Ефективното управление на заинтересованите страни е от решаващо значение за успеха на всеки проект. В крайна сметка, всичко – от финализирането на целите на проекта до постигането на резултатите – изисква ентусиазираното участие на вътрешни и външни заинтересовани страни.
Различните роли, интереси и нива на влияние на заинтересованите страни обаче затрудняват проектните мениджъри да се справят с тази отговорност. За щастие, използването на шаблон за картографиране на заинтересованите страни улеснява управлението на тези променливи.
Той предлага добре дефинирана структура за ефективно идентифициране, анализиране и управление на заинтересованите страни.
Ние сме подбрали пет изключително полезни шаблона за картографиране на заинтересованите страни в Excel и още шест (извън Excel), за да съгласувате действията на заинтересованите страни по проекта.
Какво прави един шаблон за картографиране на заинтересованите страни добър?
Преди да се впуснем в списъка ни, нека разберем какво точно прави един шаблон за картографиране на заинтересованите страни добър.
Ето няколко характеристики на всеки добър шаблон за картографиране на заинтересованите страни:
- Категоризация на заинтересованите страни: Шаблонът за картографиране на заинтересованите страни трябва да съдържа определени раздели за класифициране на различните заинтересовани страни по проекта въз основа на техните роли, интереси, приоритети и влияние.
- Яснота на ролите: Трябва да се разпределят роли и отговорности, за да бъдат всички информирани и отговорни.
- Анализ на интересите и влиянието: За ефективно управление на заинтересованите страни, шаблонът трябва да съдържа инструменти за оценка на интересите и влиянието на всяка заинтересована страна, за да улесни целенасочената комуникация.
- Омниканална комуникация: Шаблонът за картографиране на заинтересованите страни трябва да съдържа вградени подсказки и формати за комуникация през различни канали за създаване на персонализирани съобщения, които съответстват на предпочитанията на заинтересованите страни.
- Планиране на риска: Трябва да съдържа специално място за извършване на анализ на риска за заинтересованите страни, заедно с подходящи отговори за различни предизвикателства.
Шаблони за картографиране на заинтересованите страни в Excel
Сега, когато разбираме характеристиките на един добър шаблон за картиране на заинтересованите страни, нека поговорим за инструмента.
Excel е гъвкава и икономична платформа за шаблони за картографиране на заинтересованите страни. Тя е особено полезна поради своята познатост и лесна за усвояване крива на обучение, което помага на проектните мениджъри да започнат работа почти веднага.
Ето нашият списък с пет шаблона за картографиране на заинтересовани страни в Excel за външни и вътрешни заинтересовани страни:
1. Шаблон за картиране на заинтересованите страни от ProjectManager
Шаблонът за картиране на заинтересованите страни от ProjectManager предлага визуално представяне на заинтересованите страни в проекта.
Той ви позволява да картографирате заинтересованите страни в таблица, като ос Х представлява нивото на влияние, а ос Y – нивото на интерес.
С тази графика можете да идентифицирате ключовите заинтересовани страни с един поглед и да ги подредите по приоритет. Тя помага и при изготвянето на комуникационни планове и разпределянето на ресурсите.
Защо ще го харесате
- Организирайте заинтересованите страни визуално по матрица на влияние-интерес
- Идентифицирайте и приоритизирайте основните заинтересовани страни в различните фази на проекта.
- Създайте персонализирани категории за различни нива на ангажираност и комуникация със заинтересованите страни.
Идеален за: Проекти, които изискват управление на заинтересованите страни. Може да бъде от полза за проектните мениджъри, работещи в секторите на ИТ, строителството и здравеопазването, тъй като им помага да балансират различни интереси.
💡 Съвет от професионалист: Използвайте Pivot Tables в Excel, за да анализирате данните от различни ъгли и да генерирате персонализирани отчети.
2. Шаблон за анализ на заинтересованите страни от ProjectManager
Както подсказва името, шаблонът за анализ на заинтересованите страни помага да се идентифицират заинтересованите страни и техните роли, отговорности и нива на влияние. Такъв задълбочен анализ на заинтересованите страни помага да се идентифицират мотивациите на заинтересованите страни и да се подготвят потенциални конфликтни области.
