Cho dù xử lý dữ liệu bán hàng từ các khu vực khác nhau, báo cáo tài chính từ các bộ phận khác nhau hay phản hồi của khách hàng trên nhiều kênh, thách thức vẫn là: làm thế nào để hợp nhất tất cả thông tin này thành một tập dữ liệu duy nhất, mạch lạc?
Việc chuyển đổi giữa các bảng tính, sao chép và dán dữ liệu thủ công trong các tệp Excel để kết hợp dữ liệu, đồng thời theo dõi các thay đổi trong quá trình này là không hiệu quả và làm tăng nguy cơ xảy ra sai sót nghiêm trọng.
May mắn thay, Excel cung cấp các công cụ và kỹ thuật mạnh mẽ để đơn giản hóa quá trình hợp nhất dữ liệu. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua các phương pháp cơ bản để hợp nhất dữ liệu một cách hiệu quả trong các bảng tính Excel.
Bạn sẽ học cách hợp nhất hai bảng tính Excel, hợp lý hóa quy trình làm việc, cải thiện độ chính xác và nâng cao khả năng phân tích dữ liệu. Hãy bắt đầu ngay.
Hợp nhất dữ liệu trong bảng tính Excel là gì?
Hợp nhất dữ liệu trong Microsoft Excel bao gồm việc kết hợp dữ liệu từ nhiều trang tính Excel thành một. Quá trình này giúp bạn phân tích các tập dữ liệu lớn nằm rải rác trong nhiều tệp Excel.
⭐ Mẫu nổi bật
Hợp nhất các bảng tính Excel có thể là một công việc khó khăn, đặc biệt nếu bạn có rất nhiều dữ liệu. Tránh sự lộn xộn và giữ mọi thứ ngăn nắp với mẫu Bảng tính có thể chỉnh sửa ClickUp miễn phí này.
Hợp nhất là việc quan trọng đối với các doanh nghiệp, vì dữ liệu trong nhiều bảng tính từ các bộ phận, địa điểm hoặc hệ thống khác nhau thường cần được kết hợp vào một bảng để có cái nhìn tổng quan toàn diện.
Biết cách hợp nhất hai bảng tính Excel giúp bạn dễ dàng chuyển đổi dữ liệu và tìm ra các mẫu và thông tin chi tiết chung.
Lợi ích của việc hợp nhất nhiều tệp Excel
Biết cách hợp nhất hai bảng tính Excel mang lại cho bạn hai lợi ích rõ ràng:
- Phân tích dữ liệu được tối ưu hóa: Hợp nhất hai bảng tính Excel giúp loại bỏ việc chuyển đổi giữa nhiều nguồn dữ liệu. Nó cũng đơn giản hóa việc áp dụng công thức, tạo báo cáo và trực quan hóa dữ liệu. Ví dụ: bạn có thể hợp nhất dữ liệu bán hàng của các cửa hàng khác nhau từ nhiều tệp Excel vào một bảng tính Excel duy nhất để dễ dàng phân tích hiệu suất bán hàng tổng thể và so sánh hiệu suất của các cửa hàng.
- Cộng tác tốt hơn: Sau khi hợp nhất các trang tính Excel, các thành viên trong nhóm của bạn có thể làm việc cùng nhau hiệu quả hơn và chia sẻ thông tin chi tiết trong một trang tính duy nhất thay vì nhiều trang tính khác nhau. Ví dụ: nhóm tiếp thị của bạn có thể hợp nhất các trang tính Excel chứa dữ liệu từ các kênh khác nhau (mạng xã hội, email, phân tích trang web) vào một tệp Excel để các thành viên trong nhóm có thể phân tích đánh giá hiệu suất và điều chỉnh chiến lược trong một trang tính.
Cách hợp nhất hai bảng tính Excel
1. Chuẩn bị dữ liệu để hợp nhất nhiều bảng tính
Trước khi tạo cơ sở dữ liệu Excel, hãy đảm bảo rằng thông tin trong các tệp Excel của bạn đã được làm sạch, chuẩn hóa và tổ chức gọn gàng
- Dọn dẹp dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu không có lỗi và trùng lặp trước khi kết hợp các bảng Excel
- Tiêu chuẩn hóa: Sử dụng định dạng nhất quán cho ngày, số và văn bản trong tất cả các trang tính
- Tổ chức: Cấu trúc dữ liệu theo cách hỗ trợ việc hợp nhất dễ dàng
Ngoài ra, bạn có thể tránh quá trình chuẩn bị thủ công bằng cách sử dụng các mẫu cơ sở dữ liệu được tạo sẵn. Các mẫu này cung cấp cấu trúc tổ chức và giúp bạn sao chép các trang và quy trình phổ biến.
