วิธีใช้ Google Chat สำหรับการสื่อสารทีมอย่างมีประสิทธิภาพ

สำหรับทีมในปัจจุบัน การปรับปรุงการสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการรักษาการเชื่อมต่อและการผลิตผลงานที่มีประสิทธิภาพ

เครื่องมือหนึ่งคือ Google Chat ซึ่งได้พัฒนาต่อมาจาก Google Hangouts และ Google Talk กลายเป็นศูนย์กลางการสื่อสารที่ทรงพลัง ในฐานะส่วนหนึ่งของ Google Workspace มันนำเสนอแพลตฟอร์มที่หลากหลายสำหรับการสนทนาด้วยข้อความและการประชุมทางวิดีโอ

ดังนั้น Google Chat ทำงานอย่างไร และจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารของทีมคุณได้อย่างไร? การทำความเข้าใจคุณสมบัติของมันจะแสดงให้เห็นว่ามันเปรียบเทียบกับแอปแชทกลุ่มทีมอื่น ๆ อย่างไร

การทำความเข้าใจ Google Chat

Google Chat เป็นบริการสื่อสารที่ช่วยให้บุคคลต่างๆเชื่อมต่อกันและปรับปรุงการทำงานร่วมกันของทีม ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน—ไม่ว่าจะเป็นในสำนักงานที่แตกต่างกันหรือข้ามทวีป—มันทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางสำหรับการส่งข้อความโดยตรง ห้องแชทกลุ่ม การแชร์ไฟล์ และการโทรผ่านวิดีโอ

คุณยังสามารถแชร์ไฟล์และลิงก์ไปยัง Google Docs เพื่อรับข้อเสนอแนะอย่างรวดเร็ว ทำให้เหมาะสำหรับการสนทนาทั่วไปและการตัดสินใจที่สำคัญ นอกจากนี้ยังสามารถใช้งานได้ทั้งบนอุปกรณ์ Android และ iOS

สิ่งที่ทำให้ Google Chat แตกต่างคือการผสานรวมเครื่องมือที่ใช้ AI ตัวอย่างเช่น คุณสามารถรับคำแนะนำข้อความที่ใช้ AI ตามบริบทของการสนทนาได้ ด้วยการใช้ AI Google Chat ช่วยปรับปรุงการสื่อสารและการผลิตได้ดังนี้:

การผสานรวม Google Chat

Google Chat ผสานการทำงานร่วมกับ แอปอื่นๆ ในชุด Google Workspace ได้อย่างราบรื่น เช่น Google Docs, Google Slides และ Google Drive

ฟังก์ชันนี้ช่วยให้การแชร์, การแสดงความคิดเห็น, และการร่วมมือแบบเรียลไทม์เป็นเรื่องง่าย ช่วยให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้โดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างแพลตฟอร์มต่าง ๆ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาได้อย่างมาก

หนึ่งในคุณสมบัติที่โดดเด่นคือการผสานรวม Google Chat ภายในแอป Gmail ทำให้สามารถเข้าถึงได้โดยตรงจากอินเทอร์เฟซอีเมล คุณสมบัตินี้ช่วยลดการสลับแอปและรวมการสื่อสารทั้งหมด—ไม่ว่าจะเป็นการส่งอีเมลหรือการส่งข้อความโดยตรง—ไว้ในหน้าต่างเดียว

นอกจากนี้ Google Chatยังผสานการทำงานกับแอปพลิเคชันสื่อสารของบุคคลที่สามหลากหลายสำหรับธุรกิจ การผสานการทำงานเหล่านี้ช่วยให้ทีมสามารถนำเครื่องมือต่างๆ เช่น Trello, Asana และอื่นๆ เข้ามาในพื้นที่ทำงานของพวกเขาได้โดยตรง ทำให้ทุกอย่างสอดคล้องกัน

ตอนนี้ที่คุณเข้าใจ Google Chat แล้ว มาตั้งค่าเพื่อใช้งานเครื่องมือนี้กันเถอะ

เริ่มต้นใช้งาน Google Chat

เพื่อเริ่มต้นใช้ Google Chat, ดาวน์โหลดแอป จาก App Store สำหรับ iOS หรือ Google Play Store สำหรับ Android. เมื่อติดตั้งแล้ว, ลงชื่อเข้าใช้ด้วยที่อยู่อีเมล Gmail ของคุณ, และคุณสามารถเริ่มแชทข้ามอุปกรณ์ได้.

