Къде мога да намеря политиката за дистанционна работа? Какъв е процесът на въвеждане в работата? Как мога да получа достъп до материалите за обучение за моята длъжност?
Това са някои често задавани (и повтарящи се) въпроси, с които специалистите по човешки ресурси и мениджърите трябва да се справят всеки ден. Не би ли било по-лесно да имате централизирана база данни, която помага на служителите да имат достъп до необходимата информация, без да се налага да претърсват безкрайни папки, имейли, таблици и споделени дискове?
Софтуерът за управление на знанията в областта на човешките ресурси е решението. 💡
Тези системи съхраняват, категоризират, споделят и извличат критична информация за HR процесите, политиките и ресурсите на служителите, когато е необходимо.
В този блог ще разгледаме най-добрия софтуер за управление на знанията в областта на човешките ресурси, който ще направи споделянето на информация безпроблемно. 🎯
⏰ 60-секундно резюме
Ето най-добрите инструменти за управление на знания, базирани на изкуствен интелект, всеки от които е съобразен с конкретни нужди:
- ClickUp (Най-добрата база от знания в областта на човешките ресурси, базирана на изкуствен интелект)
- Guru (най-добрият инструмент за търсене на знания, базиран на изкуствен интелект)
- Document 360 (Най-добрата платформа за документация, подсилена с изкуствен интелект)
- Confluence (Най-доброто място за съвместна работа за екипи)
- Notion (Най-доброто все-в-едно работно пространство за лична и екипна продуктивност)
- Tettra (Най-добър инструмент за споделяне на знания за екипи)
- Bloomfire (Най-добрата платформа за споделяне на знания за ангажираност на служителите)
- Trainual (Най-добър софтуер за обучение и въвеждане в работата)
- Slite (Най-добрият инструмент за съвместно водене на бележки и документиране)
- Helpjuice (Най-доброто решение за персонализирана база от знания)
Какво трябва да търсите в софтуера за управление на знанията в областта на човешките ресурси?
Изборът на подходящия инструмент за управление на знанията за вашия HR технологичен пакет може да се окаже трудна задача, особено при наличието на толкова много опции. Най-добрите инструменти имат общи ключови характеристики, които опростяват управлението, споделянето и достъпа до информация.
Нека разгледаме някои основни функции, които трябва да притежава вашето решение за управление на знанията в областта на човешките ресурси. 👇
- Мощна функция за търсене: Надеждна търсачка с търсене по ключови думи, филтри и етикети за бързо намиране на подходящи документи и данни.
- Възможности за интеграция: Безпроблемна интеграция със съществуващите HR системи, като системи за проследяване на кандидати (ATS) и системи за управление на човешките ресурси (HRMS).
- Опции за самообслужване: Функции, които позволяват на служителите самостоятелно да получават достъп до информация за политики, обезщетения и др.
- Сигурност и контрол на достъпа: Детайлни разрешения защитават чувствителните данни, като ограничават достъпа само до упълномощен персонал.
- Анализи и отчети: Вградени инструменти за анализ, които проследяват модели, идентифицират пропуски в знанията и измерват ефективността на вашата база от знания.
- Сътрудничество и възможност за персонализиране: Инструменти, които подпомагат екипната работа по създаването на съдържание, като същевременно позволяват персонализиране на интерфейса, брандирането и организацията на документите.
- Самообслужващи решения: Функции, които дават възможност на служителите да имат независим достъп до съответната информация относно политики, ползи и др.
🧠 Интересен факт: Терминът „човешки ресурси“ се появява едва през 60-те години на миналия век. Преди това се използваше терминът „управление на персонала“, който се фокусираше предимно върху административни задачи.
10-те най-добри софтуера за управление на знанията в областта на човешките ресурси
Денят на един HR мениджър често включва отговаряне на безброй повтарящи се въпроси. За да се справят ефективно с това, те се нуждаят от по-интелигентен подход към управлението и споделянето на знания.
Ето 10-те най-добри инструмента за управление на човешките ресурси. 💁
1. ClickUp (Най-добрата база от знания за управление на човешките ресурси, базирана на изкуствен интелект)
ClickUp Knowledge Management събира цялата важна информация на едно място, така че тя винаги е на ваше разположение. HR екипите могат лесно да създават, споделят и управляват знания, като по този начин осигуряват съгласуваност и безпроблемно сътрудничество.
