Máte projekt s krátkým termínem a jste pod tlakem. Víte, co je třeba udělat, ale plánování se vám jeví jako obrovský úkol.
Právě v tom se šablony pro správu projektů Asana hodí.
Místo toho, abyste svůj projektový plán vytvářeli od nuly v Asaně, vám tyto šablony nabízejí jednoduchý způsob, jak zorganizovat svůj pracovní postup a zajistit, aby byl váš tým od prvního dne sladěný.
Podívejme se na některé šablony pro správu projektů Asana a na to, jak mohou optimalizovat vaše procesy. ⤵️
Co jsou šablony pro správu projektů Asana?
Šablony pro správu projektů Asana vám pomohou zahájit projekty bez nutnosti vytvářet strukturu od nuly.
Ať už organizujete kampaň, sledujete výsledky nebo dohlížíte na uvedení produktu na trh, tyto šablony vám poskytnou hotový rámec pro efektivní správu úkolů a časových harmonogramů.
Tyto šablony projektů vám také umožňují:
- Standardizujte a škálovatelnost obchodních procesů
- Naplánujte úkoly, role a termíny pro nového zaměstnance
- Plánujte sprinty s jasnými časovými harmonogramy a milníky
- Stanovte si cíle pro nový kurz
- Snižte rizika identifikací potenciálních výzev
Přečtěte si také: 25 bezplatných softwarových nástrojů pro správu projektů, které stojí za vyzkoušení
Co dělá šablonu pro správu projektů Asana dobrou?
Dobrá šablona pro správu projektů Asana vám umožní dobře plánovat projekty na více frontách. Ideální šablona má následující vlastnosti:
- Jasná struktura: Musí být dobře organizovaná. Měla by organizovat úkoly, časové osy a priority bez zmatků.
- Flexibilita přizpůsobení: Šablona by měla být přizpůsobitelná, aby vám pomohla upravit úkoly, termíny a přidělení úkolů týmu tak, aby vyhovovaly vašim konkrétním potřebám.
- Závislosti úkolů: Měla by vám umožnit propojit úkoly, které na sobě navzájem závisí, aby byl zajištěn plynulý pracovní postup.
- Předdefinované milníky: Klíčové cíle projektu by již měly být nastíněny, aby bylo možné sledovat pokrok a udržet tým soustředěný na důležité termíny.
- Funkce pro spolupráci: Šablona by měla podporovat komunikaci v týmu prostřednictvím funkcí, jako jsou komentáře, sdílení souborů a přidávání značek.
- Možnosti automatizace: Měla by umožňovat automatizaci opakujících se úkolů, připomínek nebo aktualizací stavu, aby se ušetřil čas a snížila manuální práce.
- Škálovatelnost: Šablona by měla fungovat jak pro malé, tak pro velké projekty a měla by být dostatečně flexibilní, aby v případě potřeby zvládla i složitější pracovní postupy.
15 bezplatných šablon pro správu projektů Asana
Nalezení správné šablony pro správu projektů může mít zásadní vliv na organizaci a produktivitu vašeho týmu.
Zde je 15 bezplatných šablon Asana, které můžete začít používat ještě dnes. 🧑💻
1. Šablona kalendáře sociálních médií Asana
Šablona kalendáře sociálních médií Asana je skvělým nástrojem pro organizaci procesu tvorby obsahu na různých platformách sociálních médií.
Můžete je použít k plánování, rozvrhování a sledování příspěvků. Jsou ideální pro udržení konzistence a spolupráci s členy týmu prostřednictvím přidělování úkolů a stanovování termínů.
S jejich pomocí můžete:
- Naplánujte si rozvrh příspěvků na týden nebo měsíc
- Sladěte témata obsahu s klíčovými daty nebo kampaněmi
- Přiřazujte úkoly členům týmu a stanovujte termíny pro návrhy nebo schvalování.
- Sledujte výkonnostní metriky, abyste mohli vylepšit budoucí příspěvky.
2. Šablona pro plánování událostí Asana
Šablona Asana pro plánování akcí organizuje všechny detaily vaší marketingové nebo komunitní akce. Zahrnuje logistiku, seznamy hostů, časové plány a další, s vyhrazenými sekcemi pro správu každého aspektu.
