Как денят с три пика на работа се отразява на производителността

Кога за последен път сте изключили компютъра си в 18:00 ч. и сте приключили работния си ден точно тогава? Днес повечето професионалисти изобщо не изключват компютрите си, а работят в часовете, които са най-подходящи за тях.

Особено след пандемията, когато всички работят дистанционно/хибридно, традиционният работен ден от 9 до 5 е отстъпил място на т.нар. ден с три пика.

Какво е ден с тройна пикова натовареност?

Ден с три пика е ден, в който професионалистът има три различни пика на продуктивност в рамките на един работен ден – един сутрин, друг след обяд и трети късно вечерта.

Независимо дали става дума за отговаряне на имейли още веднъж вечерта или за написване на доклад, след като сте сложили децата да спят, третият пик се превръща в неразделна част от съвременната работа.

Разбиране на деня с три пика на работа

По време на пандемията изследователите на Microsoft забелязаха увеличение в използването на Teams вечер. Тази тенденция продължи и дълго след това, като около 30% от служителите на Microsoft имаха вечерно пиково натоварване в работата си, а не само във вътрешната кореспонденция, както се вижда от данните за клавиатурните събития по-долу.

Преди да разгледаме как можете да използвате трите пикови дни в своя полза, нека видим защо се е появила тази тенденция.

Цифрови инструменти: Инструментите за сътрудничество и комуникация улесняват отговарянето на съобщения по всяко време. Мобилните технологии улесняват нещата. Така, когато някой има свободно време вечер, може да работи.

Глобални екипи: Днес мултифункционалните екипи работят в различни часови зони. Бизнес екип в САЩ редовно работи с инженерни екипи в Индия. Припокриването на часовете се случва вечер, което създава нови пикове на продуктивност.

Разнообразни нужди: Днес членовете на екипа третират работата и личния живот като еднакво важни. И двамата родители избират да вземат децата от училище, да гледат футболен мач или просто да гледат филм като двойка. Третият пик на продуктивност им позволява да си вземат почивка по време на спадовете в продуктивността, без да губят време.

Докато светът се развива към нов модел на работа, нека видим кои са трите върха на продуктивността.

Разгадаване на трите пикови дни

Традиционният работен ден от 9 до 5 обикновено имаше два пика на производителност: един сутрин и друг следобед. В зависимост от нуждите на бизнеса и предпочитанията на служителите, те планираха деня си, за да свършат работата си.

Сега, когато има трети пик, нека видим как трите пика често се комбинират, за да формират един работен ден.

Върхови моменти на концентрация

Това е първият пик на продуктивност, който настъпва рано през деня, когато се занимавате с дълбока, концентрирана работа, възползвайки се от високите нива на енергия и по-малкото фактори, които понижават продуктивността. Особено ако сте сутрешен човек, може да харесвате тишината и спокойствието, които са налице рано сутрин.

Писателите пишат или редактират сутрин. Художниците творят. Програмистите решават проблеми или пишат код. Проектните мениджъри използват това време, за да събират данни и да идентифицират възможности за подобрение.

Пик на сътрудничеството

Това е вторият пик на продуктивност, който обикновено настъпва по обяд. Веднага след обяда може да сте загубили концентрацията, която сте имали сутринта, но все пак сте енергични, за да свършите работата си. Затова ще изпълните необходимите задачи, които изискват сътрудничество.

Някои от задачите, които са подходящи за вашия пик на продуктивност, са:

Върх на възстановяване

Последният пик настъпва късно вечерта. През този период можете да приключите работата си, да планирате следващия ден или да се заемете с творчески задачи, които се възползват от тихото размишление.

Например, проектният мениджър може да прегледа напредъка за деня и да определи приоритетите за следващия ден. Ръководителят на екипа може да отговори на имейлите и съобщенията, получени през следобеда.

Този пик служи за приключване на деня и подготовка за успех на следващия ден.

Как трите пикови дни влияят на баланса между работата и личния живот

Фундаментално, концепцията за деня с три пика променя начина, по който се работи от десетилетия. Тя поставя под въпрос модела 9-5, който естествено предизвиква опасения за преумора. Особено след пандемията, хората имаха склонност да се преуморяват по различни причини. Това оказва дълбоко влияние върху баланса между работата и личния живот.

Управление на времето: Типичният осемчасов работен ден вече има три пика, което налага на хората да коригират графиците си съответно. За баланса между работата и личния живот е важно третият пик да не добавя допълнителни два часа работа към деня. Това означава също, че проектните мениджъри трябва да се адаптират към предпочитанията на всеки член на екипа при планирането на работата.