Google Chat บน Gmail

Google Chat ถูกฝังอยู่ใน Gmail ด้วยเช่นกัน ทำให้คุณสามารถ เข้าถึงการสนทนาได้โดยตรงจากกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ เมื่อเปิดใช้งานแล้ว คุณจะพบแท็บ 'แชท' ทางด้านซ้ายมือของ Gmail ซึ่งทำให้ง่ายต่อการสลับระหว่างการจัดการอีเมลและการมีส่วนร่วมในการสนทนา ทั้งหมดในที่เดียว

ต่างจากแอป Google Chat แบบสแตนด์อโลน การผสานรวมนี้มอบอินเทอร์เฟซแชทที่เน้นมากขึ้นโดยปราศจากสิ่งรบกวนจากอีเมล

Google Chat บนเว็บแอป

คุณไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดอะไรเพื่อเข้าถึงเว็บ. เพียงเข้าไปที่chat.google.com, ลงชื่อเข้าใช้ด้วยที่อยู่อีเมล Gmail ของคุณ, และใช้ Google Chat เหมือนในแอปมือถือหรือเดสก์ท็อป. หน้าตาของแอปเว็บอาจแตกต่างกันเล็กน้อย, แต่ทุกแชท, สเปซ, และงานของคุณจะซิงค์อย่างราบรื่นข้ามแพลตฟอร์ม.

ทำความคุ้นเคยกับคุณสมบัติของ Google Chat

เมื่อคุณตั้งค่าเสร็จแล้ว การเรียนรู้วิธีใช้ Google Chat ก็เป็นเรื่องง่าย วิธีที่ดีที่สุดในการทำความคุ้นเคยคือการสำรวจคุณสมบัติหลักของมัน ลอง เริ่มแชทใหม่ สร้างพื้นที่สำหรับ การสนทนากลุ่ม และ แชร์ไฟล์ ได้โดยตรงภายในแชท

คุณสมบัติที่มีประโยชน์อย่างยิ่งอย่างหนึ่งคือความสามารถในการ มอบหมายงานภายในพื้นที่ ซึ่งช่วยให้ทีมสามารถจัดระเบียบและบริหารโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หลังจากทำขั้นตอนพื้นฐานเหล่านี้เสร็จแล้ว คุณสามารถสำรวจวิธีที่ Google Chat ผสานการทำงานกับส่วนอื่น ๆ ของ Google Workspace ได้

การผสานรวม Google Meeting และ Google Workspace

แอปแชทจะขาดเครื่องมือประชุมได้อย่างไร? มันก็เหมือนขนมปังที่ไม่มีเนย! นั่นคือเหตุผลที่ Google Meet เข้ามาช่วย

Google Chat และ Google Meet ทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น—ไม่ว่าคุณจะกำลังแชทในกลุ่มหรือกำลังนัดหมายการประชุมวิดีโอ การผสานรวมนี้ทำให้ทุกอย่างเป็นเรื่องง่าย

ด้วยตัวเลือก Google Meet ที่ผสานรวมเข้ากับ Google Chat คุณสามารถ เปลี่ยนการสนทนาแชทเป็นวิดีโอประชุม ได้อย่างง่ายดาย

นอกจากนี้ หากคุณกำลังใช้ Google Workspace อยู่แล้ว Google Chat จะช่วยเสริมเครื่องมือต่างๆ เช่น Google Docs, Slides และ Drive ได้อย่างลงตัว ช่วยให้คุณสามารถแชร์ไฟล์ ทำงานร่วมกัน และแสดงความคิดเห็นในเอกสารได้ แม้ในขณะสนทนาอยู่ โดยไม่ต้องออกจากบทสนทนา

คุณมีไฟล์ใน Google Drive ที่ต้องการแชร์หรือไม่? เพียงแค่ลากและวางไฟล์หรือใช้การผสานรวม Google Driveเพื่ออัปโหลดเอกสารโดยตรงเข้าสู่แชท สะดวกใช่ไหม?!

