Ефективността на екипа е фактор, който определя успеха на всяка компания. Но нека си признаем, че поддържането на постоянна висока ефективност може да бъде истинско предизвикателство.
Днес бизнесът трябва постоянно да се развива, за да изпреварва динамичните пазарни условия, а служителите могат да се сблъскат с натиск да се приспособят към тези промени.
Като мениджър, вашата роля е от решаващо значение за поддържането на мотивацията на екипа и съгласуваността с целите на организацията. Това означава да управлявате очакванията на екипа и да споделяте инструментите, които ще им помогнат да останат фокусирани, особено в етапа на изпълнение.
Ако се чудите какво е етапът на изпълнение и как можете да подтикнете екипа си към него, тази статия е за вас. Прочетете я. 🧐
Какво е етапът на изпълнение?
Етапът на изпълнение е един от най-важните етапи в модела на Тъкман за развитие на екипа. Моделът е разработен от Брус Тъкман, образователен психолог , който го използва, за да опише теоретичния процес на развитие и растеж на групите в средата на 60-те години на миналия век.
Етапът на изпълнение е четвъртият етап в модела „Пет етапа на развитие на екипа“ и може би е най-важният етап. На този етап всеки член на екипа работи с максимален потенциал, а екипът действа като високо организирана, сплотена единица.
Петте етапа на модела включват:
- Етап 1: Етап на формиране
- Етап 2: Етап на конфликти
- Етап 3: Етап на нормализиране
- Етап 4: Етап на изпълнение
- Етап 5: Етап на разпускане
Нека накратко разберем всички етапи на изграждане на екип, преди да се впуснем в подробности за етапа на изпълнение.
Етап № 1: Етап на формиране
Този етап е, когато членовете на вашия екип или група току-що се събират.
Членовете на екипа ви може да не се познават добре. Има много несигурност във въздуха и екипът може да не е много продуктивен. Членовете все още се свикват един с друг и се нуждаят от време, за да разберат индивидуалните си роли.
Етап № 2: Етап на конфликти
Това е моментът, в който членовете на екипа се научават да работят заедно. На този етап понякога могат да възникнат конфликти поради сблъсък на личности или мнения.
Членовете на екипа може да не са напълно наясно с ролите си и да преминават границите един на друг. Динамиката в екипа може да се превърне в предизвикателство, докато членовете му се опитват да намерят ролите, които най-добре им подхождат.
Етап № 3: Етап на нормализиране
На този етап нещата най-накрая започват да се нареждат. Членовете на екипа ви се вписват в съответните си роли.
Когато се почувстват комфортно да работят заедно по задачи на екипа, те се чувстват по-спокойни да искат помощ или да търсят конструктивна обратна връзка един от друг.
Етап № 4: Етап на изпълнение
Само успешните екипи могат да достигнат тази ценна фаза, в която членовете на екипа работят на максималния си потенциал, не само индивидуално, но и като екип.
Ако сте гледали филми като „Рататуй“ или „Изгорен“, ето един пример: в началото готвачите постоянно се сблъскват помежду си и междуличностните конфликти са в изобилие. Но в края на филма те са в перфектна синхрон, като добре настроена, хармонична оркестра. Това е фазата на изпълнение.
В етапа на изпълнение
- Вашият екип е определил ролите си, поставил е ясни граници, при които никой не пречи на другия, и може да сътрудничи безпроблемно.
- Членовете активно поемат отговорност и поемат подходяща степен на власт, за да ръководят проектите.
- Всички членове си помагат взаимно да идентифицират и преодоляват грешки, неточности и други недостатъци.
- Членовете си дават обратна връзка един на друг за по-добри резултати и работят в синхрон за постигане на целите на екипа.
- Всички изпитват дълбоко удовлетворение от постигнатия напредък.
Вашият екип също се придържа към установени работни процеси, за да постигне общите цели, а членовете му се чувстват обединени в преследването на общата цел. Това представлява идеалната фаза на развитие на групата.