Наличност: Третият пик показва, че знаещите работници са на разположение за няколко часа в края на деня. Понякога това, което започва като бърза проверка на имейли или кратък разговор в Microsoft Teams, може да се удължи до дълги часове. Това може да отнеме от личното време на някого или, още по-лошо, от съня му.

Психическо пространство: Когато денят се удължава до късно през нощта, съществува риск работата да остане на преден план през цялото време. Това може да заема прекомерно психическото пространство, като попречи на служителите да се концентрират изцяло върху семейството, приятелите и личния си живот. Това може да се отрази неблагоприятно на баланса между работата и личния живот.

Отлагане: Вероятността служителите да отлагат по-трудните задачи за последния пик на деня е голяма. Това може да е особено вярно, ако дните са изпълнени с срещи, което кара членовете на екипа да работят по важни задачи до късно през нощта.

Изчерпване: Хората, които редовно имат трипл пик дни, може би се преуморяват. Това може да доведе до стрес и изчерпване, което да ги направи непродуктивни в дългосрочен план. Поддържането на максимална продуктивност три пъти на ден може да бъде стресиращо и почти невъзможно.

Въпреки потенциалните си рискове, денят с три пика е изключително често срещан и трябва да се справяме с него. Мениджърите биха направили добре да се адаптират към новия модел и да ръководят по подходящ начин.

Ролята на мениджърите в приемането на трите пикови дни

Мениджърите играят основна роля в осигуряването на продуктивност на екипите и добър баланс между работата и личния живот. Макар новата тенденция на трикратния пик да може да бъде продуктивна, тя може да има и неблагоприятни ефекти, ако не се управлява правилно.

За да управляват правилно екипи, които имат дни с тройна натовареност, мениджърите се нуждаят от следното.

Емпатия: Не забравяйте, че не всички имат дни с три пика. Някои все още работят от 9 до 5 и планират живота си около това, дори и да имат гъвкави графици. Затова не очаквайте всички да са на разположение през нощта. Опитайте техники като игри за управление на времето, за да разберете структурата на работния ден на екипа си и да уважавате техните предпочитания.

Планиране: Третият пик не трябва да бъде допълнително бреме за членовете на екипа, които вече имат продуктивни осемчасови работни дни.

Насърчавайте служителите да правят редовни почивки, за да се заредят с енергия. Уверете ги, че е нормално да започнат по-късно или да си вземат почивка следобед и да се върнат на работа по-късно. Подкрепяйте инициативи, които насърчават физическото и психическото благополучие, като програми за упражнения, сесии за съзнателност или достъп до ресурси за психично здраве.

Дизайн на средата: Създайте работна среда, която минимизира очакванията от третия пик.

За тези, които работят дистанционно, възползвайте се от някои от най-добрите съвети за работа от дома.

Разпределение на ресурсите: Уверете се, че всички членове на екипа имат достъп до инструментите, информацията и ресурсите, необходими за продуктивна работа. Това може да включва предоставяне на достъп до конкретен софтуер или преразпределяне на задачите, за да се балансира натоварването.

Адаптивност: Следете напредъка през трите пикови дни и бъдете отворени за обратна връзка от членовете на екипа. Изслушвайте какво работи и какво не и се адаптирайте съответно.

Независимо от подготовката на вашия мениджър, можете да наблюдавате тенденциите в производителността си и да използвате трите пикови дни в своя полза. Да видим как.

Как да се справяте с трите най-натоварени дни

За начало се уверете, че наистина имате дни с тройна върхова производителност. Просто да прекарвате допълнително време през нощта, за да наваксате загубеното време, не е тройна върхова производителност. За да имате тройна върхова производителност, трябва да имате три отделни периода от време, в които да свършите добра работа.

Ето няколко съвета как да го направите с инструмент за управление на проекти като ClickUp.

Планирайте предварително

Ако дните ви са с тройна върхова натовареност, планирайте съответно. Разделете дните си на три продуктивни периода, по един за концентрирана работа, за съвместна работа и за възстановяване.

Календарният изглед на ClickUp ви помага да организирате графика си, което улеснява справянето с трите пика. Можете също да блокирате определени периоди от време за конкретни задачи. Шаблонът за ежедневно блокиране на време на ClickUp служи за тази цел, като визуализира важните задачи по време на пиковите часове на продуктивност.

С петте си различни изгледа и трите различни статуса, този шаблон за начинаещи е чудесен начин да максимизирате ежедневния си времеви блок, което в крайна сметка ще доведе до по-висока продуктивност.

Определете приоритетите си

Приоритизирайте задачите според спешността и важността им. Това ще ви помогне да решите какво да правите по време на пиковите периоди на продуктивност и какво можете да делегирате или да отложите за по-късно.

Задайте нивото на приоритет за всяка задача, като използвате изгледа за приоритетите на задачите в ClickUp. Това ще помогне на вас и вашия екип да знаете какво да правите и в какъв ред, като избегнете забавяния в изпълнението на спешни задачи.

Правете редовни почивки

Планирайте кратки почивки между пиковите периоди, за да предотвратите изчерпване и да поддържате висока енергия, за да се концентрирате през целия ден. Почивката може да бъде време за фитнес, разходка, хоби или кратка дрямка. Направете това, което е подходящо за вас.

И се уверете, че почивката ви е наистина почивка. Не позволявайте на никого да насрочва срещи по време на почивката ви, което може да попречи на производителността ви. Използвайте някой от шаблоните за управление на времето на ClickUp, за да структурирате деня си.

Използвайте изгледа на натоварването и изгледа на активността в ClickUp, за да разберете колко работа имате. Планирайте почивките си според това. Използвайте го, за да видите колко са заети другите членове на екипа ви, в случай че трябва да организирате срещи или съвместна работа.

Комуникирайте ясно

Поддържайте отворени линии за комуникация с екипа си относно това как структурирате гъвкавото си работно време. Например, ако най-творческият ви период е късно вечерта, уведомете колегите си, че не сте на разположение за срещи.

Ако следобедите ви са за коментари и имейли, използвайте чат изгледа на ClickUp, за да консолидирате всичките си съобщения на едно място, така че да можете да отговаряте съответно. Маркирайте членовете на екипа си и добавете коментарите си под конкретна задача, за да ги уведомите. Ако са онлайн, провеждайте бързи чат разговори, за да преодолеете препятствията.

Адаптирайте се

Редовно преглеждайте ефективността на трите си пикови дни, като използвате приложения за работни графици. Измервайте нивата си на енергия. Бъдете отворени към обратната връзка от колегите си за това как това се отразява на сътрудничеството. Адаптирайте продуктивните си периоди в зависимост от променящите се нужди на вас и вашия екип.

ClickUp Dashboards може да ви помогне да видите личните си дейности по задачи и проекти, за да подобрите нивата на производителност.

Денят с три пика е важна промяна в начина, по който работим. Както всяко ново нещо, той предлага както възможности, така и предизвикателства. Ето как да се възползвате от първите и да преодолеете вторите.

Възможности и предизвикателства на деня с три пика

Всяка теза има две страни, както и денят с тройна натовареност. Някои от най-големите възможности и свързаните с тях предизвикателства са:

Повишете производителността си до максимум с ClickUp

Въпреки че денят с тройна пикова натовареност може да звучи продуктивно, той има и своята цена. Ако го разглеждате само като допълнителна продуктивност, може да се окажете преуморени и изтощени.

Особено за дистанционните работници, работните дни могат просто да се слеят с нощите, превръщайки се в безкраен цикъл от дейности. За да избегнете това, се нуждаете от подходящи инструменти и процеси.

Софтуерът за управление на проекти на ClickUp, видимостта на натоварването и гъвкавите шаблони ви предлагат всичко необходимо, за да се възползвате от трите най-натоварени дни.

Опитайте ClickUp безплатно още днес!

Често задавани въпроси

1. Какво е ден с тройна пикова натовареност?

Денят с три пика е тенденция в производителността, която структурира работния ден около три различни периода на висока енергия или пикова производителност. Те са:

2. Какъв е третият пик в деня с три пика?

Третият пик в деня с три пика се нарича пик на възстановяване или късен вечерен пик.

Той се характеризира с възстановяване на енергията и концентрацията, което го прави подходящ момент за приключване на задачите за деня, фокусиране върху по-леки административни задачи, планиране на следващия ден или ангажиране с творчески задачи, които се възползват от по-отпуснато състояние на ума.

3. Какви са пиковите часове за продуктивност?

Часовете на максимална продуктивност се отнасят до конкретни моменти през деня, когато енергията, концентрацията и общата продуктивност са най-високи. Тези периоди могат да варират значително при различните хора. Най-често срещаните часове на максимална продуктивност са: