Brådskande kontra viktigt: Vad är skillnaden?

När vi är omkring sex eller åtta år gamla blir vi medvetna om begreppet ”tid”.

Vi börjar förstå sekunder, minuter, timmar och vår uppfattning om tidens gång.

Snart därefter börjar vi utveckla vanor och fatta beslut om hur vi ska använda vår tid.

I våra utvecklingsstadier är det oftast andra som bestämmer hur vi ska spendera vår tid. Men när vi växer till oss och blir yrkesverksamma får vi allt mer självbestämmande över vår tid.

Vi utvecklar våra egna personliga system för att spendera vår tid – ibland framgångsrikt, ibland inte.

Och var och en av oss måste bestämma: Hur kan jag använda min tid på ett så effektivt sätt som möjligt?

I denna beslutsprocess kan vi luras att tro att uppgifter är viktiga när de inte är det. Eller så skjuter vi upp de viktigaste punkterna på vår uppgiftslista eftersom de ofta är de svåraste.

Och sedan blandar vi ihop vad som är brådskande och vad som är viktigt.

Det är en viktig distinktion som kan förändra våra prioriteringar och att göra-listor.

Innan vi går vidare, här är hur vi kommer att definiera dessa termer:

Saker som kräver omedelbar uppmärksamhet.

Faktorer som påverkar dina långsiktiga mål och strategier

Ett sätt att fundera över vad du måste göra och vad du vill göra är att placera dina uppgifter i en tidshanteringsmatris, ofta kallad Eisenhower-matrisen.

Denna metod, uppkallad efter den tidigare amerikanske presidenten, populariserades av Stephen Covey i 7 Habits of Highly Effective People.

Så här ser kvadranten ut med några relevanta exempel för arbetet:

Brådskande

Inte brådskande

Viktigt

Oviktigt

Kvadrant 1: Brådskande och viktigt

Det här är saker som du måste göra omedelbart, annars kommer det snart att få negativa konsekvenser. Det kan handla om omedelbara granskningar och ändringar som du måste göra före en deadline och som kan ha andra tidsmässiga konsekvenser.

Dessa högvärdiga aktiviteter kommer att ge vinster för ditt företag som också måste genomföras omedelbart.

Kvadrant 1 Brådskande och viktiga exempel:

Om du inte är traumakirurg eller något annat heroiskt, är det inte här du bör lägga större delen av din arbetstid.

Kvadrant 2: Inte brådskande, men viktigt

Här är det perfekta tillfället att prioritera ditt arbete.

Här kan du arbeta som mest produktivt. Det är detta du strävar efter. Dessa projekt, uppgifter och andra åtgärder är byggstenarna som hjälper dig att nå dina långsiktiga mål.

Dessa är inte omedelbart brådskande, men hjälper dig att nå framgång i dina mål.

Ibland innebär dessa uppgifter att man måste släcka bränder som kanske inte är ens eget ansvar eller som aldrig borde ha uppstått.

Kvadrant 2 Viktigt/inte brådskande Exempel:

Så här bör det mesta av ditt dagliga arbete se ut.

Om du lägger alldeles för mycket tid på kvadrant ett och tre med akuta ärenden, måste du ompröva, omprioritera eller hitta fler resurser som kan hjälpa dig.

Kvadrant 3: Brådskande, men oviktigt

Detta är den farligaste kvadranten.

Det är här många av oss lever och andas utan att vilja det.

Det är lätt för andra människor att ställa krav på vår tid utan att inse vad de egentligen gör.

Deras problem är inte nödvändigtvis din akuta situation. Om de försöker hitta en snabb lösning eller svar på något som inte driver verksamheten framåt, är tydlig kommunikation oerhört viktigt.

En produktivitetsplattform som ClickUp löser detta.

