Jakýkoli typ organizační změny, ať už se týká struktury, procesů, stylu práce nebo infrastruktury (v kontextu digitalizace), může ve vašem týmu vyvolat pocit nejistoty. Možná dokonce úzkosti. Vy i váš tým můžete mít pocit ztráty kontroly.
V tomto blogu se podíváme na to, jak můžete jako vedoucí pracovník udržet – nebo znovu získat – kontrolu při zavádění změn. Budeme hovořit o tom, jak můžete vytvořit určitou míru předvídatelnosti a pomoci svému týmu cítit se stejně.
Na konci kurzu byste měli být připraveni efektivně plánovat úspěšné změny a minimalizovat stres celého týmu při vedení procesu změn.
Porozumění vedení změnami
Co tedy vlastně znamená vést lidi změnou?
Vaše první myšlenka může být sdělit svou vizi plánované organizační změny a poté přimět tým, aby přizpůsobil své jednání novému způsobu práce.
A máte pravdu.
Lidé však změnám odporují. Proto řízení změn zahrnuje také uznání a pochopení důvodů odporu, překonání odporu a získání podpory zaměstnanců.
Lidé se nebrání změnám. Brání se tomu, aby byli změněni!
Lidé se nebrání změnám. Brání se tomu, aby byli změněni!
Je užitečné mít strategický přístup k tomu, jak vést svou organizaci nebo tým v tomto období. Zde je návod, jak na to:
- S správnou rovnováhou síly, pevnosti, sebevědomí a empatie se můžete soustředit na to, co váš tým potřebuje, aby z změny měl prospěch, místo aby ho vyčerpala.
- Pokud úspěšně vedete řízení změn, udržíte si úroveň produktivity, loajalitu a důvěru. Proměníte změnu v příležitost k růstu.
- Nejlepší lídři využívají změny k prohlubování vazeb mezi týmem a organizací.
Na druhou stranu, co se stane, pokud nedokážete kriticky uvažovat o vedení změn? Opak toho, co jsme popsali výše – nízká morálka, poškozená loajalita, snížená produktivita a stres vyplývající z nejistoty a neuspokojených potřeb přizpůsobení.
3 zásady efektivního vedení v období změn
Vedení změn spočívá v komunikaci „co“ – tedy co je třeba změnit – a co to znamená pro každodenní rutinu vašich zaměstnanců a jejich celkové KPI. Ale „proč“ je stejně důležité. A to nás přivádí ke třem C efektivního vedení změn.
Tři C vedení změn lze číst jako „jasné-přesvědčivé-věrohodné“, „komunikace-spolupráce-závazek“ nebo „jasnost-odvaha-závazek“. I když jsou všechny důležité, řekli bychom, že nejvíce potřebujete jasnost, konsensus a konzultace.
jasnost
Je větší pravděpodobnost, že získáte podporu zaměstnanců, pokud váš tým pochopí důvody organizačních změn. Žádáte je, aby se vypořádali se všemi obtížemi spojenými s odlišnou rutinou, vyvíjejícími se systémy nebo zcela novými cíli – musíte jim vysvětlit proč. Pokud je to možné (a pravdivé), řekněte jim, jak jim úspěšná změna prospěje.
Pojďme si to lépe vysvětlit na příkladu.
Představte si, že vedete maloobchodní společnost a přecházíte na jinou platformu elektronického obchodování. Je přirozené, že se s touto platformou budou muset seznámit týmy od nákupu a marketingu po finance a zákaznický servis. Zní to jako spousta zbytečné práce.
Ale co kdyby vysvětlil, jak by tento krok prospěl každému týmu?
Slib lepšího řízení zásob by pomohl vašemu týmu nákupu vnímat změnu pozitivně a platformu uvítat, místo aby se jí bránil.
Podobně budou marketingoví pracovníci méně odolní vůči nástrojům, které jim pomáhají vykonávat jejich práci rychleji a efektivněji. A který tým zákaznického servisu nebude nadšený z vyhlídky na méně problémů s přihlášením a méně stížností zákazníků po počáteční vlně dotazů zákazníků na věci jako „Kde najdu svou historii nákupů v novém uspořádání vašeho obchodu?“
Nezapomeňte sdílet klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) a akční plány s týmy a jednotlivci, abyste jasně vyjádřili svá očekávání. Tím nejen formalizujete svá očekávání, ale také poskytnete týmu zdroj, který může denně využívat.
konsensu.