Нека разгледаме някои функции, които ще ви помогнат да създадете и управлявате вътрешна база от знания за човешките ресурси. 👇
ClickUp Docs
ClickUp Docs е отлично средство за създаване и управление на база от знания в областта на човешките ресурси. Неговите усъвършенствани функции за форматиране ви позволяват да структурирате информацията, от фирмените политики и наръчници за служителите до материалите за обучение.
Можете да контролирате кой вижда вашите документи и да намерите точно това, от което се нуждаете, за секунди с прости търсения по ключови думи.
Той ви предоставя и вложени страници, така че можете да разделяте документите на подстраници – чудесно за поддържане на добра организация на неща като социални придобивки за служителите, въвеждане в работата или обучение по спазване на нормативните изисквания.
Например, можете да имате основна страница за „Наръчник за служители“ и да създадете подстраници за „политика за отпуски“, „безопасност на работното място“ и „дрескод“.
Софтуерът за съвместна работа с документи включва също така версиониране и проследяване на историята. Можете лесно да преглеждате предишни версии на вашите документи и да ги възстановявате, ако е необходимо, като поддържате вашата база от знания точна и актуална.
Ефективната стратегия за управление на знанията в областта на човешките ресурси трябва да се фокусира и върху управлението на външни знания, за да ангажира заинтересованите страни извън организацията. Инструменти като ClickUp позволяват на екипите по човешки ресурси да създават статии в базата от знания, които отговарят на често задаваните въпроси на доставчиците, насоките за съответствие и външните партньорства, улеснявайки сътрудничеството през границите.
ClickUp Brain
ClickUp Brain е мощен AI инструмент за управление на знания. Той променя начина, по който организациите организират, търсят и получават достъп до критична информация.
AI Knowledge Manager, част от ClickUp Brain, бързо извлича информация, свързана с политики, материали за обучение или записи на служители. Така, вместо да претърсват дълги документи, потребителите могат да задават контекстуални въпроси и да получават незабавни отговори, спестявайки часове ръчно търсене.
Например, да предположим, че мениджърът по човешки ресурси се нуждае от информация за политиката на компанията по отношение на отпуските.
В такъв случай те могат просто да попитат ClickUp Brain и да получат подробен, съобразен с контекста отговор, което прави извличането на знания безпроблемно и бързо.
ClickUp Brain също така опростява обобщаването на документи, което е безценно за HR екипите, които работят с големи обеми информация. Изкуственият интелект автоматично генерира обобщения за дълги документи като политики, материали за обучение или доклади за съответствие.
ClickUp е невероятно решение „всичко в едно“, което замества Docs, Excel и други инструменти за управление на проекти. То позволи на моя екип да се организира по-добре и да подобри оперативната ефективност, като същевременно осигурява по-голяма прозрачност на въздействието на нашата работа.
ClickUp е невероятно решение „всичко в едно“, което замества Docs, Excel и други инструменти за управление на проекти. То позволи на моя екип да се организира по-добре и да подобри оперативната ефективност, като същевременно осигурява по-голяма прозрачност на въздействието на нашата работа.
Шаблонът за база от знания на ClickUp помага за създаването и управлението на централизирана цифрова библиотека с информация в рамките на вашия екип или организация. Проектиран със структурирана рамка, този шаблон включва раздели за статии с информация, често задавани въпроси и други ресурси, което улеснява организирането и споделянето на ценни знания.
С тази настройка служителите могат бързо да намерят необходимата им информация, като по този начин се осигурява безпроблемен достъп до знания. Шаблони за база от знания като този също дават възможност на екипа по управление на човешките ресурси да създава статии, които насочват потребителите при често задавани въпроси или предизвикателства.
Най-добрите функции на ClickUp
- Централизиран информационен център: Позволява съхранение и организиране на всички документи, политики и насоки, свързани с човешките ресурси, на едно място.
- Съвместно редактиране: позволява на екипите да работят заедно по създаването, актуализирането и прегледа на HR материали в реално време.
- Структурирани инструменти за организация: Предлага папки, етикети и шаблони, за да поддържате съдържанието на HR добре организирано и лесно достъпно.
- Персонализирани разрешения: Осигурява контрол върху това кой може да преглежда, редактира или споделя чувствителна информация за човешките ресурси.
- Бързо извличане на знания: Включва надеждни опции за търсене, за да намерите документи или отговори на въпроси, свързани с човешките ресурси, незабавно.
- Информация, базирана на изкуствен интелект: Предлага подобрения, идентифицира пропуски в документацията и гарантира, че съдържанието е актуално.
- Интерактивни инструменти за служителите: улесняват самообслужването при достъпа до HR ресурси, позволявайки на служителите да разрешават своите запитвания.
Ограничения на ClickUp
- Стръмна крива на обучение поради многобройните опции за персонализиране
- Първоначалната настройка отнема време
Цени на ClickUp
- Безплатно завинаги
- Без ограничения: 7 USD/месец на потребител
- Бизнес: 12 USD/месец на потребител
- Предприятие: Свържете се с нас за цени
- ClickUp Brain: Добавете към всеки платен план за 7 USD/месец на потребител
Оценки и рецензии за ClickUp
- G2: 4,7/5 (над 9000 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 4000 отзива)
📖 Прочетете също: Как свързаната изкуствена интелигентност елиминира изолираните структури, за да спести време за реална работа
2. Guru (Най-добрият инструмент за търсене на знания, базиран на изкуствен интелект)
Guru опростява управлението на знанията, като помага на екипите да организират и достъпват информация по ефективен начин. Можете да създавате „карти“ или малки единици знания. Те могат да включват всичко – от фирмени политики до често задавани въпроси, обогатени с мултимедия за по-голяма яснота.
С актуализации в реално време Guru гарантира, че ръководствата за потребители остават актуални чрез автоматизирани цикли на преглед и напомняния за изтичане на срока на валидност. Освен това предложенията, базирани на изкуствен интелект, ви помагат да намерите бързо необходимата информация.
Най-добрите функции на Guru
- Използвайте Guru GPT, за да комбинирате вътрешна и външна информация, за да отговорите на въпроси, свързани с човешките ресурси.
- Проследявайте въпроси, редактирайте отговори и преодолявайте пропуските в знанията с помощта на AI Training Center.
- Управлявайте достъпа с персонализирани разрешения за споделени ресурси
- Получавайте съобщения и известия, търсете знания и сътрудничейте с екипа си.
Ограничения на Guru
- Функцията за търсене връща огромно количество резултати, което затруднява намирането на точния отговор.
- Не позволява на потребителите да оставят обратна връзка в реално време на картичките.
Цени на Guru
- Безплатно
- Всичко в едно: 18 $/месец на потребител
- Предприятие: Индивидуални цени
Оценки и рецензии на Guru
- G2: 4,7/5 (над 2000 отзива)
- Capterra: 4,8/5 (над 500 отзива)
3. Document360 (Най-добрата платформа за документация, подобрена с изкуствен интелект)
Document360 се фокусира върху улесняването на създаването и споделянето на знания. Интуитивният му интерфейс помага за изграждането и управлението на бази от знания, независимо от вашите технически познания.
Инструментът действа и като самообслужващо хранилище, което намалява до минимум повтарящите се запитвания към HR отдела и позволява на служителите лесно да намират нужната им информация.
Най-добрите функции на Document 360
- Създавайте и управлявайте статии в базата от знания с помощта на богати функции за документиране.
- Получете история на версиите на промените във вашата база от знания във формат „Markdown” и „Rendered”.
- Създайте връзки към свързана информация в базата от знания, за да подобрите навигацията и контекста.
- Защитете информацията си с еднократно влизане (SSO) и ограничения на IP диапазона, за да ограничите достъпа до документи.
Ограничения на Document 360
- Аналитичните възможности се фокусират предимно върху индивидуални потребители или конкретни документи, а не върху предоставянето на цялостен преглед.
- Няма вградени коментари, вградена проверка на правописа или възможност за актуализиране на статии въз основа на действия в други инструменти.
