ผู้จัดการโครงการ: คุณกำลังมองหาวิธีการจัดระบบเพื่อจัดลำดับความสำคัญของงานและคำขอของคุณอยู่หรือไม่? ลองใช้กระดานคัมบังดูสิ!
กระดานคัมบังเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดการความสนใจ ทำให้คุณทราบเสมอว่ามีอะไรอยู่ในคิว กำลังดำเนินการ และเสร็จสิ้นแล้ว เครื่องมือภาพเหล่านี้—เมื่ออยู่ในซอฟต์แวร์คัมบังที่เหมาะสม—ยังทำหน้าที่เป็นกระดานสถานะและรายงานได้อีกด้วย
และตามแหล่งข้อมูลบางแห่งการใช้รายงานสถานะโครงการแบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบช่วยสนับสนุนประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้นสำหรับสมาชิกโครงการทุกคน!
เพื่อเริ่มต้นองค์กรของคุณอย่างรวดเร็ว ดาวน์โหลดเทมเพลตกระดานคัมบังแบบง่ายฟรีจาก ClickUpและเพิ่มงานของคุณ คุณจะประหยัดเวลาอันมีค่าจากการสร้างกระดานคัมบังด้วยตนเองในGoogle Workspace!
ต้องการเลือกจากเทมเพลตอื่นหรือไม่?
เรามีแม่แบบกระดานคัมบังเพิ่มเติมที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการโครงการทุกคนที่ชอบการมองเห็นงานของพวกเขา(และถ้าคุณกำลังจัดการแคมเปญ คุณไม่ควรพลาดแม่แบบหมายเลข 3)
วิธีสร้างกระดานคัมบังใน Google Sheets
ตอนนี้มาถึงกิจกรรมหลักแล้ว—การสร้างกระดานคัมบังใน Google Sheets!
ขั้นตอนที่ 1: สร้างคอลัมน์สถานะแต่ละรายการ
ในแถวแรก ให้เพิ่มแต่ละขั้นตอนในกระบวนการทำงานของคุณเป็นเซลล์หัวข้อแยกกัน: งานค้าง, กำลังทำ, ดำเนินการอยู่, และ เสร็จแล้ว หากมีสถานะอื่นในกระบวนการทำงานของคุณ อย่าลืมเพิ่มเข้าไปด้วย!
ถัดไป ให้เลือกกลุ่มของเซลล์ (รวมถึงคอลัมน์หัวตาราง) จากนั้นจากแถบเมนู ให้คลิก เส้นขอบ และเลือก เส้นขอบทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 2: จัดรูปแบบเซลล์
กระดานคัมบังดูจืดชืดไปหน่อย มันยังห่างไกลจากการเป็นเครื่องมือแสดงภาพที่ทรงพลังอย่างที่เราต้องการ ดังนั้นมาเพิ่มสีสันเพื่อแยกสถานะกันเถอะ!
ไฮไลต์เซลล์ของคุณ (รวมถึงคอลัมน์หัวตาราง) แล้วไปที่แท็บ การจัดรูปแบบ เลือก สลับสี และเลือกธีมสีที่ตรงกับความต้องการของคุณ
ขั้นตอนที่ 3: เปลี่ยนสีพื้นหลังของหัวข้อทั้งหมด
จากนั้น เลือกเซลล์หัวตาราง และในแถบเมนู ให้คลิก เติมสี แล้วเลือกสีพื้นหลังที่สว่าง ทำซ้ำขั้นตอนนี้สำหรับเซลล์หัวตารางที่เหลือทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 4: สร้างบัตรงาน
ตอนนี้เรามาสร้างแม่แบบบัตรงานที่คุณจะใช้คัดลอกและวางสำหรับงานใหม่กัน! ในช่องที่อยู่นอกกระดานคัมบังของคุณ ให้พิมพ์ข้อมูลที่จำเป็น เช่น:
ชื่องาน:รายละเอียด:กำหนดส่ง:ประมาณเวลา:ผู้รับผิดชอบ:ความสำคัญ:
คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ: Google Sheets ไม่มีฟังก์ชันการลากและวางเพื่อย้ายงานผ่านกระบวนการทำงานได้อย่างง่ายดาย ดังนั้นให้ใช้เซลล์หนึ่งสำหรับแต่ละบัตรงาน หากไม่ทำเช่นนั้น คุณอาจเสี่ยงที่จะทิ้งเซลล์ไว้เบื้องหลังซึ่งคุณไม่ได้คัดลอกและวางไว้ขณะย้ายบัตรงานจากสถานะหนึ่งไปยังสถานะต่อไป ใน Google Spreadsheets นี่คือวิธีการเพิ่มบรรทัดใหม่ภายในเซลล์:
- คีย์ลัดคีย์บอร์ด Mac: Command + Enter
- Windows, Linux, Chromebook ปุ่มลัด: Ctrl + Enter
ขั้นตอนที่ 5: บันทึกแม่แบบกระดานคัมบังไว้ใน Google Drive ของคุณ
คอลัมน์? ตรวจสอบแล้ว. บัตรงาน? ตรวจสอบแล้ว. งั้นเรามาบันทึกเป็นเทมเพลตกันเถอะ!