Използвайте го, за да разделите проектния екип на отделни заинтересовани страни. Картографирайте техните интереси спрямо резултатите, за да подобрите сътрудничеството и да сведете до минимум прекъсванията.
Защо ще го харесате
- Анализирайте очакванията и интересите на заинтересованите страни за по-голямо съгласуване.
- Проследявайте нивата и честотата на ангажираност с развитието на проекта.
- Адаптирайте плановете за действие според ролите и влиянието на заинтересованите страни.
Идеален за: Сложни проекти, при които е от решаващо значение да се генерират подробни, специфични за ролята прозрения, като например проекти във финансовите услуги, корпоративни инициативи и публичния сектор.
3. Анализ на заинтересованите страни и план за комуникация от AxiaConsulting
Шаблонът за анализ на заинтересованите страни и план за комуникация на AxiaConsulting е решение „две в едно“, което интегрира комуникацията и анализа на заинтересованите страни.
Проектният екип може да го използва, за да оцени влиянието и интереса на външните заинтересовани страни и да персонализира комуникационния план, за да отговори на техните предпочитания. По този начин проектният мениджър получава възможност да взаимодейства със заинтересованите страни, да отговори на техните опасения и да поддържа отзивчивост.
Защо ще го харесате
- Картографирайте заинтересованите страни въз основа на тяхното влияние и комуникационни нужди.
- Проследявайте запитвания или загрижености на заинтересованите страни и отговаряйте на тях своевременно.
- Адаптирайте комуникационните стратегии, за да отговарят на интересите на заинтересованите страни и да увеличите ангажираността към проекта.
Идеален за: Индустрии с динамични комуникационни изисквания, като маркетинг, управление на събития и мащабно производство, където всичко зависи от ясна и адаптивна комуникация.
💡 Съвет от професионалист: Използвайте условно форматиране и цветово кодиране, за да подчертаете важната информация или тенденции.
4. Шаблон за разширена анализа на заинтересованите страни от Goleansixsigma
Шаблонът за картографиране на заинтересованите страни на Goleansigma в Excel е предназначен за задълбочен анализ. Той разполага с механизъм за количествено оценяване и функция за категоризация, която позволява на проектния мениджър да присвоява стойности въз основа на интереса, влиянието и други важни показатели на заинтересованите страни.
Такъв подход, основан на данни, спомага за вземането на информирани решения, позволява сравнителен анализ за идентифициране на тенденции и подобрява адаптивността на проекта.
Защо ще го харесате
- Оценявайте и класифицирайте заинтересованите страни по проекта въз основа на множество фактори.
- Проследявайте промените в даден период, за да сте в крак с променящите се изисквания на заинтересованите страни.
- Сегментирайте и категоризирайте заинтересованите страни за по-ясно определяне на приоритетите
Идеален за: Проекти, изискващи количествен и детайлен анализ на заинтересованите страни, които са по-чести в проектите за подобряване на процесите и проектите, фокусирани върху данните, които следват принципите на Six Sigma.
5. Шаблон за регистър на заинтересованите страни и RACI матрица от Templatelab
Ако искате да подобрите управлението на заинтересованите страни чрез практическо управление на проекти, тогава шаблонът за картографиране на заинтересованите страни в Excel на Templatelab е отличен избор.
Той предлага комбинация от регистър на заинтересованите страни и матрица RACI (отговорен, отчетен, консултиран, информиран), което позволява на проектните екипи да проследяват своите роли и отговорности, да повишат отчетността и да намалят объркването.
Шаблонът поддържа всички вътрешни заинтересовани страни на една и съща страница и ги насочва към общата цел.
Защо ще го харесате
- Организирайте регистъра на заинтересованите страни в RACI матрица
- Определете ролите и отговорностите на отделните заинтересовани страни, за да подобрите сътрудничеството и да намалите припокриването.
- Актуализирайте ролите на заинтересованите страни в хода на проекта, което ще позволи на екипите да се адаптират динамично.
Идеален за: Проекти, в които участват множество вътрешни заинтересовани страни с изисквания, основани на ролите. Помислете за проекти в областта на човешките ресурси, консултирането и логистиката, където е необходима яснота по отношение на ролите.
