„Липсват ни данните за моделите на поведение на потребителите, необходими за вземане на решения относно рекламата. Моля, добавете ги, преди да ги изпратим днес.“
ИЛИ
„Мисля, че докладът би спечелил от допълнителни данни за различните аспекти на бизнеса. Може ли да го разгледате по-късно?“
Кое от двете е по-добро? Ами, това зависи!
Първото изречение обяснява точно какво се очаква от вас и защо, без да оставя място за двусмислие – това е форма на пряка комуникация. Второто изречение, макар и да изглежда неточно, отваря диалог, оставяйки място за идеи и преговори чрез непряка комуникация.
И двата стила на комуникация имат своето място на работното място. В тази публикация в блога ще разберем защо и как.
⏰ 60-секундно резюме
Директната комуникация се осъществява, когато вашето послание е ясно, прямо и недвусмислено. Тя спомага за яснота, намалява недоразуменията и подобрява сътрудничеството.
Директната комуникация не е ограничена от канала. Можете да следвате директния стил с:
- Чат в реално време
- Коментари върху документи или бели дъски
- Модул „Задачи“ в инструмента за управление на проекти
Най-подходящите ситуации за използване на пряката комуникация са:
- Даване на инструкции
- Документиране на процеси и процедури
- Даване на обратна връзка
- Комуникиране на стандартни актуализации
За повече информация относно примери за директна комуникация, техники за продуктивност и съвети за адаптиране към двата стила, продължете да четете.
Опитайте ClickUp безплатно, за да отговорите на всичките си нужди от комуникация на работното място.
Разбиране на пряката комуникация
Директният стил на комуникация се отнася до пряк и недвусмислен обмен на информация или инструкции. Съобщението се предава ясно и изрично, без да се разчита на намеци, подразбиращи се значения или невербални сигнали.
Ключовите характеристики на пряката комуникация включват:
- Яснота: Изразяване с прост език и по кратък начин, като се намаляват комуникационните пропуски на работното място.
- Конкретност: Включва точни и приложими подробности, за да се избегнат недоразумения.
- Прозрачност: Открита комуникация с ясно изразени намерения и цели.
- Асертивност: Често уверен и поучителен
- Отговорност: включва поемане на отговорност за думите ви и въздействието им върху получателя.
На теория директният стил изглежда като най-добрият начин на работа. Какво може да се обърка с прозрачна, категорична и ясна комуникация? Всъщност, много неща. Затова на практика индиректната комуникация също е изключително полезна.
Директна срещу индиректна комуникация
На работното място съществуват различни стилове на комуникация. Непряката комуникация, стил, който дава приоритет на езика на тялото, визуалните сигнали и имплицитните послания, може да бъде мощен инструмент в определени ситуации. Тя се характеризира с:
- Отговорност на получателя: Получателят играе активна роля в разбирането и интерпретирането на желаното послание.
- Споделено разбиране: Контекстът и общият речник улесняват разбирането.
- Умишлена двусмисленост: Избягвайте конфронтации или враждебност, като смекчавате удара.
Разлика между пряка и непряка комуникация
Нека обобщим разликите.
| Характеристика | Директна комуникация | Непряка комуникация |
|---|---|---|
| Доставка | Ясно, изрично и прямо | Фини, подразбиращи се и зависими от контекста |
| Цел | Давайте ясни инструкции по ефективен начин. | Поддържайте хармония и избягвайте конфронтации. |
| Тон | Асертивни и уверени | Предпазлив или внушителен |
| Яснота | Висока; оставя малко място за погрешно тълкуване | Ниска до средна; може да бъде двусмислена |
| Риск | Може да бъде възприета като груба или нечувствителна | Може да доведе до недоразумения |
Най-добри примери за директна и индиректна комуникация
Няма правилен или грешен стил на комуникация, а само най-подходящ за дадена ситуация. Това означава, че има специфични условия и ситуации, в които един стил може да е по-подходящ от друг.
