คุณคงเคยได้ยินสุภาษิตที่ว่า 'เวลาคือเงิน' แม้คำกล่าวนี้จะใช้ได้กับแทบทุกแง่มุมของการทำงานและชีวิต แต่ในด้านการบริหารโครงการแล้ว คำกล่าวนี้ยิ่งสะท้อนความจริงอย่างชัดเจน เพราะไม่ว่าจะเป็นเวลาหรือคุณภาพ นั่นคือสิ่งที่กำหนดมูลค่าทางการเงินของโครงการ
การจัดการองค์ประกอบของสามเหลี่ยมการจัดการโครงการที่มีการทับซ้อนของขอบเขต เวลา และต้นทุนนั้นเป็นการปรับสมดุลที่ละเอียดอ่อน ต้องใช้การบริหารเวลาและทรัพยากรอย่างมีสติเพื่อให้ได้คุณค่าสูงสุดที่ตรงกับความคาดหวัง หัวใจของการประสานงานระหว่างกำหนดเวลาและผลลัพธ์ทั้งหมดนี้คือตารางเวลา—ซึ่งเป็นกระดูกสันหลังของความสำเร็จ
ตารางเวลาคือแผนที่ที่จัดทำขึ้นอย่างละเอียดถี่ถ้วนซึ่งชี้นำกิจกรรมต่างๆ ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการวางแผนโครงการ และการดำเนินการ อย่างไรก็ตาม การเดินทางของโครงการนั้นซับซ้อน ผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์ใช้ความแตกต่างของตารางเวลาเพื่อจัดการกับอุปสรรคและเส้นทางที่เปลี่ยนแปลงไป
นี่คือทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับเรื่องนี้—ตั้งแต่สูตรการคำนวณความแตกต่างของตารางเวลาไปจนถึงวิธีการนำไปใช้ในโครงการจริง
อะไรคือความแตกต่างของตารางเวลา?
เราทุกคนต่างก็รู้ดีว่าตารางเวลาหมายถึงอะไร มันคือเส้นเวลาที่คุณต้องการปฏิบัติตามในขณะที่บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ ซึ่งก็คือตารางเวลาที่คาดหวัง
อย่างไรก็ตาม เหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดอาจทำให้คุณเบี่ยงเบนจากเส้นทางที่วางแผนไว้เมื่อดำเนินโครงการ ตารางเวลาจริงของคุณจะรวมถึงเส้นทางเบี่ยงเบนเหล่านี้ด้วย
ค่าความแตกต่างของตารางเวลา (Schedule Variance: SV) วัดความแตกต่างระหว่างตารางเวลาฐานกับความคืบหน้าจริง เป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักที่บ่งชี้ว่าโครงการกำลังดำเนินการล่วงหน้า ตรงตามกำหนด หรือล่าช้ากว่ากำหนด ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง
การเข้าใจความแตกต่างของตารางเวลา
มีองค์ประกอบพื้นฐานสองประการของสูตรความคลาดเคลื่อนของตารางเวลาเบื้องต้น ได้แก่:
- มูลค่าตามงานที่ทำได้ (EV): หมายถึงงบประมาณที่ใช้จริง ในการคำนวณ EV ให้คูณงบประมาณโครงการทั้งหมดกับเปอร์เซ็นต์ของงานที่ดำเนินการเสร็จสิ้นแล้วจนถึงปัจจุบัน EV เป็นตัวชี้วัดที่สะท้อนถึงสถานะของตารางเวลาและประสิทธิภาพของโครงการ
- มูลค่าตามแผน (PV): แสดงถึงการใช้จ่ายงบประมาณที่คาดว่าจะเกิดขึ้นของโครงการภายในวันที่กำหนดไว้ โดยคำนวณจากการนำงบประมาณโครงการทั้งหมดมาคูณกับเปอร์เซ็นต์ของงานที่คาดว่าจะดำเนินการเสร็จสิ้นภายในเวลานั้น PV ช่วยประเมินว่าโครงการอยู่ในเส้นทางที่ตรงตามความคืบหน้าตามที่คาดหวังหรือไม่ และจำเป็นต้องปรับสมดุลทรัพยากรเพิ่มเติมหรือไม่
การมีความเข้าใจในตัวแปรเหล่านี้ช่วยให้สามารถคำนวณความคลาดเคลื่อนของตารางเวลาได้โดยใช้สูตรต่อไปนี้:
SV = EV – PV
ที่,
