Naše pracoviště a pracovní metody se v posledních několika letech drasticky změnily. Některé věci však zůstávají nezměněny, například proces hodnocení výkonu zaměstnanců.
Hodnocení výkonu má na většině pracovišť obvykle špatnou pověst. Studie společnosti Gallup odhalila, že pouze jeden z pěti zaměstnanců věří, že postupy jejich manažera při hodnocení výkonu je motivují.
Jak tedy jako manažer překlenete tuto propast a zajistíte, aby byl proces výročního hodnocení pro váš tým a organizaci smysluplnější a produktivnější?
Opusťte rigidní postupy minulosti a přijměte technologické inovace. 🧑💻
Pokud jsou prováděny správně, mohou hodnocení výkonu pomoci posoudit pokrok zaměstnanců a strategicky plánovat jejich růst.
Zde je několik tipů pro hodnocení výkonu pro manažery, jako jste vy. 💪
Co je hodnocení výkonu?
Manažer provádí hodnocení výkonu, aby posoudil pokrok a úspěchy zaměstnance v jeho současné pozici. Hodnocení zahrnuje mimo jiné jeho nedávný výkon, chování na pracovišti a mezilidské dovednosti a měří jeho produktivitu.
Při rozhovoru o výkonu je nezbytné hovořit o kariérních cílech a potenciálu zaměstnance. Je to také vynikající příležitost k projednání oblastí, ve kterých je třeba se zlepšit.
Hodnocení výkonu může být roční, čtvrtletní nebo dokonce měsíční, v závislosti na organizaci. Hodnocení může zahrnovat písemné hodnocení, individuální rozhovory nebo obojí. Organizace zaměřené na zaměstnance školí své týmy pro úspěšné hodnocení výkonu, včetně poskytování tipů pro hodnocení výkonu pro manažery, kteří jsou ve své funkci noví.
Porozumění významu hodnocení výkonu
Studie společnosti Deloitte zjistila, že společnosti, které provádějí efektivní hodnocení výkonu, mají o 30 % vyšší pravděpodobnost, že splní své finanční cíle.
Pro organizace jsou hodnocení výkonu klíčovým podkladem pro povýšení a zvýšení platu. Kromě toho pomáhají společnostem stanovit cíle a měřítka výkonu, řešit problémy s výkonem a podporovat odpovědnost, což v konečném důsledku zlepšuje morálku a angažovanost zaměstnanců.
Cíle a účel hodnocení výkonu
Bez ohledu na formát nebo četnost hodnocení výkonu mají ve všech organizacích společný účel:
- Zpětná vazba od manažera: Pro zaměstnance jsou hodnocení výkonu příležitostí získat konstruktivní zpětnou vazbu na svou práci od svého manažera a někdy i od nadřízeného manažera. Pochopení očekávání manažera jim pomáhá sladit jejich úsilí s cíli společnosti, aby zvýšili své šance na povýšení nebo zvýšení platu.
- Příležitost k sebereflexi: Hodnocení výkonu umožňuje jednotlivcům zamyslet se nad svým výkonem, mezilidskými dovednostmi a chováním. Pomáhá jim to podle potřeby korigovat směr a lépe porozumět vlastním oblastem rozvoje a silným stránkám.
- Identifikace potřeb v oblasti školení: Pomáhají identifikovat školení a iniciativy pro zvyšování kvalifikace, které jsou potřebné pro jednotlivé zaměstnance. To má v konečném důsledku pozitivní dopad na výkonnost a tržby a přispívá k úspěchu společnosti.
- Plánování kariéry: Hodnocení výkonu pomáhá zaměstnancům ujasnit si své kariérní cíle a způsoby, jak jich dosáhnout.
- Kalibrace týmu: Z pohledu manažera usnadňuje diskuse o výkonu hodnocení práce členů týmu, protože kvantifikuje jejich úspěchy a nedostatky. Pomáhá manažerovi identifikovat nejlepší zaměstnance a vytvořit plány rozvoje pro každého člena týmu.
Role manažera při hodnocení výkonu
Manažeři hrají v tomto procesu klíčovou roli. Nejsložitějším a nejdůležitějším úkolem manažera je vytvořit prostředí, ve kterém se zaměstnanci mohou rozvíjet. To znamená budovat pozitivní atmosféru, kde je vítána konstruktivní kritika a zpětná vazba, kde lze svobodně sdílet obavy a kde se zaměstnanci cítí podporováni.