Všichni mluví o tom, že lidé odolávají změnám, ale určitě se vám už stalo, že vás váš tým požádal o změnu (například „pořídíme si tento automatizační nástroj“).
Ponaučení z tohoto příběhu? Lidé přijímají změny, které sami navrhují. Proč tedy tuto myšlenku nevyužít při vedení svého týmu změnami?
Pokud je to možné, vyzvěte týmy a jednotlivce, aby vás vedli, informovali a byli součástí procesu změn v jakékoli možné roli. Začněte s nimi komunikovat již v rané fázi tvorby nápadů, nikoli až po jejím skončení.
V výše uvedeném příkladu, co kdyby například vedoucí pracovníci e-commerce společnosti uspořádali schůzku před výběrem nové platformy? Představte si, že by se týmů zeptali, co je nejvíce trápí, a pak se vrátili s platformou jako řešením problémů zaměstnanců.
Najednou tým pocítí odpovědnost a zapojení do organizačních změn. Požádali o zlepšení a organizace podnikla kroky k zmírnění jejich potíží.
Samozřejmě nemusíte mít vždy možnost zapojit celý tým do některých rozhodnutí. Co když například potřebujete, aby týmy provedly konkrétní akce, protože je to zásadní pro dodržování předpisů? V takovém případě není možné zapojit tým do takového rozhodnutí. V takových situacích se spoléháte na první C, tedy jasnost.
💡Profesionální tip: Představení scénářů „co kdybychom to neudělali“ může vést ke konsensu, a to i v případě jednostranných rozhodnutí vedených regulací nebo donucením.
Můžete například zdůraznit příklady toho, jak může nedodržování předpisů vést k pokutám nebo ztrátě reputace. Tímto způsobem, i když váš tým nebyl součástí rozhodnutí, budete všichni souhlasit s dalším postupem.
Konzultace
Buďte k dispozici svému týmu pro konzultace během procesu řízení změn.
V závislosti na velikosti vaší organizace můžete také posílit schopné interní „šampiony změn“ (použijte podobný termín), aby pomáhali, když mají týmy a jednotlivci otázky nebo se ocitnou v slepé uličce.
V našem příkladu migrace e-commerce platformy z výše uvedeného příkladu mohou vedoucí pracovníci jmenovat tým lidí, kteří již v minulosti pracovali s platformou, na kterou chcete přejít. Alternativně to mohou být lidé, kteří jsou s platformou více seznámeni, protože byli vybráni pro speciální zaškolení u dodavatele nebo z jakéhokoli jiného důvodu.
V širším kontextu, pokud se organizace při provádění změn ocitne mimo svou kompetenci, může vám spolupráce s externím konzultantem pomoci vyhnout se nástrahám nesprávného postupu.
Pokud máte obavy z postupného zvyšování výdajů, zvažte náklady na najmutí konzultanta ve srovnání s cenou za to, že se věci nepodaří napravit.
Můžete také zvážit, jak tyto optimalizace ovlivní náklady, výnosy a ziskovost. Najednou se nemusí zdát jako špatný nápad zaplatit zlomek těchto potenciálních úspor nebo výnosů za to, aby byla práce provedena správně. To znamená, že si to spočítejte a uvědomte si, jaké jsou kompromisy.
Nelze dostatečně zdůraznit význam 3 C vedení změn. Když vedete změny s jasností a konsensem a zůstáváte k dispozici pro konzultace, vedete změny efektivně – je pak snadné přenést vizi vedení na ty, kteří ji skutečně realizují.
💡Profesionální tip: I když možná budete muset delegovat konzultační povinnosti, zůstaňte otevření a přístupní – věnujte čas a pomozte svému týmu cítit se v této době viděný a oceňovaný. Možná nemáte všechny odpovědi, ale pomůže, když váš tým uvidí, že jste odhodláni hledat odpovědi společně.
