Ve světě, kde mají lidé pozornost zlaté rybky (nebo ještě menší), si neuděláme čas na čtení dlouhých, podrobných dokumentů, pokud pro nás nejsou cenné. Jak tedy přesvědčit čtenáře, že dokument je cenný? K tomu slouží shrnutí.
Co je to shrnutí?
Shrnutí je zkrácenou verzí delšího firemního dokumentu. Shrnuje hlavní body obchodního plánu, návrhu nebo zprávy, aby si vedoucí pracovníci mohli udělat představu o podstatě a dále se seznámit s tím, co je pro ně důležité.
Jinými slovy, verze tl;dr (příliš dlouhé; nečetl jsem).
📮ClickUp Insight: Nedávno jsme zjistili, že přibližně 33 % znalostních pracovníků denně posílá zprávy 1 až 3 osobám, aby získali potřebné informace. Co ale kdyby jste měli všechny informace zdokumentované a snadno dostupné?
S ClickUp Brain po boku se přepínání mezi kontexty stává minulostí. Stačí položit otázku přímo ze svého pracovního prostoru a ClickUp Brain vyhledá informace z vašeho pracovního prostoru a/nebo připojených aplikací třetích stran – a dokonce je shrne, aby se rozhodnutí dala přijímat rychleji!
📥 Naše zpráva o stavu komunikace na pracovišti rozebírá data a radí, jak zajistit, aby byl váš tým na stejné vlně.
Typické shrnutí obsahuje:
- Popis problému
- Navrhované řešení
- Očekávané výsledky
- Závěr
To se může lišit v závislosti na tom, pro co shrnutí píšete. Vezměme si jako příklad zprávu o projektu. Možná budete muset nahradit navrhované řešení a očekávané výsledky řešením realizace a skutečně dosaženými výsledky. Pokud píšete obchodní plán, výzkumný návrh nebo analýzu trhu, můžete také uvést svou metodiku.
Nyní, když znáte účel shrnutí, podívejme se, jak ho napsat.
Jak psát shrnutí a příklady
Ačkoli shrnutí je pouze zkrácenou verzí delší zprávy, není snadné jej napsat. Musí zachytit podstatu zprávy, nastínit nejdůležitější body a vyprávět příběh, který je stejně poutavý jako celá zpráva. Zde je několik způsobů, jak toho dosáhnout.
1. Identifikujte příběh
Pouhé uvádění faktů a údajů by pro nikoho nebylo zajímavé čtení. Najděte tedy příběh, který skutečně ovlivňuje životy lidí. Odborné termíny jako optimalizace pracovních postupů nebo kontrola nákladů sice upoutají pozornost, ale nevypovídají o skutečném příběhu, který se skrývá za vaší prací. Zaměřte se na ten druhý.
Pokud píšete shrnutí projektu v oblasti vývoje softwaru, můžete začít tím, co je pro čtenáře důležité, například takto.
V roce 2020 spravoval tento významný maloobchodní řetězec své zásoby pomocí tabulek. Kdykoli se tedy zákazník zeptal, zda je nějaký produkt skladem, musel zaměstnanec projít celý obchod o rozloze 5000 čtverečních stop, aby to zkontroloval, často s zákazníkem v patách. Nový digitální systém správy zásob ABC zaznamenává příjmy a výdaje zásob online v reálném čase. Zaměstnanec může stav skladu zkontrolovat a potvrdit během chvilky. Ještě důležitější je, že zákazníci si mohou stav skladu zkontrolovat sami na kterémkoli z 25 kiosků rozmístěných po celé prodejně.
V roce 2020 spravoval tento významný maloobchodní řetězec své zásoby pomocí tabulek. Kdykoli se tedy zákazník zeptal, zda je nějaký produkt skladem, musel zaměstnanec projít celý obchod o rozloze 5000 čtverečních stop, aby to zkontroloval, často s zákazníkem v patách. Nový digitální systém správy zásob ABC zaznamenává příjmy a výdaje zásob online v reálném čase. Zaměstnanec může stav skladu zkontrolovat a potvrdit během chvilky. Ještě důležitější je, že zákazníci si mohou stav skladu zkontrolovat sami na kterémkoli z 25 kiosků rozmístěných po celé prodejně.
