Uvědomujete si, že náklady na získání nového klienta jsou pětkrát až sedmkrát vyšší než náklady na udržení stávajícího klienta? Navíc, pokud zvýšíte míru retence zákazníků o 5 %, můžete za dané období zaznamenat 25–95% nárůst zisku.
Ačkoli jsou pro růst nezbytné účinné strategie získávání klientů, je důležité si uvědomit, že návratnost investic od stávajících klientů je často mnohem vyšší. Obnovení smluv přináší opakované příjmy a je důkazem kvality vaší práce. Výrazně přispívají k budování partnerství a pomáhají s doporučeními.
Zavedením nových obchodních strategií a technik můžete získat nové smlouvy a zajistit, aby vaši stávající klienti viděli hodnotu v pokračování spolupráce s vámi.
Co je to prodloužení smlouvy?
Obnovení smlouvy znamená aktualizaci stávající smlouvy mezi vámi a vaším klientem. K tomu obvykle dochází, když se blíží konec platnosti smlouvy a obě strany vidí smysl v pokračování spolupráce. Proces obnovení obvykle zahrnuje nové vyjednání podmínek, cen a dokonce i rozsahu projektu, aby lépe vyhovoval potřebám obou stran.
Obnovování smluv není pouhou formalitou – jejich zanedbání může ohrozit vaše podnikání.
Zde je pět klíčových taktik, které vám pomohou obnovit smlouvy za výhodných podmínek:
- Vyjednávání: Obnovení smlouvy je příležitostí k vyjednání nových podmínek. Můžete upravit ceny po konzultaci s finančním týmem a získání informací, nebo dokonce nabídnout slevy či balíček služeb, porozumět měnícím se potřebám klientů a upravit úroveň služeb, případně změnit délku smlouvy tak, aby odrážela aktuální hodnotu, kterou poskytujete.
- Řízení vztahů se zákazníky (CRM): Pravidelným pěstováním vztahů se zákazníky po celou dobu trvání smlouvy prostřednictvím otevřené a transparentní komunikace můžete zlepšit a efektivně řídit očekávání zákazníků. Díky tomu bude proces obnovy smluv plynulejší a zvýší se pravděpodobnost úspěšného výsledku.
- Marketing ve vyhledávačích (SEM): Silná online přítomnost může posílit vaši hodnotovou nabídku při obnově smlouvy. Klienti mohou před rozhodnutím vyhledávat vaše služby online, proto se ujistěte, že vaše webové stránky a online reputace prezentují vaši odbornost.
- Průzkumy spokojenosti klientů: Shromažďování zpětné vazby prostřednictvím průzkumů nebo diskusí demonstruje vaše odhodlání k neustálému zlepšování a umožňuje vám řešit případné problémy ještě před obnovením smlouvy. Otázky mohou být například ve formě výběru z více možností nebo dokonce ve formátu ano/ne.
Obnovení smlouvy vs. prodloužení smlouvy
Když se zabýváme tématem obnovy smluv, je důležité pochopit, jak se liší od neobnovení nebo prodloužení.
Obnovení smlouvy znamená kompletní aktualizaci dohody, případně s úpravami podmínek, cen nebo rozsahu na základě nových potřeb. Prodloužení smlouvy naopak pouze prodlužuje původní smlouvu beze změn.
Dalším příkladem, který je třeba zmínit, je ukončení smlouvy. To se liší od neobnovení smlouvy. Ukončení smlouvy ukončuje dohodu před plánovaným datem vypršení platnosti, často z důvodu porušení smlouvy, špatného plnění nebo nepředvídaných okolností. Neobnovení smlouvy nastává, když smlouva vyprší, aniž by byla prodloužena na další období.
Příklad obnovení smlouvy
Řekněme, že jste digitální marketingová agentura s roční smlouvou s místním butikem s oblečením. Během prvního roku smlouvy jste úspěšně realizovali kampaně na sociálních médiích, které zvýšily povědomí o značce a online prodeje. Zde je návod, jak v tomto scénáři přistupovat k obnovení smlouvy.
