Чудили ли сте се някога как хората са се ориентирали преди изобретяването на картите? С помощта на положението на слънцето и звездите.
В средата на проекта, ако се чувствате като в сън, имате нужда от карта – карта на процесите. Нека разгледаме няколко техники за картографиране на процесите и как можете да ги използвате, за да подобрите ефективността на бизнеса си.
Какво представляват техниките за картографиране на процеси?
Техниките за картографиране на процеси са систематични подходи, използвани за визуално документиране, анализ и подобряване на стъпките, включени в даден бизнес процес. Съществуват различни техники за картографиране на процеси, като диаграми на работния поток, диаграми на потока от данни, нотации за моделиране на бизнес процеси, SIPOC диаграми и др. Преди да преминем към подробностите, нека разберем основните принципи.
Какво е картографиране на бизнес процеси?
Картографирането на бизнес процесите е визуално представяне на последователността от стъпки, включени във всеки бизнес процес. То предоставя цялостна картина на процеса от началото до края.
Най-простата техника за картографиране на процеси е диаграма, която графично представя последователността от действия или стъпки на даден процес. Диаграмата на процеса за разрешаване на жалба на клиент може да изглежда по следния начин.
Получаване на жалба от клиент > оценяване на жалбата > определяне на приоритет > възлагане на жалбата на служител от отдела за обслужване на клиенти > разрешаване на жалбата > затваряне на билета > събиране на обратна връзка.
Какво включва картирането на процесите?
Типичните карти на процесите включват следното.
- Действия, които потребителите извършват, за да продължат даден процес
- Решения, при които потребителите определят курса на действие
- Посока на потока въз основа на решения
- Начална и крайна точка, които обозначават началото и края на процеса.
В зависимост от сложността на проекта ви, може да имате още няколко компонента, но тези четири представляват основните.
С какво картирането на процеси се различава от моделирането на бизнес процеси?
Въпреки че двата термина звучат подобно и имат някои припокривания, картирането на бизнес процеси се различава от моделирането на бизнес процеси.
Моделирането на бизнес процеси е количествен и основан на данни подход за очертаване на сложни процеси, докато картирането на процеси е качествена представа за това как заинтересованите страни възприемат своите процеси.
Освен това моделирането обикновено е подробно и изчерпателно, като разглежда процеса от различни гледни точки, докато картирането обикновено е по-пряко и се фокусира върху последователността от дейности.
Картографирането на бизнес процесите поставя основите за разбиране на текущите процеси и как всеки заинтересован участник смята, че те трябва да бъдат. Това предлага няколко предимства.
Значение и ползи от техниките за картографиране на бизнес процесите
Картографирането на бизнес процесите може да се извърши с помощта на различни техники, всяка от които е подходяща за конкретни цели. Независимо от избрания подход, ползите са многобройни.
По-добра видимост: Картографирането на бизнес процесите ясно визуализира как функционират процесите в рамките на дадена организация. По този начин всеки знае какво се очаква да се случи.
Например, ако от старшия разработчик се очаква да извърши преглед на кода веднага след приключване на кодирането, картирането на процесите ще го направи ясно и за двамата.
Идентифициране на неефективности: В управлението на бизнес процесите картите идентифицират неефективности, излишни елементи и пречки в процесите.
Например, ако картата на процеса на доставки показва множество одобрения за рутинни покупки, компанията може да оптимизира този процес, като определи по-високи прагове за мениджърска проверка, което ще ускори доставките.
Оптимизиране на комуникацията: Добрите инструменти за картографиране на процесите разкриват всички пропуски в комуникацията или излишъци, дължащи се на липса на информационен поток. Можете да използвате тези данни, за да създадете по-добри протоколи за комуникация.
Удовлетвореност на служителите: Когато членовете на екипа знаят стъпките преди и след тяхната работа, те са по-склонни да обмислят по-внимателно резултатите от нея. Например, когато бизнес анализаторът знае, че функцията ще бъде тествана, той пише по-ясни потребителски истории и критерии за приемане.
Автоматизация: Това е най-важното предимство. Картографирането на процесите позволява автоматизация на бизнес процесите чрез:
- Очертаване на потока на процесите и последователността на стъпките
- Идентифициране на зависимости и припокривания
- Изчисляване на времето и усилията за всяка стъпка
- Измерване на въздействието на една стъпка върху следващата
- Организиране на стъпките в повтаряема и автоматизирана последователност
С цялата тази информация фирмите могат да автоматизират процесите по интелигентен начин, освобождавайки членовете на екипа да се съсредоточат върху по-стратегически дейности.
След като разгледахме теорията за картографирането на бизнес процесите, нека преминем към практиката. Ето най-добрите техники за картографиране на бизнес процеси, които можете да приложите според нуждите си днес.