Kromě toho musíte pamatovat na to, abyste se vyvarovali zaujatosti a poskytli svému týmu nástroje, které mu pomohou pracovat s obdrženou zpětnou vazbou.
Vzhledem k tomu, co je v sázce, je jasné, že provádění efektivního a praktického hodnocení výkonu je jednou z nejdůležitějších součástí vaší práce manažera. Zde je několik tipů pro manažery, které vám pomohou začít. ➡️
10 tipů pro manažery k hodnocení výkonu
1. Používejte standardizovaný systém hodnocení výkonu
Standardizovaný proces hodnocení pomáhá zaměstnancům pochopit jejich role a způsob, jakým budou hodnoceni.
Aby bylo zajištěno spravedlivé hodnocení vašich zaměstnanců, nastavte zdokumentovaný proces hodnocení a sdílejte jej v celé organizaci. Ujasněte si zdroj hodnotících údajů a kdy a jak často budou shromažďovány.
Například data pro hodnocení mohou zahrnovat klíčové ukazatele výkonnosti, zpětnou vazbu od zákazníků, interní hodnocení, kvalitativní faktory atd. Tato data lze poté před hodnocením shromáždit, aby přesně odrážela výkonnost zaměstnanců.
Účinný software pro hodnocení výkonu zajistí, že tento první krok bude proveden úspěšně. Platformu můžete využít k:
- Zaznamenávejte a sdílejte procesy a časové harmonogramy hodnocení.
- Zveřejňujte týmové a individuální cíle a KPI
- Zaznamenávejte individuální zpětnou vazbu
- Standardizujte proces hodnocení napříč týmy a odděleními.
- Zabraňte zaujatosti
- Zajistěte transparentní záznamy o výkonu každého člena týmu.
Manažeři mohou využít funkce pro spolupráci v ClickUp Docs k dokumentaci a sdílení procesu a kritérií hodnocení.
Dalším způsobem, jak zajistit standardizaci, je použití šablon.
S šablonou zprávy o výkonu od ClickUp můžete rychle a s minimálním úsilím shromažďovat data pro hodnocení výkonu. Tato šablona vám poskytne vše, co potřebujete – od shromažďování dat po jejich analýzu, stanovení cílů a použití vizuálních nástrojů k vytvoření zpráv/dashboardů pro vaše obchodní hodnotící schůzky.
Vytvářejte úkoly, přiřazujte je příslušným členům týmu a pozvěte kolegy, aby zprávu upravovali a přispívali do ní.
Šablona pomáhá extrahovat data a zdůraznit body, které je třeba projednat během každoročního hodnocení výkonu, čímž zajišťuje transparentnost pro manažery i zaměstnance.
🎯Přečtěte si také: 10 příkladů plánů zlepšení výkonu pro dosažení lepších výsledků
2. Dobře se připravte a naplánujte
Jako manažer můžete efektivní hodnocení výkonu zajistit tím, že si před ním vyhradíte několik minut na rozhodnutí o přístupu a tónu. Ideální je najít rovnováhu mezi přístupností a rozhodností.
Lze předpokládat, že zaměstnanec může před hodnocením pociťovat nervozitu nebo úzkost. V takovém případě může několik jednoduchých povzbuzujících slov před schůzkou prostřednictvím ClickUp Chat výrazně posílit jeho sebevědomí.
Pomocí kalendáře ClickUp můžete naplánovat hodnocení a současně odeslat pozvánky všem zúčastněným.
Bude užitečné, pokud si před schůzkou uděláte hrubé poznámky o bodech, které chcete projednat, včetně zpětné vazby a oblastí, které je třeba zlepšit. Použijte ClickUp Notepad k hladké integraci poznámek do vaší zprávy o výkonu.
K efektivnímu provádění hodnocení svého týmu můžete také použít šablonu pro hodnocení výkonu od ClickUp.
Pokud jste v provádění hodnocení výkonu nováčkem, tato šablona vám může pomoci. Použijte ji k plánování a provádění hodnocení výkonu vašeho týmu strukturovaným způsobem.
3. Využijte ukazatele a metriky výkonu
Ukazatele a metriky výkonu pomáhají kvantifikovat práci zaměstnance v konkrétním hodnotícím období.
Mezi příklady ukazatelů výkonu patří počet podepsaných smluv, fakturované hodiny, počet generovaných potenciálních zákazníků a náklady na zdroje použité pro následné kroky. Shromažďování a porovnávání těchto údajů pro každého zaměstnance však může být velmi zdlouhavé a časově náročné.
