Знаете ли, че разходите за привличане на нов клиент са пет до седем пъти по-високи в сравнение с разходите за запазване на съществуващ клиент? Освен това, ако увеличите процента на запазване на клиентите с 5%, можете да постигнете ръст на печалбата от 25 до 95% за определен период.
Макар че ефективните стратегии за привличане на клиенти са от съществено значение за растежа, важно е да се признае, че възвръщаемостта на инвестициите от съществуващите клиенти често е много по-висока. Подновяването на договорите носи повтарящи се приходи и е доказателство за качеството на вашата работа. То допринася значително за изграждането на партньорства и помага за получаването на препоръки.
Чрез внедряването на нови бизнес стратегии и техники можете да си осигурите нови договори и да гарантирате, че съществуващите ви клиенти виждат ползата от продължаване на партньорството си с вас.
Какво е подновяване на договор?
Подновяване на договор означава обновяване на съществуващ договор между вас и вашия клиент. Това обикновено се случва, когато срокът на договора изтича и двете страни виждат полза от продължаване на партньорството. Процесът на подновяване обикновено включва предоговаряне на условията, цените и дори обхвата на проекта, така че да отговаря по-добре на нуждите на двете страни.
Подновяването на договорите е повече от формалност – пренебрегването им може да направи вашия бизнес уязвим.
Ето пет ключови тактики, които могат да ви помогнат да подновите договорите при добри условия:
- Преговори: Подновяването е възможност за договаряне на нови условия. Можете да коригирате цените, като разговаряте с финансовия екип и получите информация или дори предложите отстъпки или пакетна цена, да разберете променящите се нужди на клиентите и да коригирате нивото на обслужване или да промените продължителността на договора, за да отразите текущата стойност, която предоставяте.
- Управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM): Чрез редовно поддържане на взаимоотношенията с клиентите през целия срок на договора с отворена и прозрачна комуникация, можете да подобрите и ефективно да управлявате очакванията на клиентите. Това прави процеса на подновяване по-гладък и увеличава вероятността за успешен резултат.
- Маркетинг в търсачки (SEM): Силното онлайн присъствие може да подсили вашата стойностна предложения при подновяване на договори. Клиентите може да проучат вашите услуги онлайн, преди да вземат решение, затова се уверете, че вашият уебсайт и онлайн репутация показват вашия опит.
- Проучвания за удовлетвореността на клиентите: Събирането на обратна връзка чрез проучвания или дискусии демонстрира вашата ангажираност към непрекъснато усъвършенстване и ви позволява да отговорите на евентуални притеснения преди периода на подновяване. Въпросите могат да бъдат с множествен избор или дори във формат „да/не“, например
Подновяване на договори срещу удължаване на договори
Докато разглеждаме темата за подновяването на договори, е важно да разберем как те се различават от неподновяването или удължаването.
Подновяването на договор означава пълно обновяване на споразумението, потенциално с корекции в условията, цените или обхвата въз основа на нови нужди. От друга страна, удължаването на договора просто удължава първоначалния договор без промени.
Друг случай, който трябва да се отбележи, е прекратяването на договора. Това е различно от неподновяване на договора. Прекратяването на договора поставя край на споразумението преди насрочената дата на изтичане, често поради нарушение на договора, лошо изпълнение или непредвидени обстоятелства. Неподновяване е, когато договорът изтича, без да бъде удължен за друг срок.
Пример за подновяване на договор
Да предположим, че сте агенция за дигитален маркетинг с едногодишен договор с местен бутик за дрехи. По време на първоначалния едногодишен договор успешно сте реализирали кампании в социалните медии, които са повишили популярността на марката и онлайн продажбите. Ето как да подходите към подновяването на договора в този сценарий.
Преди изтичането на договора, вие проактивно се свързвате с клиента. Представяте подробен доклад, в който се показват резултатите, включително значително увеличение на броя на последователите, подобрено отношение към марката и измеримо увеличение на трафика към уебсайта от Instagram.
Въз основа на успеха си, вие предлагате подновен договор с леко увеличение на месечните такси. В замяна предлагате да разширите услугите си, като включите управлението на тяхната Facebook страница и разработването на целенасочена рекламна кампания в социалните медии.
Демонстрирайте ясна стойност и предложете взаимноизгодно решение, за да сте на прав път към успешно подновяване на договора с бутика.
