, tj. pokud se řídíme cenovým modelem dodavatele A oproti dodavateli B, jaký je rozdíl v nákladech za tři roky?
🤖 Příklad zadání: Nahrál jsem tři zprávy o analýze konkurence (Report_Q1. pdf, Report_Q2. pdf, Report_Q3. pdf) týkající se odhadů tržního podílu v našem odvětví. Shrňte klíčové závěry, ale označte místa, kde se zprávy neshodují v otázkách procentního podílu na trhu nebo prognóz růstu, a uveďte citace.
Vytváření srovnávacích shrnutí
Pokud chcete, aby Claude porovnával více dokumentů vedle sebe, je důležité strukturovat je. Bez jasných kritérií pro porovnání získáte pouze povrchní rozdíly, které vám při rozhodování nijak nepomohou.
💡 Zde je vzorový dotaz, který je třeba použít:
- Stanovte základ pro srovnání: Vyjasněte si důležité datové pole a jejich význam, tj. Porovnejte nabídky těchto dodavatelů z hlediska ceny, harmonogramu implementace, úplnosti funkcí a průběžných nákladů na podporu.
- Určete prahové hodnoty: Definujte, co představuje významný rozdíl, tj. označte pouze cenové rozdíly větší než 10 % nebo zvýrazněte rozdíly ve funkcích, které ovlivňují základní funkčnost.
- Požádejte o analýzu seřazenou podle priority nebo váženou: Pokud jsou některé srovnávací body důležitější než jiné, ujasněte si priority, např. Upřednostněte bezpečnostní funkce před snadností použití nebo Vážíte celkové náklady na vlastnictví více než pořizovací cenu.
🤖 Příklad výzvy: Porovnejte tyto čtyři nabídky dodavatelů a vytvořte souhrnnou tabulku, ve které porovnáte počáteční náklady, roční licenční poplatky, časový harmonogram implementace, požadované integrace a podporu migrace dat. Označte všechny dodavatele, kterým chybí důležité integrace, které potřebujeme.
Zachování atribuce a sledování zdrojů
Při práci s více dokumenty je třeba sledovat tvrzení zpět ke konkrétním souborům za účelem ověření, dodržování předpisů nebo následných kroků.
💡 Zde je vzorový dotaz, který je třeba použít:
- Vyžadujte zdroje pro každé tvrzení: Výslovně uveďte, že Claude musí informace přiřadit ke konkrétním dokumentům, tj. u každého zjištění uveďte název souboru dokumentu a číslo stránky nebo sekce.
- Určete formát citací: Sdělte Claudovi, jak strukturovat odkazy, aby byly snadno ověřitelné, tj. Použijte formát: [Nález] (Zdroj: Název souboru. pdf, oddíl 3. 2) nebo Uveďte název dokumentu v závorkách za každým tvrzením.
- Požádejte jej, aby označil necitované informace: Pokud Claude učiní tvrzení, které nelze jasně vysledovat ke zdrojovému dokumentu, měl by to výslovně uvést, tj. označit všechny odvozené závěry jako [Odvozené] namísto toho, aby je považoval za fakta z zdrojů.
🤖 Příklad vzoru: Shrňte zjištění z těchto osmi zpráv o klinických studiích týkajících se účinnosti léčby X. U každého tvrzení o účinnosti, vedlejších účincích nebo výsledcích u pacientů uveďte konkrétní zprávu o studii a část, ve které se dané údaje nacházejí. Použijte tento formát: [Zjištění] (Zdroj: Trial_Report_2024_Q2. pdf, část Výsledky, strana 14). Pokud nějaký závěr vyžaduje kombinování údajů z více zpráv, výslovně to uveďte.
⚡ Archiv šablon: Šablony pro aktualizace projektů v ClickUp a Word
Identifikace mezer v pokrytí v sadě dokumentů
Při práci s více dokumenty, které by měly společně pokrývat určité téma, jsou chybějící informace stejně důležité jako pochopení společných témat. Claude vám pomůže tyto mezery odhalit.
💡 Zde je vzorový dotaz, který je třeba použít:
- Definujte očekávané pokrytí: Sdělte Claudovi, co by měl kompletní soubor dokumentů obsahovat, tj. tyto čtvrtletní zprávy by měly pokrývat prodej, marketingové výdaje, získávání zákazníků a metriky retence pro každý region.