Znakem skutečného lídra je schopnost udržet si svou pozici i uprostřed nesouhlasu. Kromě toho to děláte s ohledem na nejlepší zájmy organizace. Na to nikdy nezapomínejte.
Klíčové kroky, dovednosti a strategie pro vedení změn
V předchozí části jsme vám ukázali, jaký přístup je třeba k úspěšnému zvládnutí změn. V této části se zaměříme na to, co je třeba udělat. Začněme tím, že se podíváme na pět kroků k úspěšnému vedení změn, které vycházejí z přístupů popsaných v předchozí části.
Krok 1: Oznamte jasnou vizi organizačních změn
Oznámení můžete zahájit e-mailem a navázat na něj schůzkou (nebo postupovat opačně). V každém případě uveďte podrobnosti o změně spolu s vysvětlením. Při komunikaci se snažte dosáhnout jasnosti a konsensu, o kterých jsme hovořili.
Tato komunikace by měla znít silně, sebevědomě a pevně. Nezapomeňte si však přečíst svůj e-mail (nebo připravený projev), abyste se ujistili, že obsahuje dostatek emocí. V závislosti na kontextu vnášejte do konverzace nadšení a empatii.
💡Profesionální tip: Využijte AI asistenta pro psaní ClickUp Brain jako partnera pro brainstorming při vytváření této komunikace a zajistěte, aby vaše sdělení – a jeho tón – bylo přesně takové, jaké má být!
Krok 2: Otevřete prostor pro otázky a komentáře
„Tak co si o tom myslíte?“ je dobrý způsob, jak začít, pokud jste své oznámení učinili na schůzi.
Ankety a dotazníky mohou navazovat na e-maily a jiné formy textové komunikace (ty mohou být anonymní). Oslovte důvěryhodné osoby a povzbuďte je, aby učinily totéž ve svých týmech a odděleních.
To se může zdát skličující a přiznejme si, že to nebude snadné, když narazíte na nesouhlas. Berte to však jako příležitost k otevřenému dialogu, šanci rozptýlit pochybnosti.
Toto je fórum, kde se dozvíte o potřebách přizpůsobení, abyste mohli přijmout příslušná opatření. Je to příležitost porozumět důvodům odporu a najít způsoby, jak jej překonat. Také zde získáte konsenzus tím, že předvedete méně žádoucí výsledky, které by nastaly, pokud by k transformaci nedošlo.
💡Profesionální tip: Chcete lidem pomoci, aby vám poskytli upřímnou zpětnou vazbu? Vytvořte anonymní průzkumy, aby zaměstnanci mohli bez obav vyjádřit své obavy a pochybnosti. ClickUp Forms vám pomůže vytvořit vlastní průzkumy a efektivně shromažďovat podněty.
Krok 3: Nastíňte, co bude dál
Přijďte na schůzku nebo sdělení o změně s podrobným plánem toho, co bude dál.
Jistě, je možné, že v některých typech transformace bude každé oddělení prožívat změnu jedinečným způsobem a bude mít odpovídající jedinečný akční plán.
Nicméně většina akčních bodů jednotlivců, týmů a oddělení se pravděpodobně bude vzájemně ovlivňovat a doplňovat. Udělejte si čas a zjistěte, které části plánu je třeba projednat na schůzkách na úrovni organizace a které lze delegovat na komunikaci na úrovni oddělení a týmu.
Toto je příležitost, jak nabýt sebevědomí a rozptýlit pochybnosti a obavy, které změny provázejí. Pokud bude váš plán vypadat pevně a proveditelně, váš tým bude pravděpodobně méně stresovaný.
Nezapomeňte nastínit časový harmonogram. Ten by měl být co nejrealističtější, aby nedocházelo ke zbytečným třenicím. Počítejte s rezervou pro případ zpoždění.
Krok 4: Řešení trvalého odporu
Ne každý se na schůzi na úrovni organizace ozve. Některé spolehlivé zpětné vazby můžete získat z ankety a průzkumů, ale mnoho skutečných názorů týmu se pravděpodobně projeví až v rozhovorech.