Прочетете още: 10 шаблона за управление на проекти за управление на задачи
Ограничения при използването на шаблони за картографиране на заинтересованите страни в Excel
Макар Excel да е удобен инструмент за картографиране на заинтересованите страни, той има ограничения, които могат да попречат на ефективността и сътрудничеството. Той не може да се сравни със софтуера за управление на заинтересованите страни.
Ето няколко области, в които той бледнее в сравнение с другите:
- Ограничена визуализация: Excel предлага класическия формат на таблица с редове и колони, а ако сте напреднал потребител – и графики и диаграми. Това не спомага за интуитивната визуализация, когато имате много заинтересовани страни, всяка от които представлява сложни взаимоотношения и влияние.
- Липса на поддръжка за взаимоотношенията между заинтересованите страни: Excel трябва да представя взаимоотношенията или взаимозависимостите между ключовите заинтересовани страни, които могат да повлияят на йерархиите и приоритетите. Това е по-трудно при сложни проекти, при които взаимоотношенията между потенциалните заинтересовани страни се развиват с времето.
- Статични групи заинтересовани страни: Excel не поддържа динамични актуализации, докато групирате заинтересованите страни. По този начин той няма да може да се справи и да отрази промените в реално време, докато управлявате заинтересованите страни, заедно с променящите се роли и отговорности.
- Ограничени аналитични възможности: Разбира се, ние сме обхванати шаблони за напреднали анализи на заинтересованите страни. Въпреки това, дори и те са ограничени от аналитичните възможности на платформата. Excel не е оптимизиран за многоизмерни анализи или системи за оценяване, които могат да бъдат необходими за сложни анализи, при които трябва да се вземат предвид мотивациите или въздействието.
- Липса на проследяване на ангажираността: Статичните шаблони за картографиране на заинтересованите страни в Excel затрудняват проследяването на промените в влиянието или интереса. Това изисква ръчна намеса за наблюдение на тенденциите, стимулиране на ангажираността и споделяне на навременни актуализации.
- Ограничено сътрудничество: Сътрудничеството обединява заинтересованите страни, особено вътрешните заинтересовани страни, които работят по проекта. Ограничените функции за сътрудничество на Excel затрудняват екипната работа и ефективността, като същевременно създават проблеми с версиите и изолираните данни.
Алтернативни шаблони за картографиране на заинтересованите страни
Въпреки редицата си предимства, Excel оставя много да се желае. Тук на помощ идва ClickUp.
Като универсален инструмент за управление на проекти, той включва усъвършенствани функции за картографиране на заинтересованите страни, които представляват значително подобрение.
Проектните мениджъри получават динамична платформа с богато визуално представяне, проследяване на ангажираността в реално време, централизирани карти на заинтересованите страни и интегрирана комуникация за лесно управление и сътрудничество.
В същото време можете да получите достъп до няколко отлични шаблона в Excel.
Ето преглед на някои от най-добрите шаблони за картиране на заинтересованите страни в ClickUp:
1. Шаблон за картиране на заинтересованите страни в ClickUp
Шаблонът за картиране на заинтересованите страни на ClickUp е визуален инструмент за картиране на влиянието и интересите на заинтересованите страни.
С интуитивен интерфейс с функция „плъзгане и пускане“ можете да присвоявате или актуализирате категориите заинтересовани страни в реално време, което позволява на екипите да променят стратегиите си съответно.
Получената карта на заинтересованите страни на динамична бяла дъска предлага ясен преглед на ключовите участници.
Защо ще го харесате
- Визуализирайте всички заинтересовани страни по приоритети, нива на влияние и въздействие на заинтересованите страни.
- Актуализирайте или реорганизирайте групите заинтересовани страни в реално време и само с няколко кликвания.
- Повишете сътрудничеството в екипа с мозъчни атаки и интерактивна диаграма на заинтересованите страни.
- Оцветете заинтересованите страни, за да получите информация с един поглед
Идеален за: Бързоразвиващи се проекти, в които участват много заинтересовани страни. Помислете за проекти в областта на планирането на събития, връзките с обществеността и разработването на продукти, където влиянието и интересите на заинтересованите страни могат да се променят динамично.