Цени на Document 360
- Безплатно
- Професионална версия: 199 USD/месец за проект (фактурира се ежегодно)
- Бизнес: 399 $/месец за проект (фактурира се ежегодно)
- Предприятие: Индивидуални цени
Оценки и рецензии за Document 360
- G2: 4,7/5 (над 400 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 200 отзива)
🧠 Интересен факт: Най-ранното описание на длъжността датира от Древен Египет, където „писците“ са били първите професионалисти, които са управлявали архивите и комуникацията.
4. Confluence (Най-доброто място за съвместна работа за екипи)
Confluence на Atlassian предоставя динамична среда за събиране, организиране и споделяне на знания. Като централизиран хъб, той интегрира документация, управление на проекти и сътрудничество в екип.
Функциите му за комуникация в реално време позволяват на отдалечените и офисните екипи да останат синхронизирани.
Най-добрите функции на Confluence
- Сътрудничество с екипа ви чрез редактиране, коментиране и известия в реално време.
- Намирайте информация с помощта на разширено търсене, етикети и интуитивна йерархия на съдържанието.
- Използвайте шаблони за HR документи, за да направите всички материали последователни и разпознаваеми.
- Получете достъп до информация за използването на документи, за да идентифицирате пропуски в знанията и да подобрите ресурсите.
Ограничения на Confluence
- Експортирането на документи като PDF файлове е трудно и води до забавяне на платформата.
- Не можете да копирате и поставяте информация от Confluence в друг софтуер, без да се сблъскате с проблеми с форматирането.
Цени на Confluence
- Безплатно
- Стандартен: 5,16 $/месец на потребител
- Премиум: 9,73 $/месец на потребител
- Предприятие: Индивидуални цени
Оценки и рецензии за Confluence
- G2: 4. 1/5 (над 3500 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 3000 рецензии)
5. Notion (Най-доброто все-в-едно работно пространство за лична и екипна продуктивност)
Notion е унифицирана платформа, която комбинира бележки, задачи и бази данни, за да оптимизира управлението на знанията. Тя ви позволява също да създавате фирмени уикита по различни теми.
Гъвкавият интерфейс позволява на екипите да създават работни процеси, съобразени с техните специфични изисквания. Той поддържа и различни видове съдържание, включително текст, изображения и връзки, което го прави универсален инструмент за организиране на информация.
Готовите шаблони допълнително опростяват създаването и поддържането на актуална документация за управление на човешките ресурси.
Най-добрите функции на Notion
- Създайте централизирана база от знания за цялата информация на компанията, включително материали за въвеждане в работата, вътрешни политики и ресурси, специфични за екипа.
- Използвайте готовите за употреба шаблони като „Начало на компанията“, „Въвеждане на нови служители“ и „Бележки от срещи“.
- Свържете различни видове информация, като например записи за служителите с оценки на представянето им, с релационната база данни на Notion.
- Организирайте сложни теми като съответствие, ползи и работни процеси, като използвате подстраници.
- Свържете се с инструменти като Slack, Google Drive или ClickUp, за да създадете кохерентна система за управление на знанията.
Ограничения на Notion
- Споделянето на бележки с потребители, които не използват софтуера, е сложно и не поддържа съвместното редактиране на документи.
- Показва проблеми с производителността при големи бази данни или сложни страници, включително бавно зареждане.
- Неточните уведомления и настройването на повтарящи се напомняния за подзадачи по проектите са предизвикателство.
Цени на Notion
- Безплатно
- Плюс: 12 долара на месец на потребител
- Бизнес: 18 $/месец на потребител
- Предприятие: Индивидуални цени
Оценки и рецензии за Notion
- G2: 4,7/5 (над 5500 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 2000 отзива)
💡 Съвет от професионалист: Отлична стратегия за управление на знанията е да записвате казуси или да провеждате интервюта при напускане. Целта е да съберете неформалното знание на напускащите служители и да получите ценна информация за вашата организация.
6. Tettra (Най-добър инструмент за споделяне на знания за екипи)
Tettra се фокусира върху подпомагането на екипите да събират, организират и споделят знания без усилие. Чистият му дизайн улеснява навигацията в често задаваните въпроси, HR процесите и ръководствата за отстраняване на проблеми, дори и по време на натоварена работа.
Платформата насърчава и сътрудничеството, като ви позволява да предлагате актуализации или да споделяте решения.