- Zeptejte se, co chybí: Výslovně požádejte o analýzu mezer, tj. určete, které oblasti nebo metriky nejsou v žádné z těchto zpráv zahrnuty.
- Požádejte o doporučení k vyplnění mezer: Claude může navrhnout, jaké další dokumenty nebo data budete potřebovat, tj. jaké informace bychom potřebovali k dokončení této analýzy?
🤖 Příklad zadání: Analyzujte těchto pět dokumentů strategického plánování z různých oddělení (prodej, marketing, produkt, vývoj, zákaznický úspěch). Každý z nich by měl obsahovat přehled cílů pro rok 2025, rozpočtové požadavky, potřeby v oblasti počtu zaměstnanců a klíčové iniciativy. Určete, kterým oddělením chybí některý z těchto prvků, a označte, kde by mohly být cíle různých oddělení v rozporu.
💡 Tip pro profesionály: Vytvořte knihovnu podnětů pro Claude pro různé scénáře shrnutí – analýza smluv s dodavateli, syntéza výzkumu, konsolidace čtvrtletních zpráv, analýza zpětné vazby od zákazníků atd. Tímto způsobem může váš tým získat institucionalizované znalosti o podnětech, které mohou použít jako šablony a experimentovat s nimi.
Osvědčené postupy pro interpretaci výstupů z více dokumentů
Používáte Claude pro shrnování více dokumentů poprvé? Zde je několik postupů vhodných pro začátečníky, které vám pomohou dosáhnout lepších výsledků:
- Pochopte, co Claude upřednostňoval: Shrnutí odráží to, co Claude považoval za důležité na základě vašeho zadání – pokud máte pocit, že shrnutí postrádá zaměření, je to pravděpodobně problém zadání a pokynů.
- Označte vágní nebo nejednoznačné formulace: Všímejte si frází jako může naznačovat nebo zdá se, že ukazuje – tyto fráze signalizují nejistotu a jsou známkou toho, že je třeba se dále zabývat zdrojovými dokumenty.
- Zkontrolujte, zda syntéza neobsahuje zaujatost: Pokud je jeden dokument citován častěji nebo dominuje v souhrnu, ověřte, zda je tento dokument skutečně autoritativnější, nebo zda je z něj pouze snazší extrahovat informace.
- Iterativní zdokonalování: Sledujte výstupy Clauda a požádejte o další podrobnosti pomocí podnětů jako Rozveďte [téma] s citacemi nebo Porovnejte zjištění s předchozím shrnutím, abyste prohloubili analýzu nebo upravili zaměření.
- Omezte soubory na zvládnutelné části: Claude dokáže zpracovat až 20 souborů najednou, ale nepřetěžujte jej vším najednou – zpracovávejte dokumenty v dávkách, které mají společné téma nebo účel.
- Posilte kontext pomocí značek XML: Použijte značky
nebo k vymezení částí vašeho promptu, což Claudovi usnadní analýzu složitých vícestupňových požadavků.
👀 Věděli jste, že... Claude se řídí ústavním rámcem AI, kde jsou jeho odpovědi vedeny etickými zásadami, což znamená, že vaše shrnutí dokumentů jsou zpracovávána s ohledem na přesnost a neškodnost, nikoli pouze na efektivitu.
