В свят, в който оставането на едно място на практика означава изоставане, организациите трябва да приемат промяната с отворени обятия.
Знаете, че ако вашата компания не се адаптира към новото статукво, вероятно скоро ще остарее.
Как можете да се възползвате от технологичната вълна, без да нарушавате операциите или, още по-лошо, да губите възможности за генериране на приходи?
Отговорът е организационна промяна. Психолози и изследователи са разработили различни теории за промяната, за да помогнат на бизнеса да управлява реакциите на служителите към организационната промяна.
Моделът на промяната на Льюин предлага мощни рамки, които улесняват процеса за всички в организацията ви.
Прочетете нататък, за да научите повече за стимулирането на промяната с 3-степенния модел на промяна на Льюин и ефективното прилагане на всяка фаза.
Основите на модела за промяна на Льюин
Преди да обсъдим как да използваме модела на промяна на Льюин за управление на организационната промяна, ще ви е необходима повече информация за това кой е бил Льюин и какво включва неговата теория.
Кой беше Курт Льюин?
Кърт Льюин, роден на 9 септември 1890 г., е германско-американски психолог, често наричан баща на социалната психология. Той е един от първите, които очертават организационното развитие, оформяйки начина, по който разбираме промяната в бизнеса днес.
Lewin е работил с водещи университети като Берлинския университет, MIT и Станфорд, оставяйки траен отпечатък с своите прозрения за процеса на внедряване на промени. Неговата работа, особено моделът на Lewin за управление на промените, все още е основен източник за организации, които искат да внедрят успешно инициативи за промяна.
Какво е моделът на промяната на Льюин?
Теорията на Левин за промяната е бизнес стратегия, която променя живота. Тя помага на бизнеса да се справи с организационната промяна безпроблемно.
По този начин организациите разгадават защо хората реагират по определен начин и научават как да управляват промяната по естествен начин, така че тя да не изглежда хаотична. Независимо дали преструктурирате организацията или давате нова посока на съществуващите работни процеси, моделът на промяната на Льюин се отнася до рационализиране на преходите.
Моделът на промяната на Курт Левин разделя промяната на три етапа – размразяване, промяна и замразяване. Той показва как да се справяте с промяната и да намалите съпротивата от страна на всички участници.
Нека разгледаме по-подробно модела на Льюин за управление на промяната и разберем как можете да го приложите във вашия бизнес.
Трите етапа на промяната
Всеки етап от модела на промяна на Левин очертава критични задачи, които подготвят служителите за предстоящите промени и гарантират плавното им внедряване.
Управлението на промяната едва ли е работа за един човек, но дори и с солиден екип ще ви е необходима всякаква помощ – от софтуерни инструменти, ясни процеси и надеждни системи.
ClickUp улеснява планирането, комуникацията и изработването на стратегии за вашия екип. Като цялостна платформа за управление на проекти, тя помага да се опростят процесите на управление на промяната от начало до край, от оценяване на нуждите на организацията и подготовка на персонала за прехода до осигуряване на плавна и устойчива промяна.
Ето как той управлява различните етапи от процеса на промяна.
Етап 1: Размразяване – подготовка за трансформация
На този етап компаниите осъзнават, че е време да насърчат промяната. Ключовите заинтересовани страни оценяват настоящата си структура, за да открият какво е остаряло и да определят какво трябва да се подобри. Тук е мястото, където се отърсвате от старите навици и се подготвяте за новото статукво.
Ключови аспекти на етапа Размразяване в модела на промяна на Льюин:
- Признайте необходимостта от промяна: Тук преразглеждате статуквото. Идентифицирайте защо вашата организация се нуждае от промяна и разгледайте предизвикателствата, текущите процеси и външните фактори, за да изложите солидни аргументи в нейна подкрепа.
- Спечелете подкрепата на служителите: Всичко се свежда до комуникацията в екипа. Обяснете защо промяната е важна и изяснете как тя ще бъде от полза за всички. Тази стъпка поставя основите за успешна организационна промяна.
- Създайте инерция: Покажете как тези промени могат да имат положително въздействие и защо бездействието всъщност може да забави развитието на бизнеса. Поддържайте висок дух, за да запазите инерцията по време на целия процес на промяна.
💡Професионален съвет: Когато планирате стратегия за промяна, използвайте проследяването на тенденциите, за да идентифицирате нововъзникващите иновации, които могат да увеличат растежа на вашата организация.
