Четете този блог, което означава, че или използвате Notion AI, за да си водите бележки от срещи, да подготвяте Wiki, да управлявате проектите си, или знаете за него.
Notion има общност от фенове благодарение на многостранните си функции и се е превърнал в предпочитан инструмент за 30 милиона потребители. Докато кимате в знак на съгласие, чували ли сте за Notion AI?
Това е Notion, но по-добър – с повече мощност и автоматизация. Notion AI е достъпен за всички потребители, така че няма причина да не опитате AI функцията.
Преди да определите кои AI функции да бъдат вашият топ избор, нека започнем с повече информация за Notion AI.
Постепенно ще разгледаме как да използвате Notion AI ефективно, най-добрите шаблони на Notion, ограниченията на Notion AI и една мощна алтернатива на Notion, която трябва да имате предвид.
Какво е Notion AI?
Notion AI е интелигентен помощник с AI функции, който ви позволява да завършите работата си по-бързо и да бъдете по-продуктивни.
Да си представим, че създавате план за вашата публикация в блога.
Подайте на Notion AI подробности като това, което планирате да постигнете с блога, и вашата целева аудитория. Достъп до Notion AI и той ще ви представи план, който можете да споделите с екипа си веднага.
Виждате ли какво се случи там?
Ускорихте процеса на писане – не е нужно да прекарвате часове в проучвания, за да идентифицирате основните точки в плана. Излейте мислите си и се възползвайте от Notion AI, за да свършите тежкия труд.
Възможности на Notion AI
В предишната секция засегнахме мощността на AI функциите; нека се впуснем по-дълбоко и разгледаме останалите функции.
Обобщител
Разделете целия документ, за да получите същността му за миг с AI обобщение. Копирайте съдържанието, поставете го в работното си пространство в Notion и използвайте „/summarize“. Ако искате да обобщите само една секция, маркирайте текста и кликнете „Ask A’I“, за да получите резултатите.
Действия
Изберете задачите за действие от транскриптите на разговорите и бележките от срещите, като използвате функцията за задачи за действие в AI. Разберете какво трябва да направите след това и изпълнете задачите навреме.
Форматиране на съдържание
Добавете точки и помолете AI да ги превърне в параграф. Или направете обратното – намерете важните точки от голям набор от данни в точки или ги обобщете в таблица.
Тон на писане
Персонализирайте стила си на писане, като промените тона на съществуващото си съдържание. Направете го да звучи по-професионално или по-лично. Няма нужда да преписвате целия чернови вариант отново – просто го усъвършенствайте с AI.
Преведи
Направете съдържанието достъпно за глобални екипи, като преведете съществуващото си съдържание на няколко езика с помощта на Notion AI. Няма нужда да наемате външна агенция.
Notion AI превежда текста ви и запазва черновия вариант в Notion Workspace.
Грешки при писане
Поправете правописните и граматическите грешки в съдържанието си, когато пишете в AI инструменти като Notion. Интегрираният редактор ще подчертае грешките, за да можете да ги поправите незабавно.
Дефиниране и синоними
Определете непознатите думи, докато четете документ в Notion, като маркирате текста. По същия начин избягвайте да повтаряте едни и същи думи твърде често, като използвате синоними. Просто маркирайте текста, който искате да замените, и изразявайте мислите си по-ясно, без повторения.
Как да използвате Notion AI ефективно?
Досега вече трябва да сте разбрали колко полезна е Notion AI за ежедневната ви работа. Нека разгледаме няколко примера за използване на Notion AI, да започнем и да пренесем работата ви на следващото ниво.
Оптимизирайте управлението на проекти
Notion вече е популярен инструмент за управление на проекти. AI позволява на екипите на работното място да работят по-бързо, с повече детайли и яснота. Дайте им повече свобода да персонализират контекста на своите проекти, използвайки AI блокове.
Създайте идентификатори за конкретни задачи, за да ги проследявате по-ефективно. Имате възможност да създавате подзадачи, да задавате нови известия на ниво страница и свойство, както и да преглеждате дизайни на Figma в базата данни. Още по-вълнуващо е, че функцията за автоматично попълване на AI автоматично генерира актуализации на проекта за всички ваши свойства.
Бонус: шаблони за управление на проекти в Notion!
Брейнсторминг на идеи
Когато обмисляте идеи за планиране на проект или нова творческа кампания, активирайте Notion AI с персонализирано подсказване, което отговаря на вашите нужди.