- SV = ความแปรปรวนของตารางเวลา
- EV = มูลค่าที่ได้มา
- PV = ค่าที่วางแผนไว้
ทางเลือกบางประการสำหรับการคำนวณความคลาดเคลื่อนของตารางเวลาใช้สูตรต่อไปนี้:
SV = BCWP – BCWS
ที่,
- BCWP = งบประมาณค่าใช้จ่ายงานที่ดำเนินการแล้ว
- BCWS = งบประมาณค่าใช้จ่ายของงานตามแผนงาน
เมื่อคุณได้รับค่าความแตกต่างของตารางเวลาแล้ว คุณสามารถตีความได้ดังนี้:
- SV > 0: ค่าความแปรปรวนของตารางเวลาเป็นบวก หมายความว่าโครงการกำลังดำเนินไปเร็วกว่ากำหนด ซึ่งหมายความว่าการดำเนินโครงการดีกว่าที่วางแผนไว้
- SV = 0: ไม่มีความแปรปรวน หมายความว่าโครงการอยู่ในกำหนดเวลาและความคืบหน้าจริงสอดคล้องกับความคืบหน้าที่วางแผนไว้
- SV < 0: ค่าความคลาดเคลื่อนของกำหนดการเป็นลบ หมายถึง โครงการล่าช้ากว่ากำหนดการ แสดงว่าความคืบหน้าของโครงการจริงน้อยกว่าที่วางแผนไว้
เปอร์เซ็นต์ความคลาดเคลื่อนของตารางเวลา (SV%) แสดงค่าเปอร์เซ็นต์ของความคลาดเคลื่อนและเป็นวิธีที่ง่ายกว่าในการติดตามโครงการ
SV% = (SV/PV)*100
เช่นเดียวกับค่าความคลาดเคลื่อนของตารางเวลา ค่า SV% ที่เป็นลบแสดงว่าโครงการล่าช้ากว่ากำหนด ในขณะที่ค่า SV% ที่เป็นบวกบ่งชี้ว่าโครงการเร็วกว่ากำหนด
โดยใช้สูตรการคำนวณความคลาดเคลื่อนของตารางเวลาพื้นฐานนี้คุณสามารถคำนวณตัวชี้วัดการจัดการโครงการอื่น ๆได้เพื่อติดตามตารางเวลาและความคืบหน้าของโครงการ
ดัชนีประสิทธิภาพตามกำหนดการ (SPI)
ดัชนีประสิทธิภาพตามกำหนดการ (SPI) คืออัตราส่วนระหว่างมูลค่าที่ได้ตามแผนกับมูลค่าตามแผนที่วางไว้ ตัวชี้วัดประสิทธิภาพนี้ใช้วัดประสิทธิภาพในการใช้ระยะเวลาของโครงการ
SPI = EV/PV
เมื่อคุณคำนวณดัชนีประสิทธิภาพของตารางเวลาที่สมบูรณ์แล้ว คุณสามารถตีความได้ดังนี้:
- SPI > 1: โครงการอยู่ก่อนกำหนด
- SPI = 1: โครงการเป็นไปตามกำหนดเวลา
- SPI < 1: โครงการล่าช้ากว่ากำหนด
เมื่อมีการคำนวณตัวเลขเข้ามาเกี่ยวข้อง ให้ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อดำเนินการคำนวณตัวเลข
เครื่องมือเช่นClickUp มีฟีลด์สูตรที่สามารถปรับแต่งได้เพื่อช่วยให้การคำนวณที่เกี่ยวข้องกับโครงการง่ายขึ้น ด้วยการกำจัดคำนวณที่ซับซ้อนและไม่จำเป็นออกไปโดยไม่ลดความถูกต้อง คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การจัดการโครงการได้
ความสัมพันธ์ระหว่างความคลาดเคลื่อนของตารางเวลาและการบริหารมูลค่าที่ได้
การบริหารมูลค่าตามผลงาน (EVM) เป็นวิธีการบริหารโครงการที่ผสมผสานข้อมูลต้นทุน กำหนดการ และประสิทธิภาพของโครงการเข้าด้วยกัน เพื่อให้ได้ภาพรวมที่สมบูรณ์ของความคืบหน้าของโครงการ
ความแตกต่างของตารางเวลา (Schedule variance หรือ SV) เป็นองค์ประกอบหนึ่งที่อยู่ภายใต้กรอบแนวคิดที่กว้างขึ้นนี้ โดยเป็นความแตกต่างระหว่างมูลค่าตามแผน (Planned value หรือ PV) กับมูลค่าที่ได้จากการดำเนินงาน (Earned value หรือ EV)
ความแตกต่างใด ๆ ในตารางเวลาจะแสดงถึงความแตกต่างของต้นทุนที่สอดคล้องกันในงานที่วางแผนไว้ว่าจะทำถึงจุดหนึ่ง เป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพของตารางเวลาอย่างสมบูรณ์ เนื่องจากความแตกต่างใด ๆ ในค่านี้อาจบ่งชี้ว่าโครงการล่าช้ากว่ากำหนด เร็วกว่ากำหนด หรือตรงตามกำหนดเวลา
ตัวชี้วัด SV เมื่อรวมกับตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักอื่น ๆ เช่น ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน เวลาโครงการที่เหลือ งบประมาณโครงการ ฯลฯ ทำหน้าที่เป็นชุดเครื่องมือที่ครอบคลุมในการวิเคราะห์สถานะของโครงการ จัดการตารางเวลาโครงการ และปรับสมดุลทรัพยากรตลอดวงจรชีวิตของโครงการ
ความสำคัญของการคำนวณความคลาดเคลื่อนของตารางเวลา
การคำนวณความคลาดเคลื่อนของตารางเวลาช่วยเน้นตัวแปรต่างๆ ที่ส่งผลต่อความก้าวหน้าของโครงการ การตระหนักถึงความเสี่ยงและโอกาสเหล่านี้ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถแทรกแซงเพื่อตอบสนองต่อกำหนดเวลาได้ อย่างไรก็ตาม ยังมีสิ่งที่มากกว่าการช่วยในการจัดการเวลาของโครงการ
นี่คือรายการเหตุผลที่ผู้จัดการโครงการต้องคำนวณความคลาดเคลื่อนของกำหนดการ:
การประเมินผลการปฏิบัติงาน
ตัวชี้วัดเช่นความคลาดเคลื่อนของตารางเวลาและตัวชี้วัดประสิทธิภาพอื่น ๆ ช่วยในการประเมินประสิทธิภาพของโครงการ พวกมันให้การประเมินที่ชัดเจนและเป็นจริงของประสิทธิภาพของโครงการในฐานะที่เป็นฟังก์ชันของตารางเวลาของมัน ตัวอย่างเช่น ค่าบวกสำหรับ SV หมายความว่าโครงการอยู่ข้างหน้าตารางเวลาที่ประมาณการไว้ และในทางกลับกัน
การวัดปริมาณสุขภาพของโครงการช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถเปรียบเทียบประสิทธิภาพกับมาตรฐานที่กำหนดไว้ และดำเนินการที่จำเป็นเพื่อให้โครงการมีความคืบหน้าและลดความเสี่ยงให้เหลือน้อยที่สุด นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถระบุจุดที่โครงการทำได้ดีหรือมีปัญหาได้ เพื่อให้พวกเขาสามารถตัดสินใจอย่างมีข้อมูลเพื่อให้โครงการดำเนินไปตามแผนและเพิ่มประสิทธิภาพของโครงการได้
การระบุปัญหา
การเบี่ยงเบนของตารางเวลาแสดงถึงความระมัดระวังเชิงรุก โดยการคำนวณความคืบหน้าจริงและเปรียบเทียบกับแผนที่วางไว้ ผู้จัดการโครงการสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อตรวจจับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในการบริหารโครงการได้
แม้แต่การเบี่ยงเบนเพียงเล็กน้อยในตารางเวลา ก็ทำหน้าที่เป็นระบบเตือนภัยล่วงหน้า ระบุถึงปัญหาหรืออุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นกับงานหรือขั้นตอนใด ๆ ภายในโครงการ
ใช้ตัวชี้วัดเหล่านี้เพื่อลดความเสี่ยง ดำเนินมาตรการแก้ไข และจัดสรรทรัพยากรใหม่อย่างมีกลยุทธ์ การแทรกแซงในระยะเริ่มต้นจะช่วยป้องกันปัญหาไม่ให้ลุกลามและส่งเสริมสภาพแวดล้อมโครงการที่มีความยืดหยุ่นและประสบความสำเร็จมากขึ้น
การตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ
การคำนวณความคลาดเคลื่อนของตารางเวลาเป็นสิ่งสำคัญในการสนับสนุนการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพขณะบริหารโครงการ โดยการเปรียบเทียบความคืบหน้าของโครงการ ผู้จัดการโครงการจะสามารถเข้าใจได้ว่าโครงการกำลังดำเนินการเร็วกว่ากำหนดหรือไม่
