Nejsmrtelnější nehoda v historii letectví, známá jako katastrofa na letišti v Tenerife, je připisována „nedorozumění mezi věží a letadlem“. V podstatě se jednalo o komunikační problém.
Ať už pilotujete letadlo, píšete texty pro webové stránky nebo vyvíjíte software, neefektivní komunikace může mít mimořádné důsledky. V tomto blogovém příspěvku se zabýváme komunikačními bariérami a tím, jak je můžete překonat.
Porozumění komunikačním bariérám
Komunikační bariéra je cokoli, co brání jedné osobě v jasné komunikaci a druhé osobě/osobám v porozumění sdělení. Komunikační bariéry mohou mít negativní dopad na fungování organizace v několika rovinách.
❗️Kvalita: Neefektivní komunikace vede k nedorozuměním, což má za následek neoptimální pracovní výkon.
❗️Produktivita: Bez úplného pochopení pokynů mohou členové týmu trvat příliš dlouho, než je zpracují, zkoušet a selhávat nebo být neefektivní ve své práci.
❗️Účinnost: Představte si komunikační bariéry mezi zaměstnancem a zákazníkem/manažerem, které vedou k nedorozuměním. Zaměstnanec bude mít potíže efektivně splnit to, co se od něj očekává.
❗️Odklon od práce: Když se komunikace stává obtížnější – překonávání překážek každý den – členové týmu se unaví a přestanou se angažovat. To může výrazně ovlivnit výkonnost na pracovišti.
❗️Inovace: Kolektivní kreativita vyžaduje plynulou komunikaci. Bez ní by inovace byly jen vzdáleným snem.
❗️Kultura: Dobrá komunikace vytváří pocit společného cíle. Její nedostatek vede k dysfunkční kultuře, ve které jsou lidé odtažití nebo dokonce nedůvěřiví. Komunikační bariéry jsou ve skutečnosti důležitým důvodem pro hromadné odchody a tiché výpovědi.
Pokud se vám to zdá přehnané, podívejme se, jak to funguje na pracovišti.
Běžné komunikační bariéry na pracovišti
Dobrá komunikace znamená, že jedna osoba sděluje svou zprávu jasně a způsobem, který je pro cílovou skupinu snadno a zcela srozumitelný. Cokoli, co tomu brání, lze považovat za komunikační bariéru. Zde je deset nejčastějších příkladů.
1. Fyzické překážky
Nejjednodušší komunikační bariéra je fyzická. Ať už se snažíte komunikovat s někým, kdo je od vás vzdálený pár metrů na koncertě, nebo děláte prezentaci na vadném zařízení, fyzické bariéry jsou všude.
Jsou jednoduché, protože jsou jasné a hmatatelné. Lze je vyřešit změnami v systému.
Pokud například máte potíže vysvětlit někomu po telefonu určitý pojem, můžete k vyřešení této komunikační bariéry použít nástroj pro videokonference se sdílením obrazovky.
2. Psychologické překážky
Na rozdíl od fyzických překážek jsou psychologické překážky v myslích lidí, a proto je jejich řešení exponenciálně složitější. Mezi běžné psychologické překážky řečníka patří tréma, sociální úzkost, poruchy řeči, problémy se sebevědomím atd.
Příjemce může mít také psychologické bariéry, jako jsou předsudky, soudy a neověřené domněnky, které činí rozhovory za zavřenými dveřmi neúčinnými.
3. Jazykové bariéry
Nejzákladnější jazykovou bariérou je situace, kdy dva lidé nemluví stejným jazykem. Například rodilý mluvčí angličtiny z USA může narazit na jazykovou bariéru při komunikaci s kolegy ve Francii, Německu nebo Japonsku, kde angličtina není prvním jazykem.
To však není jediná jazyková bariéra. Komunikaci mohou bránit také přízvuky, dialekty, odborné termíny, místní slang nebo dokonce neznámé metafory. Například pokud si objednáte hranolky, v USA a ve Velké Británii dostanete dvě zcela odlišné věci!
Na druhou stranu mohou týmy a organizace mít svůj vlastní jazyk.
Například výrazy jako „odhrnout oponu“, „spadnout do králičí nory“, „sidebar“ atd. jsou běžné, ale pro ty, kteří tento slang neovládají, jsou neznámé. Náš sociální tým k tomu má co říct!
4. Kulturní bariéry
Kulturní rozdíly vytvářejí komunikační bariéry. Například v některých východních kulturách může být velká mocenská vzdálenost, což způsobuje, že mladší členové týmu se zdráhají zpochybňovat své nadřízené.
