Ежедневен хаос, постоянни сигнали и претоварване с комуникация. Ако това звучи като реалността на вашия екип днес, повярвайте ми, не сте единствените (особено ако работите дистанционно!).
83% от специалистите, работещи с информация, разчитат предимно на имейл и чат за комуникация в екипа. Въпреки това, почти 60% от работния им ден се губи в превключване между тези инструменти и търсене на информация.
Предизвикателството: овладяване на претоварването с комуникация
Преди няколко месеца един отдалечен клиент се обърна към екипа ми в IPM Software с нещо, което описаха като „комуникационни фойерверки”.
Аз съм Уриел Асамоа, проектен мениджър в IPM Software, където сме специализирани в имплементирането на ClickUp за разпределени екипи. Когато този клиент се свърза с нас за първи път, ежедневната им комуникация изглеждаше така:
- Slack низове, препълнени с доклади за бъгове
- WhatsApp съобщения с молби за SOP по всяко време (включително в 11 часа през нощта)
- Безкрайни вериги от имейли, толкова дълги, че „можеха да бъдат книги с глави“
Важни решения, актуализации и заявки бяха разпръснати из различни инструменти. Мениджърите не можеха да видят цялостната картина. Членовете на екипа се чувстваха като удавени в уведомления. Като проектен мениджър, усещах колко трудно беше за техните собствени PM да разберат какво realmente се случва.
Решението: централизиране и автоматизиране на вътрешната комуникация
Вместо да добавя още един инструмент към купчината, аз препоръчах обратното: преместете цялата тази комуникация на мястото, където вече се извършва работата им – ClickUp.
В уебинар на ClickUp Community разказах как използвах ClickUp Chat и Super Agents, за да преустроя комуникационната система на този екип от нулата.
Резултатът? По-малко срещи, по-малко въпроси от типа „Къде е линкът?“ и никакви изгубени заявки за поддръжка.
Нека ви разкажа как го направихме!
Работният процес: три супер агента на ClickUp AI, които управляват 90% от вътрешната комуникация
Днес този екип започва и завършва деня си в ClickUp Chat.
Помогнах им да създадат три прости, но мощни Super Agents в ClickUp, които сега се занимават с по-голямата част от вътрешната комуникация:
- Агент за ежедневни оперативни напомняния, който замества разпръснатите актуализации на standup
- Агент на Internal Answers, който извлича SOP и политики директно от тяхната ClickUp wiki
- Агент за поддръжка, който превръща чат съобщенията в напълно оформени задачи за поддръжка
Всеки агент се основава на една проста идея: ако работата вече е в ClickUp – проекти, документи, SOP, задачи – комуникацията по тази работа също трябва да се осъществява там.
Това отразява моето виждане за разрастването на работата: цената на преминаването от един инструмент към друг не е само загуба на време и претоварване с известия, а и загуба на контекст и забавяне на вземането на решения.
📮 ClickUp Insight: Представете си, че губите до 3 часа всяка седмица, само за да чакате решения. Това е реалността за 38% от служителите. 👀С ClickUp можете да проектирате работни процеси, които поддържат нещата в движение: автоматични одобрения, маршрутизиране на задачи въз основа на роли и проследяване на напредъка в реално време. Няма повече изгубени часове в чудене какво следва, а само стабилен напредък на всеки етап.
Агент 1: Ежедневен ритуал за съгласуване, който се провежда в ClickUp Chat
Резултатите от проучването на ClickUp за ефективността на срещите показват, че специалистите с познания могат да прекарват почти 308 часа седмично в срещи в организация с 100 души!
Първото нещо, с което се заех, беше ежедневното съгласуване. И исках да го направя, без да добавям още срещи, като същевременно намалявам разрастването на инструментите на екипа.
Защото когато вашите актуализации се намират наполовина в Slack, наполовина в WhatsApp и от време на време в имейл, яснотата изчезва напълно. А какво е по-лошото? В крайна сметка пропускате актуализациите, защото всичко изглежда хаотично.
Затова работих с тях, за да заменим тази бъркотия с един-единствен ритуал в ClickUp Chat: Daily Ops Reminder Agent.
Всяка сутрин този AI агент автоматично публикува кратко, приятелско съобщение в специален канал за чат в ClickUp, в което моли всички да споделят:
- Над какво са работили вчера
- Какво планират да направят днес
- Всички пречки, които стоят на пътя им
Тъй като всичко се намира в един единствен чат в ClickUp, мениджърите получават незабавен поглед върху напредъка и препятствията, без да се налага да търсят информация в множество инструменти.
💡 Съвет от професионалист: Най-бързият начин да намалите претоварването с комуникация е да спрете да повтаряте контекста. Тъй като всеки канал за чат в ClickUp е пряко свързан с вашите проекти, списъци и задачи, не се нуждаете от Slack, за да „говорите за работата“ – защото вече говорите вътре в работата. Всяка актуализация остава свързана с това, върху което оказва влияние.
Можете също така да превърнете всяко съобщение в задача в ClickUp (с подходящия списък + собственик) директно от чата, така че екипът да не се налага да преминава към Slack, да отваря Jira или да копира и поставя контекста в още един инструмент за проекти.
Обобщени съвещания за секунди, а не срещи
Ето къде ClickUp Brain, контекстуалният AI асистент на ClickUp, наистина променя играта.
След като отговорите пристигнат, ClickUp Brain може да обобщи цялата нишка в ясен дневен обзор, който мениджърите четат само за няколко минути. Вместо да провеждат 20-минутна среща, те преглеждат структурирано обобщение на:
- Какво беше направено
- Какво е планирано
- Където нещата са в застой
⚡️ Реално въздействие: След като внедрихме този работен процес, срещата за съгласуване на ръководството се съкрати от около двадесет минути на около три, просто защото всичко, от което се нуждаеха, вече беше в ClickUp.
Няма повече преследване на хора, няма повече преследване на актуализации и няма нужда от 20-минутни събрания.
Няма повече преследване на хора, няма повече преследване на актуализации и няма нужда от 20-минутни събрания.
За отдалечен екип, който вече се бори с умората от уведомленията, само това направи ежедневната работа по-лека.
Агент 2: Вътрешен агент за отговори, който чете директно от вашата ClickUp wiki
Вторият агент се занимава с един универсален проблем, който наблюдавам при почти всяко внедряване: повтарящи се въпроси от типа „Къде е…?“.
Както много други разрастващи се екипи, тази компания се налагаше да отговаря отново и отново на едни и същи вътрешни въпроси:
- „Къде е ръководството за въвеждане?“
- „Каква е политиката за отпуски?“
- „Как да подам работния си график?“
Отговорите технически съществуваха във вътрешни документи и SOP, но никой не искаше да ги търси, докато се занимаваше с ежедневната си работа.
Затова създадох Internal Answers Agent в ClickUp Chat, който чете директно от ClickUp wiki на компанията.
Сега, вместо да пише на мениджъра, всеки може да отвори ClickUp Chat и да зададе въпрос като: „Каква е политиката ни за отпуски?“ Зад кулисите агентът търси съответните SOP и политики в ClickUp Docs и отговаря с ясно и кратко резюме на политиката, заедно с ключови подробности.
⚡️ Реално въздействие: От разговорите с екипа става ясно, че само този агент е намалил повтарящите се вътрешни въпроси с повече от половина. Това означава по-малко прекъсвания за мениджърите и много по-малко „бързи въпроси“, които пречат на концентрацията.
🔑 Ако вече имате ClickUp wiki или SOP hub, този модел е лесен за възпроизвеждане:
- Централизирайте политиките, инструкциите и информацията за човешките ресурси в ClickUp Docs
- Използвайте ClickUp Brain и Super Agents, за да покажете тази информация директно в чата.
- Насърчавайте екипа си да „попита първо агента“, преди да се обърне към конкретно лице.
Това е типичен пример за използване на контекстуална изкуствена интелигентност, за да се направи съществуващото знание действително използваемо.
📮 ClickUp Insight: Наскоро открихме, че около 33% от работниците в сферата на знанието изпращат съобщения на 1 до 3 души дневно, за да получат необходимата им информация. Но какво ще стане, ако имате цялата информация документирана и лесно достъпна? С ClickUp Brain на ваша страна, превключването на контекста става нещо от миналото. Просто задайте въпроса директно от работното си място и ClickUp Brain ще извлече информацията от работното ви място и/или свързани приложения на трети страни!
Агент 3: Превръщане на съобщенията „сайтът не работи“ в реални билети за поддръжка
Третият агент затваря кръга между комуникацията и действието.
Преди да направим промени, заявките за поддръжка идваха отвсякъде:
- Спешен бъг се появява в канала на Slack
- Съобщение в WhatsApp би било изпратено на грешния човек
- Един имейл би бил препратен три пъти, преди да стигне до правилния получател.
Не е изненадващо, че около една от десет заявки просто изчезна в хаоса.
За да разреша този проблем, помогнах на екипа да създаде Support Ticket Agent в ClickUp Chat.
🔑 Ето как работи:
- Член на екипа пуска съобщение в ClickUp Chat, например:„Вътрешният уебсайт не работи, може ли някой да провери?“ и прикачва екранна снимка.
- AI агентът „чете“ съобщението като човек, разбира, че то описва проблем, а не просто въпрос, и автоматично създава билет за поддръжка в ClickUp.
- Агентът пише ясно описание, включва линк към оригиналното съобщение в чата и публикува кратко потвърждение в нишката, за да знае докладващият, че е било засечено.
От гледна точка на екипа, те просто описват проблема в чата. ClickUp AI поема тежкия труд по превръщането на това съобщение в структурирана работа.
⚡️ Реално въздействие: След внедряването на този агент, компанията премина от загуба на около една от десет заявки за поддръжка до никакви загуби. Сега всичко се намира там, където се извършва работата – в ClickUp.
Ако вече проследявате бъгове или заявки в ClickUp Tasks, този модел превръща чата в врата към структурирана работа, вместо в поредния безперспективен канал за комуникация.
Защо този подход работи: комуникацията се осъществява точно там, където се извършва работата
Магията не е само в изкуствения интелект – тя е в избора на ClickUp като единствена платформа за работа и комуникация.
Като преместихме разговорите в ClickUp Chat и ги подкрепихме с агенти, помогнахме на този екип:
- Премахнете пингванията в Slack с молби за документи
- Спрете късните нощни WhatsApp чатове за спешни въпроси
- Заменете разпръснатите ежедневни актуализации с един-единствен чат, в който можете да търсите
- Записвайте всяка заявка за поддръжка като реална задача
С течение на времето започнах да използвам едно просто мото, за да опиша това, което създадохме:
Когато комуникацията е там, където се извършва работата, екипите работят по-бързо, без дори да се опитват.
Когато комуникацията е там, където се извършва работата, екипите работят по-бързо, без дори да се опитват.
Това е точно вида трансформация, която обичам да осъществявам, когато екипите третират ClickUp не като „още едно приложение“, а като унифициран команден център за тяхната работа. Функции като ClickUp Chat, Docs и AI-поддържани агенти свързват вътрешната комуникация директно с задачите, автоматизацията и отчитането.
Ако сте любопитни да разберете как други екипи използват ClickUp AI и агенти за борба с разрастването на работата, прочетете истории като „Как AI конвергенцията решава проблема с разрастването на работата “ или „Как лидерите подхождат към управлението на промените с AI с помощта на ClickUp“.
Сбогувайте се с претоварването с комуникация: опитайте това в собственото си работно пространство
Най-важното, което научих? Не се нуждаете от повече инструменти, за да поправите комуникационните пропуски. Всичко, от което се нуждаете, е по-добро място за тях.
Използвайки моделите от тази имплементация, можете да започнете с малки стъпки и да се разраствате:
- Започнете с един ритуал за съгласуване в ClickUp Chat Създайте канал за ежедневни събрания или операции Добавете прост AI агент, който публикува ежедневно напомняне и обобщава отговорите
- Създайте ежедневен канал за събрания или операции
- Добавете прост AI агент, който публикува ежедневно напомняне и обобщава отговорите.
- Превърнете съществуващите си документи във вътрешен двигател за отговори Централизирайте SOP, политики и инструкции в ClickUp Docs Свържете агент, който извлича отговори в чата, вместо да принуждавате хората да търсят ръчно
- Централизирайте SOP, политики и инструкции в ClickUp Docs
- Свържете агент, който извлича отговори в чата, вместо да принуждавате хората да търсят ръчно.
- Препращайте проблеми директно в задачи в ClickUp от чата Решете кои типове съобщения трябва да се превърнат в билети (грешки, инциденти, спешни заявки) Позволете на AI агент да създава задачи, да прикачва контекст и да потвърждава получаването автоматично
- Решете кои видове съобщения трябва да се превърнат в билети (грешки, инциденти, спешни заявки)
- Позволете на AI агент да създава задачи, да добавя контекст и да потвърждава получаването им автоматично.
- Създайте ежедневен канал за събрания или операции
- Добавете прост AI агент, който публикува ежедневно напомняне и обобщава отговорите.
- Централизирайте SOP, политики и инструкции в ClickUp Docs
- Свържете агент, който извлича отговори в чата, вместо да принуждавате хората да търсят ръчно.
- Решете кои видове съобщения трябва да се превърнат в билети (грешки, инциденти, спешни заявки)
- Позволете на AI агент да създава задачи, да добавя контекст и да потвърждава получаването им автоматично.
Като усъвършенствате тези работни процеси, ще започнете да виждате същата промяна, която видя нашият клиент: по-малко инструменти, по-малко хаос и повече време, прекарано в действително свършване на работата.
Какво ви е необходимо, за да започнете? Регистрирайте се за безплатен акаунт в ClickUp! ✨
Уриел Асамоа е проектен мениджър в IPM Software, партньор на ClickUp за внедряване, който помага на екипите да постигнат яснота, съгласуваност и автоматизация. Той е специалист в създаването на решения с ClickUp, които елиминират хаоса в комуникацията, оптимизират ежедневните операции и повишават продуктивността – без да се добавят допълнителни инструменти.