ด้วยข้อมูลเชิงลึกดังกล่าว พวกเขาสามารถตัดสินใจอย่างรอบคอบในการจัดตารางกิจกรรม จัดสรรทรัพยากร ปรับกำหนดเวลา มีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือดำเนินมาตรการแก้ไขได้อย่างเหมาะสม
ตัวอย่างเช่น ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารโครงการอาจจัดสรรทรัพยากรใหม่ไปยังทีมที่มีค่าความคลาดเคลื่อนของกำหนดการเป็นลบจากทีมที่ส่งมอบผลลัพธ์ในเชิงบวก การปรับเปลี่ยนดังกล่าวช่วยเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมของโครงการผ่านการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์เพื่อการส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จ
การสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ผู้จัดการโครงการสามารถใช้ความคลาดเคลื่อนของตารางเวลาเพื่อให้ได้ภาพที่สมจริงของตารางเวลาโครงการ เมื่อได้รับข้อมูลข้อเท็จจริงแล้ว พวกเขาสามารถถ่ายทอดสถานะปัจจุบันของโครงการให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบ การนำหน้าตารางเวลาจะสร้างความมั่นใจและความพึงพอใจให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ในทางกลับกัน การเปิดเผยข้อมูลล่วงหน้าเกี่ยวกับความล่าช้าหรืออุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นในกำหนดการที่ตกลงกันไว้ จะช่วยส่งเสริมความโปร่งใสและความรับผิดชอบ หากเกิดอุปสรรคหรือความล่าช้าขึ้น ผู้จัดการโครงการยังสามารถมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างมีนัยสำคัญ เพื่อปรับความคาดหวังของโครงการใหม่ในแง่ของขอบเขต ผลลัพธ์ที่คาดหวัง และระยะเวลา นอกจากนี้ยังสามารถยื่นคำร้องขอทรัพยากรเพิ่มเติมเพื่อให้โครงการสำเร็จลุล่วงได้หากจำเป็น
การเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากร
ตามที่เราได้หารือกันอย่างกว้างขวางแล้ว ความแตกต่างของตารางเวลาของโครงการสามารถช่วยในการจัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพได้ โครงการที่ดำเนินไปก่อนกำหนดอาจมีทรัพยากรที่ไม่ได้ใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่ซึ่งอาจเพิ่มค่าใช้จ่ายของโครงการได้ ทรัพยากรที่เหลืออยู่เหล่านี้ยังสามารถจัดสรรใหม่ไปยังโครงการอื่น ๆ หรือพื้นที่ที่มีความสำคัญเพื่อเร่งการพัฒนาโครงการได้
ในทางกลับกัน เมื่อโครงการล่าช้ากว่ากำหนด อาจเป็นเพราะข้อจำกัดด้านทรัพยากรหรือประสิทธิภาพที่ไม่เพียงพอ ในกรณีนี้ ผู้จัดการโครงการอาจปรับการจัดสรรทรัพยากรให้เหมาะสมเพื่อแก้ไขปัญหาคอขวดอย่างรวดเร็ว
ความคลาดเคลื่อนของตารางเวลาเชื่อมโยงโดยตรงกับความคลาดเคลื่อนของต้นทุน เนื่องจากทรัพยากรมักเป็นองค์ประกอบที่ใหญ่ที่สุดของต้นทุนโครงการใดๆ ไม่น่าแปลกใจที่ทางเลือกหนึ่งสำหรับความคลาดเคลื่อนของตารางเวลาคือความแตกต่างระหว่างต้นทุนที่เกิดขึ้นจริงกับต้นทุนตามแผน (BCWP—BCWS)!
การจัดการความเสี่ยง
เราได้เห็นแล้วว่าความแปรปรวนของตารางเวลาเชื่อมโยงโดยตรงกับความแปรปรวนของต้นทุน ซึ่งในทางกลับกันเน้นย้ำถึงความสำคัญของการจัดการความเสี่ยงด้านต้นทุนโครงการ ในทำนองเดียวกัน เราได้เห็นแล้วว่าความแปรปรวนของตารางเวลาช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถตรวจพบปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และแก้ไขปัญหาได้ตั้งแต่ต้น อย่างไรก็ตาม ความเสี่ยงไม่ได้แสดงออกมาในรูปแบบของความล่าช้าเสมอไป
การเร่งกำหนดเวลาซึ่งบางส่วนของโครงการอาจเสร็จก่อนกำหนดอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงได้เช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการพึ่งพาซึ่งกันและกัน—และการเปลี่ยนแปลงของกำหนดการสามารถช่วยแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้
ด้วยประโยชน์ที่ชัดเจนเช่นนี้ บทบาทของความคลาดเคลื่อนของตารางเวลาในการตรวจจับและจัดการความเสี่ยงจึงปรากฏชัดเจน การคาดการณ์ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถนำกลยุทธ์การจัดการและลดความเสี่ยงที่มีประสิทธิภาพมาใช้ได้
การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
ผู้จัดการโครงการสามารถใช้การวิเคราะห์ความแปรปรวนเพื่อมองเห็นแนวโน้ม รูปแบบ และข้อมูลเชิงลึกต่างๆ ที่เกิดขึ้นเมื่อโครงการดำเนินไป ตัวอย่างเช่น ความแปรปรวนของตารางเวลาที่เป็นบวกแสดงให้เห็นถึงแนวปฏิบัติที่มีประสิทธิภาพซึ่งสามารถนำไปใช้ซ้ำได้ ในทางตรงกันข้าม ความแปรปรวนของตารางเวลาที่เป็นลบจะเน้นให้เห็นถึงประสิทธิภาพที่ต่ำ
การประเมินอย่างเป็นระบบเช่นนี้ช่วยให้พวกเขาสามารถเรียนรู้จากประสบการณ์และปรับปรุงกระบวนการวางแผนโครงการและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการบริหารจัดการสำหรับความพยายามในอนาคต การประเมินนี้ยังช่วยประเมินความสามารถของผู้จัดการโครงการและประเมินผลการปฏิบัติงานของทีมโครงการ การวิเคราะห์ความแตกต่างของผลการปฏิบัติงานอย่างสม่ำเสมอจะช่วยปรับปรุงผลลัพธ์ของโครงการอย่างต่อเนื่อง
ตัวอย่างจริงของความคลาดเคลื่อนของตารางเวลา
เรามาใช้ตัวอย่างจากสถานการณ์จริงเพื่อแสดงให้เห็นวิธีการคำนวณความคลาดเคลื่อนของตารางเวลา
ตัวอย่างที่ 1: โครงการก่อสร้าง
สมมติว่าคุณกำลังบริหารโครงการก่อสร้างที่มีงบประมาณรวม 1,000,000 ดอลลาร์ โครงการนี้มีกำหนดแล้วเสร็จภายใน 12 เดือนข้างหน้า
คุณคำนวณความคลาดเคลื่อนของตารางเวลาหลังจากหกเดือน ในการทำเช่นนี้ คุณต้องคำนวณค่าที่วางแผนไว้และค่าที่ได้รับก่อน
- มูลค่าตามแผน: นี่คือต้นทุนที่ตั้งงบประมาณไว้สำหรับงานที่วางแผนจะดำเนินการให้เสร็จภายในระยะเวลาหกเดือน เพื่อความง่าย เราจะสมมติว่างานควรเสร็จไปแล้ว 50% ภายในเดือนที่หก โดยใช้ข้อมูลนี้ คำนวณ PV ได้ดังนี้: PV = 50% ✕ $1,000,000 = $500,000
- PV = 50% ✕ $1,000,000 = $500,000
- มูลค่าที่ได้ตามแผน: นี่คือต้นทุนที่แท้จริงของงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วจนถึงขณะนี้ สมมติว่างานเสร็จสิ้นเพียง 40% ภายในเดือนที่หก จากข้อมูลนี้ คุณสามารถคำนวณมูลค่าที่ได้ตามแผน (EV) ได้ดังนี้: EV = 40% ✕ $1,000,000 = $400,000
- EV = 40% ✕ $1,000,000 = $400,000
- PV = 50% ✕ $1,000,000 = $500,000
- EV = 40% ✕ $1,000,000 = $400,000
ตอนนี้ มาคำนวณส่วนเบี่ยงเบนตามตารางเวลา:
SV = EV – PV
SV = $400,000 – $500,000
SV = -$100,000
ค่าติดลบแสดงว่าโครงการล่าช้ากว่ากำหนดหลังจากผ่านไปหกเดือน ผู้จัดการโครงการจะรับทราบเรื่องนี้และดำเนินการแก้ไขเพื่อให้โครงการกลับมาเป็นไปตามแผน
ตัวอย่างที่ 2: โครงการพัฒนาระบบซอฟต์แวร์
สมมติว่าทีมของคุณกำลังพัฒนาแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ภายในระยะเวลาแปดเดือน คุณมีงบประมาณมูลค่า 600,000 ดอลลาร์เพื่อทำงานนี้ให้เสร็จสมบูรณ์
คุณตัดสินใจที่จะประเมินความคลาดเคลื่อนของตารางโครงการหลังจากสองเดือน. อีกครั้ง ให้เริ่มต้นด้วยการคำนวณค่าที่วางแผนไว้และค่าที่ได้รับ.
- มูลค่าตามแผน: โดยทั่วไป คุณควรได้ดำเนินการเสร็จสิ้น 25% ของงานภายในเดือนที่สอง จากข้อมูลนี้ มูลค่าจะเป็น: PV = 25% ✕ $600,000 = $150,000
- PV = 25% ✕ $600,000 = $150,000
- มูลค่าที่ได้: เนื่องจากประสิทธิภาพการทำงานของทีมโครงการ คุณจึงสามารถทำงานที่วางแผนไว้ได้ 40% ภายในเดือนที่สอง ดังนั้น มูลค่าที่ได้จะเป็น: EV = 40% ✕ $600,000 = $240,000
- EV = 40% ✕ $600,000 = $240,000
- PV = 25% ✕ $600,000 = $150,000
- EV = 40% ✕ $600,000 = $240,000
ตอนนี้ มาคำนวณความคลาดเคลื่อนตามตารางเวลา:
SV = EV – PV
SV = $240,000 – $150,000
SV = $90,000
ส่วนเบี่ยงเบนเชิงบ่งชี้ว่าโครงการอยู่ก่อนกำหนดเวลา $90,000 ในเดือนที่สอง จากผลการดำเนินงานนี้ ผู้จัดการสามารถจัดสรรทรัพยากรใหม่และเร่งงานที่เชื่อมโยงกันเพื่อให้สอดคล้องกับกรอบเวลาของโครงการ
ตัวอย่างข้างต้นค่อนข้างตรงไปตรงมาและเรียบง่าย พวกเขาทำงานภายใต้สมมติฐานว่าโครงการไหลเป็นเส้นตรง อย่างไรก็ตาม โครงการในโลกจริงมีความซับซ้อนมากขึ้นเล็กน้อย โดยมีหลายปัจจัยที่พึ่งพาซึ่งกันและกันซึ่งสามารถทำให้ระยะเวลาของโครงการล่าช้าหรือเร่งขึ้นได้ ใช้เครื่องมือดิจิทัลขั้นสูงเช่นClickUp สำหรับการจัดการโครงการเพื่อให้ได้มุมมองที่ครบถ้วนของโครงการและปัจจัยที่พึ่งพาซึ่งกันและกัน
ในขณะที่ ClickUp เป็นแพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่ครอบคลุมซึ่งไม่ได้ทำการคำนวณความคลาดเคลื่อนของตารางเวลาหรือการจัดการมูลค่าที่ได้รับอย่างเคร่งครัด คุณสามารถใช้ประโยชน์จากมันในการติดตามและจัดการตารางเวลาได้ เราจะพูดถึงเรื่องนี้อย่างละเอียดในส่วนถัดไป
เคล็ดลับสำคัญในการทำงานกับความคลาดเคลื่อนของกำหนดการโครงการ
เมื่อคุณเข้าใจแล้วว่าอะไรคือความแตกต่างของตารางเวลาและแง่มุมต่าง ๆ ของมัน ตอนนี้เรามาดูวิธีการใช้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและให้อยู่ในกำหนดเวลา นี่คือเคล็ดลับและเทคนิคบางประการที่จะช่วยได้:
- คำนวณค่าความแปรปรวนของตารางเวลาเป็นระยะ ติดตามค่านี้ตลอดวงจรชีวิตของโครงการ ตั้งแต่กระบวนการวางแผนโครงการจนถึงการเสร็จสิ้น เพื่อการตรวจจับความเบี่ยงเบนตั้งแต่เนิ่นๆ และการดำเนินการแก้ไขอย่างทันท่วงที
- แทนที่จะมองค่า SV ในแบบแยกส่วน ให้เปรียบเทียบกับตัวชี้วัดอื่น ๆ เช่น ค่าความแปรปรวนของต้นทุน, ดัชนีประสิทธิภาพของตารางเวลา, งานที่เสร็จสิ้น, เป็นต้น เพื่อให้ได้ภาพรวมที่ครอบคลุมของประสิทธิภาพโครงการ
- กำหนดค่าที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับเกณฑ์และค่าความคลาดเคลื่อนของ SV เพื่อระบุอย่างรวดเร็วเมื่อความแปรปรวนเกินขีดจำกัดที่ยอมรับได้ เพื่อกระตุ้นการดำเนินการอย่างทันท่วงที
- ในขณะที่การดำเนินการแก้ไขมีความสำคัญอย่างยิ่ง คุณต้องทำการวิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริงเพื่อระบุสิ่งที่ทำให้เกิดความแตกต่างในครั้งแรก การเข้าใจแง่มุมนี้ช่วยป้องกันการเกิดเหตุการณ์ที่คล้ายคลึงกันในอนาคต
- ใช้ประโยชน์จากข้อมูล SV สำหรับการวางแผนสถานการณ์ การสำรวจสถานการณ์ 'สมมติว่า' ที่แตกต่างกันจะช่วยให้เห็นถึงผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงในการจัดสรรทรัพยากรหรือขอบเขตของโครงการ เพื่อทำความเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบสามเหลี่ยมของโครงการที่แตกต่างกัน
- โปรดให้ความสนใจอย่างใกล้ชิดกับงานที่เกี่ยวข้องในเส้นทางวิกฤตของโครงการ เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ต่องานเหล่านี้จะส่งผลต่อผลลัพธ์และระยะเวลาของโครงการ
- ใช้ประโยชน์จากเครื่องมืออัตโนมัติเพื่อคำนวณและเปรียบเทียบค่า SV โดยอัตโนมัติ เพื่อติดตามและวิเคราะห์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- เปรียบเทียบค่า SV กับข้อมูลในอดีต และแผนที่ค่า SV กับมาตรฐานอุตสาหกรรมเพื่อให้ได้มุมมองเชิงเปรียบเทียบของประสิทธิภาพของโครงการ
- ใช้เทมเพลตตารางเวลาโครงการที่ปรับแต่งได้เพื่อจัดการไทม์ไลน์และตารางเวลาของโครงการ พร้อมทั้งติดตามความเชื่อมโยงระหว่างงานต่างๆ
ติดตามความคืบหน้าด้วย ClickUp
ตามที่ได้กล่าวไว้ ClickUp โดยทั่วไปแล้วไม่ใช่แพลตฟอร์ม EVM อย่างไรก็ตามClickUp มีฟีเจอร์การจัดการโครงการแบบกำหนดเอง ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมเพื่อตอบสนองวัตถุประสงค์นี้ได้
คุณสามารถใช้ ClickUp สำหรับการติดตามและจัดการความคลาดเคลื่อนของตารางเวลาได้ดังนี้:
- สร้าง, มอบหมาย, และติดตามงานให้กับสมาชิกทีมโครงการ. กำหนดวันครบกำหนดสำหรับงานเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาทำตามกำหนดเวลา. โดยการติดตามงานที่เสร็จสิ้นและเปอร์เซ็นต์ความคืบหน้า คุณสามารถคำนวณ EV, PV, และ SV ด้วยตนเองหรือส่งออกชุดข้อมูลไปยังเครื่องมือสเปรดชีตเช่น Google Sheets และ Microsoft Excel สำหรับการวิเคราะห์อย่างละเอียด.
- หากการคำนวณด้วยตนเองซับซ้อนเกินไป ให้ป้อนค่าเหล่านี้ลงในช่องสูตรที่กำหนดเองและรับการคำนวณโดยตรง การเข้าถึงฟีเจอร์ดังกล่าวบนแพลตฟอร์มโดยตรงช่วยป้องกันการสลับบริบทและช่วยให้คุณมีสมาธิอย่างเต็มที่
- ผสานรวมกับเครื่องมือติดตามเวลาเพื่อเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเวลาที่ใช้ในภารกิจและความพยายามที่เกี่ยวข้อง แม้ว่าจะไม่ส่งผลโดยตรงต่อ EV แต่ก็ช่วยในการจัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพและให้ข้อมูลสำหรับการประเมินการเสร็จสิ้นภารกิจ ซึ่งโดยอ้อมมีส่วนในการจัดการความแปรปรวน
- ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติที่เริ่มทำงานเมื่อค่า SV แตะระดับวิกฤต ตั้งแต่การเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรไปจนถึงการวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริงอย่างละเอียด ClickUp สามารถช่วยคุณจัดการขั้นตอนต่อไปได้
เพิ่มการร่วมมือเข้าไปในส่วนผสมของคุณสมบัติที่น่าปรารถนาเหล่านี้ และ ClickUp จะปรากฏเป็นแอปจัดตารางเวลาที่ดีที่สุดที่ช่วยลดความแปรปรวนลงสมัครเพื่อทราบข้อมูลเพิ่มเติม
คำถามที่พบบ่อย
1. การคำนวณความคลาดเคลื่อนของตารางเวลาในโครงการบริหารจัดการทำอย่างไร?
