Cho dù bạn là một chuyên gia quản lý một nhóm hay một người tìm việc đang khám phá các cách để xây dựng sự nghiệp, có kỹ năng tổ chức vững vàng có thể giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.
Tổ chức không chỉ giúp cải thiện không gian làm việc của bạn, mà còn giúp bạn có đầu óc sáng suốt hơn, cho phép bạn làm việc trên nhiều dự án cùng lúc mà vẫn đảm bảo mọi chi tiết được chính xác. 🧘
Tìm hiểu thêm về kỹ năng tổ chức, bao gồm năm kỹ năng khóa giúp phát triển nghề nghiệp của bạn. Bạn cũng sẽ học được các mẹo để nêu bật những năng lực này khi nộp đơn xin việc và các kỹ thuật để cải thiện những kỹ năng này.
Kỹ năng tổ chức là gì?
Kỹ năng tổ chức là những khả năng giúp bạn hoàn thành công việc, phân bổ thời gian và phát triển các quy trình để sắp xếp thứ tự ưu tiên và tối đa hóa nỗ lực của mình. Chúng được coi là kỹ năng mềm — những phẩm chất cá nhân hơn là kỹ năng kỹ thuật, cho phép bạn quản lý công việc, tương tác với đồng nghiệp và đưa ra quyết định. ✅
Kỹ năng tổ chức bao gồm quản lý thời gian, ưu tiên công việc và tự động viên bản thân. Những kỹ năng này giúp bạn trở thành một nhân viên hiệu quả hơn, cải thiện kỹ năng giao tiếp và đàm phán, từ đó hỗ trợ bạn trong mọi khía cạnh của cuộc sống.
Trên thực tế, trong một cuộc khảo sát, gần 45% nhà quản lý tuyển dụng cho biết họ tìm kiếm kỹ năng tổ chức khi xem xét các ứng viên cho các vị trí công việc.
Kỹ năng tổ chức tốt cho phép bạn làm việc trên nhiều dự án mà không bị lạc hướng. Bạn có thể xác định công việc nào cần được ưu tiên và công việc nào sẽ mất nhiều thời gian hơn công việc khác.
Thông tin này giúp bạn ưu tiên và tổ chức lịch trình của mình để tận dụng tối đa thời gian.
5 Kỹ năng tổ chức để phát triển sự nghiệp
Nâng cao kỹ năng tổ chức có thể giúp bạn trở thành một nhân viên giỏi hơn và hiệu quả hơn trong mọi việc cần làm. Nếu bạn đang muốn phát triển những kỹ năng này để trở nên có tổ chức hơn trong công việc hoặc đặt nền tảng cho sự phát triển nghề nghiệp ở một công việc mới, hãy xem xét năm yếu tố sau.
1. Quản lý thời gian
Quản lý thời gian là một kỹ năng tổ chức giúp bạn phân bổ thời gian phù hợp cho các công việc cụ thể. Kỹ năng có thể chuyển đổi này có thể bao gồm việc chia nhỏ công việc theo ngày, tuần hoặc tháng. Nó cũng có thể có nghĩa là lập lịch trình cho mỗi ngày và chia nhỏ công việc cần làm thành các phần thời gian có thể quản lý được. ⏰
Quản lý thời gian không chỉ là lên lịch cho ngày của bạn và quản lý lịch trình hiệu quả. Điều đó có nghĩa là biết khi nào nên từ chối nếu bạn đã có quá nhiều việc phải làm. Nó cũng bao gồm việc phân công khi ai đó trong nhóm hoặc bộ phận của bạn có thể xử lý công việc tốt hơn.
Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, kỹ năng quản lý thời gian còn bao gồm việc tạo ra các hệ thống để sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất. Đôi khi, điều đó có nghĩa là sử dụng tự động hóa và bản thiết kế — như các mẫu quản lý dự án — để tăng tốc các công việc cụ thể. Điều đó cũng có thể có nghĩa là đăng ký một công cụ quản lý dự án (xin chào, ClickUp!) để hợp lý hóa quy trình làm việc.
2. Cài đặt mục tiêu
Rất dễ bị phân tâm, đặc biệt là khi bạn không có mục tiêu cụ thể cần đạt được. Nếu không có mục tiêu rõ ràng, bạn có thể đến văn phòng mà không biết mình nên làm gì. Mục tiêu rõ ràng là kỹ năng tổ chức quan trọng giúp bạn tập trung nỗ lực vào những việc quan trọng nhất. 🏆
Tuy nhiên, bạn không thể chỉ đặt ra một mục tiêu đơn giản và tiếp tục thực hiện. Mục tiêu của bạn phải có thể thực hiện được, có thể đạt được và có thể đo lường được. Các mục tiêu này phải phù hợp với khung thời gian hợp lý và bạn nên thiết lập các chỉ số để theo dõi tiến độ.
Dưới đây là một số ví dụ về mục tiêu có thể đo lường được:
- Phát triển và ra mắt sản phẩm mới cho thị trường mục tiêu của bạn vào cuối năm
- Cải thiện tỷ lệ chuyển đổi khách hàng theo một tỷ lệ nhất định trong vòng ba tháng tới
- Tăng doanh số bán hàng lên một mức cụ thể trong quý
- Đạt được một tỷ lệ chuyển đổi nhất định thông qua các chiến dịch email trong tháng này
3. Quyết định
Ra quyết định là một trong những kỹ năng tổ chức quan trọng nhất. Bạn không thể đưa ra quyết định tốt nếu không có tổ chức vì bạn sẽ không có đủ thông tin cần thiết. 🤔
Để đưa ra quyết định sáng suốt, bạn phải biết càng nhiều càng tốt về vấn đề đó. Ví dụ: nếu bạn làm trong lĩnh vực sản xuất và đang phải đối mặt với tình trạng thiếu nguồn lực, bạn cần biết nguyên nhân và lý do dẫn đến sự thiếu hụt đó. Đối với các nhà quản lý sản phẩm, đây có thể là vấn đề trong chuỗi cung ứng hoặc vấn đề trên thị trường, nơi khách hàng không còn cần sản phẩm mà bạn đang làm việc.
Bạn sẽ cần phải đưa ra quyết định ở hầu hết mọi công việc, cho dù bạn là giám đốc điều hành hay nhân viên mới vào nghề. Những quyết định này bao gồm xem xét rủi ro trước khi triển khai một sáng kiến mới hoặc thu thập ý kiến từ các thành viên khác trong nhóm trước khi thực hiện thay đổi lịch công việc. ⚖️
Xây dựng kỹ năng ra quyết định vững chắc giúp bạn dễ dàng hơn trong việc hoàn thành công việc đúng hạn, phân công công việc và đạt được mục tiêu. Điều này cũng giúp bạn trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả hơn và là người mà các thành viên trong nhóm sẽ tìm đến để xin lời khuyên khi đưa ra quyết định của riêng họ.
4. Giải quyết vấn đề
Cho dù bạn đang tham gia một cuộc phỏng vấn xin việc hay muốn làm việc hiệu quả hơn trong vai trò hiện tại, thể hiện kỹ năng giải quyết vấn đề là một cách để bạn nổi bật giữa đám đông. Những kỹ năng này cần thời gian và nỗ lực để thành thạo, nhưng một khi bạn đã làm được, bạn sẽ có thể xử lý các tình huống khó khăn trong công việc tốt hơn. ⚠️
Giải quyết vấn đề bao gồm suy nghĩ chiến lược về một tình huống và phát triển một số giải pháp. Tình huống có thể bao gồm rủi ro đe dọa làm hỏng dự án hoặc trở ngại kỹ thuật ngăn cản bạn hoàn thành công việc. Cách bạn suy nghĩ về vấn đề và phát triển câu trả lời được gọi là giải quyết vấn đề.
Không có một cách duy nhất để làm điều này. Về cơ bản, một người giải quyết vấn đề giỏi có thể xem xét tất cả các yếu tố, đưa ra các giải pháp tiềm năng và sau đó xác định lựa chọn tốt nhất để tiến hành. 💡
5. Làm việc nhóm
Hợp tác và làm việc nhóm là những kỹ năng khóa giúp bạn làm việc hiệu quả với đồng nghiệp. Chúng bao gồm kỹ năng giao tiếp hiệu quả, hiểu các phong cách làm việc khác nhau và áp dụng các kỹ thuật quản lý xung đột. Làm việc nhóm bao gồm xây dựng môi trường làm việc thú vị, giảm thiểu sự hiểu lầm và thúc đẩy các thành viên trong nhóm đạt được các mục tiêu cụ thể. 🤝
Làm việc nhóm cũng có thể có nghĩa là phân công công việc và quản lý mối quan hệ trong nhóm. Ví dụ, nếu có vấn đề phát sinh giữa hai thành viên trong nhóm, bạn sẽ chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề.
Suy nghĩ sáng tạo và xem xét vấn đề từ nhiều góc độ có thể mang lại những hiểu biết sâu sắc hơn so với cách tiếp cận thách thức từ góc nhìn của một người. Để làm được điều này, bạn cần xây dựng mối quan hệ hiệu quả với tất cả mọi người trong công việc.