Před vypršením smlouvy aktivně kontaktujete klienta. Předložíte podrobnou zprávu s výsledky, včetně významného nárůstu počtu sledujících, zlepšení vnímání značky a měřitelného nárůstu návštěvnosti webových stránek z Instagramu.
Na základě vašeho úspěchu navrhujete obnovení smlouvy s mírným zvýšením měsíčních poplatků. Na oplátku nabízíte rozšíření služeb o správu jejich stránky na Facebooku a vývoj cílené reklamní kampaně na sociálních médiích.
Prokažte jasnou hodnotu a navrhněte vzájemně výhodné řešení, abyste byli na dobré cestě k zajištění úspěšného prodloužení smlouvy s butikem.
Osvědčené postupy pro úspěšné prodloužení smluv
Pro úspěšné prodlužování smluv jsou nezbytné strategie správy klientů, které upřednostňují spokojenost klientů a demonstrují vaši trvalou hodnotu pro společnost. Od pečlivě připraveného plánu po solidní správu vztahů – zde je několik klíčových osvědčených postupů, které vám zajistí úspěch.
Začněte s vyjednáváním včas
Jednání o prodloužení smlouvy by neměla začínat až několik týdnů před datem prodloužení smlouvy, ale ideálně několik měsíců předem. To vám dá dostatek času na jednání o prodloužení smlouvy, produktivní dialog a na to, abyste prokázali svůj závazek k partnerství.
Vraťme se k smlouvě s butikem s oblečením. Naplánujte si schůzku s majitelem butiku dlouho před datem obnovení smlouvy. Zaměřte se na zhodnocení úspěchů uplynulého roku, nárůst počtu sledujících na Instagramu a návštěvnosti webových stránek. Začněte mluvit o nových nápadech, strategiích a možná i ambicióznějších cílech.
Tím, že zahájíte rozhovor včas, dáte najevo, že máte vše pod kontrolou, a obnovení smlouvy se tak vyvine ve váš prospěch.
Zdůrazněte poskytovanou hodnotu
Nestačí jen prohlásit, že jste odvedli dobrou práci – podložte to daty!
Klienti ocení jasné pochopení návratnosti investic (ROI), kterou jste jim přinesli. Před zahájením jednání shromážděte data a reference. Zdůrazněte své úspěchy a pokud možno kvantifikujte své výsledky.
Například během schůzky s majitelem butiku ohledně obnovení smlouvy připravte komplexní zprávu o výkonu. Měla by podrobně popisovat nárůst počtu sledujících na Instagramu, řekněme o 10 %, pozitivní změnu vnímání značky s 5 % nárůstem pozitivních komentářů a měřitelný nárůst návštěvnosti webových stránek z Instagramu (15 %). Tyto kvantifikovatelné výsledky jasně ukážou hodnotu, kterou jste přinesli jejich podnikání.
Prezentací přesvědčivých údajů ukážete majiteli butiku hmatatelné výhody vašich služeb. To posílí vaši pozici při vyjednávání o obnovení smlouvy s vyššími poplatky.
Udržujte vynikající komunikaci s klienty
Neomezujte své interakce pouze na období obnovy. Pravidelné kontroly během celé doby trvání smlouvy vám umožní řešit problémy v reálném čase, shromažďovat zpětnou vazbu a zajistit, aby vaše služby odpovídaly měnícím se potřebám klientů. Úspěšný vztah s klientem je založen na otevřené a konzistentní komunikaci.
Zaměřme se na rok, kdy jsme spravovali sociální média módního butiku. Pravidelně informujte své klienty o novinkách a informujte je o změnách nebo zpožděních. Můžete také zdůraznit výjimečné výsledky. Dobrou praxí je poskytovat týdenní zprávy s přehledem klíčových metrik a údajů o zapojení.
Toto se nazývá marketing životního cyklu zákazníka a musí zahrnovat pravidelné měsíční schůzky, na kterých se diskutuje o strategii obsahu, řeší se otázky, upravuje přístup a brainstormují se nové nápady.
Díky upřednostnění komunikace si vybudujete silný vztah se svými klienty a stanete se cenným partnerem s vyšší pravděpodobností obnovení smluv.
Automatizujte svůj pracovní postup obnovy
Ruční procesy obnovy mohou být časově náročné a náchylné k chybám. Zvažte použití systému pro správu vztahů se zákazníky (CRM) nebo specializovaného softwaru pro správu smluv. Tyto nástroje vám pomohou zefektivnit proces správy životního cyklu smluv a automatizovat úkoly související s udržením klientů, jako je zasílání upomínek, generování zpráv a správa termínů smluv.
V našem příkladu, kde společnost spravující sociální média vašich klientů výrazně rostla, by ruční sledování dat obnovení smluv mohlo být numerickou noční můrou.
Implementací systému CRM můžete automatizovat upomínky na obnovení, nastavit upozornění na vypršení platnosti a ukládat všechna relevantní data o klientech na jednom místě, což zjednodušuje analýzu dat a reporting.
Odstraněním opakujících se úkolů ušetříte cenný čas a zdroje. Váš tým se nyní může soustředit na strategické iniciativy a zlepšování vztahů mezi společností a klienty, což v konečném důsledku povede k hladšímu a efektivnějšímu procesu obnovy smluv.
Věnujte pozornost potřebám a chování svých zákazníků.
Sledujte trendy v oboru a online přítomnost svých zákazníků a buďte připraveni přizpůsobit své služby podle toho.
Během jednání o prodloužení smlouvy s majitelem butiku zjistíte, že plánuje uvést na trh novou řadu oblečení zaměřenou na mladší věkovou skupinu. Vzhledem k této změně navrhujete rozšířit strategii pro sociální média o platformy jako TikTok a Snapchat, které jsou u mladšího publika oblíbené. Můžete také navrhnout marketingové kampaně s influencery, abyste oslovili širší publikum.
Vaše ochota přizpůsobit se a vyhovět jejich měnícím se potřebám ukazuje majiteli butiku, že vám skutečně záleží na jeho dlouhodobém úspěchu. Díky přístupu zaměřenému na klienta je větší pravděpodobnost, že smlouvu prodlouží a bude s vámi pokračovat ve spolupráci.
Vytvořte efektivní plán správy smluv
Zaveďte komplexní plán správy smluv, který sleduje všechny klientské smlouvy, včetně klíčových termínů, kontaktních informací a podmínek obnovení. Dobře definovaný plán vám pomůže udržet pořádek, zajistí, že nikdy nezmeškáte důležitý termín, a umožní vám strategicky přistupovat k obnovám.
Pomocí softwaru pro správu smluv, jako je ClickUp, vytvořte centralizovanou databázi smluv s klienty. Tento software také ukládá veškerou komunikaci a dokumenty související s každou smlouvou a může automaticky označit blížící se obnovení s dostatečným předstihem, čímž zajistí hladký a efektivní proces obnovení.
Používání nástrojů jako ClickUp ke správě obnovování smluv
Nyní, když jsme si ujasnili význam obnovy smluv a prozkoumali osvědčené postupy pro ustanovení o obnově, je dalším krokem zjednodušení tohoto procesu a zefektivnění komunikace s klienty ohledně obnovy.
Software pro správu projektů CRM od ClickUp vám pomáhá spravovat interakce s klienty z centrálního uzlu. Veškeré údaje o klientech a smlouvách, historie komunikace, podrobnosti o projektech a klíčové kontaktní informace jsou snadno dostupné ve více než 15 zobrazeních ClickUp, včetně seznamů, tabulek a Ganttových diagramů.
Ať už dáváte přednost Kanban tabuli pro přehledné řízení pipeline nebo zobrazení seznamu pro podrobné řízení nabídek, ClickUp CRM se přizpůsobí vašim preferencím.
Tip pro profesionály: Propojte svůj e-mail s ClickUp, abyste odstranili komunikační bariéry a zefektivnili komunikaci. Vytvářejte návrhy na prodloužení smluv, zasílejte aktualizace projektů a spolupracujte s kolegy z jedné platformy.
Dashboardy ClickUp vám pomohou analyzovat výkonnost smluv sledováním klíčových zákaznických metrik, jako je celková hodnota a průměrná velikost obchodu. Tyto informace vám poskytnou cenné argumenty při jednání o obnovení smluv a pomohou vám vylepšit vaše nabídky tak, abyste mohli demonstrovat konkrétní hodnotu, kterou jste přinesli podnikání každého klienta.
Pomocí vlastních polí můžete sledovat spokojenost klientů nebo milníky projektu a identifikovat potenciální problémové oblasti, než se z nich stanou překážky pro obnovení smlouvy. Komplexní proces kontroly dokumentace, který proaktivně řeší potřeby klientů, buduje důvěru a posiluje vaše obchodní vztahy, díky čemuž se obnovení smluv stává přirozeným pokračováním vzájemně výhodného partnerství.
Šablona pro správu smluv ClickUp vám pomůže ukládat informace o všech vašich smlouvách a dohodách na jednom místě. Tento přístup snižuje ztrátu času při hledání dokumentů a zajišťuje snadný přístup k důležitým informacím při zahájení jednání o obnovení smluv s klienty.
Díky integrovaným funkcím pro správu úkolů můžete přidělovat úkoly související s obnovou členům týmu a hladce spolupracovat. Můžete také vytvořit plynulý a organizovaný pracovní postup tím, že budete na stejné platformě připravovat návrhy na obnovení, plánovat schůzky a sledovat historii komunikace.
Šablona vám umožňuje vytvořit stavy jako „K prodloužení“ nebo „Jednání o prodloužení“, abyste mohli snadno sledovat data prodloužení a průběh každé smlouvy s klientem. Pomocí zobrazení „Ganttův diagram “ můžete vizualizovat blížící se termíny a zajistit včasná jednání o prodloužení.
Jak zajistit VÍCE obnovení smluv
Zajištění obnovení vyžaduje proaktivní přístup, který přesahuje pouhé zasílání upomínek. Zde je několik klíčových strategií, jak maximalizovat úspěšnost obnovení:
Budujte trvalé vztahy
Jednání o prodloužení smlouvy jsou přirozeným pokračováním pozitivního vztahu s klientem. Investujte čas do budování vztahů, oslavování úspěchů klientů a udržování otevřené komunikace po celou dobu trvání smlouvy, abyste si vybudovali důvěru a loajalitu, díky čemuž bude prodloužení smlouvy spíše formalitou než vyjednáváním.
Upřednostněte potřeby klientů
Staňte se nepostradatelným partnerem tím, že projevíte skutečný zájem o porozumění měnícím se potřebám a výzvám svých klientů. Pravidelně vyžadujte zpětnou vazbu, přizpůsobujte své služby podle ní a důsledně překračujte očekávání.
Prodávejte vztahy
Zaměřte se na širší souvislosti. Nezdůrazňujte pouze výsledky projektu, ale představte dlouhodobé výhody, které jste jejich podnikání přinesli. Kvantifikujte svůj vliv na jejich růst, efektivitu nebo pověst značky. Tím posílíte hodnotu pokračujícího partnerství.
Zvládněte vyjednávání
Jednání o prodloužení smlouvy vyžadují pečlivé plánování. Shromážděte údaje o svém výkonu, benchmarky v oboru pro vaše služby a aktuální postavení klienta na trhu. Buďte připraveni zdůvodnit navrhované úpravy poplatků nebo nabídky služeb.
Buďte připraveni a reagujte rychle
Zajistěte rychlou reakci na dotazy klientů během jednání. Rychlá komunikace prokazuje váš respekt k jejich podnikání a udržuje dynamiku jednání.
