V rušném technologickém startupu způsobila jednoduchá nesprávná interpretace e-mailu zpoždění uvedení produktu na trh o dva týdny, což společnost stálo tisíce dolarů a významnou příležitost na trhu.
Špatná komunikace na pracovišti může snadno zmařit i ty nejlépe připravené plány a vytvořit negativní pracovní prostředí.
Pro vedoucí týmů a manažery lidských zdrojů, zejména v prostředí vzdálené práce nebo v různorodém prostředí, je klíčem k úspěchu zvýšení efektivity komunikace.
V tomto blogu se podíváme na běžné příčiny nedorozumění na pracovišti, jejich dopady, několik příkladů a strategie, jak se takovým komunikačním chybám vyhnout.
Co je to špatná komunikace na pracovišti?
K nedorozumění na pracovišti dochází, když informace nejsou předávány nebo interpretovány přesně. To vede k chybám, nedorozuměním a nezájmu mezi zaměstnanci.
Zde je několik běžných příčin nedorozumění na pracovišti:
- Nedostatek jasnosti: Nejasné pokyny nebo zprávy, které postrádají konkrétní podrobnosti, mohou vést k různým interpretacím.
- Předpoklady a přehnaná sebejistota: Předpoklad, že ostatní mají stejné znalosti nebo úroveň porozumění, může vést k významným komunikačním mezerám.
- Přetížení informacemi: S neustálým přílivem e-mailů, zpráv a oznámení se důležité informace mohou ztratit v záplavě ostatních informací.
- Nedostatečné mechanismy zpětné vazby: Bez zavedených kanálů pro zpětnou vazbu a objasnění mohou nedorozumění zůstat nevyřešena.
- Rozdíly v časových pásmech: V globálních týmech může koordinace napříč různými časovými pásmy vést ke zpožděním v komunikaci a nesouladu.
- Nedostatek školení: Zaměstnanci, kteří nejsou proškoleni v efektivních komunikačních technikách, mohou mít potíže s jasným a přesným sdělováním svých myšlenek.
- Hierarchie a dynamika moci: Zaměstnanci mohou váhat s žádostí o vysvětlení nebo vyjádřením obav kvůli vnímané nerovnováze moci, což vede k neřešeným nedorozuměním.
Vaše organizace se nakonec bude muset vypořádat s následky takových komunikačních problémů. Nesprávná komunikace může vést ke snížení produktivity, finančním ztrátám způsobeným plýtváním zdroji, nedodržením termínů a nesourodými týmy, což v konečném důsledku poškodí image vaší organizace. Kromě toho mohou mezery v komunikaci mezi jednotlivci a týmy snížit spolupráci, což má negativní dopad na kulturu vašeho pracoviště.
Běžné důvody nesprávné komunikace na pracovišti
Kromě výše uvedených základních příčin, které souvisejí spíše s jednotlivci, existují i další běžné důvody pro nedorozumění na pracovišti na úrovni organizace:
Složité procesy nebo struktury
Složité procesy a pracovní postupy mohou bránit jasné komunikaci na pracovišti. Zaměstnanci mohou mít potíže s předáváním a přijímáním informací v organizacích s více úrovněmi řízení, izolovanými odděleními a nejasnými rolemi v rámci podřízenosti.
V takovém prostředí je obvykle obtížnější, aby se důležité informace dostaly včas k těm správným lidem. Je pravděpodobné, že by to mohlo vést k neshodám mezi odděleními a ohrozit strukturální aspekty podnikání.
Nadměrná hierarchie
V hierarchicky strukturovaných organizacích často informace proudí shora dolů. To může bránit otevřené komunikaci a zpětné vazbě od zaměstnanců na nižších úrovních.
Vaši zaměstnanci se mohou začít cítit zastrašeni nebo neochotní vyjádřit své obavy. Například se budou vyhýbat vyjasňování pochybností se svými manažery – což můžete být vy! To nepochybně vede k komunikačním mezerám a nedostatečné koordinaci na pracovišti.
Kromě toho se mohou zprávy předávané v rámci hierarchie zaměstnanců pracujících na projektu zkreslit. Příkladem je hra Telefon.
Závislost na technologii
Nedorozumění způsobená technologiemi jsou na moderních pracovištích stále častější, zejména s rozvojem práce na dálku. Nestačí mít k dispozici komunikační nástroje jako e-maily, instant messaging a videokonference; měli bychom je také umět efektivně používat.