2. Přineste data
Ačkoli příběh je důležitější, data nejsou zbytečná. Přesná a relevantní data pomáhají budovat důvěryhodnost. Vaše další část by mohla v příkladu digitálního systému správy zásob ABC znít následovně.
Od zavedení systému řízení zásob ABC zaznamenal tento významný maloobchodní řetězec: 85% snížení času potřebného ke kontrole zásob, 75% snížení času potřebného k nalezení umístění zásob.
Od zavedení systému řízení zásob ABC zaznamenal tento významný maloobchodní řetězec: 85% snížení času potřebného ke kontrole zásob, 75% snížení času potřebného k nalezení umístění zásob.
3. Rozveďte výhody
Data ukazují, že došlo k reálnému zlepšení. Aby však čtenář pochopil jeho dopad, musíte vysvětlit jeho výhody. To lze provést pomocí scénářů z reálného života nebo dokonce citátů. Například:
Adrian, manažer zákaznického servisu v obchodě Central Park, říká: „Nyní mohu odkudkoli – z kiosku, pokladny nebo svého mobilního telefonu – rychle zkontrolovat skladové zásoby a potvrdit, že máme produkty, které zákazník potřebuje. Vidím, že zákazníci jsou potěšeni, když dostanou okamžitou odpověď.“
Adrian, manažer zákaznického servisu v obchodě Central Park, říká: „Nyní mohu odkudkoli – z kiosku, pokladny nebo svého mobilního telefonu – rychle zkontrolovat skladové zásoby a potvrdit, že máme produkty, které zákazník potřebuje. Vidím, že zákazníci jsou potěšeni, když dostanou odpověď okamžitě. “
K tomu můžete také použít data. Můžete například vysvětlit, jak zkrácení času potřebného ke kontrole zásob zvýšilo produktivitu zaměstnanců, spokojenost zákazníků nebo tržby společnosti. Nebo sem můžete zahrnout své návrhy. Na základě svých pozorování vysvětlete metodiky zlepšování procesů, které doporučujete.
4. Silné zakončení
Nyní je čas dokončit příběh. Zde popište, jak váš projekt přinesl změny v současnosti a připravil půdu pro ještě prosperující budoucnost. Může to být například:
Systém správy zásob ABC představuje první krok na cestě k digitální transformaci maloobchodního řetězce. Do druhého čtvrtletí příštího roku propojíme řešení pro obchody s platformou pro správu zásob v e-commerce, abychom získali 360stupňový přehled o stavu zásob. To také umožní vytvoření nového prodejního kanálu v podobě služby „Koupit online, vyzvednout v obchodě“ (BOPIS), která umožní dodání zboží ještě týž den.
Systém správy zásob ABC představuje první krok na cestě k digitální transformaci maloobchodního řetězce. Do druhého čtvrtletí příštího roku propojíme řešení pro prodejny s platformou pro správu zásob v e-commerce, abychom získali 360stupňový přehled o stavu zásob. To také umožní vytvoření nového prodejního kanálu v podobě služby „Koupit online, vyzvednout v obchodě“ (BOPIS), která umožní dodání zboží ještě týž den.
Osvědčené postupy pro psaní shrnutí
Při psaní souhrnu si zapamatujte následující osvědčené postupy.
Buďte struční a jednoduchí: Délka může záviset na zprávě, kterou shrnete, ale pro rychlé čtení je nejlepší, aby souhrn neměl více než jednu stránku. Vyhněte se také klišé a žargonu; souhrn by měl být snadno čitelný. Stručný podnikatelský plán na jedné stránce je nejlepší první dojem, jaký můžete udělat.
Zaměřte se na cílovou skupinu: Ne všechny souhrny čtou vedoucí pracovníci. Často se může stát, že budete chtít svůj souhrn adresovat kolegům, dodavatelům, partnerům nebo dokonce teenagerům. Poznejte svou cílovou skupinu a přizpůsobte jí svůj souhrn.
Používejte správný nástroj: K psaní souhrnů můžete samozřejmě použít Poznámkový blok nebo dokument Word. Ale vylepšete je pomocí moderního softwaru pro práci s dokumenty, jako je ClickUp Docs.