Některé organizace, zejména ty dlouhodobě fungující, mohou mít formální pracovní kulturu, kde musí být veškerá komunikace vedena písemně v konkrétních formátech. To může vést k tomu, že mnoho informací zůstane nevyřčeno, což vytváří komunikační mezery na pracovišti.
Možná máte také nového člena týmu, který dosud pracoval v odlišné kultuře a potřebuje se přizpůsobit, aby s vámi mohl efektivně komunikovat.
5. Organizační překážky
Organizační zvláštnosti mohou často představovat komunikační bariéry.
Například startup založený malou skupinou blízkých přátel může působit exkluzivně na nové zaměstnance mimo jejich síť.
Vzdálený tým, který nemá k dispozici správné komunikační nástroje pro pracoviště, může také vytvářet překážky. Bez společného místa pro všechny konverzace týmy nakonec rozptýlí informace napříč různými nástroji, což vede k nedorozuměním.
6. Procesní překážky
Každá organizace je souborem procesů. Aby byla úkol splněn, více lidí vykonává jednotlivé části, které jsou pak předávány dalším jako součást souvislého procesu. Nyní si představte situaci, kdy jedna osoba neví, komu úkol předat nebo jak to správně udělat.
V týmech zabývajících se vývojem softwaru je předávání úkolů mezi designéry a vývojáři velmi častým problémem.
7. Kontextové překážky
Kontextová bariéra nastává, když lidé, kteří spolu komunikují, nemají stejné informace o pozadí projektu, jeho cílech, potřebách atd.
Například nový člen týmu nemusí znát všechna předchozí řešení daného problému, což může vést k nutnosti přepracování. Pokud tým pro tvorbu obsahu nemá stylový průvodce, může docházet k nesrovnalostem v jeho výstupech.
8. Technologické překážky
Většina komunikace je dnes digitální. Ne každý však digitální komunikaci vnímá stejně.
Někteří lidé nemusí rozumět emodži – znáte někoho, kdo považuje emodži s palcem nahoru za neslušné? Jiní zase mohou mít během schůzky špatně umístěnou kameru. Překážky může vytvářet i přístupnost.
9. Emocionální bariéry
Dny, kdy jsme své emoce nechávali doma, ustoupily době, kdy do práce přinášíme celé své já. Ať tak či onak, každé pracoviště je směsicí lidí, kteří v sobě živí různé emoce a postoje.
Někdo, kdo měl špatné ráno, může být uzavřený vůči kritické zpětné vazbě. Stresovaný člen týmu nemusí být ochoten vynaložit další úsilí.
10. Bariéry hodnotového systému
Nejlepší práci obvykle odvádějí lidé se společnými hodnotami, jako je transparentnost, integrita, orientace na zákazníka atd. Když se hodnotové systémy lidí dostanou do konfliktu, komunikace se zhroutí.
Například když manažer věří, že dobrá práce se odvádí, když se tým schází osobně, ale tým dává přednost práci na dálku, každá strana může začít upřednostňovat svůj názor a vytvářet komunikační bariéry, i když neúmyslně.
Přestože komunikační bariéry mohou mít závažné důsledky, jsou běžným jevem v každé organizaci. Jsou přirozeným výsledkem spojení různých lidí, kteří pracují na společných cílech.
Nebojte se tedy komunikačních bariér. Vytvořte systémy, které vám pomohou je překonat. Zde je návod, jak na to.
Překonávání komunikačních bariér
Komunikační bariéry jsou nevyhnutelné. Prvním krokem k jejich překonání je tedy jejich pozorování a pochopení. Začněte tím.
Identifikujte komunikační bariéry
Stanovte strategické imperativy pro pozorování, identifikaci a porozumění běžným překážkám.
- Zařaďte sledování poruch komunikace mezi klíčové ukazatele výkonnosti každého manažera.
- Povzbuzujte zaměstnance, aby eskalovali obavy týkající se komunikace a spolupráce na pracovišti.
- Požádejte členy týmu, aby pravidelně poskytovali zpětnou vazbu ohledně efektivity týmu.
Pěstujte komunikační kulturu
Vytvořte ve své organizaci kulturu efektivní komunikace. Povzbuzujte odesílatele zprávy, aby převzal odpovědnost za její srozumitelnost. Umožněte příjemcům klást otázky nebo zpochybňovat nápady, když potřebují objasnění. Jděte příkladem a prokazujte transparentnost, otevřenost a spolupráci.
Provádějte pravidelné školení
Komunikovat umí každý, ale efektivní komunikace je zcela jiná liga. Umožněte všem efektivně komunikovat prostřednictvím pravidelných školení.