Като ръководител на екип, вашата цел е да насочите екипа си към тази фаза възможно най-бързо – и точно за това сме тук, за да ви помогнем да постигнете това.
Прочетете още: Сплотеност на екипа: стратегии за повишаване на производителността на работното място
Етап № 5: Етап на приключване
Това е петият и последен етап от етапите на Тъкман, когато екипът е готов да се разпусне. Обикновено това се случва, когато мисията на екипа е изпълнена.
Това е моментът, в който вие и вашият екип можете да отпразнувате постигнатото. Помислете за постиженията си и напомнете на екипа си за целта, която стои зад тяхната работа.
Тъй като това е петият етап, той е и отлична възможност да признаете и отпразнувате таланта на отделните членове на екипа.
Защо трябва да се стремите към фазата на изпълнение?
Етапът на изпълнение може да доведе до най-високи възможни положителни резултати за вас и вашия екип. 🎯
На този етап има перфектна синхронизация и безпроблемна комуникация, а повечето членове работят безупречно за постигането на целите си.
Идеята е да поддържате екипа в тази фаза възможно най-дълго.
Макар че на теория звучи чудесно, никой екип не може да остане постоянно в етап на изпълнение без никаква намеса. Вашата задача като ръководител на екипа е да се уверите, че екипът ви остава в този етап колкото се може по-дълго, особено по време на проекти.
За да го направите, можете да започнете с избягване на често срещаните предизвикателства, които могат да възникнат на този етап, като същевременно поддържате силно лидерство. Нека научим повече.
Какви са някои от често срещаните предизвикателства в етапа на изпълнение? И защо се случват?
🚩Изчерпване
Изчерпването е най-големият враг, когато става въпрос за поддържане на екип с висока производителност. И не можете просто да го решите, като въведете дейности за благосъстояние. Независимо колко медитират или тренират членовете на вашия екип, ако са заклещени в среда, която предизвиква хроничен стрес, те ще се чувстват изтощени.
Изчерпването е вредно за бизнеса и за хората като цяло. 33% от служителите признават, че изчерпването ги прави по-малко концентрирани в работата, докато 31% казват, че то е причинило загуба на интерес към работата им, а 21% съобщават, че е довело до повече протакане.
Трите основни причини за изчерпване включват увеличена работна натовареност, предизвикателства за психичното здраве, които могат да произтичат от липса на граници между работата и личния живот, и нереалистични срокове.
Други фактори, които допринасят за изгарянето на работното място, включват:
- Постоянна спешност
- Йерархични и бавни комуникационни мрежи
- Микромениджмънт
- Липса на признание за постиженията
- Превишаване на личните граници и работното време
🚩 Поддържане на инерцията
Друго значително предизвикателство за мениджърите е да осигурят постоянни резултати на екипа, ден след ден и седмица след седмица. Макар че не можете да очаквате 100% от екипа си по всяко време, това не означава, че трябва да допуснете стагнация.
Някои често срещани причини за загуба на инерция включват:
- Изчерпване (да, всички те са взаимосвързани)
- Липса на съгласувани и ясни цели
- Самодоволство
- Отсъствие на ключови членове на екипа
- Липса на признание
- Външни фактори като промени в ценностите на компанията, висшето ръководство и др.
🚩 Възникване на конфликти
Конфликтите са неизбежни. Те могат да възникнат поради конфликт на интереси, личностни сблъсъци или други причини.
Ето някои често срещани причини за конфликти, които възникват в етапа на изпълнение и на които може да искате да обърнете внимание:
- Различни професионални мнения и стилове на работа
- Работа за постигане на различни лични и професионални цели
- Припокриване на роли в по-късните етапи на проекта
- Лични системи от вярвания
- Ограничени ресурси
- Организационни фактори като промени в политиката на компанията или преструктуриране
- Стрес, причинен от външни фактори, като нереалистични срокове от висшестоящи/ръководството
- Ожесточена конкуренция
Всяка от тези причини (или други) може да попречи на екипа да функционира ефективно и ефикасно.
