Наскоро луксозният хотел Fairmont Dallas направи организационно съобщение, което привлече вниманието на всички.
„Радваме се да обявим най-новото попълнение в семейството на Fairmont Dallas – Бонди, нашият четирикрак главен директор по щастието“, сподели Дейвид Шер, генерален мениджър на Fairmont Dallas. „Заразното позитивно настроение на Бонди и нейната отдаденост към разпространяването на радост я правят идеалния посланик на нашия хотел. Вярваме, че Бонди не само ще подобри цялостното преживяване на нашите гости, но и ще допринесе за уникалния чар, който определя Fairmont Dallas. “
Очарователните кучета са трудни за подражание. Как бихте информирали екипа си и бихте го ангажирали с всяка нова актуална информация по начин, който е едновременно привличащ вниманието, убедителен и въздействащ?
Изготвянето на подходящо организационно съобщение може да определи тона, по който новините се приемат и се реагира на тях.
В този блог ще обсъдим основните елементи на въздействащите съобщения и ще предложим някои чудесни съвети за предаването им на живо. Ще споделим и полезни примери за организационни съобщения, които можете да използвате по всяко време.
Готови ли сте да направите всяко съобщение значимо?
Какво представляват организационните съобщения?
Организационните съобщения са важни новини, които информират всички за ключови промени. Те могат да бъдат новини за нови назначения, повишения или въвеждане на нови политики. Те насърчават доверието, изграждат общност и гарантират, че всички членове на екипа се чувстват свързани и ценени.
Каква е важността на организационните съобщения?
Ефективните организационни съобщения поддържат прозрачност, укрепват корпоративната култура и гарантират, че всички членове на екипа се чувстват включени и ценени. Освен това, навременната и обмислена комуникация насърчава доверието и ангажираността в рамките на организацията.
И така, какво включва едно успешно организационно съобщение? Нека разгледаме.
Ключови елементи на ефективно организационно съобщение
Организационното съобщение е нещо повече от просто новина – то е възможност да общувате открито с екипа си, да повдигнете морала и да държите всички информирани.
Ето как да създадете такова съобщение:
- Добавете ясен предмет: При толкова много имейли, които се изпращат ежедневно на вашите служители, ясен предмет като „Добре дошъл на нашия нов маркетинг мениджър!“ или „Актуализация на политиката: Насоки за дистанционна работа“ ще бъде много оценен.
- Задайте топъл тон: Кратко, приветливо въведение подчертава новината в положителна светлина. Направете съобщението да звучи лично, така че всеки да се почувства включен в това, което споделяте.
- Бъдете конкретни: Служителите искат да знаят бързо какво, кога и защо. Яснотата е ключова при споделянето на информация. Фокусирайте се върху същността, без да се разпростирате с ненужна информация.
- Връзка с ценностите на компанията: Свържете съобщенията с основните ценности на компанията, като напомните на всички за по-голямата картина. При съобщение за новоназначен служител споменете как той въплъщава духа на иновациите или работата в екип в компанията.
- Очертайте следващите стъпки: Информирайте екипа си какво предстои – дали това са подробности за мястото на обяда на екипа или информация за нов процес.
- Насърчавайте ангажираността: Споделете контактна информация или насърчавайте задаването на въпроси, за да поддържате отворена комуникация. Израз като „Не се колебайте да се обърнете към отдел „Човешки ресурси“ с всякакви въпроси“ показва на служителите, че са чути и подкрепени.
- Завършете с положителна нотка: Завършете с оптимистична забележка, като например: „Радваме се да продължим това пътуване заедно.“ Това укрепва единството и създава по-лично усещане.
Тези елементи превръщат едно обикновено съобщение на организацията в послание, което информира, мотивира и се вписва в целите на вашата компания. Нека разгледаме няколко примера и готови за употреба шаблони.
Примери за шаблони за организационни съобщения
Създаването на перфектното съобщение може да бъде трудно, но не е нужно да започвате от нулата! Има примери за шаблони на организационни съобщения, които ще ви помогнат да започнете. Адаптирайте ги, за да съответстват на тона и културата на вашата компания.
Можете също да разгледате примерите по-долу. Използвайте ги като отправна точка и ги адаптирайте според вашите нужди и организационната ви култура.
След това, за да направите изпращането на такива съобщения още по-лесно, използвайте инструмент като ClickUp.
ClickUp е многофункционална платформа за управление на проекти, която предлага множество полезни функции и шаблони, които могат да ви помогнат да създадете и изпратите лесно вашите организационни съобщения. Готови ли сте да се впуснете?
Съобщение за новоназначен служител
Кратко и интересно имейл съобщение за новите служители създава приветлив тон и ги кара да се чувстват ценени.
Ето няколко примера за посрещане на нови служители:
- „Здравейте, екип! Радваме се да посрещнем [името на новия служител] в екипа на [отдела] в компанията XYZ. С опит в [споменете опит] и бакалавърска степен в [съответната област], той/тя е готов/а да започне това ново пътуване с нас. Моля, присъединете се към нас, за да посрещнем [името на новия служител] с искрено добре дошъл. Разчитаме на вашата продължителна подкрепа, за да му помогнем да се нагоди. С уважение, [Вашето име/екип]. ”
- „С огромно удоволствие ви съобщаваме, че [име на служителя] се присъедини към екипа ни [име на екипа] като [длъжност] от [начална дата]. С богат опит в [кратко споменете съответния опит или умения], [име на служителя] носи със себе си богати знания и експертиза. Моля, приветствайте заедно с нас [име на служителя] в екипа! Очакваме с нетърпение ценния принос, който той ще даде. Не се колебайте да се свържете с [Име на служителя] на [имейл адрес], за да се представите и да споделите своето вълнение!“
Шаблон за вътрешна комуникация на ClickUp
Обмислете използването на шаблона за вътрешни комуникации на ClickUp, за да създавате и изпращате всички видове вътрешни съобщения. Той създава организирана система за управление на всички вътрешни комуникации. Този шаблон също така държи служителите информирани, ангажирани и мотивирани.
Ето как можете да извлечете максимална полза от това:
- Организирайте съобщенията на едно място: Списъкът с комуникации съхранява и организира всички комуникационни елементи, като поддържа всичко централизирано и достъпно.
- Намирайте обявленията лесно: Използвайте изгледа на таблото за състоянието, за да проследявате актуализациите, като ги организирате в различни състояния: Одобрено, Нуждае се от преразглеждане, Публикувано, Планирано, Завърши, В процес на изпълнение.
- Осигурете прозрачност в процесите и инициативите на целия екип: Изгледът „Календар на комуникациите“ помага за планиране на датите за публикуване, а изгледът „Тип събитие“ категоризира комуникациите според целта им. Изгледът „Активност“ проследява прегледите, споделянията и коментарите за по-голяма прозрачност и проследяване на ангажираността.
Съобщение за промоция
Промоциите отбелязват успеха на екипа и мотивират останалите да дадат най-доброто от себе си. Изтъкването на постиженията на промотирания служител и новата му роля създава чувство на гордост в целия екип.
Ето няколко примера за сценарии за съобщения за повишение:
- „Голяма новина! [Име на служителя] е повишен на [нова длъжност]. Тяхната упорита работа и постижения в [споменете проекти] са безценни и с нетърпение очакваме да видим влиянието, което ще окажат в новата си роля. Моля, присъединете се към нас, за да поздравим [име на служителя] за това заслужено повишение!“
- „С голямо удоволствие обявяваме повишението на [име на служителя] на длъжността [новото длъжностно звание], считано от [дата на влизане в сила]. Откакто се присъедини към [име на компанията] през [година], [име на служителя] постоянно демонстрира изключителни умения, отдаденост и страст, което допринесе значително за успеха на нашия екип. В новата си роля като [нова длъжност], [име на служителя] ще отговаря за [кратко описание на основните отговорности или цели, свързани с новата длъжност]. Поздравления, [име на служителя]! Вашата упорита работа и отдаденост наистина се отплатиха!“
Използвайте шаблона за прессъобщения на ClickUp, за да структурирате професионално вашите промоционални съобщения и да се уверите, че те са ясни и празнични.
Шаблон за прессъобщение на ClickUp
Този шаблон ви позволява да създавате, управлявате и проследявате прессъобщения от едно място. Той разполага със следните функции:
- Професионално форматиране: Поддържа съобщенията ви структурирани и въздействащи с изтънчен вид.
- Персонализируеми секции: Лесно редактирайте секциите, за да ги съобразите с подробностите за промоцията и да ги приведете в съответствие с тона на вашата компания.
- Проследяване на ангажираността: Следете прегледите и взаимодействията, за да разберете как новините се приемат от вашия екип.
Сътрудничество при съобщенията
Използвайте ClickUp Docs, за да изготвите подробни съобщения за промоции.
Включете всички членове на екипа в предоставянето на идеи и сътрудничеството по съдържанието. По този начин ще имате добре обмислено окончателно съобщение, преди то да бъде публикувано.
Освен това можете да използвате ClickUp Mentions, за да маркирате повишения служител и съответните членове на екипа директно в съобщението. По този начин всеки член на екипа ще бъде информиран за въздействието на повишението и екипът ще може да отпразнува постижението заедно.