Най-добрите функции на Tettra
- Получавайте незабавни отговори за всичко в базата от знания с Kai, AI бота на Tettra.
- Съхранявайте повтарящи се въпроси и отговорите им с функцията „Въпроси и отговори“.
- Проверете дали статиите във вашата база от знания се актуализират по график с помощта на функцията „Проверка”.
- Получавайте предложения за почистване на съдържанието и идентифицирайте безстопанствено, остаряло и публично съдържание, за да разчистите базата данни.
Ограничения на Tettra
- Няма износими данни от потребителските страници и сортируеми колони.
- Само едно лице може да редактира документ, което ограничава сътрудничеството.
Цени на Tettra
- Безплатно
- Базов пакет: 4 USD/месец на потребител
- Мащабиране: 8 USD/месец на потребител
- Професионална версия: 7200 долара годишно за 50 потребители
Оценки и рецензии за Tettra
- G2: 4,6/5 (над 100 отзива)
- Capterra: Недостатъчно отзиви
🔍 Знаете ли, че... Според Fortune Business Insights 5% от специалистите по човешки ресурси вече са внедрили генеративна изкуствена интелигенция в своите организации, а 9% в момента провеждат тестове с генеративна изкуствена интелигенция. Освен това 60% от специалистите по човешки ресурси участват в конференции на ниво предприятие, посветени на използването на генеративна изкуствена интелигенция в техните организации, а 58% си сътрудничат с ИТ лидери, за да проучат потенциални случаи на употреба.
7. Bloomfire (Най-добрата платформа за споделяне на знания за ангажираност на служителите)
Следващият в списъка, Bloomfire, е платформа за управление на човешките ресурси, която ви позволява да създавате визуално съдържание като видеоклипове и инфографики. Това улеснява обясняването на сложни идеи.
С мощни функции за търсене и аналитични инструменти, Bloomfire помага на HR екипите да проследяват използването и да идентифицират области за подобрение.
Най-добрите функции на Bloomfire
- Използвайте дълбоко индексиране и усъвършенствана изкуствена интелигентност, за да улесните бързото и точно извличане на информация.
- Категоризирайте, архивирайте и получавайте достъп до различни видове документи и съдържание.
- Участвайте в дискусии и споделяйте опит, свързан с човешките ресурси, чрез интерактивни форуми.
- Получете информация за това как се осъществява достъпът до знанията и как се споделят те, за да идентифицирате пропуските с помощта на „Analytics suite”.
Ограничения на Bloomfire
- Той намалява ширината на статиите, което затруднява четенето на таблици и вградени документи поради проблеми с форматирането.
- Качването на документи в големи количества не е възможно.
- Потребителите се оплакват, че не получават имейли за нулиране на паролата
Цени на Bloomfire
- Индивидуални цени
Оценки и рецензии за Bloomfire
- G2: 4,6/5 (над 400 отзива)
- Capterra: 4,4/5 (над 250 отзива)
8. Trainual (Най-добър софтуер за обучение и въвеждане в работата)
Trainual е специализиран в създаването на подробна документация за обучение за ефективно въвеждане в работата и развитие на служителите. Неговият лесен за използване интерфейс ви позволява да създавате изчерпателни наръчници за обучение, обхващащи политиките на компанията и най-добрите практики.
Контролните списъци помагат на новоназначените служители да завършат модулите систематично, а мултимедийната поддръжка гарантира интересни обучителни материали.
Най-добрите функции на Trainual
- Достъп до базата от знания отвсякъде и по всяко време с мобилното приложение
- Получавайте автоматични напомняния за всякакви нови актуализации на съдържанието.
- Споделяйте съдържание с други заинтересовани страни и управлявайте достъпа, за да гарантирате сигурността.
- Използвайте неговите категории за съдържание, свързани с компанията, процесите и политиките, за да управлявате съществуващата база от знания.
Ограничения на Trainual
- Трябва да съберете данните за достъп на всеки член на екипа и да ги добавите поотделно.
- Директорията не е достъпна чрез мобилното приложение.
- Труден процес на настройка
- Потребителският интерфейс на софтуера не е достатъчно ясен, което оставя потребителите без ясна представа за началото, края или препоръчителния работен процес.