ค่าความแตกต่างของตารางเวลา (Schedule Variance - SV) คำนวณโดยใช้สูตร: SV = EV – PV
ที่นี่ EV คือมูลค่าที่ได้มา (มูลค่าของงานที่ดำเนินการแล้ว) และ PV คือมูลค่าตามแผน (มูลค่าของงานที่ต้องทำ) ซึ่งเป็นการวัดเชิงปริมาณของความคลาดเคลื่อนระหว่างความก้าวหน้าตามแผนและตามความเป็นจริงในแง่ของกำหนดการ
2. การที่ค่าความคลาดเคลื่อนของตารางเวลาเป็นลบหมายความว่าอย่างไร?
ค่า SV ที่เป็นลบแสดงว่าโครงการล่าช้ากว่ากำหนด และถึงเวลาที่ต้องตรวจสอบและค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของความล่าช้า ขั้นตอนต่อไปคือการดำเนินการแก้ไข
3. การที่ค่าความแตกต่างของตารางเวลาเป็นบวกหมายความว่าอย่างไร?
SV ที่เป็นบวกหมายถึงโครงการที่ดำเนินการได้เร็วกว่ากำหนด ในกรณีนี้ คุณสามารถพิจารณาปัจจัยทั้งหมดที่ส่งผลให้เกิดผลลัพธ์เชิงบวกและนำไปปรับใช้กับโครงการอื่นๆ ในอนาคต
4. ผู้จัดการโครงการสามารถติดตามความคลาดเคลื่อนของกำหนดการได้อย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร?
ผู้จัดการโครงการสามารถติดตามความคลาดเคลื่อนของตารางเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้เครื่องมือการจัดการโครงการในวิธีต่อไปนี้:
- อัปเดตความคืบหน้าและการเสร็จสิ้นของงานอย่างสม่ำเสมอ
- การใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติการรายงานและการวิเคราะห์ที่มีอยู่ในระบบ
- การกำหนดเกณฑ์หรือค่าความทนทานสำหรับค่า SV ที่จะแสดงการแจ้งเตือนหรือการเตือนภัย
- การจัดทำแผนการจัดการความเสี่ยงแบบใช้ตัวกระตุ้นเพื่อลดความแปรปรวน
- ดำเนินการทบทวนแนวโน้มความคลาดเคลื่อนของตารางงานสะสมอย่างสม่ำเสมอ
5. ความสำคัญของค่าความคลาดเคลื่อนของตารางเวลาในการบริหารโครงการคืออะไร?
การประเมินความคลาดเคลื่อนของตารางเวลาเป็นการประเมินเชิงปริมาณว่าโครงการปฏิบัติตามกรอบเวลาที่กำหนดไว้ได้ดีเพียงใด เมื่อดำเนินการประเมินดังกล่าวแล้ว ผู้จัดการโครงการสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อ:
- การวัดผลการดำเนินงานและสถานะของโครงการ
- การตัดสินใจอย่างมีข้อมูลบนพื้นฐานของงานที่เสร็จสมบูรณ์จริง
- ระบุพื้นที่ที่โครงการมีความโดดเด่นหรือมีข้อบกพร่อง
- การดำเนินมาตรการแก้ไขเพื่อให้โครงการดำเนินไปตามแผน
- การสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอกเกี่ยวกับสถานะของโครงการ
6. ความแตกต่างของตารางเวลาสามารถช่วยในกลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงของโครงการได้อย่างไร?
การเบี่ยงเบนของตารางเวลาสามารถช่วยในการจัดการความเสี่ยงของโครงการได้ในลักษณะต่อไปนี้:
- ช่วยในการตรวจพบความเสี่ยงหรือความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว
- ดำเนินการวิเคราะห์หาสาเหตุรากฐานอย่างครอบคลุมเพื่อตรวจสอบสาเหตุหลักที่อยู่เบื้องหลังการเบี่ยงเบน
- เสริมสร้างการวางแผนสำรอง เนื่องจากข้อมูลเชิงลึกที่เกี่ยวข้องกับความคลาดเคลื่อนของตารางเวลาสามารถกระตุ้นให้เกิดการเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรเชิงรุก การจัดการความเสี่ยง ฯลฯ
- จำลองสถานการณ์และเงื่อนไขต่าง ๆ เพื่อช่วยประเมินผลกระทบของตัวแปรอื่น ๆ และความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นต่อตารางเวลาของโครงการ