Řešení roztříštěnosti práce: GVP prodeje společnosti ClickUp o umělé inteligenci a budoucnosti práce

Z pouště na stůl: roztříštěnost práce je univerzální

Nedávno jsem se ocitl v Saúdské Arábii, kde jsem se setkal s vedoucími představiteli prvního výrobce elektromobilů v zemi a největšího státního investičního fondu na světě. Tyto organizace budují věci v měřítku, které je těžké si představit – lyžařská střediska za 20 miliard dolarů, města ve tvaru krychle o velikosti dvanácti Empire State Building. Je to šílené a inspirující.

Nejvíce mě však nezaujal rozsah jejich projektů, ale rozsah jejich výzev. Bez ohledu na to, kde na světě se nacházíte, neefektivní práce je tichou silou, která brzdí týmy. Ať už stavíte futuristické město nebo vedete prodejní tým v USA, příznaky jsou stejné: příliš mnoho aplikací, procesů a kontextu, který mezi nimi uniká.

Je neuvěřitelné vidět, jak ClickUp funguje v úplně jiné části světa, ale realita je taková, že pracovní rozptýlení je všude.

Pojmenování problému: Co je to pracovní rozptýlení?

Rozptýlená práce je fragmentace aplikací, procesů, kontextu a nyní i umělé inteligence na pracovišti napříč nespojenými systémy – což je stále častější výzva pro moderní týmy. Je to skrytá daň z produktivity, inovací a zapojení. Odhadujeme, že celosvětově stojí více než 2,5 bilionu dolarů v ušlé produktivitě. Skutečné náklady jsou však těžší změřit: frustrace, únava a pocit, že práce je těžší, než by měla být.

Záludnou stránkou rozptýlené práce je to, že se málokdy projevuje. Většina lidí ji tak nenazývá – pouze pociťují její příznaky: zpoždění, frustraci, chaos. Dokončení úkolů trvá věčnost. Lidé jsou frustrovaní. Panuje obecný pocit únavy a zpoždění. Ale pod tím vším je příčina vždy stejná: nesourodé nástroje, nekonzistentní procesy, chybějící kontext.

Moje první bitva s rozptýlením práce: Léta ve společnosti Snowflake

S rozptýlením práce jsem se poprvé setkal ve společnosti Snowflake.

Náš tým prodeje se zabýval všemi druhy projektů – lokalizovanými cenami, novými pracovními postupy, čímkoli. Ale každý projekt byl spravován ve Wrike, zatímco závislosti byly v Salesforce a vývojový tým sledoval svou práci v Jira. Neexistovala žádná obousměrná synchronizace. Každý týden jsme se scházeli, abychom zkontrolovali, zda jsou priority sladěny. Bylo to mučivé.

To vedlo k obrovské frustraci v týmech, mezilidským konfliktům a kalendáři plnému schůzek, které nic nevyřešily. Každý táhl jiným směrem.

Technologie nám měla pomoci pracovat rychleji, ale ve skutečnosti nás zpomalila. Pamatuji si, jak bolestivé bylo sedět na těch schůzkách a vědět, že nedostatečná integrace nás stojí nejen čas, ale i morálku.

Moderní prodejní stack: Když záleží na každé minutě

Vedení prodejního týmu dnes znamená žít v prostředí s velkým množstvím technologií: Outreach, Salesforce, ZoomInfo, Clari, LinkedIn Sales Navigator – a seznam pokračuje. Obchodní zástupci přeskakují mezi nástroji, jen aby odeslali jeden e-mail. A v prodeji je čas doslova penězi. Pokud odeslání e-mailu trvá deset minut místo dvou, přicházíte o skutečné peníze.

Kdykoli se objeví nový nástroj nebo funkce, nebo někdo chce něco koupit nebo zavést, mou první reakcí je zeptat se, kde a jak to můžeme udělat v rámci našich stávajících systémů. Nechci přidávat nic dalšího, pokud to není absolutně nutné.

Může – a mělo by – to vše fungovat v jediném rozhraní? Lepší otázka zní: co by bylo potřeba, aby to bylo možné?

Pravda? Každý nový nástroj přidává další zátěž – více „fiktivní práce“, více slepých míst a větší složitost, se kterou je třeba se vypořádat. Práce je již tak dost komplikovaná – každý tým má procesy, které musí prodejní tým dodržovat. Čím více tedy můžeme práci zjednodušit, tím lépe.

Skryté náklady rozptýlené práce z pohledu zákazníka: příznaky vs. příčina

Většina zákazníků nepřichází s tím, že „se topí v pracovním chaosu“. Popisují spíše symptomy: „Práce je chaotická“. „Trvá věčnost, než se něco dokončí“. „Lidé jsou frustrovaní“. Kořenem problému je vždy pracovní chaos, ale je těžké jej pojmenovat, protože má mnoho podob.