2. Sử dụng tính năng Hợp nhất trong tệp Excel
Tính năng "Hợp nhất" trong Excel giúp hợp nhất các trang tính bằng cách kết hợp các tập dữ liệu tương tự từ nhiều hàng, cột, trang tính hoặc sổ làm việc.
Ví dụ #1: Hợp nhất dữ liệu từ nhiều hàng
Giả sử bạn có dữ liệu mua hàng của một cửa hàng thương mại điện tử với ID đơn đặt hàng, ID SKU và số lượng trong một tệp Excel.
Bạn muốn cộng tổng số lượng các SKU tương tự nhau. Bạn có thể thực hiện các bước sau:
Quy trình từng bước:
1. Tìm 'Consolidate' trong tab Dữ liệu.
2. Chọn ô mà bạn muốn dữ liệu hợp nhất xuất hiện. Nhấp vào hàm 'Hợp nhất' và một hộp thoại sẽ xuất hiện trên màn hình. Chọn nút mũi tên lên và chọn phạm vi tham chiếu của bạn.
3. Chọn phạm vi tham chiếu mà bạn muốn hợp nhất và nhấn Enter.
4. Sau khi chọn phạm vi, nhấp vào nút 'Thêm' để thêm nó làm tham chiếu. Chọn 'Cột bên trái' để giữ ID SKU trong bảng hợp nhất. Nhấp vào OK để tiếp tục.
5. Bạn sẽ nhận được số lượng kết hợp theo SKU trong chế độ xem dữ liệu mua hàng hợp nhất.
Ví dụ #2 – Hợp nhất dữ liệu từ nhiều trang tính hoặc sổ làm việc
Giả sử bạn có hai bộ dữ liệu khác nhau trong hai tệp Excel riêng biệt.
1. Chọn ô nơi bạn muốn dữ liệu hợp nhất xuất hiện
2. Chuyển đến hàm "Hợp nhất" và cung cấp tham chiếu ô bằng cách chuyển sang tab trang tính đầu tiên (ví dụ: Trang tính 1) và chọn phạm vi bạn muốn tổng hợp (ví dụ: A1:A10). Sau đó, chuyển sang trang tính tiếp theo (ví dụ: Trang tính 2) và chọn phạm vi (ví dụ: A1:A10). Lặp lại bước này cho đến khi bạn đến trang đích. Nhấp vào 'OK' để tiếp tục.
3. Dữ liệu sẽ được hợp nhất thành công từ nhiều trang tính.
💡Mẹo chuyên nghiệp:
a. Các ô tham chiếu cũng có thể từ các sổ làm việc khác nhau. Giả sử bạn có năm trang tính Excel khác nhau với thông tin bán hàng hàng tháng. Bạn có thể tạo chế độ xem hợp nhất bằng hàm 'Hợp nhất' và tham chiếu đến năm trang tính. Excel sẽ lấy thông tin từ năm trang tính đó, cung cấp cho bạn một chế độ xem toàn diện.
b. Với hàm 'Hợp nhất', ngoài tổng, bạn còn có thể tìm số lượng, trung bình, giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất trong các hàng, trang tính hoặc sổ làm việc khác nhau. Chuyển sang bất kỳ hàm nào trong menu 'Hợp nhất' để có kết quả mong muốn.