Например, ако планирате да напишете нова публикация в блога, но се сблъсквате с творчески блок, помолете Notion AI да генерира структурата на блога, като имате предвид най-важните точки, които целевата аудитория иска да прочете.
Просто изберете идеи за мозъчна атака от менюто на AI. Страницата ви в Notion, пълна с нови идеи, ви дава толкова необходимия старт.
Автоматизирайте рутинните задачи
Едно от най-добрите приложения на AI инструменти като Notion е способността им да намалят времето, прекарано в повтарящи се задачи, така че вашите служители да могат да се съсредоточат върху стратегически и критични за мисията задачи.
Използвайки машинно обучение, Notion AI може да извлича числа от съдържание като имейл, контекстно меню, проста таблица или други цифрови активи.
По същия начин можете да генерирате отчети от базата си данни за секунди, което отнема часове, когато се прави ръчно. Намаляването на ръчния труд е солиден аргумент в полза на Notion. Прочетете Notion v/s ChatGPT, ако се интересувате от анализ.
Подобрете комуникацията
Комуникацията в глобалната работна среда е от решаващо значение за изграждането на положителна работна атмосфера. Разликите в културата и езиците обаче са сериозни препятствия, които можете да преодолеете с Notion и съдържание, генерирано от AI.
Превеждайте съобщения, за да подобрите сътрудничеството между международните служители, които работят по едни и същи проекти. Превеждайте данни за обучение и официални договори на местни езици, за да привличате лесно партньори и да поддържате прозрачност.
Функциите за писане с AI помагат и при изготвянето на съобщения за цялата компания, като например прессъобщения. Използвайте Notion, за да промените тона на съдържанието, да поправите правописа и да подобрите писането като цяло.
Провеждайте по-ефективни срещи
Голям убиец на мотивацията е да оставяте служителите си объркани след среща или с чувството, че „това можеше да бъде и имейл“. Служителите имат ограничено време на работа и нямат време за безсмислени срещи.
Запишете мислите си или поставете грубото съдържание, което сте подготвили в друг документ, в работното си пространство в Notion. Използвайте клавиша за интервал и изберете опцията „обобщи“, за да запазите най-важните и съществени точки в дългия текст.
С помощта на друга AI опция, „елементите за действие“ информират точно вашия екип какво трябва да направи след срещата.
С добавката AI вашите неструктурирани мисли вече са ясни точки с солидна програма за срещи и конкретни задачи за служителите.
Интегрирайте със съществуващите инструменти
Една от най-силните функции на Notion AI, която го прави незаменим инструмент за изкуствен интелект, е способността му да се интегрира с инструменти на трети страни. Notion има силна репутация за интегриране с много инструменти, което улеснява сътрудничеството.
С AI в Notion, възможностите за интеграция стават супер мощни. AI ви позволява да настроите персонализирани работни процеси за множество инструменти, за да комуникирате данните по-ясно.
Представете си, че използвате друг инструмент за управление на задачите. Чрез интегрирането на този инструмент с Notion, AI анализира таблото със задачите, интелигентно ги категоризира и предлага зависимости. По този начин задачите ви се приоритизират автоматично и вие вземате по-бързи решения за планиране на по-нататъшни действия.
Шаблони на Notion AI
Може ли Notion AI да стане още по-добър? Да. Докато AI се занимава с автоматизацията на ежедневните ви задачи, шаблоните улесняват изпълнението им.
Какво представляват шаблоните на Notion AI?
Шаблоните на Notion AI са готови за употреба, предварително проектирани рамки или чертежи в работната среда. Структурата вече има заместващи символи и елементи като таблици, отметки и списъци, подходящи за конкретна задача.
Ако искате да създадете нещо в Notion, изберете подходящия шаблон и започнете.
Например, наемате консултант по социални медии, който да се грижи за публикациите в социалните медии от начало до край.
За да създадете описание на длъжността, изберете шаблона за описание на длъжността в Notion с място за обща информация за компанията и подробности за длъжността. Попълнете подробностите за всяка секция според вашите очаквания за длъжността. Използвайте Notion AI, за да генерирате автоматично текст за длъжността.
С предварително създадените шаблони и AI не е нужно да правите нещата от нулата, което повишава вашата продуктивност.
Най-добрите шаблони на Notion AI
Notion предлага над 10 000 шаблона, от които да избирате. Това е впечатляващ избор, който ще отговори на вашите бизнес нужди.
Ето нашите пет най-добри шаблона на Notion AI, които трябва да имате предвид, когато работите по следващия си проект. Това не е изчерпателен списък и ви препоръчваме да проверите и други източници, като например Томас Франк, един от най-добрите създатели на шаблони за Notion, за да спестите време и усилия.
Шаблон за бележки от срещи
Този шаблон е идеалният формат за документиране на бележки от срещи и оптимизиране на процеса. Той има раздели като дневен ред, участници, точки за действие и последващи задачи. В AI инструмента на Notion има ясни раздели за водене на бележки, проследяване на задачи, разпределяне на отговорности и бързо и лесно наблюдение на представянето на членовете на вашия екип.
Шаблон за планиране на блог
Този шаблон е идеален за вашия екип по съдържание, за да планира, управлява и преглежда съдържанието. Шаблоните за бази данни, като планиращия блог, стават единствената отправна точка за вашия екип, за да организира блог публикациите според центровете. Използвайки Notion AI, вашите автори ще идентифицират ключови думи и ще получат подсказки за структурата на съдържанието.
Шаблон за събиране на обратна връзка
Това е един от безплатните шаблони, предлагани от Notion. Получаването на обратна връзка е от съществено значение за растежа на вашия бизнес – от вашите служители, потенциални клиенти или съществуващи потребители. С този шаблон можете да събирате и организирате информация без ръчна работа. След като направите това, Notion AI идентифицира повтарящи се теми и предоставя задълбочени анализи.
Шаблон за проследяване на цели
Проследявайте целите на екипа и бъдете в крак с напредъка. Групирайте целите според проекта, следете стъпките, предприети от екипа, и визуализирайте напредъка под формата на диаграми или прости таблици.
Продажби
Писането може да отнеме много време на търговците. Ако планирате да напишете имейл до клиентите си, в който да обявите повишение на цените, обикновено бихте се обърнали към маркетинговия или съдържателния екип, за да ви помогнат да напишете имейла.
Имаме за вас трик за продуктивност, който не изисква да се свързвате с други екипи.
С Notion AI попълнете информацията за компанията в шаблона за продажби, добавете темите, които искате да обхванете (повишение на цените), и оставете Notion AI да свърши останалата част от работата.
Представете си, че сте компания за счетоводен софтуер, която планира края на годината да се свърже с всички свои клиенти. Следващият подсказък е един от няколкото примера за това как да използвате Notion AI.
Информация за компанията – Hayes Corp. създаваме съвременен, авангарден, базиран в облака софтуер за счетоводство за компании. Нашата целева аудитория са финансовите директори и мениджърите по финанси. Нашият софтуер е предназначен за финансовите екипи, за да улесни счетоводството и да го направи по-малко скучно.
Теми – Счетоводство в облака, нова година = ново планиране, евтин софтуер за счетоводство и промяна на тона към топъл, но професионален и авторитетен.
Ограничения при използването на Notion AI
Както и други инструменти в AI индустрията, Notion AI има ограничения. За да използвате Notion AI ефективно, трябва да знаете неговите ограничения, преди да започнете.
Ограничения за използване: Notion AI може да ви ограничи в използването на функциите си с единствената цел да гарантира оптимална производителност за всички.
Функция за чат: Ако се нуждаете от помощ при използването на функциите на Notion AI или сте заседнали на страницата на Notion, може да се наложи да се опитате да разберете сами, тъй като няма вградена функция за чат.
Крива на обучение: Кривата на обучение е стръмна и на първоначалните потребители им отнема известно време да свикнат с интерфейса, като менюто с блокове и други AI възможности.
Нека разгледаме една мощна алтернатива на Notion, която преодолява недостатъците на Notion AI.
Запознайте се с ClickUp: най-добрата алтернатива на Notion AI за вашия екип
Notion AI е привлекателен ресурс с практични начини за организиране на работата и постигане на повече за по-малко време. Въпреки това, изобилието от функции прави Notion прекалено сложен за нови потребители.
В тази връзка, ето един кратък преглед на ClickUp, една от най-добрите алтернативи на Notion AI, подходяща за начинаещи.
ClickUp AI и Docs
Функциите ClickUp AI и Docs работят заедно, за да превърнат празната страница в чернова, пълна с ценно съдържание и идеи, като използват автоматизация.
Планирайте, управлявайте, организирайте и оптимизирайте процеса на писане от начало до край с тази алтернатива на Notion AI.
Използвайте ръчно изработени AI инструменти
От една страна, писането на документи е дълъг процес и изисква обширни проучвания.
От друга страна, ClickUp разполага с набор от инструменти, предназначени за конкретни екипи или цели, и генерира съдържание с помощта на AI.
Представете си, че екипът ви за обслужване на клиенти иска да създаде отчет за състоянието.