Най-добри практики за успешно подновяване на договори
За да се отличавате в подновяването на договори, от съществено значение са стратегиите за управление на клиенти, които дават приоритет на удовлетвореността на клиентите и демонстрират вашата непрекъсната стойност за компанията. От добре обмислен план до солидно управление на взаимоотношенията, ето някои ключови най-добри практики, които ще ви гарантират успех.
Започнете преговорите рано
Диалогът за подновяване не трябва да започва само няколко седмици преди датата на подновяване на договора, а в идеалния случай няколко месеца по-рано. Това ви дава достатъчно време за преговори за подновяване на договора, продуктивен диалог и възможност да покажете ангажираността си към партньорството.
Нека да разгледаме отново договора с бутика за дрехи. Насрочете среща с собственика на бутика много преди датата на подновяване на договора. Фокусирайте се върху прегледа на успехите от миналата година, ръста на последователите им в Instagram и трафика на уебсайта. Започнете да говорите за нови идеи, стратегии и може би дори по-амбициозни цели.
Като започнете разговора рано, ще покажете, че сте на върха на нещата, и това ще обърне подновяването на договора във ваша полза.
Подчертайте предоставената стойност
Не се задоволявайте само с твърдения, че сте свършили добра работа – подкрепете ги с данни!
Клиентите ценят ясното разбиране на възвръщаемостта на инвестициите (ROI), която сте постигнали. Преди да започнете преговори, съберете данни и препоръки. Подчертайте постиженията си и количествено изразете резултатите си, когато е възможно.
Например, по време на срещата за подновяване с собственика на бутика, подгответе подробен отчет за резултатите. В него трябва да се посочи увеличението на последователите в Instagram, да речем с 10%, положителната промяна в нагласите към марката с 5% повече положителни коментари и измеримото увеличение на трафика към уебсайта от Instagram (15%). Тези измерими резултати ще покажат ясно добавената стойност, която сте донесли на бизнеса им.
Представяйки убедителни данни, вие показвате на собственика на бутика осезаемите ползи от вашите услуги. Това укрепва вашата позиция при преговорите за подновяване на договора с по-високи такси.
Поддържайте отлична комуникация с клиентите
Не ограничавайте взаимодействията си до периодите на подновяване. Редовните проверки през целия срок на договора ви позволяват да отговаряте на въпроси в реално време, да събирате обратна връзка и да гарантирате, че вашите услуги отговарят на променящите се нужди на клиентите. Успешните взаимоотношения с клиентите се градират върху отворена и последователна комуникация.
Нека разгледаме годината на управление на присъствието на бутика за дрехи в социалните медии. Свържете се с клиента си с редовни актуализации и го информирайте за промени или забавяния. Може да се подчертаят дори изключителните резултати. Добра практика е да се предоставят седмични отчети, в които се очертават ключовите показатели и данните за ангажираността.
Това се нарича маркетинг на жизнения цикъл на клиента и трябва да включва планирани месечни срещи за обсъждане на стратегията за съдържание, отговаряне на въпроси, промяна на подхода и обсъждане на нови идеи.
Като дадете приоритет на комуникацията, вие изграждате силни взаимоотношения с клиентите си и се утвърждавате като ценен партньор с по-голяма вероятност за подновяване на договорите.
Автоматизирайте работния процес по подновяване
Ръчните процеси на подновяване могат да отнемат много време и да са податливи на грешки. Помислете за използването на система за управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM) или специален софтуер за управление на договори. Те ви помагат да оптимизирате процеса на управление на жизнения цикъл на договорите и да автоматизирате задачите по задържане на клиенти, като изпращане на напомнителни съобщения, генериране на отчети и управление на крайните срокове на договорите.
В нашия пример, в който компанията за управление на социалните медии на вашите клиенти е отбелязала значителен растеж, ръчното проследяване на датите за подновяване на договорите може да се превърне в кошмар.
Чрез внедряването на CRM система можете да автоматизирате напомнянията за подновяване, да зададете предупреждения за изтичане на срока и да съхранявате всички relevante клиентски данни на едно централизирано място, което опростява анализа на данните и отчитането.
Елиминирайки повтарящите се задачи, вие освобождавате ценно време и ресурси. Вашият екип вече може да се фокусира върху стратегически инициативи и подобряване на взаимоотношенията между компанията и клиентите, което в крайна сметка води до по-гладък и по-ефективен процес на подновяване на договори.
Обръщайте внимание на нуждите и поведението на вашите клиенти
Следете тенденциите в бранша и онлайн присъствието на вашите клиенти и бъдете готови да адаптирате услугите си съответно.
