Най-смъртоносната катастрофа в историята на авиацията, известна като катастрофата на летището в Тенерифе, се приписва на „неразбирателство между кулата и самолета“. По същество, проблем с комуникацията.
Независимо дали пилотирате самолет, пишете текст за уебсайт или разработвате софтуер, неефективната комуникация може да има изключителни последствия. В тази публикация в блога разглеждаме комуникационните бариери и начините, по които можете да се справите с тях.
Разбиране на комуникационните бариери
Барьер в комуникацията е всичко, което пречи на един човек да комуникира ясно и на другия/другите хора да разберат съобщението. Барьерите в комуникацията могат да бъдат вредни за функционирането на организацията в няколко аспекта.
❗️Качество: Неефективната комуникация създава пропуски в разбирането, което води до неоптимални резултати от работата.
❗️Производителност: Без пълно разбиране на инструкциите, членовете на екипа може да отнемат твърде много време за обработка, да се опитват и да се провалят или да бъдат неефективни в работата си.
❗️Ефективност: Представете си комуникационни бариери между служител и клиент/мениджър, които водят до недоразумения. Служителят ще се мъчи да изпълни ефективно очакванията към него.
❗️Отпадане: Когато комуникацията става по-трудна – преодоляване на бариери всеки ден – членовете на екипа се изморяват и отпадат. Това може значително да повлияе на производителността на работното място.
❗️Иновации: Колективната креативност изисква гладка комуникация. Без нея иновациите биха били далечна мечта.
❗️Култура: Добрата комуникация създава чувство за колективна цел. Липсата й води до дисфункционална култура, в която хората са дистанцирани или дори недоверчиви. Всъщност комуникационните бариери са важна причина за масовото напускане на работа и тихото напускане.
Ако това ви звучи преувеличено, нека видим как се случва на работното място.
Чести комуникационни бариери на работното място
Добрата комуникация е, когато човек изразява ясно своето послание по начин, който е лесно и напълно разбираем за целевата аудитория. Всичко, което пречи на това, може да се разглежда като комуникационна бариера. Ето десетте най-чести примера.
1. Физически бариери
Най-простата комуникационна бариера е физическата. Независимо дали се опитвате да общувате с някого, който се намира на няколко метра от вас на концерт, или правите презентация на дефектно оборудване, физическите бариери са навсякъде.
Те са прости, защото са ясни и осезаеми. Могат да бъдат отстранени с промени в системата.
Например, ако имате затруднения да обясните дадена концепция на някого по телефона, можете да използвате инструмент за видеоконферентна връзка с споделяне на екрана, за да решите проблема с тази комуникационна бариера.
2. Психологически бариери
За разлика от физическите бариери, психологическите са в съзнанието на хората и затова са много по-сложни за преодоляване. Някои често срещани психологически бариери на оратора са сценична треска, социална тревожност, говорни нарушения, проблеми със самочувствието и др.
Приемащият може да има и психологически бариери като предубеждения, съждения и непроверени предположения, което прави разговорите зад затворени врати неефективни.
3. Езикови бариери
Най-основната езикова бариера е, когато двама души не говорят един и същ език. Например, човек, чийто майчин език е английски и е от САЩ, може да срещне езикови бариери при общуването с колеги от Франция, Германия или Япония, където английският не е първи език.
Това обаче не е единствената езикова бариера. Акценти, диалекти, технически термини, местен жаргон или дори непозната метафора могат да затруднят комуникацията. Например, ако поръчате чипс, в САЩ и Великобритания ще получите две напълно различни неща!
От друга страна, екипите и организациите могат да имат свой собствен език.
Например, изрази като „да отвориш завесата“, „да паднеш в заешката дупка“, „странична лента“ и др. са често използвани, но не са познати на тези, които не говорят този жаргон. Нашият социален екип има много да каже по този въпрос!
4. Културни бариери
Културните различия създават комуникационни бариери. Например, дистанцията между властта и подчинените в някои източни култури може да бъде голяма, което кара младшите членове на екипа да се колебаят да оспорят своите шефове.
Някои организации, особено дългогодишните, може да имат формална работна култура, при която цялата комуникация трябва да бъде в писмен вид и в определени формати. Това може да доведе до пропускане на много информация, което създава комуникационни пропуски на работното място.
