Междуведомствената комуникация е като многогранен скъпоценен камък.
Всеки аспект отразява светлината по различен начин, но все пак е част от един и същ скъпоценен камък. По същия начин всеки отдел в една организация използва уникална рамка за съвместна комуникация, която се определя от различни цели, роли и задачи.
Междуведомствената комуникация може да се определи като поток от информация, данни и съобщения между различни отдели, звена или екипи, който улеснява координацията на задачи, проекти и организационни цели.
Междуведомствената комуникация включва пет основни елемента:
- Обмен на информация
- Сътрудничество
- Съгласуваност с целите
- Обратни връзки
- Оптимизиране на ресурсите
Междуведомствената комуникация е от решаващо значение за гладкото функциониране на една организация. Причините за това са следните:
- Това помага за оптималното разпределение на човешките, финансовите и материални ресурси между различните отдели.
- Това насърчава обмена на идеи, които стимулират творческото мислене и иновациите.
- Това помага да се избегне дублирането на усилията и гарантира, че задачите се изпълняват по-ефективно.
- Това води до информирани и добре обмислени бизнес решения, тъй като се вземат предвид различни гледни точки и експертни познания.
- Това намалява риска от загуба на знания и насърчава организационното обучение, ускорявайки идентифицирането и решаването на сложни проблеми.
Казано това, колко често имате възможност да размишлявате върху истинското състояние на комуникацията между отделите? Вашите екипи наистина ли си сътрудничат или работят изолирано, възпрепятствани от недоразумения, изтичане на информация и неразбирателства?
А ако сте нетърпеливи да научите как да подобрите комуникацията между отделите и да започнете централизирана комуникация, какво трябва да направите?
Не се тревожете – тази публикация в блога разглежда десет практически съвета за подобряване на комуникацията между отделите и гарантиране, че различните отдели общуват един с друг, а не един срещу друг.
Не се тревожете – тази статия в блога разглежда десет практически съвета, които ще ви помогнат да осигурите добро сътрудничество между различните отдели. Ще обсъдим и как инструмент за управление на проекти като ClickUp може да ви помогне за ефективна комуникация между отделите.
Да започнем.
Стратегии за подобряване на междуведомствената комуникация
1. Оценете настоящите практики за комуникация
Както при повечето организационни инициативи, подобряването на вътрешната комуникация между отделните отдели започва с разбирането къде са пропуските и защо междуведомствената комуникация е важна.
Ето на какво трябва да обърнете внимание:
- Колко често вашите служители комуникират помежду си?
- Стремите ли се да подобрите сътрудничеството между различните отдели в дългосрочен план или за конкретен проект?
- Какви са очакванията на отделите по отношение на честотата на комуникацията и инструментите/платформите, които да се използват?
- Какви са най-често срещаните оплаквания относно комуникационните предизвикателства на работното място?
Ключът към по-добрата междуведомствена комуникация е да се общува с всеки засегнат отдел.
Обмислете използването на анонимни анкети и формуляри за обратна връзка, за да съберете откровени мнения от всички. Проследявайте моделите на комуникация, като честотата и времето за отговор на имейли или съобщения, а дори и темите за обсъждане на междуотделните срещи.
Това ще ви помогне да разберете възприятията на служителите и да подчертаете конкретни проблеми в междуотделната комуникация.
След като съберете всички ключови точки, организирайте съвместна среща, за да обсъдите моделите и да разработите структура за бъдещата си комуникация. Много е важно да се вземат предвид мненията на всички отдели и да се работи съвместно за постигането на тази цел.
Използването на шаблона за комуникация между служителите на ClickUp гарантира, че вашето съобщение се предава точно и вашите служители остават информирани. Шаблонът включва:
- Интуитивно визуално оформление за лесна навигация
- Централизирано място за съхранение на всички документи и съобщения
- Вградени функции за сътрудничество и проследяване на задачите
2. Поставете общи цели за всички отдели
В повечето случаи лошата комуникация между отделите е резултат от липсата на общи цели. Например, маркетинговият отдел може да се фокусира върху генерирането на потенциални клиенти, а отделът по продажбите може да даде приоритет на конверсията и приходите. Ако обаче те възприемат съвместен подход към определянето на цели, в интерес на двата отдела ще бъде да се информират взаимно и да си помагат.
Например, екипите на DevOps и обслужване на клиенти обикновено работят независимо един от друг. Но ако поставите обща цел, като например разрешаване на определен брой клиентски заявки, свързани с производителността на приложението, те биха могли да си помагат по-добре.