V závislosti na dovednostech vašich zaměstnanců se může jednat o pozorné naslouchání, psaní e-mailů, práci na dálku, používání inkluzivního jazyka nebo komunikaci s klienty. Pomocné mohou být také krátké lekce, plakáty nebo kontrolní seznamy o tom, jak sdílet informace s členy týmu nebo jak se vyhnout nedorozuměním na pracovišti.
Nastavte nástroje a zdroje pro efektivní komunikaci.
Neočekávejte, že všichni budou vědět, jak efektivně komunikovat. Vytvořte systémy, které je budou motivovat k lepším výkonům.
Například týmy zabývající se vývojem softwaru mohou používat šablony nebo formuláře k zaznamenávání všech relevantních informací. Týmy zabývající se obsahem mohou najmout editory/korektory, kteří zajistí konzistentnost.
Ve skutečnosti mohou být tyto systémy tak jednoduché, jako je formát programu pro každou schůzku. Nebo tak komplexní, jako je platforma pro spolupráci, například ClickUp.
Bonusové čtení: Zde je několik nástrojů pro asynchronní komunikaci, které vám mohou pomoci.
Týmová spolupráce
Moderní týmy vyžadují efektivní hybridní komunikaci na pracovišti. Potřebují místo, kde mohou komunikovat kontextově a propojovat projekty, úkoly, komentáře, dokumenty a videokonference.
ClickUp Chat je navržen právě k tomuto účelu. Používejte ClickUp Chat pro nadstandardní komunikaci v práci. Vytvářejte kanály, které odrážejí organizaci vašeho pracovního prostoru. Informujte všechny pomocí příspěvků. Propojujte stávající úkoly nebo vytvářejte nové úkoly z chatových konverzací. Nastavte si hovory jedním kliknutím s automatickými souhrny a akčními položkami, vše v rámci ClickUp!
Správa úkolů
Aby byla komunikace efektivní, musí zahrnovat co, jak, kdo a kdy. V projektovém managementu by to bylo následující:
- Co: Stručná žádost nebo požadavek na funkci
- Jak: Normy nebo kritéria přijatelnosti
- Kdo: Přidělenec nebo vlastník úkolu
- Do kdy: Termín
Dobrý nástroj pro správu úkolů vám umožní vše zdokumentovat. ClickUp Tasks nabízí toto vše a ještě mnohem více. Umožňuje vám odhadovat čas, sledovat ho, vyměňovat si komentáře a přidávat libovolný počet vlastních polí podle potřeby.
A co víc? Můžete také použít funkci ClickUp Assign Comments, abyste zajistili odpovědnost za komunikaci správnému členovi týmu.
Na druhé straně umožněte svým týmům překonat přetížení oznámení pomocí ClickUp Inbox. Pomáhá vašim týmům vidět vše na jednom místě a soustředit se na to, co je důležité.
Pokud jste v této oblasti nováčkem, vyzkoušejte šablonu komunikačního plánu ClickUp, která vám pomůže začít. Pomocí této šablony můžete zlepšit interní a externí komunikaci, vytvořit znalostní databáze, sdílet informace a minimalizovat komunikační bariéry.
⚡️Archiv šablon: Další šablony komunikačních plánů, ze kterých si můžete vybrat.
Dokumentace
Nedostatek informací o pozadí je jednou z největších výzev virtuálních týmů. Řešte to pomocí jasné dokumentace.
Ať už se jedná o smlouvu o úrovni služeb (SLA) nebo firemní kulturu, zapište si to do ClickUp Docs. Použijte různé stylové prvky k zdůraznění důležitých bodů. Propojte související dokumenty, připojte je k pracovním postupům, označte osoby a upravujte je společně.
Pokud vytváříte školicí a vzdělávací materiály, vyzkoušejte ClickUp Clips. Použijte jej k jednoznačné demonstraci svého procesu pomocí nahrávání obrazovky.
Brainstorming
Nejjednodušší způsob, jak odstranit komunikační bariéry, je doslova je přivést na stejnou stránku. Spusťte ClickUp Whiteboards a brainstormujte nápady, nakreslete procesy, diskutujte o vzorcích nebo prototypujte produkty.
Jakmile získáte souhlas týmu, přeměňte jednotlivé prvky na úkoly a pusťte se do práce přímo z vaší tabule!
Konsolidace
Pokud ve své organizaci používáte více digitálních nástrojů, komunikace bude nevyhnutelně roztříštěná. Tomu se vyhnete integrací všech nástrojů do jedné centralizované komunikační platformy.
ClickUp je integrován s více než 1000 nástroji, jako jsou Slack, Zoom, Google Workspace, GitHub a Discord. Můžete také automaticky importovat informace z desítek nástrojů do ClickUp.
