Projektoví manažeři a vedoucí pracovníci mají ve svých srdcích alespoň tři obavy: překročení rozpočtu, zmaření pokroku projektu a převzetí kontroly systémy umělé inteligence!
První dvě jsou součástí práce, ale musíte se obávat té poslední?
Společnost Gartner předpověděla, že umělá inteligence převezme a eliminuje 80 % úkolů v oblasti projektového řízení.
Než vás však ovládne strach z umělé inteligence, nezapomeňte: umělá inteligence projektové manažery nenahradí.
Místo toho můžete spolupracovat s umělou inteligencí a delegovat úkoly, abyste si ulehčili pracovní zátěž. V tomto článku se dozvíte, jak využít umělou inteligenci ve svůj prospěch, nikoli proti sobě.
Role umělé inteligence v projektovém řízení
Nechtěli jste vždy mít asistenta, který by za vás vykonával „méně oblíbené“ administrativní úkoly, abyste se jim nemuseli věnovat vy? Umělá inteligence v projektovém řízení nabízí právě tuto výhodu.
Například ClickUp je komplexní řešení pro projektový management, které:
- Motivuje zaměstnance k vyšší produktivitě tím, že za ně vykonává rutinní úkoly.
- Snižuje náklady tím, že eliminuje chyby a přepracování a uvolňuje zdroje.
- Poskytuje konzistentní zážitky se značkou s jednotnými výsledky – dobře vycvičte AI a ta bude aktualizovat svou paměť správným kontextem, který bude možné použít na všechny podobné projekty.
Tato „nová technologie“ zvýší efektivitu vašeho pracovního postupu a zvýší produktivitu. Čtěte dál a zjistěte, jak.
1. Automatizace rutinních úkolů
Umělá inteligence je skvělá pro eliminaci rutinních úkolů. Díky integraci technologií umělé inteligence mohou společnosti zefektivnit procesy, jako je plánování, přidělování zdrojů a řízení rizik, a v konečném důsledku zlepšit efektivitu a produktivitu v projektovém řízení.
Příklady automatizace úkolů pomocí umělé inteligence v praxi
- Siemens: Společnost Siemens využila umělou inteligenci ke zlepšení plánování projektů a alokace zdrojů. Na základě analýzy historických dat dokážou její systémy umělé inteligence přesně předpovídat časové harmonogramy projektů a optimalizovat využití zdrojů, což vede ke zlepšení výsledků projektů a zvýšení efektivity.
- Shell Oil Company: Společnost Shell zavedla AI za účelem optimalizace plánování údržby při těžbě ropy na moři. AI analyzuje data ze senzorů a historické záznamy, aby předpověděla poruchy zařízení, což umožňuje proaktivní údržbu a výrazně snižuje prostoje.
- JPMorgan Chase: Banka zavedla AI pro procesy přezkoumávání smluv. Pomocí zpracování přirozeného jazyka AI rychle extrahuje klíčové informace z právních dokumentů, což urychluje jednání a zkracuje čas potřebný pro přezkoumání.
Výběr správných nástrojů pro automatizaci konkrétních úkolů však může být náročný. Nezapomínejme, že ruční integrace každého modelu do různých pracovních prostorů nesnižuje pracovní zátěž projektového manažera.
Ale ClickUp Automations to dokáže! Tento bezplatný software pro řízení projektů nabízí více než 100 automatizačních šablon pro různé obchodní operace. Po registraci do ClickUp můžete dokonce vytvářet vlastní automatizační sekvence bez kódu pomocí jednoduchých instrukcí typu „if-then“.
Například reagování na zpětnou vazbu od zákazníků nebo informování dodavatelů o novinkách je časově náročné. S ClickUpem můžete nastavit automatické odesílání e-mailů, které budou automaticky odpovídat na příchozí e-maily, a ušetřit tak čas.
ClickUp Automations také zpracovává akce, jako je přesun úkolů do nových seznamů, když se změní jejich stav. Můžete automaticky přiřazovat úkoly, přidávat komentáře a aktualizovat stavy, čímž zajistíte efektivní pracovní postupy.
Automatizujte marketingové kampaně, generujte shrnutí chatů pomocí umělé inteligence, pište automatické standupy, nastavujte auditní protokoly a provádějte analýzy založené na umělé inteligenci – to vše v jednom nástroji!
A co víc? Nemusíte opakující se úkoly pokaždé vytvářet znovu. S ClickUp se opakují v definovaných intervalech, což šetří čas a snižuje počet lidských chyb.
Jako projektový manažer možná nevíte, jak automatizovat pracovní postupy. ClickUp Brain vám s tím pomůže! Stačí napsat jednoduchý pokyn v angličtině a ClickUp Brain vytvoří podrobnou automatizaci pracovních postupů na míru podle vašich pokynů.
S ClickUp Brain můžete také:
- Přejděte do AI Knowledge Manager a najděte odpovědi na své otázky týkající se úkolů, dokumentů a dokonce i lidí ve vašem pracovním prostoru ClickUp.
- Automatizujte aktualizace postupu a komunikaci pomocí AI Project Manager .
- Vytvářejte obsah pomocí AI Writer for Work – ať už se jedná o rozsah projektu, projektové charty, cíle projektu nebo jakékoli jiné důležité dokumenty.
- Vytvářejte vlastní šablony pro zrychlení rutinních úkolů a zvýšení produktivity.
To vše bez ohrožení ochrany vašich osobních údajů, s bezpečnou automatizací opakujících se úkolů a s naprostou jistotou.
2. Analýza dat a reporting
Projektoví manažeři tráví nespočet hodin plánováním rozpočtů, sledováním pokroku týmu a řešením problémů. I když je chaos nevyhnutelný, můžete neustále sledovat průběh projektu a rychle reagovat, abyste předešli potenciálním zpožděním.
Nástroje umělé inteligence mohou například automatizovat proces sestavování rozpočtu tím, že analyzují historická data, předpovídají budoucí náklady a identifikují potenciální překročení rozpočtu ještě předtím, než k nim dojde. Mohou také poskytovat sledování postupu projektu v reálném čase, což projektovým manažerům umožňuje identifikovat zpoždění nebo problémy, jakmile nastanou. Můžete dostávat automatická upozornění, když se výdaje odchýlí od rozpočtu nebo nejsou splněny milníky projektu.
Zde přicházejí na řadu nástroje jako ClickUp Dashboards. Dashboardy vám pomáhají vizualizovat data prostřednictvím seznamů, karet, tabulek a grafů. Můžete si vytvořit přizpůsobené dashboardy pro sledování hodin strávených na projektu, monitorování míry odchodu zákazníků a předpovídání výnosů – bez monotónnosti (a obtížnosti) studování tabulek.
Dashboardy eliminují pracný proces analýzy dat a umožňují vám provádět prediktivní analýzy a přijímat rozhodnutí na základě dat. Můžete například sledovat časové osy projektů a monitorovat klíčové metriky, jako je alokace zdrojů v reálném čase.
Můžete si přizpůsobit nastavení oznámení ClickUp tak, abyste dostávali upozornění na základě konkrétních spouštěčů. Patří mezi ně oznámení o klíčových úkolech, komentářích, termínech a změnách priority. Každý uživatel si může nastavit preference podle svých potřeb v rámci každého pracovního prostoru, což umožňuje soustředit se na to, co pro něj představuje „kritické“ upozornění.
3. Asistent AI pro sestavování projektové dokumentace
Projektový manažer musí shromažďovat data, aby mohl předvídat potenciální výzvy, úskalí a překážky. Možná už znáte náročný proces shromažďování a organizování zpráv za posledních 20 let.
V těchto případech může použití umělé inteligence pro dokumentaci zkrátit dobu sběru a kompilace o polovinu nebo i více.
Vezměme si například úkol sestavování obchodních zpráv.
Projektoví manažeři musí shromažďovat data, analyzovat trendy a odhalovat slabá místa. Tento proces trvá několik dní a i tak může být neúplný.
S ClickUp Brain však můžete během několika minut analyzovat finanční a marketingové databáze, CRM systémy, výkonnost zaměstnanců a další potřebné oblasti.
Umělá inteligence tato data pečlivě prozkoumá a zároveň sníží manuální práci a čas. Poté shrne klíčové poznatky a postřehy a představí hloubkovou analýzu dat. Výsledkem bude bezchybná obchodní zpráva s trendy, postřehy, shrnutím projektů, financemi a podrobnými pracovními procesy.