Техники за картографиране на бизнес процеси
В зависимост от естеството на процеса, неговата сложност, заинтересованите страни, влиянието му върху бизнеса и т.н., можете да избирате измежду няколко усъвършенствани техники за картографиране на процеси. Тук ще обсъдим най-добрите от тях.
1. Техники за работния процес
Работният процес е поредица от стъпки, които хората или машините следват, за да изпълнят задача или да постигнат цел. Това може да бъде нещо просто, като теглене на пари от банкомат, или нещо сложно, като сглобяване на смартфон.
Техниките за картографиране на бизнес процеси, базирани на работния поток, могат да се използват за целия процес, независимо колко е сложен. Организациите също използват тази техника, за да картографират работния поток на работните процеси.
Например, екипът за разработка може да има работен процес за програмиране. Инженерният екип може да има работен процес за внедряване, свързан с работния процес за програмиране. Екипът DevOps може да има работен процес за поддръжка на приложения, който включва и двете.
Ето как можете да използвате техники за работни потоци, за да картирате бизнес процесите си.
Идентифициране на типа на работния процес
Работните потоци са четири вида. Започнете картографирането на бизнес процесите, като определите какъв вид процес е вашият.
Последователни: В последователните работни процеси задачите се изпълняват в определен ред, една след друга. Вземете за пример тегленето на пари от банкомат – изпълнявате стъпките в последователност, от вкарването на картата до изваждането й.
Държавна машина: Работните процеси на държавната машина са, когато процесът се движи напред-назад. Например, докато разработвате UX за мобилно приложение, може да проведете множество потребителски тестове и проучвания, като се движите напред-назад, преди да направите окончателния дизайн.
Базирани на правила: Това са работни потоци от типа „ако-тогава-това“, макар и не толкова прости. Някои решения могат да имат няколко варианта, всеки от които се разклонява в няколко процеса.
Паралелно: Когато работният процес е паралелен, процесите/задачите се изпълняват едновременно. Оптимизираното производство има няколко паралелни работни процеса.
Разпознайте различните компоненти
Всеки работен процес включва различни компоненти, като например:
- Задачи: Всяка стъпка/дейност, изпълнявана в работния процес
- Взаимоотношения: Зависимости и връзки между задачите в работния процес
- Роли: Кой е отговорен за всяка задача (това не трябва да са физически лица, а могат да бъдат и роли като проектен мениджър, разработчик и др. )
- Насока: Поток на информация (това е от решаващо значение, особено в работните процеси на държавните машини)
- SOP: Стандартни оперативни процедури за задачи в рамките на работния процес
Включете всички тези подробности в документацията за работния процес.
Създайте диаграма на работния процес
С помощта на различните компоненти на процеса си създайте диаграма на работния поток, в която очертаете задачите, кой ще ги изпълнява, в какъв ред и по какви стандарти. Ето няколко примера за диаграми на работния поток, от които можете да черпите вдъхновение.
2. Диаграми на потока от данни
Ако работните потоци се отнасят до действия/дейности, то потоците от данни се отнасят до информация. Диаграмите на потоците от данни илюстрират как данните се движат от входа към изхода през даден процес, като подчертават източниците, дестинациите, точките на съхранение и пътеките.
Те помагат за картографиране на информационните системи, което ги прави особено полезни в софтуерни и процеси, изискващи интензивно използване на данни.
За да начертаете диаграма на потока от данни, използвайте следните компоненти.
- Кръгове или заоблени правоъгълници за процеси, които показват как данните се трансформират в системата.
- Отворени правоъгълници или линии за хранилища на данни, като файлове, бази данни или складове
- Квадрати или правоъгълници за външни обекти като източници на данни или дестинации извън границите на системата
- Стрелки за потока на данни, свързващи процеси, хранилища на данни и външни субекти
При използването на диаграми на потока от данни е важно да се отбележи, че няма контролен поток. Това означава, че тази диаграма няма условни потоци, правила за вземане на решения или цикли. Те могат да бъдат представени като диаграми на потока, свързани с диаграмата на потока от данни.
3. Модел и нотация на бизнес процесите (BPMN)
Моделът и нотацията на бизнес процесите представляват набор от насоки за създаване на графично представяне на процесите в дадена организация. Те предоставят изчерпателен набор от символи и нотации, които са лесно разбираеми за всички заинтересовани страни в бизнеса.
BPNM е най-подходящ за процеси, които трябва да бъдат разбрани от технически екипи, бизнес анализатори, лидери и клиенти. Ето препоръчителните нотации и как можете да ги използвате.
Идентифицирайте обектите на потока: Те представляват задачи, събития или работа, извършена в процеса. Например, възелът на задачата може да представлява проверка на кредита на клиент в процеса от поръчката до плащането.
Начертайте свързващите обекти: Те представляват потока от информация или действие – плътна линия с плътни стрелки, сочещи от една дейност към следващата. Пунктирните линии представляват потока от съобщения или асоциации.
