Ако попитате високопроизводителен Agile екип за тайната на успеха им, вероятно ще чуете много за „таблото“.
Таблото Kanban е инструмент за управление на работния процес, който подобрява видимостта, идентифицира пречките и ефективно балансира натоварването.
С усложняването на проектите, поддържането на организация става от съществено значение. Ето защо толкова много екипи се обръщат към Kanban таблата, за да оптимизират работния си процес.
Част от пакета Atlassian, Trello е визуален инструмент за управление на проекти, който е подходящ както за екипи в офиса, така и за екипи, работещи от разстояние. Шаблоните за табла Trello предлагат лесен начин за планиране на сложни бизнес процеси и работни потоци, като служат като план за вашите проекти.
В тази статия ще обсъдим най-добрите примери за Trello табла и ще разгледаме как те могат да повишат производителността в различни сценарии.
Ще сравним и ClickUp и Trello, за да определим коя от двете е най-подходяща за вашите нужди.
15 примера за Trello табла за повишаване на производителността
Маркетинг
Ако целта ви е да пренесете бизнеса си онлайн, шаблонът за планиране на задачи за уебсайтове на Trello е точно това, от което се нуждаете, за да достигнете до целевата си аудитория. Той ви води през всеки етап, от планирането и проектирането до стартирането и архивирането на вашия професионално изглеждащ блог или сайт, в 10 лесни стъпки.
Всяка стъпка включва изчерпателен списък за маркетинговите екипи, което улеснява проследяването на напредъка, докато сайтът не започне да функционира. Ако вече имате уебсайт, тази дъска може да ви помогне да обновите дизайна му и да подобрите потребителското преживяване.
💡 Съвет от професионалист: За тези, които работят по уебсайт проекти в Trello, Import Power-Up е революционно решение. То позволява на потребителите да импортират списък със страници от съществуващ сайт или да очертаят страници за нов сайт. Освен това, то може да внася данни от персонализирани полета, като информация от Google Analytics, директно в Trello при настройването на картите.
Продажби
Шаблонът CRM & Sales Pipeline Template от Crmble превръща работния ви процес по продажбите във визуално привлекателен и организиран процес, което улеснява проследяването на всеки потенциален клиент от начало до край.
Персонализираните карти ви позволяват да добавяте подробности за потенциални клиенти, бележки и крайни срокове, като се адаптират перфектно към вашите уникални нужди. CRM функциите на шаблона ви помагат да управлявате взаимодействията с клиенти директно в Trello, като съхранявате цялата си информация на едно удобно място. Освен това, проследяването на напредъка и визуалните прегледи осигуряват подробна видимост на всички задачи.
Новата добавена функция включва бутон WhatsApp до телефонния номер за контакт, който ви позволява да преминавате директно към разговор в WhatsApp от вашите Trello табла.
Човешки ресурси (HR)
Шаблонът за набиране на кадри от Trello е вашият най-добър съюзник в оптимизирането на процеса на наемане. Той превръща хаоса при набирането на кадри в добре организиран, визуален процес, който ви води от намирането на кандидати до окончателните решения за наемане.
Като прикачите описания на длъжностите към картите за всяка позиция, можете лесно да проследявате и актуализирате процеса на всеки кандидат. Използвайте картите на Trello, за да съхранявате подробности за кандидатите, бележки от интервютата и следващите стъпки – всичко на едно място. Това означава, че вече няма да се налага да търсите информация или да губите следите на обещаващи кандидати.
Освен това визуалното оформление на шаблона предлага бърз поглед върху процеса на набиране на персонал, което ви помага да откриете пречките и да следите крайните срокове.
Управление на продукти
Шаблонът за продуктова пътна карта за Trello е вашият ключ към усвояване на продуктовото управление с талант. Той превръща вашата продуктова визия в динамична, изпълнима пътна карта, което прави сложното планиране лесно.
Използвайте го, за да приоритизирате заявките за функции за предстоящи спринтове, създавайки прозрачен процес на разработка за вашия Agile екип. Организирайте историите на потребителите и обратната връзка от клиентите директно на всяка карта с функции, което улеснява справянето с важни детайли.