Dále můžete použít nástroje pro korekturu textů založené na umělé inteligenci, jako je Grammarly, které jsou založeny na zpracování přirozeného jazyka (NLP), aby byla zajištěna srozumitelnost komunikace související s projektem a omezila se možnost nedorozumění.
Závěrem lze říci, že AI poskytuje na datech založené informace, které pomáhají projektovým manažerům činit informovaná rozhodnutí. Umí analyzovat více scénářů a doporučit optimální postupy na základě aktuální dynamiky projektu.
Mějte však na paměti, že nejde o jednorázový přínos. Systémy umělé inteligence se učí z každého projektu a postupem času zdokonalují své algoritmy. Tento proces neustálého učení pomáhá zlepšovat výsledky budoucích projektů díky aplikaci poznatků získaných z minulých zkušeností.
Přečtěte si také: 6 typů metodik zlepšování procesů
Omezení umělé inteligence v projektovém řízení
Ačkoli se aplikace umělé inteligence v projektovém řízení jeví jako revoluční, jsme stále daleko od toho, aby umělá inteligence nahradila projektové manažery. Nevěříte nám? Ukážeme vám proč:
1. Nedostatek lidského úsudku
Systémy umělé inteligence vynikají v řešení opakujících se úkolů v oblasti projektového řízení, ale na rozdíl od lidských projektových manažerů nejsou schopny činit komplexní a informovaná rozhodnutí. Umělá inteligence může pracovat pouze s daty, která jí jsou poskytnuta, a postrádá schopnost zohlednit etické nuance, kontext nebo emoční inteligenci – což jsou všechny faktory, které jsou zásadní pro efektivní rozhodování v reálném čase.
Například pokud je vývojář neustále přetížen úkoly, umělá inteligence nemusí rozpoznat riziko vyhoření nebo snížení morálky. Lidský projektový manažer by zvážil tyto emocionální a etické faktory a mohl by se rozhodnout přerozdělit úkoly, aby zachoval pohodu týmu.
Projektoví manažeři by měli AI vnímat jako nástroj pro zvýšení produktivity, ale pečlivě sledovat každou akci, aby se ujistili, že lidská intuice a odborné znalosti zůstanou ústředním prvkem.
2. Kreativita a inovace
Jak říká americká informatička Fei-Fei Li:
Umělá inteligence nenahrazuje lidskou inteligenci, je to nástroj, který umocňuje lidskou kreativitu a vynalézavost.
Umělá inteligence nenahrazuje lidskou inteligenci, je to nástroj, který umocňuje lidskou kreativitu a vynalézavost.
Umělá inteligence dokáže vykonávat úkoly a optimalizovat pracovní postupy, ale nedokáže samostatně inovovat. Je na vás, projektových manažerech, abyste kreativně využívali nástroje umělé inteligence k dosažení cílů.
Umělá inteligence může podporovat rozhodování, ale řízení zainteresovaných stran a budování vztahů jsou role, které nejlépe plní lidé.
Omezení umělé inteligence jsou zřejmá, pokud jde o nezávislou kreativitu.
Například v článku o vnitřním fungování ChatGPT, který byl publikován v MIT Technology Review, vývojáři z OpenAI diskutovali o jeho omezeních:
- ChatGPT je zaujatý a neví nic lepšího, pokud mu to někdo neřekne.
- I když dokáže odmítnout nevhodné požadavky, je velmi snadné ji manipulovat pomocí různých pokynů.
- Může to být fakticky nesprávné.
Je dobře známo, že tým OpenAI neustále sleduje vstupy uživatelů, aby vylepšil vnitřní fungování ChatGPT. Umělá inteligence je tak omezena nutností přizpůsobovat své stávající znalosti, aby mohla vytvářet poznatky a odpovědi.
Manažeři mezitím mohou za pochodu vymýšlet nové přístupy k řešení nepředvídaných výzev, což je činí neuvěřitelně všestrannými a cennými.
3. Bezpečnost dat
Nástroje projektového řízení často pracují s citlivými údaji, jako jsou finanční záznamy nebo interní firemní politiky. Systémy umělé inteligence se učí z dat, aby optimalizovaly procesy, což vede projektové manažery ke skepsi ohledně integrace aplikací umělé inteligence s důvěrnými informacemi.
Aby byla zachována dobrá pověst firmy, vedení by mělo zkontrolovat šifrování dat a zajistit dodržování předpisů na ochranu soukromí. Vybírejte pouze nástroje umělé inteligence, které jsou v souladu s protokoly na ochranu dat.
Lidský faktor v projektovém řízení
Projektoví manažeři hrají klíčovou roli v podpoře růstu, výnosů a celkového úspěchu společnosti. Umělá inteligence sice může pomoci snížit pracovní zátěž, ale nemůže nahradit lidské vlastnosti, jako je leadership, kreativita a emoční inteligence:
1. Vedení a motivace
Projektový management není jen o tabulkách a termínech – je o lidech. Projektoví manažeři sdružují jednotlivce s různými dovednostmi a zázemím, aby dosáhli společných cílů.
Zde jsou způsoby, jakými efektivní vedoucí projektů inspirují své týmy:
- Aktivně se zapojte do projektů a veďte všechny k společné vizi.
- Podporujte skupinové příspěvky namísto individuálních snah
- Poslouchejte pozorně, abyste pochopili pohled každého člena týmu.
- Komunikujte se zainteresovanými stranami, abyste vyřešili stížnosti a vybudovali důvěru.
Nelze přecenit roli projektového manažera při motivování týmu. Umělá inteligence může automatizovat mnoho procesů, ale nemůže nahradit emocionální a psychologickou podporu, kterou poskytuje lidský vůdce.
Projektoví manažeři budují důvěru a posilují morálku tím, že uznávají individuální úspěchy a řeší problémy týmu.
Představte si projektový tým, který čelí významné změně, jako je zavedení nové technologie nebo změna cílů projektu. Nástroj umělé inteligence může zdůraznit zvýšení efektivity nebo zlepšení produktivity, ale pouze projektový manažer může týmu pomoci překonat nejistoty a obavy související se změnou.
Projektový manažer může tým efektivně provést transformací tím, že mu sdělí vizi, která stojí za změnou, uklidní jej a podpoří jeho pocit zapojení.
AI nedokáže poskytnout takovou úroveň emocionální podpory.
2. Řešení konfliktů
Při práci s různorodou skupinou lidí jsou konflikty nevyhnutelné. Efektivní komunikace je nezbytná pro řešení neshod a zajištění soudržnosti týmu.
Šablona interní komunikace ClickUp může projektovým manažerům pomoci tohoto cíle dosáhnout tím, že organizuje aktualizace, změny, výzvy a výsledky.
Tuto šablonu můžete přizpůsobit svým potřebám a projektoví manažeři ji mohou použít k minimalizaci konfliktů na pracovišti pomocí jediné aktualizace.
Šablona vám pomůže:
- Sledujte interní komunikaci pomocí štítků jako „schváleno“ nebo „naplánováno“.
- Vizualizujte komunikační data, abyste usnadnili porozumění
- Přizpůsobte atributy dat svým potřebám
Šablona může pomoci odhalit včasné známky konfliktu tím, že analyzuje komunikační vzorce týmu a upozorňuje na negativní nálady. Řešení těchto konfliktů však vyžaduje lidský přístup.
Projektoví manažeři dokážou interpretovat kontext konfliktu, porozumět motivacím jednotlivých stran a zprostředkovat řešení, které umělá inteligence nemusí být schopna dosáhnout.
3. Emoční inteligence
Umělá inteligence nedokáže interpretovat emocionální nuance ani používat intuici – vlastnosti, které jsou pro efektivní vedení zásadní. Projektoví manažeři naopak mohou využít svou emoční inteligenci k pochopení dynamiky týmu, motivaci jednotlivců a podpoře zdravého pracovního prostředí.
Umělá inteligence například nedokáže rozpoznat, kdy má člen týmu potíže kvůli osobním problémům. Projektový manažer však může nabídnout podporu a vyhovět jejich potřebám, čímž vytvoří empatické pracovní prostředí.
Empatie je základním kamenem efektivního vedení. Projektoví manažeři musí zohledňovat očekávání a obavy zainteresovaných stran, vyvažovat protichůdné požadavky a zároveň udržovat projekt na správné cestě.
To vyžaduje hluboké porozumění lidskému chování, které AI nedokáže napodobit.
Přečtěte si také: 9bodový kontrolní seznam projektového řízení pro manažery
Jak umělá inteligence formuje budoucnost projektového managementu
Umělá inteligence již nyní ovlivňuje způsob, jakým řídíme projekty, a v budoucnu nás čeká ještě mnohem více.
Nejnovější globální průzkum společnosti McKinsey odhalil, že 65 % respondentů přiznalo, že jejich organizace pravidelně využívají generativní AI.
Polovina respondentů také uvedla, že jejich společnosti zavedly AI alespoň ve dvou obchodních funkcích a jsou spokojeny s výsledným snížením nákladů a růstem tržeb.
Revoluce v oblasti umělé inteligence bude mít v nadcházejících letech trvalý dopad na projektové řízení:
1. Umělá inteligence jako doplněk, nikoli náhrada
👀 Věděli jste, že... 51 % pracovníků z různých odvětví a pozic po celém světě věří, že umělá inteligence bude mít v příštích pěti letech pozitivní dopad na jejich práci.
Lidé vytvořili AI, aby jim pomáhala, ne aby je nahrazovala. Projektoví manažeři mohou využívat nástroje AI pro projektové řízení, jako je ClickUp Brain, aby pracovali efektivněji, zvládali opakující se úkoly a soustředili se na strategičtější aspekty svých projektů.
Například ClickUp Brain dokáže automaticky generovat poznámky z jednání nebo shrnovat diskuse. Místo ztrácení času procházením poznámek vám umělá inteligence pomůže vytvořit stručný a formátovaný obsah během několika minut, takže budete mít více času soustředit se na inovace.
ClickUp Brain je pro nás dalším krokem k dosažení efektivity v každém týmu. Aplikace pro správu znalostí jsou rozsáhlé.
ClickUp Brain je pro nás dalším krokem k dosažení efektivity v každém týmu. Aplikace pro správu znalostí jsou rozsáhlé.
2. Integrace nástrojů umělé inteligence
Své nástroje umělé inteligence můžete integrovat do svého pracoviště a automatizovat tak správu úkolů pro svůj tým i pro sebe.
Informujte členy týmu, které úkoly mají vysokou prioritu. Šablona ClickUp Eisenhower Matrix vám umožňuje kategorizovat úkoly jako „Provést“, „Naplánovat“, „Delegovat“ nebo „Smazat“ pro lepší rozhodování.
Podobně je i řízení každodenních úkolů monotónní a časově náročné. Více než 1000 integrací ClickUp to usnadňuje spojením ClickUp s dalšími oblíbenými nástroji, což zajišťuje lepší spolupráci a minimalizuje zmatek.
Výsledek? K používání umělé inteligence již nemusíte používat více nástrojů a platforem.
S vývojem umělé inteligence můžeme očekávat ještě pokročilejší funkce, jako jsou virtuální asistenti pro projektové manažery nebo plně autonomní systémy dohledu nad projekty. Tyto integrace zvyšují efektivitu a umožňují týmům dosahovat působivých výsledků bez administrativní zátěže.
Přečtěte si také: Plánování zdrojů: Komplexní průvodce pro projektové manažery
Vyberte si ClickUp a zajistěte si správné řízení projektů
I když AI transformovala projektové řízení, je jasné, že lidské dovednosti jsou nenahraditelné a práce projektových manažerů nelze plně automatizovat. ClickUp posiluje projektové manažery tím, že snižuje počet chyb v rutinních úkolech a urychluje rozhodování.
ClickUp také organizuje všechny činnosti související s řízením projektů a nabízí snadnou integraci s dalšími nástroji. Poskytuje přizpůsobitelné řídicí panely a šablony pro řízení projektů, které vyhovují vašim potřebám, a zároveň zachovává soukromí a anonymitu dat.
Díky funkcím, jako je automatizace založená na umělé inteligenci, správa zdrojů, vylepšená spolupráce, prediktivní analytika a rozvoj dovedností, je ClickUp ideálním partnerem pro projektové manažery, kteří chtějí uspět v rychle se vyvíjejícím digitálním prostředí projektového řízení.
Pokud vás organizovaná data a zvýšená produktivita nadchnou, zaregistrujte se ještě dnes zdarma na ClickUp!