📮ClickUp Insight: Служителите, работещи с информация , изпращат средно по 25 съобщения дневно, търсейки информация и контекст. Това показва, че се губи доста време за превъртане, търсене и разшифроване на фрагментирани разговори в имейли и чатове. 😱
Ако само имахте интелигентна платформа, която свързва задачи, проекти, чат и имейли (плюс AI!) на едно място. Но вие имате: опитайте ClickUp!
Промяна в организационната структура
Когато настъпват промени в структурата на компанията, е важно да ги съобщите ясно на служителите и да обясните как те могат да повлияят на екипа.
Използвайте този пример за сценарий за имейл с съобщение за организационна промяна:
„За да подкрепим продължаващия ни растеж, променяме организационната си структура, считано от [дата на влизане в сила]. Ето какво се променя: [очертайте основните промени]. Тези новини ще ни помогнат да работим по-умно и да постигнем целите си по-бързо. Имате въпроси? Свържете се с [лице за контакт]. ”
Мащабните промени в организационната структура оказват влияние върху ежедневните операции и засягат начина, по който съобщаваме напредъка и резултатите на заинтересованите страни.
Шаблон за годишен отчет на ClickUp
Използвайте шаблона за годишен отчет на ClickUp, за да информирате заинтересованите страни за значителни промени в структурата на компанията, финансовите резултати и стратегическите цели.
Този шаблон помага, като позволява изготвянето на подробни отчети за финансовите новини и организационните промени. Той подобрява комуникацията между отделите чрез лесно споделяне и сътрудничество между екипите. Той също така проследява ключовите промени, като държи заинтересованите страни информирани и в синхрон с целите на компанията.
💡Съвет от професионалист: Спестете време и осигурете последователност, като използвате предварително зададени формати за подобни съобщения. Използвайте ClickUp Whiteboard, за да създадете шаблони за многократна употреба за различни организационни новини. Това е идеалното място, където екипите могат да визуализират своите идеи и да ги превърнат в координирани действия.
Съобщение за актуализация на политиката
Актуализациите на политиките информират екипите за всички промени, които засягат пряко тяхната работа. Осигуряването на яснота и достъпност помага на всички да разберат и да следват новите политики.
Шаблон за бяла дъска за бюлетин на ClickUp
Тук можете да използвате шаблона за бяла дъска на ClickUp Newsletter, за да създадете привлекателни и ефективни съобщения за актуализации на политиките.
Как този шаблон помага:
- Визуално привлекателни новини: Създавайте бюлетини, които привличат вниманието и ефективно предават промените в политиката.
- Организирайте ключовите детайли: Разделете актуализациите на политиките на лесни за възприемане части, за да улесните екипа си в разбирането им.
- Проследявайте отговорите на екипа: Следете взаимодействията в шаблона, за да гарантирате яснота и да отговорите на всички въпроси.
За да ви помогнем да започнете, ето пример за сценарий за съобщение за актуализация на политиката, което ефективно предава ключовата информация:
- „Кратка актуализация: Преразглеждаме нашата [наименование на политиката], за да я приведем в по-добро съответствие с ценностите на компанията. Новата политика, в сила от [дата], въвежда [ключови промени]. Тази промяна е предназначена да [благоприятства екипа]. Проверете пълните подробности [връзка] и не се колебайте да задавате въпроси.“
- „Имаме удоволствието да обявим актуализация на фирмените ни политики с цел подобряване на работната среда и подкрепа на нуждите на нашите служители. Основните промени са [опишете основните промени]. Тези актуализации влизат в сила на [дата]. Вярваме, че тези промени ще спомогнат за създаването на по-подкрепяща и продуктивна работна среда. За повече подробности, моля, вижте приложения актуализиран документ с политиките или се свържете с отдел „Човешки ресурси”.
💡Съвет от професионалист: Използвайте интеграцията на ClickUp с електронната поща, за да споделяте новини директно от работното си пространство. ClickUp може да се интегрира с различни инструменти за електронна поща, като Gmail, Outlook, Office 365 и др. Направете това, за да държите всички информирани и да проследявате отговорите, за да отговорите своевременно на въпросите.
Съобщение за пускане на продукт на пазара
Пускането на продукт на пазара е вълнуващ момент за всеки екип. Споделянето на подробностите за пускането и предоставянето на ясни указания държи всички информирани и ентусиазирани.
Шаблонът за вътрешна комуникационна стратегия на ClickUp е идеален за планиране на съобщенията за пускане на продукти и за гарантиране, че екипът ви е на една и съща страница. С този шаблон можете да централизирате задачите и съобщенията за пускане, за да държите другите членове на екипа в течение.