Zde vstupují do hry vaši „šampioni změn“, vedoucí oddělení a manažeři týmů. Neměli by jen nastínit očekávání na úrovni týmu i jednotlivců, akční body a zdroje související se změnou, ale také si prostě popovídat.
Zeptejte se lidí, jak se cítí, při kávě (nebo pizze?) s týmem. Vítejte upřímné poznámky. Vyzvěte lidi, aby si vyžádali čas o samotě, pokud mají otázky, které se stydí položit, nebo názory, které se bojí vyjádřit.
Při povzbuzování svého týmu k dialogu po oznámení zdůrazněte potřebu vzájemného respektu a empatie v těchto rozhovorech.
Krok 5: Počítejte každé vítězství
V shonu zaškrtávání položek v rozsáhlém transformačním plánu, který jste představili v kroku 3, je přirozené soustředit se na cíl (a šlápnout na plyn). To však neznamená, že byste si neměli udělat čas na to, abyste si uvědomili – a oslavili – dosažené milníky. Oslavujte úspěchy. Vyjádřete uznání. Kupte jim dort! (kdo nemá rád dort?)
Číst dále: Tipy, jak motivovat svůj tým
A co vzdálené týmy?
Pokud máte tým pracující na dálku nebo hybridní tým, postupujte podle všech výše uvedených kroků, ale trvejte na individuálních, přátelských telefonických hovorech. Z tónu hlasu člověka se můžete dozvědět mnoho a ještě více z osobní interakce. Povzbuzujte lidi, aby při online schůzkách zapínali kamery, nebo alespoň sami ukažte svou tvář, abyste sdíleli upřímnost pocitů, které jsme popsali v prvním kroku.
Než vyrazíte do terénu, dobře se připravte
Vedení změn je náročné, a proto je nejlepší způsob, jak posílit sebevědomí, být připraven.
Pro vedoucí pracovníky, kteří provádějí změny, je dobré věnovat čas plánování komunikace (až po každé slovo v e-mailu nebo projevu), soustředit se na naslouchání (a ne jen na slyšení), vžít se do situace svého týmu a být organizovaní.
Komunikace
Transparentní komunikace je pro vedení změn zásadní. Naplánujte si sérii e-mailů, projevů a klíčových sdělení, které hodláte zaslat. Buďte upřímní, jednoduchí a jděte k jádru věci. Namísto rétoriky nabídněte jasnou vizi a fakta související s navrhovanými změnami.
Přečtěte si také: Knihy, které vám pomohou zdokonalit komunikační dovednosti
Schopnost naslouchat
Jako vedoucí pracovník jste pravděpodobně již dobrým posluchačem. Nyní je čas tuto schopnost využít více než kdy jindy. O tom je druhý krok procesu změn (a konsensuální složka 3 C).
emoční inteligenci
Vysoká emoční inteligence je stále důležitější pro dobré vedení, a to i v běžných situacích. Přečtěte si články odborníků na toto téma a přihlaste se k odběru bezplatných zdrojů, které vám pomohou tyto dovednosti zdokonalit. Emoční inteligence vám pomáhá vnímat nevyjádřené emoce a reagovat na ně odpovídajícím způsobem.
Číst dále: Emoční inteligence v práci
Organizace úkolů
Použijte nástroj pro řízení změn, abyste zefektivnili proces, sledovali pokrok a umožnili spolupráci během iniciativ zaměřených na změnu.
Zde vám může pomoci software pro řízení změn, jako je ClickUp, který konsoliduje všechny vaše úkoly související s řízením změn na jedné platformě.
ClickUp Docs
S ClickUp Docs můžete vy a váš tým vytvářet, sdílet a spolupracovat na dokumentech v reálném čase. To zefektivňuje proces sestavování a aktualizace projektových briefů, poznámek z jednání, strategických dokumentů a dalších dokumentů, které mohou přispět k vašemu přechodovému projektu.
Úkoly, odkazy a komentáře můžete centralizovat tím, že je přidáte přímo do těchto dokumentů.
Lídři změn milují ClickUp Docs, protože jim umožňuje:
- Snadno vytvářejte nové zdroje pomocí hotových šablon
- Sdílejte pokyny, nápady a komentáře a v případě potřeby se k nim vraťte.