S touto šablonou můžete snadno sledovat úkoly, monitorovat pokrok a dodržovat časové plány, čímž zajistíte hladký průběh každého kroku od začátku do konce.
Navíc vám integrovaný kalendář pomůže vizualizovat důležité termíny a milníky v průběhu plnění úkolů.
3. Šablona pro plánování sprintů Asana
Potřebujete naplánovat strategii pro veškerou práci, kterou plánujete dokončit v nadcházejícím sprintu? Použijte šablonu Asana Sprint Planning Template k rozdělení úkolů do zvládnutelných sprintů. Šablonu lze použít během celého sprintu, od počáteční plánovací schůzky až po závěrečnou retrospektivu. Šablona také:
- Definuje cíle a priority sprintu
- Přiřazuje úkoly členům týmu s jasnými termíny
- Sleduje pokrok, aby zajistil včasné dokončení sprintů.
- Kontroluje každý sprint, aby upravil budoucí plány.
4. Šablona Ganttova diagramu Asana
Ganttovy diagramy vizuálně organizují úkoly na časové ose a zobrazují data zahájení a ukončení, trvání a závislosti. Šablona Ganttova diagramu Asana poskytuje interaktivní časovou osu, díky které je sledování projektů intuitivnější.
Šablona obsahuje funkci pro zakreslení úkolů a jejich závislostí do přehledného časového plánu, což usnadňuje přiřazování termínů a sledování pokroku. Pokud dojde ke změně časového plánu projektu, můžete upravit termíny, aby vše pokračovalo podle plánu.
Díky přehledu o celém projektu navíc můžete efektivně řídit celkový průběh a zajistit, aby váš tým pracoval v souladu.
5. Šablona pro individuální schůzky Asana
Šablona Asana 1-on-1 Meeting vytváří základ pro produktivní rozhovory s novými členy vašeho týmu. Sleduje témata diskusí, úkoly a klíčové body, aby se na nic nezapomnělo.
Abyste je mohli efektivně využívat, můžete:
- Stanovte program schůzky tím, že předem sepište body k diskusi.
- Poznamenejte si všechna rozhodnutí nebo další kroky přímo během schůzky.
- Přiřazujte následné úkoly s termíny, aby se práce posouvala kupředu.
- Použijte je jako referenci pro budoucí schůzky, abyste mohli sledovat aktuální problémy a úspěchy.
6. Šablona produktového backlogu Asana
Šablona Asana Postmortem je skvělým způsobem, jak můžete vy a váš tým zhodnotit dokončené projekty. Poskytuje jasnou strukturu pro analýzu úspěchů a oblastí, které je třeba zlepšit.
Šablona vás provede dokumentací klíčových prvků, jako jsou cíle, výsledky a výzvy, a zároveň poskytuje prostor pro zaznamenání toho, co fungovalo, co nefungovalo a jaké poučení z toho plyne. Tento proces podporuje otevřený dialog, povzbuzuje odpovědnost a umožňuje všem sdílet své názory, což vede k lepší dynamice týmu a kolektivnímu učení.
Pomocí této šablony Asana zlepšíte výkonnost, získáte cenné obchodní informace a vytvoříte kulturu neustálého růstu pro budoucí projekty.
7. Šablona Asana Daily StandUp
Šablona Asana Agile Daily Standup Template zajišťuje soulad týmů tím, že poskytuje jasný rámec pro sledování denního pokroku během standupu. Zajišťuje, že všichni mají aktuální informace o dokončených úkolech, probíhající práci a všech překážkách, které vyžadují pozornost, díky čemuž jsou standupy efektivnější a cílenější.
Díky této šabloně mohou členové týmu snadno sdílet, co včera dokázali, jaké mají plány na dnešek a s jakými překážkami se potýkají.
Umožňuje vám také sledovat úkoly v průběhu dne, přiřazovat následné akce k rychlému řešení problémů a prohlížet si minulé poznámky ze standupů, abyste mohli sledovat dlouhodobý pokrok.