Časté chyby, kterým je třeba se vyhnout
Zde je několik chyb, kterých byste se měli vyvarovat při používání Claude pro souhrn více dokumentů současně, a co místo toho dělat:
| ❌ Chyba | ✅ Co dělat místo toho? |
| Nahrávání souborů bez organizování | Pojmenujte soubory popisně, např. Q3_Sales_APAC. pdf, a před nahráním seskupte související dokumenty. |
| Nahrávání nestrukturovaných souborů nízké kvality | Spusťte OCR na naskenovaných složitých dokumentech a extrahujte tabulky a obrázky samostatně. Před nahráním se ujistěte, že text je strojově čitelný. |
| Při rozdělování souborů se neuchovávají sémantické vztahy | Rozdělte dokumenty logicky (podle kapitol, oddílů nebo témat), abyste zachovali kontext, místo abyste je rozdělovali podle libovolného počtu stránek. |
| Považování abstraktních shrnutí za faktická bez ověření | Požádejte Clauda, aby do abstraktního shrnutí zahrnul přímé citace kritických tvrzení, čímž získáte jak syntetizovaný přehled, tak původní jazyk pro porovnání. |
| Nesprávně interpretovaná data | Požádejte Clauda, aby nejprve zvážil své porozumění datům – jaká jsou pole, jaké vztahy mezi nimi existují – a poté opravil případné nesprávné interpretace, než požádáte o shrnutí. |
👀 Věděli jste, že... Každý rok se na celém světě vytvoří téměř 180 zettabytů dat. Podniky mají v těchto surových datech ukrytý poklad v podobě informací. Ti, kteří je dokážou využít, mohou těžit z příležitostí, které jsou pro ostatní neviditelné.
Skutečné limity Clauda pro shrnování více dokumentů
Claude AI je navržen pro shrnování více dokumentů. Ale tím to končí. Až se vaše projekty dostanou do fáze realizace, začnete si všímat následujících omezení 👇
- Nevhodné pro extrémně velké sbírky dokumentů: Data můžete předem zpracovat tak, aby se vešla do kontextového okna Claude, ale strategie rozdělování na části může zkreslit výsledky, pokud nebudete opatrní při rozdělování dokumentů nebo při stanovování priorit v podnětech.
- Nedostatek kolaborativních pracovních postupů: Týmy nemohou současně iterovat výstupy nebo experimentovat se shrnutími – konverzaci řídí vždy pouze jedna osoba, což omezuje rychlost, s jakou můžete vylepšovat nebo ověřovat zjištění.
- Není určen pro opakovanou analýzu dynamických datových sad: Není vhodný pro datové sady, které se často mění, jako jsou denní požadavky zákaznické podpory nebo údaje o prodeji v reálném čase. Museli byste ručně nahrávat nové soubory, předběžně je zpracovat a vyčistit a pokaždé restartovat proces shrnování od začátku.
- Nedostatek nativních integrací: Claude nemůže importovat data v reálném čase z vašich pracovních nástrojů, jako jsou Google Drive, Slack, CRM nebo platformy pro správu projektů – musíte ručně exportovat soubory, nahrát je do Clauda a poté exportovat shrnutí zpět do svých systémů, abyste s nimi mohli pracovat.
- Žádná kontrola verzí ani auditní stopa: Když opakovaně vytváříte shrnutí z více konverzací, neexistuje žádný vestavěný způsob, jak sledovat zdroj shrnutí, což ztěžuje reprodukci výsledků nebo odůvodnění rozhodnutí později.
- Nelze automatizovat pracovní postupy shrnování: Každý úkol shrnování vyžaduje ruční zadávání – nelze nastavit plánované shrnování ani automaticky spustit shrnování při příchodu nových dokumentů.
👀 Věděli jste? Ačkoli jsou data považována za zlatý důl, jejich hodnota často zůstává nevyužita. Podle jedné zprávy není více než 43 % shromážděných dat nikdy skutečně využito.
Kde syntéza více dokumentů skutečně funguje (a proč týmy používají ClickUp)
I když Claude provádí náročnou práci shrnování více dokumentů, stále potřebujete samostatný systém, aby byly tyto souhrny přístupné. Místo, kde je lze provádět. Místo, kde se projekty posouvají vpřed, místo aby se poznatky jen tak válely.
Přesně to nabízí ClickUp, aplikace pro vše, co souvisí s prací.
Tento konvergovaný pracovní prostor s umělou inteligencí propojuje projekty, dokumenty, chaty, úkoly a znalosti.
Není třeba kopírovat a vkládat shrnutí mezi nástroji, aby na ně váš tým mohl reagovat.
Takto to funguje.
Strukturovejte a ukládejte své syntézy v ClickUp Docs.
Používejte ClickUp Docs jako centralizovaný prostor pro sdílení znalostí.
Napište a uložte dokumentaci projektu v Docs. Informace můžete strukturovat pomocí vnořených stránek, vložených videí z YouTube, tabulek, souborů PDF atd.