Екипът за обслужване на клиенти може да предоставя своевременна информация на клиентите, докато екипът DevOps може да определи приоритетите за разрешаване на заявките. Можете да използвате шаблона за комуникационен план на ClickUp, за да планирате общите си цели и да организирате информацията в един централизиран документ.
Шаблонът е предварително създаден с много опции, които ви позволяват да:
- Създавайте съобщения, които съответстват на определените от вас цели
- Категоризирайте задачите и ги разпределете между членовете на екипа
- Настройте известия и сигнали, за да насърчите комуникацията между отделите и сътрудничеството по проекти
Освен това е най-добре да използвате удобна функция като ClickUp Custom Task Statuses, за да намалите необходимостта от постоянни проверки и да държите всички от различните отдели в течение. Това помага на няколко отдела да разберат напредъка на задачите и зависимостите, без да се налага да се свързват с хора от други отдели.
В горния пример екипът на DevOps може да добави различни етапи към задачите, като „в процес“ или „в очакване“, или просто да използва прости списъци за проверка, за да покаже кога задачите са „изпълнени“ или „неизпълнени“. По този начин вашите представители на обслужване на клиенти могат да предлагат правилни и актуални в реално време актуализации на клиентите.
3. Ангажирайте ръководството в процеса
При координирането на междуотделната комуникация е важно да се внимава за ситуации, които водят до нездравословна конкуренция или конфликти между мултифункционалните екипи, вместо до активно сътрудничество. Получете подкрепата на всички ръководители на отдели, за да може отделите да комуникират гладко и ефективно.
Те трябва да работят заедно, за да подкрепят активно общите цели и да поддържат здрави отношения с другите отдели, като същевременно защитават нуждите на своя отдел.
За по-ефективна комуникация между отделите, опитайте да провеждате месечни междуотделни срещи или кръгли маси между екипа по продажбите, екипа по продуктите и екипа по успеха на клиентите, на които ръководителите на отделите представят постиженията, предизвикателствата и предстоящите проекти на своите екипи.
Насърчавайте всички да се включват в дейности за изграждане на екип и официални разговори и да са отворени за обратна връзка или молби за помощ. Това може да помогне за установяване на неутрална връзка между отделите, за да се преодолеят хоризонталните комуникационни пропуски или да се посредничи при евентуални спорове. ClickUp значително опростява този процес.
Нашата комуникация с другите екипи е много по-силна. Управлението на проекти и задачи е невероятно на тази платформа. Всички отдели в компанията са благодарни, че настояхме за това, включително и фрийлансърите и подизпълнителите, които сега имат пълна видимост на очакванията към тях и могат лесно да актуализират информацията.
Нашата комуникация с другите екипи е много по-силна. Управлението на проекти и задачи е невероятно на тази платформа. Всички отдели в компанията са благодарни, че настояхме за това, включително и фрийлансърите и подизпълнителите, които сега имат пълна видимост на очакванията към тях и могат лесно да актуализират информацията.
4. Насърчавайте изграждането на междуведомствени екипи
Колкото по-добре вашите отдели се познават, толкова по-вероятно е да си сътрудничат за постигането на общи цели. Инвестирането в дейности, които насърчават сплотяването на екипа и колегиалността, винаги е полезно.
Можете да организирате вечер на боулинг за отделите или да организирате специално събитие извън офиса с дейности за изграждане на екип, които включват съвместна работа и изработване на стратегии.
Например, организирайте 24-часов хакатон, в който смесени екипи разработват решения за проблем, засягащ цялата компания, с цел да се насърчи сътрудничеството и междуотделната комуникация.
Дори и да сте отдалечен екип, можете да организирате виртуални събития като йога класове или игри. Можете да допълните това с подаръчна карта, така че всеки да поръча вечеря за сметка на компанията и да се наслади на нея като част от виртуалния ретрит.
Освен това, организирайте поне една седмична среща между отделите си, за да се установи ритъм на сътрудничество.
Позволете им да визуализират процесите, да добавят бележки и да запечатат колективната си креативност с помощта на ClickUp Whiteboards.
С възможност за визуализация в реално време на това кой разглежда и допринася за Whiteboard, отделните отдели могат да си сътрудничат безпроблемно, като избягват припокриване и объркване. Независимо дали става въпрос за планиране на спринтове, разработване на маркетингови стратегии или оптимизиране на екипната работа, ClickUp е наистина едно от най-добрите средства за комуникация на работното място, което подобрява комуникацията между отделите.
💡Професионален съвет: ClickUp Mind Maps е ефективна функция за организиране на сесии за мозъчна атака по ясен и структуриран начин, който подобрява сътрудничеството между отделите. Отделите могат да създават свободни Mind Maps в режим Blank Mode и да ги преобразуват в задачи. Те могат да преглеждат и пренареждат структурата на задачите за конкретен списък в режим Tasks Mode.
5. Осигурете равен достъп до актуалната информация за компанията
Лошата комуникация между отделите понякога възниква, когато един отдел смята, че другият получава най-новите актуализации преди него. Това може да доведе до недоволство и по-нататъшно влошаване на комуникацията между отделите.
Това може лесно да се реши чрез публикуване на актуална информация за компанията на общ фирмен портал или споделен цифров бюлетин, така че всички служители да имат едновременен достъп (вместо чрез имейл кореспонденция, където вероятността да бъдат пропуснати имена е по-голяма) и да са винаги на една и съща страница.
Например, можете да използвате ClickUp Docs, за да създадете централно хранилище за фирмено знание, планове за проекти, бележки от срещи и др.
С функциите за редактиране и коментиране в реално време служителите могат да си сътрудничат по документи, за да ги актуализират относно напредъка на проектите, промените в политиките и предстоящите събития.
Използвайте ClickUp Assign Comments в Docs, за да позволите асинхронна обратна връзка и дискусии. Можете лесно да разрешите или преразпределите коментарите директно в секцията за коментари.
Шаблонът за вътрешна комуникация на ClickUp е фантастичен начин да обявявате събития или вътрешни новини. Независимо дали става дума за общо събрание или индивидуални чатове, можете да използвате шаблона, за да:
- Проследявайте напредъка със статуси като „Одобрено“, „Нуждае се от преразглеждане“, „Публикувано“, „Планирано“ и „Завърши“.
- Достъп до различни изгледи като списък с комуникации, табло със състояния, календар с комуникации, тип събитие и дейност за организирана информация
- Подобрете проследяването с функции като проследяване на времето, етикети, предупреждения за зависимости и имейли
💡Професионален съвет: Когато се провеждат междуведомствени срещи, използвайте ClickUp Brain за създаване на доклади и бележки от срещите. ClickUp Brain може да обобщи дискусията и да изложи очакваните следващи стъпки. Ако е необходимо да се споделят конкретни актуализации относно общ проект, уверете се, че и двата отдела имат достъп до едни и същи подробности и контекст по едно и също време.
6. Въвеждане на ефективна технология за междуведомствена комуникация
Технологията със сигурност не може да замести силните междуличностни отношения, но е чудесен помощник. Използвайте технологията, за да повишите ангажираността на служителите и да улесните комуникацията между отделите.
Излезте извън рамките на традиционните имейл вериги за междуотделно сътрудничество и инвестирайте в платформи за комуникация в реално време, за да споделяте актуална информация за работата, забавни разговори, индивидуална обратна връзка от шефовете и др. Възползвайте се от предимствата на междуфункционалното сътрудничество с инструменти като ClickUp.
Например, с ClickUp Clips продуктовите екипи могат да създават и споделят екранни записи, за да демонстрират процеси, да дават предложения или да споделят актуализации с екипа по продажбите и други отдели. Този инструмент за визуална комуникация помага да се гарантира, че всички служители разбират вашите съобщения ясно и лесно.
От друга страна, ClickUp Chat Views подобрява цялостната комуникация и ангажираност на служителите. И тъй като се намира на същата платформа, можете да управлявате проекти и да чатите с колеги на едно място.
Тази функция предоставя централизирано пространство за общуване между различните отдели, което намалява необходимостта от разпръснати имейли и съобщения. Тя поддържа цялата комуникация в контекста на вашите задачи и поддържа взаимосвързаността между отделите.
💡 Съвет от професионалист: Редовно преглеждайте и актуализирайте технологичния си стак, за да сте сигурни, че отговаря на променящите се нужди на вашата организация. Провеждайте обучения, за да помогнете на служителите да използват максимално наличните инструменти.
7. Опростете механизмите за обратна връзка
Гладката диагонална комуникация е от съществено значение за съгласуването на мултифункционалните екипи.
Подобряването на комуникацията между отделите обаче ще срещне препятствия. Полезно е да се предложи платформа, на която да не се изразяват съждения, така че служителите да могат да споделят своите мисли и проблеми, независимо дали се отнасят до конкретни ситуации или до екипа като цяло.
За да решите този проблем, използвайте тези шаблони за комуникационен план и определете честотата, методите и каналите за обратна връзка. Това ще гарантира механизъм, при който всеки знае кога и как ще получава и предоставя обратна връзка.
Можете също да създадете онлайн формуляри за обратна връзка, които вашите колеги могат да попълват анонимно.
Периодично организирайте срещи с ръководителите на отдели, за да обсъдите важни въпроси, получени по различни канали, и да разработите решения в умерена обстановка. С времето ще забележите, че отделите се чувстват признати и чути.
Прочетете също: 10-те най-добри приложения за комуникация в екип през 2024 г.
8. Решавайте конфликтите бързо и справедливо
Конфликтите между отделите могат да възникнат по различни причини – каквито и да са те, трябва да се намесите и да ги разрешите възможно най-бързо. Първата стъпка е да сведете до минимум риска от конфликти, като бъдете изключително ясни по отношение на индивидуалните очаквания.
Ако възникнат конфликти, дайте на всяка страна възможност да изрази своята гледна точка и улеснете постигането на споразумение. Определете ясни срокове за всеки етап от този процес.
Целта на разрешаването на конфликти не трябва да бъде само да се изгладят нещата. Ако могат да се направят конкретни подобрения, като преназначаване на даден служител в област, в която той има умения, или преразпределяне на задачите, за да бъдат по-„справедливи“, не се колебайте да ги предложите. Разбира се, мениджърът на засегнатия служител и ръководителят на отдела ще имат последната дума.
В същото време, осигурете на ръководителите на отделите необходимите ресурси и обучение, за да могат да разпознават областите на потенциални конфликти и да ги разрешават самостоятелно. Например, можете да предложите семинари по активно слушане, медиация и техники за преговори.
💡Професионален съвет: Установете ясни протоколи за ескалиране на конфликти, като например неутрална трета страна, която да посредничи при спорове, или създаване на официална процедура за подаване на жалби. Преглеждайте и актуализирайте тези протоколи ежегодно, за да се уверите, че те остават практични и уместни и за да избегнете токсична работна култура .
9. Празнувайте постиженията, постигнати чрез сътрудничество
Един от най-добрите начини да се изгради колегиалност е да се отпразнува общо постижение. А когато то е резултат от отлична комуникация между отделите, то е още по-похвално.
Независимо дали става въпрос за успешно постигната цел на проект или гладко приети комуникационни стратегии, създайте система, която оценява работата на всеки отдел за организацията и един за друг.
Няколко съвета за отбелязване на постиженията на служителите:
- Създайте „стена на успехите“ (физическа или виртуална) във вашата интранет или в канала на цялата компания, където служителите могат да споделят поздравления и постижения. Това служи като постоянно напомняне за положителното въздействие на междуотделното сътрудничество и помага за изграждането на чувство за общност и обща цел.
- Предлагайте стимули като вечери за екипа, карти за награди или допълнителен отпуск. Празнуването на постиженията повишава мотивацията и увеличава производителността. То служи и като възможност за отделите да се смесят.
10. Култивирайте култура, основана на емпатия
В края на краищата, служителите комуникират по-добре, когато са сигурни, че гласът им се чува, а грешките са стъпка към подобрение. Насърчаването на ефективна комуникация между отделите е шанс да се създаде корпоративна култура, в която емпатията е на първо място.
Можете да започнете, като дадете пример, в който ръководният екип е откровен в споделянето на обратна връзка и работата по грешките. Насърчавайте сесии за разказване на истории, в които висшето ръководство споделя личните си преживявания за сътрудничество, основано на емпатия.
Колкото повече вашите служители виждат примери за различни отдели, които работят в сложни ситуации, толкова по-вероятно е те да възприемат това поведение. Това може да допринесе и за създаването на по-подкрепяща и разбираща работна среда.
Гледайте как вашата организация постига успех благодарение на ефективната междуведомствена комуникация
В човешката природа е заложено да се грижим за собствените си интереси и за интересите на екипа си, поради което междуотделната комуникация може да бъде трудна за оптимизиране.
С осъзнати усилия обаче можете да помогнете на отделите си да видят какво имат общо и да ги мотивирате да работят съвместно. Започнете с определяне на цели и насърчаване на диалога чрез редовни срещи, за да подобрите комуникацията между отделите.
В началото резултатите може да са малки, но с искрени усилия те ще продължат да се появяват. С течение на времето ще можете да се възползвате от отделите, които се доверяват един на друг и подпомагат взаимното си развитие в стремежа към общ успех.
Накрая, комуникацията между отделите трябва да бъде допълнена с подходящи инструменти и възможности за обратна връзка. ClickUp може да оптимизира операциите и да премахне бариерите в комуникацията.
Като всеобхватна платформа за управление на проекти, тя централизира вашите работни данни, проекти, дискусии, обратна връзка и напредък, като осигурява прозрачност и минимизира недоразуменията на всички нива.
С ClickUp вече няма да работите в изолация.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp и се пригответе да усетите разликата, която ефективната комуникация може да направи във вашата организация.