💡 Професионален съвет: Използвайте функцията за автоматизация на задачите на ClickUp, за да зададете напомняния за проверка и актуализации на заинтересованите страни.
2. Шаблон за списък със заинтересовани страни на ClickUp
Търсите план за управление на заинтересованите страни, който ви позволява да документирате подробни данни за тях? Шаблонът за списък на заинтересованите страни на ClickUp е идеален за вас.
Шаблонът ви позволява да изброите всички заинтересовани страни, участващи в проекта, заедно с техните роли, интереси и предпочитания за комуникация. Това е чудесен начин да поддържате регистър на заинтересованите страни и да организирате информацията в лесна за сортиране/филтриране форма.
Защо ще го харесате
- Поддържайте актуален регистър на заинтересованите страни с колони за търсене
- Категоризирайте заинтересованите страни като силно заинтересовани, заинтересовани и незаинтересовани, за да ги ангажирате проактивно.
- Проследявайте показателите за ангажираност на заинтересованите страни и предпочитанията им за комуникация, за да персонализирате взаимодействията.
- Подгответе централизирано хранилище за заинтересованите страни, което се актуализира в реално време, и го споделете с членовете на екипа.
Идеален за: Големи, мулти-отделни проекти като правителствени договори, нестопански кампании или корпоративни инициативи.
3. Шаблон за матрица за анализ на заинтересованите страни на ClickUp
Квадрантите на картата на заинтересованите страни в шаблона за матрица за анализ на заинтересованите страни на ClickUp са категоризирани в четири секции: Поддържайте удовлетворени, Управлявайте отблизо, Наблюдавайте и Дръжте информирани.
Матрицата не само помага за управлението на заинтересованите страни, но и ви позволява да управлявате влиянието и интересите им, за да определите очакванията, да приоритизирате заинтересованите страни, да предвидите потенциални конфликти и да формулирате стратегия за ангажираност.
Получената матрица предлага систематична рамка за съгласуване на целите на проекта с нуждите на заинтересованите страни, така че всеки да допринесе за теорията на заинтересованите страни!
Защо ще го харесате
- Визуализирайте картите на заинтересованите страни като функция на властта и интересите на заинтересованите страни за по-добро разбиране.
- Картографирайте заинтересованите страни спрямо четири ясно определени цели за всяка група заинтересовани страни.
- Идентифицирайте заинтересованите страни с голямо влияние и възможните конфликти в ранните етапи на проектния план.
- Адаптирайте стратегиите си в движение с бърза комуникация със заинтересованите страни
Идеален за: Случаи, в които подробният анализ на заинтересованите страни е от решаващо значение. Може да бъде полезен при сложни инженерни проекти, проекти, включващи стратегически партньорства, или при изготвянето на политики, при които заинтересованите страни оказват пряко влияние върху резултатите.
4. Шаблон за анализ на заинтересованите страни в ClickUp
Ако търсите изчерпателен шаблон за картографиране на заинтересованите страни, спрете да търсите с шаблона за анализ на заинтересованите страни на ClickUp.
Той ви позволява да картографирате уникалните нужди и притеснения на всеки заинтересован участник спрямо етапите на проекта или изискванията на други заинтересовани участници. Тези прозрения ви помагат да персонализирате плана за ангажираност и да приоритизирате ефективно заинтересованите участници.
Защо ще го харесате
- Разгледайте ролите, влиянието и перспективите на заинтересованите страни за проактивно управление на заинтересованите страни.
- Персонализирайте плановете за ангажираност в зависимост от етапите на проекта, интересите на заинтересованите страни и основните очаквания.
- Съгласувайте ролите и очакванията с ясното разбиране на динамиката на заинтересованите страни.
- Маркирайте с цветове критичната информация, като например приоритетите на заинтересованите страни, за да получите бърз поглед върху ситуацията.
Идеален за: Проекти, които изискват непрекъснато съгласуване между заинтересованите страни, като например при стартиране на проекти, управление на промени и проекти, базирани на обратна връзка.
💡 Професионален съвет: За да получите персонализирана анализа, използвайте критериите за оценяване, за да отразите фактори, специфични за вашия проект, като спешност, влияние или потенциално въздействие.
5. Шаблон за състоянието на изпълнителния проект на ClickUp
Шаблонът за отчет за състоянието на проекта на ClickUp Executive има две основни функции:
Първо, информирайте всички заинтересовани страни
Второ, гарантиране, че проектът е на прав път
За да направите това, той структурира проследяването на проекта, като предлага обща картина на напредъка, описан в устава на проекта. Тази информация се споделя с изпълнителните заинтересовани страни, които споделят навременни актуализации и опростяват комуникацията.
Защо ще го харесате
- Определете конкретни срокове, етапи и рискове, които могат да предизвикат автоматизирана комуникация със заинтересованите страни.
- Споделяйте важни актуализации по проекта, за да поддържате ангажираността на изпълнителните заинтересовани страни.
- Обобщете рисковете и напредъка на проекта, за да изясните състоянието на проекта и предстоящите събития.
- Създавайте кратки, но информативни отчети, които предлагат цялостен поглед върху всички текущи дейности.
Ето защо потребителите го обичат 🚀
Преди да започнем да използваме ClickUp, различните екипи използваха различни инструменти, което затрудняваше координацията и означаваше, че служителите, преминаващи в друг екип, трябваше да се запознават с нови продукти и нови работни процеси. ClickUp реши тези проблеми за нас и ни помогна да премахнем оперативните бариери, като улесни работата между екипите. Нашите заинтересовани страни – клиенти или мениджмънт – вече могат да проследяват напредъка на работата бързо и лесно, без допълнителни разходи.
Преди да започнем да използваме ClickUp, различните екипи използваха различни инструменти, което затрудняваше координацията и означаваше, че служителите, преминаващи в друг екип, трябваше да се запознават с нови продукти и нови работни процеси. ClickUp реши тези проблеми за нас и ни помогна да премахнем оперативните бариери, като улесни работата между екипите. Нашите заинтересовани страни – клиенти или мениджмънт – вече могат да проследяват напредъка на работата бързо и лесно, без допълнителни разходи.
Идеален за: Критични проекти, които изискват участието на ръководители и висшето ръководство. Някои типични примери за употреба включват корпоративни събития, стратегически партньорства и внедряване на софтуер на ниво предприятие.
6. Шаблон за PERT диаграма на ClickUp
Шаблонът за PERT диаграма на ClickUp представя графиките и зависимостите на проекта във визуална диаграма.
Неговият ориентиран към процесите дизайн ви позволява ефективно да илюстрирате различните етапи на проекта, да подчертаете взаимозависимостите, да разпределите ресурсите и да прогнозирате сроковете.
Този шаблон помага да се идентифицират пречките и неефективностите на ранен етап, така че да можете да намалите рисковете и да продължите да развивате проекта.
Защо ще го харесате
- Покажете сложни времеви графики и зависимости във формат на блок-схема.
- Предвиждайте потенциални затруднения или забавяния, дължащи се на зависимости между различните етапи на проекта.
- Прогнозирайте и оптимизирайте графиците на проектите, като идентифицирате критичния път.
- Планирайте и разпределяйте ресурсите ефективно чрез последователност на задачите
Идеален за: Големи, многофазови проекти в областта на строителството, инженерството и разработката на софтуер. По същество, той е подходящ за всеки проект с ограничено времетраене, който включва подробно планиране и управление на зависимостите и следва метода на критичния път.
Обединете заинтересованите страни с ClickUp
Картографирането на заинтересованите страни е критична част от успешното управление на проекти, а изборът на подходящ шаблон за карта на заинтересованите страни е ключът към този успех.
Разбира се, Excel е познат и лесен за работа. Имате и избор от шаблони за картографиране на заинтересованите страни в Excel за тази задача. Въпреки това, той не може да се сравни с това, което предлага ClickUp.
Богатият набор от шаблони за картографиране на заинтересованите страни на ClickUp го прави идеален избор. В допълнение към това получавате инструменти за визуализация на данни, анализи в реално време, рамки, базирани на данни, и много други, за да поддържате проекта от начало до край.
Готови ли сте да приведете заинтересованите страни на едно ниво? Тогава се регистрирайте в ClickUp още днес и разгледайте шаблоните за картиране на заинтересованите страни.