Cách trình bày và làm nổi bật Kỹ năng tổ chức trên CV của bạn
Kỹ năng tổ chức không giới hạn ở quản lý thời gian, đặt mục tiêu, ra quyết định, giải quyết vấn đề và làm việc nhóm. (Mặc dù những kỹ năng này rất quan trọng! 🏅)
Ngoài ra còn có tổ chức vật lý — bao gồm khả năng sắp xếp gọn gàng và làm cho không gian làm việc của bạn trở nên gọn gàng, đẹp mắt trước khách hàng — cũng như lập kế hoạch, chú ý đến chi tiết và đa nhiệm.
Sau khi đã trang bị những kỹ năng tổ chức này, hãy thể hiện chúng một cách tốt nhất. Nhờ đó, nhà tuyển dụng và nhà tuyển dụng tiềm năng có thể nhanh chóng nhận ra bạn có những gì cần thiết để thành công. Dưới đây là một số cách hàng đầu để làm nổi bật kỹ năng tổ chức của bạn khi viết CV. ✨
1. Nêu bật kỹ năng tổ chức phù hợp với mô tả công việc
Hầu hết các kỹ năng tổ chức đều rất được săn đón cho các vai trò trong bất kỳ ngành nào, vì vậy hãy đưa chúng vào sơ yếu lý lịch của bạn. Đảm bảo đưa vào các kỹ năng tổ chức cụ thể dựa trên mô tả công việc, vì một số nhà tuyển dụng có thể đang tìm kiếm một bộ kỹ năng cụ thể. Trong thư xin việc, bạn có thể nêu bật những cách bạn đã sử dụng các kỹ năng tổ chức cụ thể để tạo ảnh hưởng trong các vai trò trước đây. 🙌
Một số công ty sử dụng các công cụ AI như hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) để phân tích sơ yếu lý lịch để tìm các cụm từ cụ thể. Khi liệt kê các kỹ năng tổ chức của bạn, hãy sử dụng các cụm từ càng gần với từ ngữ được sử dụng trong danh sách công việc càng tốt.
2. Định lượng kinh nghiệm của bạn bằng cách sử dụng các ví dụ có thể đo lường được
Trong phần kinh nghiệm trong sơ yếu lý lịch của bạn, liệt kê cách bạn xây dựng thói quen làm việc và sử dụng kỹ năng tổ chức để đảm bảo thành công trong các vai trò trước đây. Ví dụ, thay vì nói rằng bạn giao tiếp hiệu quả, hãy xem xét giải thích chi tiết hơn, chẳng hạn như "Tôi đã xây dựng kế hoạch giao tiếp cho bảy thành viên trong nhóm và xử lý 15 cuộc họp giải quyết xung đột. " 🎯
Khi có thể, hãy đưa ra những con số để chứng minh chuyên môn của bạn. Cho dù đó là khả năng đa nhiệm bằng cách xử lý một số dự án cùng một lúc hay cài đặt các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, những con số sẽ làm cho danh mục đầu tư của bạn trở nên có giá trị hơn.
Đề cập đến các kỹ năng tổ chức khác nhau, từ việc tạo dòng thời gian dự án đến xây dựng SOP, chẳng hạn như hệ thống lưu trữ hoặc theo dõi sự hài lòng của khách hàng. Mỗi kỹ năng nên được nêu rõ ở một dòng riêng trong phần kinh nghiệm của bạn, tập trung vào cách bạn sử dụng các kỹ năng này trong nhiệm vụ và trách nhiệm công việc của mình.
3. Danh sách các từ khóa tổ chức trong danh sách kỹ năng và phần tóm tắt của bạn
Nếu sơ yếu lý lịch của bạn có danh sách kỹ năng, hãy nêu rõ bất kỳ kỹ năng tổ chức nào bạn muốn nhấn mạnh. Trong phần này, hãy viết ngắn gọn và sử dụng dấu đầu dòng để liệt kê các từ khóa mà nhà tuyển dụng có thể tìm kiếm dựa trên thông báo tuyển dụng.