Може би имате и нов член на екипа, който досега е работил в различна култура и се нуждае от пренастройка, за да комуникира ефективно с вас.
5. Организационни бариери
Организационните особености често могат да бъдат комуникационни бариери.
Например, стартираща компания, създадена от малка група близки приятели, може да изглежда изключваща за нови служители извън тяхната мрежа.
Екип, който работи дистанционно и не разполага с подходящи инструменти за комуникация на работното място, също може да създаде бариери. Без общо място, където да се водят всички разговори, екипите разпръскват информацията в различни инструменти, което води до недоразумения.
6. Процесуални бариери
Всяка организация е съвкупност от процеси. За да бъде изпълнена дадена задача, няколко души изпълняват части от нея, които след това се предават на други като част от един цялостен процес. Сега си представете ситуация, в която един човек не знае на кого да предаде задачата или как да го направи правилно.
В екипите за разработка на софтуер предаването на проектите от дизайнерите към разработчиците е много често срещано предизвикателство.
7. Контекстни бариери
Контекстуална бариера е, когато хората, които общуват помежду си, не разполагат с една и съща информация за контекста, целите, нуждите и т.н. на проекта.
Например, нов член на екипа може да не знае всички предишни решения, които са били опитани за решаване на даден проблем, което води до преработване. Когато екипът, отговорен за съдържанието, няма стилово ръководство, може да има несъответствия в резултатите от работата му.
8. Технологични бариери
Днес комуникацията е предимно цифрова. Не всички обаче се чувстват еднакво комфортно с цифровата комуникация.
Някои може да не разбират емоджитата – познавате ли някой, който смята, че емоджито с вдигнатия палец е грубо? Други може да са поставили видеокамерата си неправилно по време на среща. Достъпността също може да създава бариери.
9. Емоционални бариери
Дните, в които оставяхме емоциите си у дома, отстъпиха място на идеята да бъдем себе си на работното място. Така или иначе, всяко работно място е смесица от хора, които изпитват различни емоции и имат различни нагласи.
Човек, който е имал лошо утро, може да не е отворен за критична обратна връзка. Стресиран член на екипа може да не е склонен да положи допълнителни усилия.
10. Бариери, свързани със системата от ценности
Обикновено най-добрата работа се извършва от хора с общи убеждения, като прозрачност, почтеност, ориентираност към клиента и др. Когато ценностните системи на хората са в конфликт, комуникацията се прекъсва.
Например, когато мениджърът счита, че добрата работа се извършва, когато екипът се среща лично, а екипът предпочита да работи дистанционно, всяка от страните може да стане пристрастна към своето мнение и да създаде комуникационни бариери, дори и несъзнателно.
Въпреки че комуникационните бариери могат да имат значителни последствия, те са често срещани във всяка организация. Те са естествен резултат от събирането на различни хора, които работят за постигането на общи цели.
Не се страхувайте от комуникационните бариери. Създайте системи за преодоляването им. Ето как.
Преодоляване на комуникационните бариери
Барьерите в комуникацията са неизбежни. Затова първата стъпка за преодоляването им е да ги наблюдавате и разберете. Започнете оттам.
Идентифицирайте комуникационните бариери
Определете стратегически императиви за наблюдение, идентифициране и разбиране на често срещаните бариери.
- Включете в ключовите показатели за ефективност на всеки мениджър наблюдението на комуникационните проблеми.
- Насърчавайте служителите да споделят своите притеснения относно комуникацията и сътрудничеството на работното място.
- Поканете членовете на екипа да дават редовно обратна връзка за ефективността на екипа.
Поддържайте култура на комуникация
Създайте култура на ефективна комуникация във вашата организация. Насърчавайте изпращача на съобщението да поеме отговорност за неговото разбиране. Дайте възможност на получателите да задават въпроси или да оспорват идеи, когато се нуждаят от разяснения. Водете с личен пример, демонстрирайте прозрачност, отвореност и сътрудничество.
Провеждайте редовни обучения
Всеки може да общува, но ефективната комуникация е съвсем друго нещо. Помогнете на всички да общуват ефективно чрез редовни обучения.
В зависимост от уменията на вашите служители, това може да включва внимателно слушане, писане на имейли, работа от разстояние, използване на инклузивен език или комуникация с клиенти. Полезни са и кратките уроци, постерите или списъците с указания за това как да споделяте информация с членовете на екипа или как да избягвате недоразумения на работното място.