Přílišné spoléhání se na konkrétní interní komunikační software a nejednotné používání různých platforem může bránit komunikaci na pracovišti. Technické potíže jsou další hrozbou, ale nedostatek osobních interakcí také způsobuje, že váš tým přichází o důležité verbální signály.
Různé kultury a generace
Generové a kulturní rozdíly ovlivňují to, jak váš tým interpretuje zprávy, vyjadřuje se a vnímá autoritu.
Například některé kultury mohou upřednostňovat nepřímou komunikaci zdvořilým tónem, zatímco jiné jsou více zvyklé na přímost a stručnost. Podívejte se také na to, jak mladší zaměstnanci preferují digitální komunikační metody, zatímco starší zaměstnanci se cítí pohodlněji při osobních rozhovorech.
Nedostatek pozornosti nebo soustředění
Mezi nejčastější příčiny nedorozumění na pracovišti patří nedostatek pozornosti. Mnoho zaměstnanců zvládá více úkolů najednou a čelí neustálým přerušením, což jim ztěžuje plně se soustředit na jeden úkol.
Když je vaše pozornost rozdělena, uniknou vám nebo špatně pochopíte důležité detaily. Můžete například zapomenout podívat se na část „reference“ v zadání projektu a váš projektový plán může vypadat úplně jinak, než se očekávalo.
Emocionální faktory
Ať už se jedná o stres, frustraci, smutek nebo mezilidské konflikty – všechny tyto faktory mohou narušit komunikaci na pracovišti. Když emoce vřou, mohou jednotlivci reagovat impulzivně nebo vyjádřit své myšlenky způsobem, který nezamýšleli.
Stresovaný zaměstnanec může neutrální e-mail vnímat jako kritický nebo nepřátelský. Přetížený manažer může zapomenout poskytnout klientovi správnou verzi finálních souborů. Úzkostlivý člen týmu může zmeškat důležitou schůzku, protože se snaží zvládnout několik kalendářů a povinností najednou.
Rozdíly ve stylech komunikace
Mírně odlišné komunikační styly také znesnadňují pochopení sdělení vaším týmem. Jedinci, kteří preferují podrobnou písemnou komunikaci, mohou mít potíže přizpůsobit se někomu, kdo dává přednost stručné verbální výměně.
Celá hra mezi asertivním a pasivním stylem komunikace může také zmást váš tým, pokud si jeho členové nejsou vědomi preferovaných komunikačních metod ostatních.
Vliv neverbálních signálů a tónu v komunikaci
Náročný pracovní rozvrh na pracovišti často vede k krátkým interakcím, které fungují na základě neverbálních signálů.
Řeč těla, mimika, pohyby rukou a oční kontakt jsou neverbální signály. Ovlivňují to, jak přijímáme nebo interpretujeme zprávy. Ve virtuálním prostředí můžeme tyto signály snadno přehlédnout a stát se obětí nedorozumění.
Podobně i váš tón hlasu hraje klíčovou roli při vyjadřování naléhavých záležitostí, úkolů s nižší prioritou, neformálních rozhovorů a dalších situací.
Dopad špatné komunikace na produktivitu a udržení zaměstnanců
Nedávná zpráva společnosti McKinsey zdůraznila, že zaměstnanci, kteří jsou více zapojeni do komplexní komunikace na pracovišti, mají pětkrát větší sklon k vyšší produktivitě.
Další zpráva společnosti McKinsey ukázala, že zlepšení komunikace a spolupráce mezi týmy pomocí technologických nástrojů může zvýšit celkovou produktivitu o 20 % až 25 %.
Je známým faktem, že pokud nejsou zprávy jasně sděleny nebo pochopeny, je pravděpodobné, že úkoly budou provedeny nesprávně. To vede k neefektivním fázím přepracování a zpožděním projektů.
Kromě toho tato neefektivita odvádí zdroje od nezbytných činností a snižuje celkový výkon vašeho týmu. Výsledkem je, že nejsou tak produktivní, jak by mohli být, a začínají zmeškávat termíny. To platí i pro ty, kteří se spoléhají na hybridní komunikační techniky na pracovišti.