По време на разговорите за подновяване с собственика на бутика откривате, че той планира да пусне нова линия дрехи, насочена към по-младата демографска група. Осъзнавайки тази промяна, предлагате разширяване на стратегията ви в социалните медии, за да включите платформи като TikTok и Snapchat, които са популярни сред тази по-млада аудитория. Можете също да предложите маркетингови кампании с влиятелни лица, за да достигнете до по-широка аудитория.
Вашата готовност да се адаптирате и да отговорите на променящите се нужди на клиентите показва на собственика на бутика, че наистина сте инвестирали в дългосрочния му успех. Подходът, фокусиран върху клиента, ги прави по-склонни да подновят договора и да продължат партньорството си с вас.
Създайте ефективен план за управление на договорите
Внедрете цялостен план за управление на договори, който проследява всички клиентски споразумения, включително ключови дати, контактна информация и условия за подновяване. Добре дефинираният план ви помага да бъдете организирани, гарантира, че никога няма да пропуснете важна дата, и ви позволява да подходите стратегически към подновяването.
Използвайте софтуер за управление на договори като ClickUp, за да създадете централизирана база данни с клиентски договори. Софтуерът съхранява и цялата комуникация и документи, свързани с всеки договор, и може автоматично да маркира предстоящи подновявания достатъчно рано, като по този начин осигурява гладък и ефективен процес на подновяване.
Използване на инструменти като ClickUp за управление на подновяването на договори
След като установихме важността на подновяването на договорите и разгледахме най-добрите практики за клаузите за подновяване, следващата стъпка е да опростим този процес и да оптимизираме контактите с клиентите за подновяване.
Софтуерът за управление на проекти CRM на ClickUp ви помага да управлявате взаимодействията с клиентите от централен хъб. Всички данни за вашите клиенти и договори, история на комуникацията, подробности за проектите и ключова информация за контактите са лесно достъпни в над 15 изгледа на ClickUp, включително списъци, табла и диаграми на Гант.
Независимо дали предпочитате Kanban табло за ясно управление на процесите или списък за подробно управление на офертите, ClickUp CRM се адаптира към вашите предпочитания.
Съвет от професионалист: Интегрирайте електронната си поща с ClickUp, за да елиминирате комуникационните бариери и да оптимизирате комуникацията. Изготвяйте предложения за подновяване, изпращайте актуализации по проекти и сътрудничете с колеги от една единствена платформа.
Таблото на ClickUp ви помага да анализирате изпълнението на договорите, като проследява ключови показатели за клиентите, като например стойност за целия жизнен цикъл и средна стойност на сделката. Тези данни предлагат ценни аргументи при подход към подновяването, като ви помагат да подобрите предложенията си, за да демонстрирате конкретната стойност, която сте доставили на бизнеса на всеки клиент.
Използвайте персонализирани полета, за да проследявате удовлетвореността на клиентите или етапите на проекта, за да идентифицирате потенциални проблеми, преди те да се превърнат в пречка за подновяването. Цялостният процес на преглед на документацията, който проактивно отговаря на нуждите на клиентите, изгражда доверие и укрепва вашите бизнес отношения, превръщайки подновяването на договорите в естествено продължение на взаимноизгодно партньорство.
Шаблонът за управление на договори на ClickUp ви помага да съхранявате информация за всички ваши договори и споразумения на едно място. Този подход намалява загубата на време в търсене на документи и осигурява лесен достъп до важната информация при започване на разговори за подновяване с клиенти.
С вградените функции за управление на задачите можете да възлагате задачи, свързани с подновяването, на членовете на екипа и да си сътрудничите безпроблемно. Можете също така да създадете гладък и организиран работен процес, като изготвяте предложения за подновяване, планирате срещи и проследявате историята на комуникацията в рамките на една и съща платформа.
Шаблонът ви позволява да създавате статуси като „Подлежи на подновяване“ или „Преговори за подновяване“, за да проследявате лесно датите за подновяване и напредъка на всеки клиентски договор. Използвайте изгледа „Диаграма на Гант “, за да визуализирате предстоящите крайни срокове и да гарантирате навременни преговори за подновяване.
Как да си осигурите ПОВЕЧЕ подновявания на договори
За да си осигурите подновяване на договорите, е необходим проактивен подход, който отива отвъд простото изпращане на напомняния. Ето някои ключови стратегии за максимален успех при подновяването:
Изградете трайни взаимоотношения
Разговорите за подновяване са естествено продължение на положителните взаимоотношения с клиентите. Инвестирайте време в изграждането на добри взаимоотношения, празнуването на успехите на клиентите и поддържането на отворена комуникация през целия срок на договора, за да изградите доверие и лоялност, така че подновяването да се превърне в формалност, а не в преговори.