Jelikož se jedná o kolaborativní pracovní prostor, můžete členy týmu označovat komentáři a přiřazovat jim úkoly. Ty lze poté převést na sledovatelné úkoly.
V budoucnu můžete požádat AI, aby za vás shrnovala text. Dejte pokyny ohledně tónu shrnutí, úrovně čitelnosti a cílového publika, aby bylo kontextově relevantnější.
Jedna umělá inteligence, která zná veškerou vaši práci
Pokud potřebujete nativní AI ve svém pracovním prostoru, ClickUp Brain analyzuje informace v reálném čase z vašich úkolů, dokumentů a chatů.
Tato kontextová umělá inteligence zvládne vše – generovat shrnutí úkolů nebo dokumentů, navrhovat vylepšení vašeho textu, vytvářet obsah (text a obrázky), navrhovat aktualizace projektů a mnoho dalšího – a tím zvyšovat vaši celkovou produktivitu.
Pro jakýkoli daný úkol může Brain odkazovat na:
- Úkoly, podúkoly a hierarchie úkolů
- Stavy, priority, termíny a závislosti
- Dokumenty propojené s projekty a úkoly
- Komentáře, rozhodnutí a probíhající konverzace
- Vlastnictví a odpovědnost napříč týmy
Protože Brain funguje v rámci modelu oprávnění ClickUp, zobrazuje pouze informace, které má uživatel povoleno vidět.
Místo generování izolovaných výstupů AI analyzuje data v reálném pracovním prostoru a poskytuje odpovědi, které odrážejí skutečný stav provádění.
⭐ Bonus k používání ClickUp AI : ClickUp Brain pro vás může také analyzovat tabulky! Stačí nahrát tabulku do chatu a požádat jej, aby zkontroloval data, poskytl shrnutí, zvýraznil klíčové trendy a odpověděl na konkrétní otázky týkající se informací.
Shrňte znalosti celé vaší společnosti pomocí ClickUp Enterprise Search.
Největším problémem s Claudem není samotné shrnování. Je to především získávání dat pro Clauda.
Vaše dokumenty jsou roztroušeny po Google Drive, Slacku, projektových složkách a starých e-mailových vláknech. Než vůbec začnete s shrnováním, musíte je ručně vyhledávat a exportovat. To je to, co zabírá skutečný čas.
Enterprise Search od ClickUp to vyřeší. Prohledává dokumenty, úkoly, komentáře a propojené aplikace, jako jsou Google Drive a SharePoint. Stačí zadat dotaz v přirozeném jazyce a vyhledá se v:
- ClickUp Úkoly, dokumenty, komentáře a přílohy
- Soubory uložené v připojených nástrojích, jako jsou Google Drive, GitHub, SharePoint a další
- Historie pracovního prostoru a rozhodnutí, která by jinak byla skryta v diskusních vláknech
Na rozdíl od tradičního vyhledávání klíčových slov Brain vrací odpovědi a související soubory na základě toho, jak je práce organizována. To je obzvláště cenné ve velkých pracovních prostorech, kde jsou informace roztříštěny mezi projekty, týmy a nástroje.
Místo prohledávání složek nebo dashboardů mohou týmy klást otázky jako:
- „Jaká rozhodnutí byla učiněna ohledně cen v minulém čtvrtletí?“
- „Které úkoly zmiňují tento požadavek klienta?“
- „Kde jsme zdokumentovali konečné schválení?“
Automatizujte generování shrnutí pro úkoly
Získání shrnutí je však pouze polovina práce. Skutečná hodnota se projeví až ve chvíli, kdy se tato syntéza stane základem, na kterém může celý váš tým stavět.
ClickUp Brain shrnuje úkoly a aktualizace projektů na cestách. Přidejte AI Summary a AI Project Updates jako dva sloupce do svého seznamu úkolů a získáte automatické shrnutí, aniž byste museli otevírat každý úkol zvlášť.
📌 Například:
- Shrňte aktuální stav všech úkolů v rámci projektu uvedení produktu na trh
- Jaké jsou nejnovější informace o úkolech souvisejících s přijímáním dodavatelů?
- Dejte mi rychlý přehled všech nevyřízených úkolů v pracovním prostoru kampaně Q3.