Dưới đây là một số ví dụ về kỹ năng tổ chức cần bao gồm:
- Lắng nghe tích cực
- Lập ngân sách
- Quản lý thời gian
- Quản lý lịch trình
- Hợp tác
- Ưu tiên
Trong phần tóm tắt, bạn nên đề cập lại các kỹ năng tổ chức, nhưng hãy biến chúng thành những câu khẳng định thay vì danh sách. Ví dụ, bạn có thể nói: "Người có tư duy chiến lược với kinh nghiệm công việc đã được chứng minh trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án và hoàn thành chúng đúng thời hạn. "
Cách nâng cao kỹ năng tổ chức
Dưới đây là những mẹo nhanh để cải thiện các kỹ năng tổ chức quan trọng này. Từ việc lấy chứng chỉ đến lập kế hoạch hành động, bạn sẽ tìm thấy những cách mới để phát triển kỹ năng tổ chức và làm việc hiệu quả hơn. 🛠️
Đánh giá mức độ kỹ năng tổ chức của bạn và lập kế hoạch
Trước khi cải thiện kỹ năng tổ chức, bạn phải biết mình đã làm tốt những việc gì và những việc nào còn có thể cải thiện. Dành thời gian để suy nghĩ về các kỹ năng hiện có của bạn và xây dựng kế hoạch công việc để đạt được mục tiêu của mình.
Để tối đa hóa thời gian và sự tiện lợi, hãy sử dụng một công cụ như Bảng trắng của ClickUp để ghi lại danh sách các kỹ năng và thêm bối cảnh cho từng kỹ năng. Hãy nghĩ về các ví dụ cho từng kỹ năng tổ chức và những điểm bạn có thể cải thiện. Ghi lại các tình huống mà bạn đã áp dụng hiệu quả một kỹ năng tổ chức và lập danh sách thứ hai về các kỹ năng bạn chưa sử dụng hoặc muốn phát triển hơn nữa. 🌱
Khi bạn đã xác định được những việc mình làm tốt và có ví dụ rõ ràng, bạn có thể tham khảo danh sách ý tưởng của mình khi tham gia phỏng vấn xin việc hoặc điền đơn xin việc. Bạn cũng có thể tạo danh sách công việc cần làm để cải thiện các kỹ năng và xây dựng dòng thời gian để đạt được tiến độ cho từng kỹ năng trong quá trình tìm kiếm việc làm.
Quản lý và theo dõi thời gian của bạn
Khi bạn đang làm công việc đòi hỏi sự chi tiết, rất dễ mất ý thức về thời gian. Đôi khi, điều đó có nghĩa là bạn dành quá nhiều thời gian cho một công việc trong khi bạn nên tập trung vào việc quan trọng hơn.
Sử dụng tính năng theo dõi thời gian của ClickUp để giám sát thời gian bạn dành cho từng công việc. Ma trận quản lý thời gian cũng có thể giúp bạn phân bổ nỗ lực hiệu quả hơn.
Thêm ghi chú vào trình theo dõi thời gian để nêu rõ lý do tại sao một việc nào đó mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Sử dụng báo cáo để xem thời gian dành cho bất kỳ dự án hoặc công việc nào và xem lại thường xuyên để lập kế hoạch tốt hơn cho công việc chất lượng cao — đồng thời tự động hóa các công việc còn lại.
Đặt mục tiêu rõ ràng và có thể thực hiện được
Cài đặt các mục tiêu có thể đạt được và có thể đo lường được là khóa để cải thiện kỹ năng tổ chức của bạn. Thay vì đặt mục tiêu của bạn thành một câu chung chung như "Quản lý thời gian của mình tốt hơn", hãy cụ thể hơn.
Ví dụ: "Tạo lịch công việc và dòng thời gian để hoàn thành [dự án X] trước [ngày]. " Bằng cách đặt mục tiêu rõ ràng với các kết quả cần đạt được (trong trường hợp này là lịch công việc và dòng thời gian), bạn sẽ dễ dàng duy trì sự tổ chức và đo lường tiến độ của mình một cách trực tiếp. 📈
Mục tiêu của ClickUp có thể giúp bạn thiết lập các mục tiêu để cải thiện kỹ năng tổ chức của mình. Sử dụng các mục tiêu số, nhiệm vụ và Đúng/Sai để theo dõi tiến độ. Tạo thư mục cho các mục tiêu tổ chức khác nhau và sử dụng Chế độ xem tổng hợp tiến độ để xem thành công của bạn trên từng chỉ số ở một nơi thuận tiện.
Chia công việc thành các công việc nhỏ hơn có thể quản lý được
Đối với một số người, thật khó để bắt đầu nếu dự án quá lớn hoặc quá mơ hồ. Hãy đơn giản hóa cách tiếp cận của bạn bằng cách chia các dự án lớn thành các công việc có thể quản lý được. Điều này không chỉ bao gồm việc phân bổ thời gian cho từng bước, mà còn có nghĩa là phân chia công việc và sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ quan trọng.
ClickUp Tasks là cách hoàn hảo để thực hiện kế hoạch chiến lược và tạo danh sách việc cần làm tập trung vào việc cải thiện kỹ năng tổ chức của bạn. Dễ dàng chia công việc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và tính năng Phụ thuộc cho phép bạn đánh dấu mối quan hệ giữa các nhiệm vụ có liên quan. Thêm cờ ưu tiên để đánh dấu công việc cần hoàn thành trước và sử dụng trường tùy chỉnh để thêm chi tiết liên quan cho từng nhiệm vụ. 🔖
Sử dụng các chế độ xem ClickUp khác nhau, bao gồm bảng, danh sách và dòng thời gian lịch để tránh bỏ lỡ thời hạn. Với một cấu trúc đã được thiết lập để cải thiện kỹ năng của bạn, bạn sẽ ít có khả năng bị trì hoãn công việc.
Đăng ký tham gia các khóa học hoặc chứng chỉ
Tất cả chúng ta đều cần sự giúp đỡ ở một thời điểm nào đó, và lớp học — dù là trực tuyến hay trực tiếp — có thể giúp bạn nâng cao kỹ năng tổ chức. Đăng ký các khóa học để đạt được các năng lực như giải quyết vấn đề, chiến thuật đàm phán và giải quyết xung đột. Ví dụ, Coursera cung cấp các khóa học trực tuyến có chứng chỉ để cải thiện các kỹ năng mềm như lắng nghe tích cực và giải quyết vấn đề.
Giữ không gian làm việc của bạn sạch sẽ
Cho dù bạn làm việc từ xa hay có một không gian riêng trong văn phòng công ty, giữ cho không gian làm việc của bạn gọn gàng sẽ giúp bạn tổ chức công việc tốt hơn, ít bị mất các tài liệu quan trọng và dễ dàng tìm thấy những thứ bạn cần để đưa ra quyết định tốt hơn. 📌
Điều này cũng áp dụng cho không gian làm việc kỹ thuật số của bạn. Sử dụng một công cụ như ClickUp Docs để lưu trữ tất cả các quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) của bạn ở một nơi. Tạo thư mục để lưu trữ thông tin tương tự và sử dụng quyền truy cập chia sẻ để cải thiện sự hợp tác với các thành viên trong nhóm.
Xây dựng kỹ năng tổ chức của bạn với ClickUp
Kỹ năng tổ chức tốt sẽ giúp bạn thiết lập bản đồ sự nghiệp tốt hơn, cho dù bạn đang tìm kiếm công việc mới hay muốn phát triển trong vai trò hiện tại. Từ cải thiện giao tiếp với nhóm của bạn đến hợp tác hiệu quả hơn giữa các bộ phận và quản lý thời gian tốt hơn, sự tổ chức sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và truy cập các công cụ miễn phí như lịch tích hợp, công cụ theo dõi thời gian và nhiệm vụ có thể tùy chỉnh, cung cấp mọi thứ bạn cần để cải thiện kỹ năng tổ chức. Và vì ClickUp cung cấp tự động hóa, hỗ trợ AI và hơn thế nữa, bạn có thể tận hưởng sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống.
Câu hỏi thường gặp
Bạn muốn tìm hiểu thêm về kỹ năng tổ chức và phát triển chuyên môn? Dưới đây là câu trả lời cho một số câu hỏi thường gặp.
1. Tại sao kỹ năng tổ chức lại quan trọng?
Kỹ năng tổ chức rất quan trọng vì chúng tạo ra cấu trúc cho các quy trình của công ty, tiết kiệm thời gian và cải thiện việc phân bổ nguồn lực. Có tổ chức có nghĩa là công ty sẽ ít lãng phí thời gian cho những công việc không quan trọng và có thể đạt được mục tiêu nhanh hơn mà không bị phân tâm.
2. Kỹ năng tổ chức mạnh là gì?
Các kỹ năng tổ chức mạnh mẽ bao gồm:
- Giao tiếp hiệu quả
- Quản lý thời gian
- Ưu tiên
- Lập kế hoạch chiến lược
- Lập lịch và quản lý lịch trình
- Cài đặt mục tiêu
- Chú ý đến chi tiết
- Quyết định
- Hợp tác và làm việc nhóm
3. Bạn mô tả kỹ năng tổ chức như thế nào?
Kỹ năng tổ chức là khả năng của một người trong việc kiểm soát các công việc như thời hạn, sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và quản lý thời gian. Những kỹ năng này bao gồm việc tạo ra các hệ thống để điều phối nhiều vai trò và các dự án phức tạp mà không mất đi mục tiêu chính. 🤹