„Chybí nám data o vzorcích chování uživatelů, která jsou potřebná pro rozhodování o reklamě. Přidejte je prosím, než to dnes odešleme.“
NEBO
„Myslím, že by zprávě prospěly další údaje z různých oblastí podnikání. Mohl byste se na to později podívat?“
Která z těchto dvou možností je lepší? To záleží na okolnostech!
První věta přesně vysvětluje, co se od vás očekává a proč, bez prostoru pro nejednoznačnost – to je forma přímé komunikace. Druhá věta, ačkoli se jeví jako nepřesná, otevírá konverzaci a ponechává prostor pro nápady a vyjednávání prostřednictvím nepřímé komunikace.
Oba tyto komunikační styly mají své místo na pracovišti. V tomto blogovém příspěvku se podíváme na to, proč a jak.
⏰ 60sekundové shrnutí
Přímá komunikace nastává, když je vaše sdělení jasné, přímé a jednoznačné. Podporuje srozumitelnost, minimalizuje nedorozumění a zlepšuje spolupráci.
Přímá komunikace není omezena kanálem. Přímý styl můžete dodržovat pomocí:
- Chat v reálném čase
- Komentáře k dokumentům nebo tabulkám
- Modul Úkoly v nástroji pro řízení projektů
Nejvhodnější situace pro použití přímé komunikace jsou:
- Poskytování pokynů
- Dokumentace procesů a postupů
- Poskytování zpětné vazby
- Komunikace standardních aktualizací
Další informace o příkladech přímé komunikace, technikách produktivity a tipech, jak se přizpůsobit oběma stylům, najdete dále v textu.
Vyzkoušejte ClickUp zdarma a vyřešte všechny své komunikační potřeby na pracovišti.
Porozumění přímé komunikaci
Přímý styl komunikace znamená přímou a jednoznačnou výměnu informací nebo pokynů. Zpráva je sdělena jasně a výslovně, bez použití narážek, skrytých významů nebo neverbálních signálů.
Mezi klíčové charakteristiky přímé komunikace patří:
- Srozumitelnost: Vyjadřujte se jednoduchým jazykem a stručně, abyste minimalizovali komunikační nedorozumění na pracovišti.
- Konkrétnost: Zahrnuje přesné a praktické podrobnosti, aby nedocházelo k nedorozuměním.
- Transparentnost: Otevřená komunikace s jasně vyjádřeným záměrem a účelem
- Asertivita: Často sebevědomá a poučná
- Odpovědnost: Zahrnuje převzetí odpovědnosti za svá slova a jejich dopad na příjemce.
Teoreticky se přímý styl jeví jako nejlepší způsob práce. Co by se mohlo pokazit při transparentní, asertivní a jasné komunikaci? Ve skutečnosti hodně. V praxi je tedy nepřímá komunikace také velmi užitečná.
Přímá vs. nepřímá komunikace
Na pracovišti existují různé styly komunikace. Nepřímá komunikace, styl, který upřednostňuje řeč těla, vizuální signály a implicitní zprávy, může být v určitých situacích mocným nástrojem. Vyznačuje se:
- Odpovědnost příjemce: Příjemce hraje aktivní roli v porozumění a interpretaci zamýšlené zprávy.
- Společné porozumění: Kontext a společná slovní zásoba usnadňují porozumění.
- Úmyslná nejednoznačnost: Vyhněte se konfrontacím nebo nepřátelství tím, že zmírníte dopad.
Rozdíl mezi přímou a nepřímou komunikací
Shrňme si rozdíly.
| Funkce | Přímá komunikace | Nepřímá komunikace |
|---|---|---|
| Dodání | Jasné, výstižné a přímé | Jemné, implicitní a závislé na kontextu |
| Účel | Dávejte jasné pokyny efektivně | Udržujte harmonii a vyhýbejte se konfrontacím. |
| Tón | Asertivní a sebevědomý | Opatrný nebo sugestivní |
| Srozumitelnost | Vysoká; ponechává malý prostor pro nesprávnou interpretaci | Nízká až střední; může být nejednoznačná |
| Riziko | Může působit jako neomalený nebo necitlivý. | Může vést k nedorozumění. |
Nejlepší příklady použití přímé a nepřímé komunikace
Neexistuje správný nebo nesprávný styl komunikace, pouze ten nejvhodnější pro danou situaci. To znamená, že existují specifické podmínky a situace, kdy je jeden styl vhodnější než jiný.
Ideální podmínky pro použití přímé komunikace jsou:
- Když je jasnost a přesnost rozhodující
- Když časové omezení vyžadují efektivitu
- Když příjemce nemá k dispozici kompletní kontext
- Při řešení problémů, které vyžadují zodpovědnost nebo okamžitou zpětnou vazbu
Řekněme, že dáváte pokyny stážistovi ohledně důležité zprávy, na které pracuje. V tomto případě je nezbytná přímá komunikace. Může to být například:
„Potřebuji, abyste vytvořili grafy a tabulky pro analytickou část této zprávy v Google Sheets. Použijte barvy značky a propojte zdrojová data ve stejném listu. Pošlete mi to ke kontrole do konce tohoto týdne.“
Pokud mluvíte s obsluhou v restauraci, kde jste, o zaparkování auta, můžete říct: „Prosím, vypněte světla předtím, než vypnete motor, protože je nějaký problém s automatickým vypínáním.“ V podstatě zde potřebujete přímou komunikaci, protože obsluha nezná vaše auto!
Ideální podmínky pro použití nepřímé komunikace jsou:
- Citlivé nebo konfliktní situace
- Hierarchické vztahy nebo kulturní normy, které upřednostňují zdvořilost
- Malé skupiny lidí, kteří mají společnou historii a komplexní kontext
- Při budování dlouhodobých vztahů a vyhýbání se potenciálním urážkám
Říct někomu přímo „máš padáka“ může být dobré pro televizi, ale vzhledem k citlivé povaze této zprávy to není ideální styl komunikace v práci. V takových situacích je užitečná empatická nepřímá komunikace.
Brian Chesky, generální ředitel společnosti Airbnb, oznámil propouštění v důsledku pandemie takto.
„Dnes musím potvrdit, že snižujeme počet zaměstnanců Airbnb... Podělím se o co nejvíce podrobností o tom, jak jsem k tomuto rozhodnutí dospěl, co děláme pro ty, kteří odcházejí, a co se bude dít dál.“
„Dnes musím potvrdit, že snižujeme počet zaměstnanců Airbnb... Podělím se o co nejvíce podrobností o tom, jak jsem k tomuto rozhodnutí dospěl, co děláme pro ty, kteří odcházejí, a co se bude dít dál.“
Jak vidíte, i když je to nepřímé, nejde o zamlžování nebo zbavování se odpovědnosti. Ve skutečnosti je to právě naopak.
V případech, kdy tým spolupracuje již delší dobu a má společný slovník, může fungovat i nepřímá komunikace. „Jsme BYOD“ nebo „problém je pouze v EUD“ by pro členy skupiny dávalo dokonalý smysl. Stejně tak i meme z The Office! 😀
Jak tedy komunikujeme?
Kanály přímé komunikace na pracovišti
Jakékoli prostředí, ve kterém pracujete, je vynikajícím kanálem pro přímou komunikaci. Může to být zasedací místnost ve vaší kanceláři nebo nástroj pro spolupráci, jako je ClickUp. Takto by to fungovalo.
Osobní interakce
Přímý rozhovor vyžaduje dvě osoby – mluvčího a posluchače. Nejúčinnějším způsobem je rozhovor tváří v tvář. Umožňuje:
- Interakce a objasňování v reálném čase, je-li to nutné.
- Okamžitá zpětná vazba od příjemce o tom, jak je zpráva přijímána.
- Aktivní přijetí nebo odmítnutí pokynu
Virtuální chat
Pokud nemůžete komunikovat tváří v tvář, nejlepším řešením je online chat. Ten musí být:
- Synchronní, usnadňující konverzaci
- Podporováno soubory, obrázky, poznámkami atd.
- Zaznamenejte si informace pro pozdější použití.
ClickUp Chat je k tomuto účelu skvělým nástrojem. Umožňuje vám vytvářet kanály ze složek, takže nemusíte přepínat mezi různými platformami. Můžete označovat osoby, propojovat úkoly, přidávat poznámky a odpovídat pomocí emodži.
Veškerou komunikaci udržujte v kontextu svého nástroje pro řízení projektů. Vytvářejte úkoly přímo ze zpráv, rychle se synchronizujte s kolegy, sledujte úkoly a mnoho dalšího.
Například když potřebujete rychlou aktualizaci úkolu, můžete poslat přímou zprávu typu: „Ahoj Chade, můžeš mi do poledne sdělit stav návrhu pro klienta?“ Když Chad odpoví žádostí o některé údaje od Jane, může ji označit a vy můžete vytvořit úkol a přiřadit jej jí!
Úkoly v rámci projektového řízení
Nejlepší způsob, jak shromáždit všechny informace o konkrétní části práce, je mít je na jednom místě. ClickUp Tasks nabízí efektivní způsob, jak toho dosáhnout. Jakmile jsou vytvořeny úkoly pro vše, co chcete udělat, můžete:
- Vysvětlete úkol v sekci popisu.
- Přidejte kontrolní seznam jako kritéria přijatelnosti.
- Přiřazujte úkoly lidem, aby bylo jasné, kdo za co odpovídá.
- Pro komunikaci v týmu používejte vnořené komentáře.
Komentáře jako konverzace
Výše jsme viděli vnořené komentáře v ClickUp Tasks. Kromě toho můžete také použít funkci komentářů v ClickUp Whiteboards, Mind Maps a Docs.
Například na tabuli s mapou procesu můžete přidat komentář o chybějícím kroku. V souboru návrhu sdíleném v Clickupu můžete přidat komentář, například „Aktualizujte návrh tak, aby odpovídal nejnovějším pokynům pro značku.“
V případě potřeby můžete pomocí funkce ClickUp Assign Comments určit konkrétní osobu a označit příjemce nebo všechny osoby zapojené do projektu.
Podívejme se na několik příkladů, jak by to mohlo vypadat v jednotlivých komunikačních kanálech.
Příklady přímé komunikace
Přímá komunikace je ideální pro předávání konkrétních pokynů, zejména pokud příjemce danou činnost provádí poprvé.
Pokyny: Nejlepším příkladem přímé komunikace je podrobný návod nebo vývojový diagram. Průvodce stylem obsahu pomůže stážistům publikovat jejich práci konzistentně a v souladu se značkou.
Zásady a postupy: Vytvořte mini Wikipedii svých interních procesů pomocí komunikačních nástrojů na pracovišti, jako je ClickUp Docs. Uveďte, co je a co není ve vaší organizaci přijatelné, aby to všichni viděli.
Chcete-li strukturovat oznámení ve vaší organizaci, vyzkoušejte tyto šablony komunikačních plánů.
Zpětná vazba: „Vaše poslední zpráva byla dobře zpracovaná, ale formátování ji činilo obtížně čitelnou. Pro zlepšení čitelnosti prosím pro budoucí zprávy používejte poskytnutou šablonu.“ Přímá zpětná vazba, jako je tato, jasně komunikuje problém a poskytuje praktické kroky ke zlepšení.
Týmová spolupráce: Ne všechna přímá komunikace probíhá mezi dvěma lidmi. Využijte ji při skupinových diskusích, schůzkách a aktivitách týmové spolupráce v celé vaší organizaci.
Například během schůzky k plánování sprintu můžete říci: „Nejprve upřednostníme úkoly integrace API a pověříme Johna, aby se postaral o front-endové závislosti. Můžeme stanovit termín pro kontrolu pokroku na pátek?“
Pravidelné aktualizace: Někdy můžete automatizovat některé činnosti, aby všichni členové týmu dostali zprávu. Nástrojová lišta ClickUp pro více úkolů pomáhá spravovat více úkolů, přiřazovat odpovědnosti, stanovovat termíny a zanechávat komentáře najednou.
Nyní, když chápete, jak přímá komunikace vypadá v reálném světě, podívejme se, proč je tak důležitá.
Zvýšení produktivity prostřednictvím přímé komunikace
Přímá komunikace eliminuje zbytečné informace. Pomáhá mluvčímu mluvit volně a posluchači rychle porozumět. To šetří čas a úsilí obou stran, což nakonec vede k lepší spolupráci v týmu a vyšší produktivitě. Zde je návod, jak to můžete zavést na svém pracovišti.
Zpřístupněte data: Přímá komunikace je snazší, pokud vychází z konkrétních dat. K tomu můžete využít ClickUp Dashboards. Můžete například říci: „Počet potenciálních zákazníků, které jsme tento týden získali, je stejný, ale konverze klesly o 40 %. Víme, co se stalo?“
📖 Bonusové čtení: Jak sdílet informace s kolegy
Zodpovědnost členů týmu: Pro lepší zodpovědnost stanovte cíle SMART. Poté je nastavte v ClickUp Goals, aby všichni měli přístup ke svým cílům a mohli sledovat pokrok.