И така, какво ви е необходимо, за да ги върнете на крака?
Какви са най-добрите практики за ефективно лидерство в фазата на изпълнение?
Силното лидерство остава основен фокус при работата и управлението на екипи с висока производителност.
Въпреки всичките ви усилия да съберете екип с идеалното съчетание от умения и нагласи, създаването на среда, в която екипът ви може да просперира, често изисква коригиране на състава му в зависимост от динамиката му.
Ето някои стратегии за работа с екипи в етап на изпълнение:
✅ Провеждайте групови дейности на сцената
- Обсъдете по-голямата картина: Реализирайте позицията, в която искате да видите себе си и екипа си след определен период от време. Позволете на екипа си да визуализира къде трябва да бъде с проекта, по който работи в момента. Това им помага да останат мотивирани, като си представят бъдещите си постижения и проявят това ниво на успех на екипа.
- Три основни въпроса: Задайте на екипа си тези три основни въпроса: Какво работи за нас? Какво ни създава проблеми? Какво можем да подобрим?
- Какво работи за нас?
- Какво ни създава проблеми?
- Какво можем да подобрим?
- Какво работи за нас?
- Какво ни създава проблеми?
- Какво можем да подобрим?
Но не ги запазвайте за края на спринта.
Събирайте тази ценна обратна връзка на редовни интервали по време на проектния цикъл, за да получите добра представа за горните теми. Предоставянето на навременна обратна връзка, ранното разрешаване на проблеми и подчертаването на напредъка създават усещане за непрекъснато усъвършенстване и постижения за всички членове на екипа.
- Всеобхватни сесии за мозъчна атака: Визуализирайте идеите си с помощта на това бързо упражнение. То обединява групата ви и я насърчава да мисли по иновативни начини, за да помогне за навременното завършване на проекта, по който работите.
Представете си, че разполагате с безкрайно пространство, което да запълните с текстови и визуални идеи, за да проследявате проекти и дейности. Това е точно това, което ви помагат да направите белите дъски на ClickUp.
С ClickUp Whiteboards можете да:
- Сътрудничеството визуално на една обща платформа, за да превърнете идеите в практически познания
- Брейнсторминг, стратегии, създаване на мисловни карти и планиране на гъвкави работни процеси
- Свържете се с инструменти на ClickUp като Tasks за плавен преход от идеята към действието.
- Свържете работни файлове, документи и задачи директно на вашата бяла дъска
✅ Признайте приноса
Екипът е съчетание от контрастиращи личности. Разбира се, някои членове ще бъдат по-динамични от други и в резултат на това ще бъдат по-забележими. Вашата задача като лидер е да разберете ясно кой как допринася за проекта.
Уверете се, че по-малко забележимите членове получават шанс да бъдат в центъра на вниманието, като признавате техния принос. Това ще доведе до екип, който е наясно с талантите на всички свои членове и ги цени, независимо от това колко изразителен е всеки един от тях.
За да го направите ефективно, можете да използвате система за управление на екипа, която ви помага да проследявате изпълнените задачи. Тук можете да използвате няколко функции на ClickUp едновременно. Първата от тях е ClickUp Tasks.
С Tasks можете да:
- Възлагайте на екипа си изпълними, ясни и добре дефинирани задачи.
- Проследявайте напредъка на задачите, за да разберете представянето на екипа си.
- Планирайте, организирайте и сътрудничете безпроблемно по всеки проект
- Категоризирайте задачите по приоритет и задача
- Свържете свързани задачи и проследявайте напредъка с персонализирани статуси
Друг удобен начин да следите напредъка си е да използвате шаблона за проследяване на проекти на ClickUp.