Přečtěte si také: Typy přístupů a metodik projektového řízení
8. Šablona Asana Sprint Retrospective
Zlepšování je nepřetržitý proces a klíčem k úspěchu je poučit se z chyb.
Šablona Asana Sprint Retrospective Template reflektuje dokončené sprinty a nabízí prostor jak pro úspěchy, tak pro oblasti, které je třeba zlepšit. Podporuje konzistentní růst týmu a optimalizuje celkový proces tím, že podporuje otevřený dialog a praktickou zpětnou vazbu.
Pomocí této šablony r můžete také:
- Ocenit člena týmu, který podal dobrý výkon, nebo přidělit školení někomu, kdo podává podprůměrný výkon.
- Získejte praktické poznatky z retrospektiv, které vám pomohou zlepšit budoucí sprinty.
- Přiřazujte úkoly na základě minulých výkonů a řešte případné problémy.
- Pravidelně kontrolujte pokrok, abyste mohli sledovat průběžné zlepšení.
9. Šablona pro reporting projektů Asana
Šablona pro reporting projektů Asana slouží jako centrální místo pro všechny aktualizace vašich projektů. Umožňuje vám rychle posoudit, co bylo dosaženo, co se chystá a jak blízko jste k dosažení svých cílů.
Tato šablona projektu snižuje nutnost prohledávat více zdrojů za účelem poskytování aktualizací stavu, čímž zefektivňuje a zjednodušuje reporting.
Můžete snadno vytvářet týdenní nebo měsíční zprávy, přičemž vše zůstane konzistentní napříč projekty, a díky opakovaně použitelnému formátu můžete každý nový projekt začít od začátku pouhým zkopírováním a vyplněním podrobností.
10. Šablona pro plánování kapacity Asana
Šablona Capacity Planning Template od Asany nabízí pomoc s přesným řízením úkolů a přidělováním zdrojů. Zajišťuje, že pro vaše projekty jsou k dispozici potřební členové týmu a nástroje, čímž se zabrání přetížení a zvýší produktivita.
S touto šablonou můžete:
- Identifikujte současné a budoucí projekty spolu s jejich požadavky na zdroje.
- Přidělte nové členy týmu na základě jejich dostupnosti a dovedností.
- Sledujte využití zdrojů a upravujte jejich přidělování podle vývoje požadavků projektu.
- Pravidelně kontrolujte kapacitu, abyste mohli předvídat a řešit případné nedostatky nebo přebytky.
11. Šablona výrobního plánu Asana
Při práci na více projektech může být efektivní stanovení priorit náročné. Právě v tom vám pomůže šablona produkčního plánu Asana. Sleduje váš produkční proces od začátku do konce, usnadňuje správu časových harmonogramů, koordinaci úkolů a zajišťuje hladký průběh každého kroku.
Tuto šablonu lze použít k:
- Přiřazujte úkoly týmu s jasnými termíny pro každou fázi.
- Sledujte pokrok a podle potřeby upravujte časové plány, abyste dodrželi harmonogram.
- Včas identifikujte a vyřešte případné překážky ve výrobě.
12. Šablona procesní mapy Asana
Procházení nekonečného množství dokumentů může být zdrcující, proto je šablona procesní mapy Asany tak užitečná. Vizualizuje vaše pracovní postupy, usnadňuje přehled o složitých procesech, identifikuje neefektivnosti a zajišťuje, že váš tým rozumí každému kroku.
S touto šablonou můžete:
- Zaznamenejte každý krok svého procesu v přehledném, sekvenčním formátu.
- Přiřazujte úkoly a termíny členům týmu pro každý krok
- Pomocí mapy můžete přesně určit potenciální úzká místa a oblasti, které je třeba zlepšit.
- Mapu pravidelně kontrolujte a aktualizujte, aby odpovídala aktuálním postupům a potřebám.
13. Šablona marketingové strategie Asana
Šablona marketingové strategie Asana usnadňuje plánování a realizaci vašich marketingových aktivit. Organizuje vaše kampaně, sleduje jejich průběh a zajišťuje, aby se váš tým soustředil na vaše cíle.
Můžete jasně nastínit své marketingové cíle, rozdělit svou strategii na konkrétní úkoly a přidělit je členům týmu s termíny.