За да ви помогнем да започнете, ето пример за сценарий за съобщение за пускане на продукт, което предизвиква ентусиазъм и предоставя ключови подробности:
- „Вълнуващи новини, екип! На [дата на пускане] пускаме [име на продукта]. Този проект е резултат от истински екипен труд и сме развълнувани да видим как се реализира. Очаквайте предстоящите обучения, за да научите как това пускане ще подобри [споменете въздействието върху бизнеса]. ”
- „С удоволствие обявяваме пускането на пазара на най-новата ни иновация, [Име на продукта], създадена да революционизира начина, по който изживявате [опишете предназначението или функцията на продукта]. [Име на продукта] ще бъде наличен от [Дата на пускане] на нашия уебсайт и в избрани търговски обекти. Предлагаме ексклузивна [отстъпка, пакет или промоция] за първите [брой] клиенти, за да отпразнуваме този старт. Използвайте код [Промо код] при плащане, за да се възползвате от тази ограничена оферта. ”
💡Съвет от професионалист: Използвайте изгледа на календара в ClickUp, за да планирате съобщения за пускане на продукти и напомняния за последващи новини. Така екипът ви ще бъде в течение през целия процес.
Съобщение за събитие
Събитията на компанията са вълнуващи! Създайте шум около тях в дните преди тяхното провеждане. Тези примери за съобщения за събития илюстрират как да създадете очакване преди събитието.
Ето няколко примера:
- „Напомняне: Следващото ни общо събрание е насрочено за [дата и час] в главната аудитория. Присъединете се към нас, за да получите актуална информация за инициативите на компанията и да участвате в сесия с въпроси и отговори с ръководството. Вашето участие е важно!“
- „С удоволствие каним всички служители на Деня на благодарността към служителите на [дата и продължителност] в [място]. Насладете се на освежителни напитки, игри и награди, докато празнуваме вашата упорита работа и всеотдайност. Потвърдете участието си до [дата]!“
- „Запазете датата! Конференцията за технологични иновации ще се проведе на [дата] в [място]. Присъединете се към лидерите в бранша за задълбочени дискусии и възможности за контакти. Ранната регистрация вече е отворена – не пропускайте!“
Финансови или бизнес новини
Редовните финансови и бизнес новини създават доверие и увереност у служителите. Тонът и езикът на тези съобщения са малко по-различни от посочените по-горе.
Разгледайте някои примери.
- „В отговор на настоящите пазарни условия, ние въвеждаме серия от мерки за намаляване на разходите, за да подобрим оперативната си ефективност. Тези промени ще включват рационализиране на процесите и намаляване на общите разходи, без да се компрометира качеството на нашите продукти и услуги. Благодарим ви за разбирането, докато се справяме с тези промени.“
- „Имаме удоволствието да обявим финансовите си резултати за третото тримесечие на [година]. Приходите ни се увеличиха с [процент] в сравнение с миналата година, достигайки [сума], благодарение на силните продажби на новата ни продуктова линия. Оставаме ангажирани с нашата стратегия за растеж и очакваме с нетърпение да продължим тази динамика и през следващите тримесечия.“
Съвети за писане на интересни организационни съобщения
Скучното съобщение може бързо да загуби интереса на екипа ви. Добрата новина? Създаването на интересно съобщение, което предизвиква ентусиазъм, е по-лесно, отколкото си мислите!
Ето седем съвета, които можете да използвате, за да направите всяко съобщение значимо:
1. Бъдете кратки, но смислени
Вашият екип няма време за дълги параграфи. Преминавайте бързо към същината, но не пропускайте важните подробности. Избягвайте прекомерната комуникация на работното място, при която съобщенията съдържат прекалено много подробности и губят своето въздействие. Краткото и ясно съобщение гарантира, че вашето послание ще бъде прочетено и разбрано.
2. Добавете личен подход
Никой не обича да чете безлични имейли. Използвайте топъл, разговорно-език и ентусиазиран тон, за да направите съобщенията си по-човечни. Не споделяйте само новини; включете думи, които предават вълнение и насърчават другите да се чувстват по същия начин.
3. Направете го подходящо за екипа
Защо вашите служители трябва да се интересуват от това съобщение? Покажете им!
Например, ако обявявате ново назначение в маркетинговия отдел, обяснете как то ще подпомогне предстоящите проекти. Това помага на служителите да видят по-голямата картина и ползите от новото попълнение.
