Har du någonsin funderat över begreppet resurskalender inom projektledning?
Nu är det dags att reda ut mysteriet. 🕵️♀️
Till en början kan resurskalendrar verka som ännu en mall som du helst vill undvika. Du har ju redan ett perfekt effektivt arbetsflöde tack vare ditt favoritverktyg för projektledning, eller hur?
Men ge oss några minuter att förklara varför resurskalendrar kan vara en game changer för din projektplanering, så kanske du blir en stor fan. Om dina mål inkluderar att optimera teamets scheman, säkerställa effektiv resursfördelning och leda ditt team eller din projektledare till att leverera förstklassiga projekt i tid, bör du ha den här artikeln nära till hands.
I den här guiden får du lära dig följande:
- Vad är en resurskalender?
- Varför du behöver en resurskalender i projektledning
- När ska man använda en resurskalender?
- 6 saker att inkludera i en resurskalender
- Hur du skapar din första resurskalender
Låt oss dyka in i ämnet.
Vad är en resurskalender?
En resurskalender är ett verktyg som visar de tillgängliga resurser som en projektledare eller teamledare har att arbeta med under en viss tidsperiod. Denna typ av projektkalender visar hur många arbetstimmar dina teammedlemmar och din utrustning är tillgängliga under en given tidsperiod.
Om en medarbetare till exempel arbetar åtta timmar om dagen och redan lägger tre timmar på projekt A, har du ytterligare fem timmar att fördela på uppgifter som projekt B och projekt C. Det är här en resurskalender visar dig exakt hur många timmar du har till förfogande.
På samma sätt tar resurskalendrar också hänsyn till hur många timmar din maskinpark kan arbeta. Dessa projektkalendrar noterar också andra detaljer som lediga dagar, nationella helgdagar, vilotid, uppgiftsnamn och namnen på viktiga teammedlemmar och maskiner.
Inom projektledning behöver team projektkalendrar för resursfördelning. Det hjälper till att visualisera var arbete kan omfördelas eller tilldelas – utan att gå för djupt in på tidshantering.
Vad är skillnaden mellan en resurskalender och en projektkalender?
Eftersom både resurskalendrar och projektkalendrar hjälper till att hantera viktiga delar av projektets livscykel är det helt möjligt att blanda ihop de två. Innan vi går vidare ska vi därför kort gå igenom ämnet för att förstå de viktigaste skillnaderna:
- Resurskalendrar skapas av resurschefer, medan projektkalendrar skapas av projektledare. Det är viktigt att notera att projektledare också kan skapa resurskalendrar om ingen chef är tillgänglig.
- Den förstnämnda redovisar resurser såsom personal, maskiner och utrustning. Den senare håller däremot reda på projektets tidsplaner.
Fördelar med resurskalendrar för projektledare
Om du inte har en korrekt förståelse för tillgängliga resurser kan du överskatta eller underskatta hur många uppgifter du och dina teammedlemmar kan utföra på en viss tid.
Din egen resurskalender kan ge både en mikroskopisk och makroskopisk bild av dina resurser. Projekt- och resurskalendrar gör det möjligt för dig att exakt bestämma hur mycket arbete du kan utföra inom en begränsad tidsram.
Låt oss anta att den första delen av detta avsnitt stämmer (dvs. att du inte har någon förståelse för dina resurser), då kan det sluta med att du:
- Skapa konflikter mellan interna teammedlemmar (t.ex. personalavdelningen och säljavdelningen kan vilja ha tillgång till vissa teammedlemmar samtidigt).
- Att planera in mindre arbete än vad som behövs
- Att åta sig mer arbete än du kan utföra
Men det omvända innebär att projektledare kan:
- Förbättra projektets tidsplaner och få en korrekt förståelse för projektets milstolpar.
- Hantera problem (som oväntade ledigheter eller utrustningsfel)
- Skapa en balanserad arbetsbelastning för varje teammedlem i en projektkalender.
- Förbättra kvaliteten på arbetet för att säkerställa projektets framgång
- Hjälp projektteamet att hålla sig till projektets tidsplan
- Fördela resurser och tilldela uppgifter effektivt i en projektkalender
- Minska utbrändhet bland teammedlemmarna (avgörande för personalavdelningar)
- Se till att ingen maskin är överbelastad
- Optimera arbetsflöden i projektkalendern
Vad används resurskalendrar till?
Många experter rekommenderar att man skapar en resurskalender i början av ett projekt, helst under projektplaneringsfasen. Om det inte är möjligt för projektledarna, eller om du är en person som fördelar uppgifter månader eller veckor i förväg, kan du också skapa en månads- eller veckokalender.
Låt oss anta att ditt företag hanterar flera projekt med olika deadlines, så du planerar att skapa en resurskalender innan du tar dig an ett nytt projekt för att kunna fördela tillgängliga resurser på rätt sätt.
För att göra det kan du behöva dubbelkolla vem som kan ingå i det extra projektteamet utifrån de färdigheter som krävs för uppgiften, det nuvarande teamets tillgänglighet och vilka maskiner och programvaror som kan hjälpa dig att uppnå dina mål innan du kan starta projektet.