Zde jsou další důsledky, na které je třeba dávat pozor:
- Zvýšená nespokojenost v práci: Opakovaná nedorozumění vytvářejí prostor pro nejistotu a frustraci. Nedorozumění ohledně úkolů může způsobit, že se zaměstnanci budou cítit nedocenění a nepodporovaní, což je přiměje hledat zaměstnání ve společnostech, které nabízejí lepší podmínky.
- Větší stres a vyhoření: Neustálá nedorozumění mohou způsobit, že se váš tým bude cítit přetížený a odcizený od práce. To vyvolává touhu hledat méně stresující pracoviště nebo se prostě od práce odpojit.
- Poškozená důvěra: Časté poruchy komunikace mohou narušit důvěru ve vedení a kolegy. Jak klesá morálka a roste toxická pracovní atmosféra, všimnete si nižší loajality a vyšší fluktuace zaměstnanců.
- Silnější vnímání neefektivnosti: Zaměstnanci mohou začít vnímat vaši organizaci jako špatně řízenou, což poškodí reputaci vaší společnosti uvnitř firmy. To nejen zvýší fluktuaci zaměstnanců, ale také odradí potenciální talentované pracovníky.
Příklady špatné komunikace na pracovišti
Zde je několik běžných příkladů nedorozumění na pracovišti:
- Nedodržení termínů: Členové týmu dostávají od různých manažerů protichůdné termíny a nedodržují termín projektu.
- Nejasné role: Zaměstnanci si nejsou jisti svými konkrétními povinnostmi kvůli vágním popisem práce a nejasnému přidělování úkolů.
- Nesprávná interpretace požadavků/úkolů: Člen týmu nesprávně splní úkol, protože zadání projektu není dostatečně podrobné. To vede ke ztrátě času a zdrojů.
- Informační silosy: Oddělení pracují izolovaně, aniž by sdílela důležité informace, což vede k duplicitě úsilí a nekonzistentním výsledkům.
- Nesprávné přidělování zdrojů: Zdroje jsou přidělovány neefektivně, protože projektový manažer a finanční tým mají odlišné chápání rozpočtových omezení.
- Nesprávné rozvrhy schůzek: Lidé v různých časových pásmech zmeškávají důležité schůzky, protože rozvrh je nejasný.
- Nejasná zpětná vazba: Zpětná vazba ohledně výkonu je vágní nebo roztříštěná a zaměstnanci jsou zmatení ohledně oblastí, ve kterých se mají zlepšit.
- Nesprávná interpretace neverbálních signálů: Při virtuální schůzce je vážný tón člena týmu mylně interpretován jako nesouhlas, což způsobuje zbytečné napětí mezi kolegy.
Jak se vyhnout nedorozuměním na pracovišti
Minimalizace nedorozumění může výrazně zvýšit produktivitu vašeho týmu.
Podělíme se o několik praktických triků a strategií pro stanovení jasných komunikačních cílů a budeme diskutovat o tom, jak se vyhnout nedorozuměním na pracovišti.
1. Stanovte jasné a stručné pokyny
Chcete stanovit jasné a stručné komunikační pokyny, aby všichni chápali zprávu stejným způsobem. Nechte svůj tým používat jednoduchý jazyk a vyhýbat se žargonu nebo příliš technickým termínům, které příjemce matou.
Strukturovejte své zprávy logicky, s jasným začátkem, prostředkem a koncem. Složité pokyny rozdělte na zvládnutelné kroky a poskytněte písemné shrnutí, které posílí verbální komunikaci.
Navíc stanovte jasná komunikační pravidla ve svém týmu, například specifikujte dobu odezvy na e-maily nebo preferované komunikační kanály pro různé typy zpráv.
2. Podporujte aktivní naslouchání
Nestačí jen poslouchat, co někdo říká. Musíte pochopit záměr sdělení.
Povzbuzujte svůj tým k aktivnímu naslouchání tím, že budete udržovat oční kontakt, přikyvovat na znamení porozumění a verbálně potvrzovat.
Techniky, jako je parafráze toho, co řečník řekl, a kladení doplňujících otázek, také zajistí, že si správně zapamatujete podrobnosti sdělení.
3. Poskytujte pravidelně zpětnou vazbu
Účinná zpětná vazba ohledně komunikace by měla být konkrétní a praktická. K strukturování zpětné vazby a jasnému popisu situace můžete použít model SBI (situace-chování-dopad).
Zaveďte nástroje, jako jsou systémy 360stupňové zpětné vazby, v nichž zaměstnanci dostávají zpětnou vazbu od kolegů, podřízených a nadřízených, aby získali komplexní pohled na komunikační překážky.