ข้อดีและข้อเสียของ Google Chat

ไม่มีเครื่องมือใดที่สมบูรณ์แบบใช่ไหม? มาดูกันว่าอะไรทำให้ Google Chat เป็นที่นิยมและตรงจุดไหนที่ควรปรับปรุงเพิ่มเติม

ข้อดี: ข้อดีของ Google Chat

ด้านที่ไม่ดี: ข้อเสียของ Google Chat

ทางเลือกที่ดีกว่า Google Chat

Google Chat นั้นยอดเยี่ยม—แต่ก็อาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับผู้ที่ต้องการมากกว่านี้

ClickUp—เครื่องมือจัดการโครงการและการทำงานร่วมกัน— เพิ่มความพิเศษเล็กน้อยให้กับงานที่มีประสิทธิภาพ มันนำเสนอเครื่องมือสื่อสารขั้นสูงที่ออกแบบมาโดยคำนึงถึงการจัดการโครงการ ทำให้เป็นทางเลือกที่เหมาะสมสำหรับทีมที่กำลังมองหาทางเลือกอื่นแทน Google Chat

คลิกอัพ แชท

ClickUp Chatรวมการสื่อสารและการจัดการงานไว้ในที่เดียว

ต่างจาก Google Chat ที่เน้นการส่งข้อความเป็นหลัก ClickUp Chat รวบรวมการสนทนาและงานโครงการไว้ในที่เดียว สมาชิกในทีมสามารถสลับระหว่างการแชทและรายการที่ต้องดำเนินการในกระบวนการจัดการโครงการเดียวกันได้โดยไม่เสียสมาธิหรือบริบท

ด้วย Chat คุณสามารถ สร้างงานได้โดยตรงจากหัวข้อการสนทนา และเปิดข้อความแชทจากงานได้ เมื่องานที่ได้รับมอบหมายเชื่อมต่อกับหัวข้อการสนทนาที่เกี่ยวข้อง จะไม่มีใครสูญเสียบริบทอีกต่อไป

นอกจากนี้ ด้วย AI ที่ผสานเข้ากับแชท คุณสามารถรับคำตอบอย่างรวดเร็วสำหรับคำถาม ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติ และค้นหางานและแชทที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว

ต้องการประกาศให้สมาชิกทีมสามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็วในภายหลังหรือไม่? เพียงใช้ ตัวเลือกโพสต์ เพื่อสร้างโพสต์ที่สามารถค้นหาได้ง่าย

และนั่นไม่ใช่ทั้งหมด SyncUps ใน ClickUp Chat ช่วยให้คุณเริ่มการโทรเสียงหรือวิดีโอจากช่องแชทใด ๆ หรือ DM ได้

การผสานรวมกับ Google Chat

ClickUp ยังผสานการทำงานกับ Google Chat ทำให้ผู้ใช้สามารถรับการแจ้งเตือนได้โดยตรงในสภาพแวดล้อมของ Google Chat การผสานการทำงานนี้รองรับการแจ้งเตือนของ ClickUp สำหรับกิจกรรมเช่น การสร้างงาน, การเปลี่ยนแปลงผู้รับผิดชอบ, การอัปเดตสถานะงาน, ไฟล์แนบใหม่, และความคิดเห็น

การผสานการทำงานนี้ใช้งานได้กับทุกแผนของ ClickUp แต่เป็นการทำงานแบบทางเดียวเป็นหลัก ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้ไม่สามารถสร้างหรือแก้ไขงานใน ClickUp ได้จากภายใน Google Chat

ตามที่คุณเห็น ClickUp ผสานรวมการแชท การจัดการโครงการ และการส่งข้อความวิดีโอเข้าไว้ด้วยกัน ซึ่งทำให้มันเป็นตัวเลือกที่แข็งแกร่งสำหรับทีมที่ต้องการการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในขณะที่รักษาการทำงานให้เป็นระเบียบและสามารถดำเนินการได้

คุณสมบัติอื่น ๆ ของ ClickUp

นอกเหนือจากฟังก์ชันการแชทแล้ว ClickUp ยังมีคุณสมบัติอื่น ๆ อีกมากมายที่ช่วยสนับสนุนการทำงานเป็นทีมอย่างมีประสิทธิภาพ

ClickUp Clipsช่วยให้คุณ บันทึกและแชร์วิดีโอข้อความ ได้โดยตรงภายในแพลตฟอร์ม ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการอธิบายหัวข้อที่ซับซ้อนหรือให้คำแนะนำด้วยภาพ

ต่างจากการแชทแบบดั้งเดิมที่คำอธิบายอาจสูญหายไประหว่างการแปล Clips ช่วยให้คุณสื่อสารข้อความได้อย่างชัดเจนและเข้าใจง่ายผ่านภาพและวิดีโอ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ Clips เพื่อแนะนำสมาชิกใหม่ในทีมโดยการบันทึกวิดีโอสอนแบบสั้นๆ เป็นชุด คุณสามารถสาธิตกระบวนการสำคัญต่างๆ ได้อย่างชัดเจน ส่งผลให้การแนะนำงานเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีคำถามติดตามผลน้อยลง

นอกจากนี้ ClickUp ยังมอบความสามารถให้คุณสามารถ สร้างงานจากความคิดเห็น และจัดสรรงานเหล่านั้นโดยใช้การกล่าวถึง (@mentions)และเทมเพลตแผนการสื่อสารที่พร้อมใช้งาน

ด้วยแนวทางแบบครบวงจรของ ClickUp ทีมงานของคุณสามารถสื่อสาร จัดการงาน และติดตามความคืบหน้าของโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งนี้ทำให้ ClickUp เป็นทางเลือกที่แข็งแกร่งสำหรับ Google Chat และอาจเป็นทางเลือกที่เหมาะสมสำหรับ Google Workspace

ฟังจาก Rosana Hungria, ผู้จัดการโครงการ, เกี่ยวกับวิธีที่ฟีเจอร์แชทช่วยทีมของเธอ:

ClickUp ย้ายการสื่อสารทั้งหมดจากช่องทางต่างๆ เช่น อีเมล แชท และ WhatsApp มาไว้ที่เดียว ดังนั้น คุณจึงรู้ว่าจะไปที่ไหนเพื่อค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการ.

นำการสนทนาไปสู่สิ่งที่สำคัญด้วย ClickUp!

Google Chat เป็นเครื่องมือสื่อสารที่มีประโยชน์สำหรับผู้ที่ใช้งานในระบบนิเวศของ Google Workspace อยู่แล้ว อย่างไรก็ตาม ClickUp เป็นโซลูชันที่สมบูรณ์แบบที่สุดสำหรับทีมที่ต้องการความสามารถในการสื่อสารและการจัดการโครงการที่ครอบคลุมมากขึ้น

ClickUp Chat เชื่อมโยงการสนทนาเข้ากับโปรเจกต์ได้อย่างราบรื่น สิ่งนี้ช่วยให้การพูดคุยถูกแปลงเป็นงานที่ดำเนินการได้จริงโดยตรง โดยไม่มีความเสี่ยงที่ประเด็นสำคัญจะสูญหายในเครื่องมือสื่อสารแยกต่างหาก

คุณสมบัติที่โดดเด่นอย่างหนึ่งคือ Clips ซึ่งช่วยเพิ่มประสบการณ์นี้ด้วยการให้ข้อความแบบภาพ ข้อความเหล่านี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการอธิบายแนวคิดที่ซับซ้อนหรือให้ข้อเสนอแนะอย่างละเอียด นี่เป็นเพียงหนึ่งในความสามารถมากมายที่ทำให้ ClickUp เป็นทางเลือกที่ทรงพลัง

นอกจากนี้ ด้วยการผสานการทำงานกับ Slack และ Google Chat ทำให้ ClickUp ช่วยให้คุณจัดการทุกอย่างได้จากแอปทำงานเดียวที่รวมทุกอย่างไว้ด้วยกัน

การพิสูจน์ว่าของดีจริงต้องลองใช้—แล้วทำไมไม่ลองใช้ ClickUp และดูว่าอะไรที่เหมาะกับทีมของคุณมากที่สุด?สมัครใช้ ClickUpวันนี้!