Софтуерът за планиране на събития изглежда като една категория, докато първото ви събитие не докаже, че всъщност са две. Едната категория се занимава с вътрешните операции: графици, координация с доставчиците, бюджети и одобрения. Другата категория управлява преживяването на участниците: регистрация, продажба на билети, настаняване и ангажираност. Изборът на грешната категория създава проблеми, които ще откриете седмица преди старта на събитието.
Този наръчник не посочва един-единствен победител. Той класира десетте най-добри софтуера за планиране на събития според това колко от задачите по организирането на събитието покрива всеки от тях и къде са техните ограничения.
Най-добрият софтуер за планиране на събития за екипи с голям обем координационна работа е ClickUp, Cvent – за корпоративни конференции, Eventbrite – за продажба на билети за публични събития, а Planning Pod – за местата на провеждане. Няма универсален победител, а само най-подходящият вариант за вашата основна оперативна нужда. Щом я идентифицирате, изборът на подходящия инструмент за планиране на събития е лесен.
Какво трябва да търсите в софтуера за планиране на събития?
Обърнете внимание на тези пет характеристики при избора на добър софтуер за планиране на събития: ясно разпределение на отговорностите по задачите, прозрачност на календара, проследяване на доставчици и гости, полезна автоматизация и инструменти за участниците, ако организирате публични събития.
Ето какво трябва да проверите подробно:
- Отговорност за задачите: Всяка задача има един конкретен отговорник, така че нищо не остава между хората
- Видимост на календара: Виждате графици, крайни срокове и статус, без да се налага да създавате допълнителен отчет
- Проследяване на доставчици и гости: Данните за доставчиците, спонсорите и списъците с гости се съхраняват на едно място, а не са разпръснати по различни таблици
- Автоматизация: Напомнянията и актуализациите на статуса се изпълняват автоматично, така че рутинната административна работа вече няма да ви отнема цялата седмица
- Инструменти за участниците: За платени или публични събития получавате също функции за регистрация, продажба на билети, регистрация на място и отчети след събитието
Най-добрият софтуер за планиране на събития на един поглед
| Инструмент | Най-подходящ за | Изключителна функция | Цени* | Където се изчерпва |
|---|---|---|---|---|
| Cvent | Конференции за големи организации и програми с голям брой регистрации | Мрежа от над 340 000 места за провеждане на събития с вградени функции за запитвания за оферти и регистрация на място | Индивидуални цени | Ниска лекота на употреба; настройката обикновено изисква специален мениджър по операциите на събитията |
| Whova | Ангажираност на участниците на конференции и търговски изложения | Универсално приложение за събития за създаване на контакти, програма и събиране на лийдове от изложители | Индивидуални цени | Прекалено много известия, липса на вградени стаи за работни групи, липса на възможност за избор на място за провеждане |
| Eventbrite | Публични събития с билети и откриване | Discovery marketplace представя вашето събитие пред активни купувачи на билети | Безплатно публикуване; 3,7% + 1,79 $ за всеки платен билет + 2,9% такса за обработка | Без доставчици, бюджет или проследяване на административните дейности |
| Planning Pod | Място на провеждане, сватби и дейности, свързани с гостоприемството | Пакет за управление на местата за провеждане: планове на етажите, схеми на местата и поръчки за банкети | Индивидуални цени | Проследяването на задачите изглежда тромаво за мениджърите на корпоративни проекти |
| ClickUp | Управление на сложни операции по организиране на събития в едно работно пространство | Задачи, документи, календари, формуляри и автоматизации на едно място | Безплатен; платени планове от 7 $ на потребител на месец | Няма вградена функция за продажба на билети, страница за регистрация или скенер за регистрация при влизане |
| Asana | Планиране, ориентирано към крайни срокове, с зависимости | Автоматичното каскадно преместване на датите премества всички свързани задачи, когато една от тях се забави | Безплатно; Пакет „Starter“ – 13,49 $, Пакет „Advanced“ – 30,49 $ на потребител на месец | Изгледът на времевата линия е достъпен само в платения план; няма възможност за продажба на билети |
| monday.com | Визуално планиране на събития с възможност за персонализиране | Напълно персонализируеми табла, както и безплатни места за гости за доставчици и спонсори | Безплатно; Basic 12 $, Standard 14 $, Pro 24 $ на потребител на месец | Планира събития, но не може да ги провежда; ограничение от 250 автоматизации на месец за плана „Стандартен“ |
| Trello | Опростено проследяване на задачите по събитията | Автоматизацията на Butler е налична във всеки план, включително и в безплатния | Безплатно; Стандартен план – 5 $, Премиум план – 10 $, Корпоративен план – 17,50 $ на потребител на месец | Липсват вградени табла за бюджети или натоварване; слабо представяне при сложни графици |
| Basecamp | Лесно сътрудничество в екипа при организирането на събития | Диаграмите на Хил показват дали работата е в процес на планиране или вече се изпълнява | Безплатно; Pro – 15 $/потребител/месец, Pro Unlimited – 299 $/месец, фактуриране на годишна база | Без зависимости, отчитане на работното време или планиране на капацитета |
| Zoom Events | Виртуални събития и събития под формата на уебинари | Познат видео интерфейс, с който гостите вече знаят как да работят | Webinars 89 $/месец, Webinars Plus 99 $/месец, Events 149 $/месец | Нямате възможност да отпечатвате баджове или да организирате физически щандове |
Как оценяваме софтуера в ClickUp
Нашият редакционен екип следва прозрачен, подкрепен с проучвания и независим от доставчиците процес, така че можете да сте сигурни, че нашите препоръки се основават на реалната стойност на продуктите.
Ето подробно описание на това как оценяваме софтуера в ClickUp.
Най-добрият софтуер за планиране на събития, който си струва да опитате
В този списък са включени десет инструмента: Cvent, Whova, Eventbrite, Planning Pod, ClickUp, Asana, monday.com, Trello, Basecamp и Zoom Events.
Всеки от тях обхваща различна част от работата по управлението и планирането на събития и има своите слабости в останалите области. Всяка от предложените по-долу опции е описана по един и същ начин: в какво е най-добра, къде има недостатъци и за кого не е подходяща.
