Od teorie chaosu po marketingovou analytiku, přirozená lidská snaha o hledání smyslu často závisí na příčině a následku. U každé zkušenosti se snažíme znát příčinu. U každé akce chceme předvídat důsledky nebo účinky.
To je obzvláště běžné v obchodním světě, kde je veškerá práce sérií souvisejících úkolů, což znamená, že když se jeden z nich pokazí, vše se zhroutí jako domeček z karet.
Aby tomu zabránili, používají vedoucí pracovníci a projektoví manažeři nástroj zvaný diagram příčin a následků, který mapuje spouštěče a důvody konkrétních událostí.
V tomto blogovém příspěvku se podíváme na to, jak můžete tyto diagramy příčin a následků využít ve své organizaci k řešení složitých problémů.
Co je diagram příčin a následků?
Diagram příčin a následků je vizuální znázornění potenciálních příčin dané události. Diagram předpokládá, že každá příčina (tj. odchylka, nedokonalost nebo chyba) je zdrojem odchylky v konečném výstupu.
Zjednodušeně řečeno, pokud do kávy přidáte dvě šálky cukru namísto doporučených dvou lžiček (chyba), budete mít příliš sladký nápoj! Pokud přidáte příliš mnoho mléka (odchylka), bude káva příliš slabá.
Diagramy příčin a následků, také nazývané diagramy rybí kosti nebo Ishikawaovy diagramy, byly navrženy renomovaným teoretikem organizace Kaoru Ishikawou ve 20. letech 20. století a jsou mocným nástrojem pro systémové myšlení. Pomáhají efektivně porozumět a řídit složité průmyslové procesy.
Význam diagramů příčin a následků
Dobrý diagram příčin a následků v zásadě odděluje zrno od plev. Jasně identifikuje přispívající faktory a vše ostatní odkládá stranou. Může to být skvělý nástroj pro řešení problémů napříč odvětvími.
V podnikání, zejména při vývoji produktů, používají týmy diagram rybí kosti k prozkoumání základních příčin neočekávané události.
Například v případě neplánovaného výpadku může tým IT Ops použít diagram rybí kosti k pochopení všech přispívajících faktorů před identifikací skutečné příčiny.
V projektovém řízení se diagram rybí kosti často používá při plánování zdrojů. Projektoví manažeři simulují verze očekávaného výsledku na základě kombinace kauzálních faktorů, jako jsou lidé, procesy a technologie.
V rámci kontroly kvality, jak zamýšlel Ishikawa, týmy rozloží přispívající faktory, jako jsou měření, materiál, lidé, procesy, stroje atd., aby identifikovaly, co způsobilo vadný výstup.
Ve všech odvětvích jsou výhody diagramů příčin a následků nesporné.
- Jasnost: Porozumění různým vzájemně se prolínajícím faktorům, které způsobují vznik závady nebo události.
- Rychlost: Zrychlení řešení problémů na základě komplexního zmapování všech souvisejících prvků v procesu.
- Efektivita: Schopnost simulovat potenciální výsledky změn provedených v procesu a přizpůsobit se jim.
- Účinnost: Vymezení příčin a symptomů pro pochopení skutečné situace
Podívejme se, jak by to fungovalo v praxi.
Součásti diagramu příčin a následků
Ačkoli je diagram příčin a následků velmi jednoduchý, obsahuje řadu komponent, jako například:
Panely: Diagram příčin a následků je vizualizován ve dvou částech. Vlevo jsou všechny potenciální příčiny nebo přispívající faktory, jako jsou materiál, práce, prostředí atd. Vpravo je účinek nebo problém.
Centrální osa: Centrální osa spojuje obě strany, vede zleva doprava a je pak propojena s různými primárními a sekundárními faktory.
Primární příčiny: Každý přispívající faktor má obvykle primární příčinu. Například nízká kvalita materiálu může být primární příčinou vady, která je v diagramu vizualizována jako taková.
Sekundární příčiny: Může existovat i sekundární příčina závady, která zdůrazňuje primární příčinu. Například skladování nekvalitního materiálu ve vlhkém skladu mohlo mít vliv na výstup.
V závislosti na struktuře vaší organizace a procesu můžete mít libovolný počet přispívajících faktorů, které jsou vizualizovány jako rybí kosti.
Nyní, když jste se naučili, co jednotlivé tvary v diagramu znamenají, pojďme se pustit do jeho vytváření.
Jak vytvořit diagram příčin a následků
Vytvoření diagramu příčin a následků je také způsob, jak porozumět procesům do nejmenších detailů. Věnujte tedy pozornost a prozkoumejte každý krok.
1. Identifikujte účinek.
Diagram příčin a následků je nejlepší kreslit zprava. Než učiníte jakékoli rozhodnutí, identifikujte následek, chybu, problém nebo záležitost. Definujte následek konkrétně a srozumitelně pro všechny zúčastněné strany.
Například místo toho, abyste řekli: „Kvalita poklesla“, můžete definovat účinek jako „Počet chyb v produkčním kódu se za poslední tři měsíce zvýšil o 20 %“.
Zde je několik šablon pro formulování problémů, které vám mohou posloužit jako inspirace.
Nyní nakreslete tenkou středovou osu se šipkou směřující k účinku.
2. Identifikujte přispívající faktory
Nezapomeňte, že existuje řada faktorů, které mohou nějakým způsobem ovlivnit výsledek. Nejlepší je všechny je uvést ve svém diagramu. K identifikaci těchto hlavních kategorií faktorů můžete použít kterýkoli z následujících přístupů.
Brainstorming: Svolejte svůj tým a společně sepište nápady na tabuli. Zeptejte se příslušných členů týmu, co dělají, jak to dělají a proč.
Například můžete svolat schůzku obchodních analytiků, vývojářů a testerů, abyste prozkoumali, proč se zvýšil počet chyb.
ClickUp Whiteboards je skvělý způsob, jak přidávat poznámky, text, komentáře a další.
Pokud jste nováčkem ve virtuální spolupráci nebo v používání Ishikawova diagramu, vyzkoušejte šablonu diagramu příčin a následků od ClickUp. Tato plně přizpůsobitelná šablona bílé tabule, vhodná pro začátečníky, pomáhá mapovat kauzální vztahy a efektivně identifikovat základní příčiny.
Pokud jste v tomto oboru nováčkem, můžete diagram rybí kosti nakreslit také v aplikaci Excel.
Mapování procesů: Postupujte krok za krokem a zmapujte celý proces, který vede k danému účinku. V případě softwarových chyb to může zahrnovat například následující kroky:
- Kódování
- Kontrola kódu
- Testování
- Sledování chyb
- Nasazení výroby
Bonusové čtení: K urychlení tohoto kroku použijte libovolnou šablonu vývojového diagramu.
Použití rámce: Jako velmi populární nástroj existuje řada rámců a šablon, které podporují diagram příčin a následků.
Například ve výrobě je jako přispívající faktory identifikováno pět M – pracovní síla, materiál, metody, stroje a měření.
Podobně můžete najít diagram, který funguje ve vašem oboru podnikání. Umístěte přispívající faktory do jednotlivých obdélníků na levé straně. Nakreslete spojovací šipky k centrální páteři.
3. Identifikujte primární příčiny
Pod každým přispívajícím faktorem uveďte primární příčiny. Například možné příčiny nárůstu softwarových chyb mohou být následující.
- Kódování: Programovací chyby, logické chyby
- Kontrola kódu: Mezery v procesu, časové omezení pro seniorní vývojáře
- Testování: Nedostatečné testování, neúplné případy použití
- Sledování chyb: Ruční sledování, neúplné popisy chyb
Nakreslete spojnice od každé primární příčiny k centrální ose, abyste znázornili příčinnou souvislost.
4. Identifikujte sekundární příčiny (pokud existují).
Někdy může existovat důvod pro výskyt některé z primárních příčin.
Například by mohlo dojít ke zvýšení počtu programovacích chyb v důsledku absence celopodnikových standardů pro psaní vysoce kvalitního kódu.
Mimo oblast inženýrství mohou logické chyby vzniknout v důsledku přijetí nevhodných nebo nezkušených uchazečů.
Nakreslete spojnice od sekundárního zdroje k primárnímu zdroji, abyste znázornili rozšířené vztahy. Po dokončení bude váš diagram vypadat podobně jako následující.
5. Ověřte přesnost a platnost
Jakmile nakreslíte celý diagram příčin a následků, je čas vše znovu ověřit. Ujistěte se, že:
- Každá příčina logicky navazuje na následek.
- Každý krok zapadá do operačního rámce účinku, který studujete.
- Jakékoli příčiny třetího nebo čtvrtého řádu jsou přesně integrovány.
- Všechny přispívající faktory byly podrobně prozkoumány a pokryly všechny související příčiny.