Nástroje AI od ClickUp jsou tu, aby vám ušetřily práci a automatizovaly tuto monotónní činnost. S ClickUp Brain můžete samostatně generovat zprávy založené na datech a výzkumu a ušetřit tak spoustu času.
Dále můžete použít ClickUp Goals ke sledování pokroku zaměstnanců a porovnání s jejich dosavadními výsledky. Pomocí této funkce můžete vylepšovat a vytvářet kontrolní seznamy pro vaše cíle a přidávat jim peněžní hodnotu.
4. Procvičujte konstruktivní zpětnou vazbu a aktivní naslouchání
Nahrazení negativní kritiky konstruktivními, praktickými podněty a konkrétními příklady může mít pozitivní vliv na to, jak vaši zaměstnanci zpětnou vazbu uplatní ve své práci.
Například místo toho, abyste řekli: „Vaše zpráva byla špatně napsaná“, můžete říci: „Zpráva by mohla být lepší, pokud by byla založena na datech a výzkumu.“
Kromě toho musíte zaměstnanci poskytnout čas a prostor, aby mohl mluvit za sebe a případně vysvětlit důvody svého dobrého nebo špatného výkonu. Když tak učiní, nezapomeňte naslouchat, abyste porozuměli, a neodpovídat.
Diskuse o výkonu musí být obousměrným rozhovorem.
Považujte tato hodnocení výkonu za příležitost, jak se seznámit se svým týmem, vyslechnout si jejich ambice a plány a případně jim pomoci nasměrovat se správným směrem.
5. Začleňte sebehodnocení zaměstnanců
Začlenění formulářů pro sebehodnocení do procesu hodnocení výkonu dává zaměstnancům pocit, že jsou vyslyšeni. Sebehodnocení může zdůraznit aspekty jejich práce, které ostatním unikají. Umožňuje jim sdílet, jak přišli s kreativními řešeními konkrétních problémů.
Jednostranná diskuse o hodnocení výkonu je v rozporu se základními principy komunikace a je neúčinná.
A konečně, sebehodnocení zapojuje zaměstnance, pomáhá budovat jejich sebevědomí a motivuje je.
6. Pravidelně kontrolujte a sledujte výkonnost
Abyste z hodnocení výkonu vytěžili maximum, sledujte pokrok zaměstnanců i po skončení hodnocení. Kontrolujte jejich výkon a to, jak využívají nástroje a rady, které jste jim poskytli. Nejúčinnější vedoucí pracovníci si zvykli pravidelně kontrolovat své týmy a poskytovat jim zpětnou vazbu po celý rok.
Skvělým způsobem, jak zavést pravidelné kontroly, je vytvoření specifické složky ClickUp pro každého zaměstnance, kde bude moci aktualizovat a sledovat svůj pokrok, stanovovat si nové cíle a pravidelně komunikovat s vámi.
Můžete také vytvořit systematický způsob pravidelných kontrol prostřednictvím čtvrtletních hodnocení. To vám pomůže sledovat pokrok a identifikovat oblasti, kde může být nutná změna přístupu.
K efektivnímu nastavení použijte šablonu čtvrtletního hodnocení ClickUp. Tato šablona vám pomůže zobrazit metriky výkonu a poskytnout konstruktivní zpětnou vazbu vašim týmům pro neustálé zlepšování.
7. Stanovte jasná očekávání a standardy výkonu
Kromě zajištění transparentnosti procesu hodnocení byste se také měli snažit stanovit a zdokumentovat jasné standardy a očekávání týkající se výkonu. To začíná stanovením dohodnutých cílů a výstupů.
Pomocí ClickUp Goals můžete nastavit a schválit roční a čtvrtletní cíle. Zahrňte časové osy, KPI a další metriky, kterým chcete, aby se váš tým věnoval. Sdílejte cíle s týmy, přiřaďte odpovědnost a sledujte pokrok pomocí týdenních scorecardů, aby všichni věděli, na čem pracují.
Sledujte a vizualizujte pokrok týmů i jednotlivců a vytvářejte automatizované zprávy, aby při hodnocení výkonu nedocházelo k žádným překvapením.
Hodnocení výkonu zakončete stanovením realistických cílů, kterých má zaměstnanec dosáhnout. Nejlepší způsob, jak zajistit, aby vaše cíle byly rozumné, je postupovat podle metody SMART (konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově ohraničené).