Идеалните условия за използване на пряката комуникация са:
- Когато яснотата и прецизността са от решаващо значение
- Когато времевите ограничения изискват ефективност
- Когато получателят не разполага с пълния контекст
- Когато разглеждате въпроси, които изискват отчетност или незабавна обратна връзка
Да предположим, че давате инструкции на стажант за важен доклад, върху който работи. Тук е необходима директна комуникация. Тя може да бъде нещо като:
„Имам нужда да създадете графики и диаграми за раздела с анализи в този доклад в Google Sheets. Използвайте цветовете на марката и свържете изходните данни в същия Sheet. Изпратете ми го за преглед до края на тази седмица.“
Ако говорите с паркинг служителя в ресторанта, в който се намирате, за паркирането на колата, можете да кажете: „Моля, изключете фаровете, преди да изключите двигателя, защото има проблем с автоматичното изключване.“ По същество тук се нуждаете от директна комуникация, защото паркинг служителят не познава колата ви!
Идеалните условия за използване на непряка комуникация са:
- Чувствителни или конфликтни ситуации
- Йерархични отношения или културни норми, които дават приоритет на учтивостта
- Малки групи от хора, които имат обща история и цялостен контекст
- Когато поддържате дългосрочни взаимоотношения и избягвате потенциални обиди
Да кажете на някого „уволнен си“ по директен начин може да е подходящо за телевизията, но не е идеален стил на комуникация на работното място, като се има предвид деликатният характер на новината. В такива ситуации е полезно да се използва емпатична непряка комуникация.
Брайън Чески, главен изпълнителен директор на Airbnb, обяви съкращения поради пандемията по този начин.
„Днес трябва да потвърдя, че намаляваме броя на служителите в Airbnb... Ще споделя колкото се може повече подробности за това как стигнах до това решение, какво правим за тези, които напускат, и какво ще се случи по-нататък.“
„Днес трябва да потвърдя, че намаляваме броя на служителите в Airbnb... Ще споделя колкото се може повече подробности за това как стигнах до това решение, какво правим за тези, които напускат, и какво ще се случи по-нататък.“
Както можете да видите, макар и непряко, това не е замъгляване или избягване на отговорност. Всъщност, точно обратното е.
В случаите, когато екипът работи заедно от дълго време и има общ речник, непряката комуникация също може да бъде ефективна. „Ние сме BYOD“ или „проблемът е само в EUD“ биха имали смисъл за членовете на групата. Същото важи и за мем от „The Office“! 😀
И така, как комуникираме?
Канали за пряка комуникация на работното място
Всяка среда, в която работите, е отличен канал за директна комуникация. Това може да бъде конферентната зала във вашия офис или инструмент за сътрудничество като ClickUp. Ето как би работило това.
Лично взаимодействие
Директният разговор изисква двама души – говорител и слушател. Най-ефективният начин да го направите е чрез разговор лице в лице. Това позволява:
- Взаимодействие и изясняване в реално време, ако е необходимо.
- Незабавна обратна връзка от получателя за това как се приема съобщението
- Активно приемане или отхвърляне на инструкцията
Виртуален чат
Когато не можете да имате лично взаимодействие, най-доброто решение е онлайн чат. Това задължително трябва да бъде:
- Синхронна, улесняваща разговора
- Подкрепено с файлове, изображения, бележки и др.
- Документирайте, за да се позовавате по-късно
ClickUp Chat е чудесен инструмент за тази цел. Той ви позволява да създавате канали от папки, което елиминира необходимостта да превключвате между различни платформи. Можете да маркирате хора, да свързвате задачи, да добавяте бележки и да отговаряте с емотикони.
Поддържайте цялата си комуникация в контекста на инструмента си за управление на проекти. Създавайте задачи директно от съобщенията, синхронизирайте се бързо с колегите си, проследявайте задачите и много други.
Например, когато се нуждаете от бърза актуализация по дадена задача, можете да изпратите директно съобщение като: „Здравей, Чад, можеш ли да споделиш статуса на предложението на клиента до обяд?“ Когато Чад отговори, като поиска някои данни от Джейн, той може да я тагне, а вие можете да създадете задача и да я възложите на нея!
Задачи в рамките на управлението на проекти
Най-добрият начин да съберете цялата информация за дадена част от работата е на едно място. ClickUp Tasks предлага ефективен начин да направите това. След като създадете задачи за всичко, което искате да направите, можете:
- Обяснете задачата в раздела с описание.
- Добавете списък за проверка като критерии за приемане.
- Разпределяйте задачи на хората, за да покажете кой за какво отговаря.
- Използвайте вложените коментари за комуникация в екипа.
Коментари като разговори
Видяхме вложените коментари в задачите на ClickUp по-горе. Освен това можете да използвате функцията за коментари и в бели дъски, мисловни карти и документи на ClickUp.
Например, на бяла дъска с карта на процеса можете да добавите коментар за липсваща стъпка. В дизайн файл, споделен в Clickup, можете да коментирате обратна връзка, като например „Моля, актуализирайте дизайна, за да съответства на най-новите указания за марката“.
Когато е необходимо, с ClickUp Assign Comments можете да посочите конкретно лице и да маркирате назначените лица или всички хора, участващи в проекта.
Нека разгледаме няколко примера за това как би изглеждало това в различните канали за комуникация.
Примери за пряка комуникация
Директната комуникация е идеална за даване на конкретни инструкции, особено ако получателят прави нещо за първи път.
Инструкции: Най-добрият пример за директна комуникация е стъпка по стъпка ръководство или диаграма. Ръководство за стила на съдържанието ще помогне на стажанта да публикува работата си последователно и в съответствие с бранда.
Политики и процедури: Създайте мини Wikipedia на вашите вътрешни процеси, като използвате инструменти за комуникация на работното място, като ClickUp Docs. Посочете какво е приемливо и какво не е приемливо във вашата организация, така че всички да могат да го видят.
За да структурирате съобщенията в организацията си, опитайте тези шаблони за комуникационни планове.
Обратна връзка: „Последният ви доклад беше добре проучен, но форматирането го правеше труден за четене. Моля, използвайте предоставения шаблон за бъдещи доклади, за да подобрите четимостта.“ Пряката обратна връзка като тази ясно комуникира проблема и предоставя практически стъпки за подобрение.
Сътрудничество в екип: Не всяка пряка комуникация е между двама души. Използвайте я в групови дискусии, срещи и дейности за сътрудничество в екип в цялата организация.
Например, по време на среща за планиране на спринт, можете да кажете: „Нека да дадем приоритет на задачите за интегриране на API и да възложим на Джон да се заеме с фронт-енд зависимостите. Можем ли да определим крайния срок за преглед на напредъка за петък?“
Редовни актуализации: Понякога можете да автоматизирате някои дейности, за да може всеки от екипа да получи съобщението. Мултифункционалната лента с инструменти на ClickUp помага да управлявате множество задачи, да разпределяте отговорности, да определяте крайни срокове и да оставяте коментари едновременно.
Сега, когато разбирате как изглежда директната комуникация в реалния свят, нека видим защо е важна.
Повишаване на продуктивността чрез директна комуникация
Директната комуникация елиминира излишната информация. Тя помага на говорещия да говори свободно, а на слушащия да разбира бързо. Това спестява време и усилия и на двамата, което в крайна сметка води до по-добра екипна работа и повишена продуктивност. Ето как можете да приложите това на работното си място.
Осигурете достъп до данни: По-лесно е да изпращате и получавате директни съобщения, ако те се основават на конкретни данни. Използвайте ClickUp Dashboards за тази цел. Например, можете да кажете: „Броят на потенциалните клиенти, които сме привлекли тази седмица, е същият, но конверсиите са спаднали с 40%. Знаем ли какво се е случило?“
📖 Допълнителна информация: Как да споделяте информация с колегите си
Направете членовете на екипа отговорни: За по-добра отчетност, поставете SMART цели. След това ги задайте в ClickUp Goals, като по този начин всеки ще има достъп до своите цели и ще може да следи напредъка си.
Намалете излишната работа: Не карайте служителите да се повтарят по време на събранията. Използвайте ClickUp Brain, за да генерирате автоматично отчети от събранията и използвайте спестеното време за по-значими взаимодействия.
Съвети за хора с различни стилове на комуникация
Какъв стил на комуникация използвате зависи почти изцяло от ситуацията. Ето няколко неща, които трябва да имате предвид, когато избирате стил.
Ако основният ви стил е директната комуникация
Внимавайте с тона си: Директността е само на крачка от грубостта. Затова поддържайте професионален и внимателен тон. Използвайте учтив език. Не забравяйте да казвате „моля” и „благодаря”.
Слушайте активно: Хората, които комуникират директно, често се фокусират върху предаването на своето послание, но това не е достатъчно. Упражнявайте активно слушане. Обръщайте внимание на това, което казват другите, без да ги прекъсвате.
Обръщайте внимание на обратната връзка: Наблюдавайте невербалните сигнали на получателя на вашето съобщение, като кимане с глава или изказвания. Прочетете обстановката и адаптирайте съобщението си съответно.
Адаптирайте се към аудиторията си: Бъдете внимателни, особено когато общувате с хора от култури или среди, в които непряката комуникация е норма. Уверете се, че пряката комуникация не се превръща в обидна.
Прилагайте непряка комуникация, когато е уместно: Прекомерната комуникация на работното място може да бъде полезна техника. Добавянето на емпатия може значително да подобри качеството на взаимодействията.
Например, вместо да казвате „Това трябва да се направи незабавно“, опитайте „Знам, че срокът е кратък, но вашите усилия са от решаващо значение за спазването му“.
Този подход потвърждава емоциите на другите, като в същото време остава ясен по отношение на очакванията.
Ако предпочитаният от вас стил е непряката комуникация
Не се заобикаляйте: Непряката комуникация не означава да бъдете умишлено неясни или да не поемате отговорност. Всъщност тя означава да говорите с empatiя и финес. Не бъркайте непряката комуникация с неясната.
Например, вместо да формулирате обратната връзка като „Тази част може би се нуждае от доработване“, кажете „Мисля, че добавянето на казус тук би подсилило аргумента ви“.
Бъдете уверени: Асертивността не е характерна за непряката комуникация. Хората, които комуникират непряко, се колебаят да изразят своите нужди или мнения категорично. Упражнявайте се в учтива асертивност. Това е особено важно при хоризонталната комуникация и управлението нагоре.
Адаптирайте се към директните комуникатори: Непряко комуникиращите понякога възприемат директната комуникация като атака или засада. Въпреки това, високофункционалните екипи често са директни.
Разберете, че другият начин (пряк) не е непременно погрешен. Избягвайте да разчитате на намеци или фини сигнали, когато работите с хора, които комуникират пряко. Приемайте ги за чиста монета и говорете с ясни и директни думи.
Ефективна комуникация (пряка или друга) с ClickUp
В света на работата, свързана с познания, междуличностната комуникация е основата на успеха. Изисквания, инструкции, разяснения, идеи, обратна връзка, процеси, актуализации – всеки ден е сбор от безброй директни и индиректни комуникации.
Цялостен инструмент за управление на проекти и сътрудничество като ClickUp не само позволява това, но и го подобрява. ClickUp Docs и ClickUp Tasks помагат за общуването преди началото на работата.
Коментарите и чатът в ClickUp позволяват обмен на идеи по време на проекта. Таблото в ClickUp е чудесно за прегледи и ретроспективи. С течение на времето ClickUp се превръща във вашия единствен източник на организационни знания, което увеличава стойността за всеки, който влиза в системите.
Вижте как ClickUp може да ви помогне да комуникирате ефективно. Опитайте ClickUp безплатно още днес!