Ето четири съвета, които ще ви помогнат да управлявате етапа на размразяване:
1. Оценете настоящите системи с помощта на таблата за управление на ClickUp.
Получете подробна информация за текущите си процеси с таблата за управление на ClickUp. Следете разпределението на работната си натовареност, времето, прекарано в задачи, и производителността на екипа, за да разберете ефективността на служителите.
Открийте пречките в разпределението на задачите и капацитета на екипа, за да създадете гъвкави екипи, готови за всичко. Използвайте табла за анализ на бюджетите и създаване на отчети за приходи, разходи и нетни доходи, за да намалите разходите.
Изчислете възвръщаемостта на инвестициите от съществуващите процеси, за да подкрепите аргументите си за промяна. Шаблоните за управление на промяната на ClickUp ви предоставят структурирани рамки, с които лесно да се ориентирате в сложни преходи и да получите пълна видимост върху целите, ресурсите, графиците и т.н.
2. Поддържайте всички в синхрон с целите с ClickUp Goals
Сега, когато знаете кои бизнес области се нуждаят от промяна, определете цели, за да я приложите систематично. Започнете с поставянето на реалистични цели, като използвате ClickUp Goals.
За всяка цел определете количествени, финансови или задачи, за да улесните проследяването на напредъка. Задайте ясни срокове за постигане на целите си, за да избегнете забавяния.
3. Планирайте и документирайте предложените промени с ClickUp Docs
Очертайте предстоящите промени и се уверете, че ключовите заинтересовани страни и служители имат достъп до цялата информация на едно място.
С ClickUp Docs създавайте бази от знания, уикита и продуктови ръководства за ефективно предаване на знания. Освен това, сътрудничейте си с екипа си в реално време, създавайте вложени страници, използвайте забавни опции за стилизиране и спестявайте време с шаблони.
Улеснете работата си с предварително създадения шаблон за план за управление на промените на ClickUp, за да документирате стратегията си за промяна. Той включва всичко необходимо за прилагане на предложените промени.
С този шаблон:
- Очертайте подробностите и последователността на дейностите, които ще допринесат за успешното внедряване на промяната.
- Информирайте заинтересованите страни и вътрешните екипи за техните роли и отговорности.
- Създайте канали за комуникация, за да отговаряте на въпросите и притесненията на служителите.
- Получете базирани на данни прозрения за вашите инициативи за промяна, за да откриете предизвикателствата на ранен етап.
- Начертайте график за прилагане на промените, за да може всичко да върви по план.
Най-скорошната ни оценка за ефекта от сътрудничеството с ClickUp беше при работата по план за съдържание за пускането на продукт на пазара. Успяхме да създадем и поддържаме хранилище за съдържание с помощта на инструмента за документи, което включваше йерархична структура, съвместно редактиране и мощни функции за вграждане.
Най-скорошната ни оценка за ефекта от сътрудничеството с ClickUp беше при работата по план за съдържание за пускането на продукт на пазара. Успяхме да създадем и поддържаме хранилище за съдържание с помощта на инструмента за документи, което включваше йерархична структура, съвместно редактиране и мощни функции за вграждане.
4. Сътрудничество с екипа ви в реално време на ClickUp Whiteboards
Използвайте бели дъски ClickUp, за да обясните визуално идеите и да изясните процеса на промяна за всички. Те ви позволяват да:
- Начертайте мислите си, свържете идеите с линии и добавете връзки или изображения, за да зададете контекста.
- След мозъчна атака превърнете тези идеи в проследими задачи директно от бялата дъска.
- Възложете тези задачи на членовете на екипа, за да започнете да прилагате стратегията си за промяна в най-кратки срокове.
Етап 2: Промяна – навигиране на прехода
В тази фаза започва истинската трансформация. Въвеждат се нови процеси и системи, а служителите се обучават да се адаптират към промените.
Ключови аспекти на етапа „Промяна“ от модела на Льюин за управление на промяната:
- Прилагане на промяната: Изпълнете всички дейности, планирани във фаза 1, и се придържайте към предложените срокове.
- Обучавайте служителите: Започнете да обучавате служителите, за да им помогнете да свикнат с новите системи и технологии.
- Събиране на обратна връзка: Приложете механизъм за обратна връзка, за да разберете какво мислят служителите за процеса на промяна.
- Осигурете непрекъсната подкрепа: Създайте центрове за помощ, които да отговарят на въпросите на служителите и да ги запознават с новите технологии.
Ето три начина, по които можете да преминете гладко през преходния етап с ClickUp:
1. Визуализирайте времевите линии в изгледа на диаграмата на Гант в ClickUp.