I det avseendet bör andra projektledningsuppgifter, som att skapa en projektkalender, analysera olika projektmilstolpar, skapa en projektplan etc., helst också utföras av projektledaren under planeringsfasen.
I vissa fall skapas dock en resurskalender redan innan projektet startar.
Om ett byggföretag till exempel har ansökt om ett hypotekslån och väntar på att det ska godkännas, måste de också notera vad de ska göra med tillgänglig maskinpark, arbetskraft och ekonomi tills lånet beviljas – och allt detta kan bara göras med en resurskalender till hands.
6 funktioner som bör ingå i en resurskalender
Låt oss nu gå in på detaljerna och utforska vad en resurskalender bör innehålla – innan vi går vidare och delar en steg-för-steg-guide om hur man skapar en resurskalender och vad som behövs i den.
1. Namn och roller för teammedlemmarna
Varje resurskalender måste innehålla namn och roller för viktiga teammedlemmar. Vissa företag föredrar att gå ett steg längre och även inkludera andra detaljer som teammedlemmarnas arbetstelefonnummer eller e-postadress för att få en mer effektiv projektkalender.
Men ärligt talat räcker det med grunderna – eftersom du behöver teammedlemmarnas namn och arbetstider för att se deras tillgänglighet, varför avvika från det? Skapa ett dokument för teamkommunikation eller använd en enkel mall som ClickUp Team Communication and Meeting Matrix Template.
När du skriver ner teamnamn och roller, glöm inte att lägga till namnen på teamledarna i mallen. Om resurschefen behöver ändra scheman här och där, vet de vilken teamledare de ska prata med för vilken uppgift i projektkalendern.
2. Tillgänglighet, inklusive arbetstider, skift och lediga dagar
Detta är den viktigaste delen av din resurskalender – att hålla reda på tillgänglighet, skift, lediga dagar, nationella helgdagar etc. Du kan antingen anteckna en anställds dagliga tillgänglighet eller, om du skapar en veckokalender, veckotillgänglighet (och så vidare).
Med daglig tillgänglighet kan du till exempel se hur många timmar per dag teammedlem A är ledig. På samma sätt kan du med veckotillgänglighet se vilka dagar i veckan teammedlem B är ledig.
En annan bra resurs att använda här är ClickUp Employee Schedule Template. Med den kan du enkelt logga timmar och tillgänglighet för varje nyckelmedlem i teamet för att bättre hantera resurser och få en överblick över projektets status.
Vi rekommenderar också att du, istället för att bara spåra varje enskild teammedlems tid, skapar personalplaneringsevenemang som hjälper dig att redovisa teamets tid som helhet (vilket behövs för brainstorming, hantering av kundfeedback, förståelse av projektdetaljer och effektivt arbete).
3. Utrustning eller programvara som krävs för projektet
Resurser som utrustning, specifik programvara, råvaror etc. är också viktiga aspekter av ett projekt.
Om du till exempel har åtagit dig att tillverka möbler och inte har tillräckligt med spikar för att bygga de möbler du har lovat din kund, måste du ta hänsyn till detta i din resurskalender så att du kan köpa spikar innan projektet startar.
Sidoanteckning: Det finns andra till synes oviktiga uppgifter, såsom att välja produktförpackning, skriva produktbeskrivningar eller till och med skapa en integritetspolicy för webbplatsen, som kan vara viktiga i det stora hela när man försöker slutföra ett projekt, men de tas vanligtvis inte med i beräkningen eftersom de inte direkt relaterar till själva uppgiften.
Så här är ett tips: skriv ner alla dessa uppgifter i din resurskalender! De små detaljerna är viktiga, och det är väldigt lätt att de faller mellan stolarna utan korrekt dokumentation i en projektkalender.
4. Kapacitet för nya uppgifter
Om du använder avancerad programvara (som ClickUp ) för att skapa en resurskalender bör den helst informera dig om hur mycket tid, tillgänglighet, teammedlemmar och resurser du har för att ta dig an nya projekt.
Om du fortfarande använder penna och papper kan du använda dina problemlösningsförmågor för att hitta den optimala kapaciteten för nya uppgifter. Och om du är trött på den här metoden förstår vi dig. ClickUp är här för att göra det tunga arbetet åt dig.
5. Kompetenser eller specialiseringar
Många företag föredrar att skriva ner teammedlemmarnas färdigheter eller expertis bredvid deras namn och roll, och det beror främst på att de när ett nytt projekt dyker upp kan matcha teammedlemmarna med rätt färdigheter för rätt uppgift.
Tänk dig till exempel att du är en digital marknadsföringsbyrå och får ett nytt projekt med att omdesigna en webbplats för en fastighetsmäklare. Nu kanske du har många innehållsförfattare i teamet som kan ta sig an uppgiften.
Men om du visste vilka skribenter som är specialiserade på vilken typ av innehåll, skulle du kunna matcha den skribent som har expertis inom fastighetsbranschen till detta projekt.
6. Resurskostnader
Resurskostnader är en annan viktig uppgift att lägga till i din resurskalender, eftersom den visar hur mycket du skulle betala för ett projekt med tanke på antalet resurser som använts.