Приоритизирайте нуждите на клиентите
Станете незаменим партньор, като покажете искрен интерес към разбирането на променящите се нужди и предизвикателства на вашите клиенти. Редовно поискайте обратна връзка, адаптирайте услугите си съответно и постоянно надхвърляйте очакванията.
Продавайте връзката
Фокусирайте се върху по-голямата картина. Не се ограничавайте само с подчертаване на резултатите от проекта; покажете дългосрочните ползи, които сте донесли на бизнеса им. Количествено измерете влиянието си върху растежа, ефективността или репутацията на марката им. Това засилва стойността на продължаващото партньорство.
Усъвършенствайте уменията си за водене на преговори
Преговорите за подновяване изискват внимателно планиране. Съберете данни за вашите резултати, бенчмаркове в бранша за вашите услуги и текущата пазарна позиция на клиента. Бъдете подготвени да обосновете предложените промени в таксите или предлаганите услуги.
Бъдете подготвени и отзивчиви
Осигурете бърз отговор на запитвания от клиенти по време на преговори. Бързата комуникация показва вашето уважение към тяхната дейност и поддържа динамиката на напредъка.
ClickUp ви помага да оптимизирате тези стратегии и да си осигурите подновяване на договорите с помощта на редица функции:
- Персонализирани работни пространства: Създайте специални работни пространства за всеки клиент, в които да съхранявате всички подробности за проекта, комуникацията и договорните документи, за да оптимизирате достъпа до информация и да опростите подготовката за подновяване.
- Автоматично подновяване на договори: Настройте автоматични напомняния за предстоящи срокове за подновяване и изтичане на задачи. Визуалните инструменти на ClickUp, като диаграмите на Гант, предлагат ясна представа за напредъка, така че можете да приоритизирате задачите и да осигурите навременна комуникация с клиентите преди изтичането на договора.
- Проследяване и отчитане на резултатите: Проследявайте ключовите показатели за ефективност (KPI) през целия срок на договора, за да покажете стойността, която сте доставили, независимо дали става дума за увеличен трафик на уебсайта, подобрена популярност на марката или намаляване на разходите. Наличието на тези данни под ръка ви помага да подчертаете постиженията си по време на преговорите за подновяване.
- Централизиран комуникационен център: Премахнете комуникационните бариери, като интегрирате електронната си поща и предлагате различни канали за комуникация в рамките на задачите. Това подобрява взаимодействието с клиентите, като ви позволява да отговаряте бързо на запитвания, да сътрудничите ефективно и да изграждате добри взаимоотношения.
- Управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM): CRM на ClickUp съхранява цялата информация за контакти, история на комуникацията и подробности за проектите на едно място, като предоставя изчерпателен преглед на взаимоотношенията с всеки клиент. Тя се превръща в централизирана система, която ви помага да персонализирате взаимодействията и да демонстрирате искрена загриженост за нуждите на вашите клиенти.
Ролята на оценката на риска при подновяването на договори
Подновяването на договорите е възможност да укрепите партньорствата си и да си осигурите постоянни приходи. Самодоволството обаче може да ви струва скъпо. Преди да натиснете бутона „подновяване“, е важно да направите задълбочена оценка на риска, за да идентифицирате потенциалните рискове и да си осигурите партньорство, което ще ви гарантира бъдещето.
Подновяването на договорите крие няколко риска, както на ниво индивидуален клиент, така и за вашата компания.
Индивидуален риск за клиента
- Риск, свързан със заплатата и заетостта: Анализирайте финансовата стабилност на вашия клиент. Има ли вероятност от съкращения на работни места или закриване на фирмата в близко бъдеще? Подновяването на договор с клиент, който изпитва финансови затруднения, може да доведе до забавяне на плащанията или неплащане.
- Промяна в нуждите на клиентите: Нуждите и приоритетите на клиентите могат да се променят. Преценете дали вашите услуги остават подходящи за техните текущи бизнес цели. Подновяването на договора с клиент, чиито изисквания са се променили значително, може да доведе до неудовлетвореност и потенциално прекратяване на договора в бъдеще.
Например, ако се занимавате с социалните медии за бутик и те са решили да променят дистрибуцията си от местни клиенти към международни пазари, ще трябва да коригирате вашата дигитална маркетингова стратегия и да я направите глобална по отношение на канали, съдържание и таргетиране!