Minimalizujte nadbytečnost: Nenuťte zaměstnance, aby se při standupu opakovali. Použijte ClickUp Brain k automatickému generování standupových zpráv a ušetřený čas využijte k smysluplnější interakci.
Tipy pro osoby s různými komunikačními styly
Jaký styl komunikace použijete, závisí téměř výhradně na situaci. Zde je několik věcí, které byste měli mít na paměti, když se rozhodujete, který styl použít.
Pokud je vaším primárním stylem přímá komunikace
Dávejte pozor na tón: Přímost je jen krůček od hrubosti. Udržujte proto profesionální a ohleduplný tón. Používejte zdvořilý jazyk. Nezapomínejte na „prosím“ a „děkuji“.
Aktivně naslouchejte: Lidé, kteří komunikují přímo, se často soustředí na sdělení své zprávy, ale to nestačí. Procvičujte aktivní naslouchání. Věnujte pozornost tomu, co říkají ostatní, aniž byste je přerušovali.
Sledujte zpětnou vazbu: Pozorujte neverbální signály příjemce vaší zprávy, jako je přikývnutí nebo mumlání. Vnímejte atmosféru v místnosti a přizpůsobte tomu svou zprávu.
Přizpůsobte se svému publiku: Dávejte si pozor, zejména při jednání s osobami z kultur nebo prostředí, kde je normou nepřímá komunikace. Dbejte na to, aby přímá komunikace nebyla urážlivá.
Využívejte nepřímou komunikaci, kdykoli je to možné: Nadměrná komunikace na pracovišti může být užitečnou technikou. Přidání empatie může výrazně zlepšit kvalitu interakcí.
Například místo toho, abyste řekli: „Potřebujeme to udělat okamžitě“, zkuste: „Vím, že je to krátký termín, ale vaše úsilí je pro jeho splnění zásadní.“
Tento přístup potvrzuje emoce ostatních a zároveň jasně vyjadřuje očekávání.
Pokud je vaším preferovaným stylem nepřímá komunikace
Nechoďte kolem horké kaše: Nepřímá komunikace neznamená záměrnou nejasnost nebo vyhýbání se odpovědnosti. Ve skutečnosti jde o empatii a jemnost. Nepleťte si nepřímost s nejasností.
Například místo toho, abyste svou zpětnou vazbu formulovali jako „Tato část by možná potřebovala trochu vylepšit“, řekněte „Myslím, že přidání případové studie by posílilo vaši argumentaci“.
Buďte sebevědomí: Asertivita není vlastností nepřímé komunikace. Nepřímí komunikátoři váhají s jasným vyjádřením svých potřeb nebo názorů. Procvičujte zdvořilou asertivitu. To je obzvláště důležité v horizontální komunikaci a při řízení nadřízených.
Přizpůsobte se přímým komunikátorům: Nepřímí komunikátoři někdy vnímají přímou komunikaci jako útok nebo léčku. Vysoce funkční týmy však často komunikují přímo.
Pochopte, že druhý způsob (přímý) nemusí být nutně špatný. Při práci s přímými komunikátory se vyhýbejte spoléhání se na náznaky nebo jemné signály. Berte je tak, jak jsou, a mluvte přímo a jasně.
Efektivní komunikace (přímá i jiná) s ClickUp
Ve světě znalostní práce je mezilidská komunikace základem úspěchu. Požadavky, pokyny, vysvětlení, nápady, zpětná vazba, procesy, aktualizace – každý den je sbírkou nesčetných přímých i nepřímých komunikací.
Komplexní nástroj pro řízení projektů a spolupráci, jako je ClickUp, to nejen umožňuje, ale také vylepšuje. ClickUp Docs a ClickUp Tasks pomáhají komunikovat věci ještě před zahájením práce.
Komentáře a ClickUp Chat umožňují vzájemnou výměnu nápadů během projektu. ClickUp Dashboard je skvělý pro recenze a retrospektivy. Postupem času se ClickUp stane vaším jediným zdrojem organizačních znalostí, což zvýší hodnotu pro všechny, kteří vstupují do systémů.
Podívejte se, jak vám ClickUp může pomoci efektivně komunikovat. Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma!