Нашите работни места и методи на работа претърпяха драстични промени през последните няколко години. Въпреки това, някои неща остават непроменени – като например процесът на оценяване на представянето на служителите.
Оценките на представянето обикновено имат лоша репутация на повечето работни места. Проучване на Gallup разкри, че само един на всеки пет служители вярва, че практиките на мениджъра му за оценка на представянето ги мотивират.
И така, как вие, като мениджър, можете да преодолеете тази пропаст и да направите годишния процес на оценка по-значим и продуктивен за вашия екип и организация?
Като се откажете от строгите практики от миналото и приемете технологичната намеса. 🧑💻
Ако се направи правилно, прегледите или оценките на представянето могат да помогнат за оценяване на напредъка на служителите и за стратегическо планиране на растежа.
Ето някои съвети за оценка на представянето за мениджъри като вас. 💪
Какво е оценка на работата?
Мениджърът провежда оценка на представянето, за да оцени напредъка и успеха на служителя в настоящата му длъжност. Оценката обхваща, наред с други качества, неговото представяне в последно време, поведението му на работното място и междуличностните му умения, и измерва неговата продуктивност.
Разговорът за кариерните цели и потенциала на служителя е от съществено значение за разговора за представянето. Това е отлична възможност да се обсъдят и областите, в които има място за подобрение.
Оценката на представянето може да бъде годишна, тримесечна или дори месечна, в зависимост от организацията. Оценката може да включва писмена оценка, индивидуални разговори или и двете. Организациите, ориентирани към служителите, обучават своите екипи за успешни оценки на представянето, включително предлагат съвети за оценка на представянето за мениджъри, които може да са нови в своите роли.
Разбиране на важността на оценките на представянето
Проучване на Deloitte установи, че компаниите, които провеждат ефективни прегледи на представянето, имат с 30% по-голяма вероятност да постигнат финансовите си цели.
За организациите оценките на представянето са от решаващо значение за повишенията и увеличенията на заплатите. Освен това те помагат на компаниите да определят цели и критерии за представянето, да решават проблеми, свързани с представянето, и да насърчават отговорността, което в крайна сметка подобрява морала и ангажираността на служителите.
Цели и предназначение на оценките на представянето
Независимо от формата или честотата на оценките на представянето, те имат обща цел във всички организации:
- Обратна връзка от мениджъра: За служителите оценките на представянето са възможност да получат конструктивна обратна връзка за работата си от своя мениджър, а понякога и от мениджъра на мениджъра си. Разбирането на очакванията на мениджъра помага да се насочат усилията им към целите на компанията, за да подобрят шансовете си за повишение или увеличение на заплатата.
- Възможност за самоанализ: Оценките на представянето позволяват на хората да размишляват върху своето представяне, междуличностни умения и поведение. Това им помага да коригират курса си, ако е необходимо, и да разберат по-добре областите, в които могат да се развиват, и силните си страни.
- Идентифициране на нуждите от обучение: Те помагат да се идентифицират инициативите за обучение и повишаване на квалификацията, необходими за отделните служители. В крайна сметка това има положителен ефект върху производителността и приходите и допринася за успеха на компанията.
- Кариерно планиране: Оценките на представянето помагат на служителите да конкретизират своите кариерни цели и начините за тяхното постигане.
- Калибриране на екипа: От гледна точка на мениджъра, обсъждането на представянето улеснява оценяването на работата на членовете на екипа, тъй като количествено измерва техните постижения и недостатъци. То помага на мениджъра да идентифицира най-добре представящите се служители и да създаде планове за развитие за всеки член на екипа.
Ролята на мениджъра в оценката на представянето
Мениджърите играят ключова роля в този процес. Най-сложната и важна задача на мениджъра е да създаде среда, в която служителите да процъфтяват. Това означава да се изгради положителна атмосфера, в която конструктивната критика и обратната връзка са добре дошли, проблемите могат да се споделят свободно и служителите се чувстват подкрепени.
Освен това, не забравяйте да избягвате пристрастността и да предоставите на екипа си инструменти, с които да работи върху получената обратна връзка.
Предвид това, което е заложено на карта, ясно е, че провеждането на ефективна и приложима оценка на представянето е една от най-важните части от работата ви като мениджър. Ето няколко съвета за мениджъри за оценка на представянето, които ще ви помогнат да започнете. ➡️
10 съвета за оценка на представянето за мениджъри
1. Използвайте стандартизирана система за оценка на представянето
Стандартизираният процес на оценяване помага на служителите да разберат своите роли и как ще бъдат оценявани.
За да се уверите, че вашите служители са оценени справедливо, създайте документиран процес на оценяване и го споделете с цялата организация. Изяснете източника на данните за оценяване, както и кога и колко често ще бъдат събирани.
Например, данните за оценка могат да включват ключови показатели за ефективност, обратна връзка от клиенти, вътрешни прегледи, качествени фактори и др. Тези данни могат да бъдат събрани преди прегледа, за да покажат точно ефективността на служителите.
Ефективен софтуер за оценка на представянето гарантира, че тази първа стъпка ще бъде изпълнена успешно. Можете да използвате платформата, за да:
- Документирайте и споделяйте процесите и графиците за преглед.
- Публикувайте екипни и индивидуални цели и KPI
- Записвайте индивидуалните отзиви
- Стандартизирайте процеса на оценяване в екипите и отделите.
- Предотвратете пристрастността
- Осигурете прозрачен отчет за представянето на всеки член на екипа.
Мениджърите могат да използват функциите за съвместна работа на ClickUp Docs, за да документират и споделят процеса и критериите за оценяване.
Друг начин да се гарантира стандартизация е да се използват шаблони.
С шаблона за отчет за производителността на ClickUp можете да събирате данни за оценка на производителността бързо и с минимални усилия. Този шаблон ви осигурява всичко необходимо – от събиране на данни до тяхното анализиране, определяне на цели и задачи и използване на визуални инструменти за създаване на отчети/табла за вашите бизнес срещи за преглед.
Създавайте задачи, възлагайте ги на подходящите членове на екипа и канете колеги да редактират и допринесат за доклада.
Шаблонът помага за извличане на данни и подчертаване на точките, които трябва да се обсъдят по време на годишната оценка на представянето, като осигурява прозрачност за мениджърите и служителите.
2. Подгответе се и планирайте добре
Като мениджър, ако отделите няколко минути преди оценката на представянето и решите какъв подход и тон да използвате, това може да ви помогне да проведете ефективна среща за оценка. В идеалния случай е добре да намерите баланс между достъпност и твърдост.
Може да се предположи, че служителят може да изпитва нервност или тревога преди прегледа. В такъв случай, няколко прости думи на насърчение преди срещата чрез ClickUp Chat могат значително да повишат самочувствието му.
Използвайте календарния изглед на ClickUp, за да планирате прегледа и да изпратите покани едновременно на всички участници.
Ще ви бъде полезно да направите бележки преди срещата за точките, които искате да обсъдите, включително обратна връзка и области за подобрение. Използвайте ClickUp Notepad, за да интегрирате бележките с вашия доклад за работата безпроблемно.
Можете също да използвате шаблона за оценка на работата на ClickUp, за да проведете ефективно оценките на вашия екип.
Ако сте начинаещ в провеждането на оценки на представянето, този шаблон може да ви помогне. Използвайте го, за да планирате и изпълните оценките на представянето на вашия екип по структуриран начин.
3. Използвайте показатели и метрики за оценка на представянето
Показателите и метриките за ефективност помагат да се количествено измери работата на даден служител за определен период на оценка.
Някои примери за показатели за производителност включват: брой подписани договори, отчетени часове, брой генерирани потенциални клиенти и разходи за ресурси, използвани за последващи действия. Събирането и съпоставянето на тези данни за всеки служител обаче може да бъде изключително досадно и отнемащо време.
AI инструментите на ClickUp са тук, за да ви помогнат и да автоматизират тази монотонна задача. С ClickUp Brain можете самостоятелно да генерирате доклади, базирани на данни и проучвания, и да спестите часове.
Освен това можете да използвате ClickUp Goals, за да проследявате напредъка на служителите и да го сравнявате с постигнатите от тях резултати. С помощта на тази функция можете да актуализирате и създавате списъци с задачи за вашите цели и да добавяте парична стойност към тях.
4. Практикувайте конструктивна обратна връзка и активно слушане
Заместването на негативната критика с конструктивни, приложими предложения и конкретни примери може да окаже положително влияние върху начина, по който вашите служители прилагат обратната връзка в работата си.
Например, вместо да кажете „Докладът ви е написан зле“, можете да кажете „Докладът може да бъде подобрен с подход, основан на данни и проучвания“.
Освен това, трябва да дадете на служителя време и пространство да говори за себе си и да обясни причините за доброто или лошото си представяне. Когато го направи, не забравяйте да слушате, за да разберете, а не да отговаряте.
Дискусията за представянето трябва да бъде двустранен разговор.
Разглеждайте тези оценки на представянето като начин да се запознаете с екипа си, да чуете за техните амбиции и планове и евентуално да им помогнете да се насочат в правилната посока.
5. Включете самооценка на служителите
Включването на формуляри за самооценка в процеса на оценка на представянето кара служителите да се чувстват чути. Самооценките могат да подчертаят аспекти от тяхната работа, които остават незабелязани от другите. Това им позволява да споделят как са стигнали до творчески решения на конкретни проблеми.
Едностранното обсъждане на оценката на представянето противоречи на основните принципи на комуникацията и е неефективно.
Накрая, самооценките ангажират служителите, помагат за изграждането на тяхното самочувствие и ги мотивират.
6. Редовно проверявайте и проследявайте работата
За да извлечете максимална полза от оценките на представянето, следете напредъка на служителите дори и след оценката. Проверявайте представянето им и как прилагат инструментите и съветите, които сте им дали. Най-ефективните лидери имат за практика да се свързват с екипите си и да предоставят обратна връзка на постоянна основа през цялата година.
Чудесен начин да въведете редовни проверки е да създадете специална папка в ClickUp за всеки служител, в която той да актуализира и проследява своя напредък, да си поставя нови цели и да комуникира редовно с вас.
Можете също така да създадете систематичен начин за редовни проверки чрез тримесечни прегледи. Това може да ви помогне да проследите напредъка и да идентифицирате области, в които може да е необходима промяна в подхода.
Използвайте шаблона за тримесечна оценка на ClickUp, за да настроите това ефективно. Този шаблон ви помага да видите показателите за производителност и да дадете конструктивна обратна връзка на вашите екипи за непрекъснато подобрение.
7. Определете ясни очаквания и стандарти за работата
Освен че правите процеса на оценяване прозрачен, трябва да се стремите да определите и документирате ясни стандарти и очаквания за представянето. Това започва с определянето на съгласувани цели и резултати.
Използвайте ClickUp Goals за определяне и одобряване на годишни и тримесечни цели. Включете графици, KPI и други показатели, на които искате да обърнете вниманието на екипа си. Споделете целите с екипите, разпределете отговорности и проследявайте напредъка чрез седмични карти за оценка, за да знаят всички към какво се стремят.
Проследявайте и визуализирайте напредъка на екипите и отделните служители и създавайте автоматизирани отчети, за да няма изненади при извършването на оценките на представянето.
Завършете оценката на представянето с реалистични цели и задачи, които служителят трябва да постигне. Най-добрият начин да се уверите, че целите ви са разумни, е да следвате метода SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-Bound) (конкретни, измерими, постижими, релевантни и обвързани с време).
Ще получите по-голяма подкрепа за целите, ако активно включите екипа в процеса на определяне на целите.
Задачата или целта, която поставяте на вашия служител, трябва да отговаря на всички тези критерии. Използвайте KPI таблата на ClickUp, за да зададете SMART цели, да съберете данни за производителността и да поставите реалистични цели.
8. Отбележете силните страни и обърнете внимание на областите, които се нуждаят от подобрение
Положителното подкрепление и признание играят огромна роля за поддържането на мотивацията на служителите. Признаването на техните силни страни може да ги накара да се чувстват ценени и значително да подобри тяхното самочувствие и производителност.
Оценяването на представянето на служителите обаче не е най-трудната част. Истинското предизвикателство е да се подчертаят конструктивно областите, в които те могат да се развиват. Освен да им посочите какво трябва да подобрят, трябва да им помогнете да намерят начини да го направят.
Тук обикновено се включва План за подобряване на производителността (PIP) . PIP е официален документ, в който се посочват областите, в които служителят трябва да се подобри, и се определят стъпките за подобряване на производителността.
PIP изисква известно наблюдение от страна на мениджъра, за да проследи как служителят работи по обратната връзка.
При работни места, свързани с обслужване на клиенти, PIP може да включва и обратна връзка от клиентите, които са били обслужени от съответния служител. Този документ може да съдържа начини, по които служителят може да подобри своите комуникационни умения или поведението си в офиса, което може да изисква намеса от страна на отдел „Човешки ресурси“.
9. Потърсете обратна връзка от други заинтересовани страни
В днешната работна среда повечето хора не работят сами или само с един мениджър. Днешната свързана, матрична организация често включва работа с множество екипи и заинтересовани страни.
Това означава, че и други хора в организацията могат да дават обратна връзка за представянето на даден човек, като по този начин се избягва ефектът на ореола или рогата.
В такъв случай опитайте да включите тези заинтересовани страни в оценката на представянето, тъй като техният опит може да се различава от вашия.
Сътрудническите папки и шаблоните за оценка на представянето в ClickUp могат да ви помогнат да направите това безпроблемно и без затруднения.
С шаблона за оценка на работата на ClickUp можете да организирате 360° оценки на членовете на екипа в кратък и ясен формат.
10. Определете планове за действие и потърсете обратна връзка
Оценката на представянето се счита за успешна, когато мениджърът и членовете на екипа излизат с ясен и изпълним план за бъдещето.
Шаблонът за план за действие на ClickUp помага на мениджърите да:
- Създайте проекти за всяка цел
- Разпределяйте конкретни задачи на членовете на екипа
- Активирайте известията, за да сте винаги в течение
- Сътрудничество с други екипи и колеги при планирането
- Проследявайте напредъка по задачите
- Планирайте последващи срещи
Освен това можете да включвате обратна връзка от членовете на екипа си относно целите с помощта на формуляра за обратна връзка на ClickUp. Това помага на всички да са на една и съща страница, да събират значими данни и да анализират отговорите ефективно.
„TL;DR“ Обобщение на съветите за оценка на представянето за мениджъри:
- Стандартизирайте процеса с помощта на инструмент за управление на производителността.
- Използвайте шаблони за еднородност и ефективност
- Подгответе се за разговора; бележките и шаблоните могат да ви помогнат.
- Количествено измерване на производителността с показатели и данни
- Давайте конструктивна обратна връзка
- Изслушайте какво споделя служителят
- Включете самооценката в процеса на оценяване
- Проверявайте редовно членовете на екипа през цялата година.
- Задайте SMART цели съвместно и определете ясни отговорности.
- Осигурете положително подкрепление
- Създайте планове за подобряване на производителността, където е необходимо.
- Включете 360° обратна връзка
- Изгответе ясен план за действие с следващите стъпки
Усъвършенствайте процеса на оценка на представянето с ClickUp
Компания с около 10 000 служители харчи средно 35 милиона долара само за оценки на представянето.
Мениджърът прекарва 210 часа от годината си в работа по прегледите на екипа.
Предвид значителните инвестиции на време и ресурси в оценките на представянето, трябва да ги направим значими и да ги използваме за растеж и повишаване на производителността. Надяваме се, че нашите съвети за мениджърите ще ви помогнат да планирате по-ефективни оценки с вашия екип.
Софтуерът за управление на производителността като ClickUp може да ви помогне да превърнете годишните прегледи на производителността от просто попълване на формуляри в продуктивни разговори, които стимулират растежа на служителите и екипа.
Регистрирайте се за безплатен пробен период още днес, за да откриете как ClickUp може да направи вашите срещи за оценка на представянето организирани и продуктивни. 🚀
Често задавани въпроси
Въпрос 1. Какво трябва да кажа като мениджър при оценката на представянето?
Като мениджър, трябва да бъдете честен, твърд и безпристрастен в разговорите за оценка на представянето. Трябва да оцените постиженията им и да обърнете внимание на проблемните области. Трябва също така да им предоставите инструменти за подобряване на представянето им.
Позволете на служителите да изразят своите притеснения и да се оценят сами. Бъдете активен слушател и завършете прегледа, като ги попитате за бъдещите им цели и планове за постигането им.
Въпрос 2. Кои са трите начина, по които мениджърът може да се подготви за оценка на представянето?
Като мениджър можете да се подготвите за оценка на представянето на служителите по следните три начина:
а. Събирането на необходимата информация за интервюто е важно. Това могат да бъдат данни като постиженията, недостатъците и задачите на служителя за годината. Шаблонът за оценка на представянето на ClickUp може да ви помогне да зададете ясно тези параметри и да се позовавате на тях по-късно.
б. Трябва да поставите ясни цели за оценката и да оставите място за отворени дискусии, като същевременно ограничите всякакви значителни отклонения.
в. Накрая, преди да започнете оценката, можете да се консултирате с други заинтересовани страни, за да проверите дали техните мнения за служителя съвпадат с вашите или дали имат някакви забележки.
Въпрос 3. Как се извършва оценка на представянето на мениджър?
Оценката на представянето на мениджър се различава само леко от обичайната оценка на представянето. Основната разлика е, че тя обхваща и лидерските умения на мениджъра и поведението му спрямо екипа.
Това включва измерване на успеха на екипа под тяхно ръководство и предоставяне на обратна връзка за подобряване на цялостното представяне и постигане на по-добри резултати.
За да оцените представянето на мениджъра, трябва да обмислите възможността екипите му да попълнят анкети за неговите мениджърски умения и други качества.
Въпрос 4. Колко често трябва да провеждате оценки на представянето на екипа си като мениджър?
Можете да провеждате годишни, полугодишни, тримесечни или по-чести прегледи за вашия екип. Някои проекти или роли с голямо влияние могат да се възползват от по-чести оценки.
Въз основа на нуждите на организацията трябва да намерите баланс, който да гарантира редовни проверки, без да създава ненужен стрес. Вземете предвид натоварването и необходимостта от значима обратна връзка.
Въпрос 5. Как можете да поддържате процеса на оценка на представянето прозрачен и справедлив за вашия екип?
Най-добрият начин да гарантирате прозрачност и справедливост при оценката на представянето на вашия екип е да комуникирате ясно очакванията и критериите за представяне предварително. Използвайте измерими и обективни показатели, където е възможно.
Планирайте разговори след оценката, за да обсъдите обратната връзка, да отговорите на въпроси и да дадете разяснения. Насърчавайте отворената комуникация и обсъждайте всички притеснения, които може да имат относно определени проекти или цялостното управление.
Когато е възможно, включвайте служителите в определянето на техните цели. Това насърчава чувството за отговорност и стимулира постигането на индивидуалните цели.