Proměna jednorázových syntéz ve sdílené porozumění
Projekty shrnování s Claudem končí s ukončením relace.
Příště, když budete chtít tyto shrnutí aktualizovat, začnete od nuly – zadáte kontext, znovu nahrajete soubory, znovu vysvětlíte důležitost, zadáte výzvy a otestujete narativy. Syntéza se sama o sobě nevytváří. Prostě tam jen staticky leží, dokud ji ručně znovu nevytvoříte.
Usnadňuje vrstvení lidského úsudku na výstupy AI.
Řekněme, že Claude shrne pět nabídek dodavatelů a dojde k závěru, že „Dodavatel A nabízí nejlepší poměr ceny a funkcí. “
Ale je to váš tým, který ví, že dodavatel A má špatnou podporu a že to byl důvod, proč vaše poslední implementace trvala o tři měsíce déle, než bylo plánováno.
Kdyby všechny vaše shrnutí zůstaly v Claudu, váš tým by neměl možnost zohlednit nebo vrstvit své úsudky. Nedostatek kolaborativních schopností Clauda znamená, že syntéza zůstává uzamčena v tomto chatovém okně.
S ClickUpem se vaše shrnutí neomezuje pouze na to, co extrahuje AI. Stává se rozhodovacím artefaktem, který vašemu týmu umožňuje spolupracovat v reálném čase a vrstvit své úsudky.
Když je vaše syntéza uložena v ClickUp Docs, je mnohem snazší:
- Proveďte ověření: Přidejte komentář přímo k částem shrnutí, které je třeba ověřit, a označte členy týmu.
- Označte rozpory: Zvýrazněte tvrzení, která neodpovídají vašim interním znalostem, a pověřte někoho jejich ověřením.
- Propojte předpoklady s testy: Propojte body syntézy s úkoly, které je ověří v praxi (například „ověřit aktuální SLA podpory dodavatele A“).
Vyzkoušejte si více modelů umělé inteligence
ClickUp Brain vám poskytuje přístup k několika modelům umělé inteligence, včetně Claude Sonnet 4, přímo ve vašem pracovním prostoru. K vyzkoušení různých modelů umělé inteligence nepotřebujete samostatné předplatné ani přihlašovací údaje k jiným nástrojům.
Už nemusíte shrnovat smlouvy s dodavateli v Claudu a poté ručně kopírovat poznatky zpět do svého nástroje pro správu projektů, abyste mohli vytvořit následné úkoly. Váš tým může na těchto souhrnech spolupracovat v reálném čase a proměnit zjištění v akci, aniž by musel přepínat mezi záložkami.
📌 Příklady použití:
- Gemini pro úkoly s velkým množstvím informací nebo vzájemnými odkazy
- ChatGPT pro každodenní provádění a rychlé návrhy
- Claude pro analýzu a syntézu dlouhých textů
✏️ Poznámka: Veškerý přístup k modelům je abstrahován prostřednictvím ClickUp Brain. To znamená, že používání AI zůstává centralizované, povolované a kontrolovatelné v rámci pracovního prostoru. Tím se zabrání fragmentaci, ke které dochází, když týmy spoléhají na více samostatných nástrojů AI.
Automatizujte úkoly souhrnů pomocí Super Agents.
Super agenti ClickUp jsou navrženi tak, aby na základě těchto poznatků jednali, aniž by čekali na vaše pokyny.
Jedná se o asistenty s umělou inteligencí, kteří neustále sledují, co se děje ve vašem pracovním prostoru. Reagují na změny v úkolech, nahrávání nových dokumentů, posuny v časové ose a milníky projektu, aniž byste museli pokaždé ručně spouštět shrnování.
📌 Příklady toho, co pro vás může Super Agent udělat
- Sledujte složku smluv a automaticky shrňujte nové smlouvy s dodavateli ihned po jejich nahrání, přičemž označujte klíčové podmínky, které se liší od vaší standardní šablony.
- Generujte týdenní souhrnné zprávy na základě aktualizací z poznámek ze schůzek, komentářů k úkolům a projektových dokumentů – a každý pátek zveřejňujte konsolidované shrnutí na svém kanálu pro vedoucí pracovníky.
- Detekujte, kdy jsou výzkumné úkoly označeny jako dokončené, a automaticky sestavujte zjištění z přiložených dokumentů do jediného souhrnného dokumentu.
- Sledujte čtvrtletní zprávy napříč odděleními a spouštějte srovnávací shrnutí, jakmile všechny týmy odešlou své aktualizace.
To znamená, že vaše syntéza více dokumentů nekončí s ukončením relace Clauda. Stává se opakujícím se pracovním postupem, který běží na pozadí a udržuje váš tým v souladu bez ručního zásahu.
Chcete-li vidět, jak to funguje, podívejte se na toto video o tom, jak ClickUp používá Super Agents 👇
Hlasem řízená syntéza dokumentů
Když se díváte na sedm právních smluv a snažíte se vytvořit logické shrnutí, psaní pokynů narušuje vaše myšlení. Ztratíte nit v polovině popisu toho, jak strukturovat výstup a jaké podmínky odpovědnosti porovnat.
Funkce Talk to Text od ClickUp vám umožňuje verbalizovat vaše potřeby v oblasti shrnování bez jakýchkoli potíží. Mluvte přirozeně o tom, co dokumenty obsahují, jak spolu souvisejí a co potřebujete extrahovat. Definujte kritéria analýzy, specifikujte strukturu výstupu a objasněte okrajové případy – to vše bez použití rukou.
Pro shrnování více dokumentů to znamená, že můžete:
- Diktujte podrobná srovnávací kritéria při souběžném přezkoumávání smluv.
- Označujte odborníky na dané téma v komentářích, když narazíte na rozpory v výzkumných pracích, a okamžitě je zapojte do procesu ověřování.
- Proměňte mluvené poznámky ve strukturované dokumenty, které zachycují vaše důvody, proč by měly být určité dokumenty váženy odlišně.
- Vytvářejte následné úkoly na základě syntetických poznatků v okamžiku, kdy se objeví, aniž byste museli přerušovat práci a zadávat kontext.
Vytvářejte inteligentní řešení pro více dokumentů pomocí ClickUp
Většina nástrojů AI se nachází vedle vaší práce. Konvergovaný AI pracovní prostor ClickUp se nachází uvnitř ní.
ClickUp kombinuje AI s živými projekty, úkoly, dokumenty, konverzacemi a časovými osami v jednom systému. To znamená, že AI rozumí nejen tomu, co žádáte, ale také tomu, co se již děje, co je blokováno a co je třeba udělat dál.
Výhoda konvergence znamená:
- Kontext žije tam, kde se pracuje, ne v kopírovaných výzvách.
- Vlastnictví a časové osy zvyšují odpovědnost
- Vaši kolegové z týmu AI, Super Agents, za vás odvedou těžkou práci.
Jste připraveni začít? Zaregistrujte se na ClickUp zdarma ✅
Často kladené otázky
Ano, Claude dokáže analyzovat a shrnovat až 20 souborů současně s kontextovým oknem o velikosti 200 000 tokenů, což jej činí vhodným pro syntézu více dokumentů.
Claude dokáže zpracovat až 20 souborů najednou, každý o velikosti až 30 MB. Pro dosažení nejlepších výsledků seskupujte dokumenty podle tématu nebo časového období, místo abyste nahrávali vše najednou v maximální kapacitě.
Přesnost Clauda při shrnování více dokumentů závisí na kvalitě souborů, konkrétnosti zadání, povaze obsahu a vaší schopnosti poskytnout pokyny. Claude sám neověřuje fakta ani neověřuje protichůdné informace – pouze syntetizuje to, co mu zadáte.
Claude dokáže odhalit rozpory mezi zdroji a porovnat různé pohledy, ale neurčí, který zdroj je správný, pokud v zadání neuvedete hodnotící kritéria.
Ne, ručně není možné ověřit každé tvrzení v abstraktních shrnutích – týmy by musely podrobně analyzovat dokumenty, což by popíralo smysl shrnutí. Místo toho použijte naváděcí dotazy k vyžádání přímých citací pro kritická tvrzení, požádejte Clauda, aby citoval zdroje pro klíčová zjištění, a nechte ho označit oblasti nejistoty, abyste přesně věděli, na co se při ověřování zaměřit.