Zvažte pořádání pravidelných neformálních setkání, na kterých budete sbírat zpětnou vazbu, abyste udrželi otevřenou komunikaci.
4. Ptejte se a vyhýbejte se domněnkám
Seznamte svůj tým s kulturou dotazování. Naučte je klást otevřené otázky, které vyžadují více než jen odpověď ano nebo ne. Tento konstruktivní styl řešení dotazů nabízí hlubší vhled a zabraňuje nedorozuměním.
Místo otázky „Rozumíte úkolu?“ se můžete zeptat „Můžete vysvětlit, jak hodláte tento úkol řešit?“
Stejně tak je důležité vyvarovat se domněnek. Váš tým musí vyjasnit nejasnosti, místo aby předpokládal, že zná odpovědi. Využijte nástroje pro spolupráci k pořádání otázek a odpovědí v reálném čase, abyste mohli rychle vyřešit případné pochybnosti.
Předpoklady jsou matkou všech omylů.
Předpoklady jsou matkou všech omylů.
5. Diskutujte o očekáváních a používejte správné komunikační kanály
Při definování cílů, odpovědností a termínů buďte naprosto jasní. Cílem je stanovit jasná očekávání během zahájení projektu nebo plánovacích schůzek.
Nástroje pro mapování projektů, které spravují úkoly a časové plány, nabízejí předem otestované komunikační struktury, díky nimž jsou všichni informováni o průběhu projektu.
Dalším způsobem, jak řešit komunikační problémy na pracovišti, je dodržovat:
- E-maily pro podrobnou a formální komunikaci
- Instant messaging pro neformální aktualizace
- Osobní nebo videokonference pro delší diskuse nebo citlivá témata
6. Provádějte efektivní schůzky, abyste minimalizovali nedorozumění
Začněte své schůzky s jasným programem, který předem sdělíte účastníkům. Dbejte na to, abyste zdůraznili shrnutí klíčových bodů a rozhodnutí. Můžete určit zapisovatele nebo asistenta AI, který bude dokumentovat úkoly a rozesílat zápisy ze schůzek po diskusi.
Zvažte vyhrazení 5–10 minut na konci schůzky pro řešení dotazů týkajících se jejího obsahu. Aby byl váš tým sladěný, pokračujte pravidelnými stand-up schůzkami nebo krátkými denními kontrolami.
Nezapomeňte, že sledování je skvělou strategií pro řešení jakýchkoli nesrovnalostí, které může mít váš tým ohledně rozsahu nebo záměru úkolu.
7. Řešte komunikační styly jednotlivých generací
Rozluštění a respektování generační komunikační etiky může zlepšit komunikaci na vašem pracovišti. Uvědomte si preference mladších a starších zaměstnanců, abyste našli rovnováhu mezi různými komunikačními styly ve vašem týmu.
Ještě lepší je propagovat školicí programy zaměřené na digitální komunikační nástroje, které pomohou překlenout komunikační mezery a zajistí, že váš tým bude s bohatými funkcemi těchto nástrojů spokojený.
Neváhejte být mentorem, který uplatňuje principy spolupráce v mezigeneračním týmu. Vaším cílem je uznat rozdíly mezi členy týmu a vštípit jim smysl pro přizpůsobivost.
8. Vytvořte transparentní firemní kulturu
Transparentnost buduje důvěru. Zaručuje, že každý má snadný přístup k informacím, které potřebuje k dosažení cílů projektu. Staňte se zastáncem otevřené komunikace tím, že budete sdílet cíle vaší organizace, aktualizace projektů a stav aktualizací výkonu.
Zvykněte si organizovat otázkové a odpovědi, abyste zaměstnancům poskytli příležitost vyjádřit své obavy a klást otázky.
Respektování názorů zaměstnanců vytváří prostředí odpovědnosti a zapojení, které snižuje pravděpodobnost nedorozumění na pracovišti.
9. Rozumět a respektovat kulturní rozmanitost v komunikaci
Nabídka školení v oblasti kulturní citlivosti pomáhá vašim zaměstnancům lépe se vcítit do různých kulturních norem a praktik souvisejících s komunikací.
To zahrnuje také ohleduplnost k jazykovým bariérám a používání univerzálního jazyka při komunikaci s kolegy z odlišného kulturního prostředí.