Опростената табло за проекти осигурява последователност, като прилага една и съща рамка за всяка идея за функция, а списъците с задачи очертават изискванията за разработка и дизайн за гладко изпълнение. Освен това, добавянето на точки за истории към картите може да подобри планирането на спринтовете и да ви помогне да управлявате по-добре натоварването на екипа си.
Прочетете още: Видове подходи и методологии за управление на проекти
Обслужване на клиенти
Шаблонът за обслужване на клиенти в Trello може да бъде адаптиран според нуждите, за да подобри клиентското преживяване.
Когато бъде подадена форма за заявка за поддръжка или на вашия адрес за поддръжка пристигне имейл, автоматично се създава карта в списъка „Получени заявки за поддръжка“, в която се записват всички подробности. Оттам можете да добавите съответните членове на екипа и да преместите картата в списъка „Зададени“.
Докато екипът ви работи по заявката, той актуализира статуса на картата, като я премества в списъка „В процес“. Ако е необходима проверка, просто използвайте етикета „В очакване на одобрение“. След като проблемът бъде решен, картата се премества в списъка „Решени“, с което процесът приключва.
Този шаблон оптимизира работния процес на вашия екип за поддръжка, като поддържа всичко организирано и достъпно в Trello.
ИТ
Инженерният екип на Trello създаде шаблона Kanban, за да оптимизира управлението на работния процес. С шест списъка: Backlog, Design, To-do, Doing, Code Review, Testing и Done, той е идеален избор за инженерни екипи, които искат да планират ясно своя процес на разработка.
Освен това можете да подобрите вашата Trello табло, като активирате power-ups за дизайнерски инструменти като Invision или Figma, интегрирайки тези ресурси директно във вашия работен процес.
Финанси
Проследяването на разходите често може да бъде прекалено обременяващо, особено когато се работи с комплексни таблици. Създаването и поддържането на бюджет в Excel може да бъде трудоемко и отнемащо време. За щастие, шаблонът за бюджет на Cedrik Bell предлага просто решение.
Удобният и гъвкав дизайн ви позволява да записвате всеки разход в момента, в който възниква. Просто въведете разходите си и всички просрочени плащания в съответните секции и сумите ще бъдат изчислени в долната част.
Това е лесен подход към управлението на бюджета. За допълнително удобство интегрирайте Google Drive като мощно средство за оптимизиране на управлението на данни и спестяване на време.
Дизайн
Шаблонът „Design Sprint “ ви води вас и вашия екип през структуриран подход с определено време за решаване на проблеми и иновации.
Ще започнете с фазата „Разбиране“, в която ще изясните проблема и ще определите целите си. След това е време да проявите творчество във фазата „Разклоняване“, като обмислите всички възможни решения. След като имате идеи, преминете към фазата „Сближаване“, в която ще ги стесните и превърнете в практически задачи.
Следва „Прототипиране“, където превръщате най-добрите си идеи в конкретни проекти и ги споделяте с проектния мениджър и колегите си, за да съберете ценна обратна връзка. Този шаблон на Trello прави вашите дизайнерски спринтове по-ефективни и поддържа екипа ви в правилната посока, така че да можете да се съсредоточите върху създаването на невероятни решения заедно.
Операции
Шаблонът за управление на запасите, поддържан от Smart Fields, опростява проследяването и управлението на запасите, като ви позволява да организирате артикулите в запасите си, да следите нивата на запасите и да управлявате поръчките на едно място.
Шаблонът включва интуитивни списъци за категории като „Наличност на склад“, „Ниски запаси“ и „Поръчки“, което улеснява проследяването на състоянието на запасите ви с един поглед. Можете да персонализирате и автоматизирате ключови детайли като количества, нива на повторна поръчка и информация за доставчиците, за да сте в течение без ръчно въвеждане на данни.
Независимо дали проследявате доставките, управлявате нивата на запасите или се подготвяте за повторни поръчки, този пример за Trello табло ви предоставя ясна представа за вашите запаси. То оптимизира вашите операции и помага да се предотвратят изчерпването или презапасяването, като поддържа ефективното функциониране на веригите за доставки.
Правни
Шаблонът за управление на правителствени проекти в Trello е идеален за премахване на бариерите и постигане на гладка съвместна работа на вашия екип, независимо дали се занимавате с правни проучвания, клиентски случаи или вътрешни проекти.
Ето как можете да започнете:
- Започнете със списъка „Ресурси“, за да имате под ръка всички важни документи, графици за срещи и често задавани въпроси.
- Следете целта и задачите на проекта си с помощта на списъците „Цел на проекта“ и „Изисквания“.
- Управлявайте ежедневните задачи с помощта на списъка „Завърши“ и проследявайте нерешените задачи с „В очакване“.
- Отбелязвайте проблеми в „Препятствия“, празнувайте успехи в „Завършено“ и проследявайте разходите в „Бюджет и разходи по проекта“.
Изпълнителен
Ако се готвите да изготвите солиден бизнес план, шаблонът за бизнес план улеснява очертаването и организирането на вашата стратегия. Той разбива всичко на лесни за управление списъци, така че да можете да се съсредоточите върху най-важното.
Шаблонът съдържа следните списъци:
- Документи
- Приложения
- Изпълнително резюме
- Общ преглед на компанията
- Описание на продукта/услугата
- Анализ на пазара
Изследвания и развитие (R&D)
Шаблонът за изследователски проект е създаден, за да оптимизира всеки етап от изследователския процес, като ви помага да останете организирани и фокусирани. Започнете с раздела „За какво служи тази дъска“ – това е вашият план за действие, който ще ви помогне да разберете как да използвате дъската и да стартирате изследователския си проект.
Можете да настроите връзка с Calendly, за да управлявате графика автоматично. След като направите това, можете да конфигурирате таблото, за да прехвърляте новите насрочени интервюта директно в него, като по този начин всичко ще бъде на едно място, без да се налага да правите ръчни актуализации.
💡 Професионален съвет: Разберете разликите между диаграмата на Гант и таблото Kanban, за да определите кое от двете най-добре отговаря на вашите нужди. Докато диаграмите на Гант са идеални за проекти с добре дефинирани срокове и зависимости, таблата Kanban предлагат необходимата гъвкавост за проекти, които не следват линеен график.
Успех на клиентите
Шаблонът за управление на успеха на клиентите в Trello е незаменим инструмент за оптимизиране на взаимоотношенията с клиентите и внедряването на софтуер. Таблото се превръща в споделено пространство, където мениджърите по успеха на клиентите (CSM) и клиентите могат да си сътрудничат ефективно.
В горната част списъкът „Акценти“ предлага постоянна видимост на ключовата документация и бележки, като гарантира, че всички са съгласувани по отношение на начина на използване на таблото. Списъкът „Точки от дневния ред“ е идеален за създаване и усъвършенстване на дневния ред на срещите, проследяване на бележки и последващи действия.
Списъците „Проекти/инициативи“ и „Трети страни/интеграции“ помагат за наблюдение на текущи проекти и интеграции, като осигуряват яснота относно различни инициативи и начините, по които CSM може да помогне. Списъците „Искания за функции“ и „Бъгове“ са от решаващо значение за управление и приоритизиране на обратната връзка и проблемите на клиентите.
Накрая, списъкът „Завършени“ служи като архив за завършени проекти, бъгове и заявки за функции, като по този начин таблото ви остава фокусирано върху критичните задачи, докато показва и миналите постижения.
Съдържание
Планирането на съдържание може да бъде истинско предизвикателство – отнема много време и изисква много мислене.
Шаблонът за график на съдържанието на блога опростява процеса на управление на съдържанието, като изготвя ясен график за всички предстоящи публикации в блога, гарантирайки, че винаги сте на път да предоставите съдържание в точното време.
Можете да ги използвате, за да възлагате задачи на подходящите автори, като по този начин гарантирате, че всяка част получава заслуженото внимание. Всяка част от съдържанието получава своя собствена карта, която авторите могат да използват, за да прикачат линкове към завършената си работа.
Административни
Шаблонът за управление на ежедневните задачи ви помага да визуализирате лесно ежедневните си задачи, за да можете да бъдете организирани и да не пропускате професионални и лични задачи.
За да ги използвате, добавете задачи в „Backlog“ (Неизпълнени задачи), независимо дали са за днес, утре или по-късно. Всеки ден премествайте задачите, които планирате да изпълните, в списъка „To Do Today“ (За днес). След като ги изпълните, преместете ги в „Done Today“ (Изпълнени днес).
Тази настройка оптимизира управлението на задачите и поддържа работата ви организирана.
Ограничения на Trello Board
Шаблоните на Trello имат няколко предимства, особено за малките предприятия и стартиращите компании, но имат и някои ограничения.
Безплатната версия на Trello ограничава работните пространства до 10 сътрудници, което може да бъде ограничаващо за по-големи екипи, и въпреки че Kanban таблата са достъпни за всички планове, функции като Dashboard, Gantt Charts, Timeline и Calendar views са достъпни само с платени планове.
Много от разширените функции, като отчитане, проследяване на времето и проследяване на разходите, изискват интеграция с трети страни чрез Power-ups, което също е свързано с допълнителни разходи.
Накрая, комуникацията в екипа се ограничава до коментари върху картите в Trello, което може да не е достатъчно за по-добри взаимодействия.
Нека разгледаме някои алтернативи на Trello, които предлагат сътрудничество в реално време и разширени функции за управление на задачите, в допълнение към готови за употреба, напълно персонализирани шаблони за Kanban табла.
Алтернативи на Trello Board
ClickUp е софтуер за управление на проекти и Kanban, предназначен да оптимизира работния ви процес и да повиши производителността.
Това, което отличава ClickUp, е неговата адаптивност – независимо дали сте начинаещ в приложенията за управление на проекти или опитен потребител, ClickUp Kanban Board View може да се разширява и мащабира до всякакъв размер на екипа, за да ви помогне да управлявате задачите в гъвкава Kanban система.
Можете да персонализирате изгледа Kanban, за да подредите таблата си по статус, отговорно лице, приоритети и др. Изгледът „Всичко“ ви позволява да обработвате едновременно няколко работни задачи. Персонализирайте статусите директно в таблата си и лесно премествайте задачите през работните процеси с функции за плъзгане и пускане.
Освен това, „Bulk Action Toolbar“ ви позволява да актуализирате няколко задачи едновременно, което го прави ефективен софтуер за управление на проекти.
Библиотеката с шаблони за Kanban табла на ClickUp предлага предварително проектирани табла, които отговарят на различни нужди и повишават производителността още от самото начало.
Шаблонът Kanban от ClickUp осигурява перфектен баланс между гъвкавост и структура, позволявайки ви лесно да визуализирате напредъка и да откроите евентуални затруднения в работния процес.
Шаблонът Kanban на ClickUp ще ви помогне да:
- Повишете видимостта на задачите за всеки член на екипа
- Разделете по-големите проекти на по-малки, лесни за управление части.
- Подобрете комуникацията между екипите, за да продължат задачите да напредват.
Независимо от типа на проекта, с който се занимавате, този шаблон Kanban ви предоставя всичко необходимо, за да бъдете организирани и продуктивни.
💡 Професионален съвет: Ако искате да създадете бързо Kanban табла, ClickUp Brain, AI асистентът, може да ускори процеса, като автоматично създава и организира задачи въз основа на данните от вашия проект. Той използва AI, за да предвиди потенциални проблеми и да предложи интелигентни препоръки, което прави управлението на проекти по-ефективно и интуитивно.
Подобрете работните процеси и производителността с ClickUp
Trello е популярен инструмент за управление на проекти, а неговите шаблони могат да бъдат полезна отправна точка за планиране и управление на проекти. Въпреки това, те може да не са най-изчерпателното решение, което се предлага.
ClickUp е стабилна платформа за управление на проекти и производителност, която предлага широка гама от шаблони, обхващащи всички аспекти на управлението на проекти, заедно с персонализирани полета и статуси, за да следите ефективно категориите и напредъка.
С различни изгледи за визуализиране на плана на проекта ви, ClickUp предлага гъвкавост и персонализация, които го отличават от останалите. Регистрирайте се в ClickUp още днес безплатно.