1. Cvent (Най-подходящ за корпоративни конференции и програми с голям брой регистрации)
Cvent е платформа за управление на събития от корпоративен клас, създадена да обхваща целия цикъл на събитието – от намирането на място и регистрацията до ангажираността на участниците, издаването на пропуски и анализите след събитието. Това е една от най-утвърдените марки в бранша и е насочена към големи организации и асоциации. Тя е предпочитаният инструмент за специализирани екипи за събития, които организират чести или мащабни конференции, търговски изложения и корпоративни събития.
Той интегрира Goldcast за изрязване на видеоклипове с изкуствен интелект, ON24 за уебинари, както и мощни интеграции с CRM и маркетингови инструменти като Salesforce. Тези интеграции ви позволяват да управлявате цялото събитие от начало до край на едно място.
Платформата се справя с комплексната логистика на място по-добре от повечето базови табла за проекти. Можете да създадете изцяло брандирани сайтове за регистрация и да внедрите мобилното приложение Attendee Hub. Тя разполага и с вградена мрежа от доставчици с над 340 000 места за провеждане на събития. Това означава, че можете да изпращате запитвания за оферти и да резервирате места директно чрез софтуера. Cvent е най-добрият избор за екипи, които живеят и дишат със събития и се нуждаят от дълбочина, а не от простота.
Основни функции и предимства
- Мрежа от доставчици на Cvent: Намерете места за провеждане на събития и управлявайте запитвания за оферти за обекти по целия свят
- Регистрация при пристигане: Използвайте киоски за регистрация на място и печат на баджове в реално време, за да намалите дългите опашки
- Център за участници: Предоставете на гостите мобилно приложение с персонализирана марка, както и подробно проследяване на данните след събитието за ръководството
Цени
- Индивидуални цени
Оценки
- G2: 4,3/5 (над 4 200 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 900 отзива)
Недостатъци на Cvent: Софтуерът получава ниска оценка за лекота на използване. За да се настрои правилно, обикновено е необходим специален мениджър по операциите на събитията.
Пропуснете Cvent, ако: Организирате едно-единствено малко събитие или искате нещо леко и неусложнено. Но за корпоративни програми за събития малко платформи могат да се мерят с неговата всеобхватност. Инструменти като Whova или Eventbrite ще ви предоставят основните функции за управление на участниците, от които се нуждаете, без тежките разходи, характерни за корпоративните решения.
Какво казват реалните потребители за Cvent?
Вижте какво мисли този рецензент от G2 за Cvent:
Тази платформа ми спести много време, преходът от Attendee Hub беше лесен и я използвам всеки месец според графика ми за уебинари. Техническата им поддръжка е винаги на разположение и при нужда ми дава отлични съвети в отговор на въпросите ми. Интеграцията ни със Salesforce работи безпроблемно при регистрацията на участниците в събитията.
Тази платформа ми спести много време, преходът от Attendee Hub беше лесен и я използвам всеки месец според графика ми за уебинари. Техническата им поддръжка е винаги на разположение и при нужда ми дава отлични съвети в отговор на въпросите ми. Интеграцията ни със Salesforce работи безпроблемно при регистрацията на участниците в събитията.
Ако работите в сферата на планирането на събития, имате богат избор. Очаква се глобалният пазар на софтуер за управление на събития да нарасне до 39,6 млрд. долара до 2030 г., при средногодишен темп на растеж от 13,2%, като дотогава стойността на сектора ще достигне колосалната сума от 3,4 трилиона долара.
2. Whova (Най-добър за ангажиране на участниците на конференции и търговски изложения)
Whova е платформа за управление на събития и ангажиране на участниците, най-известна с високо оцененото си приложение за събития. Тя се фокусира върху създаването на контакти между участниците, програмите и ангажираността при конференции и професионални събития.
Whova поставя на първо място преживяването на участниците пред вътрешното проследяване, а всичко се управлява чрез приложението: програмата, профилите на лекторите, анкетите на живо, съобщенията и форумите на общността. За конференции и изложения, където хората идват, за да се срещат с други хора, този подход дава резултати.
Whova също работи добре за търговски изложения, особено когато е важно да се събират контакти на изложителите. Изложителите сканират баджовете чрез QR код и събират контактите на щанда на място. В сравнение с Cvent, Whova е по-лесен за настройка и по-евтин, макар че не предлага подробно търсене на места за провеждане. Това е надежден избор за събития на живо, виртуални и хибридни.
Основни функции и предимства
- Приложение за събития, фокусирано върху гостите: Предоставете на участниците възможности за създаване на контакти, форуми на общността и чат на живо
- Инструменти за академични събития: Управлявайте едновременно регистрацията, уебсайта, баджовете и подаването на резюмета
- Събиране на лийдове от изложителите: Позволете на спонсорите да сканират баджовете и да докажат възвръщаемостта си
Цени
- Индивидуални цени
Оценки
- G2: 4,8/5 (над 1 800 отзива)
- Capterra: 4,8/5 (над 2 300 отзива)
Недостатъци на Whova: Организаторите често се оплакват от прекаленото количество автоматични известия, които получават гостите им. Таблото за управление е препълнено с функции, което изисква допълнително време за обучение, а инструментите за виртуално стрийминг не разполагат с вградени стаи за малки групи.
Пропуснете Whova, ако: Организирате малка среща с по-малко от 100 души, при която плащането на такси за софтуер от конферентен клас за приложение не е финансово оправдано. Също така трябва да го пропуснете, ако проектът ви изисква намиране на място за провеждане и задълбочени финансови одити.
Какво казват реалните потребители за Whova?
Ето какво мисли един рецензент от G2 за Whova:
Възможността да създавам своя собствена програма; възможността да сканирам QR кода на участниците, за да събирам контактни данни, раздел за водене на бележки, подробна програма с обзор на темите, информация за залата с връзка към карта. Също така срещите на общността, на които се споделят възможности за контакти. Харесва ми, че информацията е достъпна в приложението дори след приключването на събитието.
Възможността да създавам своя собствена програма; възможността да сканирам QR кода на участниците, за да събирам контактни данни, раздел за водене на бележки, подробна програма с обзор на темите, информация за залата с връзка към карта. Също така и срещите на общността, на които се споделят възможности за контакти. Харесва ми, че информацията е достъпна в приложението дори след приключването на събитието.
3. Eventbrite (Най-подходящ за публични събития с билети и популяризиране)
Изберете Eventbrite за продажба на билети на широката публика. Платформата функционира като пазар за откриване на събития, като представя вашето събитие пред аудитории, които активно търсят преживявания. Всъщност Eventbrite е може би най-известното име в самообслужващата продажба на билети за събития, свързвайки организаторите с вграден пазар от милиони уникални купувачи. Платформата е специално създадена за публични събития, насочени към потребителите, при които откриването и бързата продажба на билети са по-важни от сложната логистика.
Публикуването на страница за събитие отнема само няколко минути за настройка и не изисква технически познания. Можете да стартирате страница за минути и да получите готови за употреба инструменти за плащане, сканиране на входа и имейл комуникация. Eventbrite ви позволява също да публикувате безплатни събития без такса за платформата, както и да организирате платени събития с билети на различни ценови нива, промо кодове и резервирани места, когато имате нужда от тях.
Eventbrite се интегрира и с Facebook, така че участниците могат да откриват събития и да купуват билети, без да напускат платформата. Приложението за организатори поддържа и надеждно регистриране чрез QR код на входа.
Основни функции и предимства
- Discovery marketplace: Обърнете се към хора, които вече търсят, за да продавате билети без разходи за реклама
- Опростена процедура за плащане: Стартирайте надеждна страница за плащане, оптимизирана за мобилни устройства, за минути
- Сканиране на място: Допускайте гостите бързо на входа с помощта на вградено приложение за сканиране на смартфон
Цени
- Безплатни събития
- Платени билети: 3,7% + 1,79 $ такса за обслужване на билет
- Обработка на плащания: 2,9% за всяка поръчка
Оценки
- G2: 4,3/5 (над 850 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 5 700 отзива)
Къде Eventbrite не е на висота: Административната работа не е негова задача. Той няма да проследява договорите с доставчиците, натовареността на екипа или одобренията на бюджета, така че ще трябва да извършвате планирането преди събитието другаде.
Избягвайте Eventbrite, ако: Организирате частни срещи, вътрешни обучения или събития само за поканени. Инструментът за частна регистрация ви осигурява по-добър контрол без такси за платформата.
Какво казват реалните потребители за Eventbrite?
Един рецензент от G2 сподели своя опит с Eventbrite:
Фактът, че страниците на събитията са персонализируеми и лесни за създаване, им придава професионален вид, а с помощта на многофункционалните страници за събития ще направим добро първо впечатление, без да се налага да прибягваме до услугите на професионален дизайнер. Интегрираните функции за промотиране и споделяне в социалните медии също се оказаха полезно допълнение, тъй като ни помогнаха да достигнем до по-широка аудитория и да насърчим продажбата на билети с минимални усилия и без използване на други маркетингови ресурси.
Фактът, че страниците на събитията са персонализируеми и лесни за създаване, им придава професионален вид, а с помощта на многофункционалните страници за събития ще направим добро първо впечатление, без да се налага да прибягваме до услугите на професионален дизайнер. Интегрираните функции за промотиране и споделяне в социалните медии също се оказаха полезно допълнение, тъй като ни помогнаха да достигнем до по-широка аудитория и да насърчим продажбата на билети с минимални усилия и без използване на други маркетингови ресурси.
4. Planning Pod (Най-подходящ за места за провеждане на събития, сватби и дейности в сферата на хотелиерството и ресторантьорството)
Planning Pod е създаден предимно за места за провеждане на събития и професионални оператори в сферата на събитията и хотелиерството, като обединява в една система привличането на потенциални клиенти, календара за резервации, плановете на етажите, BEO, офертите, договорите, плащанията и отчетите.
Мястото за провеждане на събития и сватбените фирми работят по различен начин от софтуерните екипи, а Planning Pod е идеален за тях. Той управлява мястото за провеждане на събития като бизнес. Тъй като вашите потенциални клиенти, календарът за резервации и подписаните договори се съхраняват в един файл, процесът на продажбите остава свързан с календара на събитията.
Planning Pod разполага с богат, интегриран набор от инструменти (над 40 инструмента), който замества множество отделни приложения. Можете да изчертавате планове на етажите, да създавате схеми на местата и да отпечатвате поръчки за банкети за кухненския и обслужващия персонал. Потенциалните клиенти постъпват от The Knot и WeddingWire, а фактурите се синхронизират с QuickBooks, така че цялата дейност по резервациите се управлява от едно място.
Основни функции и предимства
- Фиксиран абонамент: Без такси за всеки билет, вградена система за обработка на плащания и брандирани клиентски портали
- Поддръжка на клиенти: Много потребители хвалят екипа за поддръжка на Planning Pod и бързата му реакция при заявки за нови функции
- Интегрирани данни за продажбите: Съхранявайте офертите, договорите и фактурите заедно за всяка резервация
- Портали за клиенти с фирмено лого: Позволете на клиентите да разглеждат планове, да подписват документи и да плащат на едно място
Цени
- Индивидуални цени
Оценки
- G2: Недостатъчен брой отзиви
- Capterra: 4,3/5 (над 20 отзива)
Къде Planning Pod остава назад: Продуктът и поддръжката са насочени изцяло към хотелиерството. Този фокус е и неговата сила, но мениджърите на корпоративни проекти смятат, че проследяването на задачите е тромаво.
Пропуснете Planning Pod, ако: Организирате вътрешни фирмени събития или маркетингови кампании. Гъвкав работен инструмент дава повече свобода на тези екипи.
Какво казват реалните потребители за Planning Pod?
Вижте как Planning Pod се е отнесъл към рецензент на Capterra, който не се занимава с организиране на събития:
Аз не съм организатор на събития, но Planning Pod направи планирането, организирането и провеждането на професионална конференция за над 150 участници толкова абсурдно ЛЕСНО! Регистрацията и продажбата на билети, изготвянето на бюджета, фактурирането, договорите, комуникацията по имейл, създаването на шаблони, списъкът с участници, плана на залата, списъците със задачи с възможност за възлагане на задачи на хора и качване на документи, програмата, уебсайтът, събирането на анкети… Не мога да изразя с думи колко голямо облекчение е Planning Pod за конференционния комитет на моята неправителствена организация, съставена от доброволци!!!
Аз не съм организатор на събития, но Planning Pod направи планирането, организирането и провеждането на професионална конференция за над 150 участници толкова абсурдно ЛЕСНО! Регистрацията и продажбата на билети, изготвянето на бюджета, фактурирането, договорите, комуникацията по имейл, създаването на шаблони, списъкът с участници, плана на залата, списъците със задачи с възможност за възлагане на задачи на хора и качване на документи, програмата, уебсайтът, събирането на анкети… Не мога да изразя с думи колко голямо облекчение е Planning Pod за конференционния комитет на моята неправителствена организация, съставена от доброволци!!!
5. ClickUp (Най-добър за провеждане на сложни операции по организиране на събития в едно работно пространство)
ClickUp работи най-добре като център за планиране и координация на събитие. Това е мястото, където събитието се сглобява още преди някой да прекрачи прага – графикът, списъкът с доставчици, бюджетът, разпределението на задачите между отделите по маркетинг, логистика и продукция. Всичко това в едно работно пространство, вместо да е разпръснато из електронни таблици и имейл кореспонденция.
Всяка задача може да съдържа персонализирани полета за бюджетни позиции, статус на договорите с доставчиците, дати за потвърждение на лекторите или брой участници в списъка с гости. По този начин един-единствен изглед на табло или таблица служи едновременно като инструмент за проследяване на събитието, без да се налага използването на допълнителна електронна таблица.
Превключете към изглед „Гант“ и ще видите пълната времева линия на продукцията с зависимостите; превключете към изглед „Календар“ и ще видите какво предстои тази седмица. Едни и същи данни, просто от различна гледна точка.
Формулярите на ClickUp събират заявките и ги препращат директно във вашия работен поток, като вече са зададени правилният отговорник, статусът и крайният срок. Оттам нататък автоматизациите на ClickUp поемат рутинните задачи: преразпределят задачите при промяна на статуса или прехвърлят одобрените задачи към следващия етап, без никой да натиска бутон.
Основни функции и предимства
- Анализи в реално време: Създайте персонализиран табло в ClickUp, което визуализира изразходването на бюджета, процента на изпълнение на задачите и статуса на доставчиците за всички активни събития
- Автоматизирайте с вграден изкуствен интелект: Създавайте контекстуални брифинги за събития и генерирайте задачи за действие след събитието с помощта на ClickUp Brain
- Документи, вградени в работния процес: Прикачете бележки за хода на събитието, творчески брифинги и обобщения след събитието директно към задачите, които те подпомагат, с помощта на ClickUp Docs
Цени
Оценки
- G2: 4,6/5 (над 12 000 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 4 400 отзива)
Къде ClickUp не е на висота: Липсват вграден модул за продажба на билети, инструмент за създаване на страници за регистрация и скенер за регистрация на участниците. Екипите, организиращи големи публични събития, все още се нуждаят от специален модул за работа с публиката.
Пропуснете ClickUp, ако: Продавате хиляди билети за публични събития и се нуждаете от функции за промотиране на пазара или печат на пропуски на място като основна функция. За тези задачи започнете с Eventbrite или Cvent и управлявайте координацията на административните си дейности в ClickUp успоредно с тях.
Какво казват реалните потребители за ClickUp?
Прочетете мнението за ClickUp от този мениджър на събития в рецензията му на G2:
Използвам ClickUp за работата си по управление на събития и той ми помага да управлявам собствения си списък със задачи, като същевременно следя върху какво работи екипът ми. ClickUp премахва комуникационните бариери, което ми позволява да съм в течение с актуалното състояние на проектите и предизвикателствата пред екипа, без да се налага да присъствам на срещи. Картата „Моите задачи“ е от съществено значение за управлението на ежедневните ми задачи и за проследяване на местата, където изоставам. Намирам функцията „Входящи“ за изключително полезна за изчистване на съобщенията и за да съм в течение със задачите, които следя, без да претрупвам списъка си „Моите задачи“.
Използвам ClickUp за работата си по управление на събития и той ми помага да управлявам собствения си списък със задачи, като същевременно следя върху какво работи екипът ми. ClickUp премахва комуникационните бариери, което ми позволява да съм в течение с актуалното състояние на проектите и предизвикателствата пред екипа, без да се налага да присъствам на срещи. Картата „Моите задачи“ е от съществено значение за управлението на ежедневните ми задачи и за проследяване на местата, където изоставам. Намирам функцията „Входящи“ за изключително полезна за изчистване на съобщенията и за да съм в течение със задачите, които следя, без да претрупвам списъка си „Моите задачи“.
Convene, клиент на ClickUp, описва как използват ClickUp за управление на всички аспекти на едно събитие – от аудио-визуалното оборудване през кулинарията до обслужването.
6. Asana (Най-подходящ за планиране на събития с краен срок и зависимости)
Asana, подобно на ClickUp, е платформа за управление на работата, която не е специализирана в софтуер за събития, но се използва широко за управление на проектната страна на събитията: задачи, графици, отговорници и координация между екипите.
Asana е създадена за натоварени и взаимосвързани графици на събития. Основното ѝ предимство е автоматичното каскадно преместване на датите. Ако даден доставчик пропусне краен срок, Asana автоматично премества всяка задача, свързана с този доставчик, по-надолу в графика. Това ви спестява ръчното променяне на десетки дати в календара ви.
В сравнение с monday.com, Asana ви предлага по-функционален безплатен план, с който да тествате основните функции за управление на задачи, преди да преминете към по-висок план. Освен това новата изкуствена интелигенция анализира историческите данни на вашия екип, за да отбележи проектите, които изостават от графика. Налице е и инструмент за одобрение, така че екипът ви може да добави указателните табели за събитието към задача и да ги одобри, без да се налага изпращането на нито един имейл.
Основни функции и предимства
- Автоматично каскадиране на датите: Преместете един краен срок и всички свързани с него задачи се преместват заедно с него
- Предсказуемо откриване на рискове: Анализирайте данните от минали събития, за да предвидите възможни затруднения в предстоящия проект
- Одобрение на материалите директно в приложението: Преглеждайте, коментирайте и одобрявайте творческите материали за събитията директно в нишката със задачите
Цени
- Лично ползване: Безплатно
- Стартов пакет: 13,49 $/месец/потребител
- Advanced: 30,49 $/месец/потребител
- Enterprise: Индивидуални цени
Оценки
- G2: 4,4/5 (над 13 400 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 13 000 отзива)
Къде Asana не е на висота: Ценовият модел затруднява разрастващите се екипи. Трябва да закупите плана „Starter“, само за да видите изгледа „Timeline“. Също така се нуждаете от плана „Advanced“, за да проследявате цели и портфолиа с множество събития. Няма и вградени функции за събития (регистрация, продажба на билети, управление на участниците), така че ще трябва да го комбинирате със специализиран инструмент
Избягвайте Asana, ако: Ръководите голям екип с ограничен бюджет, при което monday.com предлага по-добра възвръщаемост на инвестицията. Освен това Asana не сканира билетите на входа.
Какво казват реалните потребители за Asana?
Този рецензент от G2 споделя мнението си за Asana:
Не знам как някой може да работи без Asana. Обичам възможността за сътрудничество – възможността да възлагам задачи на няколко колеги едновременно, организацията на проектите, използването му за планиране на събития, шаблоните. Използвам го ежедневно и без него денят ми на работа би бил непродуктивен.
Не знам как някой може да работи без Asana. Обичам възможността за сътрудничество – възможността да възлагам задачи на няколко колеги едновременно, организацията на проектите, използването ѝ за планиране на събития, шаблоните. Използвам я ежедневно и без нея денят ми на работа би бил непродуктивен.
7. monday.com (Най-добър за визуално и персонализирано планиране на събития)
monday.com, подобно на ClickUp и Asana, служи по-скоро като инструмент за координация и логистичен център, отколкото като платформа за регистрация. Това е гъвкава „работна операционна система“, която можете да използвате за планиране и проследяване на логистиката на събитията, като доставчици, бюджети, графици и задачи.
Визуалните и персонализируеми табла на monday.com са идеални, ако мисленето ви се основава на цветно кодирани таблици, времеви линии и визуални табла. Те ви позволяват да създадете работното си пространство за събития от нулата. Можете да проследявате всичко – от одобренията на бюджета до това кои доставчици блокират кои задачи – точно както искате.
Новата му функция „Digital Workforce“ използва интелигентни агенти, за да сортира автоматично постъпващите заявки и да балансира натоварването на екипа ви, докато календарът на събитията се запълва. Най-хубавото за организаторите на събития? Не е нужно да плащате за клиентски лицензи. Можете да включите доставчици, спонсори и заинтересовани страни директно в проекта си като безплатни гости.
Основни функции и предимства
- Персонализиране на таблото: Комбинирайте персонализирани полета с изгледи тип „Канбан“, „календар“, „времева линия“ и „карта“
- Безплатно външно сътрудничество: Поканете клиенти и спонсори в работната среда, без да купувате допълнителни лицензи
- Обобщения за няколко проекта: Създавайте главни табла за проследяване на крайните срокове и напредъка по няколко събития едновременно
Цени
- Безплатно
- Базов пакет: 12 $/месец/потребител
- Стандартен план: 14 $/месец/потребител
- Pro: 24 $/месец/потребител
- Enterprise: Индивидуални цени
Оценки
- G2: 4,7/5 (над 18 000 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 5 900 отзива)
Където monday.com има недостатъци: Той планира събития, но не ги провежда, така че за регистрацията и настаняването на участниците е необходим друг софтуер. Планът „Standard“ също така ви ограничава до 250 автоматизации на месец, които лесно могат да се изчерпят през натоварената седмица.
Пропуснете monday.com, ако: Екипът ви се състои от двама или трима души, тъй като минималният брой от три места ви кара да плащате за празно място. За продажба на билети и регистрация на участниците Eventbrite или Cvent са по-подходящи.
Какво казват реалните потребители за monday.com?
Научете повече за настройките на monday.com от този рецензент в G2:
Настройването му беше лесно и ни помогна да категоризираме заявките за събития по основните ни области, като поддържаме събитията организирани и подобряваме планирането си. По отношение на поддръжката, той намалява до минимум заявките и срещите в коридорите, като в същото време улеснява проследяването на заявките и тяхното изпълнение.
Настройването му беше лесно и ни помогна да категоризираме заявките за събития по основните ни области, като поддържаме събитията организирани и подобряваме планирането си. По отношение на поддръжката, той намалява до минимум заявките и срещите в коридорите, като в същото време улеснява проследяването на заявките и тяхното изпълнение.
8. Trello (Най-добър за лесно проследяване на задачите по събитията)
Trello улеснява работата с табла, списъци и картички, които са идеални за събития с по-малък мащаб. Вашият екип се приспособява към него за минути, което намалява до минимум усилията за въвеждане на доброволци и временен персонал. Записвате задача на картичка, премествате я с плъзгане, докато работата напредва, и всеки вижда кой за какво отговаря.
Във всеки план е включен вграден инструмент, наречен Butler. Настройте го веднъж и той автоматично ще изпраща напомняния за крайни срокове или ще актуализира статуса на картите. Той елиминира повтарящите се административни задачи.
А ако имате нужда от по-голяма гъвкавост, Power-Ups предлагат интеграции и допълнителни функции по гъвкав начин.
Основни функции и предимства
- Визуални канбан табла: Позволете на членовете на екипа да виждат състоянието на всяка задача, свързана със събитието, с един поглед
- Автоматизация на „Butler“: Отговаря за актуализациите на задачите и напомнянията за крайни срокове във всички планове
- Atlassian Intelligence: Почистване на текста и извличане на конкретни задачи от описанията на картите
Цени
- Безплатно
- Стандартен план: 5 $/месец/потребител
- Премиум: 10 $/месец/потребител
- Enterprise: 17,50 $/месец/потребител
Оценки
- G2: 4,4/5 (над 13 700 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 23 500 отзива)
Къде Trello не е на висота: Липсват му вградени табла за проследяване на големи бюджети за събития или за управление на общата натовареност на екипа. Проследяването на сложни графици на проекти, при които закъснението на един-единствен доставчик може да провали целия график, е много трудно при плоския формат на таблото.
Избягвайте Trello, ако: Организирате голяма, многодневна конференция със сложни графици на доставчиците. За такива проекти ще ви е необходим инструмент за проследяване като ClickUp, Asana или monday.com.
Какво казват реалните потребители за Trello?
Вижте какво харесва този рецензент от G2 в Trello:
Това, което най-много ми харесва в Trello, е колко изключително лесно е да превърнеш хаотичното планиране на събития – като съгласуването на графиците на лекторите, списъците със спонсори и контролните списъци за участниците в конференции – във визуални табла с картички, които се преместват с плъзгане и пускане, и които всеки член на екипа може да разбере с един поглед.
Това, което най-много ми харесва в Trello, е колко изключително лесно е да превърнеш хаотичното планиране на събития – като съгласуването на графиците на лекторите, списъците със спонсори и контролните списъци за участниците в конференции – във визуални табла с картички, които се преместват с плъзгане и пускане, и които всеки член на екипа може да разбере с един поглед.
9. Basecamp (Най-добър за проста екипна работа по събития)
Basecamp запазва простотата за по-малки екипи, които работят съвместно по планирането на събития. Съобщенията, графиците, файловете и списъците със задачи се съхраняват на едно място, което е подходящо за екипи, които държат повече на ясната комуникация, отколкото на изграждането на сложни системи. Можете безплатно да включите клиенти, подизпълнители, доставчици и спонсори във всеки проект, а фиксираната цена остава непроменена, дори и при разрастване на екипа.
За отчитане на напредъка се използват диаграми на Хил. Те показват с един поглед дали дадена задача все още е във фазата на проучване или напредва към завършване. В сравнение с Trello, получавате по-добри възможности за обмен на съобщения, но по-малко начини за организиране на задачите.
Основни функции и предимства
- Единно работно пространство: Съхранявайте съобщенията, календарите и задачите, свързани със събитията, на един единствен панел
- Включен достъп за гости: Привлечете външни доставчици и клиенти към проекта, без да купувате допълнителни лицензи
- Проследяване на напредъка: Използвайте Hill Charts, за да покажете дали работата е в процес на планиране или се изпълнява активно
Цени
- Безплатно
- Pro: 15 $/месец/потребител
- Pro Unlimited: 299 $/месец, фактурира се ежегодно
Оценки
- G2: 4,1/5 (над 5 300 отзива)
- Capterra: 4,3/5 (над 14 300 отзива)
Където Basecamp не е на висота: Той пропуска структурата, на която разчитат сложните събития, като не предлага картиране на зависимости, проследяване на времето или планиране на капацитета. Недостатъчно прецизната настройка затруднява и извличането на чисти данни впоследствие.
Пропуснете Basecamp, ако: Вашето събитие зависи от взаимосвързани графици и подробни отчети. ClickUp или monday.com ви предлагат тази дълбочина.
Какво казват реалните потребители за Basecamp?
Изслушайте този рецензент от G2, който говори за Basecamp:
Това, което най-много ми харесва в Basecamp, е, че той направи сложната, повтаряща се работа по-лесно управляема – без самият инструмент да се превърне в втора работа (защото никой няма време за това). Той беше достъпен за ограничения ни бюджетен ресурс. Беше самостоятелен инструмент за нашия отдел, но лесно се интегрираше в различните ни екипи за събития и проекти.
Това, което най-много ми харесва в Basecamp, е, че той направи сложната, повтаряща се работа по-лесна за управление – без самият инструмент да се превърне във втора работа (защото никой няма време за това). Цената му беше достъпна за ограничения ни бюджетен ресурс. Той беше самостоятелен инструмент за нашия отдел, но лесно се интегрираше в различните ни екипи за събития и проекти.
10. Zoom Events (Най-подходящ за виртуални събития и уебинари)
Zoom Events е пълноценната платформа на Zoom за виртуални и хибридни събития, изградена върху видеоинфраструктурата, с която повечето екипи вече са запознати. Тя поддържа многодневни конференции и срещи на високо равнище с регистрация, продажба на билети, програми с множество сесии, различни тематични направления и възможности за създаване на контакти, като предлага много повече от обикновен уебинар.
В момента Zoom предлага пакета „Zoom Events and Webinars“, като „Webinars“ е по-опростеният вариант за обикновени излъчвания, а „Events“ – за по-сложни събития. Хората знаят как да се присъединят към разговор и къде се намира бутонът за изключване на звука, така че техническите проблеми са сведени до минимум в деня на събитието. Това го прави сигурен избор за онлайн семинари, срещи на високо равнище и уебинари.
Той обаче предлага много повече от просто провеждане на разговори. Можете да създадете център за многодневна програма, да отворите чат за общуване и да проведете сесия с въпроси и отговори на живо – всичко това, разбира се, виртуално. Софтуерът също така предоставя ясни отчети за продажбите на билети и посещаемостта, така че да видите какво е проработило, след като излъчването приключи.
Основни функции и предимства
- Висока надеждност: Надеждно и висококачествено стрийминг, базирано на познатия интерфейс и основната видеотехнология на Zoom
- Център за множество сесии: Проследявайте сложни, многодневни дигитални програми и онлайн серии чрез една единствена страница за вход
- Инструменти за ангажираност: Поддържайте диалога между участниците в дигиталните събития между основните презентации чрез чат-лобита и анкети на живо
Цени
- Уебинари: 89 $/месечно (минимум 300 участници)
- Webinars Plus: 99 $/месечно (минимум 100 участници)
- Events: 149 $/месечно (минимум 100 участници)
Оценки
- G2: 4,5/5 (над 400 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 5 900 отзива)
Къде Zoom Events не е на висота: Работи чудесно на екрани, но не се справя добре на изложбената площадка. Не може да печата баджове или да управлява физически щандове, а поддръжката може да отговаря бавно. Някои потребители смятат, че е скъп, с ограничени възможности за персонализиране и сложен процес на настройка за по-големи събития.
Избягвайте Zoom Events, ако: Вашето събитие включва офлайн част с щандове или баджове. За това са подходящи инструменти, създадени специално за местата на провеждане, като Whova или Cvent.
Какво казват реалните потребители за Zoom Events?
Прочетете мнението на този рецензент от G2 за Zoom Events:
Организирам доброволчески събития чрез Zoom Events и Webinars и много ми харесва възможността за контрол на достъпа при големи групи. По-конкретно, ценя функции като извеждане на лекторите на преден план и заглушаване на участници, които помагат за гладкото протичане на събитието. Възможността лесно да организирам събитие и да използвам конкретни функции като извеждане на лекторите на преден план се откроява, защото ми позволява ефективно да фокусирам вниманието. Настройването беше лесно, което също е голям плюс.
Организирам доброволчески събития чрез Zoom Events и Webinars и много ми харесва възможността за контрол на достъпа при големи групи. По-конкретно, ценя функции като извеждане на лекторите на преден план и заглушаване на участници, които помагат за гладкото протичане на събитието. Възможността лесно да организирам събитие и да използвам конкретни функции като извеждане на лекторите на преден план се откроява, защото ми позволява ефективно да фокусирам вниманието. Настройването беше лесно, което също е голям плюс.
Кой инструмент за планиране на събития е подходящ за кой екип?
Подходящият инструмент зависи от задачата, която се опитвате да решите. Изберете ClickUp, Asana или monday.com за вътрешна координация. Изберете Eventbrite, Whova или Cvent, когато регистрацията на участниците, продажбата на билети или ангажираността са основните предизвикателства.
Десет инструмента, десет различни задачи: правилният избор зависи от това, какво трябва да управлявате по време на събитието. Съобразете се с проблемните места, а не със списъка с функции. Ето краткият списък по тип екип.
Няколко заслужаващи внимание инструмента не успяха да влязат в окончателния списък. Но ето няколко почетни споменавания в категорията „Софтуер за планиране на събития“:
Подходящият инструмент зависи от задачата, която се опитвате да решите. Изберете ClickUp, Asana или monday.com за вътрешна координация. Изберете Eventbrite, Whova или Cvent, когато регистрацията на участниците, продажбата на билети или ангажираността са основните предизвикателства.
Десет инструмента, десет различни задачи: правилният избор зависи от това, какво трябва да управлявате по време на събитието. Съобразете се с проблемните места, а не със списъка с функции. Ето краткият списък по тип екип.
- Cvent, ако организирате корпоративни конференции с голям брой регистрации
- Whova, ако най-важно за вас е създаването на контакти между участниците и наличието на мощно приложение за събития
- Eventbrite, ако продавате билети за широката публика и искате да бъдете забелязани
- Planning Pod, ако управлявате място за провеждане на събития или сватбена агенция
- ClickUp, ако ви е необходимо едно работно пространство за графици, документи, доставчици и последващи действия
- Asana, ако приоритет имат свързаните срокове и графиците за няколко събития
- monday.com, ако искате визуални табла за планиране с функция „плъзгане и пускане“
- Trello, ако искате проста табло за малко събитие
- Basecamp, ако малък екип цени ясната комуникация повече от структурата
- Zoom Events, ако вашите събития са виртуални или се провеждат под формата на уебинари
Няколко заслужаващи внимание инструмента не успяха да влязат в окончателния списък. Но ето няколко почетни споменавания в категорията „Софтуер за планиране на събития“:
- Hopin: Най-добрият избор за виртуални и хибридни събития. Предлага вградени функции за създаване на контакти, изложбени щандове и стрийминг
- Aventri (Stova): Най-подходящ за средни и големи корпоративни събития с глобален обхват
- Splash: Най-добър за маркетинг на събития с брандиране и красиви страници/покани за събития
- RSVPify: Най-добър за управление на списъка с гости, потвърждения за участие и частни събития (сватби, гала вечери)
- Tripleseat: Най-подходящ за ресторанти, хотели и места за провеждане на събития, които управляват резервации и кетъринг
Как да изберете софтуер за планиране на събития?
Оценявайте софтуера за планиране на събития по шест критерия: съвместимост с работния процес, прозрачност, кой има достъп до него, как се справя с гостите, какво автоматизира и цената при разрастване на вашия бизнес.
Ето подробни въпроси, които можете да обсъдите с екипа си:
- Съвместимост с работния процес: Може ли софтуерът да се справи с работата, която вашият екип действително извършва, а не само с общи задачи?
- Прозрачност: Можете ли да видите графици, отговорни лица и пречки, без да създавате втори отчет?
- Работа с външни лица: Могат ли доставчиците, клиентите, лекторите и спонсорите да получат необходимия достъп?
- Работа с гости: Ако имате нужда от това, може ли софтуерът да се справи с попълването на формуляри, продажбата на билети, регистрацията и последващите действия?
- Автоматизация и отчетност: Може ли софтуерът да намали повтарящите се административни задачи и да ви помогне да извличате поуки от всяко събитие?
- Цена, съобразена с растежа ви: Ще продължи ли разходът да е оправдан, когато екипът, събитията или публиката ви нараснат?
Съвет от професионалист: Изпробвайте 30-дневната пробна версия при организирането на следващото ви събитие, а не в тестова среда. Инструментът, който издържи едно пълно провеждане на събитието с доставчици и срокове, е този, който трябва да закупите. Ако разчитате само на демонстрации, за да намерите подходящия вариант, това ще доведе до скрити проблеми по-късно.
Ако най-големият ви проблем е вътрешната координация, а не продажбата на билети, ClickUp ви предлага график, проследяване на доставчици, одобрения и последващи действия след събитието в едно работно пространство. Освен това планът „Free Forever“ на ClickUp ви позволява да тествате пълния работен процес по организиране на събития, без да плащате или да избирате план предварително.
Започнете да планирате следващото си събитие в ClickUp!
Често задавани въпроси за софтуера за планиране на събития
Какъв софтуер всъщност използват повечето организатори на събития?
Повечето организатори на събития използват комбинация от софтуери, а не един-единствен: инструмент за управление на работата при планирането (ClickUp, Asana, monday.com или Trello), съчетан с инструмент за регистрация или продажба на билети (Eventbrite, Cvent или Whova). Дискусиите в Reddit (r/EventProduction) и Quora последователно показват, че е по-добре да се използва комбинация от най-добрите в своя клас инструменти, вместо да се налага един софтуерен пакет да върши всичко. Моделът е следният: управлявайте логистиката и одобренията там, където екипът ви вече работи, и добавяйте продажбата на билети само когато продавате на широката публика.
Кой софтуер за събития е най-подходящ за публични събития с билети?
Eventbrite е един от най-добрите избори за публични събития с билети, тъй като съчетава публикуването на събития, плащането и търсенето на събития в една платформа. Това е важно, когато продажбата на билети е основната задача. Cvent и Whova също могат да поддържат програми с голям брой регистрации, но Eventbrite е по-лесен за самостоятелно стартиране на събития и за по-малки екипи.
Коя платформа за събития е най-подходяща за корпоративни конференции?
Cvent е най-подходящият избор за корпоративни конференции, тъй като поддържа намиране на места за провеждане, регистрация, издаване на пропуски, ангажиране на участниците и анализи след събитието в голям мащаб. Той е създаден за организации, които провеждат големи или чести конференции, а не еднократни вътрешни срещи. Недостатъкът е сложността и цената.
Cvent предлага ли безплатен пробен период?
Не, Cvent не предлага безплатен пробен период. Достъпът започва с демонстрация и персонализирана оферта. Ако искате да тествате софтуера, преди да се ангажирате, Eventbrite – платформа, фокусирана върху продажбата на билети – позволява безплатно публикуване на събития, а ClickUp предлага план „Free Forever“. Разглеждайте Cvent като корпоративна покупка, която изисква разговор с търговски представител, а не като бърз пробен период.
Колко струва софтуерът за планиране на събития?
Цените на софтуера за планиране на събития варират от безплатен до петцифрени суми годишно. Инструментите за управление на работата са най-евтини: ClickUp от 7 $/потребител/месец, Trello от 5 $, Asana от 13,49 $. Planning Pod и корпоративните платформи като Cvent използват договорени годишни договори. Eventbrite е безплатен за публикуване, но начислява 3,7% + 1,79 $ за всеки платен билет, плюс 2,9% такса за обработка. Съобразете ценовия модел с обема на вашите събития. Забележка: цените се променят, затова проверете официалния уебсайт на инструмента, преди да вземете решение.
Кой е най-лесният за използване софтуер за планиране на събития за малки екипи?
Trello е един от най-лесните за използване инструменти за планиране на събития за малки екипи. Неговите визуални табла по метода „Канбан“ почти не изискват обучение. Basecamp е друг силен вариант, когато комуникацията е по-важна от проследяването на зависимостите. Компромисът е в дълбочината: леките инструменти стават по-трудни за управление, когато събитията станат по-сложни, включват повече доставчици или изискват по-подробна отчетност.
Можете ли да организирате събитие с електронни таблици вместо със софтуер за събития?
Да, електронните таблици могат да свършат работа за едно малко събитие, но те се провалят, щом в работния процес се включат няколко отговорни лица, крайни срокове, доставчици и одобрения. Проблемът обикновено е в координацията, а не във въвеждането на данни. Безплатен инструмент като ClickUp или Trello предоставя на екипите споделен достъп, напомняния и отговорност без големи допълнителни разходи.
Може ли да се планира събитие без специализиран софтуер, например в електронни таблици?
Да, можете да планирате едно малко събитие и без специален софтуер. Но електронните таблици бързо стават неуправляеми, щом добавите отговорни лица, крайни срокове, доставчици и одобрения. В момента, в който двама души редактират една и съща таблица или датата се промени, започва хаосът с версиите. Лек инструмент като Trello или безплатният план „Free Forever“ в ClickUp ви предоставя възможност за определяне на отговорни лица, напомняния и споделен график без никакви разходи. Използвайте електронните таблици за бюджети, а не за координация.
Кой е най-добрият софтуер за планиране на събития за малки фирми?
Най-добрият софтуер за планиране на събития за повечето малки фирми е безплатна завинаги или евтина работна платформа. Тя е по-добра от специализираните пакети за събития. ClickUp и Trello обхващат планирането, отговорността и графиците без допълнителни разходи за големи компании. Ако продавате билети, добавете Eventbrite, където публикуването на безплатни събития е безплатно. Избягвайте тежките платформи като Cvent, докато изискванията за съответствие, мащаб или брой участници наистина не ги налагат.
Каква е разликата между софтуер за планиране на събития и софтуер за управление на събития?
Софтуерът за планиране на събития се занимава с вътрешни задачи като графици, задачи, доставчици, бюджети и одобрения (ClickUp, Asana, monday.com). Софтуерът за управление на събития се занимава с дейностите, насочени към участниците: регистрация, продажба на билети, настаняване и ангажираност (Cvent, Whova, Eventbrite). Границата се размива в корпоративния сектор, където пакети като Cvent обединяват работните процеси по планирането в платформа, ориентирана предимно към регистрацията.
Има ли безплатен софтуер за планиране на събития?
Да, има няколко безплатни софтуера за планиране на събития. ClickUp, Trello, Asana и monday.com предлагат безплатни планове, които обхващат задачи, отговорници и графици за едно събитие. Eventbrite е безплатен за публикуване и начислява такси само върху платените билети. Уловката: безплатните планове ограничават автоматизациите, прегледите или местата, така че стават недостатъчни, когато събитията станат междуфункционални или повтарящи се.