Při sledování pokroku a výkonu kampaně vám šablona Asana umožňuje přizpůsobit svůj přístup na základě výsledků a udržet tak vaše marketingové aktivity na správné cestě.
14. Šablona plánu řízení rozsahu projektu Asana
Šablona plánu řízení rozsahu projektu Asana pomáhá efektivně definovat a spravovat hranice vašeho projektu. Zaměřením se na rozsah projektu, rozpočet a časový harmonogram můžete lépe dosáhnout svých cílů a vyhnout se problémům, jako je rozšiřování rozsahu, které dále vedou ke zpožděním a překročení rozpočtu.
S touto šablonou stanovíte jasný rozsah projektu, který zahrnuje klíčové prvky, jako jsou termíny, rozpočty a výstupy. Tato jasnost podporuje přidělování zdrojů a stanovuje realistická očekávání pro všechny zúčastněné.
Mezi klíčové funkce šablony Asana patří:
- Prohlášení o rozsahu projektu, které objasňuje, co je zahrnuto a co není zahrnuto
- Struktura rozdělení práce (WBS) pro sledování úkolů a závislostí
- Tabulky přiřazení zainteresovaných stran pro definování rolí a odpovědností
- Proces řízení změn pro správu a vyhodnocování změn rozsahu
15. Šablona pro uzavření projektu Asana
Šablona Asana Project Closure Template pomáhá týmům uzavřít projekty tím, že nastiňuje všechny nezbytné kroky po dokončení výstupů. Zajišťuje hladký přechod od dokončení projektu k jeho uzavření tím, že pokrývá základní úkoly, jako je revize plánů, finalizace rozpočtů a aktualizace dokumentace.
Šablona také obsahuje testovací plán pro měření a sdílení výsledků, zpracovává schválení projektů pro potvrzení dokončení a spravuje předávání následných výstupů.
Omezení projektového řízení Asana
Asana pro řízení projektů nabízí mnoho užitečných funkcí, ale má také určitá omezení.
Zde je přehled některých z nich:
- Omezená flexibilita: Šablony nabízejí základní rámec, ale neumožňují rozsáhlé přizpůsobení, jako je přidávání pokročilých polí. To může být omezující, pokud váš projekt vyžaduje individuálnější přístup.
- Žádná vestavěná automatizace: Mnoho šablon pro správu projektů Asana postrádá integrovanou automatizaci, takže často budete muset ručně upravovat stavy úkolů, termíny nebo závislosti. To může být zdlouhavý proces, zejména u větších projektů.
- Chybějící funkce pro sledování času: Jednou z hlavních nevýhod je absence integrovaného sledování času. Pokud je pro vaše projekty nezbytné sledovat čas strávený na úkolech, budete potřebovat externí nástroj.
- Omezené funkce přiřazování úkolů: Funkce přiřazování úkolů v Asaně omezuje každý úkol pouze na jednoho příjemce. Toto omezení může představovat problém u úkolů vyžadujících spolupráci nebo více přispěvatelů.
Alternativní šablony pro správu projektů Asana
Pokud zvažujete alternativy k Asaně, ClickUp je silným konkurentem, který si zaslouží vaši pozornost.
ClickUp je univerzální nástroj navržený tak, aby vám usnadnil pracovní postupy díky svým komplexním funkcím a přizpůsobitelným šablonám. Pojďme se podívat, jak tento nástroj pro správu projektů může nabídnout nový přístup k efektivnější správě vašich projektů.
1. Šablona pro správu projektů ClickUp
Šablona pro správu projektů ClickUp je ideálním řešením pro zpracování složitých projektů, na kterých se podílí více týmů. Zjednodušuje pracovní postupy, podporuje spolupráci a zajišťuje hladký průběh projektu od začátku do konce.
S touto šablonou můžete snadno sledovat úkoly, termíny a odpovědnosti, což vám poskytne jasný přehled o celém projektu. Je ideální pro projektové manažery, kteří potřebují koordinovat různé týmy a zlepšit komunikaci.