Създайте инструменти и ресурси за ефективна комуникация.
Не очаквайте всички да знаят как да комуникират ефективно. Създайте системи, които ги насърчават да се справят по-добре.
Например, екипите за разработка на софтуер могат да използват шаблони или формуляри, за да събират цялата необходима информация. Екипите, занимаващи се с съдържание, могат да наемат редактори/коректори, които да гарантират последователността.
Всъщност тези системи могат да бъдат толкова прости, колкото форматът на дневния ред за всяка среща. Или толкова всеобхватни, колкото платформата за сътрудничество ClickUp.
Допълнителна информация: Ето някои асинхронни комуникационни инструменти, които могат да ви помогнат.
Сътрудничество в екип
Съвременните екипи се нуждаят от ефективна хибридна комуникация на работното място. Те се нуждаят от място, където да общуват в контекста, свързвайки проекти, задачи, коментари, документи и видеоконференции.
ClickUp Chat е създаден, за да ви помогне точно в това. Използвайте ClickUp Chat за по-добра комуникация на работното място. Създайте канали, които отразяват организацията на вашето работно място. Дръжте всички в течение с публикации. Свържете съществуващи задачи или създайте нови задачи от чат разговори. Настройте обаждания с едно кликване с автоматични обобщения и действия, всичко в ClickUp!
Управление на задачите
За да бъде комуникацията ефективна, тя трябва да обхваща какво, как, кой и до кога. В термините на управлението на проекти това би било следното:
- Какво: Кратко или подробно искане
- Как: Стандарти или критерии за приемане
- Кой: Назначен или собственик на задачата
- До кога: Краен срок
Един добър инструмент за управление на задачите ще ви позволи да документирате всичко това. ClickUp Tasks предлага всичко това и още много други функции. Той ви позволява да оценявате времето, да го проследявате, да обменяте коментари и да добавяте неограничен брой персонализирани полета според нуждите си.
И още нещо? Можете да използвате ClickUp Assign Comments, за да гарантирате отчетността на комуникацията към правилния член на екипа.
От друга страна, дайте възможност на вашите екипи да се справят с претоварването от уведомления с ClickUp Inbox. Той помага на вашите екипи да виждат всичко на едно място и да се фокусират върху това, което е важно.
Ако сте начинаещ в тази област, опитайте шаблона за комуникационен план на ClickUp, за да започнете. Подобрете вътрешната и външната комуникация, създайте бази от знания, споделяйте широко и минимизирайте комуникационните бариери с този шаблон.
⚡️Архив с шаблони: Още шаблони за комуникационни планове, от които можете да избирате.
Документация
Липсата на достатъчно информация за контекста е едно от най-големите предизвикателства за виртуалните екипи. Решете този проблем с ясна документация.
Независимо дали става въпрос за споразумение за ниво на обслужване (SLA) или за корпоративната култура, запишете го с ClickUp Docs. Използвайте различните стилови елементи, за да подчертаете важните моменти. Свържете свързани документи, свържете ги с работни потоци, маркирайте хора и редактирайте съвместно.
Ако създавате материали за обучение и образование, опитайте ClickUp Clips. Използвайте го, за да демонстрирате недвусмислено процеса си с екранно записване.
Брейнсторминг
Най-лесният начин да преодолеете комуникационните бариери е да ги съберете на едно място, в буквален смисъл. Стартирайте ClickUp Whiteboards и обсъдете идеи, начертайте процеси, обсъдете модели или създайте прототипи на продукти.
След като получите съгласието на екипа, превърнете елементите в задачи и започнете да работите директно от бялата дъска!
Консолидация
Ако използвате няколко цифрови инструмента в организацията си, комуникацията със сигурност ще бъде разпръсната. Избегнете това, като интегрирате всичките си инструменти в една централизирана комуникационна платформа.
ClickUp се интегрира с над 1000 инструмента, като Slack, Zoom, Google Workspace, GitHub и Discord. Можете също така автоматично да импортирате информация от десетки инструменти в ClickUp.