Проследявайте напредъка на вашите дейности по управление на промяната с помощта на ClickUp Gantt Chart View. Получете визуална времева линия, за да проследявате напредъка на всички дейности и задачи, свързани с процеса на промяна.
Приоритизирайте задачите според степента на спешност и никога не пропускайте крайни срокове. Опциите за сортиране, като каскадния изглед, предоставят последователен преглед на взаимозависимите задачи. Вижте кои задачи трябва да бъдат изпълнени възможно най-скоро, за да създадете ефективна стратегия и гладък работен процес.
💡Съвет от професионалист: Ако сте лидер на промяната, уверете се, че използвате трите „С“ – яснота, консенсус и консултация – за да ръководите ефективно екипа си през промяната.
2. Автоматизирайте повтарящите се задачи с ClickUp Automations
Когато сте затънали до колене в ръководенето на промени, не можете да си позволите да бъдете забавяни от рутинни задачи като информиране на членовете на екипа за напредъка по задачите или изпращане на повтарящи се имейли след постигането на всеки етап.
За това ви е необходима автоматизацията на ClickUp. Изберете от над 100 предварително създадени шаблона за автоматизация, за да задавате автоматично задачи, актуализирате статуси, публикувате коментари и др. Или използвайте AI автоматизационния конструктор на ClickUp, за да дефинирате точни тригери и действия за конкретни случаи на употреба.
След като автоматизацията е настроена, прегледайте всички предприети действия, променете тригерите и проверете работните си процеси, като използвате аудитните логове. Това ви помага да следите автоматизациите си и да отстранявате проблемите, преди да станат по-големи.
3. Добавете контекст и яснота към работните процеси с ClickUp Chat
Безпроблемното сътрудничество е незаменим фактор за успешната организационна промяна. С помощта на ClickUp Chat вашите екипи могат да обменят актуална информация, да споделят данни и да се информират в реално време – успоредно с вашите задачи и проекти.
Той се намира в платформата ClickUp, което прави изключително лесно да изпращате съобщения на колегите си, докато се занимавате с работата си. Поканете членовете на екипа на разговор, като използвате @mentions, и дръжте всички в течение.
Освен това, Chat е свързан с невронната мрежа на ClickUp, ClickUp Brain, и предлага безброй предимства, като например:
- Създаване на подробни задачи от вашите съобщения
- Планиране на автоматични последващи действия и
- Държим ви в течение с обобщени дискусии от най-важните ви канали и разговори.
Да предположим, че ваш колега се нуждае от актуална информация за дадена задача. ClickUp Brain започва да сортира вашите задачи, проекти и документи, за да намери най-подходящите отговори на запитването.
Отговорите се показват на вашия екран и можете да ги приемете или отхвърлите. Приемането на отговора ще доведе до препращането му към колегата, който е направил запитването.
💡Професионален съвет: За да оптимизирате още повече работния си процес, използвайте шаблони за комуникационен план на проекта, в които са описани целите, графиците и ключовите резултати. По този начин всички, които участват в проекта за промяна, ще бъдат в синхрон с това, което трябва да се направи.
Етап 3: Замразяване – фиксиране на промяната
Това е последният етап от процеса на внедряване на промяната на Льюин, в който се фиксира всичко от първите два етапа.
Към този момент всички нови поведения, процеси и системи са част от ежедневния поток на организацията. На този етап е важно да се гарантира, че упоритата работа дава резултати и новият процес става втора природа за всички.
Ключови аспекти на етапа „Замръзване“ в модела на Льюин:
- Направете промените трайни: Помогнете на служителите да се чувстват комфортно с новите процеси, като ги направите част от ежедневната им рутина.
- Актуализирайте правилника: Обновете политиките си и променете старите, за да ги съобразите с новите промени.
- Следете напредъка: Проверявайте непрекъснато новите системи и използвайте конкретни KPI, за да измервате успеха и трансформационната промяна.
С многото си вградени шаблони за отчети, ClickUp може да бъде полезен дори и в последния етап от процеса на управление на промяната.
Подгответе подробни отчети с шаблоните на ClickUp.
След внедряването на промените съберете всички изводи, грешки и резултати в един добре структуриран доклад. Ще ви е необходима и система за обратна връзка, за да може екипът ви да види как се адаптира към новите промени.