Användarna anger olika prioritetsnivåer för uppgifterna, ger tidsuppskattningar för att säkerställa att den som tilldelats uppgiften känner till omfattningen, skickar påminnelser och vidarebefordrar viktig information till hela teamet. Detta hjälper till att hålla arbetet och förväntningarna i linje och gör det möjligt för er att bli ett mer effektivt team.

Vi måste dock vara försiktiga. Våra telefoner och kommunikationsverktyg är utformade för att distrahera oss varje sekund. Överbelastning av aviseringar är ett verkligt problem.

Push-meddelanden på våra telefoner från sociala medier får oss att tro att något är brådskande, men så är det inte – särskilt när det bara är en vän som visar hur roligt hen har på semestern.

Intressant?

Kanske. Brådskande? Absolut inte.

Kvadrant 4: Oviktigt, inte brådskande

Även känd som förhalningskvadranten.

Det här är sådant som du gör, även om det inte är viktigt eller brådskande. I grund och botten är det sådant du gör när du borde arbeta.

Det betyder inte att du aldrig ska ta en paus, roa dig eller koppla av. Men ibland kan bra saker bli det ultimata målet. Och du vill inte att det ska bli så för dig.

De kan omfatta saker som:

Det finns många bra produktivitetsappar på marknaden idag som kan hjälpa dig att hålla fokus. En av mina favoriter är Forest. För varje tidsperiod som du är produktiv och inte rör din telefon växer ett träd.

Du kan till och med börja bygga en skog och dela dina framsteg med dina vänner. Det är ett spel som håller dig borta från din telefon.

Att känna igen skillnaden mellan brådskande och viktigt

Ännu ett pip i e-postinkorgen.

Fler telefonsamtal strömmar in.

Och vet du vad det betyder? Det är dags att fatta beslut.

Ja, varje enskild e-post kan avgöra hur dina närmaste minuter, nästa timme, hela dagen eller till och med hela veckan kommer att se ut.

Om du bestämmer dig för att öppna e-postmeddelandet (kanske vänta till en bestämd tidpunkt!), måste du fatta ett beslut.

Var passar denna fråga/begäran in i Eisenhower-matrisen? Hur brådskande och viktig är uppgiften?

Sociala medier och nyhetscykeln får oss att tro att varje nyhet är brådskande och kräver vår omedelbara uppmärksamhet.

Vi måste filtrera bort bruset för att hitta den verkliga signalen.

Brådskande uppgifter skapar en reaktion.

Vi vill börja arbeta direkt och komma på ett svar. Ja, vissa positioner kräver mer brådskande beslut än andra (hej, larmoperatörer!). Men utan rätt processer blir vi oroliga och kan inte arbeta på bästa sätt.

Att skynda sig att hitta ett svar kan leda till ett dåligt beslut som kan påverka produktiviteten negativt i framtiden – och därmed öka arbetsbördan ytterligare.

Viktiga uppgifter ger oss tid för strategi. Dessa projekt och uppgifter är vad vi vill få gjort och hoppas kunna bidra med. Det handlar om uppgifter som att ta fram specifikationer för nya produkter, lägga fram en ny affärsplan eller fundera över försäljningsteamets finansiella mål för nästa kvartal.

Viktiga uppgifter är avsiktliga åtgärder som kräver uppmärksamhet. Med den extra uppmärksamheten kommer förhoppningsvis antalet misstag att begränsas.

Det är möjligt att uppgifter är brådskande och viktiga när ett viktigt beslut måste fattas omedelbart. Men inte alla brådskande uppgifter är nödvändigtvis viktiga.

Det senaste e-postmeddelandet från försäljaren vill desperat få din uppmärksamhet. De får det att verka brådskande, men det är oviktigt för dig. Det här är en uppgift som du kan delegera.

Andra uppgifter blir plötsligt brådskande. Till exempel en kollega som klagar över att hen behöver hjälp, omedelbart. Kanske kan hen lösa det själv. Kanske är hens brådskande/viktiga uppgift inte din nödsituation.