3. Sử dụng các hàm Excel để hợp nhất
Excel có các hàm tích hợp giúp bạn tìm và hợp nhất dữ liệu từ các trang tính khác nhau dựa trên một khóa chung. Hãy xem cách chúng hoạt động.
a. VLOOKUP
Quy trình từng bước:
1. Chuẩn bị dữ liệu của bạn và đảm bảo rằng cột khóa (ví dụ: cột A) có trong cả hai tệp Excel.
2. Nhấp vào ô nơi bạn muốn kết quả VLOOKUP xuất hiện.
3. Nhập công thức VLOOKUP và chọn ô chứa giá trị tra cứu trong trang tính hiện tại (ví dụ: A2).
4. Chuyển đến trang tính bạn muốn lấy dữ liệu (ví dụ: Trang tính 2) và chọn phạm vi bao gồm cả cột khóa và dữ liệu bạn muốn truy xuất (ví dụ: A: B). Nhập số cột vào mảng bảng để truy xuất dữ liệu. Ví dụ: nếu bạn muốn lấy dữ liệu từ cột B, hãy nhập 2.
5. Chỉ định Phạm vi tìm kiếm bằng cách gõ FALSE để tìm kết quả khớp chính xác và đóng công thức. Kéo dữ liệu cột xuống để xem các giá trị được hợp nhất hoàn toàn.
6. Sau khi hoàn thành, bạn sẽ thấy dữ liệu được hợp nhất trong Excel.
b. INDEX-MATCH
INDEX-MATCH là một giải pháp thay thế linh hoạt hơn cho VLOOKUP để hợp nhất nhiều trang tính.
Quy trình từng bước:
1. Để hợp nhất dữ liệu, hãy mở sổ làm việc Excel chứa các trang tính bạn muốn hợp nhất.
2. Chuẩn bị dữ liệu của bạn và đảm bảo rằng cột khóa (ví dụ: cột A) có trong cả hai tệp Excel. Đảm bảo dữ liệu của bạn được tổ chức tốt và nhấp vào ô nơi bạn muốn kết quả INDEX-MATCH xuất hiện.
3. Chuyển đến 'Dữ liệu' > 'Xác thực dữ liệu'. Sau đó, chọn 'Danh sách' trong tab 'Cho phép'.
4. Bây giờ, chọn phạm vi từ trang tính đầu tiên mà bạn muốn hợp nhất.
5. Bạn sẽ thấy một nút thả xuống với phạm vi ô bạn đã chọn ở bước trước.
6. Bắt đầu bằng cách nhập phần MATCH của công thức để tìm vị trí của giá trị tra cứu. Sau đó, chọn ô chứa giá trị tra cứu trong trang tính hiện tại (ví dụ: A2). Nhập dấu phẩy.
7. Chuyển đến trang tính bạn muốn tìm kiếm dữ liệu (ví dụ: Sheet2) và chọn phạm vi chứa cột khóa (ví dụ: Sheet2!A:A). Nhập dấu phẩy, sau đó nhập 0 để tìm kết quả khớp chính xác. Đóng hàm MATCH bằng dấu ngoặc đơn.
8. Bây giờ, lồng hàm MATCH vào bên trong hàm INDEX để lấy giá trị tương ứng. Gõ 'INDEX(' để bắt đầu công thức. Sau đó, chuyển sang trang tính nơi chứa dữ liệu cần lấy (ví dụ: Sheet2) và chọn phạm vi chứa dữ liệu (ví dụ: Sheet2!B:B). Gõ dấu phẩy và dán hàm MATCH mà bạn đã tạo trước đó (ví dụ: MATCH(A2, Sheet2!A:A, 0)). Đóng hàm INDEX bằng dấu ngoặc đơn.
Các phương pháp tốt nhất cho việc hợp nhất dữ liệu
Biết cách hợp nhất hai bảng tính Excel là chưa đủ. Tuân thủ các phương pháp hay nhất khi hợp nhất dữ liệu trong Excel sẽ đảm bảo dữ liệu của bạn chính xác và đáng tin cậy.
Dưới đây là một số thực hành quan trọng cần tuân thủ:
Duy trì định dạng dữ liệu nhất quán
Trước khi hợp nhất các tệp Excel và bắt đầu phân tích, hãy định dạng dữ liệu để duy trì tính nhất quán trên tất cả các trang tính Excel. Định dạng không nhất quán có thể dẫn đến lỗi và phức tạp trong quá trình hợp nhất.
Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu Excel có sẵn trong khi đang theo dõi dự án để nhóm của bạn có thể làm việc với cùng một định dạng và duy trì tính nhất quán trên tất cả các tệp Excel.
Dưới đây là một số mẹo để đảm bảo tính nhất quán:
- Định dạng ngày chuẩn hóa: Đảm bảo tất cả các ngày đều có cùng định dạng (ví dụ: MM/DD/YYYY hoặc DD/MM/YYYY)
- Định dạng văn bản thống nhất: Sử dụng cùng một kiểu chữ (chữ hoa hoặc chữ thường) và chính tả cho các mục nhập văn bản
- Định dạng số nhất quán: Đảm bảo các số, đặc biệt là các số có dấu thập phân, tuân theo một mẫu thống nhất
Cập nhật dữ liệu thường xuyên
Thiết lập lịch trình cập nhật dữ liệu thường xuyên cho các tệp Excel để các thành viên trong nhóm của bạn luôn có thông tin cập nhật.
Vì nhiều thành viên trong nhóm có thể cập nhật dữ liệu của bạn, hãy hiển thị Cấu trúc phân chia công việc trong Excel. WBS đảm bảo rằng mọi người đều thống nhất về phạm vi công việc, mục tiêu và kỳ vọng
Dưới đây là một số mẹo để cập nhật dữ liệu:
- Đặt khoảng thời gian định kỳ: Dựa trên tính chất của dữ liệu, quyết định cập nhật hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng
- Tự động cập nhật: Sử dụng các tính năng của Excel như Power Query để tự động làm mới dữ liệu được nhập từ các nguồn bên ngoài
- Kiểm tra tính chính xác: Kiểm tra dữ liệu định kỳ để phát hiện lỗi hoặc sự không nhất quán có thể xảy ra trong quá trình cập nhật
Sao lưu dữ liệu thường xuyên
Mất dữ liệu có thể là thảm họa, đặc biệt là khi xử lý các tập dữ liệu lớn trong sổ làm việc Excel. Sao lưu thường xuyên đảm bảo bạn có thể khôi phục dữ liệu nếu ai đó vô tình xóa hoặc dữ liệu bị hỏng.
Dưới đây là một số mẹo để sao lưu dữ liệu của bạn:
- Tự động sao lưu: Sử dụng các tùy chọn sao lưu tích hợp sẵn trong Excel hoặc các công cụ của bên thứ ba để tự động hóa quá trình sao lưu
- Lưu trữ bản sao lưu an toàn: Lưu trữ bản sao lưu ở những địa điểm an toàn, chẳng hạn như dịch vụ lưu trữ đám mây hoặc ổ cứng ngoài
- Kiểm soát phiên bản: Khi kết hợp nhiều tệp Excel, hãy duy trì các phiên bản sao lưu dữ liệu khác nhau để theo dõi các thay đổi và quay lại phiên bản trước nếu cần
Giới hạn khi sử dụng Excel
Mặc dù Excel giúp thực hiện hầu hết các công việc phân tích và hợp nhất, nhưng nó có một số giới hạn mà bạn cần lưu ý, đặc biệt là khi thực hiện các công việc phức tạp hoặc quy mô lớn. Dưới đây là một số giới hạn mà bạn cần lưu ý:
- Vấn đề hiệu suất với tập dữ liệu lớn: Excel có thể gặp khó khăn về hiệu suất khi xử lý tập dữ liệu rất lớn. Khi số hàng và cột tăng lên, các thao tác có thể trở nên chậm hơn đáng kể, dẫn đến chậm trễ và có thể gây ra sự cố.
- Hàm phức tạp: Excel cung cấp nhiều hàm, nhưng khi các phép tính trở nên phức tạp hơn, việc quản lý và khắc phục lỗi sẽ trở nên khó khăn hơn. Các công thức lồng nhau và các công việc xử lý dữ liệu nâng cao có thể khó thực hiện và duy trì, đặc biệt nếu bạn không có chuyên viên phân tích chuyên trách để duy trì chúng. Các công cụ AI Excel có thể đơn giản hóa các công thức phức tạp này và giúp bạn khắc phục một số giới hạn, nếu không phải là tất cả.
- Tính năng cộng tác thời gian thực bị giới hạn: Tính năng cộng tác của Excel, mặc dù đã được cải thiện nhờ tích hợp Microsoft 365, vẫn cần được cải thiện so với các công cụ cộng tác chuyên dụng khác trên thị trường. Bạn có thể gặp phải xung đột và vấn đề đồng bộ hóa khi chỉnh sửa thời gian thực, đặc biệt là khi nhiều thành viên trong nhóm thực hiện thay đổi đồng thời.