10. Zaveďte nástroje pro řízení komunikace
Využijte nástroje pro správu komunikace, jako je ClickUp, k vyřešení jakýchkoli komunikačních mezer ve vašich projektech. Tato platforma usnadňuje centralizovanou komunikaci v malých i velkých projektech prostřednictvím chatů zaměřených na konkrétní úkoly, sdílení dokumentů, sledování času a řady funkcí pro spolupráci.
Chat View od ClickUp nabízí vyhrazený prostor pro komunikaci v reálném čase s jedním nebo více členy týmu. Na rozdíl od tradičních, nepřehledných e-mailových vláken jsou všechny diskuse snadno přístupné a organizované. Navíc můžete tento centralizovaný komunikační systém využít a zahájit konverzace v rámci konkrétních úkolů a projektů.
Taková kontextová komunikace eliminuje pravděpodobnost nedorozumění, protože váš tým může přímo v chatu odkazovat na související úkoly a aktualizace. Tato funkce vám také umožňuje:
- Použijte zmínky k upozornění konkrétních osob
- Označte důležité zprávy hvězdičkou, aby nedošlo k přehlédnutí důležité komunikace.
- Připněte důležité zprávy pro rychlou referenci
- Vytvořte vlákna pro různá témata, aby byla komunikace přehlednější.
S ClickUp Docs mohou vaše mezioborové týmy vytvářet, sdílet a spolupracovat na dokumentech v reálném čase. To usnadňuje sestavování a aktualizaci projektových briefů, zápisů z jednání a strategických dokumentů.
Do těchto dokumentů můžete vložit úkoly, odkazy a komentáře, abyste zajistili propojení všech potřebných informací.
ClickUp Whiteboards je snadno použitelný vizuální a interaktivní nástroj pro brainstorming a plánování. Umožňuje vám vytvářet myšlenkové mapy pro vizualizaci nápadů ve spolupráci s ostatními a mapovat pracovní postupy projektů.
Přidání barevně označených poznámek a komentářů pomáhá vašemu týmu sdílet společné porozumění směru projektu bez jakýchkoli nedorozumění.
Pokud stále řešíte, jak zabránit nedorozuměním na pracovišti, šablony komunikačních plánů ClickUp nabízejí předem připravené rámce přizpůsobené komunikační etiketě vašeho týmu.
Vyzkoušejte šablonu komunikačního plánu ClickUp a vytvořte pro své týmy spolehlivý plán obchodní komunikace. Můžete vytvořit interní a externí komunikační procesy podle jejich povinností a identifikovat nejvhodnější kanály pro efektivní komunikaci s vaší cílovou skupinou.
Šablona obsahuje měřitelné metriky pro testování účinnosti zvolených komunikačních strategií.
Využijte šablonu interní komunikace ClickUp k zefektivnění komunikace ve vaší organizaci. Šablona vám pomůže třídit konverzace a dokumenty pomocí filtrů, což umožní vyšší úroveň transparentnosti mezi vašimi týmy.
Tato šablona může revolučním způsobem změnit interní komunikaci vašeho týmu, od přípravy důležitých interních komunikačních dokumentů až po poskytnutí přístupu k nejnovějším a nejrelevantnějším údajům.
Přečtěte si také: Jak zlepšit skupinovou komunikaci v práci
Vylepšete komunikační kanály a techniky svého týmu pomocí ClickUp
Trendy v oblasti práce na dálku a hybridní práce a zavádění nových technologií změnily způsob, jakým komunikujeme a spolupracujeme na pracovišti. Znalost toho, jak se vyhnout nedorozuměním na pracovišti, je nezbytná pro udržení soudržnosti týmu.
Zvažte například přechod k asynchronní komunikaci, kdy týmy spolupracují napříč časovými pásmy, aniž by byly online současně. Flexibilní komunikační a projektové nástroje, jako je ClickUp, pomáhají týmům zůstat v těchto situacích v kontaktu a informovanými.
ClickUp vám pomáhá řešit základní příčiny nedorozumění pomocí praktických tipů, které minimalizují chyby. Od přizpůsobitelných šablon po funkce jako Docs, Chat View a Whiteboards – každá funkce je navržena tak, aby vaší komunikaci zaměřené na projekty a úkoly dodala pocit organizace.
Začněte s ClickUpem ještě dnes zdarma!