Problemet med att anta att varje uppgift är brådskande och viktig är att du inte kommer att ha tillräckligt med tid för att tänka igenom saker strategiskt.

Det är viktigt att du utvecklar en försäljningsstrategi. Det kan till och med finnas en viss brådska bakom det. Men om du ägnar några dagar eller veckor åt att noggrant utarbeta planen kommer du att göra färre misstag i slutändan. Alla viktiga uppgifter kan inte göras omedelbart – de är för viktiga för det och kräver extra uppmärksamhet.

Men att vara brådskande får oss att känna oss viktiga. Hektiken kan dölja bristen på strategisk uppmärksamhet. Stora organisatoriska problem kan förbli oupptäckta på grund av hektiken.

Du kanske går miste om outnyttjade möjligheter eftersom du inte har haft tid att fundera över viktiga strategiska förändringar.

Tänk på ett företag som Blockbuster eller Borders.

Det var stora företag som hyrde ut filmer och sålde böcker. De missade tidens förändringar.

Kan detta bara tillskrivas att de missade viktiga uppgifter?

Självklart inte. Men du förstår varför tid som läggs på strategiskt arbete inte alltid är det mest ”brådskande”.

Vilka uppgifter hör hemma i respektive kvadrant?

Hur bestämmer du vad som ska placeras var?

Detta är mycket enkelt och fungerar bra i kombination med kvadranterna. De kommer att hjälpa till:

Hur kan du prioritera din tid i Eisenhower/tidshanteringsmatrisen?

Alla uppgifter har inte samma vikt. En uppgift som du anser vara brådskande/viktig kan av någon annan anses vara viktig/inte brådskande.

Men du bör planera tid specifikt för dessa olika typer av uppgifter. När planeringen är klar och schemalagd kan du ta dig an varje uppgift med rätt energi och inställning.

Istället för att bara göra det som står näst på din att göra-lista, avsätt tid varje dag eller vecka för det brådskande/viktiga och sedan det viktiga/inte brådskande.

Det kräver disciplin. Till exempel kan dina morgnar vara fyllda med de viktigaste, brådskande och viktiga uppgifterna. Då kan du ägna några minuter åt att delegera de andra brådskande/oviktiga uppgifterna.

På eftermiddagen eller senare på kvällen, när allt har lugnat sig, kan du fördjupa dig i det mer strategiska arbetet – det som är viktigt men inte brådskande.

Då återstår de icke-brådskande/oviktiga uppgifterna. Dessa omfattar allt från att kolla sociala medier till att fundera på nästa års semesterplaner. Så småningom kan de till och med ta över dina brådskande eller viktiga uppgifter.

En annan viktig fråga: Kan du göra detta på två minuter eller mindre?

Den regeln kommer från David Allens metodik Get Things Done.

Han säger att om du kan hantera uppgiften på mindre än två minuter, så kan du göra det själv. Om inte, delegera eller granska den senare.

Bonus: Get Things Done-programvara!

Hur ClickUp kan hjälpa dig att prioritera ditt arbete

ClickUp är en produktivitetsplattform som kan förändra ditt sätt att arbeta radikalt.

Du kan organisera dina projekt med mappar och listor och sedan tilldela dem till ditt team för arbete eller tilldela dem till dig själv. Dessa funktioner hjälper dig att avgöra skillnaden mellan brådskande och viktigt, inte bara för dig själv utan för hela ditt team.

Slutsats: Skillnaden mellan brådskande och viktigt påverkar din tid

Att tänka på skillnaden mellan brådskande och viktigt kan ha en stor inverkan på vad du åstadkommer med din tid. Dessa allmänna strategier för tidshantering kan hjälpa dig att bli mer fokuserad.

Med dessa tips i åtanke är du redo att ta itu med brådskande och viktiga problem. Här är fler resurser i ClickUp som hjälper dig att prioritera ditt arbete: