Kdy jste naposledy vypnuli počítač v 18 hodin a ukončili svůj pracovní den? Většina profesionálů dnes vůbec nevypíná a pracuje v době, která jim nejlépe vyhovuje.
Zejména od začátku pandemie, kdy všichni pracují na dálku nebo v hybridním režimu, tradiční pracovní doba od 9 do 17 hodin ustoupila tomu, co se nazývá trojitý vrchol dne.
Co je den trojitého vrcholu?
Den s trojím vrcholem je den, kdy má profesionál během pracovního dne tři výrazné výkyvy produktivity – jeden ráno, druhý po obědě a třetí pozdě večer.
Ať už jde o zodpovězení e-mailů ještě jednou večer nebo sepsání zprávy po uložení dětí do postele, třetí špička se stává nedílnou součástí moderní práce.
Porozumění dni s trojím vrcholem
Během pandemie zaznamenali výzkumníci společnosti Microsoft nárůst používání aplikace Teams ve večerních hodinách. Tento trend pokračoval i dlouho poté, přičemž asi 30 % zaměstnanců společnosti Microsoft zaznamenalo večerní nárůst práce, a to nejen v oblasti interní komunikace, jak ukazuje níže uvedený graf událostí klávesnice.
Než se pustíme do toho, jak můžete dny s trojnásobným vrcholem využít ve svůj prospěch, podívejme se nejprve na to, proč se tento trend vůbec objevil.
Digitální nástroje: Nástroje pro spolupráci a komunikaci usnadňují odpovídání na zprávy kdykoli. Mobilní technologie to ještě více usnadňují. Když má někdo večer volnou chvilku, může pracovat.
Globální týmy: V dnešní době fungují mezifunkční týmy napříč časovými pásmy. Obchodní tým v USA pravidelně spolupracuje s technickými týmy v Indii. K překrývání časů dochází ve večerních hodinách, což vytváří nové vrcholy produktivity.
Rozmanité potřeby: Členové týmu dnes považují práci a život za stejně důležité. Oba rodiče se rozhodnou vyzvednout děti ze školy, sledovat fotbalový zápas nebo jen sledovat film jako pár. Třetí produktivní vrchol jim umožňuje udělat si přestávku během produktivních propadů, aniž by ztráceli čas.
Vzhledem k tomu, že se svět vyvíjí směrem k novému modelu práce, podívejme se, jaké jsou tři vrcholy produktivity.
Rozluštění dnů s trojím vrcholem
Tradiční pracovní den od 9 do 17 hodin měl obvykle dva vrcholy produktivity: jeden ráno a druhý odpoledne. V závislosti na potřebách firmy a preferencích zaměstnanců si plánovali svůj den tak, aby stihli vykonat svou práci.
Nyní, když máme třetí vrchol, podívejme se, jak se tyto tři vrcholy často kombinují a tvoří pracovní den.
Špička soustředění
Jedná se o první produktivní vrchol, který nastává brzy ráno, kdy se věnujete hluboké, soustředěné práci a využíváte vysoké úrovně energie a méně faktorů, které snižují produktivitu. Zejména pokud jste ranní ptáče, možná oceníte ticho a klid, které jsou k dispozici brzy ráno.
Spisovatelé ráno píší nebo upravují texty. Umělci tvoří umění. Vývojáři řeší problémy nebo programují. Projektoví manažeři využívají tento čas ke shromažďování dat a identifikaci příležitostí ke zlepšení.
Špička spolupráce
Jedná se o druhý vrchol produktivity, který se obvykle vyskytuje v poledne. Hned po obědě možná ztratíte soustředění, které jste měli ráno, ale máte energii na dokončení práce. Budete tedy vykonávat úkoly, které vyžadují spolupráci.
Mezi úkoly, které se skvěle hodí pro váš produktivní vrchol, patří:
- Odpovídání na e-maily
- Interní hovory a hovory s klienty
- Reagování na komentáře členů týmu k úkolům
- Recenze a hodnocení
Vrchol zotavení
Poslední vrchol nastává pozdě večer. Během tohoto období můžete dokončit svou práci, naplánovat si následující den nebo se věnovat kreativním úkolům, které vyžadují klidné zamyšlení.
Projektový manažer může například zkontrolovat denní pokrok a stanovit priority pro následující den. Vedoucí týmu může vyřídit e-maily a zprávy, které přišly během odpoledne.
Tento vrchol slouží k uzavření dne a přípravě na úspěch v následujícím dni.
Jak dny s trojím vrcholem ovlivňují rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem
Koncept trojitého vrcholu v zásadě mění způsob, jakým se práce vykonává již desítky let. Zpochybňuje model 9-5, který přirozeně vyvolává obavy z přepracování. Zejména po pandemii měli lidé z různých důvodů tendenci se přepracovávat. To má zásadní vliv na rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem.
Time management: Osmihodinový pracovní den má nyní tři špičky, což vyžaduje, aby jednotlivci přizpůsobili své rozvrhy. Pro rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem je důležité, aby třetí špička nepřidávala ke dni další dvě pracovní hodiny. To také znamená, že projektoví manažeři se při plánování práce musí přizpůsobit preferencím každého člena týmu.
Dostupnost: Třetí vrchol naznačuje, že znalostní pracovníci jsou na konci dne k dispozici ještě několik hodin. Někdy se však rychlé zkontrolování e-mailů nebo krátký hovor přes Microsoft Teams může protáhnout na dlouhé hodiny. To může zasahovat do osobního času někoho z vás, nebo ještě hůře, do spánku.
Duševní prostor: Když se den protáhne do noci, hrozí riziko, že práce bude zaměstnance neustále zaměstnávat. To může nadměrně zabírat jejich duševní prostor a bránit jim v tom, aby se plně soustředili na svou rodinu, přátele a osobní život. To může mít negativní vliv na rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem.
Prokrastinace: Je vysoká pravděpodobnost, že zaměstnanci odloží náročnější úkoly na poslední špičku dne. To platí zejména v případě, že jsou dny plné schůzek, které nutí členy týmu pracovat na důležitých úkolech dlouho do noci.
Vyhoření: Ti, kteří mají pravidelné dny s trojnásobným vrcholem, se možná přepracovávají. To může vést ke stresu a vyhoření, což je z dlouhodobého hlediska činí neproduktivními. Udržet maximální produktivitu třikrát denně může být stresující a téměř nemožné.
Navzdory potenciálním úskalím je den s trojnásobným vrcholem velmi častý a je třeba se s ním vypořádat. Manažeři by se měli přizpůsobit novému modelu a vést své podřízené odpovídajícím způsobem.
Role manažerů při přijímání dnů s trojnásobným vrcholem
Manažeři hrají zásadní roli v zajišťování produktivity týmů a jejich rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem. Ačkoli nový trend dnů s trojím vrcholem může být produktivní, může mít i nepříznivé účinky, pokud není správně řízen.
Aby mohli manažeři správně řídit týmy, které mají dny s trojnásobným vrcholem, potřebují následující.
Empatie: Pamatujte, že ne každý má dny s trojím vrcholem. Někteří stále pracují od 9 do 5 a plánují svůj život podle toho, i když mají flexibilní pracovní dobu. Neočekávejte tedy, že všichni budou k dispozici v noci. Vyzkoušejte techniky, jako jsou hry na time management, abyste pochopili strukturu pracovního dne svého týmu a respektovali jejich preference.
Plánování: Třetí špička nemusí být další zátěží pro členy týmu, kteří již mají produktivní osmihodinové pracovní dny.
Povzbuzujte zaměstnance, aby si pravidelně dělali přestávky a dobíjeli baterky. Dejte jim vědět, že je v pořádku začít později nebo si odpoledne udělat přestávku a vrátit se do práce později. Podporujte iniciativy, které propagují fyzické a duševní zdraví, jako jsou cvičební programy, sezení mindfulness nebo přístup k zdrojům duševního zdraví.