Автоматизация
Не всички комуникации трябва да се осъществяват ръчно. ClickUp Automations предлага над 100 готови шаблона, с които можете да започнете бързо. Задачи като уведомяване на разработчик, когато екипът за тестване е открил грешка, или предупреждаване на редактор, че има нова статия в процес на подготовка, могат да се изпълняват автоматично.
AI може да повиши ефективността още повече. Членовете на екипа могат да обсъждат, да си сътрудничат и да обменят идеи с AI по начини, които досега бяха невъзможни. Получавайте незабавни отговори на всички въпроси, свързани с проекта, създавайте автоматични обобщения, провеждайте проверка на правописа, създавайте шаблони, транскрибирайте видеоклипове и много други с ClickUp Brain.
Няколко организации са опитали и са успели да минимизират комуникационните бариери с помощта на горните инструменти и стратегии. Нека разгледаме няколко от тях.
Примери от реалния живот и казуси
Ако някога сте гледали чуждоезичен филм с субтитри, компанията е преодоляла ефективно една форма на комуникационна бариера. Ще видите, че около вас фирмите следват различни стратегии и тактики, за да комуникират по-ефективно. Ето няколко примера.
Многоезичието в ООН
Обединените нации се състоят от 193 държави-членки, чиито граждани говорят почти толкова езика. Премахването на езиковите бариери в такава организация изисква обмислени, всеобхватни и непоколебими комуникационни стратегии.
ООН е един от най-големите работодатели на езикови специалисти в света. Тя поставя високи стандарти за устния превод (от реч на реч) и писмения превод (от писмено слово на писмено слово) между езиците.
Речите по време на събития на ООН се превеждат едновременно на шест официални езика – арабски, китайски, английски, френски, руски и испански. За тези, които желаят да говорят на друг език, ООН осигурява устен и писмен превод при поискване.
Разграничаване в Уикипедия
Виждали ли сте някога бележката за разграничаване в горната част на страницата на Уикипедия? Опитайте, например, да потърсите Top Gun или Prince. Ще видите съобщение, което ви информира за какво се отнася текущата страница и ви пренасочва към друга, ако търсите нещо друго.
Разясняването е чудесен начин да се намалят културните и контекстуалните бариери в комуникацията. То помага да се предотвратят възможни недоразумения и да се предостави алтернативна информация на потребителя от различни култури. То е ориентирано към потребителя, емпатично и ефективно.
Как маркетинговият екип на ClickUp използва ClickUp
Разпределеният маркетинг екип на ClickUp работи с десетки фрийлансъри и агенции, за да свърши работата. С разрастването на екипа, разпръскването на географските райони и утрояването на бюджетите, се появиха няколко комуникационни бариери.
За да се справи с тази задача, маркетинговият екип създаде виртуално работно пространство с ClickUp. С функционални папки, списъци, цели и табла, екипът безпроблемно стартира кампания след кампания, в допълнение към обичайната си дейност.
Имате нужда от вдъхновение? Прочетете повече за това как маркетинговият екип на ClickUp използва ClickUp.
Изпълнителният директор на Airbnb свежда до минимум индивидуалните срещи
В неотдавнашно интервю Брайън Чески, главен изпълнителен директор на Airbnb, определи модела на индивидуалните срещи като несъвършен. Той каза:
Често се случва те да не говорят за нещата, за които искате да говорите.
Често се случва те да не говорят за нещата, за които искате да говорите.
За да премахне психологическите и културните бариери около прозрачната комуникация, Чески предпочита срещи с много участници. Той вярва, че това помага на повече хора да допринесат и да се предизвикват взаимно, ускорявайки потока на информация и вземането на решения.
Преодолейте комуникационните си бариери с ClickUp
Добрата комуникация е в основата на всичко, било то лични отношения, бизнес функции или публични взаимодействия. Всеки, от президента до пилота на самолет, трябва да може да комуникира ясно, уверено и ефективно всеки ден.
Постигането на това зависи както от отделния човек, така и от организацията, за която работи, и затова съществуват професионалисти в областта на комуникацията, като автори на речи, процеси, като програмата за обучение по управление на ресурсите на екипажа, и инструменти за сътрудничество на работното място, като ClickUp.
С ClickUp можете не само да комуникирате ефективно, но и да направите комуникацията контекстуална, мултимодална и автоматизирана. Вижте какво може да направи за вас един всеобхватен инструмент за управление на проекти.