С него можете да групирате задачите по етапи, да проследявате напредъка и да си сътрудничите безпроблемно с екипа си. Той е идеален за управление на множество проекти, без да се претоварвате. Ще бъдете организирани, ще получавате актуализации в реално време и ще знаете приноса на всеки.
✅ Винаги поставяйте постижими цели
Екип, който работи на върха на възможностите си, трябва да бъде фокусиран и насочен към обща цел. Това започва с даването на всеки член на екипа ясно определени и изпълними цели, съобразени с ролята му.
Избягвайте припокриването на цели, за да предотвратите конфликти между задачите. Повишавайте леко летвата всеки път, за да се уверите, че екипът ви продължава да се стреми към съвършенство, без да застива.
След като сте определили целите си, съобщите ги на служителите си и следете отблизо тяхното изпълнение. За да направите всичко това на едно място, без да се налага да превключвате между раздели, използвайте ClickUp Goals.
ClickUp Goals ви позволява да:
- Автоматично проследявайте напредъка към целите, като свържете задачите, използвайки числови, парични или верни/неверни цели.
- Организирайте целите на едно място, като използвате папки, което улеснява съвместното проследяване на свързаните цели.
- Задайте различни типове цели (например спринт цикли, седмични карти за оценка), за да отговорите на различни нужди.
- Споделяйте цели, управлявайте разрешенията и поддържайте всички в синхрон с ясни графици и крайни срокове.
✅ Определете ясни приоритети
Вашият екип не може да работи оптимално, ако класифицирате всяка задача като спешна! Когато всичко е спешно, нищо не е наистина спешно. Това може да доведе до претоварване на екипа ви с множество противоречащи си приоритети и нереалистични срокове, което може да предизвика стрес.
Ето защо трябва да създадете добре дефинирани критерии за спешност и да приоритизирате всяка задача според тях. Планирайте добре и създайте система, в която не само разпределяте задачи на колегите си, но и можете да ги маркирате според важността им.
Например, можете да маркирате с цвят елементите с най-висок приоритет в червено, следвани от жълто и зелено, за да създадете проста, но универсално разпознаваема система.
Можете също да използвате една от многото системи за приоритизиране, като:
- Матрицата на Айзенхауер
- Метод MoSCoW (Must have, Should have, Could have и Won’t have)
- Методът ABC за приоритети („A” включва висок приоритет и висока спешност, „B” включва среден приоритет и средна спешност, „C” включва нисък приоритет и ниска спешност)
- Рейтинг RICE (достигане, въздействие, увереност и усилие)
✅ Осигурете подходящ баланс между работата и личния живот
Разберете, че вашите служители имат живот извън работата си.
Ако постоянно размивате границите между личния и професионалния живот, вашите служители няма да могат да си почиват или да се наслаждават на почивката си. Те няма да могат да се откъснат напълно от работата, което ще доведе до изтощение и неудовлетвореност.
Това е особено важно, тъй като голяма част от работната сила започна да избира дистанционна или хибридна работна среда.
53% от работните места в САЩ в момента са хибридни. Това означава, че трябва да се подготвите да се справяте и да управлявате предизвикателствата, които идват с тази гъвкава, често асинхронна работна среда.
✅ Насърчавайте прозрачна и ефективна комуникация
Комуникацията е ключът към мотивирането и признаването на усилията на вашите служители. Вашата роля трябва да бъде тази на подпомагащ фактор, а не на пречка за работния процес.
Трябва да сте достъпни за вашите колеги, за да не се налага да преминават през множество препятствия, за да се срещнат с вас.
Уверете се, че всички членове на екипа ви се чувстват комфортно да се обръщат към вас. Обмислете въвеждането на политика на отворени врати, за да насърчите хората да изразяват мнението си. Освободете се от неефективните комуникационни бариери, като въведете рационализирани комуникационни канали.
Опитайте се да избягвате забавяния или недоразумения при обмена на съобщения между членовете на екипа, включително и вас самите.
ClickUp отново предлага мощно решение за това под формата на ClickUp Chat View. То улеснява безпроблемната координация между отдели, екипи и членове с взаимосвързани задачи и роли.
Използвайте чат изгледа на ClickUp, за да комуникирате директно с членовете на екипа и отделите в работното си пространство, като лесно споделяте съответните файлове, задачи и документи.
✅ Насърчавайте доверието и автономността; наблюдавайте, но не се занимавайте с микромениджмънт
Ако нямате доверие в екипа си, трябва да си зададете някои проникновени въпроси. Работата с екип, на който не можете да разчитате, може да обърка целия ви работен процес. Това може да е и индикатор за нездравословна работна среда.
Въпреки това, не попадайте в капана на микроуправлението. Ако започнете да управлявате всеки член до най-малкия детайл, това просто показва, че не им вярвате достатъчно, за да им оставите работата в ръцете.
Насърчавайте екипа си да поема лидерски роли по време на проектите, за да покаже, че е готов за самостоятелност. Трябва да намерите баланс между това да позволите на членовете на екипа да се развиват независимо, като същевременно следите отблизо напредъка им и сте готови да се включите, когато е необходимо вашето присъствие или вземане на решения.
Шаблон за роли и отговорности в управлението на проекти в ClickUp
За да разпределяте задачи, като същевременно запазвате цялостен поглед върху цялата ситуация, опитайте шаблона за роли и отговорности в управлението на проекти на ClickUp. Той ви помага да дефинирате роли, да разпределяте задачи и да се уверите, че всеки знае кой за какво отговаря.
Използването на този шаблон може да гарантира, че всичко ще върви гладко, независимо от размера на вашата организация. Шаблонът предоставя ясен план, гарантира, че всеки знае своята роля, подобрява координацията между екипите и помага за откриването на проблеми на ранен етап, преди да се превърнат в по-големи проблеми.
✅ Провеждайте редовни цикли на обратна връзка
В етапа на изпълнение вашите колеги ще си дават лесно критична и конструктивна обратна връзка.
Важно е да поддържате тези комуникационни канали отворени и здрави. Всъщност, като мениджър и лидер, можете да поискате конструктивна обратна връзка и да дадете пример на останалите членове на екипа. Един от най-добрите начини да постигнете това е чрез организиране на анонимни анкети, които показват точно в какво сте добри и в кои области имате нужда от подобрение.
Чрез създаването на обратна връзка в екипа си, вие развивате среда на постоянно учене и усъвършенстване.
Можете лесно да събирате значима обратна връзка с шаблона за обратна връзка от служители и анкета за проверка на ClickUp. Използвайте го, за да събирате бързо информация, да идентифицирате области за подобрение и да отговорите на всякакви притеснения, като същевременно оптимизирате процеса на обратна връзка.
Поддържайте фазата на изпълнение с ClickUp
Етапът на изпълнение е етапът, в който вашият екип блести, работи заедно с минимални конфликти и максимизира производителността.
За да поддържате тази оптимална фаза, трябва да се справите с потенциалните предизвикателства. Всеобхватен инструмент за управление на проекти може да ви помогне да преминете през всичките пет фази от модела на Тъкман.
ClickUp може да бъде този инструмент за вас. Той предлага цялостно решение, за да поддържате екипа си съгласуван и продуктивен. Помага ви също да поставяте цели, да приоритизирате задачи, да дефинирате роли, да оптимизирате комуникацията, да събирате обратна връзка и да наблюдавате производителността.
Чрез интегрирането на ClickUp във вашия работен процес можете да предотвратите проблеми, преди те да възникнат, и да поддържате дългосрочния успех на вашия екип.
Не позволявайте безредието да наруши напредъка ви. Регистрирайте се безплатно в ClickUp още днес и поддържайте екипа си в най-добрата му форма.