To jsou základy. S pomocí několika tipů a triků můžete ze svých diagramů příčin a následků vytěžit ještě více. Zde je návod, jak na to.
Tipy pro efektivní diagramy příčin a následků
Pokud je účinek jednoznačný, jako například zuby bolestivě sladká káva, je snadné zmapovat příčiny. Obchodní problémy však málokdy bývají jednoznačné. Něco, co se zdá být zřejmé, jako například chyba v kódu, může mít řadu příčin. Chcete-li efektivně vytvářet a používat diagramy příčin a následků, postupujte podle těchto osvědčených postupů.
Používejte jej jako rámec (nikoli jako důkaz).
Diagram příčin a následků není důkazem problému. Je to pouze nástroj, který vám pomůže vyvinout teorii. Vizualizuje všechny faktory, které by mohly způsobit problém. Nejlepší využití diagramů rybí kosti je jako rámec pro vyšetřování skutečné příčiny problému.
⚡️Archiv šablon: Šablony diagramů rybí kosti
Ať je to srozumitelné (ne složité)
Dobré diagramy příčin a následků musí poskytnout vyšetřovateli komplexní seznam všeho, co je třeba prošetřit. Dbejte tedy na to, abyste nic nevynechali, protože se domníváte, že je to nepodstatné nebo nesouvisí s následkem.
Při tom však dávejte pozor, abyste nepřidávali příliš mnoho irelevantních prvků. Diagram by se tak mohl stát nepřehledným a obtížně interpretovatelným.
Přijměte opakování (nikoli redundanci)
Stejná primární nebo sekundární příčina může mít dva přispívající faktory. V příkladu s chybami v softwaru může být nedostatek dovedností primární příčinou jak v kódování, tak v testování. Neváhejte přidat obě, protože jsou odlišné.
Dbejte však na to, abyste se zbytečně neopakovali. Například nedostatek dovedností a nedostatek zkušeností mohou v tomto kontextu znamenat totéž a není třeba je opakovat.
Používejte je proaktivně (nejen reaktivně).
Týmy často používají diagram příčin a následků k vysledování kořenů problému. Ale to není jediný způsob. Můžete jej také použít k simulaci potenciálních problémů, které mohou vyplynout z vašeho rozhodnutí.
Například v případě kódování předpokládejme, že primární příčinou je chyba v programování. Můžete vyslovit teorii, že změna programovacího jazyka by mohla mít vliv na výsledek. Na základě toho můžete simulovat, do jaké míry to problém vyřeší, a podle toho se rozhodnout.
Použijme několik příkladů, abychom to ilustrovali.
Příklady diagramů příčin a následků
Diagram příčin a následků je jednoduchá vizualizace vztahu mezi příčinami a důsledky. Můžete si vybrat libovolnou formu, která vám nejlépe vyhovuje. Zde je několik příkladů diagramů pro inspiraci.
Analýza procesů
Začněme jedním z nejjednodušších příkladů diagramu pracovního postupu. Tento diagram od společnosti TIBCO zohledňuje celý proces napájení lampy, aby identifikoval možné příčiny její poruchy.
Řízení kvality
Další příklad je z knihy původního autora, Kauro Ishikawy, Průvodce řízením kvality. Tento diagram ilustruje vše, co je potřeba k přípravě „chutné rýže“.
Analýza základních příčin
Jak název napovídá, diagram rybí kosti propojuje různé možné příčiny pomocí rybích kostí. V tomto příkladu ze studijní příručky Six Sigma se diagram příčin a následků používá k vyšetření příčin stížností na služby kvůli nepřesnému průměru těsnění.
⚡️Centrum šablon: Další šablony pro analýzu příčin, ze kterých si můžete vybrat.
Kontrola problémů
Pokud při řízení projektu narazíte na problém, diagram rybí kosti je skvělým diagnostickým nástrojem. Zde je návod, jak provést analýzu příčin pomocí šablony.
Šablona analýzy základních příčin ClickUp je plně přizpůsobitelný rámec střední úrovně, který vám umožní analyzovat data, identifikovat jádro problému a najít efektivní a udržitelné řešení.
Ať už hledáte zdroj softwarové chyby nebo identifikujete problémy ve vaší montážní lince, tato šablona vám usnadní řešení problémů.
Analýza chování a předpovědi
Tento obrázek z výzkumné studie ukazuje všechny potenciální příčiny a dílčí příčiny problémů se spolehlivostí systému. Využívá diagram rybí kosti k vytvoření nástroje pro inženýry spolehlivosti, který slouží k modelování, analýze a předpovídání chování průmyslových systémů.
Správa informací
Tento diagram příčin a následků shrnuje všechny překážky, které brání organizacím ve správě jejich dat jako obchodního aktiva. Čerpá z příspěvků vědců a vedoucích pracovníků z Austrálie, Jižní Afriky a USA, aby podnítil diskusi o efektivní správě informací.
Přizpůsobitelný diagram rybí kosti
Pokud mapujete tak složitý proces, jako je tento, je šablona diagramu rybí kosti ClickUp skvělým výchozím bodem. Tato šablona pro středně pokročilé pomáhá kategorizovat všechny příčiny do prostředí, stroje, člověka, materiálu a metody, aby bylo možné definovat souvislosti mezi problémem a faktory, které ho ovlivňují.
Propojené příčiny a následky
Tento diagram se odklání od tradičního stylu rybí kosti a pomáhá demonstrovat, jak může být účinek jednoho procesu příčinou dalšího. Jedná se o užitečný nástroj pro vizualizaci vzájemně propojených příčin a následků jakéhokoli procesu.
Jak je patrné z výše uvedených příkladů, neexistuje jediný správný způsob, jak vytvořit diagram příčin a následků. Existuje několik nástrojů pro analýzu základních příčin, které vyhovují různým potřebám. Existují však chyby, kterým se můžete vyhnout.
Časté chyby, kterým je třeba se vyvarovat
Při správném použití je diagram příčin a následků mocným nástrojem. Při nesprávném použití však může mít nepříznivé účinky. Zde je několik chyb, kterým je třeba se při vytváření a používání diagramu rybí kosti vyvarovat.
Spěchání s rozhodnutím
Dobrý diagram příčin a následků musí být důkladný a komplexní. Týmy často nakreslí základní diagram a spěchají s jeho použitím pro rozhodování, což ovlivňuje jeho užitečnost.
Diagram nakreslete pečlivě a úplně. Proveďte důkladný výzkum celého procesu a ujistěte se, že jste zohlednili vše. Po dokončení vše znovu zkontrolujte.
Nesprávné definování problémů
Diagram příčin a následků je užitečný pouze tehdy, je-li přesný. Někdy se týmy dopustí neúmyslné chyby, když do diagramu přidají nepřesné nebo nesouvisející příčiny. Mohou také vytvořit nesprávné kauzální vztahy.
Získejte odbornou podporu při kreslení diagramu. Zkontrolujte diagram s několika odborníky na dané téma, abyste zajistili jeho přesnost.
Zaměňování potenciálních příčin za data
Ishikawův diagram pouze vizualizuje všechny možné příčiny účinku/události. Nezajišťuje nutně data o tom, který prvek je příčinou události.
Pomocí diagramu příčin a následků formulujte teorie. Poté nezávisle otestujte logickou konzistenci teorie a každého kauzálního vztahu, než dojdete k závěru.
Udržujte diagram statický
Ishikawaův diagram je přesný pouze v okamžiku svého vytvoření. Procesy se v průběhu času vyvíjejí a mění. Pokud jej ponecháte statický, uniknou vám nedávné změny, což ho činí neúčinným při řešení problémů.
Pravidelně aktualizujte svůj diagram příčin a následků. Než jej použijete k analýze základních příčin, ujistěte se, že je aktualizovaný.
Vytvořte pozitivní efekt s ClickUp
Moderní obchodní procesy jsou složité a často neviditelné. Vezměme si jako příklad software. Dnes týmy rozdělují velký software na malé funkce a nasazují je jako nezávislé, ale propojené jednotky. To znamená, že pokud jedna funkce nefunguje správně, může to být způsobeno nesčetnými dalšími funkcemi, se kterými je propojena.
V takových scénářích může být dobrý diagram příčin a následků účinným vizuálním nástrojem pro sledování problémů až k jejich řešení. Pomáhá jasně pochopit souvislosti problému. Výsledkem je, že můžete také modelovat a simulovat řešení, abyste zjistili, zda povedou k nechtěným důsledkům.
Ať už kreslíte složitý architektonický diagram ve formátu příčiny a následku nebo jednoduše mapujete své procesy, ClickUp nabízí vše, co potřebujete k jejich správě. ClickUp Whiteboards jsou flexibilní, přizpůsobitelný a opakovatelný způsob správy příčin a následků. Řešte problémy efektivně. Vyzkoušejte ClickUp zdarma ještě dnes.