- Využijte bohaté formátovací funkce bez zbytečných komplikací
- Zvýrazněte důležité informace pomocí barevných bannerů, tlačítek a dalších prvků
- Spolupracujte v reálném čase pomocí komentářů, akčních položek a sledovatelných úkolů
- Bezpečné sdílení s kýmkoli s příslušnými oprávněními
Vyberte si vhodnou šablonu: Pokud píšete shrnutí poprvé, jsme tu pro vás. Vyberte si jednu ze šablon shrnutí nebo šablon pro psaní obsahu od ClickUp a pusťte se do práce.
Využijte AI: Pokud jste svou zprávu pečlivě připravili, můžete své shrnutí napsat mnohem rychleji pomocí jednoho z mnoha nástrojů pro psaní s podporou AI. Například ClickUp Brain nabízí možnost shrnutí jedním kliknutím přímo v ClickUp Docs.
A co víc? ClickUp Brain vám pomůže s brainstormingem nových nápadů, psaním prvních návrhů vašich shrnutí a jejich korekturou.
10 příkladů shrnutí
Nyní, když jsme si vysvětlili teorii psaní shrnutí, podívejme se na několik příkladů, jak to vypadá v praxi. Zde je deset příkladů, ze kterých se můžete poučit nebo které můžete napodobit.
1. Shrnutí zprávy představenstva
Představenstvo pravidelně očekává zprávu o výkonnosti organizace. Jednotlivá oddělení obvykle vypracovávají své zprávy, které jsou následně sloučeny do zprávy pro představenstvo. Účinné shrnutí by mělo obsahovat následující informace.
- Hlavní body
- Příjmy a výdaje
- Klíčové oblasti zaměření
- Kritické faktory úspěchu
- Finanční informace
- Výzvy a překážky
- Otázky
Tato šablona souhrnu zprávy ClickUp Board spojuje všechny tyto aspekty, abyste mohli okamžitě začít s psaním svého souhrnu. Tuto bezplatnou šablonu souhrnu můžete přizpůsobit svým potřebám a vyplnit příslušné údaje.
2. Příklad shrnutí výzkumné zprávy od společnosti McKinsey
McKinsey, jedna z předních světových poradenských společností, každoročně vydává desítky výzkumných zpráv. Ke každé z nich píše shrnutí, často nazývané „in brief“.
V této zprávě s názvem „Výkonnost díky lidem: Proměna lidského kapitálu v konkurenční výhodu“ má shrnutí dvojí přístup. Na jedné stránce představuje klíčové poznatky v textové podobě a na další stránce data v infografice.
Postřehy v textu: Zpráva začíná přímým zmíněním hlavního účelu výzkumu. Níže je uvedeno několik prvních vět.
Jaký vliv má rozvoj talentů na finanční výnosy firem? Tento výzkum zjistil, že společnosti, které se soustředí jak na rozvoj lidského kapitálu, tak na jeho dobré řízení, mají výkonnostní výhodu.
Jaký vliv má rozvoj talentů na finanční výnosy firem? Tento výzkum zjistil, že společnosti, které se soustředí jak na rozvoj lidského kapitálu, tak na jeho dobré řízení, mají výkonnostní výhodu.
Tato část shrnuje klíčové poznatky z výzkumu. Nadpisy jednotlivých částí jsou uvedeny tučným písmem, což čtenáři usnadňuje orientaci.
Data v grafické podobě: Za textovou částí následuje infografika s klíčovými zjištěními z dat. Na jedné stránce poutavě prezentuje všechny grafy relevantní pro čtenáře.
Na dvou stranách poskytuje McKinsey čtenáři přehled toho, co může očekávat od 40stránkového dokumentu přizpůsobeného cílovému trhu.
Souhrn této zprávy si můžete přečíst na webových stránkách společnosti McKinsey.
3. Shrnutí studie OSN
Zpráva Adaptation Gap Report 2023 Programu OSN pro životní prostředí je 112stránková zpráva s poměrně podrobným shrnutím, které se rozkládá na osmi stranách. Hloubka informací a závažnost témat vyžadují rozsáhlé shrnutí.
Autoři však vynakládají veškeré úsilí, aby text byl poutavý díky kombinaci typografie, designu a grafů. Začíná to následovně.