Získáte větší podporu pro stanovené cíle, pokud aktivně zapojíte tým do procesu stanovování cílů.
Úkol nebo cíl, který svému zaměstnanci zadáte, by měl splňovat všechny tyto požadavky. Pomocí dashboardů KPI v ClickUp můžete nastavit cíle SMART, shromažďovat údaje o výkonu a stanovit realizovatelné cíle.
8. Ocenit silné stránky a zaměřit se na oblasti, které je třeba zlepšit
Pozitivní posilování a ocenění hrají významnou roli v udržení motivace zaměstnanců. Uznání jejich silných stránek jim může dát pocit, že jsou ceněni, a výrazně zlepšit jejich sebevědomí a výkonnost.
Ocenit výkon zaměstnance však není ta nejtěžší část. Skutečnou výzvou je konstruktivně zdůraznit oblasti, ve kterých se mohou zlepšit. Kromě toho, že jim ukážete, co je třeba zlepšit, musíte jim také pomoci najít způsoby, jak se zlepšit.
V tomto případě se obvykle používá plán zlepšení výkonu (PIP) . PIP je formální dokument, který uvádí oblasti, ve kterých se má zaměstnanec zlepšit, a stanoví kroky ke zlepšení výkonu.
PIP vyžaduje určité sledování ze strany manažera, aby bylo možné sledovat, jak zaměstnanec pracuje na zpětné vazbě.
V případě pracovních pozic s přímým kontaktem se zákazníky může PIP zahrnovat také zpětnou vazbu od klientů přidělených danému zaměstnanci. Tento dokument může obsahovat návrhy, jak může zaměstnanec zlepšit své komunikační dovednosti nebo chování v kanceláři, což může vyžadovat zásah ze strany personálního oddělení.
9. Vyžádejte si zpětnou vazbu od dalších zainteresovaných stran
Na dnešním pracovišti většina lidí nepracuje sama nebo pouze s jedním manažerem. Dnešní propojená, maticová organizace často zahrnuje spolupráci s více týmy a zainteresovanými stranami.
To znamená, že i ostatní členové organizace mohou poskytovat zpětnou vazbu o výkonu jednotlivce, čímž se vyhnete efektu halo nebo horn.
V takovém případě zkuste tyto zainteresované strany zapojit do hodnocení výkonu, protože jejich zkušenosti se mohou lišit od vašich.
Spolupracovní složky a šablony pro hodnocení výkonu v ClickUp vám pomohou provést tento proces hladce a bez potíží.
S šablonou pro hodnocení výkonu od ClickUp můžete organizovat 360° hodnocení členů týmu v krátkém a přehledném formátu.
10. Stanovte akční plány a vyžádejte si zpětnou vazbu
Hodnocení výkonu je považováno za úspěšné, pokud manažer a členové týmu odcházejí s jasným a realizovatelným plánem do budoucna.
Šablona akčního plánu ClickUp pomáhá manažerům:
- Vytvářejte projekty pro každý cíl
- Přiřaďte konkrétní úkoly členům týmu
- Povolte oznámení, abyste byli vždy informováni
- Spolupracujte s ostatními týmy a kolegy na plánování
- Sledujte průběh úkolů
- Naplánujte následné schůzky
Kromě toho můžete pomocí formuláře pro zpětnou vazbu ClickUpzapracovat zpětnou vazbu od členů svého týmu ohledně cílů. To pomáhá všem zůstat na stejné vlně, shromažďovat smysluplná data a efektivně analyzovat odpovědi.
„TL;DR“ Shrnutí tipů pro manažery k hodnocení výkonu:
- Standardizujte proces pomocí nástroje pro řízení výkonu.
- Použijte šablony pro jednotnost a efektivitu
- Připravte se na diskusi; pomohou vám poznámky a šablony.
- Kvantifikujte výkonnost pomocí metrik a dat
- Poskytujte konstruktivní zpětnou vazbu
- Naslouchejte tomu, co zaměstnanec sděluje
- Začleňte sebehodnocení do procesu hodnocení.
- Během roku pravidelně komunikujte s členy týmu.
- Společně stanovte cíle SMART a přiřaďte jasnou odpovědnost.
- Poskytujte pozitivní zpětnou vazbu
- Vytvořte plány pro zlepšení výkonu tam, kde je to potřeba.
- Zahrňte 360° zpětnou vazbu
- Vytvořte si jasný akční plán s dalšími kroky.
Vylepšete svůj proces hodnocení výkonu pomocí ClickUp
Společnost s přibližně 10 000 zaměstnanci utratí v průměru 35 milionů dolarů pouze za hodnocení výkonu.
Manažer stráví 210 hodin ročně prací na hodnocení týmu.
Vzhledem k velkým investicím času a zdrojů do hodnocení výkonu je nutné, aby tato hodnocení byla efektivní a sloužila k růstu a zvýšení produktivity. Doufáme, že naše tipy pro manažery vám pomohou naplánovat efektivnější hodnocení s vaším týmem.
Software pro řízení výkonu, jako je ClickUp, vám pomůže proměnit každoroční hodnocení výkonu z pouhého zaškrtávání políček na produktivní rozhovory, které podpoří růst zaměstnanců a týmu.
Zaregistrujte se ještě dnes k bezplatné zkušební verzi a zjistěte, jak vám ClickUp pomůže udržet vaše schůzky k hodnocení výkonu organizované a produktivní. 🚀
Často kladené otázky
Otázka 1. Co bych měl jako manažer říci při hodnocení výkonu?
Jako manažer musíte být při hodnocení výkonu upřímní, pevní a nestranní. Musíte ocenit jejich úspěchy a řešit problémové oblasti. Měli byste jim také poskytnout nástroje ke zlepšení jejich výkonu.
Umožněte zaměstnancům vyjádřit jakékoli obavy a zhodnotit sami sebe. Buďte aktivním posluchačem a na závěr hodnocení se jich zeptejte na jejich budoucí cíle a plány, jak těchto cílů dosáhnout.
Otázka 2. Jakými třemi způsoby se může manažer připravit na hodnocení výkonu?
Jako manažer se můžete na hodnocení výkonu zaměstnanců připravit třemi způsoby:
a. Je důležité shromáždit informace, které potřebujete pro pohovor. Může se jednat o údaje, jako jsou úspěchy zaměstnance, jeho nedostatky a úkoly přidělené na daný rok. Šablona pro hodnocení výkonu od ClickUp vám pomůže jasně nastavit tyto parametry a později se k nim vrátit.
b. Musíte stanovit jasné cíle hodnocení a ponechat prostor pro otevřenou diskusi, přičemž omezíte jakékoli významné odbočky od tématu.
c. Nakonec můžete před zahájením hodnocení zkontrolovat u ostatních zúčastněných stran, zda se jejich názory na zaměstnance shodují s vašimi, nebo zda mají nějaké připomínky.
Otázka 3. Jak provádíte hodnocení výkonu manažera?
Hodnocení výkonu manažera se od běžného hodnocení výkonu liší jen nepatrně. Hlavní rozdíl spočívá v tom, že se také zabývá vedoucími schopnostmi manažera a jeho chováním vůči týmu.
To zahrnuje měření úspěchu týmu pod jejich vedením a poskytování zpětné vazby ohledně zlepšení celkového výkonu a dosažení lepších výsledků.
Chcete-li hodnotit výkon manažera, zvažte, zda by jeho týmy neměly vyplnit dotazníky týkající se jeho manažerských schopností a dalších kvalit.
Otázka č. 4: Jak často byste jako manažer měli provádět hodnocení výkonu svého týmu?
Pro svůj tým můžete provádět roční, pololetní, čtvrtletní nebo častější hodnocení. U některých projektů nebo rolí s velkým dopadem může být výhodné provádět hodnocení častěji.
Na základě potřeb organizace musíte najít rovnováhu, která zajistí pravidelné kontroly bez zbytečného stresu. Zvažte pracovní zátěž a nutnost smysluplné zpětné vazby.
Otázka 5. Jak můžete zajistit, aby proces hodnocení výkonu byl pro váš tým transparentní a spravedlivý?
Nejlepší způsob, jak zajistit transparentnost a spravedlnost při hodnocení výkonu celého týmu, je jasně sdělit očekávání a kritéria výkonu předem. Pokud je to možné, používejte měřitelné a objektivní metriky.
Naplánujte si po hodnocení schůzky, abyste mohli projít zpětnou vazbu, odpovědět na otázky a poskytnout vysvětlení. Podporujte otevřenou komunikaci a řešte jakékoli obavy, které mohou mít ohledně určitých projektů nebo celkového řízení.
Kdykoli je to možné, zapojte zaměstnance do stanovování jejich cílů. Podporuje to jejich zodpovědnost a zvyšuje dosahování individuálních cílů.