Navíc vám vlastní šablona umožňuje přizpůsobit proces řízení projektů vašemu stylu a jedinečným požadavkům vašeho týmu.
2. Šablona portfolia pro správu projektů ClickUp
Pokud je pro vás náročné sledovat více projektů napříč různými odděleními a programy, pomůže vám šablona ClickUp Project Management Portfolio Template. Tato šablona usnadňuje sledování projektů a v reálném čase vás informuje o stavu a pokroku každého projektu.
Podporuje spolupráci tím, že umožňuje členům týmu aktualizovat svůj pokrok a sdílet zpětnou vazbu přímo v rámci platformy. To podporuje proaktivní komunikaci a zajišťuje, že všichni jsou sladěni s cíli a termíny projektu.
Využijte také tři typy zobrazení – týdenní zprávy o stavu, tým a plán PMO – které vám poskytnou informace potřebné k informovanému rozhodování.
3. Šablona zprávy pro správu projektů ClickUp
Možná si myslíte, že máte solidní strategii plánování projektů, ale i tak mohou nastat neočekávané problémy, které ovlivní váš časový plán. S šablonou zprávy pro správu projektů ClickUp můžete těmto obavám učinit přítrž.
Šablona obsahuje několik klíčových částí, jako například:
- Přehled projektu: Poskytuje souhrnné informace o názvu projektu, klientovi, termínech a stručný popis pro rychlou orientaci.
- Stav projektu: Používá vlastní stavy ClickUp s barevným kódováním (zelená, žlutá, červená), které ukazují, zda je projekt v pořádku.
- Milníky a výstupy: Sleduje klíčové milníky, termíny a jejich stav, aby upozornil na potenciální překážky.
- Problémy a rizika: Dokumentuje a sleduje problémy a rizika, včetně jejich dopadu, strategií jejich zmírnění a odpovědných stran.
- Rozpočet a finance: Nabízí přehled rozpočtu, včetně původních částek, aktuálních výdajů a odchylek.
- Nadcházející úkoly a milníky: Nastíní klíčové úkoly a milníky pro následující období.
4. Šablona příručky pro správu projektů ClickUp
Šablona Project Management Playbook od ClickUp obsahuje předem připravenou složku pro váš pracovní prostor a je navržena tak, aby usnadňovala plánování, řízení a realizaci projektů.
Pojďme si popovídat o tom, jak můžete s šablonou začít:
- Nejprve si stanovte cíle projektu pomocí brainstormingu a zapište si, čeho chcete dosáhnout.
- Dále definujte rozsah projektu tím, že nastíníte nezbytné úkoly a milníky, které můžete přidat jako vlastní pole ClickUp.
- Po otevření šablony uvidíte přehledné rozvržení s cíli projektu, klíčovými milníky a časovým harmonogramem. Toto nastavení definuje, jak vypadá úspěch, a umožňuje vám přizpůsobit cíle vašim konkrétním potřebám, aby všichni členové vašeho týmu byli na stejné vlně.
- Šablona také podporuje pravidelné kontroly a revize v průběhu projektu. Nakonec můžete nastavit opakující se úkoly ClickUp pro týdenní nebo dvoutýdenní schůzky, abyste mohli vyhodnotit pokrok ve vztahu k cílům a podle potřeby upravit plány.
5. Šablona úkolů pro správu projektů ClickUp
Termíny mohou být zdrcující, ale šablona úkolů pro správu projektů ClickUp vám umožní mít je všechny pod kontrolou. Tato šablona zjednodušuje správu projektů tím, že vám umožňuje vytvářet úkoly a podúkoly, přiřazovat je členům týmu a kontrolovat, kdo co může vidět.
Díky funkcím, jako je zobrazení časové osy ClickUp a Ganttův diagram, vám šablona pomůže bez problémů sledovat pokrok a termíny. Komplexní projekty také rozděluje na zvládnutelné části, takže se nemusíte starat o sledování jednotlivých úkolů a zadání.
6. Šablona rámce pro správu projektů ClickUp
Pokud se vám nedaří rozjet nový projekt, šablona ClickUp Project Management Framework Template by mohla být ideálním řešením. Poskytuje vše, co potřebujete k zahájení projektu a dodržení časového harmonogramu a rozpočtu.