Automatizace
Ne všechna komunikace musí probíhat ručně. ClickUp Automations nabízí více než 100 předem připravených šablon, díky kterým můžete rychle začít. Úkoly, jako je informování vývojáře, když tým testerů objeví chybu, nebo upozornění redaktora, že má v plánu nový článek, lze provádět automaticky.
AI může tento proces posunout ještě o krok dál. Členové týmu mohou diskutovat, spolupracovat a brainstormovat s AI způsobem, který byl dosud nemožný. Získejte okamžité odpovědi na všechny otázky související s projektem, vytvářejte automatické souhrny, provádějte kontrolu pravopisu, vytvářejte šablony, přepisujte videa a mnoho dalšího s ClickUp Brain.
Několik organizací se pokusilo minimalizovat komunikační bariéry pomocí výše uvedených nástrojů a strategií a bylo úspěšné. Podívejme se na několik příkladů.
Příklady z praxe a případové studie
Pokud jste někdy sledovali film v cizím jazyce s titulky, společnost účinně překonala jednu z forem komunikační bariéry. Uvidíte, že kolem vás podniky používají různé strategie a taktiky, aby komunikovaly efektivněji. Následuje několik příkladů.
Vícejazyčnost v OSN
Organizace spojených národů se skládá ze 193 členských států, jejichž obyvatelé hovoří téměř stejným počtem jazyků. Odstranění jazykových bariér v takové organizaci vyžaduje promyšlené, komplexní a neochvějné komunikační strategie.
OSN je jedním z největších zaměstnavatelů jazykových profesionálů na světě. Stanovuje vysoké standardy pro tlumočení (z řeči do řeči) a překlady (z psaného slova do psaného slova) mezi jazyky.
Projevy během akcí OSN jsou simultánně tlumočeny do šesti oficiálních jazyků – arabštiny, čínštiny, angličtiny, francouzštiny, ruštiny a španělštiny. Pro ty, kteří chtějí hovořit v jiném jazyce, OSN na požádání zajišťuje tlumočení a překlady.
Rozlišení významů ve Wikipedii
Viděli jste někdy vysvětlující poznámku v horní části stránky Wikipedie? Zkuste například vyhledat Top Gun nebo Prince. Zobrazí se vám zpráva, která vám sdělí, o čem je aktuální stránka, a pokud hledáte něco jiného, přesměruje vás na jinou stránku.
Odstraňování nejednoznačností je skvělý způsob, jak minimalizovat kulturní a kontextové bariéry v komunikaci. Pomáhá předcházet možným nedorozuměním a poskytuje uživatelům z různých kultur alternativní informace. Je zaměřeno na uživatele, empatické a efektivní.
Jak marketingový tým ClickUp využívá ClickUp
Distribuovaný marketingový tým ClickUp spolupracuje s desítkami freelancerů a agentur, aby splnil své úkoly. S rozšiřováním týmu, rozptýlením geografických oblastí a ztrojnásobením rozpočtů se objevilo několik komunikačních bariér.
Aby se s tímto setrvačníkem vypořádal, vytvořil marketingový tým virtuální pracovní prostor pomocí ClickUp. Díky funkčním složkám, seznamům, cílům a dashboardům tým hladce spouští jednu kampaň za druhou, a to kromě své běžné činnosti.
Potřebujete inspiraci? Přečtěte si více o tom, jak marketingový tým ClickUp používá ClickUp.
Generální ředitel Airbnb minimalizuje osobní schůzky
V nedávném rozhovoru Brian Chesky, generální ředitel společnosti Airbnb, označil model individuálních schůzek za nedokonalý. Řekl:
Často se stává, že nemluví o věcech, o kterých chcete mluvit.
Často se stává, že nemluví o věcech, o kterých chcete mluvit.
Pro odstranění psychologických a kulturních překážek transparentní komunikace upřednostňuje Cheskey schůzky s více účastníky. Věří, že to pomáhá více lidem přispívat a vzájemně se motivovat, což urychluje tok informací a rozhodování.
Překonejte komunikační bariéry s ClickUp
Dobrá komunikace je základem všeho, ať už se jedná o osobní vztahy, obchodní funkce nebo veřejné interakce. Každý, od prezidenta po pilota letadla, musí být schopen každý den komunikovat jasně, asertivně a efektivně.
Dosažení tohoto cíle závisí stejně tak na jednotlivcích jako na organizacích, pro které pracují, a proto existují komunikační profesionálové, jako jsou autoři projevů, procesy, jako je program školení pro řízení zdrojů posádky, a nástroje pro spolupráci na pracovišti, jako je ClickUp.
S ClickUpem můžete nejen efektivně komunikovat, ale také ji přizpůsobit kontextu, multimodálnímu charakteru a automatizovat. Podívejte se, co pro vás může komplexní nástroj pro řízení projektů udělat.