Защо управлението на промените е решаващият фактор, сега повече от всякога
Ако днес ръководите екип или организация, знаете, че почвата под краката ви се променя.
Темпото на промените на работното място е неумолимо, особено когато става въпрос за навигация в AI трансформацията. Прекарал съм кариерата си в подпомагане на организациите да се адаптират и мога да кажа със сигурност: истинската разлика между екипите, които процъфтяват, и тези, които зациклят, не е в набора от инструменти, а в това колко ефективно управляват промените.
А необходимостта да се направи това правилно никога не е била по-голяма.
Без правилното управление на промените инвестирането в нови технологии няма да ви донесе желаните резултати. Лидерите трябва да обмислят задълбочено как се извършва работата, как екипите си сътрудничат и как се създава стойност от новите инструменти.
Залогът е по-висок от всякога, а спешността да се направи правилното управление на промените в AI никога не е била по-голяма.
Разрастване на работата: скритите разходи на фрагментацията
Преди да се присъединя към ClickUp, управлявах бизнес системи в голяма компания в областта на здравеопазването. Разполагахме с всички възможни SaaS инструменти, включително платформи за счетоводство, човешки ресурси, инженеринг, маркетинг и инвестиции.
Всеки екип имаше свои фаворити и никой от тях не общуваше с другите. Резултатът? Постоянни затруднения, загубено време и непрекъснати прекъсвания на ИТ услугите, само за да се получи актуална информация за състоянието.
Това е разрастване на работата: разпространението на несвързани инструменти, фрагментирани работни процеси и загубен контекст – пречка за ефективното управление на промените. Да го определим като ИТ проблем е погрешно. Това е бизнес проблем, чисто и просто.
Когато информацията е разпръсната и екипите преминават от една система в друга, продуктивността спада, иновациите застиват и ангажираността намалява.
Това води и до тежки финансови загуби: 2,5 трилиона долара загубени в глобалната производителност.
Дори когато компаниите се опитват да го поправят, внедряването често не дава желаните резултати.
Когато се опитахме да внедрим Jira за маркетинг в старата ми фирма, екипът послушно присъства на обучението, но след това веднага се върна към своите бели дъски. Защо? Защото не бяхме обяснили защо промяната е важна, как ще им помогне или каква подкрепа ще получат.
Приемането се проваля не защото инструментите не работят, а защото хората не виждат как промяната се отразява на ежедневната им работа.
Състезанието за конвергенция: защо контекстът е всичко
Harvard Business Review установи, че служителите прекарват 61% от времето си в предаване на информация, търсене на информация или актуализиране на информация в различни инструменти.
Всеки ден нови инструменти и технологии обещават да улеснят работата, но повечето организации в крайна сметка се сблъскват с повече изолирани структури и по-голяма сложност. Истинският пробив идва, когато конвергирате работата, знанията и контекста си на едно място – основен принцип на успешното управление на промените и трансформацията на изкуствения интелект.
Истината е, че AI, автоматизацията и цифровата трансформация са толкова мощни, колкото контекста, до който имат достъп. Ако трябва да захранвате AI инструмента си ръчно всеки път, все още вършите двойна работа. Бъдещето принадлежи на организациите, които унифицират контекста – където работата, знанията и данните съществуват заедно, а интелигентността може да функционира безпроблемно в рамките на реалните работни процеси. И това бъдеще идва, независимо дали сте готови за него или не.
За да разберем реалното въздействие на фрагментираните работни процеси, наскоро проведохме проучване сред специалисти с познания за това как превръщат разговорите в действия. Резултатите разкриват критична разлика: повечето екипи все още разчитат на ръчни или непоследователни методи за проследяване на следващите стъпки и много малко от тях използват специални инструменти за управление на проекти. Тази липса на структура означава, че важни задачи често се пропускат, което затруднява екипите да останат съгласувани и продуктивни.
В ClickUp това е нашата водеща звезда. Ние бяхме създадени, за да направим хората по-продуктивни, и за да постигнем това, ние отиваме отвъд създаването на функции, за да създадем основа, където контекстът е унифициран, работните процеси са свързани и екипите могат да се движат по-бързо с по-малко съпротивление. Организациите, които действат сега – които разрушават силозите и конвергират работата си – ще определят следващото десетилетие.
Но първо трябва да разберете къде се намирате днес. Тук на помощ идва Матрицата за трансформация на изкуствения интелект.
