คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับวิธีการตั้งค่าไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook

ลองนึกภาพนี้ดู: คุณกำลังจัดกระเป๋าเตรียมตัวไปพักผ่อนที่รอคอยมานานและพร้อมที่จะผ่อนคลาย แต่ทันใดนั้นอีเมลก็หลั่งไหลเข้ามาในกล่องจดหมายของคุณพอดีกับตอนที่คุณกำลังจะเปิดโหมดพักผ่อนและปิดโหมดทำงาน! 🫠

หรือบางทีคุณอาจกำลังยุ่งอยู่กับการสร้างเครือข่ายในระหว่างการเดินทางธุรกิจที่สำคัญ แต่แอปสื่อสารของทีมก็ส่งเสียงเตือนไม่หยุดและขัดจังหวะการสนทนาของคุณ! 😟

การตอบอีเมลทั้งหมดด้วยตนเองไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุด นี่คือจุดที่ข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่เขียนอย่างดีจะช่วยคุณจากความวุ่นวาย มันช่วยให้ทุกคนทราบถึงการไม่พร้อมของคุณโดยให้คุณส่งคำตอบที่ระบุว่าคุณจะกลับมาเมื่อไหร่ ✅

สำหรับองค์กรที่ดำเนินงานภายในสภาพแวดล้อมของ Microsoft, Outlook มักเป็นช่องทางอีเมลทางการที่เลือกใช้ ดังนั้น ขอให้เราแนะนำคุณผ่านขั้นตอนในการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ใน Outlook เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณได้

ข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานคืออะไร?

การตอบกลับอัตโนมัติเช่นนี้มีประโยชน์ในสถานการณ์ต่อไปนี้:

สรุปแล้ว ข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่ส่งไปยังผู้ติดต่อจะแจ้งให้ทราบถึงการไม่ว่างของคุณ และแจ้งให้ทราบถึงเวลาที่เริ่มและสิ้นสุดการไม่ว่างของคุณ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถรักษาการร่วมมือในการทำงานได้

วิธีตั้งค่าไม่อยู่ที่ทำงานใน Outlook: คู่มือทีละขั้นตอน

ไม่ว่าคุณจะเข้าถึง Outlook ผ่านเดสก์ท็อป เว็บ หรือแอปมือถือ การตั้งค่าข้อความ OOO สามารถทำได้ในทุกเวอร์ชันของ Outlook

วิธีตั้งค่าไม่อยู่ใน Outlook:

ขั้นตอนที่ 1: เปิด Outlook และไปที่การตั้งค่า

นี่คือวิธีที่คุณสามารถเข้าไปยังการตั้งค่า Outlook บนแพลตฟอร์มต่าง ๆ:

ขั้นตอนที่ 2: เปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติและช่วงเวลาที่เกี่ยวข้อง

เมื่อคุณพบคุณสมบัติการตอบกลับอัตโนมัติแล้ว ให้เปิดสวิตช์เพื่อเปิดใช้งาน คุณจะมีตัวเลือกสองอย่าง:

หากคุณเลือกตัวเลือกที่สอง การตั้งค่าของ Outlook อนุญาตให้คุณบล็อกปฏิทินของคุณ ปฏิเสธคำเชิญกิจกรรมใหม่โดยอัตโนมัติ และยกเลิกการประชุมในช่วงวันที่นี้

ขั้นตอนที่ 3: สร้างข้อความ OOO ของคุณ

ขั้นตอนต่อไปคือการกรอกข้อความตอบกลับอัตโนมัติในช่องสำหรับข้อความไม่อยู่ที่ทำงาน

คุณจะพบกล่องสองกล่องเพื่อเพิ่มข้อความแยกต่างหาก ขึ้นอยู่กับผู้ส่ง กล่องแรกใช้สำหรับการตอบกลับภายในองค์กรของคุณ และกล่องที่สองใช้สำหรับการตอบกลับภายนอกองค์กรของคุณ

การแจ้งเตือนแบบแรกจะแจ้งให้ผู้ติดต่อภายในของคุณทราบ เช่น เพื่อนร่วมงาน สมาชิกในทีม ผู้จัดการ ฯลฯ ในขณะเดียวกัน การแจ้งเตือนแบบหลังจะช่วยให้คุณเพิ่มข้อความแยกต่างหากสำหรับผู้ติดต่อภายนอก เช่น ลูกค้า ผู้จัดจำหน่าย ฯลฯ

การตั้งค่าเหล่านี้มีตัวเลือกให้ส่งการตอบกลับอัตโนมัติภายในองค์กรของคุณ อย่างไรก็ตาม กล่องสำหรับการส่งการตอบกลับไปยังภายนอกองค์กรของคุณนั้นเป็นทางเลือก คุณสามารถเลือกทำเครื่องหมายได้เพียงเมื่อคุณต้องการตอบกลับอัตโนมัติต่อข้อความที่เข้ามาทั้งหมดจากผู้ติดต่อหรือแหล่งข้อมูลภายนอก