Sử dụng ClickUp để quản lý dữ liệu bảng tính
ClickUp là một trong những phần mềm bảng tính tốt nhất trên thị trường. Phần mềm này giúp bạn dễ dàng sắp xếp công việc và chỉnh sửa các tập dữ liệu lớn.
Chế độ xem Bảng trong ClickUp cung cấp giao diện giống bảng tính để phân tích dữ liệu, giúp người dùng làm quen với Excel và tận hưởng các tính năng phân tích dữ liệu nâng cao.
Chế độ xem bảng sắp xếp các công việc và chi tiết của chúng (như người được giao, trạng thái và ngày đáo hạn) theo định dạng lưới có cấu trúc. Chế độ này đặc biệt hữu ích để quản lý và hiển thị hiệu quả lượng lớn dữ liệu.
Với chế độ xem Bảng, bạn có thể:
- Sử dụng các tùy chọn lọc và nhóm mạnh mẽ để tìm và phân loại các tập dữ liệu cụ thể một cách nhanh chóng
- Ẩn và ghim cột để dễ dàng sắp xếp và theo dõi thông tin
- Kéo và thả cột để tổ chức dữ liệu trong chế độ xem Bảng hiệu quả hơn
Dưới đây là so sánh nhanh giữa Chế độ xem bảng của ClickUp và Excel:
| Tính năng | Chế độ xem bảng ClickUp | Excel |
| Quản lý dữ liệu | Quản lý công việc có cấu trúc với trạng thái và ngày tháng | Tổ chức dữ liệu theo ô |
| Hợp tác thời gian thực | Cập nhật trực tiếp | Tùy chọn cộng tác giới hạn |
| Tự động hóa | Mở rộng với quy trình công việc có thể tùy chỉnh | Giới hạn ở macro và VBA |
| Tích hợp với các công cụ khác | Tích hợp với hơn 1000 công cụ như Slack, GitHub và Hubspot | Yêu cầu phần mềm bổ sung để tích hợp |
| Mẫu | Bảng tính và mẫu cơ sở dữ liệu được tạo sẵn và có thể tùy chỉnh | Chủ yếu là các mẫu tài chính và phân tích |
| Hiệu suất với tập dữ liệu lớn | Hiệu quả trong quản lý công việc, giới hạn đối với tập dữ liệu lớn | Vấn đề hiệu suất với phân tích dữ liệu quy mô lớn |
quản lý bảng tính và cơ sở dữ liệu với ClickUp
Tận dụng các chế độ xem quản lý dữ liệu nâng cao
Với ClickUp, bạn có được các chế độ xem quản lý dữ liệu mạnh mẽ giúp đơn giản hóa việc tổ chức và phân tích dữ liệu của mình.
Chế độ Xem bảng cho phép người dùng lọc, sắp xếp và tùy chỉnh dữ liệu của họ một cách hiệu quả, giúp dễ dàng quản lý các tập dữ liệu lớn. Nền tảng này cũng hỗ trợ các chế độ xem khác nhau, chẳng hạn như Gantt, Bảng và Lịch, giúp tăng cường khả năng hiển thị và khả năng truy cập dữ liệu của bạn trên các định dạng khác nhau.
Sử dụng mẫu bảng tính
ClickUp cung cấp nhiều mẫu bảng tính sẵn có có thể tùy chỉnh cho các trường hợp sử dụng khác nhau. Các mẫu này giúp người dùng bắt đầu nhanh chóng và duy trì các phương pháp quản lý dữ liệu nhất quán.
Ví dụ: Mẫu bảng tính có thể chỉnh sửa của ClickUp rất phù hợp để theo dõi ngân sách và chi phí. Mẫu danh sách được thiết kế để giúp bạn tạo, quản lý và lưu trữ hồ sơ tài chính một cách có tổ chức. Mẫu này giúp bạn:
- Loại bỏ việc nhập liệu thủ công bằng tính năng nhập dữ liệu tự động
- Tạo công thức và phương trình tùy chỉnh để nhanh chóng xử lý số liệu
- Theo dõi tiến độ dự án hoặc đầu tư bằng hình ảnh trực quan
Tương tự, Mẫu bảng tính của ClickUp là công cụ lý tưởng để quản lý mối quan hệ với khách hàng. Nó cho phép bạn thu thập thông tin quan trọng về khách hàng và giúp bạn quản lý từng khách hàng một cách hiệu quả. Để phân loại khách hàng, bạn có thể sử dụng nhiều trạng thái tùy chỉnh, chẳng hạn như 'Hoạt động', 'Không tương tác', v.v. và tới sáu chế độ xem khác nhau để trực quan hóa dữ liệu.
Hợp tác thời gian thực
Một trong những tính năng nổi bật của ClickUp là khả năng hỗ trợ cộng tác thời gian thực. Các thành viên trong nhóm của bạn có thể cùng lúc làm việc trên cùng một bảng, đảm bảo mọi người đều được cập nhật thông tin mới nhất.
Mức độ hợp tác này giúp giảm thiểu rủi ro xảy ra xung đột thay đổi và cải thiện năng suất của nhóm. ClickUp cũng tích hợp với các công cụ giao tiếp khác nhau, như Slack và Microsoft Teams, giúp tăng cường hơn nữa nỗ lực hợp tác.
Ngoài bảng, bạn cũng có thể cộng tác trong tài liệu ClickUp, nơi bạn có thể chỉnh sửa cùng với nhóm của mình. Bạn có thể gắn thẻ người khác trong phần bình luận và chuyển đổi văn bản thành nhiệm vụ, điều này đưa chúng ta đến lợi ích tiếp theo.
Tích hợp với các công việc
ClickUp tích hợp liền mạch dữ liệu bảng tính với các nhiệm vụ và dự án, cho phép tiếp cận thống nhất trong quản lý dự án. Nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn liên kết dữ liệu trực tiếp với các nhiệm vụ cụ thể, đặt thời hạn, phân công trách nhiệm và theo dõi tiến độ, tất cả trong cùng một nền tảng.
Ví dụ: nhóm tiếp thị của bạn có thể tạo nhiệm vụ cho từng hoạt động chiến dịch, chẳng hạn như bài đăng trên mạng xã hội, bài viết trên blog và bản tin email trong ClickUp. Mỗi nhiệm vụ được liên kết với một hàng trong Chế độ xem bảng ClickUp, cho phép các thành viên trong nhóm cập nhật trạng thái và theo dõi tiến độ trong thời gian thực.
Tự động hóa quản lý dữ liệu
ClickUp cung cấp hơn 100 công thức tự động hóa để tăng tốc các công việc thường ngày và quản lý dự án. ClickUp Automations có AI tích hợp có thể xây dựng tự động hóa ngay lập tức với các kích hoạt. Bạn có thể chỉnh sửa các hành động này trước khi xuất bản, để luôn kiểm soát mọi thứ.
Ngoài ra, bạn còn có quyền truy cập vào các mẫu tự động hóa cho các công việc lặp lại, chẳng hạn như phân công công việc, đăng bình luận và thay đổi trạng thái, để dự án của bạn có thể bắt đầu và chạy trong vòng vài phút.
Hợp nhất dữ liệu nhanh chóng bằng ClickUp
Bây giờ bạn đã biết cách hợp nhất hai bảng tính Excel. Chúng ta đã thấy các phương pháp hợp nhất khác nhau đều yêu cầu công thức và hàm. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng ClickUp để thực hiện phân tích nhanh hơn, tốt hơn và nâng cao hơn. Mà không cần nhớ các bước và công thức.
Chế độ xem Bảng của ClickUp là sự thay thế hoàn hảo cho Excel. Giao diện dễ sử dụng và các tính năng tự động hóa mạnh mẽ giúp quản lý dữ liệu trở nên dễ dàng. Đã đến lúc loại bỏ các công thức phức tạp và hợp lý hóa quá trình phân tích dữ liệu của bạn. Ngoài ra, với ClickUp, bạn còn nhận được nhiều lợi ích bổ sung mà Excel không có: tài liệu hợp tác, theo dõi nhiệm vụ, đặt mục tiêu, bảng điều khiển, giao tiếp thời gian thực và nhiều hơn nữa.