ClickUp vám pomůže tyto strategie zefektivnit a zajistit obnovení smluv díky celé řadě funkcí:
- Přizpůsobitelné pracovní prostory: Vytvořte pro každého klienta vyhrazené pracovní prostory, které budou obsahovat všechny podrobnosti o projektu, komunikaci a smluvní dokumenty, aby se zjednodušil přístup k informacím a příprava na obnovení.
- Automatické prodlužování smluv: Nastavte automatické připomenutí blížících se termínů prodloužení a vypršení platnosti úkolů. Vizuální nástroje ClickUp, jako jsou Ganttovy diagramy, nabízejí přehledný pohled na postup, takže můžete stanovit priority úkolů a zajistit včasnou komunikaci s klienty před vypršením platnosti smlouvy.
- Sledování výkonu a reporting: Sledujte klíčové ukazatele výkonu (KPI) po celou dobu trvání smlouvy, abyste mohli předvést hodnotu, kterou jste dodali, ať už se jedná o zvýšenou návštěvnost webových stránek, zlepšení povědomí o značce nebo snížení nákladů. Díky těmto údajům můžete během jednání o prodloužení smlouvy zdůraznit své úspěchy.
- Centralizované komunikační centrum: Eliminujte komunikační bariéry integrací e-mailu a nabídkou různých komunikačních kanálů v rámci úkolů. To zlepšuje interakci s klienty, umožňuje vám rychle reagovat na dotazy, efektivně spolupracovat a budovat vztahy.
- Správa vztahů se zákazníky (CRM): CRM ClickUp ukládá všechny kontaktní informace, historii komunikace a podrobnosti o projektech na jednom místě a poskytuje tak komplexní přehled o vztazích s každým zákazníkem. Stává se tak centralizovaným systémem, který vám pomáhá personalizovat interakce a projevovat upřímný zájem o potřeby vašich zákazníků.
Úloha posuzování rizik při obnovování smluv
Obnovení smluv je příležitostí k upevnění partnerství a zajištění trvalých příjmů. Sebeuspokojení však může být nákladné. Před kliknutím na tlačítko „obnovit“ je nutné provést důkladné posouzení rizik, aby bylo možné identifikovat potenciální úskalí a zajistit partnerství s jistotou do budoucna.
Obnovování smluv s sebou nese několik rizik, a to jak na úrovni jednotlivých klientů, tak pro vaši společnost.
Individuální riziko klienta
- Riziko spojené s platem a zaměstnáním: Analyzujte finanční stabilitu svého klienta. Hrozí v dohledné době propouštění nebo uzavření společnosti? Obnovení smlouvy s klientem, který čelí finančním potížím, může vést k prodlení s platbami nebo k neplnění platebních povinností.
- Změna potřeb klientů: Potřeby a priority klientů se mohou vyvíjet. Posuďte, zda vaše služby zůstávají relevantní pro jejich aktuální obchodní cíle. Obnovení smlouvy s klientem, jehož požadavky se výrazně změnily, může vést k nespokojenosti a potenciálnímu ukončení smlouvy v budoucnu.
Pokud například spravujete sociální média pro butik a ten se rozhodl změnit distribuci z místních klientů na mezinárodní trhy, budete muset upravit svou digitální marketingovou strategii a globalizovat ji, co se týče kanálů, obsahu a cílení!
Riziko v rámci celé společnosti
- Výkyvy v odvětví: Zvažte potenciální narušení odvětví, které by mohlo mít dopad na vaši klientskou základnu. Chystají se nějaké regulační změny nebo technologické pokroky, které by mohly ovlivnit činnost vašich klientů a v důsledku toho i jejich potřebu vašich služeb? Pokud tyto makroekonomické faktory nezohledníte, může to vést k vlně neobnovení smluv.
- Nasycení trhu: Stává se vaše odvětví stále více konkurenčním? Obnovování smluv s nasycenou klientskou základnou může omezit váš růstový potenciál. Prozkoumání nových trhů nebo nabídky služeb může pomoci toto riziko zmírnit.