ขั้นตอนที่ 4: ปรับแต่งการตั้งค่าเพิ่มเติม

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น Outlook ช่วยให้คุณสามารถกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติเพิ่มเติมได้เพื่อ:

ขั้นตอนที่ 5: บันทึกข้อความ OOO ของคุณ

เมื่อคุณได้ปรับแต่งการตอบกลับอัตโนมัติและพอใจกับข้อความแล้ว (หากติดขัดในขั้นตอนใด สามารถดูคำแนะนำด้านล่างได้) ให้คลิก บันทึก เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและเปิดใช้งานการไม่อยู่ที่ทำงาน ขณะนี้ ทุกคนที่ส่งอีเมลถึงคุณจะได้รับข้อความตอบกลับอัตโนมัติ

เคล็ดลับและเทคนิคในการสร้างข้อความ OOO สำหรับการตอบกลับอัตโนมัติ

ข้อความ OOO ที่ชัดเจน กระชับ และให้ข้อมูลเพียงพอ ช่วยให้คุณสามารถรักษาสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัว และรักษาภาพลักษณ์มืออาชีพได้

ข้อจำกัดในการใช้ Outlook

แม้ว่า Outlook บนเว็บและแอปเดสก์ท็อปจะมีฟังก์ชันการทำงานที่น่าประทับใจสำหรับการเปิดการตอบกลับอัตโนมัติ แต่ในบางสถานการณ์เฉพาะ โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารที่ซับซ้อน อาจยังต้องมีการพัฒนาเพิ่มเติม

เพื่อทำความเข้าใจสิ่งนี้ โปรดพิจารณาข้อจำกัดของ Outlook ดังต่อไปนี้:

1. การสนับสนุนระบบอัตโนมัติขั้นพื้นฐาน

แม้ว่าคุณจะกำหนดช่วงเวลาเป็นเริ่มต้นและสิ้นสุด คุณก็ไม่สามารถกำหนดเวลาส่งข้อความสำหรับเขตเวลาที่แตกต่างกัน นอกเวลาทำการ หรืออัปเดตสถานะทั่วทั้งองค์กรได้ สิ่งนี้จำกัดสิ่งที่คุณสามารถทำได้เมื่อเปิดการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook

2. ไม่มีการแจ้งเตือนที่กำหนดเองสำหรับผู้ติดต่อเฉพาะ

แม้ว่าคุณจะส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังผู้ติดต่อภายในและภายนอก คุณไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญของอีเมลบางฉบับด้วยการตอบกลับที่กำหนดเองได้

ตัวอย่างเช่น แม้ว่าทั้งสองจะเป็นผู้ติดต่อภายในองค์กร คุณอาจต้องการแชร์รายละเอียดการติดต่อทางเลือกในข้อความตอบกลับอัตโนมัติถึงสมาชิกในทีม แทนที่จะใช้ข้อความตอบกลับอัตโนมัติมาตรฐานถึงแผนกอื่นสิ่งนี้ช่วยในการจัดการทีมอย่างมีประสิทธิภาพ

3. การปรับแต่งที่จำกัดสำหรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

หากคุณและทีมของคุณใช้กล่องจดหมายร่วม อาจเป็นเรื่องยากที่จะตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook ทั้งนี้เพราะคุณต้องการความยืดหยุ่นมากขึ้นในการตอบกลับคำถามหรือข้อความที่เข้ามาหลากหลายรูปแบบ

4. แอปพลิเคชันมือถือที่ไม่น่าประทับใจ

แอป Outlook บนมือถือมีตัวเลือกการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติเพียงขั้นพื้นฐานเท่านั้น คุณไม่สามารถแยกแยะข้อความที่จะส่งไปยังผู้ส่งภายในและภายนอกองค์กรได้ และยิ่งไม่สามารถบล็อกปฏิทินหรือปฏิเสธคำเชิญเข้าร่วมกิจกรรมได้อีกด้วย

5. การผสานการทำงานที่จำกัด

ระบบตอบกลับอัตโนมัติของ Outlook ทำงานได้ดีภายในแอปเอง อย่างไรก็ตาม ระบบมีการผสานการทำงานที่จำกัดกับซอฟต์แวร์จัดการอีเมลที่มีคุณสมบัติครบถ้วน