Организирайте в ленти: Те се отнасят до категории или заинтересовани страни, които изпълняват различните задачи в процеса. Например, в система за обработка на фактури задачите могат да бъдат разделени на ленти за доставчици, клиенти, финансови екипи, екипи по продажбите и т.н.
Използвайте артефакти: Покажете как данните се изискват или произвеждат от дейностите. Например, обект на данни може да бъде поръчка, създадена и след това актуализирана чрез различни стъпки на процеса.
Бонус: Научете повече за картографирането на процеси с изкуствен интелект!
4. Диаграми на унифициран модел език (UML)
Unified Modeling Language (UML) е език за моделиране, който се използва за визуализиране на дизайна на дадена система. UML се използва широко в софтуерното инженерство за изобразяване на структурите и поведението на различни компоненти.
Въпреки че се нарича така, това не е език за програмиране, а набор от насоки и терминология за визуализиране на системи. Всяка UML диаграма се фокусира върху различен аспект на системата, което улеснява заинтересованите страни да разберат сложните софтуерни проекти.
При картирането на бизнес процесите използвайте вида UML, който ви подхожда. Има две категории в рамките на UML.
Структурни диаграми
Структурните диаграми са най-подходящи за статичните аспекти на дадена система, като например структурата на изходния код, включително компонентите, класовете, обектите и тяхното подреждане.
Например, класовата диаграма за платформа за социални медии може да покаже подробно как са структурирани и взаимосвързани потребителските профили, публикациите, коментарите и съобщенията.
Диаграми на поведението
Поведенческите диаграми са най-подходящи за динамичните аспекти на дадена система, като илюстрират как елементите в системата взаимодействат и се променят във времето. Тези диаграми очертават потока на контрол от една дейност към друга, взаимодействията между обектите и реакциите на системата към събитията.
Например, диаграма на последователността за система за проследяване на грешки може да илюстрира процеса на докладване на грешка, включително взаимодействията между потребителя, системния интерфейс и базата данни, като подчертава как системата реагира на действията на потребителя и системните събития.
5. SIPOC диаграми
SIPOC е абревиатура от Suppliers (доставчици), Inputs (входящи данни), Processes (процеси), Outputs (изходящи данни) и Customers (клиенти). Това е инструмент, използван в производството, търговията на дребно, веригата на доставки и свързаните с тях индустрии за картографиране на високо ниво на процесите.
Диаграмите SIPOC са най-подходящи за създаване на цялостен поглед върху бизнес средата. Те обхващат целия процес, включително:
- Доставчици , които осигуряват необходимите ресурси за процеса, които могат да бъдат вътрешни за вашата организация или външни доставчици.
- Входни данни, включително материалите, информацията или ресурсите, необходими за изпълнението на процеса.
- Процесът и дейностите на високо ниво, които преобразуват входните данни в резултати. Диаграмите SIPOC обикновено се състоят от 5-7 стъпки, за да се запази простотата и яснотата.
- Резултати, като продукти, услуги или информация, генерирани от процеса.
- Клиенти, както вътрешни, така и външни за бизнеса
С помощта на някоя от тези техники можете да се възползвате от предимствата на рационализираните бизнес процеси, оптимизацията и автоматизацията. Независимо от това коя от тях използвате, ето как да създадете ефективна карта на бизнес процесите.
Как да създадете ефективна карта на бизнес процесите
За да създадете карта на процесите, се нуждаете от проучване, яснота и специално проектиран инструмент като ClickUp. Ето стъпка по стъпка ръководство за използването им за картографиране на вашите процеси.
Определете обхвата и целите
Всеки процес включва няколко стъпки. За да картирате процеса ефективно, трябва да определите неговия обхват, нивото на детайлност, което се изисква, и какво се надявате да постигнете с него. Например, ако картирате процеса на доставка, обхватът може да бъде от начало до край или само част от него, като избор на доставчик.
Един добър софтуер за картографиране на стойностния поток може да ви помогне да определите нивото на детайлност, от което се нуждаете. Преди да започнете работа, използвайте ClickUp Docs за документиране на процесите, включително обхвата и ограниченията на вашите усилия.
Събиране на данни
Съберете цялата необходима информация за процеса, включително стъпките, задачите, входните данни, изходните данни, точките на вземане на решения и ролите, които участват в него.
Интервюирането на членове на екипа и заинтересовани страни е чудесен начин да съберете тази информация. Можете също да използвате ClickUp Forms, за да анкетирате заинтересованите страни и да съберете конкретни данни.
Идентифицирайте началната и крайната точка
Определете ясно къде започва и къде завършва процесът. Това определя границите на подробната карта на процеса и гарантира, че сме включили всички relevante дейности.
В примера с доставките процесът може да започне с идентифициране на нуждата и да завърши с получаване на стоките и плащане на доставчика.
Попълнете празнините
Поставете началната и крайната точка на някой от инструментите за картографиране на процеси. След това добавете последователно всяка стъпка и точка на вземане на решение, които сте документирали. Уверете се, че използвате стандартни символи за картографиране на процеси, за да постигнете последователност и яснота.
ClickUp Whiteboard ви предоставя чисто платно, на което да картирате процесите си по ваш избор. Ако забележите неефективност и искате да обсъдите идеи, използвайте ClickUp Mind Maps, за да създадете сценарии.
Ако сте начинаещ в картографирането на процеси, опитайте някои от шаблоните на ClickUp:
- Шаблонът за картиране на процеси на ClickUp е идеален за начинаещи. С персонализирани статуси и списъци, той ви позволява да проследявате ефективно задачите и дейностите.
- За по-разширена версия, опитайте шаблона за бяла дъска за картиране на процеси на ClickUp.
- ClickUp предлага и множество шаблони за картиране на стойностния поток за ефективно картиране, което спестява време.
Разпределяне на отговорности
Включете плувни коридори в картата на процесите си, за да разграничите отговорностите между различните роли или отдели. Например, отделни плувни коридори за екипа по доставки, финансовия отдел и доставчиците могат да покажат с един поглед коя организация е отговорна за одобрението, плащането и доставката.
Удостоверете процеса
След като първоначалният проект на картирането на процесите е готов, прегледайте го и го потвърдете със заинтересованите страни, участващи в процеса. Тази стъпка гарантира, че картирането отразява точно реалния процес и включва всички необходими подробности.
Това е и възможност да идентифицирате несъответствия или неефективности, които сте пропуснали.
Анализирайте и оптимизирайте
Анализирайте процеса за неефективност, пречки или излишни елементи с помощта на валидирана карта на процесите. Потърсете обратна връзка и подберете идеи за подобрения, като преорганизиране на стъпките, премахване на пречките, преразпределяне на отговорностите или въвеждане на нови инструменти.
Приложете тези подобрения в процесите и непрекъснато следете напредъка.
Насочете бизнеса си в правилната посока с картиране на процесите в ClickUp
Една добра карта на процесите прави точно това, което казва – дава насоки на всички, които я използват. Ето защо тя е една от най-популярните техники, използвани от бизнеса по целия свят.
Колкото и ефективно да е, картографирането на процеси може да бъде предизвикателство без подходящите инструменти. Софтуерът за управление на проекти ClickUp е проектиран с оглед на такива нужди.
С помощта на бели дъски, мисловни карти, списъци със задачи, контролни списъци и шаблони, ClickUp ви предоставя всичко необходимо, за да създадете изчерпателни карти на процесите с помощта на предпочитаната от вас техника.
Започнете с малки стъпки в картографирането на бизнес процесите. Опитайте ClickUp безплатно още днес.
Често задавани въпроси за картите на бизнес процесите
1. Кои са четирите стъпки за ефективно картографиране на процесите?
Четирите стъпки за ефективно картографиране са:
- Определяне на обхвата
- Събиране на данни
- Картографиране на процеса
- Анализиране и подобряване
2. Кои са петте нива на картографиране на процесите?
Петте нива на картографиране на процесите, базирани на гранулярност, организирани от най-общия преглед до най-подробната документация, са:
- Карта на стойностния поток: Птичи поглед върху основните бизнес функции или процеси
- Високо ниво: Общ поглед върху основните процеси в рамките на всяка основна функция
- Ниво на активност: Увеличен изглед на всяка дейност в рамките на процеса, включително последователността на задачите и точките за вземане на решения.
- Потребителско ниво: Организирано по задачи/дейности, за които всеки потребител е отговорен
- Ниво на задачите: Най-подробното ниво, предоставящо стъпка по стъпка инструкции за изпълнение на всяка задача в процеса.
3. Какъв е примерът за картографиране на процеси?
Разгледайте един прост пример за картографиране на процеси за запитване към обслужване на клиенти.
Начало: Клиентът подава запитване. Това може да стане чрез всеки канал, като имейл, телефон или уеб формуляр.
Регистриране на запитвания: Запитването се регистрира като билет в система за проследяване с уникален идентификатор и приоритет. Това често се извършва автоматично.
Разпределяне на отговорности: На базата на наличност, сериозност/приоритет на заявката и др. на даден представител се възлага разглеждане на заявката.
Решение: Назначеният представител разглежда запитването, извършва необходимите действия и след това отговаря на клиента. Тази стъпка може да включва няколко подстъпки в зависимост от сложността на запитването.
Затваряне: Представителят маркира билета като затворен след потвърждение от клиента. Обратна връзка: Автоматично се изпраща анкета до клиента, за да се събере обратна връзка.