Тук е мястото, където шаблонът за ретроспектива на проекта ClickUp може да ви помогне да оцените проекта си. Това е напълно персонализирана рамка, която проследява всичко в процеса на промяна – от това, което е минало добре, до това, което се нуждае от работа.
Този шаблон е идеален за определяне на цели, делегиране на задачи, проследяване на напредъка по проектите и идентифициране на ключови области за подобрение за бъдещи проекти.
Практически приложения на модела за промяна на Льюин
Тристепенният модел на Льюин за управление на промяната има няколко приложения в бизнес среда. Ето няколко примера за това как този модел може да се използва в различни контексти.
- Организационна реструктуризация: Теорията на Левин за промяната разтърсва нещата, когато екипите се нуждаят от реорганизация. Започнете с посочване на това, което не функционира (етап „Размразяване“), въведете новите екипни структури (етап „Промяна“) и закрепете всичко с нови KPI (етап „Замразяване“).
- Внедряване на технологии: Често компаниите се нуждаят от обновяване на технологиите си, за да останат начело. По време на етапа „Промяна“ те внедряват нови системи и осигуряват обучение на служителите. След това управляват промяната чрез редовни проверки, за да се уверят, че всичко работи гладко.
- Сливания и придобивания: Когато две компании се обединят, моделът на Луин за управление на промяната може да насочи процеса. Лидерите комуникират обща визия по време на етапа „Размразяване“, екипите за интеграция обединяват сили в етапа „Промяна“, а новите политики се фиксират по време на етапа „Замразяване“, за да се укрепи организационната структура.
Преодоляване на предизвикателствата при внедряването на промени
Организационната промяна може да бъде трудна за екипите. Привикването към нови процеси и интегрирането им в ежедневните рутинни дейности е досадно.
Но какви са другите предизвикателства при прилагането на промените и как да се справите с тях?
Нека да разгледаме.
1. Съпротива срещу промяната
Това е най-често срещаното предизвикателство, пред което са изправени предприятията. Служителите често се страхуват от неизвестното и вярват, че промяната автоматично води до загуба на контрол.
Решения:
✅ Включете служителите в процеса на промяна още от самото начало. Потърсете тяхното мнение и им покажете, че техните мнения са важни.
✅ Комуникирайте защо промяната е необходима и им помогнете да разберат ролята си в процеса.
✅ Осигурете на служителите цялата информация, от която се нуждаят, за да се адаптират към нововъведените процеси.
2. Липса на подкрепа от страна на ръководството
Може да установите, че вашите лидери и висши мениджъри не подкрепят напълно предложението за промяна. Ако вашите лидери не подкрепят активно промяната, вашите инициативи за промяна вероятно ще загубят инерция.
Решения:
✅ Дайте реални примери за подобни промени, приложени в други компании. Представете успешни истории и казуси, за да илюстрирате стойността на промяната.
✅ Разберете притесненията на вашите лидери. Покажете как предложените промени потенциално ще съответстват на техните интереси и стремежи.
✅ Ангажирайте лидерите и получите техните мнения и идеи в ранния етап на процеса на промяна.
3. Ограничителни срокове
Понякога агентите на промяната подценяват реалното време, необходимо за прилагане на определени промени и наблюдение на резултатите от тях. Това може да се отрази негативно на вашата стратегия за промяна и резултатите от нея.
Решения:
✅ Задайте реалистични срокове, като начертаете всички дейности и задачи, свързани с прилагането. Можете дори да включите резерви, за да се подготвите за неочаквани забавяния.
✅ Планирайте тестови пробези, за да видите как се отразяват промените в по-малък мащаб, преди да се впуснете в пълномащабно внедряване.
✅ Планирайте ресурсите предварително и се уверете, че те са налични по време на внедряването, за да подкрепят вашите инициативи за промяна.
Оптимизирайте управлението на промените с ClickUp
Знаем колко е трудно да се управляват промените в цялата организационна екосистема. Етапен подход като модела на промяна на Льюин е най-добрият начин да се навигира инициатива за промяна, без да се губи от поглед крайната цел.
Всеобхватна платформа за продуктивност като ClickUp предлага множество функции и възможности, полезни на различни етапи от процеса на промяна. Функции като ClickUp Dashboards, Docs и Whiteboards улесняват планирането и изработването на стратегии с вашия екип.
ClickUp Automation и ClickUp Brain автоматизират рутинните задачи, а ClickUp Chat насърчава сътрудничеството в реално време по време на всеки етап от вашата инициатива за промяна.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp и научете как да подготвите вашата организация да се адаптира към промените и да постигне успешни резултати.