- Pozvěte všechny, aby se podělili o své názory.
ClickUp Whiteboards
Díky funkcím pro spolupráci v ClickUp Whiteboards můžete sledovat své sprinty v oblasti řízení změn a vyzvat tým, aby se podílel na plánování dalšího postupu. Můžete vytvořit více tabulek a v případě potřeby dokonce pozvat hostující uživatele z týmů dodavatelů nebo klientů, aby k nim měli přístup.
Lidé milují tabule ClickUp, protože vám umožňují:
- Vyměňujte si nápady přímo tam, kde se pracuje
- Zapojte externí týmy
- Snadno proměňte nápady v činy
ClickUp Clips
Spolupráce je méně časově náročná a mnohem rychlejší díky ClickUp Clips, které vám umožňují nahrávat obrazovku, zaznamenávat klíčové informace a sdílet tyto klipy se svým týmem. Můžete sdílet pokyny a nové způsoby práce s naprostou jasností, aby k nim týmy měly přístup, kdykoli to bude vhodné.
Uživatelé ClickUp tuto funkci milují, protože jim umožňuje:
- Ukažte, místo abyste vyprávěli, a eliminujte tak zmatek a chyby způsobené „ztrátou v překladu“.
- Uložte si klipy pro další použití a omezte tak nutnost opakování (a dalších schůzek!).
- Sdílejte automatické přepisy pro členy týmu, kteří preferují písemné pokyny.
Také užitečné: 3 fáze hladkého řízení změn
Začněte s předem připravenými šablonami
ClickUp vám také poskytuje užitečné zdroje, včetně šablon pro řízení změn, které vám pomohou naplánovat a zahájit tento proces.
Šablona kontrolního seznamu pro řízení změn od ClickUp
Skvělým způsobem, jak nastartovat iniciativy zaměřené na změny, je kontrolní seznam, kde se může hodit šablona kontrolního seznamu pro řízení změn od ClickUp.
Tato šablona pro plánování vám umožní identifikovat vaše cíle v oblasti změn, nastínit relevantní procesy a protokoly, připravit vaše týmy na přechod a sledovat pokrok v každém kroku procesu řízení změn.
Šablona návrhu změn ClickUp
Dalším užitečným zdrojem je šablona návrhu změn od ClickUp, kterou můžete použít při navrhování změn, které vyžadují souhlas rozhodujících osob a obchodních partnerů.
Tento plánovač vám pomůže nastínit všechny nezbytné kroky a zdroje, které potřebujete pro úspěšnou změnu, s jistotou vytvořit proveditelný časový plán a rozpočet a informovat všechny o tom, co se děje a proč.
Šablona jednoduchého plánu řízení změn ClickUp
Pokud jste malá firma a chcete, aby vše bylo jednoduché, šablona jednoduchého plánu řízení změn od ClickUp je tím, s čím byste měli začít.
Tato šablona vám pomůže začít s praktickým plánem, i když jste dosud nikdy nepoužívali nástroj pro plánování a řízení projektů. Vypracujte plán, sledujte změny a efektivně identifikujte problémy. Můžete dokonce vytvářet a upravovat podkategorie tak, aby vyhovovaly jedinečnému kontextu vašeho projektu.
Vedejte změnou, inspirujte týmy s ClickUp
Vedení změn s sebou nese výzvy a dočasné problémy s přizpůsobením, ale může být také zkouškou pro neuvěřitelné transformace.
Promyšlený přístup, důsledná komunikace, upřímné naslouchání a představení celkového kontextu vašemu týmu vám pomohou zvládnout změny s minimálními třenicemi.
Kromě toho se připravte na to, že budete muset čelit odporu s empatií a otevřeností a počítat s tím, že možná budete muset jednat s odpůrci individuálně, odpovídat na otázky a dosáhnout shody.
Především se do změn pusťte s plánem, klidnou myslí a platformou, jako je ClickUp, která vám pomůže tento plán dokonale realizovat.
Chystáte se v blízké budoucnosti na změnu? Zaregistrujte se zdarma na platformě ClickUp pro řízení změn a začněte si připravovat vše potřebné pro skvělý start.