Риск за цялата компания
- Колебания в индустрията: Обмислете потенциални сътресения в индустрията, които биха могли да повлияят на вашата клиентска база. Има ли предстоящи промени в регулациите или технологични напредъци, които биха могли да повлияят на дейността на вашите клиенти и, съответно, на тяхната нужда от вашите услуги? Неотчитането на тези макроикономически фактори може да доведе до вълна от неподновяване на договори.
- Насищане на пазара: Вашата индустрия става ли все по-конкурентна? Подновяването на договори с наситен клиентски басейн може да ограничи потенциала ви за растеж. Проучването на нови пазари или предлагането на нови услуги може да помогне за намаляване на този риск.
Проактивният подход към оценката на риска може значително да подобри успеваемостта ви при подновяването. Ето някои ключови стратегии, които да имате предвид:
- Предвиждайте поведението на потребителите: Използвайте проучвания на пазара и тенденциите в бранша, за да разберете променящите се нужди и предпочитания на клиентите. Функциите за управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM) на ClickUp могат да ви помогнат да проследявате обратната връзка от клиентите и да идентифицирате потенциални проблеми, преди те да ескалират.
- Следете промените в бранша: Бъдете в крак с промените в нормативната уредба, технологичните постижения и икономическите колебания в бранша на вашите клиенти. Предвиждането на тези промени ви позволява да адаптирате услугите си и да намалите рисковете, свързани с остарелите решения.
- Провеждайте проучвания за удовлетвореността на клиентите: Събирайте пряка обратна връзка от вашите клиенти. Разбирането на техния опит и очаквания ви позволява да идентифицирате области за подобрение и да отговорите на потенциални проблеми, свързани с подновяването, преди те да възникнат.
- Планиране на сценарии: Разработете планове за действие при различни рискови сценарии. Например, ако ключов служител напусне компанията ви, имате ли резервен план, за да гарантирате непрекъснатост на обслужването на клиента?
- Извършете анализ на финансовия риск: Оценете прогнозираната финансова жизнеспособност на подновения договор. Това включва отчитане на потенциални увеличения на заплатите, разпределение на ресурсите и колебания на пазара.
- Открита комуникация: Поддържайте открита и прозрачна комуникация с клиентите си през целия срок на договора. Това ви позволява да идентифицирате и да се справите с потенциални проблеми проактивно, като намалите риска от недоволство по време на фазата на подновяване.
Шаблонът за трудов договор на ClickUp ви позволява да създадете добре дефиниран договор с ясен обхват на работата. Това намалява риска от появата на неизвестни очаквания по време на подновяването. И двете страни разполагат с документирана отправна точка, което предотвратява недоразумения относно резултатите и неочаквано увеличаване на натоварването.
Шаблоните за работни договори елиминират необходимостта от разпръснати имейли и документи. Цялата информация, свързана с договорите, включително първоначалното споразумение, ревизиите и историята на комуникацията, се съхранява централизирано в ClickUp. Достъпът до тези исторически данни ви позволява да оптимизирате преговорите за подновяване и да намалите риска от пропускане на важни детайли.
Създайте персонализирани полета в шаблона, за да проследявате промените в обхвата на работата, условията за плащане или други клаузи в договора по време на преговорите за подновяване. Тази документирана история на ревизиите осигурява ясна одитна следа и минимизира риска от объркване или бъдещи спорове.
Изработвайте стратегии и печелете подновяване на договори с ClickUp
Договорите не са формалности, а са спасителни въжета, които ви свързват с вашите ценни клиенти. Подновяването на договорите поддържа тези взаимно изгодни отношения. Те се нуждаят от постоянно внимание, в противен случай рискуват да се разпаднат и да се прекъснат в най-неподходящия момент. Ефективното управление на подновяването на договорите гарантира, че тези връзки остават силни, като насърчава дългосрочни партньорства, които стимулират растежа на бизнеса.
Не забравяйте, че успешното подновяване не се състои само в получаването на подпис, а в намаляване на риска и изграждане на доверие. Използвайте софтуер за задържане на клиенти като ClickUp, за да предвидите потенциални препятствия чрез инструменти за оценка на риска като табла и шаблони. Разчитайте на средата за сътрудничество на ClickUp, за да насърчите отворената комуникация, която е в основата на успешните преговори.
Позволете на ClickUp да превърне стратегията ви за подновяване на договори от необходима формалност в трамплин за дългосрочни партньорства с клиенти и взаимно развитие.