ตัวอย่างเช่น การตอบกลับอัตโนมัติของ Outlook อาจไม่ซิงค์กับเครื่องมือสื่อสารอื่น ๆ เช่น Slack ซึ่งอาจทำให้เกิดความสับสนได้หากคุณไม่ได้ส่งข้อความด้วยตนเองไปยังผู้ติดต่อในแอปอื่น

กำหนดเวลาไม่อยู่ที่สำนักงานด้วย ClickUp

ด้วยข้อจำกัดที่กล่าวไว้ข้างต้นสำหรับการตั้งค่าข้อความไม่อยู่ในสำนักงานใน Outlook คุณอาจมองหาทางเลือกอื่นเพื่อจัดการกล่องขาเข้าอย่างมีประสิทธิภาพ

โชคดีที่ความช่วยเหลืออยู่ใกล้แค่เอื้อมด้วยClickUp!

ClickUp เป็นโซลูชันที่หลากหลายและทรงพลังสำหรับการจัดการความต้องการนอกสำนักงานของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการตอบสนองต่อการสื่อสารภายในหรือภายนอก!

จัดระเบียบและเข้าถึงการสนทนาทั้งหมดของคุณได้อย่างง่ายดายด้วย ClickUp Chat

ด้วยClickUp Chat คุณจะได้รับช่องทางแชทเฉพาะสำหรับทีมหรือโปรเจกต์ เพื่อแยกหัวข้อสนทนาและพูดคุยในบริบทที่เหมาะสม—แม้ในขณะที่คุณไม่อยู่

คุณสมบัตินี้ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถดูเวลาว่างและความสำคัญของคุณ และนัดหมายการประชุมได้โดยตรงผ่านระบบ ด้วยระบบแชท คุณไม่จำเป็นต้องย้ายไปยังแอปพลิเคชันสื่อสารอื่น ๆ เพราะทุกอย่างเกิดขึ้นภายในระบบการทำงานของคุณ

ต่างจากการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่ทำงานของ Outlook ที่มีความคงที่และแยกออกจากงานจริง ระบบของ ClickUp Chat เป็นพื้นที่แบบไดนามิกและโต้ตอบได้ ซึ่งทีมของคุณสามารถสนทนาและจัดการงานต่างๆ ได้ในขณะที่คุณไม่อยู่ โดยไม่มีปัญหาคอขวด

โดยการผสานรายละเอียด OOO เข้ากับกระบวนการทำงานของทีมอย่างต่อเนื่อง ClickUp Chat ช่วยลดการหยุดชะงักและมอบแนวทางที่ครอบคลุมและโปร่งใสมากขึ้นในการรักษาโครงการให้ดำเนินไปตามแผน

นอกจากนี้ ด้วยการรวมงานทั้งหมดไว้ในที่เดียว ClickUp Chat ช่วยให้ข้อความขณะไม่อยู่ที่ทำงานเชื่อมโยงโดยตรงกับงานและโครงการที่เกี่ยวข้อง ซึ่ง ช่วยให้ทีมของคุณเห็นบริบททั้งหมดเกี่ยวกับการขาดงานของคุณได้อย่างง่ายดาย เช่น งานที่เชื่อมโยงหรือเอกสารที่เกี่ยวข้อง โดยไม่จำเป็นต้องค้นหาผ่านอีเมลและข้อความแยกต่างหาก

นอกจากนี้ หากเพื่อนร่วมทีมกล่าวถึงงานหรือเอกสารในขณะที่คุณไม่อยู่ ระบบจะเชื่อมโยงไว้ในแชทโดยอัตโนมัติ ผลที่ตามมาคือ การสนทนาและกิจกรรมที่กำลังดำเนินอยู่ทั้งหมดจะยังคงปรากฏให้เห็นและสามารถติดตามได้ มอบภาพรวมทันทีของสิ่งที่คุณอาจพลาดไป

ก่อนออกจากระบบ ให้สร้าง โพสต์ 'อัปเดต' หรือ 'ประกาศ' ที่ละเอียด สรุปโครงการปัจจุบันของคุณ, กำหนดเวลา, และงานที่ค้างอยู่ โพสต์เหล่านี้สามารถเข้าถึงได้ในแชทและทำหน้าที่เป็นแหล่งอ้างอิงที่เชื่อถือได้สำหรับทีมในขณะที่คุณไม่อยู่ ลดความจำเป็นที่พวกเขาจะต้องรอการตอบกลับจากคุณ

สุดท้ายนี้ ClickUp Chat ยังมีฟีเจอร์@Mentionsที่ช่วยให้คุณ แจ้งเตือนสมาชิกทีม กลุ่ม หรือทั้งทีมได้ทันที เกี่ยวกับการที่คุณไม่สามารถใช้งานได้ คุณสามารถดึงความสนใจของพวกเขาไปยังการอัปเดตที่สำคัญ การสนทนา หรือภารกิจ เพื่อให้ทุกอย่างสามารถเข้าถึงได้แม้ในขณะที่คุณไม่อยู่