เปลี่ยนชื่อหัวข้อสเปรดชีตของคุณและเพิ่มคำว่า "Template" คลิกไอคอนโฟลเดอร์ถัดจากชื่อเรื่องและย้ายเทมเพลตของคุณไปยังโฟลเดอร์ที่มีอยู่แล้วใน Google Apps Drive ของคุณหรือสร้างโฟลเดอร์เทมเพลตใหม่!
แหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม:
แม่แบบกระดานคัมบังเพื่อแก้ไขปัญหาการจัดการโครงการที่พบบ่อย
คุณได้สร้างกระดานคัมบังที่ดีแล้ว แต่เหมาะสมกับที่ทำงานสมัยใหม่หรือไม่? มีโอกาสสูงที่คุณจะต้องการแชร์กระดานนี้กับสมาชิกในโครงการและลูกค้าของคุณ และผลิตภัณฑ์ของ Google อย่างเช่น Sheetsไม่ได้ออกแบบมาสำหรับการจัดการโครงการขั้นสูง
ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณคือไฟฉายในหมอกที่ช่วยให้ทุกคนมองเห็นความคืบหน้าของโครงการโดยรวม แต่ระหว่างการจัดการคำขอและการสร้างรายงานสถานะหลายครั้งต่อวัน คุณต้องตอบสนองต่อความสำคัญที่ขัดแย้งกันอยู่เสมอการจัดการโครงการใน Google Sheetsไม่ใช่ทางออกที่ดีที่สุด
และมันไม่ใช่ทางออก เดียว ของคุณ!
ด้วยแพลตฟอร์มโครงการและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอย่าง ClickUp คุณเพียงแค่ใช้เวอร์ชันฟรีก็ได้รับประโยชน์ของบอร์ด Kanban ที่ทรงพลังและคืนเวลาที่ถูกขโมยไปจากความท้าทายของโครงการ
คุณสมบัติทั้งหมดที่กล่าวถึงมีอยู่ใน ClickUp ไม่ว่าจะใช้เทมเพลตหรือไม่ก็ตาม แต่เราได้คัดเลือกกระดานคัมบังที่จำเป็นที่คุณต้องมีในกล่องเครื่องมือทางเทคโนโลยีของคุณ!
1.แผ่นงานกระดานคัมบังการจัดการแบบอไจล์ โดย ClickUp
การจัดการโครงการแบบอไจล์ไม่ใช่แนวคิดใหม่ แต่จำเป็นสำหรับทีมที่ต้องการความโปร่งใสเพื่อโอกาสในการปรับปรุงในกระบวนการทำงานของพวกเขา สำหรับผู้จัดการโครงการที่ต้องสร้างรายงานใหม่สำหรับการประชุมสแตนด์อัพของทีมทุกครั้ง...นี่คือสำหรับคุณ!
ในการประชุมแบบยืน ผู้คนมักหลีกเลี่ยงการจ้องมองสเปรดชีตที่นิ่งอยู่บนหน้าจอ พวกเขาชอบดูข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับตนเองมากกว่า และนี่คือเหตุผลที่การใช้ ClickUp มีประโยชน์อย่างยิ่ง! เพียงไม่กี่คลิก คุณสามารถสร้างกระดานคัมบังสำหรับกลุ่มเป้าหมายหรือเกณฑ์ที่แตกต่างกันได้ ครั้งเดียว จากนั้นมุมมองกระดานสาธารณะเหล่านี้จะกลายเป็นแหล่งข้อมูลที่ใช้ได้ทุกวัน ทั้งก่อน ระหว่าง และหลังการประชุม
ดูการทำงานที่อัปเดตโดยอัตโนมัติในทุกมุมมองเพื่อให้ทีมของคุณเห็นสถานะแบบเรียลไทม์—ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหน!
2.แผ่นงานกระดานคัมบังสำหรับคำขอของทีม โดย ClickUp
คุณกำลังติดตามทุกคำขอของทีมอยู่หรือไม่—ตั้งแต่การดำเนินงานทั่วไปไปจนถึงของที่ระลึกของบริษัท? นี่เป็นเรื่องที่เราชอบมาก! เรา รัก กระบวนการที่มีประสิทธิภาพสำหรับงานเล็ก ๆ แต่กินเวลาเหล่านี้! นี่คือเหตุผลที่เราสร้างเทมเพลตนี้ขึ้นมาเพื่อให้คุณติดตามทุกงานผ่านกระบวนการ และให้ผู้ขอคำขอ ไม่ต้อง ติดต่อคุณผ่าน Slack DM อีกต่อไป
เพิ่มผู้ขอเป็นผู้ที่ติดตามในคำขอภารกิจของพวกเขา และรักษาการสื่อสารให้เป็นศูนย์กลางด้วยความคิดเห็น ด้วยกระดานคัมบังใน ClickUp คุณจะได้รับการจัดเก็บคำขอทั้งหมดอย่างแน่นหนาเพื่อจัดการในเวลาของคุณเอง!
3.แม่แบบกระดานคัมบังติดตามแคมเปญโดย ClickUp
เราสามารถคุยกันเกี่ยวกับลักษณะของแคมเปญที่เคลื่อนไหวเร็วกว่าเด็กที่เพิ่งเรียนรู้การวิ่งได้ไหม? หากคุณไม่ได้ใช้แบบแผนการจัดการแคมเปญใด ๆ แบบแผน ClickUp นี้จะกลายเป็นแบบแผนแรกและสุดท้ายของคุณ! ทุกแผนกที่เกี่ยวข้องกับโครงการแคมเปญของคุณจะชื่นชอบความยืดหยุ่นของกระดาน ClickUp Kanban:
- เพิ่มไฟล์เพื่อให้บริบทเพิ่มเติมแก่ภารกิจ (เรามีเทมเพลต ClickUp สำหรับเอกสารสรุปโครงการด้วย!)
- ปักหมุดภาพหน้าปกเพื่อดูตัวอย่างสื่อสร้างสรรค์ได้อย่างรวดเร็ว
- ทำการอัปเดตงานจำนวนมากด้วยแถบเครื่องมือการดำเนินการแบบกลุ่ม
- เลื่อนงานขึ้นหรือลงเพื่อเปลี่ยนลำดับความสำคัญ
4.แผ่นงานกระดานคัมบังการจัดการโครงการ โดย ClickUp
สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด ความท้าทายทั่วไปในการบริหารโครงการคือปริมาณงานที่มากเกินไปที่ถูกขอหรือกำลังดำเนินการอยู่ ข้อจำกัด WIP (งานที่อยู่ในระหว่างดำเนินการ) ใน ClickUp เป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของผู้จัดการโครงการทุกคนในการปกป้องขีดความสามารถในการทำงานของสมาชิกโครงการทุกคน
นี่คือวิธีการทำงาน: ตั้งค่าขีดจำกัดแบบนุ่มนวลและรับตัวบ่งชี้แบบภาพเมื่อคุณถึงหรือเกินขีดจำกัด WIP แล้ว ClickUp จะไม่บล็อกการสร้าง ย้าย หรืออัปเดตงาน แม้ว่าจะทำให้คอลัมน์เกินขีดจำกัดที่กำหนดไว้ก็ตาม!
ใครได้ประโยชน์จากการใช้กระดานคัมบัง?
กระดานคัมบังได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นอย่างมากในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา โดยมีบริษัทและองค์กรจำนวนมากนำเครื่องมือการจัดการโครงการแบบภาพนี้มาใช้ แต่ใครกันแน่ที่ได้รับประโยชน์จากการใช้กระดานคัมบัง? นี่คือตัวอย่างและเทมเพลตของทีมที่สามารถได้รับประโยชน์อย่างมากจากการใช้กระดานคัมบัง:
ทีมบริหารโครงการ: ทีมบริหารโครงการมักมีภาระงานมากมาย โดยต้องจัดการกับโครงการและงานหลายอย่างพร้อมกัน กระดานคัมบังช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถติดตามความคืบหน้าของแต่ละโครงการได้อย่างชัดเจนและเป็นระบบ พร้อมทั้งมั่นใจได้ว่างานทั้งหมดกำลังดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ทีมการตลาด: ทีมการตลาดมักคิดค้นไอเดีย สร้างแคมเปญ และติดตามการวิเคราะห์อยู่เสมอ ด้วยปริมาณงานที่มากมาย จึงเป็นเรื่องง่ายที่งานบางอย่างจะหลุดรอดไปจากสายตา กระดานคัมบังช่วยให้ทีมการตลาดมองเห็นโครงการและงานทั้งหมดได้ในที่เดียว ทำให้ง่ายต่อการจัดลำดับความสำคัญและติดตามความคืบหน้าได้ดียิ่งขึ้น
บอร์ด ClickUp Kanban สนับสนุนทีมอย่างไร
ClickUp ได้ช่วยให้ทีมมากมายหลายทีมสามารถปรับปรุงกระบวนการบริหารโครงการของพวกเขาได้อย่างมีประสิทธิภาพ. ชมว่าทีมจริงเหล่านี้ได้ใช้กระดานคัมบังใน ClickUp อย่างไรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของพวกเขา:
ยึดมั่นในความคิดสร้างสรรค์
Adhere Creativeเป็นเอเจนซี่ด้านการพัฒนาแบรนด์แบบครบวงจรสำหรับธุรกิจ B2B และพันธมิตรระดับ Platinum ของ HubSpot ที่เชี่ยวชาญด้านการตลาดแบบอินบาวด์ ตั้งอยู่ที่เมืองฮิวสตัน รัฐเท็กซัส นี่คือสิ่งที่พวกเขาพูดถึง ClickUp:
"มุมมองของบอร์ดเป็นประโยชน์มากที่สุดเนื่องจากมันจำลองบอร์ดคานบัน ทุกเช้าในระหว่างการประชุมสแตนด์อัพของเรา เราจะย้ายโครงการของลูกค้าทั้งหมดผ่านบอร์ด มันเป็นการแสดงภาพที่ชัดเจนว่าเราอยู่ที่ไหนในตอนนี้และต้องการจะไปที่ไหน รวมถึงเป็นการเตือนที่มีประโยชน์สำหรับทุกแผนก"
การจัดวางหน้าต่างงานที่ต้องทำแต่ละรายการก็มีประโยชน์อย่างมากเช่นกัน ในเวลาเพียงไม่กี่วินาที เราสามารถระบุสถานะของงานที่ต้องทำได้ว่าอยู่ในขั้นตอนใด ใครเป็นผู้รับผิดชอบ มีเวลาประมาณการสำหรับงานนั้น วันครบกำหนด ไฟล์แนบ และการสนทนาที่เกี่ยวข้องกับโครงการโดยไม่ต้องค้นหาหรือเลื่อนดูมากเกินไป ก่อนหน้านี้เราใช้ Basecamp และสิ่งเหล่านี้ไม่สามารถเข้าถึงได้ง่ายเลยหรือแทบจะไม่สามารถเข้าถึงได้เลย"
การค้า 5 ดาว
Five Star Commerceเป็นบริษัทการตลาดที่มุ่งเน้นแพลตฟอร์ม Amazon เพื่อช่วยเพิ่มยอดขายสำหรับสินค้าและแบรนด์ต่างๆ นี่คือสิ่งที่พวกเขาพูดถึง ClickUp:
"ที่บริษัทการตลาดแห่งหนึ่งที่ผมเคยทำงานด้วย เราใช้ Trello ซึ่งตอนนี้ผมไม่สามารถทนได้เลย มันไม่เหมาะกับประเภทของบริษัทเราเลย มันไม่มีงานที่ต้องทำซ้ำ และมุมมองของบอร์ด สำหรับผมแล้ว ไม่ใช่ทางที่ดีในการจัดเรียงงานปริมาณมาก มันทำให้พนักงานยากมากที่จะเห็นสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน และงานจำนวนมากก็หลุดรอดไป"