Navzdory jasným známkám zrychlujících se klimatických rizik a dopadů po celém světě se finanční mezera v oblasti adaptace zvětšuje a v současné době činí 194 až 366 miliard USD ročně. Potřeby financování adaptace jsou 10–18krát vyšší než současné mezinárodní veřejné finanční toky v oblasti adaptace – nejméně o 50 procent vyšší než se dříve odhadovalo.
Navzdory jasným známkám zrychlujících se klimatických rizik a dopadů po celém světě se finanční mezera v oblasti adaptace zvětšuje a v současné době činí 194 až 366 miliard USD ročně. Potřeby financování adaptace jsou 10–18krát vyšší než současné mezinárodní veřejné finanční toky v oblasti adaptace – nejméně o 50 procent vyšší než se dříve odhadovalo.
Na následujících stránkách jsou uvedeny grafy, které ilustrují podklady těchto klíčových zjištění.
4. Shrnutí zprávy o výkonnosti projektu
Každý projektový manažer vytváří na konci každého týdne, měsíce nebo čtvrtletí zprávy o výkonu. Ty obvykle zahrnují sledování úkolů, burn up, burn down, strávené hodiny atd.
I když je možné tyto informace sepsat do seznamu, mnohem efektivnější je prezentovat je ve formě snímku s vizuálními prvky.
Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je použití šablon shrnutí projektu ClickUp, které nabízejí šablony navržené na míru pro různé účely řízení projektů.
Dalším způsobem je využití dynamických přehledů na panelu ClickUp Dashboard, který shromažďuje všechny klíčové metriky a aktualizuje je v reálném čase, abyste je mohli sdílet s kýmkoli chcete.
5. Šablona shrnutí mzdové zprávy
Týmy lidských zdrojů nebo řízení lidských zdrojů vytvářejí mzdové výkazy, obvykle v tabulkách, pro každé výplatní období – dvakrát měsíčně nebo měsíčně. Tyto údaje jsou také užitečné pro sestavování finančních prognóz. Vedoucí finanční pracovníci často vytvářejí shrnutí důležitých informací, jako jsou:
- Celková výše vyplacených mezd
- Odpočty napříč kategoriemi
- Mzdové náklady od začátku roku
- Kredity za placené volno
- Souhrn čisté mzdy
Šablona souhrnné zprávy o mzdách ClickUp vám ušetří čas automatickým shromažďováním všech relevantních údajů z platformy. Pokud údaje nejsou na ClickUp k dispozici, můžete zvýraznit libovolný text a @zmínit členy týmu, kteří mohou vyplnit správné informace.
Po dokončení můžete aktualizovat nastavení dokumentu pro řízení přístupu a okamžitě jej sdílet s manažerským týmem.
6. Stručný průvodce stylem obsahu Mailchimp
Popis společnosti nebo to, jak se prezentuje, je často důležité pro to, aby se odlišila na přeplněném trhu. Mailchimp vynikl svým stylem. Průvodce je komplexní a široce používaný menšími týmy, které ještě nemají svůj vlastní.
Společnost Mailchimp jej zveřejnila a zpřístupnila pod licencí Creative Commons Attribution-NonCommercial 4. 0 International, aby jej mohl kdokoli přizpůsobit svým potřebám.
Ačkoli jsou všechny části tohoto stylového průvodce zajímavé a cenné, pro účely tohoto článku bychom chtěli upoutat vaši pozornost na část tl;dr, která funguje jako kvazi-výkonný souhrn.
Jedná se o seznam sedmi podsekcí, který zdůrazňuje základy stylu psaní Mailchimpu.
Na této zkrácené verzi je pozoruhodná její jednoduchost. I bez vizuálních prvků, infografik nebo grafů poskytuje tato stránka čtenářům reálné a praktické shrnutí celého stylového průvodce.
7. Poznámky k vydání ClickUp
Když mluvíme o shrnutí, téměř vždy si představíme menší verzi celého dokumentu. Nemusí to tak být.
Pro tým softwarových inženýrů jsou poznámky k vydání jakousi souhrnnou zprávou o všech změnách/upgradách provedených v nejnovější verzi.
Vezměme si jako příklad poznámky k verzi 3.04 společnosti ClickUp. Každá verze obsahuje:
- Přehledné a stručné shrnutí všech provedených změn
- „ClickTips“ pomáhající čtenářům co nejlépe využít nové funkce
- Vizuální prvky a obrázky aplikací, které ukazují, jak změny vypadají
- Odkazy na stránky nápovědy ke každé z těchto funkcí, aby se čtenář mohl dozvědět více
- Seznam opravených chyb
- A další zdroje, jako jsou webináře na vyžádání nebo školení
Tyto poznámky k vydání informují uživatele a vývojáře o nejnovějších aktualizacích platformy ClickUp, aniž by je zahlcovaly podrobnostmi.
8. Název a popis článku v časopise New Yorker
Časopis New Yorker napsal 10 000 slov dlouhý profil Geoffreyho Hintona, počítačového vědce a kognitivního psychologa, pro své vydání z 20. listopadu 2023 s názvem „Metamorphosis“. I ve formě podcastu má přes 60 minut.
Když byl článek zveřejněn online, potřebovali název a popis, které by shrnuly obsah článku tak, aby upoutaly pozornost laického čtenáře a přiměly ho kliknout a článek si přečíst. Nadpis zachycuje hlavní konflikt, kterým se článek zabývá. Popis představuje hlavního hrdinu.
Ačkoli se nejedná o typický příklad shrnutí, je to fantastický příklad toho, jak zachytit podstatu dlouhého článku několika výstižnými slovy.
Tento souhrn slouží jako inspirace pro autory, bez ohledu na to, o čem píšete, aby shrnuli své hlavní body nejen stručně, ale také působivě a atraktivně.
9. Shrnutí zprávy z průzkumu Harvardské univerzity
Na jaře roku 2019 provedla Harvardská univerzita svůj vůbec první průzkum o kultuře na akademické půdě. Shrnutí zprávy o výsledcích tohoto průzkumu je velmi zajímavé čtení. Je také skvělým příkladem toho, jak upřímně a autenticky prezentovat klíčové závěry, i ty nepříjemné.
Souhrn je upřímný v několika ohledech. Přiznává, že:
- V roce 2019 poprvé v historii provedla Harvardská univerzita průzkum kultury na akademické půdě
- Tři z deseti členů harvardské komunity nemají pocit sounáležitosti
- 34 % studentů nesouhlasilo s tvrzením, že Harvard přijme vhodná opatření proti případům obtěžování a diskriminace.
- Zástupci historicky nedostatečně zastoupených a znevýhodněných skupin vyjádřili méně pozitivní názory.
Na konci tohoto dokumentu shrnutí uvádí konkrétní kroky, které Harvard podnikne v reakci na tyto odpovědi od komunity.
Projektoví manažeři mohou tento průvodce použít jako inspiraci pro zpracování souhrnů projektů, které se nevydařily. Pomáhá vedoucím pracovníkům převzít odpovědnost za to, co se stalo, a vytvořit systémy, které zabrání budoucím chybám.
10. Meta shrnutí s ClickUp Brain (nativní AI ClickUp)
Ne všechny souhrny musíte psát ručně. Můžete také vyzkoušet bezplatnou šablonu souhrnu. Nabízí ji řada nástrojů. Desítky nástrojů umělé inteligence pro automatizaci dokážou text shrnout během několika sekund.
Toto je výsledek, který ClickUp Brain vrátil, když jsme vložili výše uvedený článek a požádali o shrnutí.
S ClickUp Brain si můžete vybrat tón (profesionální, přímý, inspirativní, optimistický, neformální, sebevědomý, přátelský nebo vtipný) a kreativitu (nízkou, střední a vysokou), abyste si shrnutí přizpůsobili svým potřebám.
A to není vše! Projektovým manažerům a vedoucím pracovníkům nabízí ClickUp Brain širokou škálu nástrojů pro psaní a shrnování dokumentů o rozsahu projektu, projektových briefů, programů schůzek, prohlášení o práci, dotazníků a dalších.
Můžete označit osoby, které chcete pozvat k podání připomínek nebo zpětné vazby. Komentáře můžete také převést na úkoly a snadno je spravovat, vše na jednom místě.
Nikdy jste AI k psaní nepoužívali? Ani to není problém. Zde jsou šablony AI promptů, které vám pomohou okamžitě začít.
Díky přizpůsobenému AI asistentovi, který je šitý na míru vaší roli, můžete pracovat rychleji, psát lépe, podnítit kreativitu a být výrazně produktivnější.