Цени на Trainual
- Малък: 299 $/месец за 1-25 служители
- Средно: 349 $/месец за 26-50 служители
- Растеж: 499 $/месец за 51-100 служители
- Индивидуални цени за 101-10 000+ служители
Оценки и рецензии за Trainual
- G2: 4,7/5 (над 700 отзива)
- Capterra: 4,8/5 (над 450 отзива)
9. Slite (Най-добър инструмент за съвместно водене на бележки и документиране)
Slite е отличен софтуер за управление на знания в областта на човешките ресурси, който предлага ефективен начин за структуриране на документите на екипите. Вие категоризирате информацията си, като използвате папки и етикети, за да я запазите достъпна.
Платформата ви позволява да предоставите на екипа си бърз достъп до често задавани въпроси и важни политики.
Най-добрите функции на Slite
- Организирайте документите в гъвкави „колекции“, за да филтрирате, сортирате и запазвате изгледи; можете също да добавяте скици, видеоклипове или вградени опции, за да добавите контекст.
- Добавете съдържание от други инструменти, включително Google Workspace, YouTube и други.
- Задавайте въпроси на AI асистента относно информацията в работната среда.
- Спестете време, като използвате предварително създадени шаблони за наръчници за въвеждане в работата, политики и др.
Ограничения на Slite
- Няма опция за автоматично сортиране по име на бележка.
- Без офлайн достъп
Цени на Slite
- Стандартен: 8 USD/месец на потребител
- Премиум: 12,5 $/месец на потребител
- Предприятие: Индивидуални цени
Оценки и рецензии на Slite
- G2: 4,6/5 (над 250 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 40 рецензии)
🔍 Знаете ли, че... Средно AI спестява на HR екипите 2,39 часа седмично. Рекрутерите използват технологията, за да пишат описания на длъжностите, да съпоставят бивши кандидати с отворени позиции и да изпращат съобщения на кандидатите.
10. Helpjuice (Най-доброто решение за персонализирана база от знания)
Създадена през 2011 г., Helpjuice създава централизирано хранилище на документи, свързани с човешките ресурси. Нейните функционалности, като „разрешения на базата на роли“, улесняват редактирането на контрола на достъпа.
Той включва и усъвършенствани аналитични функции, които проследяват как служителите взаимодействат с съдържанието, помагайки на екипа по човешки ресурси да идентифицира пропуските в информацията.
Най-добрите функции на Helpjuice
- Достъп до информация на всеки език благодарение на многоезичните възможности за разнообразен персонал.
- Работете с различни формати на документи, като PDF и Word файлове, като ги интегрирате с SharePoint и Dropbox.
- Предоставете на служителите възможност за самообслужване, за да имат достъп до отговори на различни въпроси.
- Проследявайте как служителите взаимодействат с базата от знания и идентифицирайте пропуските в ресурсите с помощта на аналитични инструменти.
Ограничения на Helpjuice
- Имейлите с уведомления за коментари не могат да се архивират отделно, което затруднява проследяването на редакциите, когато един коментатор дава обратна връзка за няколко статии.
- Няма функция за редактиране в „режим на предложения“ за екипи с няколко автори и редактори, които работят по една и съща статия.
- Коментарите върху документите изчезват или се прикрепят към грешен текст, въпреки многократните усилия
Цени на Helpjuice
- Безплатно
- Премиум: 120 $/месец за 4 потребители
Оценки и рецензии за Helpjuice
- G2: 4,5/5 (над 100 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 90 рецензии)
📖 Прочетете също: 10 безплатни шаблона за наръчник за служители в Word & ClickUp
Изборът на „знаещите“ — ClickUp
Софтуерът за управление на знания в областта на човешките ресурси спестява време, намалява объркването и дава възможност на екипите да се съсредоточат върху приоритетите. Въпреки че всички опции предлагат чудесни функции, ClickUp се отличава с многофункционалността, лекотата на употреба и мощните интеграции.
ClickUp съчетава най-добрите функции за управление на знанията и организация на проекти в едно динамично пространство. Независимо дали централизирате политиките или настройвате автоматизирани цикли за преглед, всичко, от което се нуждае вашият екип, е на едно място. Регистрирайте се безплатно в ClickUp още днес! ✅