วิธีสร้างเอกสารภายในที่มีประสิทธิภาพสำหรับทีมของคุณ

คุณเข้าร่วมการประชุมวางแผนสปรินต์ มีการกล่าวถึงการตัดสินใจที่เกิดขึ้นเมื่อสามรุ่นที่แล้ว—และทุกคนก็พยักหน้าเห็นด้วย แต่เมื่อคุณตรวจสอบงานค้างกลับไม่พบอะไรเลย ข้อมูลนั้นไม่ได้สูญหายไป—แค่ไม่ได้ถูกจัดเก็บไว้ในที่ที่ควรจะเป็น ถึงเวลาแล้วสำหรับระบบที่ดีกว่า

ไม่ใช่ว่าข้อมูลไม่มีอยู่ แต่เป็นเพียงว่าไม่ได้ถูกบันทึกไว้ในที่ที่ควรจะเป็น หลายทีมต้องพึ่งพาการรวบรวมข้อมูลจากแฟ้มเอกสาร เครื่องมือ และความรู้เฉพาะกลุ่มที่ทำงานได้เพียงบางส่วนเท่านั้น

ดังนั้น ตอนนี้ถึงเวลาสำหรับระบบที่ดีกว่า

ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะสำรวจวิธีการสร้างเอกสารภายในที่ช่วยให้คุณทำงานได้เร็วขึ้นและหลีกเลี่ยงความสับสน รวมถึงวิธีที่ ClickUp ทำให้ทุกอย่างง่ายยิ่งขึ้น 🎯

เอกสารภายในคืออะไร?

เอกสารภายในคือการรวบรวมความรู้ภายในของบริษัทคุณอย่างเป็นระบบ ซึ่งรวมถึงนโยบาย ขั้นตอน กระบวนการ แนวทางปฏิบัติ แนวปฏิบัติที่ดีที่สุด เอกสารการฝึกอบรม และความรู้ที่สั่งสมไว้

เอกสารภายในแตกต่างจากเอกสารภายนอกซึ่งมีไว้สำหรับลูกค้าหรือผู้ใช้ภายนอกบริษัท เอกสารภายในถูกออกแบบมาเพื่อทีมของคุณโดยเฉพาะเท่านั้น เอกสารภายในช่วยรวบรวมความรู้ให้เป็นศูนย์กลาง เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และปกป้องความรู้ที่องค์กรของคุณมี เอกสารภายในทำหน้าที่เป็นแหล่งข้อมูลกลางที่เข้าถึงได้ซึ่งช่วยมาตรฐานการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และปกป้องความรู้ขององค์กร

ด้วย ClickUp คุณสามารถรวบรวมทุกสิ่งนี้ไว้ในที่เดียว Docs Hub ทำหน้าที่เป็นแหล่งข้อมูลเดียวที่เชื่อถือได้ จัดระเบียบความรู้ของบริษัท วิกิ และบันทึกการประชุม การค้นหาด้วย AI ช่วยให้คุณสามารถค้นหาคำตอบได้ทันทีจาก Docs วิกิ งาน และความคิดเห็น—ไม่มีอะไรสูญหาย และทุกคนจะอยู่ในหน้าเดียวกัน คุณยังสามารถแปลง Docs เป็นวิกิได้อีกด้วย ทำให้ง่ายต่อการรักษาข้อมูลที่สำคัญที่สุดของคุณให้ทันสมัยและเข้าถึงได้

หากคุณกำลังย้ายจากเครื่องมืออื่น การนำเข้าเอกสารที่มีอยู่จาก Google Docs, Notion และ Confluence เป็นไปอย่างราบรื่น คุณจึงสามารถรวมฐานความรู้ของคุณและทำให้การเริ่มต้นใช้งานสำหรับสมาชิกใหม่ในทีมเป็นเรื่องง่าย

🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: ในยุคกลางอารามต่างๆ ได้บันทึกข้อมูลอย่างละเอียดเกี่ยวกับการทำเกษตรกรรม การแพทย์ และแม้กระทั่งวิธีการต้มเบียร์ คู่มือภายในเหล่านี้ช่วยรักษาความรู้ให้คงอยู่ผ่านโรคระบาด สงคราม และอาณาจักรที่ล่มสลาย

ทำไมเอกสารภายในจึงมีความสำคัญ?

คิดถึงเอกสารทางเทคนิคภายในเหมือนกับหน่วยความจำร่วมของทีมคุณ หากไม่มีมัน ความรู้จะถูกกักขังอยู่ในข้อความส่วนตัว ถูกฝังอยู่ในกล่องจดหมายของใครบางคน หรือแย่กว่านั้น สูญหายเมื่อสมาชิกในทีมลาออก

นี่คือเหตุผลว่าทำไมเอกสารภายในที่ดีจึงมีความสำคัญ 👇

เก็บความรู้ไว้ในที่เดียว: รวบรวมข้อมูลสำคัญที่กระจัดกระจายไว้ด้วยกันเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าต้องหาอะไรที่ไหน
เร่งกระบวนการเริ่มต้นงาน: ช่วยให้พนักงานใหม่สามารถเริ่มทำงานได้ทันที เข้าใจวิธีการทำงาน และรู้สึกมั่นใจมากขึ้นอย่างรวดเร็ว
เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: ลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาคำตอบหรือการถามคำถามซ้ำ ทำให้ทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญได้
รับประกันความสม่ำเสมอ: ช่วยให้ทุกคนปฏิบัติตามกระบวนการเดียวกัน ลดข้อผิดพลาด และรักษาคุณภาพในทุกทีมและทุกโครงการ
ลดการทำงานซ้ำซ้อน: ป้องกันไม่ให้ผู้คนแก้ไขปัญหาเดียวกันหลายครั้งโดยการบันทึกวิธีแก้ปัญหาไว้อย่างชัดเจน
ขับเคลื่อนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง: รวบรวมบทเรียนที่ได้เรียนรู้และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อให้ทีมสามารถเรียนรู้จากอดีตและพัฒนาขึ้นเรื่อยๆ

ด้วยระบบจัดการความรู้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของ ClickUp การค้นหาคำตอบกลายเป็นเรื่องง่าย ไม่ว่าคุณจะกำลังมองหาเอกสารกระบวนการ โครงการ หรือความคิดเห็นจากไตรมาสที่แล้ว AI จะนำข้อมูลที่ถูกต้องมาให้คุณถึงปลายนิ้ว—ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาในโฟลเดอร์หรือแชทยาวอีกต่อไป

ประเภทของโครงการเอกสารภายใน

จากคู่มือการเริ่มต้นใช้งานและเอกสารกระบวนการไปจนถึงข้อกำหนดทางเทคนิคและบันทึกการประชุม โครงการเอกสารของคุณมีวัตถุประสงค์ที่หลากหลาย

มาดูประเภทเอกสารภายในที่สำคัญกัน 💁

นโยบาย ขั้นตอน และเอกสารกระบวนการ:

คู่มือพนักงาน
เอกสารกระบวนการ เช่น ขั้นตอนการเริ่มต้นและการสิ้นสุดการทำงาน
นโยบายพนักงาน (เช่น ความปลอดภัย, การปฏิบัติตามกฎระเบียบ, การทดสอบคุณภาพ)
มาตรฐานการปฏิบัติงาน (SOPs), รายการตรวจสอบ, และคู่มือการใช้งาน

เอกสารการฝึกอบรมและการพัฒนาพนักงาน:

เอกสารการฝึกอบรมและรายการตรวจสอบ
แผนการพัฒนาพนักงาน
การประเมินผลการปฏิบัติงาน

เอกสารโครงการ:

กรณีธุรกิจหรือแนวคิดโครงการ
เอกสารโครงการ เช่น วัตถุประสงค์ของโครงการ แผนงาน การวิเคราะห์ความเสี่ยง และกำหนดการ/ไทม์ไลน์
รายงานการประชุมโครงการ, รายงานสถานะ, เอกสารปิดโครงการ, และบทเรียนที่ได้รับ

เอกสารการปฏิบัติงานและการทำงานร่วมกันของทีม:

แผนปฏิบัติการ
ตารางเวลาทีม, รายงานสถานะ
รายงานการประชุมทีมและแผนก

เอกสารทางเทคนิค:

ซอร์สโค้ด, คู่มือ, เอกสารสำหรับผู้ใช้/ผู้ดูแลระบบ
คู่มือการเขียนโค้ดและรูปแบบ,เอกสารข้อกำหนดผลิตภัณฑ์ (PRD), และแผนผังสถาปัตยกรรม
บันทึกการปล่อย(เอกสารสำหรับผู้ใช้)
คำถามที่พบบ่อย เอกสารการบำรุงรักษา แผ่นข้อมูลผลิตภัณฑ์

เอกสารการขาย:

ข้อเสนอ, กรณีศึกษาทางธุรกิจ
เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์
รายงานการประชุมการขาย, บันทึกกิจกรรมการขาย

เอกสาร ทรัพยากรบุคคล:

เอกสารการอบรม, นโยบายของบริษัท, เอกสารการฝึกอบรม, และคู่มือพนักงาน

🔍 คุณรู้หรือไม่? ในปี 1999ยานอวกาศ Mars Climate Orbiter ของ NASA แตกสลายเพราะทีมหนึ่งใช้หน่วยเมตริก และอีกทีมหนึ่งใช้หน่วยอิมพีเรียล ปัญหาคืออะไร? ไม่มีเอกสารมาตรฐานการวัดที่เป็นเอกภาพ เรียกได้ว่าเป็นความผิดพลาดเพียงเล็กน้อยที่เสียเงินไป 125 ล้านดอลลาร์

วิธีสร้างเอกสารภายในที่มีประสิทธิภาพ

การเขียนสิ่งต่าง ๆ ลงไปนั้นเป็นเรื่องหนึ่ง แต่การทำให้ชัดเจน เข้าถึงได้ และเกิดประโยชน์นั้นเป็นอีกเรื่องหนึ่ง เอกสารภายในที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีโครงสร้าง ความสม่ำเสมอ และความเข้าใจเล็กน้อยต่อผู้ที่จะต้องอ่านต่อไป

นี่คือวิธีการสร้างเอกสารภายในที่ทำงานได้ดีสำหรับคุณด้วยซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิคเช่น ClickUp. ⚒️

ก่อนที่เราจะเริ่มต้น ขอให้คุณดูความคิดเห็นจากผู้ใช้ ClickUp จริงสักหน่อย:

ClickUp เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการลงรายละเอียดอย่างละเอียดเมื่อจำเป็น ในขณะเดียวกันก็สามารถแสดงข้อมูลได้อย่างเรียบง่ายมาก นี่เป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญสำหรับเอเจนซี่ของเราในการเพิ่มเอกสารประกอบกระบวนการและประสิทธิภาพการทำงานของเรา

ClickUp เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการลงรายละเอียดอย่างลึกซึ้งเมื่อจำเป็น ในขณะเดียวกันก็สามารถแสดงข้อมูลได้อย่างเรียบง่ายมาก นี่เป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่สำหรับเอเจนซี่ของเราในการเพิ่มเอกสารกระบวนการทำงานและประสิทธิภาพการทำงานของเรา

📮ClickUp Insight: 70% ของผู้จัดการใช้เอกสารสรุปโครงการอย่างละเอียดเพื่อกำหนดความคาดหวัง, 11% พึ่งพาการประชุมเริ่มต้นทีม, และ 6% ปรับแต่งการประชุมเริ่มต้นโครงการตามงานและความซับซ้อน นั่นหมายความว่าการประชุมเริ่มต้นส่วนใหญ่มีเอกสารจำนวนมาก แต่ไม่ได้ขับเคลื่อนด้วยบริบท แผนอาจชัดเจน แต่ชัดเจนสำหรับทุกคนในแบบที่พวกเขาต้องการได้ยินหรือไม่?

คุณสมบัติAI ของ ClickUp Brainช่วยให้คุณปรับแต่งการสื่อสารได้ตั้งแต่เริ่มต้น ใช้เพื่อสรุปเอกสารเริ่มต้นให้กลายเป็นสรุปงานตามบทบาท สร้างแผนปฏิบัติการตามหน้าที่ และระบุผู้ที่ต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมกับผู้ที่ต้องการน้อยลง

💫 ผลลัพธ์ที่แท้จริง: Hawke Media ลดความล่าช้าของโครงการลง 70% ด้วยฟีเจอร์การติดตามโครงการขั้นสูงและการทำงานอัตโนมัติของ ClickUp

ขั้นตอนที่ 1: เริ่มต้นด้วยเป้าหมายที่ชัดเจน

ก่อนที่คุณจะเปิดเอกสารเปล่า ให้ชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมาย คุณต้องการที่จะทำให้การรับสมาชิกทีมใหม่เป็นไปอย่างราบรื่นขึ้นหรือไม่? ทำให้กระบวนการทำงานของบริษัทสามารถทำซ้ำได้หรือไม่? ลดคำถามที่ซ้ำซากหรือไม่? จดบันทึกผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง 2-3 ข้อที่คุณต้องการให้เอกสารภายในของคุณสนับสนุน

ClickUp Docsเป็นจุดเริ่มต้นที่แข็งแกร่งสำหรับการเขียนและการแบ่งปันความรู้ที่ขับเคลื่อนด้วยเป้าหมาย

ClickUp Docs: ทำให้กระบวนการจัดทำเอกสารภายในง่ายขึ้นด้วยฟังก์ชันการค้นหาขั้นสูง — สร้างจุดเริ่มต้นสำหรับกรอบเอกสารของคุณใน ClickUp Docs

เอกสารมีความเชื่อมโยงอย่างลึกซึ้งกับกระบวนการทำงานของคุณ โดยถูกสร้างขึ้นโดยตรงในแพลตฟอร์มเดียวกันกับที่ClickUp Tasks, แผนงาน และไทม์ไลน์ของคุณใช้งานอยู่แล้ว

สมมติว่าคุณเป็นผู้จัดการโครงการที่กำลังเปิดตัวกระบวนการ QA ใหม่ เป้าหมายของคุณคือการลดคำถามซ้ำและความไม่สอดคล้องกันในการทำ QA ในแต่ละทีม แทนที่จะเริ่มต้นจากศูนย์ในเครื่องมือเอกสารที่แยกจากกัน คุณเปิด ClickUp Docs และสร้าง 'คู่มือกระบวนการ QA' ที่แชร์ร่วมกัน

คุณระบุวัตถุประสงค์ของเอกสารโดยใช้รายการตรวจสอบ ('ลดความล่าช้าในการตรวจสอบคุณภาพ', 'บันทึกความคาดหวังของกรณีทดสอบ', 'เชื่อมโยงกับสคริปต์อัตโนมัติ') คุณฝังกระดานงาน QA ไว้ในเอกสารโดยตรงเพื่อให้สามารถมองเห็นได้แบบเรียลไทม์

💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: ตั้งค่างานที่ทำซ้ำใน ClickUpสำหรับการตรวจสอบเป็นประจำและใช้ เริ่ม/หยุด/ดำเนินการต่อ โมเดล เราควร เริ่ม ทำอะไรในเอกสารของเรา? เราควร หยุด อะไร? เราควร ดำเนินการต่อ อะไร? คุณสามารถทำการตรวจสอบและทำเครื่องหมายสิ่งที่ล้าสมัย ไม่ใช้งาน หรือไม่จำเป็น

🔍 คุณรู้หรือไม่? ที่ Google ทุกโครงการวิศวกรรมที่สำคัญเริ่มต้นด้วยเอกสารการออกแบบ เอกสารเหล่านี้จะถูกตรวจสอบ ให้ความคิดเห็น แก้ไข และเก็บเข้าคลัง สิ่งนี้ทำให้องค์กรวิศวกรรมของ Google สามารถขยายตัวได้และเป็นแรงบันดาลใจให้อุตสาหกรรมให้ความสำคัญกับการจัดทำเอกสาร

ขั้นตอนที่ 2: ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของโครงการมีส่วนร่วมในกระบวนการจัดทำเอกสาร

อย่าพยายามบันทึกทุกอย่างด้วยตัวเองคนเดียว ให้ดึงคนที่มีประสบการณ์และเข้าใจกระบวนการที่คุณกำลังบันทึกอย่างแท้จริงเข้ามาร่วมด้วย ไม่ว่าจะเป็นนักพัฒนา ทีมผู้นำ หรือผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้จะช่วยเติมเต็มช่องว่างในความเป็นจริงที่คุณอาจมองข้ามไป

คุณสามารถกำหนดเจ้าของเนื้อหาสำหรับเอกสารแต่ละฉบับได้; ใครบางคนที่จะรักษาให้เอกสารนั้นทันสมัยและถูกต้องตลอดเวลา

ใน Docs การทำงานร่วมกันหมายถึงการเปลี่ยนข้อเสนอแนะให้กลายเป็นขั้นตอนต่อไปที่สามารถดำเนินการได้ ด้วยฟีเจอร์ClickUp Assigned Comments คุณสามารถแท็กสมาชิกในทีมโดยตรงบนบรรทัดข้อความ ขอคำชี้แจงเพิ่มเติม หรือขอให้พวกเขาตรวจสอบส่วนที่ต้องการ ความคิดเห็นนั้นจะกลายเป็นงานที่สามารถติดตามได้ ทำให้มั่นใจว่าจะไม่สูญหายท่ามกลางการตอบกลับที่สับสน

คลิกอัพ มอบหมายความคิดเห็นในเอกสาร: มอบหมายงานภายในเอกสารภายใน — *รับรองความรับผิดชอบของทีมด้วยความคิดเห็นที่มอบหมายใน ClickUp*

สมมติว่าคุณเป็นผู้จัดการผลิตภัณฑ์ที่กำลังบันทึกกระบวนการส่งต่องานระหว่างฝ่ายออกแบบและฝ่ายวิศวกรรม คุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับขั้นตอนหนึ่ง จึงไฮไลต์ส่วนนั้นและเพิ่มความคิดเห็นให้กับหัวหน้าฝ่ายวิศวกรรมว่า: 'คุณช่วยยืนยันได้ไหมว่าเรายังใช้ปลั๊กอิน Figma สำหรับนักพัฒนาที่นี่อยู่หรือไม่?'

ตอนนี้มันกลายเป็นงาน ไม่ใช่แค่คำถามที่ลอยอยู่

นอกจากนี้ คุณสามารถทำให้เอกสารเป็นสาธารณะหรือส่วนตัวได้ และปรับแต่งสิทธิ์การดู การแสดงความคิดเห็น หรือการแก้ไขได้—เพื่อให้คุณมีส่วนร่วมกับบุคคลที่เหมาะสมในขณะที่รักษาข้อมูลที่ละเอียดอ่อนให้ปลอดภัย

💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: เพิ่มบุคลิกภาพให้กับเอกสารโดยการอธิบายผู้ใช้หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั่วไปสำหรับกระบวนการบางอย่าง วิธีนี้จะช่วยให้ทีมเข้าใจและปรับแนวทางให้เหมาะสมยิ่งขึ้น

ขั้นตอนที่ 3: วางแผนโครงสร้างของคุณ

คิดถึงเอกสารของคุณเหมือนเว็บไซต์; มันต้องมีหมวดหมู่ที่ชัดเจนและลำดับการไหลที่สมเหตุสมผล. ไม่ว่าจะเป็นเอกสารการรับเข้าทำงาน, คู่มือการใช้งาน, หรือเอกสารกระบวนการ, คุณต้องตัดสินใจเลือกโครงสร้างที่สะท้อนถึงวิธีการทำงานของทีมคุณ.

การจัดรูปแบบข้อความแบบสมบูรณ์ใน ClickUp Docs โดดเด่นมาก คุณไม่ต้องติดอยู่กับข้อความธรรมดา—คุณสามารถใช้หัวข้อ, ส่วนที่สามารถยุบได้, รายการตรวจสอบ, ข้อความเน้น, ตาราง, บล็อกโค้ด, และแม้กระทั่งมุมมองที่ฝังไว้ เช่น กระดาน Kanban หรือปฏิทิน

ClickUp Docs: การจัดการกระบวนการพัฒนาเอกสารภายในองค์กรให้เป็นเรื่องง่าย — *สร้างเอกสารที่มีชีวิตชีวาและโต้ตอบได้กับ ClickUp Docs*

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังบันทึกกระบวนการ QA คุณสามารถเพิ่ม:

หน้าย่อย สำหรับเนื้อหาเชิงลึกที่ไม่ได้จำเป็นสำหรับทุกคนในการดูอย่างรวดเร็ว
รายการตรวจสอบ พร้อมกำหนดวันครบกำหนดสำหรับการทดสอบการถดถอย
มุมมองบอร์ดฝังตัว แสดงข้อบกพร่องที่เปิดอยู่
สัญลักษณ์ สำหรับพื้นที่เสี่ยงสูงหรือขั้นตอนที่ต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษ

🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: โจรสลัดในศตวรรษที่ 17ใช้ 'กฎบัตร' เพื่อบันทึกกฎเกณฑ์เกี่ยวกับของที่ปล้นมาได้, การปฏิบัติตน, และแม้กระทั่งค่าชดเชยการบาดเจ็บ ทุกคนในลูกเรือต้องยอมรับก่อนออกเรือ ทำให้เป็นรูปแบบแรกของคู่มือทีม

ขั้นตอนที่ 4: ใช้แม่แบบเพื่อความสม่ำเสมอ

แม่แบบช่วยประหยัดเวลาและทำให้เอกสารของคุณดูเป็นไปในทิศทางเดียวกัน สร้างรูปแบบมาตรฐานสำหรับ SOPs, คู่มือการปฐมนิเทศ, บันทึกการประชุม และสิ่งที่คุณทำซ้ำบ่อยๆ

คุณสามารถมีคู่มือสไตล์ขนาดเล็กที่ครอบคลุมถึงน้ำเสียง, คำศัพท์, รูปแบบ, และวลีที่ใช้บ่อย. สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทีมที่กระจายอยู่.

นี่คือเทมเพลต ClickUp ที่ยอดเยี่ยมให้คุณลองใช้:

เทมเพลตฐานความรู้ ClickUp: ติดตามเอกสารภายในที่สร้างด้วยเครื่องมือเอกสารที่เหมาะสม — รับกรอบการทำงานเพื่อสร้างและจัดระเบียบห้องสมุดข้อมูลดิจิทัลของคุณด้วยเทมเพลตฐานความรู้ ClickUp

เทมเพลตฐานความรู้ ClickUpช่วยให้คุณจัดระเบียบ แบ่งปัน และเข้าถึงเอกสารภายในองค์กรได้อย่างเป็นระเบียบ ปราศจากความยุ่งเหยิงแบบเดิม

มันจัดหมวดหมู่เนื้อหาเป็นหัวข้อต่าง ๆ เช่น การเริ่มต้นใช้งาน, คู่มือการใช้งาน, กรณีศึกษา, เทมเพลต, วิดีโอ แนะนำการใช้งาน, และ แหล่งข้อมูลชุมชน การจัดกลุ่มนี้ช่วยลดความสับสนและช่วยให้คุณเข้าถึงทรัพยากรที่เกี่ยวข้องได้อย่างง่ายดาย

⚙️ โบนัส: คุณสามารถลองใช้เทมเพลตการจัดการผลิตภัณฑ์และวิศวกรรมของเรา เพื่อจัดระเบียบแนวคิดฟีเจอร์ รายละเอียดทางเทคนิค และแผนโครงการได้เช่นกัน

ขั้นตอนที่ 5: เขียนเนื้อหาที่ชัดเจน

ตัดเรื่องไม่จำเป็นออกและเข้าประเด็นเลย สิ่งที่มากขึ้นไม่ได้หมายความว่าจะดีกว่าเสมอไป

ให้ความสำคัญกับการจัดทำเอกสารที่สนับสนุนกระบวนการทำงานที่สำคัญ คำถามที่พบบ่อย หรือการประสานงานระหว่างหน่วยงาน หากเป็นข้อมูลที่ผู้คนไม่ค่อยสอบถาม หรือมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา อาจไม่จำเป็นต้องจัดทำเอกสารเฉพาะ

เพื่อเร่งกระบวนการเขียนและลดการคาดเดา ให้หันมาใช้ClickUp BrainAI Writer จะช่วยให้คุณสร้าง แก้ไข หรือสรุปเอกสารได้โดยตรงภายใน Doc

ClickUp Brain: ความช่วยเหลือจาก AI สำหรับการสร้างเอกสารภายในของคุณเอง — *ขอให้ ClickUp Brain สรุปเอกสารทางเทคนิค*

ต้องการแปลกระบวนการที่ซับซ้อนให้กลายเป็นคู่มือที่ใช้งานง่ายใช่ไหม? ให้ AI ช่วยทำให้ง่ายขึ้นโดยใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายหรือปรับใช้โทนเสียงที่เหมาะสม กำลังพยายามสรุปเอกสารทางเทคนิคที่ซับซ้อนสำหรับผู้ที่ไม่มีความรู้ทางเทคนิคใช่ไหม? สร้างสรุปแบบ TL;DR ได้ทันที

ClickUp Brain คือผู้ช่วยอัจฉริยะสำหรับทุกวันที่ทำงานของคุณ — มันอ่านงาน, เอกสาร, และข้อมูลโครงการเพื่อให้คำตอบที่คุณได้รับมีความเกี่ยวข้องและสามารถนำไปปฏิบัติได้ เมื่อคุณต้องการความสมดุลระหว่างความเร็วหรือความลึกที่แตกต่างกัน Brain ช่วยให้คุณ เลือกโมเดล AI ที่เหมาะสมกับงานได้: เลือกโมเดลที่รวดเร็วสำหรับบันทึกย่ออย่างรวดเร็ว หรือโมเดลที่คิดวิเคราะห์ลึกซึ้งสำหรับ PRD ที่ละเอียดหรือการเขียนเชิงเทคนิค ด้วยวิธีนี้คุณจะได้การแลกเปลี่ยนที่เหมาะสมระหว่างความเร็ว ความคิดสร้างสรรค์ และความแม่นยำ โดยไม่ต้องออกจาก ClickUp

เมื่อใดควรเปลี่ยนโมเดล

อัปเดตอย่างรวดเร็ว / สรุปสั้น ๆ → เลือกแบบที่ปรับความเร็วให้เหมาะสม
กลยุทธ์ที่ซับซ้อน, ข้อความทางกฎหมาย, หรือทางเทคนิค → เลือกแบบจำลองความลึก/ความละเอียด
การระดมความคิดสร้างสรรค์หรือการคิดคำพูดทางเลือก → เลือกโมเดลที่เน้นความคิดสร้างสรรค์/โทนเสียง

ClickUp Brain MAX — พลังเดสก์ท็อปสำหรับจัดการเอกสารภายในองค์กร

เมื่อเอกสารของคุณไม่ใช่แค่หน้าอ้างอิง แต่เป็นระบบที่มีชีวิต (SOPs, ประวัติการตัดสินใจ, คู่มือการเริ่มต้นใช้งาน) คุณต้องการประสบการณ์เดสก์ท็อปที่สร้างมาเพื่อการทำงานแบบยาว: นั่นคือ Brain MAX นี่คือเวอร์ชันที่ปรับให้เหมาะสมกับเดสก์ท็อปของ ClickUp Brain ที่ออกแบบมาเพื่อจัดการงานเอกสารหลายเอกสารและหลายชั่วโมง ทำให้ความรู้ของบริษัทคุณกลายเป็นสิ่งที่ใช้งานได้ — ไม่ใช่แค่เก็บไว้เฉยๆ

ทำไม Brain MAX ช่วยให้เอกสารของคุณทำงานได้จริง

รวบรวมบริบทที่กระจัดกระจายอย่างรวดเร็ว: ป้อนบันทึกการประชุมหลายรายการ, PRD และเธรดตั๋วให้กับ Brain MAX และขอให้สร้างเอกสารภายในฉบับเดียวที่เรียบร้อย (เช่น "สร้างคู่มือกระบวนการ QA จากบันทึกสปรินต์สามรายการนี้และ PRD")
การสกัดการตัดสินใจและเรื่องราวเบื้องหลังโดยอัตโนมัติ: เปลี่ยนบทสนทนาที่ไม่เป็นทางการหรือส่วนหนึ่งของการประชุมให้กลายเป็น เรื่องราวเบื้องหลังการตัดสินใจ ที่ชัดเจน ซึ่งอธิบาย เหตุผล ที่มีการตัดสินใจนั้นและใครเป็นผู้รับผิดชอบในการติดตามผล — เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการป้องกันการค้นพบซ้ำในคำถาม "ทำไมเราถึงทำแบบนี้?" ในสปรินท์ถัดไป
สร้างงานตรวจสอบและบำรุงรักษาเป็นชุด: ขอให้ Brain MAX สแกนเอกสารและสร้างงานตรวจสอบที่เกิดขึ้นซ้ำ มอบหมายเจ้าของงาน และตั้งค่าฟิลด์ "ตรวจสอบล่าสุด / ตรวจสอบครั้งถัดไป" เพื่อให้เอกสารไม่ล้าสมัย
แปลงเสียงเป็นข้อความเพื่อการบันทึกอย่างรวดเร็ว: ใช้ฟีเจอร์ Talk-to-Text เพื่อบันทึกการสรุปบทเรียน การส่งต่องาน หรือการถ่ายทอดความรู้สำคัญ Brain MAX จะจัดระเบียบข้อมูลที่ป้อนเข้ามาเป็นหัวข้อ สรุป และรายการดำเนินการที่คุณสามารถเผยแพร่ได้ทันที
เปลี่ยนโทนและรูปแบบสำหรับผู้ฟัง: สลับรูปแบบการตอบสนอง (สรุปแบบย่อสำหรับผู้บริหาร vs. รายละเอียดขั้นตอนสำหรับวิศวกร) เพื่อให้แหล่งข้อมูลเดียวสามารถให้บริการผู้ฟังหลายกลุ่มได้โดยไม่ต้องเขียนใหม่เพิ่มเติม

คำแนะนำเชิงปฏิบัติสำหรับกระบวนการทำงานเอกสาร

"รวมโน้ตรetro สามตัวนี้กับบอร์ดงาน 'Release 4. 2' ไว้ในเอกสาร 'Release Retrospective' เดียว พร้อมสรุปประเด็นสำคัญและมอบหมายงานติดตามผล"
"สแกนเอกสารการเริ่มต้นใช้งาน 20 หน้าฉบับนี้และเพิ่มส่วน 'เริ่มต้นอย่างรวดเร็ว' ที่มี 5 งานที่ต้องทำสำหรับพนักงานใหม่ พร้อมงานทบทวนประจำสำหรับเจ้าของเอกสาร"
"บรรยาย 8 นาทีของเซสชั่นการถ่ายทอดความรู้ของเรา และแปลงเป็น SOP การแก้ไขปัญหา พร้อมขั้นตอนในรายการตรวจสอบและกรณีทดสอบที่ฝังไว้"

ใครได้ประโยชน์มากที่สุด

ทีมปฏิบัติการและวิศวกรรมกำลังแปลงความรู้เฉพาะบุคคลให้กลายเป็นคู่มือปฏิบัติงานที่สามารถทำซ้ำได้
ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ที่สร้างบันทึกการตัดสินใจที่สามารถค้นหาได้ซึ่งเชื่อมโยงกับงานพัฒนาฟีเจอร์
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและฝ่ายปฏิบัติการบุคลากร สร้างคู่มือการปฐมนิเทศที่ทันสมัยอยู่เสมอ

ลองใช้ในเอกสารของคุณ: Brain MAX ทำให้การแก้ไขที่ยาวนาน การสังเคราะห์หลายเอกสาร และกระบวนการบำรุงรักษา รู้สึกเหมือนงานบริหารน้อยลงและเหมือนความก้าวหน้าเพิ่มขึ้น เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Brain MAX และวิธีการใช้ Talk-to-Text ได้ที่นี่: ClickUp Brain MAX และ Talk to Text

ต้องการอะไรเพิ่มเติมไหม? ลองใช้ Clips ดูสิ!

ClickUp Clips: ซอฟต์แวร์เอกสารภายในที่รองรับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส — *บันทึกหน้าจอของคุณสำหรับการสาธิตแบบมีภาพด้วย ClickUp Clips*

เมื่อเหมาะสม ClickUp ช่วยให้คุณก้าวข้ามข้อจำกัดของข้อความได้ เพิ่มภาพ วิดีโอหน้าจอ แผนภาพ หรือแม้แต่คลิปวิดีโอสั้น ๆ ได้โดยตรง คุณสามารถบันทึกหน้าจอของคุณผ่านClickUp Clipsเพื่อแสดงวิธีการทำงานอย่างละเอียด เช่น ขั้นตอนการพัฒนาหลายขั้นตอน วิธีการตั้งค่ากระดานสปรินต์ หรือตำแหน่งสำหรับบันทึกคำขอฟีเจอร์ใหม่

เป็นวิธีที่รวดเร็วและเข้าใจง่ายกว่าในการจับความละเอียดอ่อนที่ข้อความอาจมองข้ามไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมที่ทำงานข้ามสายงานหรือทำงานแบบไม่พร้อมกัน

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ ClickUp Clips:

📮 ClickUp Insight: ข้อมูลการสำรวจประสิทธิภาพการประชุมของ ClickUp ชี้ให้เห็นว่าเกือบครึ่งหนึ่งของการประชุมทั้งหมด (46%) มีผู้เข้าร่วมเพียง 1-3 คนเท่านั้น แม้ว่าการประชุมขนาดเล็กเหล่านี้อาจมีความมุ่งเน้นมากกว่า แต่ก็อาจถูกแทนที่ด้วยวิธีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากกว่า เช่น การจัดทำเอกสารที่ดีขึ้น การบันทึกการอัปเดตแบบอะซิงโครนัส หรือการจัดการความรู้ภายในองค์กร

ความคิดเห็นที่ได้รับมอบหมายในภารกิจของ ClickUp ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มบริบทได้โดยตรงภายในภารกิจ แบ่งปันข้อความเสียงสั้น ๆ หรือบันทึกวิดีโออัปเดตด้วยClickUp Clips—ช่วยให้ทีมประหยัดเวลาอันมีค่าในขณะที่ยังคงมีการสนทนาที่สำคัญเกิดขึ้น—โดยไม่ต้องเสียเวลา!

💫 ผลลัพธ์ที่แท้จริง: ทีมอย่าง Trinetrix พบว่ามีการลดการสนทนาและการประชุมที่ไม่จำเป็นลงถึง 50% ด้วย ClickUp

ขั้นตอนที่ 6: จัดทำเอกสารให้เข้าถึงได้และอัปเดตข้อมูล

เอกสารภายในทีมจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อสามารถค้นหาได้ง่ายเท่านั้น ควรจัดเก็บไว้ในแหล่งข้อมูลเดียวที่เชื่อถือได้ เช่นClickUp Docs Hub ซึ่งทีมของคุณสามารถเรียกดู ค้นหา และเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหาในโฟลเดอร์หรือแชทจำนวนมาก

คุณสามารถแท็กเนื้อหา จัดหมวดหมู่ตามฟังก์ชัน (เช่น การแนะนำพนักงานใหม่ กระบวนการทำงานของทีมพัฒนา ข้อมูลจำเพาะของผลิตภัณฑ์) และเชื่อมโยงทรัพยากรที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ฐานความรู้ภายในของคุณเชื่อมโยงกันและใช้งานได้อย่างเป็นธรรมชาติ

เพื่อทดสอบระบบ ให้สมาชิกทีมค้นหาเอกสารโดยใช้เพียงคุณสมบัติการค้นหา หากพวกเขาประสบปัญหา โครงสร้างของคุณต้องปรับปรุง

สิทธิ์ใน ClickUp Docs: เพิ่มสิทธิ์ตามบทบาทสำหรับเอกสารภายในทั้งหมด — *แชร์สิทธิ์การเข้าถึงเพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน*

ClickUp ช่วยให้คุณปรับแต่งสิทธิ์การเข้าถึงเพื่อควบคุมว่าใครสามารถดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไขเอกสารแต่ละฉบับได้ ซึ่งช่วยให้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนยังคงปลอดภัย ในขณะที่ยังคงให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่บุคคลที่เหมาะสมในการมีส่วนร่วมหรือใช้ความรู้

นอกจากนี้ อย่าลืมว่าเอกสารที่ล้าสมัยนั้น แย่กว่า ไม่มีเอกสารเสียอีก มอบหมายผู้รับผิดชอบที่ชัดเจนให้กับเอกสารทุกฉบับ และกำหนดรอบการทบทวนเป็นประจำ—รายเดือนหรือรายไตรมาสเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี คุณสามารถเพิ่มวันที่ 'ทบทวนล่าสุดโดย' และ 'ทบทวนครั้งถัดไปโดย' ไว้ที่ด้านบนเพื่อช่วยในการจัดการเอกสารให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ฟังจากMitch Stephens, PMP:

ตั้งแต่เริ่มใช้ ClickUp ทีมของเราได้ค่อยๆ ย้ายออกจาก Google docs สำหรับการบันทึกข้อมูล และในความเป็นจริง การบันทึกข้อมูลได้ปรับปรุงอย่างมีนัยสำคัญ

ตั้งแต่เริ่มใช้ ClickUp ทีมของเราได้ค่อยๆ ย้ายออกจาก Google docs สำหรับเอกสาร และในความเป็นจริง เอกสารได้พัฒนาขึ้นอย่างมาก

มีทางเลือกมากมายสำหรับ Google Docs ที่เหมาะสำหรับการจัดทำเอกสารภายในองค์กร—ตั้งแต่โปรแกรมแก้ไขเอกสารแบบง่ายไปจนถึงแพลตฟอร์มฐานความรู้ครบวงจร วิดีโอนี้จะรีวิว 11 ตัวเลือก พร้อมเปรียบเทียบฟีเจอร์ด้านการทำงานร่วมกัน การควบคุมเวอร์ชัน แม่แบบ การควบคุมการเข้าถึง การเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ และราคา เพื่อช่วยให้คุณเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมกับความต้องการในการจัดทำเอกสารของทีมคุณมากที่สุด

💡 ClickUp AI ผู้จดบันทึก: จัดทำเอกสารการประชุมโดยอัตโนมัติ

ClickUp AI Notetakerจดบันทึกการประชุมโดยอัตโนมัติและจัดเก็บไว้ใน Docs Hub ภายใต้ส่วน "บันทึกการประชุม" โดยเฉพาะ ไม่ว่าคุณจะจัดการประชุมแบบ 1:1 การตรวจสอบงานของทีม หรือการวางแผนสปรินต์ คุณจะมีบันทึกที่สม่ำเสมอและรวมศูนย์โดยไม่ต้องจดบันทึกด้วยตนเอง เป็นวิธีอันทรงพลังในการเปลี่ยนการสนทนาให้เป็นเอกสารที่เข้าถึง รีวิว และแชร์ได้ง่าย

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างเอกสารภายใน

นี่คือเคล็ดลับและเทคนิคที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างเอกสารทางเทคนิค:

มอบหมายผู้รู้: ระบุผู้เชี่ยวชาญในแต่ละด้านและมอบหมายให้พวกเขาเป็นเจ้าของหรือผู้ตรวจสอบสำหรับพื้นที่เอกสารเฉพาะ
ใช้เมทริกซ์ RACI: เพิ่มแท็ก 'ผู้รับผิดชอบ, ผู้รับผิดชอบหลัก, ผู้ให้คำปรึกษา, ผู้รับทราบ' เพื่อชี้แจงบทบาทในการสร้างและตรวจสอบเอกสาร
มาตรฐานส่วนต่างๆ: อนุญาตให้มีส่วนที่เหมือนกันในทุกเอกสาร เช่น บทนำ ภาพรวม คำแนะนำทีละขั้นตอน การแก้ไขปัญหา และเอกสารอ้างอิง
สร้างรายการตรวจสอบเอกสาร: เพิ่มรายการตรวจสอบสำหรับแต่ละเทมเพลตเพื่อให้แน่ใจว่าองค์ประกอบที่จำเป็นทั้งหมดถูกรวมไว้
ใช้เมทริกซ์ MECE: จัดหมวดหมู่ข้อมูลให้เป็นกรอบ 'ไม่ซ้ำซ้อนและครอบคลุมทั้งหมด' เพื่อจัดประเภทข้อมูลให้ไม่มีอะไรทับซ้อนกัน

💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: เพิ่มส่วน 'เบื้องหลังการตัดสินใจ' ที่อธิบายว่าทำไมกระบวนการหรือนโยบายบางอย่างจึงถูกสร้างขึ้น มันช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจเหตุผลแทนที่จะปฏิบัติตามกฎอย่างไม่ลืมหูลืมตา

สร้างเอกสารภายในที่มีชีวิตชีวาด้วย ClickUp

การสร้างเอกสารภายในที่มีคุณภาพสูงไม่ควรเป็นโครงการเสริมที่คุณไม่อยากอัปเดต เมื่อทำอย่างถูกต้อง เอกสารของคุณจะกลายเป็นระบบสนับสนุนสำหรับทีมของคุณ: การปฐมนิเทศจะเร็วขึ้น คำถามจะน้อยลง และกระบวนการต่างๆ จะถูกปฏิบัติตามอย่างถูกต้อง

ClickUp แอปทุกอย่างสำหรับการทำงาน ทำให้เรื่องนี้ง่ายยิ่งขึ้น ด้วยฟีเจอร์ต่างๆ เช่น เอกสารแบบซ้อน การแชร์สิทธิ์การเข้าถึงที่ง่ายดาย การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ และการค้นหาที่ทรงพลัง คุณสามารถผสานรวมเอกสารเข้ากับกระบวนการทำงานของคุณได้ นอกจากนี้ ClickUp Brain ยังช่วยอัตโนมัติในการเขียนคู่มือยาวๆ ในขณะที่ Clips ช่วยให้คุณบันทึกวิธีการต่างๆ ในรูปแบบเสียง/ภาพได้

แล้วทำไมต้องรอ?สมัครใช้ ClickUpฟรีวันนี้เลย! ✅