Матрицата за трансформация на изкуствения интелект: диагностициране на настоящото ви състояние
За да помогна на организациите да видят къде се намират и накъде трябва да се насочат, използвам AI Transformation Matrix – практичен инструмент за диагностициране на текущото състояние и изготвяне на план за бъдещето.
Ето визуално представяне на матрицата за трансформация на изкуствения интелект:
Четирите квадранта на матрицата за трансформация на изкуствения интелект
- Нисък контекст, ниска конвергенция: Това е мястото, от което започват повечето организации. Инструментите са фрагментирани, данните са разпръснати, а интелигентността е ограничена до изолирани пилотни проекти. Ръчните решения са норма, а всяка нова инициатива се усеща като преоткриване на колелото.
- Висок контекст, ниска конвергенция: Някои екипи разполагат с богати данни и дълбока експертиза, но те остават заключени в силози. Проектите може да изглеждат обещаващи, но мащабирането е невъзможно, защото контекстът не се разпространява в цялата организация.
- Нисък контекст, висока конвергенция: Тук сте унифицирали инструментите си, но данните и знанията, които захранват интелигентността, все още са оскъдни или остарели. Автоматизацията е възможна, но резултатите са общи и нямат ефект, защото все още липсва контекст.
- Висок контекст, висока конвергенция: Това е целта. Работата, знанията и контекстът са унифицирани. Интелигентността работи в рамките на живи работни процеси, предоставяйки персонализирани прозрения и автоматизации, които наистина променят нещата. Екипите прекарват по-малко време в търсене и повече време в създаване на стойност.
Започнете с честен отговор на въпроса: Къде се намирам в тази матрица? От моя опит, повечето компании смятат, че са по-напред, отколкото са в действителност.
Следващият въпрос е: Как да продължа напред? Тук управлението на промените се превръща в мост.
От диагностика до действие: защо управлението на промените е мостът
Разбирането на мястото ви в матрицата е само началото.
Истинското предизвикателство – и възможност – е да се премине към горния десен квадрант, зона, която се характеризира с висок контекст и висока конвергенция.
Струва си да се повтори, че само технологията няма да ви доведе до целта. Но хората ще го направят.
Пътят от фрагментация към конвергенция, от изолирани данни към унифициран контекст, е в основата си път на хората – и гръбнакът на всяка ефективна стратегия за дигитална трансформация.
Това изисква промяна в нагласите, изграждане на нови навици и създаване на условия за устойчива промяна. Най-модерните инструменти в света няма да дадат резултати, ако вашите екипи не са се ангажирали с идеята. Нужни са ви и лидери, които да дават пример, и гъвкави процеси, които подкрепят непрекъснатото усъвършенстване.
Ще опиша това с помощта на четирите стълба на управлението на промените – лостовете, които преместват организациите от знанието за това, което трябва да се промени, към действителното осъществяване на промяната.
Четирите стълба на управлението на промените и как ги прилагаме в ClickUp
Ето как четирите стълба на управлението на промените се проявяват на практика.
1. Изпълнително спонсорство: основата
Промяната започва от върха. Най-добрите лидери не само одобряват промяната, но и се впускат в нея. Те използват платформата, научават нейните особености и ценности, след което комуникират визията си и гарантират, че екипите разполагат с необходимото. Изпълнителното спонсорство е видимо, гласно и непрекъснато.
Как изглежда това в ClickUp:
- Нашият главен изпълнителен директор и оперативен директор редовно участват в инициативи за изкуствен интелект, споделят свои работни процеси и отбелязват успехите в каналите на цялата компания.
- Ръководството дава личен пример, като използва ClickUp и AI инструменти в ежедневната си работа и споделя резултатите.
- Когато ръководителите дават пример, това поставя стандарт за всички останали.
Стъпки за насърчаване на изпълнителното спонсорство:
- Осигурете видима подкрепа от висшето ръководство
- Изработете ясна стратегия за комуникация, чрез която лидерите да обяснят причините за промяната и очакваните ползи.
- Отделете необходимото време, бюджет и персонал за успешно внедряване.
- Създайте условия за лидерите да използват новите инструменти и активно да споделят своя опит.
2. Ангажираност на екипа: ангажирайте се рано и често
Промените, наложени отгоре, рядко се задържат. Най-добрите резултати се постигат, когато екипите се чувстват ангажирани от самото начало. Включете членовете на екипа на ранен етап, поканете ги да тестват новата промяна и създайте обратна връзка, когато те предлагат предложения за подобрения. След това ги поканете да покажат как промяната влияе по значим начин на тяхната работа.
Как изглежда това в ClickUp:
- Ние организираме конкурси за изкуствен интелект в цялата компания, в които всеки, от всеки отдел, може да представи свои работни процеси, базирани на изкуствен интелект.
- Победителите се представят в нашите основни чат канали, за да вдъхновят другите и да разпространят идеите си.
- Участието обхваща продажбите, финансите, операциите с персонала и маркетинга – не само продуктите и инженерството.
Стъпки за насърчаване на ангажираността на екипа:
- Включете членовете на екипа в ранния етап на внедряването и вземането на решения.
- Създайте отворени канали, чрез които служителите да споделят мнения, опасения и предложения.
- Използвайте обратната връзка, за да усъвършенствате работните процеси и да демонстрирате отзивчивост.
- Обяснете ясно как промените се отразяват на ежедневната работа и отговорете на въпроса „какво ще спечеля от това?“
- Признавайте публично приноса, дори ако не всички предложения са приети.
3. Идентифицирайте вашите шампиони: преодолейте различията
Шампионите са агенти на промяната във вашата организация, които свързват ръководството и по-широката организация. Те са широко уважавани, иновативни и добре запознати с това как всъщност се извършва работата. Шампионите не само проповядват – те изграждат, разрешават проблеми и вдъхват увереност в процеса на промяна.
Как изглежда това в ClickUp:
- Шампионите водят отпред, засуквайки ръкави, за да помогнат на съотборниците си да възприемат новите инструменти.
- Моят екип и аз организираме седмични семинари и уебинари, където както шампионите, така и новодошлите могат да учат, да задават въпроси и да получават практическа подкрепа.
- Когато екипите се сблъскат с препятствия, шампионите и членовете на моя екип се намесват, за да разрешат проблемите, да създадат съвместно работни процеси и да споделят най-добрите практики.
Стъпки за овластяване на шампионите:
- Изберете уважавани, иновативни шампиони с дълбоки познания в областта на работните процеси.
- Включете ги като консултанти, създатели и промотори на промяната.
- Ангажирайте шампионите в ранните етапи на обучението и ги задръжте на борда по време на внедряването.
- Дайте възможност на шампионите да засилят комуникацията, да отговорят на опасенията и да моделират приемането
- Уверете се, че шампионите действат като активни посланици на промяната в цялата организация.
4. Приемете постепенната промяна: създайте инерция
Опитът да се промени всичко наведнъж създава съпротива. Инерцията се натрупва, когато екипите могат да експериментират безопасно, да персонализират своя опит и да празнуват напредъка по пътя.
Как изглежда това в ClickUp:
- Всеки AI конкурс се фокусира върху един работен процес или бизнес проблем, с итеративни подобрения във времето.
- Екипите се насърчават да персонализират своя опит, като се поставят ясни граници за това, което може и не може да бъде променено.
- Потребителите създават частни изгледи, които отговарят на техните нужди, като същевременно са в съответствие с организационните стандарти.
- Малките победи се празнуват в каналите на цялата компания, засилвайки напредъка като непрекъснато пътуване.
Стъпки за приемане на постепенна промяна:
- Въведете промените в управляеми фази, за да създадете инерция.
- Позволете на екипите да тестват нови функции и да предлагат подобрения
- Задайте граници за гъвкави и фиксирани работни процеси
- Възможност за персонализация с частни изгледи и безопасно експериментиране
- Сътрудничество с шампиони за разпространение на приемането и нормализиране на промяната като обща практика
Ролята на мениджъра: превръщане на визията в действие
Великите лидери водят с личен пример, а мениджърите са ключови фигури във всяка трансформация. В ClickUp от мениджърите се очаква да комуникират „защо“ и „как“, да улесняват обратната връзка и да дават пример за поведението, което очакват от членовете на екипа си.
Как изглежда това в ClickUp:
- Мениджърите не са странични наблюдатели. Те участват в семинари, споделят своите успехи в работния процес и насърчават своите екипи да подават заявки за участие в конкурса.
- Те подкрепят шампионите, създават безопасни пространства за експериментиране и сами използват нови инструменти.
Стъпки за мениджърите:
- Обяснете ясно целта и процеса на промяната
- Улеснете отворената обратна връзка и отговорете на притесненията
- Използвайте нови инструменти и процеси заедно с техните екипи
- Подкрепа и сътрудничество с шампиони
Ролята на мениджъра за успех на клиентите
Когато помагаме на нашите клиенти да внедрят ClickUp, процесът, който насърчаваме, е същият. И тук нашите мениджъри за успех на клиентите (CSM) са ключови партньори в трансформацията.
Как изглежда това в ClickUp:
- Нашите CSM предоставят консултантски услуги, помагат при планирането и споделят най-добрите практики.
- Те стимулират бизнес резултатите, улесняват прегледите на ръководството и гарантират, че екипите имат достъп до обучение и ресурси.
- Те ни помагат да проследяваме KPI, да провеждаме програми за обучение на обучители и ни свързват с нови функции и уебинари.
Стъпки за използване на CSM:
- Използвайте консултантски услуги за управление и най-добри практики
- Разработвайте персонализирани планове за успех и обучавайте вътрешни треньори
- Използвайте KPI ангажираност и отчетност, за да проследявате напредъка.
- Възползвайте се от наличните ресурси, като обучения и уебинари.
Планиране за успех: на какво да се опрете
Успешните внедрявания не се случват случайно или благодарение на добри намерения. Те трябва да бъдат проектирани и стратегически планирани.
Как изглежда това в ClickUp:
- Планираме пускането в експлоатация на етапи, с ясни етапи и комуникация.
- Ние идентифицираме ограниченията на ранен етап – като ограничения на ресурсите, технически предизвикателства или конкуриращи се приоритети – и ги решаваме директно.
- Ние дефинираме MVP за всяка инициатива, поставяме измерими цели и създаваме мултифункционални проектни екипи.
Стъпки за планиране на успеха:
- Решете дали да стартирате наведнъж или поетапно, в зависимост от готовността на организацията.
- Задайте реалистични цели и ги комуникирайте ясно
- Идентифицирайте потенциалните препятствия на ранен етап
- Изяснете какво означава „минимално жизнеспособен продукт“ за вашата трансформация.
- Определете измерими цели за новата система или процес
- Създайте мултифункционален екип, включващ спонсор, шампиони, ръководители на внедряването, поддръжка на обучението и тестери.
Вграждане на интелигентност в промяната
Едно от най-големите препятствия пред промяната не е пряката съпротива, а триенето. Хората искат да възприемат нови начини на работа, но ако това означава повече стъпки, повече инструменти или повече разходи, те са склонни да се връщат към старите, удобни навици.
Тук ClickUp Brain и ClickUp Brain Max променят правилата на играта. Вместо да изисква от екипите да запомнят нови процеси, Brain вгражда интелигентност директно в ежедневните работни процеси.
- ClickUp Brain прави знанията универсално достъпни за търсене в задачи, документи и коментари. Вместо да питат „Къде е тази актуализация?“, екипите просто питат Brain и получават отговора незабавно.
- ClickUp Brain MAX отива още по-далеч – записва актуализации чрез гласово въвеждане, превръща бележките в действия и дори автоматично извежда спешните задачи.
Чрез намаляване на когнитивната натовареност и улесняване на правилните действия, новите навици се утвърждават по естествен и устойчив начин.
Уроци от първа линия
Управлението на промените не е списък с задачи, а непрекъсната работа – слушане, повтаряне и празнуване на успехите. В ClickUp провеждаме конкурси за изкуствен интелект, предлагаме стимули и разпространяваме успехите в каналите на цялата компания. Но най-голямото въздействие идва от изграждането на навици и показването на екипите как инструментът решава конкретните им проблеми в работата. Нищо не е по-убедително от това да видиш как проблемът ти се решава пред очите ти.
Един от любимите ми моменти беше по време на събитието Secret Supper в Мексико Сити. Представих автоматизиран работен процес за оценяване на продажбени обаждания и генериране на съдържание за кампании. Да наблюдавам как хората осъзнават, че „Това всъщност решава проблема ми“, беше повратна точка.
Тези „аха“ моменти са това, което стимулира истинското приемане.
Неотложността на настоящето
Ускоряващото се движение към конвергенция на контекста – съчетаване на работни процеси, контекст и изкуствен интелект – означава, че прозорецът за конкурентно предимство се смалява. Организациите, които третират управлението на промените като стратегия, а не като нещо второстепенно, ще изпреварят останалите.
Ако започвате своя собствена трансформация, не чакайте. Започнете с малки стъпки, празнувайте успехите, дайте сила на вашите шампиони и никога не губете от поглед хората, които са в центъра на промяната. Организациите, които действат сега – тези, които обединяват работния контекст, намаляват разрастването на работата и стимулират трансформацията на изкуствения интелект – ще определят бъдещето на работата.
Нека създадем нещо по-добро – заедно.