Те трябва да изберат „Поддръжка“ от падащото меню с AI инструменти и да изберат „Статус доклад“ от опциите. След това споделят инструкциите с AI за това, което искат да включи докладът.
Статусният доклад е готов, когато кликнат върху бутона „Генерирай“. Оттук екипът ще усъвършенства съдържанието, ще добави данни, ще подчертае важния текст и ще сподели този доклад с ръководството.
Обобщете съдържанието
Една от най-важните функции на AI инструментите за писане е обобщителят, който помага да се намали излишната информация и да се придържате към основното, независимо от документа, който създавате.
Да предположим, че поставяте съдържанието от дълъг доклад в ClickUp docs, но ви интересуват само ключовите идеи. Добавете това съдържание като въведение към документа, като използвате „Insert Summary Block” (Вмъкване на обобщаващ блок). По същия начин, ако не сте доволни от резултата, генерирайте отново AI отговора или кажете на AI какво трябва да се направи след това.
Локализирайте писането
Независимо дали общувате с глобалния си екип или провеждате имейл маркетингова кампания, специфична за дадена страна, преведете съдържанието, за да го направите по-лично за местната аудитория.
Започнете, като отворите съществуващото си съдържание в ClickUp Docs.
Маркирайте текста, кликнете върху „Преведи“ и изберете езика, на който искате да преведете съдържанието. Вмъкнете директно това локализирано съдържание в отворено място, като използвате опцията „Вмъкване“. Ако не сте доволни от резултатите, можете да генерирате нов текст.
Освен това, което разгледахме тук, ClickUp AI е пълноценен помощник за писане и инструмент за редактиране на документи, който ви помага да поправите граматически и правописни грешки. Направете съдържанието си по-кратко или по-дълго и форматирайте документа с блокове съдържание като заглавия и таблици.
ClickUp AI и задачи
Като AI добавка, ClickUp AI играе ключова роля в осигуряването на пълна видимост на вашите задачи, без да усложнява нещата. Намалете времето за организиране и наблюдение на задачите, за да се съсредоточите върху по-аналитични задачи.
Извличане на задача
Качете документи и ClickUp AI автоматично ще извлече задачите, по които трябва да работи вашият екип. Не е необходимо да преглеждате ръчно всеки параграф от съдържанието, за да възлагате задачи на екипа си.
Организирайте и сътрудничете
ClickUp AI създава списък със задачи, след като извлече задачите от вашите файлове. Този списък с задачи организира задачите по подреден начин и ги споделя с вашия екип за сътрудничество. Това ви позволява на вас и вашия екип да действате бързо; използвайте функцията „организирайте и сътрудничете“, за да запълните празнината между планирането и изпълнението.
Например, главният маркетинг директор ви моли да подготвите GTM стратегията за новопуснат продукт в рамките на една седмица. Копирайте и поставете съдържанието на имейла, а ClickUp AI ще планира списъка със задачи за вашия екип, който те могат да следват, за да спазят крайния срок.
Професионална функция: Шаблони за техническа документация за натоварени организации
Ясната и кратка техническа документация помага за намаляване на заявките за обслужване. Вместо да се налага да пишете код, за да извличате данни от различни документи, шаблоните на ClickUp са лесни за използване и са чудесна отправна точка за всеки в организацията.
Дори за новите служители, отговорни за поддръжката на продукта, отстраняването на проблеми и създаването на уики база от знания, шаблоните за техническа документация на ClickUp ще задоволят вашия екип и клиенти.
Погледнете отвъд Notion AI: изберете ClickUp за най-добри резултати
За да направите Notion AI да работи за вас, трябва да бъдете търпеливи. Стръмната крива на обучение, липсата на чат поддръжка и ограниченията в употребата ще направят работата ви с AI инструменти за писане по-трудна, отколкото управляема в дългосрочен план.
Ако Notion AI ви отнема време и енергия, е време да преминете към ClickUp. Това е лесен за начинаещи инструмент за управление на проекти с възможности за изкуствен интелект, който ще ви помогне да работите по-бързо.
С разрастването на вашия бизнес ще се разширява и екипът ви. Ще ви е необходим надежден инструмент за управление на проекти с AI функция, който да поддържа високия темп на растеж и да управлява ефективно данните без прекъсвания.
Тук ClickUp е отличен вариант за вашия бизнес, за да автоматизирате операциите и да оптимизирате различни процеси.
Опитайте ClickUp AI безплатно и се убедете сами как AI променя вашия бизнес и прави екипите по-продуктивни.