ใช้ ClickUp Brain เพื่อส่งคำตอบทั้งภายในและภายนอกองค์กรของคุณ

ในระหว่างที่คุณไม่อยู่ClickUp Brain เครื่องมือ AI ที่ผสานรวมไว้ จะตอบคำถามพื้นฐานเกี่ยวกับงาน การสนทนาที่ผ่านมา และบริบทของโครงการที่คุณต้องตอบได้ทันที

สิ่งนี้ช่วยลดความจำเป็นที่เพื่อนร่วมทีมจะต้องพึ่งพาคุณในการรับข้อมูลที่ AI สามารถให้ได้อย่างครบถ้วน

นอกจากนี้ คุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาไล่ดูอีเมลยาวเหยียดหรือข้อมูลที่ค้างอยู่เมื่อกลับมาทำงาน ฟีเจอร์ AI CatchUp ของ ClickUp จะสรุปทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในขณะที่คุณไม่อยู่ ให้คุณทราบอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับอัปเดตสำคัญ การตัดสินใจ และรายการที่ต้องดำเนินการ

แน่นอนว่า Brain ยังช่วยร่างข้อความแจ้งการไม่อยู่ที่ทำงานด้วยน้ำเสียงและบริบทที่เหมาะสม ช่วยประหยัดเวลาและแรงงาน

แบ่งปันข้อมูลสำหรับทีมของคุณผ่าน ClickUp Clips

ด้วยClickUp Clips คุณสามารถบันทึกและแชร์วิดีโอข้อความสั้น ๆ ที่ให้ข้อมูลสำหรับทีมของคุณให้เข้าถึงได้ในช่วงเวลาที่คุณไม่อยู่ นี่เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการแชร์การสาธิตผลิตภัณฑ์ การส่งมอบงานหรือโครงการ และการอัปเดตด้วยภาพที่ช่วยให้กระบวนการชัดเจนขึ้น

ผสานการทำงานกับ Outlook บนเว็บและเครื่องมืออื่น ๆ

คุณสมบัติการผสานการทำงานของClickUpมอบการผสานการทำงานแบบเนทีฟและไร้รอยต่อกับ เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพ แอป และแพลตฟอร์มมากกว่า 1000 รายการ นำเข้าข้อมูลจากเครื่องมือสื่อสารอื่น ๆ และรวบรวมทุกอย่างไว้ในหน้าเดียวเพื่อการสื่อสารที่ราบรื่นไร้กังวลในทุกแพลตฟอร์ม

หากคุณต้องการยึดติดกับระบบนิเวศของ Outlookคุณสามารถสำรวจการผสานการทำงานระหว่าง ClickUp และ Outlook ซึ่งฝังการจัดการงานไว้ในอีเมลสื่อสาร และให้คุณส่งการตอบกลับอัตโนมัติได้

การจัดการอีเมลด้วย ClickUp

เมื่อพูดถึงการจัดการอีเมล คุณสามารถใช้ClickUp Email Project Managementเพื่อรวบรวมการสนทนาทั้งหมดไว้ในที่เดียว

ส่งและติดตามอีเมลภายในสภาพแวดล้อมของ ClickUp จัดระเบียบการสนทนาตามงานเฉพาะ ส่งการแจ้งเตือนที่กำหนดเองและเตือนความจำ และปรับแต่งกล่องจดหมายเพื่อกลับมาทำงานต่อโดยไม่รู้สึกหนักใจ

ไม่อยู่ที่สำนักงานแต่ยังคงติดตามทุกความเคลื่อนไหวด้วย ClickUp

การส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติเมื่อคุณไม่อยู่ในสำนักงานเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอกองค์กรทราบ แต่ทำไมต้องหยุดแค่การตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook เท่านั้น?

ด้วย ClickUp คุณสามารถแชร์การอัปเดต, แจ้งความไม่พร้อมใช้งานของคุณผ่านหลายช่องทาง, ใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบเพื่อเน้นข้อความและงาน, และรักษากล่องจดหมายของคุณให้ปราศจากความยุ่งเหยิง

ตั้งแต่การแจ้งเตือนอัตโนมัติไปจนถึงการร่างอีเมลด้วย AI และการจัดการอีเมลเป็นงาน ClickUp เป็นโซลูชันที่ครอบคลุมสำหรับการเชื่อมต่อโดยไม่รบกวนเวลาพักผ่อนของคุณ

ลงทะเบียนใช้ ClickUpเพื่อดูว่ามันเปลี่ยนประสบการณ์การทำงานนอกสำนักงานของคุณและมากกว่านั้นได้อย่างไร!