Návrh prostředí: Vytvořte pracovní prostředí, které minimalizuje očekávání od třetího vrcholu.
- Odstraňte rozptýlení a přerušení v první špičce nebo hodině soustředění.
- Zaveďte tiché hodiny nebo zřídit vyhrazené tiché prostory v kanceláři, aby se členové týmu nemuseli soustředit v noci.
- Omezte délku schůzek a soustřeďte se na program jednání.
- Využijte dokumentaci a asynchronní pracovní modely, abyste předešli zbytečným schůzkám.
Pro ty, kteří pracují na dálku, využijte některé z nejlepších tipů pro domácí kancelář.
Přidělování zdrojů: Zajistěte, aby všichni členové týmu měli přístup k nástrojům, informacím a zdrojům, které potřebují k produktivní práci. To může zahrnovat poskytnutí přístupu ke konkrétnímu softwaru nebo přerozdělení úkolů za účelem vyvážení pracovní zátěže.
Přizpůsobivost: Sledujte pokrok během dnů s trojnásobným vrcholem a buďte otevření zpětné vazbě od členů týmu. Poslouchejte, co funguje a co ne, a podle toho se přizpůsobujte.
Bez ohledu na přípravu vašeho manažera můžete sledovat trendy své produktivity a využít dny s trojnásobným vrcholem ve svůj prospěch. Podívejme se, jak na to.
Jak zvládat dny s trojitou špičkou
Nejprve se ujistěte, že skutečně máte dny s trojnásobným vrcholem. Pouhé trávení času navíc v noci, abyste dohnali ztracený čas, není trojnásobný vrchol. Abyste dosáhli trojnásobného vrcholu produktivity, musíte mít tři odlišné časové úseky, ve kterých odvádíte dobrou práci.
Zde je několik tipů, jak toho dosáhnout pomocí nástroje pro správu projektů, jako je ClickUp.
Plánujte dopředu
Pokud jsou vaše dny trojnásobně špičkové, naplánujte si je odpovídajícím způsobem. Rozdělte si dny na tři produktivní úseky, jeden pro soustředěnou práci, jeden pro spolupráci a jeden pro regeneraci.
Kalendář ClickUp vám pomůže zorganizovat si rozvrh, což usnadní zvládání trojitého vrcholu. Můžete také blokovat určité časové úseky pro konkrétní úkoly. Šablona ClickUp pro denní blokování času slouží k tomuto účelu tím, že vizualizuje důležité úkoly během hodin s nejvyšší produktivitou.
Díky pěti různým zobrazením a třem různým stavům je tato šablona pro začátečníky skvělým způsobem, jak maximalizovat svůj denní časový blok, což nakonec povede k vyšší produktivitě.
Stanovte priority
Upřednostňujte úkoly podle naléhavosti a důležitosti. To vám pomůže rozhodnout, co dělat v době nejvyšší produktivity a co můžete delegovat nebo naplánovat na později.
Nastavte úroveň priority pro každý úkol pomocí zobrazení priorit úkolů v ClickUp. To vám a vašemu týmu pomůže vědět, co dělat a v jakém pořadí, a zabrání zpožděním při plnění urgentních úkolů.
Dělejte si pravidelné přestávky
Naplánujte si mezi špičkami krátké přestávky, abyste předešli vyhoření a udrželi si vysokou energii, abyste se mohli soustředit po celý den. Přestávkou může být návštěva posilovny, procházka, koníček nebo krátký spánek. Dělejte to, co je pro vás správné.
A ujistěte se, že vaše přestávky jsou skutečně přestávkami. Nedovolte nikomu, aby vám na ně naplánoval schůzky, které by mohly zcela narušit vaši produktivitu. Využijte některou z šablon pro správu času ClickUp, abyste svým dnům dodali strukturu.
Využijte zobrazení pracovní zátěže a aktivit v ClickUp, abyste pochopili, kolik práce máte. Naplánujte si podle toho přestávky. Použijte jej k tomu, abyste zjistili, jak jsou ostatní členové vašeho týmu zaneprázdněni, pro případ, že budete potřebovat naplánovat schůzky nebo společnou práci.
Komunikujte jasně
Udržujte otevřenou komunikaci se svým týmem o tom, jak si strukturovat flexibilní pracovní dobu. Pokud jste například nejkreativnější pozdě večer, dejte svým kolegům vědět, že v tuto dobu nemůžete účastnit schůzek.
Pokud odpoledne věnujete komentářům a e-mailům, použijte chatovací okno ClickUp k seskupení všech zpráv na jednom místě, abyste mohli odpovídat podle potřeby. Označte členy svého týmu a přidejte své komentáře pod konkrétní úkol, abyste je informovali. Pokud jsou online, vyřešte překážky pomocí rychlých chatových konverzací.
Přizpůsobte se
Pravidelně kontrolujte efektivitu svých dnů s trojnásobným vrcholem pomocí aplikací pro plánování práce. Změřte si úroveň své energie. Buďte otevření zpětné vazbě od kolegů ohledně toho, jak to ovlivňuje spolupráci. Přizpůsobte své produktivní časy podle svých měnících se potřeb a potřeb svého týmu.
Dashboardy ClickUp vám pomohou zobrazit vaše osobní aktivity napříč úkoly a projekty, abyste mohli zvýšit svou produktivitu.
Trojitý vrcholový den představuje významnou změnu v našem způsobu práce. Jako každá novinka přináší jak příležitosti, tak výzvy. Zde je návod, jak využít první z nich a překonat druhé.
Příležitosti a výzvy dne s trojím vrcholem
Každá věc má dvě strany, stejně jako den trojitého vrcholu. Mezi největší příležitosti a související výzvy patří:
- Vytváří nové možnosti pro produktivitu. Pokud však není dobře řízen, může vést k vyhoření.
- Někteří členové týmu mohou být nuceni využít třetí špičku k vyrovnání nerovnoměrného rozložení práce.
- Čas navíc, který vám trojnásobný vrchol poskytuje, může vést k paralýze pracovní zátěže.
- Nejhorší ze všeho je, že trojitý vrchol může zabírat více osobního času zaměstnanců, což je v rozporu s původním záměrem.
Maximalizujte svou produktivitu s ClickUp
Ačkoli den s trojnásobným vrcholem může znít produktivně, má i své náklady. Pokud ho budete vnímat pouze jako dodatečnou produktivitu, můžete skončit s přepracováním a vyhořením.
Zejména pro zaměstnance pracující na dálku se pracovní dny mohou slévat s nocemi a stát se nekonečným cyklem činností. Abyste tomu zabránili, potřebujete správné nástroje a postupy.
Software pro správu projektů ClickUp, přehled o pracovním vytížení a flexibilní šablony vám nabízejí vše, co potřebujete k využití dnů s trojnásobným vrcholem.
Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma!
Časté dotazy
1. Co je to den s trojím vrcholem?
Den s trojím vrcholem je trend v produktivitě, který strukturová pracovní den kolem tří odlišných období vysoké energie nebo vrcholné produktivity. Jsou to:
- Špička soustředění nebo ranní špička
- Špička spolupráce nebo odpolední špička
- Vrchol zotavení nebo vrchol pozdního večera
2. Co je třetí špička v trojité špičce?
Třetí vrchol trojitého vrcholu se nazývá vrchol zotavení nebo pozdní večerní vrchol.
Je charakterizován obnovením energie a soustředění, což z něj činí vhodný čas na dokončení úkolů daného dne, soustředění se na lehčí administrativní práci, plánování následujícího dne nebo zapojení se do kreativních úkolů, které těží z uvolněnějšího stavu mysli.
3. Co jsou špičkové produktivní hodiny?
Špičkové produktivní hodiny se vztahují ke konkrétním časům během dne, kdy je energie, koncentrace a celková produktivita nejvyšší. Tyto období se mohou u jednotlivých lidí výrazně lišit. Nejběžnější špičkové produktivní časy jsou:
- Ranní špička
- Odpolední špička
- Pozdní večerní špička