Proaktivní přístup k hodnocení rizik může výrazně zlepšit úspěšnost obnovy smluv. Zde je několik klíčových strategií, které je třeba zvážit:
- Předvídejte chování spotřebitelů: Využijte průzkum trhu a trendy v oboru k pochopení měnících se potřeb a preferencí zákazníků. Funkce CRM ClickUp vám pomohou sledovat zpětnou vazbu od klientů a identifikovat potenciální problémy, než se vyhrotí.
- Sledujte změny v oboru: Buďte v obraze ohledně změn v předpisech, technologických pokroků a ekonomických výkyvů v oboru vašeho klienta. Předvídání těchto změn vám umožní přizpůsobit vaše služby a zmírnit rizika spojená s zastaralými řešeními.
- Provádějte průzkumy spokojenosti klientů: Získejte přímou zpětnou vazbu od svých klientů. Porozumění jejich zkušenostem a očekáváním vám umožní identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit, a řešit potenciální problémy s obnovením smlouvy ještě předtím, než nastanou.
- Plánování scénářů: Vypracujte nouzové plány pro různé rizikové scénáře. Například, pokud klíčový zaměstnanec opustí vaši společnost, máte záložní plán, který zajistí kontinuitu služeb pro klienta?
- Proveďte analýzu finančních rizik: Vyhodnoťte předpokládanou finanční životaschopnost obnovené smlouvy. To zahrnuje zohlednění potenciálního zvýšení platů, alokace zdrojů a výkyvů na trhu.
- Otevřená komunikace: Udržujte otevřenou a transparentní komunikaci se svými klienty po celou dobu trvání smlouvy. To vám umožní proaktivně identifikovat a řešit potenciální problémy, čímž se sníží riziko nespokojenosti během fáze obnovy.
Šablona pracovní smlouvy ClickUp vám umožní vytvořit jasně definovanou smlouvu s přesně stanoveným rozsahem prací. Tím se minimalizuje riziko vzniku neznámých očekávání během obnovování smluv. Obě strany mají zdokumentovaný referenční bod, což zabraňuje nedorozuměním ohledně výsledků a neočekávanému nárůstu pracovního zatížení.
Šablony pracovních smluv eliminují potřebu roztříštěných e-mailů a dokumentů. Veškeré informace související se smlouvami, včetně původní dohody, revizí a historie komunikace, jsou centrálně uloženy v ClickUp. Využijte tato historická data k zefektivnění jednání o obnovení smluv a snížení rizika přehlédnutí důležitých detailů.
Vytvořte si v šabloně vlastní pole, abyste mohli sledovat změny v rozsahu práce, platebních podmínkách nebo jiných klauzulích smlouvy během jednání o obnovení. Tato zdokumentovaná historie revizí poskytuje jasnou auditní stopu a minimalizuje riziko nejasností nebo budoucích sporů.
Vytvořte strategii a získejte obnovení smluv s ClickUp
Smlouvy nejsou formalitou, jsou to záchranná lana, která vás spojují s vašimi cennými klienty. Obnovování smluv udržuje tento vzájemně prospěšný vztah při životě. Vyžadují neustálou pozornost, jinak hrozí, že se v nejnevhodnější chvíli roztřepí a přetrhnou. Efektivní správa obnovování smluv zajišťuje, že tyto vazby zůstanou silné, a podporuje dlouhodobá partnerství, která pohánějí růst podnikání.
Pamatujte, že úspěšné prodloužení smlouvy není jen o získání podpisu, ale také o snížení rizika a budování důvěry. Použijte software pro udržení zákazníků, jako je ClickUp, k předvídání potenciálních překážek pomocí nástrojů pro hodnocení rizik, jako jsou dashboardy a šablony. Spolehněte se na kolaborativní prostředí ClickUp k podpoře otevřené komunikace, která je základním kamenem úspěšných jednání.
Nechte ClickUp proměnit vaši strategii obnovy smluv z nezbytné formalitě v odrazový můstek pro dlouhodobá partnerství s klienty a vzájemný růst.