ปฏิทินทรัพยากรในบริหารโครงการคืออะไร?

เคยรู้สึกสับสนกับคำว่า ปฏิทินทรัพยากร ในโลกของการบริหารโครงการหรือไม่?

เอาล่ะ ถึงเวลาที่จะไขปริศนานี้แล้ว 🕵️‍♀️

ในตอนแรก ปฏิทินทรัพยากรอาจดูเหมือนเป็นเพียงแม่แบบอีกอันที่คุณอยากจะหลีกเลี่ยง ท้ายที่สุดแล้ว คุณก็มีกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพสมบูรณ์แบบอยู่แล้วด้วยเครื่องมือจัดการโครงการที่คุณชื่นชอบ ใช่ไหม?

แต่ขอเวลาให้เราอธิบายสักครู่ ว่าทำไมปฏิทินทรัพยากรถึงสามารถเปลี่ยนเกมการวางแผนโครงการของคุณได้ และคุณอาจกลายเป็นแฟนตัวยงเลยทีเดียว หากเป้าหมายของคุณรวมถึงการเพิ่มประสิทธิภาพตารางเวลาของทีมการจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ และการนำทีมหรือผู้จัดการโครงการของคุณไปสู่ความสำเร็จในการส่งมอบโครงการที่ยอดเยี่ยมตรงตามกำหนดเวลา คุณจะต้องเก็บบทความนี้ไว้ใกล้ตัว

ในคู่มือนี้ คุณจะได้ค้นพบ:

งั้นมาเริ่มกันเลย

ปฏิทินทรัพยากรคืออะไร?

ปฏิทินทรัพยากรคือเครื่องมือที่แสดงทรัพยากรที่ผู้จัดการโครงการหรือหัวหน้าทีมมีให้ใช้งานในช่วงเวลาที่กำหนด ปฏิทินโครงการประเภทนี้แสดงให้เห็นจำนวนชั่วโมงการทำงานที่สมาชิกในทีมและอุปกรณ์ของคุณพร้อมใช้งานในช่วงเวลาที่กำหนด

ตัวอย่างเช่น หากพนักงานคนหนึ่งทำงานวันละแปดชั่วโมง และพวกเขาใช้เวลาสามชั่วโมงไปกับโปรเจกต์ A แล้ว คุณจะมีเวลาอีกห้าชั่วโมงที่สามารถมอบหมายงานอื่น ๆ เช่น โปรเจกต์ B และโปรเจกต์ C ได้ นี่คือจุดที่ปฏิทินทรัพยากรจะแสดงชั่วโมงเหล่านั้นให้คุณเห็นอย่างชัดเจน

ในทำนองเดียวกัน ปฏิทินทรัพยากรยังคำนึงถึงจำนวนชั่วโมงที่เครื่องจักรของคุณสามารถทำงานได้ ปฏิทินโครงการเหล่านี้ยังบันทึกรายละเอียดอื่นๆ เช่น วันหยุด วันหยุดนักขัตฤกษ์ เวลาพัก ชื่องาน และชื่อของสมาชิกทีมหลักและเครื่องจักร

ในการบริหารโครงการ ทีมงานจำเป็นต้องมีปฏิทินโครงการสำหรับการจัดสรรทรัพยากร ซึ่งช่วยให้มองเห็นภาพรวมว่างานใดสามารถโยกย้ายหรือมอบหมายใหม่ได้ โดยไม่ต้องลงรายละเอียดลึกในเรื่องการบริหารเวลา

ความแตกต่างระหว่างปฏิทินทรัพยากรกับปฏิทินโครงการคืออะไร?

เนื่องจากทั้งปฏิทินทรัพยากรและปฏิทินโครงการช่วยในการจัดการส่วนสำคัญของวงจรชีวิตโครงการ จึงเป็นไปได้ที่จะเกิดความสับสนระหว่างทั้งสองอย่าง ดังนั้น ก่อนที่เราจะดำเนินการต่อ เรามาทำความเข้าใจประเด็นนี้โดยสังเขปเพื่อเข้าใจความแตกต่างที่สำคัญ:

ประโยชน์ของปฏิทินทรัพยากรสำหรับผู้จัดการโครงการ

หากคุณไม่มีความเข้าใจที่ถูกต้องเกี่ยวกับทรัพยากรที่มีอยู่ คุณอาจประเมินจำนวนงานที่คุณและสมาชิกในทีมสามารถทำได้ในเวลา X มากเกินไปหรือน้อยเกินไป

ปฏิทินทรัพยากรของคุณเองสามารถให้ทั้งมุมมองแบบจุลภาคและมหภาคของทรัพยากรของคุณได้ ปฏิทินโครงการและทรัพยากรช่วยให้คุณกำหนดได้อย่างแม่นยำว่าคุณสามารถทำงานได้มากเพียงใดในกรอบเวลาที่จำกัด

สมมติว่าส่วนแรกของหัวข้อนี้เป็นความจริง (กล่าวคือ คุณไม่เข้าใจทรัพยากรของคุณ) คุณอาจจบลงด้วย:

แต่ในทางกลับกัน นั่นหมายความว่าผู้จัดการโครงการสามารถ:

ปฏิทินทรัพยากรใช้สำหรับอะไร?

ผู้เชี่ยวชาญหลายคนแนะนำให้สร้างปฏิทินทรัพยากรตั้งแต่เริ่มต้นโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระยะการวางแผนโครงการ อย่างไรก็ตาม หากผู้จัดการโครงการไม่สามารถทำได้ หรือหากคุณเป็นผู้ที่จัดสรรงานล่วงหน้าเป็นเดือนหรือสัปดาห์ คุณสามารถสร้างปฏิทินทรัพยากรรายเดือนหรือรายสัปดาห์ได้เช่นกัน

ลองจินตนาการว่าบริษัทของคุณกำลังจัดการกับหลายโครงการที่มีกำหนดเวลาแตกต่างกัน ดังนั้นคุณจึงวางแผนที่จะสร้างปฏิทินทรัพยากรก่อนที่จะรับโครงการใหม่ เพื่อจัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่ได้อย่างเหมาะสม

ในการทำเช่นนั้น คุณอาจจำเป็นต้องตรวจสอบอีกครั้งว่าใครสามารถเข้าร่วมเป็นส่วนหนึ่งของทีมโครงการเพิ่มเติมได้ โดยพิจารณาจากทักษะที่จำเป็นสำหรับงานนี้ ความพร้อมของทีมปัจจุบัน และเครื่องจักรและซอฟต์แวร์ที่สามารถบรรลุเป้าหมายของคุณได้ ก่อนที่คุณจะเริ่มโครงการ

ในประเด็นนี้ งานบริหารโครงการอื่น ๆ เช่น การสร้างปฏิทินโครงการ การวิเคราะห์จุดสำคัญต่าง ๆ ของโครงการ การจัดทำตารางเวลาโครงการ ฯลฯ ควรดำเนินการโดยผู้จัดการโครงการในระหว่างขั้นตอนการวางแผนด้วยเช่นกัน

ในบางกรณี อย่างไรก็ตาม ปฏิทินทรัพยากรอาจถูกสร้างขึ้นก่อนการเริ่มต้นของโครงการ

ตัวอย่างเช่น หากบริษัทก่อสร้างได้ยื่นขอสินเชื่อจำนองและกำลังรอการอนุมัติ พวกเขาจะต้องจดบันทึกด้วยว่าจะจัดการกับเครื่องจักร แรงงาน และเงินทุนที่มีอยู่อย่างไรจนกว่าจะได้รับสินเชื่อ—และทั้งหมดนี้สามารถทำได้ด้วยการใช้ปฏิทินทรัพยากรเท่านั้น

6 คุณสมบัติที่ควรรวมไว้ในปฏิทินทรัพยากร

ตอนนี้ มาเจาะลึกในรายละเอียดและสำรวจสิ่งที่ควรมีในปฏิทินทรัพยากรกันก่อน — ก่อนที่เราจะไปต่อและแบ่งปันคู่มือทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการสร้างปฏิทินทรัพยากรและสิ่งที่จำเป็นต้องมีในนั้น

1. ชื่อและบทบาทของสมาชิกในทีม

ปฏิทินทรัพยากรทุกฉบับต้องมี ชื่อและบทบาทของสมาชิกทีมหลัก บางบริษัทอาจต้องการก้าวไปอีกขั้นโดยเพิ่มรายละเอียดอื่น ๆ เช่น เบอร์โทรศัพท์หรืออีเมลของสมาชิกทีม เพื่อให้ปฏิทินโครงการมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

แต่ถ้าจะพูดกันตามจริง คุณก็สามารถใช้แค่ข้อมูลพื้นฐานได้—เพราะคุณต้องการแค่ชื่อและเวลาทำงานของสมาชิกทีมเพื่อดูว่าใครว่าง ทำไมต้องไปเสียเวลา? สร้างเอกสารสำหรับการสื่อสารในทีม หรือใช้เทมเพลตง่ายๆ อย่างClickUp Team Communication and Meeting Matrix Template

นอกจากนี้ เมื่อเขียนชื่อทีมและบทบาท อย่าลืม เพิ่มชื่อของหัวหน้าทีม ลงในเทมเพลตด้วย ในกรณีที่ผู้จัดการทรัพยากรจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนตารางเวลา พวกเขาจะได้ทราบว่าควรติดต่อหัวหน้าทีมคนใดสำหรับงานใดในปฏิทินโครงการ

2. ความพร้อมใช้งาน รวมถึงเวลาทำงาน, กะ, และวันหยุด

นี่คือส่วนที่สำคัญที่สุดของปฏิทินทรัพยากรของคุณ — การติดตาม ความพร้อมใช้งาน, กะ, วันหยุด, วันหยุดนักขัตฤกษ์, ฯลฯ คุณสามารถบันทึกความพร้อมใช้งานรายวันของพนักงานหรือหากคุณกำลังสร้างปฏิทินรายสัปดาห์ก็สามารถบันทึกความพร้อมใช้งานรายสัปดาห์ (และอื่นๆ)

ตัวอย่างเช่น หากมีการพร้อมให้บริการรายวัน คุณจะทราบว่ามีกี่ชั่วโมงในหนึ่งวันที่สมาชิกทีม A สามารถให้บริการได้ ในทำนองเดียวกัน หากมีการพร้อมให้บริการรายสัปดาห์ คุณจะทราบว่ามีวันใดในสัปดาห์ที่สมาชิกทีม B สามารถให้บริการได้

อีกหนึ่งแหล่งข้อมูลที่ยอดเยี่ยมที่สามารถนำมาใช้ได้ที่นี่คือClickUp Employee Schedule Template. ซึ่งช่วยให้คุณสามารถบันทึกเวลาทำงานและความพร้อมใช้งานของสมาชิกทีมหลักแต่ละคนได้อย่างง่ายดาย เพื่อช่วยในการจัดการทรัพยากรและทราบสถานะโครงการโดยรวมของคุณได้ดีขึ้น.

เราขอแนะนำเพิ่มเติม แทนที่จะติดตามเวลาของสมาชิกทีมแต่ละคนเพียงอย่างเดียวคุณควรสร้างกิจกรรมการจัดตารางเวลาของพนักงาน ซึ่งจะช่วยให้คุณคำนวณเวลาของทีมทั้งหมดได้ (ซึ่งจำเป็นสำหรับการประชุมระดมความคิด การตอบสนองต่อข้อเสนอแนะของลูกค้า การทำความเข้าใจรายละเอียดของโครงการ และการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ)

3. อุปกรณ์หรือซอฟต์แวร์ที่จำเป็นสำหรับโครงการ

ทรัพยากร เช่น อุปกรณ์, ซอฟต์แวร์เฉพาะ, วัตถุดิบ, เป็นต้น , ก็เป็นแง่มุมที่สำคัญอย่างยิ่งในการดำเนินโครงการ

ตัวอย่างเช่น หากคุณได้รับงานผลิตเฟอร์นิเจอร์ และคุณไม่มีตะปูเพียงพอที่จะสร้างเฟอร์นิเจอร์ตามที่ลูกค้าของคุณสัญญาไว้ คุณจะต้องบันทึกไว้ในปฏิทินทรัพยากรของคุณเพื่อให้คุณสามารถซื้อตะปูได้ก่อนที่โครงการจะเริ่มต้น

หมายเหตุ: มี งานที่ดูเหมือนไม่สำคัญ อื่น ๆ เช่น การเลือกบรรจุภัณฑ์สินค้า การเขียนคำอธิบายสินค้าหรือแม้กระทั่งการสร้างนโยบายความเป็นส่วนตัวสำหรับเว็บไซต์ ซึ่งอาจมีความสำคัญในภาพรวมเมื่อพยายามทำโครงการให้เสร็จสิ้น แต่โดยปกติแล้วมักจะไม่ถูกคำนึงถึงเพราะไม่ได้เกี่ยวข้องโดยตรงกับงานนั้นเอง

ดังนั้น ขอแจ้งให้ทราบล่วงหน้าว่า กรุณาจดบันทึกงานทั้งหมดนี้ลงในปฏิทินทรัพยากรของคุณ! รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ มีความสำคัญ และมันง่ายมากที่จะหลุดรอดไปได้หากไม่มีเอกสารที่เหมาะสมในปฏิทินโครงการ

4. ความสามารถในการรับงานใหม่

หากคุณกำลังใช้ซอฟต์แวร์ที่มีความซับซ้อน (เช่นClickUp) สำหรับการสร้างปฏิทินทรัพยากร ควรจะสามารถแจ้งให้คุณทราบ ว่ามีเวลาว่าง, สมาชิกในทีม, และทรัพยากรเพียงพอที่จะรับโครงการใหม่

หากคุณยังคงติดอยู่กับปากกาและกระดาษ ใช้ความสามารถในการแก้ปริศนาของคุณเพื่อค้นหาความจุที่เหมาะสมที่สุดสำหรับงานใหม่ ๆ และหากคุณเบื่อกับวิธีการนี้ เราไม่โทษคุณเลย และ ClickUp อยู่ที่นี่เพื่อช่วยยกภาระหนัก ๆ ให้คุณ

5. ทักษะหรือความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน

หลายบริษัทชอบที่จะระบุทักษะหรือความเชี่ยวชาญของสมาชิกในทีมไว้ข้างๆ ชื่อและตำแหน่งของพวกเขา และนี่เป็นเพราะเมื่อมีโครงการใหม่เข้ามา พวกเขาสามารถจับคู่สมาชิกในทีมกับ ทักษะที่เหมาะสมกับงานที่เหมาะสม ได้

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเป็นเอเจนซี่การตลาดดิจิทัล และคุณได้รับโปรเจกต์ออกแบบเว็บไซต์ใหม่สำหรับนายหน้าอสังหาริมทรัพย์ ตอนนี้คุณอาจมีนักเขียนเนื้อหาจำนวนมากในทีมที่สามารถรับงานนี้ได้

แต่ถ้าคุณรู้ว่านักเขียนคนไหนเชี่ยวชาญในเนื้อหาประเภทใด คุณก็จะสามารถจับคู่ให้นักเขียนที่มีความเชี่ยวชาญด้านอสังหาริมทรัพย์มาทำงานในโครงการนี้ได้

6. ต้นทุนทรัพยากร

ต้นทุนทรัพยากรเป็นอีกหนึ่งข้อมูลสำคัญที่ควรเพิ่มลงในปฏิทินทรัพยากรของคุณ เพราะจะช่วยให้คุณทราบว่า คุณจะต้องจ่ายเงินเท่าไรสำหรับโครงการหนึ่ง โดยพิจารณาจากจำนวนทรัพยากรที่ใช้ไป

หากยังคงใช้ตัวอย่างเดิมข้างต้น หากคุณสังเกตเห็นว่ามีนักเขียนด้านอสังหาริมทรัพย์สองคนในทีม โดยคนหนึ่งคิดค่าบริการ 40 ดอลลาร์ต่อชั่วโมง และอีกคนคิด 50 ดอลลาร์ คุณอาจต้องพิจารณาว่าจะเลือกนักเขียนคนใดมาทำงานในโครงการนี้

คุณยังสามารถ เพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมได้หลังจากนี้ ตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์การประมวลผลเงินเดือนที่สมาชิกทีมชอบใช้ เงื่อนไขการชำระเงินของพวกเขา เวลาทำงานและเขตเวลาที่พวกเขาทำงาน เป็นต้น

วิธีสร้างปฏิทินทรัพยากร (พร้อมซอฟต์แวร์ปฏิทินทรัพยากร)

มาเริ่มสร้างปฏิทินทรัพยากรของคุณเองกันเถอะ!

1. รวบรวมรายละเอียดทรัพยากรทั้งหมดของคุณ

ในการสร้างปฏิทินทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพ เริ่มต้นด้วยการนับจำนวนทรัพยากรทั้งหมดที่คุณมี ตัวอย่างเช่น จดบันทึกสิ่งต่อไปนี้:

2. ลงทะเบียนใช้ ClickUp

ต่อไป,ลงทะเบียนใช้ ClickUpหรือซอฟต์แวร์เฉพาะทางที่คล้ายกัน ที่สามารถช่วยให้คุณมองเห็นปริมาณงานของทีมได้ชัดเจนขึ้น ClickUp เป็นตัวเลือกที่ปลอดภัยเพราะมีเทมเพลตสำเร็จรูปไว้ให้ใช้, ได้รับความไว้วางใจจากลูกค้านับพัน, และมีมาตรการรักษาความปลอดภัยเช่นการยืนยันตัวตนสองขั้นตอน

หากคุณยังไม่สะดวกที่จะซื้อเวอร์ชันเสียเงินของ ClickUp คุณสามารถดำเนินการต่อด้วยเวอร์ชันฟรีได้เช่นกัน

ป.ล. : คุณยังสามารถใช้Excel Spreadsheetหรือ Google Calendar หรือ Sheets เพื่อดูภาพรวมระดับสูงของปริมาณงานของทุกคนได้เช่นกัน

3. ใช้แบบฟอร์มการจัดสรรทรัพยากรและการวางแผน

เมื่อคุณลงทะเบียนสำเร็จแล้ว ขั้นตอนต่อไปในรายการคือ การใช้ประโยชน์จากเทมเพลนต์การวางแผนทรัพยากร ClickUpฟรี (คุณสามารถค้นหาเทมเพลนต์ที่คล้ายกันได้ในไลบรารีเทมเพลนต์ของ ClickUp)

ที่นี่ คุณสามารถ ส่งออกข้อมูลของคุณ หากคุณทำงานใน ClickUp อยู่แล้ว หรือ กรอกข้อมูลในช่องต่างๆ ด้วยตนเอง

4. มองเห็นความจุของทรัพยากรของคุณโดยใช้มุมมองปริมาณงาน

ปฏิทินทรัพยากรเป็นเทมเพลตที่ครอบคลุมอย่างมาก คุณจะสามารถได้รับภาพที่ แม่นยำของความสามารถของทรัพยากรที่ใช้ร่วมกัน ในหลายวิธีและรูปแบบ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถ ติดตามทรัพยากรได้โดยตรวจสอบปริมาณงานของสมาชิกในทีม, ทีมทั้งหมด, ลูกค้า, เป็นต้น

จากนั้น คุณสามารถก้าวไปอีกขั้นหนึ่งโดยการวิเคราะห์ว่าพนักงานคนใดกำลังทำงานในโครงการของลูกค้าใดในเวลาใด วันที่ครบกำหนดและสิ่งที่ต้องส่งมอบของโครงการที่ซับซ้อนเหล่านี้คืออะไร งบประมาณที่จัดสรรไว้สำหรับแต่ละทรัพยากรคืออะไร ระยะเวลาที่คุณต้องปฏิบัติตามคืออะไร และใครคือผู้ประสานงานในสภาพแวดล้อมของโครงการ

หากคุณต้องการติดตามสมาชิกทีมแต่ละคนหรือปริมาณงานของทรัพยากร ให้คลิก ดู > ปริมาณงาน เพื่อดูภาพรวมแบบกว้าง

5. จัดการความสามารถในการรับงานผ่านลากและวางในมุมมองทีม

งานเดียวที่เหลืออยู่ในรายการของคุณคือการจัดการทรัพยากรให้ไม่ส่งผลกระทบต่อกระบวนการทำงาน, เร่งเวลาในการส่งมอบ, และรักษาขวัญกำลังใจของทีมให้อยู่ในระดับสูงสุดตลอดเวลา

หลังจากได้รับสรุปภาพรวมเวลาว่างของสมาชิกแต่ละทีมแล้ว คุณสามารถปรับเปลี่ยนไทม์ไลน์หรือเพิ่มงานที่แตกต่างกันได้ตามความเหมาะสม เพื่อให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น

ในการดำเนินการนี้ คุณต้อง ไปที่ "มุมมอง" และเลือก "ทีม"

ปฏิทินทรัพยากรเพื่ออำนวยความสะดวกในการดำเนินโครงการอย่างราบรื่น

มาเผชิญหน้ากับความจริงกันเถอะ ทรัพยากรสามารถคาดเดาไม่ได้ คุณอาจพบว่าสมาชิกทีมคนสำคัญลาป่วยเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ หรือระบบขัดข้อง ทำให้งานหยุดชะงักอย่างกะทันหัน

ในความเป็นจริง สถานการณ์เช่นนี้อาจดูเหมือนฝันร้ายที่สุดของผู้จัดการโครงการ (และสมควรเป็นเช่นนั้น) แต่พลังของปฏิทินทรัพยากรสามารถเปลี่ยนแปลงความท้าทายเหล่านี้ได้อย่างรวดเร็ว ปฏิทินทรัพยากร เสริมสร้างพลังให้เราด้วยการมองเห็นที่ชัดเจนเกี่ยวกับความพร้อมใช้งานและการจัดสรรทรัพยากร ช่วยให้การดำเนินโครงการเป็นไปอย่างราบรื่น

มันทำหน้าที่เป็นประภาคาร นำทางเราผ่านพายุและช่วยให้สามารถพลิกสถานการณ์ได้อย่างรวดเร็วแม้ในยามเผชิญกับความยากลำบาก พวกเขาช่วยหลีกเลี่ยงการจัดสรรทรัพยากรเกินความจำเป็น สนับสนุนการจัดสรรงานอย่างมีประสิทธิภาพ และมีส่วนช่วยให้การกำหนดตารางโครงการมีความสมจริงมากขึ้น

มีอะไรให้ไม่รักบ้าง?

และอย่าลืมว่า ปฏิทินทรัพยากรไม่ใช่แค่เอกสารที่หยุดนิ่ง แต่เป็นเครื่องมือที่มีชีวิตชีวาซึ่งพัฒนาไปพร้อมกับโครงการของคุณ ดังนั้น เริ่มต้นสร้างปฏิทินทรัพยากรของคุณวันนี้ คุณจะเห็นคุณค่าของการควบคุมและการมองเห็นทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันที่ดีขึ้นในโครงการของคุณในไม่ช้า

ผู้เขียนรับเชิญ:

จูวาริยา เมอร์แชนท์เป็นนักเขียนอิสระที่เชี่ยวชาญในสาขา SaaS, การตลาด, และสุขภาพ/การดูแลตัวเอง ด้วยประสบการณ์มากกว่า 3 ปี เธอช่วยเหลือแบรนด์ต่างๆ ในการสร้างเนื้อหาที่เพิ่มคุณค่าให้กับธุรกิจของพวกเขา ในเวลาว่าง คุณสามารถพบเธอได้จากการอ่านหนังสือเล่มโปรดของเธอหรือการศึกษาเทรนด์ล่าสุดทางออนไลน์