Šablona vám umožní efektivně plánovat všechny aspekty vašeho projektu, vytvářet procesy a postupy, které zlepšují spolupráci, sledovat pokrok a rychle řešit problémy díky aktualizacím v reálném čase – to vše z ClickUp.
A to nejlepší? Tato šablona je vhodná pro začátečníky a hodí se jak pro malé projekty s omezenými zdroji, tak pro větší a složitější projekty.
7. Šablona pro hodnocení projektového řízení ClickUp
Hodnocení projektového řízení je pro každý projekt zásadní, protože určuje, zda má smysl v něm pokračovat, nebo zda je třeba provést úpravy. Šablona pro hodnocení projektového řízení od ClickUp poskytuje nástroje a vizualizace potřebné k tomu, aby vaše hodnocení byla přehledná a přínosná.
Šablona vám umožní shromažďovat zpětnou vazbu od zainteresovaných stran, identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit, a organizovat projekty pro efektivní procesy kontroly. Je to vše, co potřebujete k provádění kontrol projektů, ať už spravujete jeden projekt nebo více iniciativ najednou.
8. Šablona přístupu k řízení projektů ClickUp
Plánování je základním kamenem každého úspěšného projektu. Ať už řídíte malý tým nebo rozsáhlou iniciativu, šablona ClickUp Project Management Approach Template nabízí strukturovaný rámec, který vám pomůže udržet vše pod kontrolou.
Tato šablona vytváří jasný plán vašeho projektu s podrobnými časovými harmonogramy a přidělenými úkoly, díky čemuž je snadné udržet pořádek a efektivitu. Také udržuje váš tým, klienty a zúčastněné strany v kontaktu a na stejné vlně po celou dobu trvání projektu.
Od uvedení produktů na trh až po vývoj aplikací – tato šablona se může stát vaším pomocníkem pro efektivní a úspěšné řízení projektů.
9. Šablona požadavků na řízení projektů ClickUp
Jasné a dobře definované požadavky na řízení projektů vytvářejí předpoklady pro úspěch.
Šablona požadavků na řízení projektů ClickUp poskytuje pevný rámec, který zajistí, že všichni budou mít stejné informace o rozsahu, výstupech a časovém harmonogramu vašeho projektu.
S touto šablonou můžete snadno dokumentovat a organizovat svůj projekt, přidělovat úkoly, sledovat pokrok a nastavovat milníky.
Ať už řídíte agilní tým nebo pracujete na složitém projektu, tato šablona ClickUp vám pomůže udržet pořádek a být vždy o krok napřed.
10. Šablona tabulky pro správu projektů ClickUp
Řízení projektů může být náročné, ale dobře zorganizovaná tabulka může znamenat velký rozdíl. Šablona tabulky pro řízení projektů ClickUp vám umožní mít přehled o všech vašich projektech – od malých iniciativ až po rozsáhlé projekty.
S touto šablonou můžete snadno vizualizovat časové osy projektů pro lepší plánování a koordinaci. Také informuje zúčastněné strany o všech změnách nebo problémech.
Rozlučte se s nejasnostmi při řízení velkých projektů – tato šablona za vás zpracuje všechna čísla a podrobnosti.
Přečtěte si také: Asana vs. ClickUp: Který nástroj pro správu týmů je lepší?
Hladký průběh projektového řízení díky šablonám ClickUp
Projektové řízení může být náročná úloha, pokud nemáte k dispozici vhodný podpůrný systém, který vám pomůže překonat překážky. Od plánování a tvorby strategií po zaznamenávání, provádění a kontrolu – šablony mohou být tím nejlepším řešením pro zefektivnění těchto úkolů.
Šablony pro správu projektů Asana jsou sice funkční, ale mají nedostatečné možnosti přizpůsobení a automatizace – oblasti, ve kterých vyniká ClickUp.
ClickUp nabízí jednotné pracovní prostředí s funkcemi, které mohou výrazně zlepšit vaše zkušenosti s řízením projektů.
Zaregistrujte se do ClickUp a optimalizujte svůj pracovní postup ještě dnes.