4. Използвайте инструментите на ClickUp за гладък процес
Структурирайте съобщенията ясно; след това се уверете, че те съответстват на тона на компанията, като използвате ClickUp Brain за тяхното изготвяне. ClickUp Brain може да бъде formidабен AI съюзник за създаване на съдържание, защото разполага с контекст за вашата организация, история и служители. Въз основа на тази контекстуална информация, той може да създава персонализирани съобщения за вас.
След като изготвите съобщението, споделете го незабавно с останалата част от екипа си чрез ClickUp Chat, за да получите незабавна обратна връзка и да редактирате съвместно. ClickUp Chat е много повече от услуга за съобщения; използването му е най-доброто нещо след работата с колега, седящ до вас. То поддържа синхронизация на работата ви: цялата необходима информация и актуализации са достъпни директно в чат средата.
Това опростява процеса и гарантира, че вашите съобщения са последователни и точни.
5. Отразявайте ценностите на компанията
Придайте по-голяма тежест на съобщенията си, като ги свържете с ценностите на компанията. Това не само споделя новините, но и укрепва културата, която изграждате. Друго предимство е, че създава последователни съобщения за всички ваши съобщения.
6. Изберете подходящия канал за съобщението
Не всяко съобщение е подходящо за всички канали за комуникация. Определете дали вашето съобщение се предава най-добре чрез имейл, кратък чат или лична среща и изберете средството, което подхожда на вашия екип и контекста. Изборът на подходящия канал гарантира, че вашето съобщение ще бъде получено с подходящото ниво на важност.
7. Завършете с ясна следваща стъпка
Не оставяйте екипа си в неведение – насочете го какво да прави по-нататък! Ясните призиви за действие правят вашето съобщение интерактивно и по-вероятно да предизвика отзвук.
Включването на тези съвети превръща съобщенията в значими моменти, които свързват и мотивират екипа ви. Това укрепва корпоративната култура и поддържа всички на една и съща вълна.
Най-добри практики за представяне на ефективно организационно съобщение
Начинът, по който съобщавате новини, може значително да повлияе на тяхната ефективност. Когато се прави правилно, това свързва, вдъхновява и обединява екипа ви.
Ето как да правите съобщения, които аудиторията ви ще иска да чете.
Изберете подходящите канали
Случвало ли ви се е да изпратите важна новина, която да се загуби в пощенските кутии на всички? Изборът на подходящия канал е от ключово значение. За бързи новини използвайте ClickUp Chat View.
За по-официални съобщения, като промени в политиката или новини за цялата компания, използвайте ClickUp Email Project Management, за да сте сигурни, че съобщението ще достигне до целия ви екип бързо и професионално.
Защо е важно: Каналът определя тона – бързите чатове поддържат лека атмосфера, докато официалните имейли предават сериозността на важните новини.
Фокусирайте се върху подходящия момент
Времето може да направи огромна разлика за важно организационно съобщение.
Пускането на нова актуализация на политиката в петък следобед не е идеално. Вашият екип вече е в режим уикенд и може да не й обърне необходимото внимание. Вместо това, опитайте се да я изпратите в началото на седмицата, когато всички са по-подготвени да усвоят нова информация.
💡Съвет от професионалист: Обявявате ново назначаване? Направете го в първия ден на новия служител, за да му окажете топло посрещане и да подсилите екипния дух още от самото начало.
Последващи комуникации
Съобщението не е еднократно събитие. Последващите действия гарантират, че съобщението е разбрано, и позволяват на екипа ви да задава въпроси или да дава обратна връзка, като по този начин се преодоляват комуникационните бариери.
Например, обсъдете отново темата на следващата среща на екипа след промяна в организационната структура. Използвайте ClickUp Chat View, за да създадете нишка за въпроси, като поддържате разговора организиран и показвате подкрепа.
Защо е важно: Чрез обмисленото съобщаване на новини изграждате доверие и поддържате съгласуваност между всички.
Изберете подходящите канали, изберете подходящия момент и проследявайте резултатите – екипът ви ще го оцени!
Направете всяко съобщение значимо с ClickUp
С правилния подход създаването на ангажиращи организационни съобщения е лесно. Всяко съобщение може да укрепи връзките в екипа и да подобри корпоративната култура.
ClickUp предлага инструменти като шаблони за прессъобщения, които ви помагат да създадете съобщения, съответстващи на вашите цели, от посрещане на нови служители до споделяне на важни новини.
В днешния свят овладяването на хибридната комуникация на работното място е от съществено значение за информирането и оценяването на всички членове на екипа, независимо дали работят дистанционно или на място.
Готови ли сте да подобрите вътрешните си комуникации? Регистрирайте се в ClickUp още днес!