Om vi fortsätter med samma exempel som ovan, och du inser att det finns två fastighetsförfattare i teamet, där den ena tar 40 dollar per timme och den andra 50 dollar, måste du kanske ta ett beslut om vilken författare som ska arbeta med projektet.
Du kan också lägga till mer information efter detta. Till exempel vilken lönehanteringsprogramvara teammedlemmen föredrar, vilka betalningsvillkor de har, vilka tider och tidszoner de arbetar i osv.
Hur man skapar en resurskalender (med resurskalenderprogramvara)
Låt oss hjälpa dig att komma igång med att skapa din egen resurskalender!
1. Samla alla dina resursuppgifter
För att skapa en effektiv resurskalender börjar du med att räkna alla resurser du har. Skriv till exempel ner följande:
- Hur många timmar arbetar dina teammedlemmar per månad jämfört med hur många timmar de är tillgängliga?
- Vilka maskiner behöver du för att slutföra detta projekt jämfört med vilka som är tillgängliga (och under hur många dagar/timmar)?
- Om du behöver någon utrustning, vilka är kraven jämfört med vad du har till hands?
- Finns det andra tillgängliga resurser jämfört med den tid du behöver dem?
2. Registrera dig för ClickUp
Nästa steg är att registrera dig för ClickUp eller liknande specialiserad programvara som kan hjälpa dig att visualisera ditt teams arbetsbelastning. ClickUp är ett säkert val eftersom det har färdiga mallar, är betrott av tusentals kunder och även har säkerhetsåtgärder som multifaktorautentisering.
Om du ännu inte är redo att köpa den betalda versionen av ClickUp kan du också fortsätta med gratisversionen.
P.S.: Du kan också använda Excel-kalkylblad eller Google Kalender eller Sheets för att få en översikt över allas arbetsbelastning.
3. Använd mallen för resursplanering och schemaläggning
När du har registrerat dig är nästa steg på listan att använda den kostnadsfria ClickUp-mallen för resursplanering (du hittar andra liknande mallar i ClickUps mallbibliotek).
Här kan du antingen exportera dina data om du redan arbetar i ClickUp eller fylla i fälten manuellt.
4. Visualisera kapaciteten hos dina resurser med hjälp av arbetsbelastningsvyn.
Resurskalendern är en mycket omfattande mall, så du kan få en exakt bild av kapaciteten hos dina delade resurser på många olika sätt och i många olika former.
Du kan till exempel hålla koll på resurserna genom att kontrollera arbetsbelastningen för teammedlemmar, hela team, kunder osv.
Därefter kan du gå ett steg längre genom att analysera vilken medarbetare som arbetar med vilket kundprojekt vid vilken tidpunkt, vilka deadlines och leveranser dessa komplexa projekt har, vilken budget som tilldelats varje resurs, vilken tidsplan du måste följa och vilka som är koordinatorer i projektmiljön.
Om du vill hålla koll på enskilda teammedlemmars eller resursers arbetsbelastning klickar du på Visa > Arbetsbelastning för att få en översikt.
5. Hantera arbetsbelastningen med dra-och-släpp-funktionen i teamvyn
Det enda som återstår på din lista är att hantera resurserna så att de inte påverkar arbetsflödet, påskynda leveranstiden och hålla teamets moral på en hög nivå.
Efter att ha fått en visuell översikt över varje teammedlems tillgängliga tid kan du sedan flytta tidslinjer eller lägga till olika uppgifter efter behov för att säkerställa att allt går smidigt.
För att göra detta måste du gå till "Visa" och välja "Team".
Resurskalender för smidig projektgenomförande
Låt oss vara ärliga. Resurser kan vara oförutsägbara. Det kan hända att en viktig teammedlem är sjuk i en vecka. Eller att ett system slutar fungera, vilket gör att arbetet stannar upp helt.
Sådana scenarier kan visserligen verka som en projektledares värsta mardröm (och det med rätta), men kraften i en resurskalender kan snabbt förändra dessa utmaningar. Resurskalendrar ger oss en tydlig bild av resursernas tillgänglighet och fördelning, vilket underlättar ett smidigt projektgenomförande.
Den fungerar som en ledstjärna som guidar oss genom stormen och möjliggör en snabb vändning även i motgångar. De hjälper till att undvika överallokering, underlättar effektiv uppgiftsfördelning och bidrar till en mer realistisk projektplanering.
Vad finns det att inte gilla?
Kom ihåg att en resurskalender inte bara är ett statiskt dokument utan ett dynamiskt verktyg som utvecklas i takt med ditt projekt. Så börja skapa din resurskalender redan idag. Du kommer snart att uppskatta den förbättrade kontrollen och översikten över delade resurser som den ger dina projekt.
Gästskribent:
Juwaria Merchant är en frilansskribent som specialiserar sig på SaaS, marknadsföring och hälsa/välbefinnande. Med över tre års erfarenhet hjälper hon varumärken att skapa innehåll som tillför värde till deras verksamhet. På fritiden kan man hitta henne läsande sina favoritböcker eller studerande de senaste trenderna online.