Když mluvím s vedoucími pracovníky, ptám se jich: Kdybyste se mohli vrátit o pět nebo osm let zpět, navrhli byste své systémy stejným způsobem? Všichni mají stejný názor: Ne, už bych to tak neudělal.

Uvědomují si, že promyšlenější přístup k informačním silům, přenosu dat a spolupráci by jim ušetřil roky třenic. Většina organizací však nechala své systémy organicky se rozrůstat, přičemž každý tým si vybíral vlastní nástroje – tabule, nástroje pro řízení projektů a další – a vedení do toho téměř nezasahovalo.

Vzhledem k tomu, že umělá inteligence se na pracovišti stává normou, začíná absence jednotného pracovního prostoru a živého kontextu omezovat její skutečný dopad. Umělá inteligence je tak dobrá, jak dobrý je kontext, ke kterému má přístup. Pokud jsou vaše data roztříštěna mezi 18 nástroji, což nazýváme „roztříštěním kontextu“, neuvidíte všechny výhody, které umělá inteligence může nabídnout.

Překonání přetížení: Síla severní hvězdy

Jak tedy začít řešit rozptýlenou práci, zejména když se problém jeví jako neřešitelný? Pro mě je klíčové mít jasný cíl.

Kontext je tou severní hvězdou.

Síla umělé inteligence se projeví pouze tehdy, má-li k dispozici úplný kontext. Dosáhnout toho však není snadné, zejména pokud jste zapleteni do chaosu různých systémů. Jak jsme viděli v nesčetných reálných transformacích, překonání roztříštěnosti práce vyžaduje odvážné, ale postupné kroky – výběr jednoho pracovního postupu po druhém, jeho konsolidaci a budování dynamiky směřující k opravdové konvergenci.

Naučil jsem se, že je třeba postupovat krok za krokem, ale být při tom rozhodný a odvážný.

Vezměme si například projektové řízení. „Prostě vše přesuňte“ zní jednoduše – dokud nenarazíte na roztříštěné dokumenty a nedokončené plány. Ať už postupujete po fázích nebo vše převedete najednou, skutečnou prací je odvážně přenést kontext a propojit jej se systémem. Polovičaté kroky rozptylují znalosti, odvážné kroky poskytují umělé inteligenci ucelený obraz.

Často sdílím náš interní příběh o přechodu ze Slacku na ClickUp Chat. Všichni se tomu bránili. Poprvé jsme selhali, když jsme se pokoušeli přejít po jednom týmu. Prostě to nefungovalo. Poté, co jsme se odhodlali a rozhodli se, že v určitý den bude Slack ukončen a všichni přejdou na ClickUp Chat, se to skutečně stalo! Slack zmizel, všichni přešli a bylo to skvělé. Nyní máme v ClickUp Chat magické zážitky s umělou inteligencí, které bychom jinak neměli.

Chápu, že setrvačnost současného stavu je silná. Budoucnost práce však vyžaduje odvážný a promyšlený plán. Jako vedoucí pracovníci si však musíme uvědomit, že to byl právě nedostatek vedení shora, který vedl k rozptýlení práce.

Matice: Plán transformace pomocí umělé inteligence

Používám určitý rámec – jakousi matici pro transformaci pomocí umělé inteligence. Nejde o to honit se za lesklými předměty nebo přidávat další nástroje. Jde o to:

Když se umělá inteligence aplikuje na roztříštěná, izolovaná data, je to jako požádat kuchaře, aby uvařil jídlo z ingrediencí rozptýlených po 18 kuchyních. Ale když sjednotíte svůj pracovní prostor a kontext – skutečný konvergovaný pracovní prostor s umělou inteligencí – umělá inteligence konečně splní svůj slib: odhalí poznatky, automatizuje úkoly a uvolní váš tým, aby se mohl soustředit na to, co je důležité. Proto řešení roztříštěnosti práce pomocí umělé inteligence není jen o efektivitě – jde o odemčení zcela nových způsobů práce.

Rozdíl ClickUp: umělá inteligence, která skutečně pracuje pro vás

Když s týmy mluvím o umělé inteligenci, největší výzvou není nadšení, ale realizace. Každý chce chytřejší nástroje. Ale bez přístupu k reálnému kontextu – na čem váš tým pracuje, co již bylo projednáno, co je třeba udělat dál – většina umělé inteligence nakonec působí odtrženě a neuspokojivě.

A právě zde přichází na řadu ClickUp Brain . Protože je součástí vašeho pracovního prostoru, skutečně rozumí tomu, co se děje. Čerpá z vašich úkolů, dokumentů, chatů a cílů, aby poskytoval odpovědi založené na realitě, nikoli na dohadech.

A je to flexibilní. Můžete přepínat mezi předními modely umělé inteligence, jako jsou ChatGPT, Claude, Gemini a další, v závislosti na tom, co právě potřebujete. Rychlý návrh? Chytré shrnutí? Hlubší uvažování? Máte na výběr, aniž byste museli přerušit svou práci.

Pak je tu ClickUp Brain MAX, desktopový AI společník, který jde ještě dál. Můžete mluvit a on vás doslova poslouchá. S pomocí funkce Talk to Text můžete vyslovit, co máte na mysli, a proměnit to v aktualizaci, úkol, dokument – cokoli potřebujete. Rozumí kontextu, je vždy zapnutý a čím více ho používáte, tím je chytřejší.

Nejde jen o umělou inteligenci pro umělou inteligenci. Jde o umělou inteligenci, která skutečně zlepšuje vaši práci.

Kulturní revoluce: Budování 10x týmu

Budoucnost práce nespočívá jen v lepších nástrojích, ale také v novém způsobu uvažování. Věřím, že budoucnost bude taková, že lidé budou řídit lidi a jednotliví přispěvatelé budou řídit agenty. Takto můžete zvýšit produktivitu pracovní síly desetkrát.

Toho však nelze dosáhnout pouze pomocí technologie. Jedná se o kulturní revoluci. Ve společnosti ClickUp věnujeme každý pátek jednu hodinu našim prodejcům, aby mohli pracovat na vývoji umělé inteligence. Je to absurdní koncept: odvést prodejce z prodejní plochy, od činností generujících příjmy, aby mohli pracovat na vývoji umělé inteligence. Je to však jediný způsob, jak umožnit každému zaměstnanci automatizovat 30–40 % své práce a uvolnit čas na to, co je důležité.

To je kulturní revoluce. Společnosti a lídři, kteří tak učiní, uvidí, jak jejich společnosti rostou desetkrát rychleji a dosahují úspěchu.

IT samo o sobě to nedokáže. Pouze koncoví uživatelé znají podrobnosti své práce. Úspěšné společnosti umožní každému zaměstnanci myslet jako zakladatel, budovat vlastní pracovní postupy a agenty a podporovat inovace od základů.

Překonávání odporu: role vzorových kolegů

Změna je těžká. Vrátím se k příkladu přechodu ze Slacku na ClickUp Chat. Ano, setkali jsme se s odporem – lidé chtěli své vlastní emodži a známé rozhraní. Teprve když jsme provedli definitivní změnu v celé společnosti, začalo to fungovat. A velkou zásluhu na tom mají lidé, kteří tuto změnu hlasitě a nadšeně prosazovali.

Musíte ve své společnosti najít lidi, kteří přirozeně uvažují v systémech, a poskytnout jim platformu, která pomůže vaší společnosti posunout se vpřed. Klíčové bylo posílit pozici operačních šampionů. Stali se zastánci, kteří pomáhali svým kolegům přizpůsobit se novému prostředí a prosperovat v něm. Řízení změn není jen direktiva shora dolů, je to hnutí, které potřebuje jak vedení, tak podporu ze strany zaměstnanců.

Reálné výsledky: Od frustrace k plynulosti

Od zavedení těchto změn jsem byl přímým svědkem této transformace. Schůzky, které dříve sloužily k domluvě, se nyní zaměřují na konkrétní kroky. Umělá inteligence mi poskytuje informace, ještě než se na ně zeptám. Obchodní zástupci tráví méně času přeskakováním mezi nástroji a více času prodejem. Frustrace byla nahrazena plynulým pracovním tokem.

A naši zákazníci? Ti, kteří tento přístup přijali, dosahují stejných výsledků. Není to snadné, protože odstranit roky rozptýlené práce nikdy není snadné. Ale s jasným cílem, odvážným vedením a ochotou investovat do kultury je to možné.

A čísla to potvrzují. Podle studie Forrester Total Economic Impact™ dosáhly týmy používající ClickUp 384% návratnosti investic a do třetího roku ušetřily 92 400 hodin.

Závěr: Je čas jednat

Rozptýlená práce je největším problémem moderního pracovního prostředí. Není však nevyhnutelná. Díky jednotnému pracovnímu prostoru, systémům bohatým na kontext a pracovním postupům založeným na umělé inteligenci mohou týmy získat zpět čas, zvýšit produktivitu pomocí umělé inteligence, odemknout inovace a vytvořit pracoviště, která vyhovují všem.

Doporučuji začít s reflexí: Kde se ve vaší organizaci projevuje rozptýlení práce? Jaký odvážný krok můžete v tomto čtvrtletí podniknout, abyste sjednotili kontext a posílili svůj tým?

Budoucnost patří těm, kteří řeší rozptýlenou práci – jedna platforma, jeden hub umělé inteligence, jedna kulturní změna za druhou.